Common use of Vaststellingen Clause in Contracts

Vaststellingen. Er zijn schriftelijke afspraken over waar volgende gegevens in het zorgdossier genoteerd worden: - de identificatiegegevens van de huisarts; - de identificatiegegevens van de verwijzer; - de omschrijving van de hulpvraag van de zorggebruiker; - informatie over medicatiegebruik. Er zijn mondelinge afspraken over waar volgende gegevens in het zorgdossier genoteerd worden: - de informatie dat de zorggebruiker geen medicatie neemt; - informatie over minderjarige kinderen. Het dossier van zorggebruikers bestaat deels uit elektronische documenten en deels uit papieren documenten. • Het elektronisch deel bestaat uit volgende onderdelen: o Caremanager: hier zitten administratieve gegevens, het individueel inhoudelijke spoor (doelstellingen en neerslag van elk therapeutisch contact) en de registratie van aanwezigheden. o Digitaal intranet: per zorggebruiker wordt gewerkt met mapjes volgens een vaste indeling (beslissingen, correspondentie, verslagen, teambesprekingen en medisch dossier). • Het papieren dossier bestaat uit: o gele map met aanvangsdocumenten; o blauwe map met onderzoeksgegevens; o roze map met officiële documenten. Het dossier van zorggebruikers is versnipperd: alle gegevens zijn verspreid over de hierboven beschreven onderdelen. Alle gecontroleerde dossierdelen zijn toegankelijk voor alle betrokken teamleden. Er werden 10 dossiers gecontroleerd (allemaal van minderjarigen) op aanwezigheid van informatie over een aantal onderwerpen. Volgende vaststellingen werden gedaan in deze dossiersteekproef: - In alle 10 de gecontroleerde dossiers werden identificatiegegevens van de huisarts gevonden. - In alle 10 de gecontroleerde dossiers werden identificatiegegevens van de verwijzer gevonden. - In alle 10 de gecontroleerde dossiers werd een omschrijving van de hulpvraag van de zorggebruiker gevonden. - In 9 van de 10 gecontroleerde dossiers werd info over medicatiegebruik gevonden of de informatie dat de zorggebruiker geen medicatie neemt; in 1 gecontroleerd dossier werd hierover geen informatie gevonden. De voorziening volgt de interne afspraken betreffende de toegankelijkheid en/of beschikbaarheid van de zorggegevens op. Ze gebruikt daarvoor volgende methodes: om de 3 maanden gebeurt er een controle van de dossiergegevens tijdens een opvolggesprek met de (ouders van) zorggebruikers, daarnaast gebeurt er in de maand september systematisch een bevraging omtrent de correctheid van de gegevens in het dossier bij de (ouders van) zorggebruikers. Volgens de voorziening blijkt uit de opvolging dat er geen verbeteracties nodig waren rond toegankelijkheid en/of beschikbaarheid van de zorggegevens.

Vaststellingen. Er zijn schriftelijke afspraken over waar volgende gegevens in het zorgdossier genoteerd worden: - de identificatiegegevens van de huisarts; - de identificatiegegevens van de verwijzer; - de omschrijving van de hulpvraag van de zorggebruiker; - informatie over medicatiegebruik. Er zijn mondelinge afspraken over waar volgende gegevens in het zorgdossier genoteerd worden: ; - de informatie dat de zorggebruiker geen medicatie neemt; - informatie over minderjarige kinderen. Het dossier van zorggebruikers bestaat deels uit uit: - een elektronisch gedeelte (enerzijds een EPD, anderzijds elektronische documenten op de server, zoals het medicatieschema en deels uit verslagen van speelgroepoverleg met onder meer casusgebonden informatie), - een papieren documenten. • Het elektronisch deel bestaat uit volgende onderdelen: o Caremanager: hier zitten administratieve gegevensgedeelte (documenten in een map per zorggebruiker, die bewaard wordt in het individueel inhoudelijke spoor (doelstellingen onthaal, en neerslag daarnaast een afdruk van elk therapeutisch contact) en het medicatieschema, die bewaard wordt bij de registratie van aanwezigheden. o Digitaal intranet: per zorggebruiker wordt gewerkt met mapjes volgens een vaste indeling (beslissingen, correspondentie, verslagen, teambesprekingen en medisch dossiermedicatievoorraad). • Het papieren dossier bestaat uit: o gele map met aanvangsdocumenten; o blauwe map met onderzoeksgegevens; o roze map met officiële documenten. Het dossier van zorggebruikers is versnipperd: alle gegevens zijn verspreid over de hierboven beschreven onderdelen. Alle gecontroleerde dossierdelen zijn toegankelijk voor alle betrokken teamleden. Er werden 10 dossiers gecontroleerd (allemaal van minderjarigen) op aanwezigheid van informatie over een aantal onderwerpen. Volgende vaststellingen werden gedaan in deze dossiersteekproef: - In alle 10 de gecontroleerde dossiers werden identificatiegegevens van de huisarts gevonden. - In alle 10 de gecontroleerde dossiers werden identificatiegegevens van de verwijzer gevonden. - In alle 10 de gecontroleerde dossiers werd een omschrijving van de hulpvraag van de zorggebruiker gevonden. - In 9 van alle 10 de 10 gecontroleerde dossiers werd info over medicatiegebruik gevonden of de informatie dat de zorggebruiker geen medicatie neemt; in 1 gecontroleerd dossier werd hierover geen informatie gevonden. De voorziening volgt de interne afspraken betreffende de toegankelijkheid en/of beschikbaarheid van de zorggegevens niet op. Ze gebruikt daarvoor De voorziening heeft volgende methodes: om verbeteracties opgezet betreffende de 3 maanden gebeurt er een controle van de dossiergegevens tijdens een opvolggesprek met de (ouders van) zorggebruikers, daarnaast gebeurt er in de maand september systematisch een bevraging omtrent de correctheid van de gegevens in het dossier bij de (ouders van) zorggebruikers. Volgens de voorziening blijkt uit de opvolging dat er geen verbeteracties nodig waren rond toegankelijkheid en/of beschikbaarheid van de zorggegevens: invoering van het EPD (KWS) in 2018 met meerdere gestandaardiseerde sjablonen.

Vaststellingen. Er zijn schriftelijke afspraken over waar volgende gegevens het vragen van toestemming aan ouders van zorggebruikers voor het delen van informatie met de huisarts. Ouders van zorggebruikers kunnen binnen de gebruikte methode niet weigeren om informatie te delen met de huisarts. Tijdens de dossiersteekproef werd in de gespreksnotities van één dossier toch een weigering gevon- den van ouders die zich hadden verzet tegen het delen van bepaalde informatie. Daarnaast werd in hetzelfde dossier ook de eerder gegeven schriftelijke toestemming gevonden. Volgens het interne beleid wordt in het zorgdossier dossier van zorggebruikers steeds genoteerd worden: - of ouders al dan niet toestemming geven voor het delen van informatie met de identificatiegegevens huisarts. Ouders van de zorggebruiker geven schriftelijk toestemming voor het delen van informatie met de huisarts; - . Eén bevraagde ouder geeft tijdens de identificatiegegevens bevraging aan dat gevraagd werd om toestemming te geven voor het delen van informatie met de verwijzer; - de omschrijving van de hulpvraag van de zorggebruiker; - informatie over medicatiegebruikhuisarts. De toestemming werd schriftelijk gegeven. De 3 andere ouders geven aan dat ze zich niet kunnen herinneren of hen toestemming gevraagd werd. Er zijn mondelinge afspraken over waar volgende gegevens het vragen van toestemming aan ouders van zorggebruikers voor het delen van informatie met de vervolgzorg. Ouders kunnen weigeren om informatie te delen met de vervolgzorg. Volgens het interne beleid wordt in het zorgdossier genoteerd worden: - de informatie dat dossier van de zorggebruiker geen medicatie neemt; - niet steeds genoteerd of de ouders al of niet toestemming geven voor het delen van informatie over minderjarige kinderenmet de vervolgzorg: enkel als ze weigerden wordt dit genoteerd. Het dossier Ouders van zorggebruikers bestaat deels uit elektronische documenten en deels uit papieren documenten. • Het elektronisch deel bestaat uit volgende onderdelen: o Caremanager: hier zitten administratieve gegevens, de zorggebruiker geven xxxxxxxxx toestemming voor het individueel inhoudelijke spoor (doelstellingen en neerslag delen van elk therapeutisch contact) en informatie met de registratie van aanwezigheden. o Digitaal intranet: per zorggebruiker wordt gewerkt met mapjes volgens een vaste indeling (beslissingen, correspondentie, verslagen, teambesprekingen en medisch dossier). • Het papieren dossier bestaat uit: o gele map met aanvangsdocumenten; o blauwe map met onderzoeksgegevens; o roze map met officiële documenten. Het dossier van zorggebruikers is versnipperd: alle gegevens zijn verspreid over de hierboven beschreven onderdelen. Alle gecontroleerde dossierdelen zijn toegankelijk voor alle betrokken teamledenvervolg- zorg. Er werden 10 8 afgesloten dossiers van zorggebruikers die aangaven een huisarts te hebben, gecontroleerd (allemaal van minderjarigen) op aanwezigheid van informatie over een aantal onderwerpen. Volgende vaststellingen werden gedaan in deze dossiersteekproeftoestemming tot het delen van informatie met de huisarts: - In alle 10 8 de gecontroleerde dossiers werden identificatiegegevens werd informatie over toestemming tot het delen van informatie met de huisarts gevondengevonden (waarvan 7 ouders toestemming gaven en 1 ouder weigerde). - In alle Er werden 10 lopende dossiers van zorggebruikers die aangaven een huisarts te hebben, gecontroleerd op aanwezigheid van informatie over toestemming tot het delen van informatie met de gecontroleerde dossiers werden identificatiegegevens van de verwijzer gevondenhuisarts. - In alle 10 de gecontroleerde dossiers werd een omschrijving informatie over toestemming tot het delen van informatie met de hulpvraag huisarts gevonden (alle 10 de ouders gaven toestemming). Er werden 8 afgesloten dossiers van zorggebruikers met vervolgzorg gecontroleerd op aanwezigheid van informatie over toestemming tot het delen van informatie met de zorggebruiker gevondenvervolgzorg. - In 9 1 van de 10 8 gecontroleerde dossiers werd info informatie over medicatiegebruik toestemming tot het delen van informatie met de vervolgzorg gevonden of (deze ouders weigerden). - In 7 van de informatie dat de zorggebruiker geen medicatie neemt; in 1 gecontroleerd dossier 8 gecontroleerde dossiers werd hierover geen informatie gevondengevonden over het delen van informatie met de vervolgzorg. De voorziening volgt de interne afspraken betreffende de toegankelijkheid en/of beschikbaarheid rond het vragen van de zorggegevens toestemming voor het delen van info met externe zorgverleners op. Ze gebruikt daarvoor volgende methodes: om de 3 maanden gebeurt er een controle Dossiers worden systematisch gecontroleerd op aanwezigheid van de dossiergegevens tijdens een opvolggesprek met de (ouders van) zorggebruikers, daarnaast gebeurt er in de maand september systematisch een bevraging omtrent de correctheid van de gegevens in het dossier bij de (ouders van) zorggebruikersondertekende toestemmingsformulier. Volgens de voorziening blijkt uit de opvolging dat er De voorbije jaren werden geen verbeteracties nodig waren rond toegankelijkheid en/of beschikbaarheid opgezet i.v.m. het vragen van de zorggegevenstoestemming voor het delen van info met externe zorgverleners.

Vaststellingen. Er zijn schriftelijke afspraken over waar volgende gegevens in het zorgdossier genoteerd worden: - de identificatiegegevens van de huisarts; - de identificatiegegevens van de verwijzer; - de omschrijving van de hulpvraag van de zorggebruiker; - informatie over medicatiegebruik. Er zijn mondelinge afspraken over waar volgende gegevens in het zorgdossier genoteerd worden: ; - de informatie dat de zorggebruiker geen medicatie neemt; - informatie over minderjarige kinderen. Het dossier van zorggebruikers bestaat deels uit elektronische documenten en deels uit papieren documenten. • Het elektronisch deel bestaat uit volgende onderdelenprogramma’s: o Caremanager: hier zitten - Caremanager waar voornamelijk administratieve gegevensinformatie, het individueel inhoudelijke spoor (doelstellingen en met neerslag van elk therapeutisch contact) contact en de registratie van aanwezighedenaanwezigheden worden geregistreerd. - SharePoint waar elke zorggebruiker een map heeft die onderverdeeld is in enkele vaste rubrieken, zijnde: o Digitaal intranet: per zorggebruiker wordt gewerkt met mapjes volgens een vaste indeling (beslissingen, correspondentie, administratief; o bilan; o dokter; o externen; o ouders; o therapie; o verslagen, teambesprekingen en medisch dossier). • Het papieren deel bestaat uit een map waar officiële documenten (bv. aanvraag terugbetaling mutualiteit, verlengingsaanvraag, samenwerkingsovereenkomst) bijgehouden worden. Dit papieren dossier bestaat uit: o gele map met aanvangsdocumenten; o blauwe map met onderzoeksgegevens; o roze map met officiële documentenwordt in een afgesloten kast bewaard in een archiefruimte. Deze documenten worden bovendien ook ingescand en toegevoegd aan het digitale SharePoint-dossier van elke zorggebruiker. Het dossier van zorggebruikers is versnipperd: alle gegevens Xxxxxxxxxxx en SharePoint zijn verspreid over de hierboven beschreven onderdelenniet rechtstreeks aan elkaar gelinkt. Alle gecontroleerde dossierdelen zijn toegankelijk voor alle betrokken teamleden. Er werden 10 dossiers gecontroleerd (allemaal van minderjarigen) op aanwezigheid van informatie over een aantal onderwerpen. Volgende vaststellingen werden gedaan in deze dossiersteekproef: - In alle 10 de gecontroleerde dossiers werden identificatiegegevens van de huisarts gevonden. - In alle 10 de gecontroleerde dossiers werden identificatiegegevens van de verwijzer gevonden. - In alle 10 de gecontroleerde dossiers werd een omschrijving van de hulpvraag van de zorggebruiker gevonden. - In 9 van alle 10 de 10 gecontroleerde dossiers werd info over medicatiegebruik gevonden of de informatie dat de zorggebruiker geen medicatie neemt; in 1 gecontroleerd dossier werd hierover geen informatie gevonden. De voorziening volgt de interne afspraken betreffende de toegankelijkheid en/of beschikbaarheid van de zorggegevens op. Ze gebruikt daarvoor volgende methodes: om de 3 maanden gebeurt er een controle van de dossiergegevens bij aanmelding worden deze gegevens door het secretariaat geregistreerd. Ook tijdens een opvolggesprek het intakegesprek met de (ouders van) zorggebruikers, daarnaast gebeurt er in psycholoog wordt dit opnieuw overlopen. Besprekingen gebeuren op het aanmeldingsteam. De voorziening heeft volgende verbeteracties opgezet betreffende de maand september systematisch een bevraging omtrent de correctheid van de gegevens in het dossier bij de (ouders van) zorggebruikers. Volgens de voorziening blijkt uit de opvolging dat er geen verbeteracties nodig waren rond toegankelijkheid en/of beschikbaarheid van de zorggegevens: - Het toestemmingsformulier voor het delen en opvragen van informatie bij andere relevante zorgactoren werd de laatste jaren meermaals geüpdatet. - In 2019 begon de voorziening te werken met SharePoint om gegevens meer te centraliseren.