Wymagania przedmiotu Zamówienia:

1) Administrator – pracownik Zamawiającego posiadający dostęp do wszystkich modułów Oprogramowania wraz z możliwością nadawania uprawnień użytkownikom oraz parametryzacji funkcji rozliczalności użytkowników. Pracownik, który będzie obsługiwał Oprogramowanie w zakresie jego konfiguracji.

2) Asysta Techniczna i Gwarancja - usługi świadczone przez Wykonawcę mające na celu zapewnienie poprawnego działania Oprogramowania, naprawa wad Oprogramowania Standardowego i Oprogramowania Dedykowanego, dostarczenie nowych wersji Oprogramowania Standardowego i Oprogramowania Dedykowanego, przeprowadzanie jego aktualizacji oraz wsparcie Zamawiającego w korzystaniu z Oprogramowania.

3) Czas Naprawy – czas między zgłoszeniem Defektu a dostarczeniem poprawki usuwającej Defekt. W przypadku dostarczenia poprawki, która nie usuwa Defektu, Czas Naprawy uważa się za niedochowany.

4) Defekt – każda niesprawność w działaniu Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego, niezależnie od przyczyny takiej nieprawidłowości. Defekty mogą mieć charakter Defektu Krytycznego, Defektu Wysokiego lub Defektu Xxxxxxxx.

5) Defekt Krytyczny – Defekt powodujący całkowite zatrzymanie lub poważne zakłócenie pracy Systemu lub Portalu, uniemożliwiający normalne korzystanie z podstawowych funkcji Systemu lub Portalu.

6) Defekt Wysoki – Defekt uniemożliwiający pracę grupie użytkowników, wstrzymując korzystanie z funkcji Systemu lub Portalu ale z możliwością zastosowania Obejścia.

7) Defekt Niski - Defekt który, nie wstrzymuje ale utrudnia korzystanie z podstawowych funkcji Systemu lub Portalu.

8) Dni Robocze / Godziny Robocze – dni od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczpospolitej Polskiej.

9) Dokumentacja – wszelka dokumentacja dotycząca Oprogramowania, a także powstała w toku dalszej realizacji Umowy, do której dostarczenia zobowiązany jest Wykonawca w ramach realizacji Umowy oraz wszelkie zmiany i modyfikacje takiej dokumentacji, w skład której wchodzą w szczególności: dokumentacja techniczna Oprogramowania, instrukcje stanowiskowe użytkowników, harmonogramy realizacji prac, koncepcje stworzone w Fazie Analizy Przedwdrożeniowej, a także wszelkie pozostałe, wskazane w Umowie instrukcje i procedury.

10) Faza – grupa zadań, których celem jest realizacja przedmiotu zamówienie i dostarczenie

Produktów Fazy. Zakończenie Fazy podlega Odbiorowi Fazy. Fazy projektu zostały zdefiniowane w § 3 i załączniku nr 3 we wzorze umowy.

11) Harmonogram – terminy realizacji Umowy. Definicja Harmonogramu obejmuje:

a) Harmonogram Ramowy, który zawiera kluczowe terminy realizacji zamówienia;

b) Harmonogram Szczegółowy, który zawiera dokument obejmujący szczegółowe prace, w tym terminy dostarczenia poszczególnych Produktów.

12) Infrastruktura Zamawiającego – serwery, sieć komputerowa, stacje robocze użytkowników będące własnością Zamawiającego, przeznaczona do realizacji niniejszej Umowy oraz późniejszego produkcyjnego użytkowania Oprogramowania.

13) Naprawa - usunięcie przez Wykonawcę Defektu, w szczególności poprzez dokonanie zmian w konfiguracji, kodzie lub architekturze Oprogramowania Standardowego lub Dedykowanego.

14) Obejście – przywrócenie funkcjonowania Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego poprzez zminimalizowanie uciążliwości Defektu i doprowadzenie do działania zgodnego z wymaganiami wynikającymi z Umowy bez usuwania przyczyny wystąpienia Defektu; Obejście nie stanowi Naprawy, jednak pozwala korzystać nieprzerwanie z wszystkich funkcjonalności Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego.

15) Odbiór - potwierdzenie przez Zamawiającego należytego wykonania Umowy w zakresie wykonania poszczególnych Produktów, Faz lub całości Umowy. Dowodem dokonania Xxxxxxx jest odpowiedni Protokół Odbioru.

16) Odbiór Końcowy Wdrożenia– potwierdzenie przez Zamawiającego zrealizowanie przez Wykonawcę wszystkich zadań przewidzianych do realizacji w ramach wszystkich Faz oraz dostarczenie wszystkich produktów poszczególnych Faz. Dowodem dokonania Odbioru Końcowego Wdrożenia jest Protokół Odbioru Końcowego Wdrożenia.

17) Odbiór Zakończenia Asysty Technicznej –potwierdzenie zakończenia świadczenia przez Wykonawcę usługi Asysty Technicznej i realizacji całości Umowy.

18) Oprogramowanie – całość lub dowolny element oprogramowania dostarczanego lub wykonywanego w ramach realizacji zamówienia, zainstalowane na Infrastrukturze Zamawiającego i stacjach roboczych Zamawiającego. W skład Oprogramowania wchodzi:

a) Oprogramowanie Standardowe – oprogramowanie będące podstawą do stworzenia Systemu i Portalu, łącznie z narzędziami do importu danych, istniejące i dystrybuowane przed zawarciem Umowy;

b) Oprogramowania Dedykowane – oprogramowanie tworzone na potrzeby Umowy, w tym rozbudowa lub modyfikacja Oprogramowania Standardowego;

c) Oprogramowanie Systemowe – wszelkie oprogramowanie inne niż Oprogramowanie Dedykowane oraz Oprogramowanie Standardowe, stworzone przez podmioty inne niż Wykonawca lub do którego majątkowe prawa autorskie przysługują podmiotom innym niż Wykonawca, w szczególności będące oprogramowaniem systemowym, w tym oprogramowaniem serwerów aplikacyjnych oraz baz danych, niezbędne do zbudowania, uruchomienia i przetestowania Oprogramowania oraz zapewnienia prawidłowego funkcjonowania środowiska Oprogramowania.

d) Oprogramowanie Open Source – oprogramowanie dystrybuowane na warunkach tzw. licencji otwartych.

19) Portal – część Oprogramowania obejmująca funkcjonalność portalu pracowniczego lub menadżerskiego.

20) Prace Dodatkowe – prace nie przewidziane w zakresie Umowy, zlecane przez Zamawiającego na podstawie odrębnych zleceń.

21) Produkt – wartość wypracowana w ramach realizacji zadań określonych dla danej Fazy. Produkty podlegają Odbiorowi Produktu. Produkty Projektu zostały zdefiniowane w załączniku nr 3 do wzoru umowy.

22) Projekt – przedsięwzięcie mające na celu realizację niniejszego zamówienia przez Wykonawcę.

23) Protokół Odbioru – dokument stanowiący potwierdzenie dokonanie Odbioru w zakresie poszczególnych Produktów, Faz lub całości Umowy.

24) Start Produkcyjny – udostępnienie przez Wykonawcę Oprogramowania do pracy produkcyjnej Zamawiającego.

25) System – część Oprogramowania obejmująca funkcjonalności oprogramowania dostarczonego przez Wykonawcę, z wyłączeniem Portalu.

26) UMWL – Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego.

27) Użytkownik – pracownik Zamawiającego posiadający dostęp do Oprogramowania (konto i nadane uprawnienia) w zakresie niezbędnym do wykonywania przez niego jego obowiązków służbowych.

28) Wojewódzkie Samorządowe Jednostki Organizacyjne (WSJO) – podmioty utworzone lub przejęte przez Województwo, przy pomocy których wykonuje ono swoje zadania wynikające z ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz.U. z 2001

r. Nr 142, poz. 1590 ze zm.). Aktualna lista WSJO jest dostępna pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx/

2. ZAKRES PRAC OBJĘTYCH PRZEDMIOTEM ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa licencji, wdrożenie, dostosowanie do potrzeb Zamawiającego, uruchomienie oraz 60 miesięczny serwis gwarancyjny i usługi asysty technicznej Oprogramowania obejmującego procesy kadrowo-płacowe, w szczególności:

1) Dostawa licencji na Oprogramowanie dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego oraz podległych mu Wojewódzkich Samorządowych Jednostek Organizacyjnych.

2) Wdrożenie Oprogramowania obejmującego procesy w obszarze kadrowo-płacowym, w szczególności:

a) Kadry miękkie;

b) Kadry twarde;

c) Płace;

d) Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS);

e) BHP;

f) Portal pracowniczy;

g) Elektroniczną ewidencję czasu pracy;

h) Pracowniczą Kasę Zapomogowo-Pożyczkowa (PKZP);

i) Pracownicze Plany Kapitałowe.

3) Wykonanie Analizy Przedwdrożeniowej.

4) Migracja danych z obecnie używanych systemów do dostarczanego Oprogramowania.

5) Instalacja i konfiguracja Oprogramowania na Infrastrukturze Zamawiającego, w tym:

a) Udostępnienie środowiska testowego;

b) Udostępnienie środowiska produkcyjnego.

6) Przeprowadzenie szkoleń z obsługi Oprogramowania.

7) Przygotowanie oraz przekazanie instrukcji użytkowania Oprogramowania oraz Dokumentacji Powdrożeniowej.

8) Świadczenie usług Gwarancji i Asysty Technicznej.

9) Wykonanie Prac Dodatkowych zlecanych przez Zamawiającego w wymiarze 100 roboczogodzin obejmujących modyfikację oraz rozbudowę Oprogramowania Standardowego lub Dedykowanego.

3. WYMAGANIA

Lp.	Opis wymagania [Ogólne]
1.	Przedmiotem Zamówienia. Przedmiotem Zamówienia jest wdrożenie Oprogramowania dla obsługi pracowników UMWL. W przyszłości Zamawiający zamierza obsługiwać przy pomocy Oprogramowania pracowników Wojewódzkich Samorządowych Jednostek Organizacyjnych. Dlatego też Oprogramowanie musi zapewnić możliwość obsługi wielu jednostek (różnych obszarów kadrowych), w szczególności musi posiadać narzędzia pozwalające na raportowanie zbiorcze z wszystkich obszarów kadrowych. Oprogramowanie musi umożliwić zdefiniowanie i przydzielenie wybranym użytkownikom uprawnień do jednego lub kilku obszarów kadrowych.
2.	Miejsce. Zamówienie będzie realizowane w siedzibie UMWL, mieszczącego się przy ulicy Artura Grottgera 4 w Lublinie.
3.	Licencje. Wykonawca udzieli Zamawiającemu licencji na korzystanie z Oprogramowania na czas nieoznaczony, dla 40 użytkowników Systemu oraz 1300 użytkowników Portalu. Licencja musi obejmować jednostkę nadrzędną (UMWL), jak również Wojewódzkie Samorządowe Jednostki Organizacyjne. Lista WSJO może być aktualizowana w trakcie trwania umowy, co nie może być podstawą do żądania przez Wykonawcę wniesienia jakichkolwiek dodatkowych opłat licencyjnych. Dostarczone licencje muszą pozwolić na prawidłowe i zgodne z opisem przedmiotu zamówienia wdrożenie i późniejsze produkcyjne działanie Oprogramowania.
4.	Zgodność z prawem. Oprogramowanie musi zawierać rozwiązania zgodne z aktualnymi przepisami prawa, do których stosowania zobowiązany jest UMWL. W związku z powyższym ma on uwzględniać x.xx. niniejsze akty prawne wraz z wprowadzanymi w nich zmianami oraz aktami wykonawczymi (w szczególności tymi, które zostały poniżej określone): 1) Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1668, z późn. zm.); 2) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j Dz.U. 2020 poz. 1320, z późn. zm.); 3) Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. 2019 poz. 1282, z późn. zm.); 4) Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2020 poz. 266, z późn. zm.); 5) Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. 2020 poz. 870, z późn. zm.); 6) Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1426, z późn. zm.); 7) Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1427, z późn. zm.); 8) Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz.U. 2019 poz. 2134, z późn. zm.);

3.1 OGÓLNE

Lp.	Opis wymagania [Ogólne]
	9) Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019 poz. 1781, z późn. zm.); 10) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1, z późn. zm.); 11) Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 742, z późn. zm.); 12) Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. 2019 poz. 1231, z późn. zm.); 13) Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1173, z późn. zm.); 14) Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. 2020 poz. 346, z późn. zm.); 15) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j Dz.U. 2020 poz. 256, z xxxx.xx.); 16) Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1740, z późn. zm.); 17) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2247, z późn. zm.); 18) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 936, z późn. zm.); 19) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167, z późn. zm.); 20) Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. 1997 poz. 776, z xxxx.xx.); 21) Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. 2018 poz.2215, z xxxx.xx.); 22) Dokumenty wewnętrzne i akty prawa miejscowego obowiązujące w UMWL.
5.	Zgodność z prawem. System musi umożliwiać przetwarzanie danych oraz generowanie wydruków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wykonawca musi zapewnić jego aktualność i na bieżąco bez dodatkowych opłat aktualizować je co do zgodności z obowiązującym prawem, bez konieczności informacji ze strony Zamawiającego. Zmiany w systemie produkcyjnym powinny być zaktualizowane najpóźniej w dniu wejścia zmiany w życie.
6.	Zgodność z prawem. System musi umożliwić generowanie zestawień potrzebnych do sprawozdań GUS: Z- 03, Z-05, Z-06, Z-12, Z-14 zgodnie z przepisami prawa.
7.	Zgodność z prawem. Oprogramowanie musi być zgodne z aktualnie obowiązującą w UMWL Polityką Bezpieczeństwa Informacji oraz Polityką Ochrony Danych Osobowych.
8.	Zgodność z prawem.

Lp.	Opis wymagania [Ogólne]
	W czasie trwania Umowy Wykonawca będzie dostarczał aktualizacje programowania uwzględniających zgodność z polskim prawem.
9.	RODO. W związku z przetwarzaniem danych osobowych System i Portal muszą zapisywać i przechowywać historię dotyczącą przetwarzania ww. danych co najmniej w zakresie: jednoznacznego określenia osoby (np. identyfikator pracownika), daty i czasu zdarzenia oraz zakresu modyfikowanych danych.
10.	RODO. W obrębie całego Oprogramowania okres przechowywania historii uzyskiwania i przetwarzania zbioru danych osobowych musi być definiowany za pomocą parametru możliwego do określenia przez uprawnionego użytkownika. Dane historyczne, muszą być cały czas dostępne (dotyczy np. o pracowników zwolnionych).
11.	RODO. Oprogramowanie musi posiadać funkcjonalność umożliwiającą przeglądanie historii przetwarzania danych oraz tworzenie i drukowanie raportów z ww. historii. Ta funkcjonalność musi być udostępniona poprzez przydzielenie wskazanym użytkownikom odpowiednich uprawnień.
12.	RODO. System musi spełniać wymogi wynikające z przepisów RODO, w szczególności: 1) Oprogramowanie musi zapewniać odnotowanie informacji o odbiorcach, którym dane osobowe zostały udostępnione, dacie i zakresie udostępnienia; 2) Oprogramowanie musi zapewniać przechowywanie danych osobowych w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane (ograniczenie przechowywania); 3) Oprogramowanie musi zapewniać odpowiednie bezpieczeństwa danych osobowych oraz rozliczalność działań; 4) Oprogramowanie musi zapewniać realizację praw tj. prawa do usunięcia danych, „prawa do bycia zapomnianym, prawa do ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, prawa do sprzeciwu; 5) Musi być zapewniona zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemu i usług przetwarzania; 6) Musi być zapewniona zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego; 7) Musi być zapewnione regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.
13.	Wersjonowanie. Wykonawca wskaże miejsce zawierające informację dotyczącą historii zmian Oprogramowania oraz jego numerach wersji. Informacje to muszą być dostępne dla wszystkich Użytkowników.
14.	Wersjonowanie. System musi mieć wbudowany mechanizm kontroli aktualności uruchamianej wersji. Uruchomienie nieaktualnej wersji będzie niemożliwe.
15.	Wersjonowanie.

Lp.	Opis wymagania [Ogólne]
	Aktualizacja wersji Systemu musi odbywać się automatycznie, podczas uruchamiania systemu, bez konieczności ingerencji Użytkownika na jego stacji roboczej użytkownika oraz bez konieczności posiadania uprawnień administracyjnych na stacji roboczej użytkownika.
16.	Słowniki. Istotne parametry systemu muszą być zesłownikowane z możliwością edycji i określeniem czasu ich obowiązywania (np. stanowiska, absencje, wysokość składek ubezpieczenia wypadkowego).
17.	Słowniki. Oprogramowanie umożliwi ustalonym na etapie analizy pracownikom z wymaganymi rolami rozbudowę oraz edycję słowników.
18.	Słowniki. System musi być możliwie maksymalnie zesłownikowany tj. każda informacja powtarzająca się przy wielu rekordach (np. typ absencji, stanowisko, sposób rozwiązania stosunku pracy, itp.) powinna być wybierana ze słownika. Każda wartość słownika dla której ma to zastosowanie, musi być zdefiniowana z określeniem czasu jego obowiązywania (data od i do - timestamp). Słowniki powinny być wspólne dla wszystkich modułów Oprogramowania.
19.	Słowniki. Oprogramowanie musi obsługiwać co najmniej następujące słowniki: 1) Słownik komórek organizacyjnych (zawierający x.xx. symbol zgodny z Regulaminem Organizacyjnym); 2) Słownik stanowisk; 3) Słownik stanowisk służbowych ds. (zgodnie z opisami stanowisk pracy); 4) Słownik kalendarzy (podstawowe na etaty i harmonogramy indywidualne lub grupowe); 5) Słownik rodzajów absencji (dziennych i godzinowych); 6) Słownik kategorii zaszeregowania; 7) Słownik klasyfikacji zawodów (zgodny z GUS); 8) Słownik podstaw prawnych, zasilany przez Xxxxxxxxxxxxx; 9) Słownik punktów adresowych; 10) Słownik Urzędów Skarbowych; 11) Słownik stawek zaszeregowania dodatku funkcyjnego; 12) Słownik sposobów rozwiązania stosunku pracy; 13) Słownik typów badań lekarskich; 14) Słownik obywatelstw; 15) Słownik miejsc świadczenia pracy; 16) Słownik limitów rodzajów nadgodzin; 17) Słownik oddziałów ZUS; 18) Słownik xxxxxxxxx XXX; 19) Słownik banków; 20) Słownik jednostek ewidencji czasu pracy; 21) Słownik typów kontaktów (telefon, faks, email); 22) Słownik rodzajów dokumentów tożsamości; 23) Słownik rodzajów wykształcenia, poziomów wykształcenia; 24) Słownik rodzajów stopnia niepełnosprawności; 25) Słownik rodzaju umowy o pracę; 26) Słownik sposobów zatrudnienia, liczby zmian;

Lp.	Opis wymagania [Ogólne]
	27) Słownik form podnoszenia kwalifikacji zawodowych; 28) Słownik rodzajów kar; 29) Słownik rodzajów odpraw; 30) Słownik rodzajów wyróżnień; 31) Słownik składników wynagrodzenia, rodzajów potrąceń płacowych z określonymi parametrami.
20.	Polonizacja. Oprogramowanie musi być całkowicie spolonizowane, co oznacza, że wszelkie komunikaty, powiadomienia, alerty prezentowane przez interfejs oraz przesyłane do użytkowników muszą być w języku polskim.
21.	Polonizacja. Porządek sortowania musi uwzględniać alfabet polski (A, Ą, B, C, Ć…).
22.	Wydajność. System nie może posiadać ograniczeń co do liczby pracowników w bazie i musi wydajnie obsługiwać zarówno bieżącą, jak i archiwalną bazę pracowników.
23.	Wydajność. System musi umożliwić płynną pracę 20 jednoczesnych użytkowników. Zamawiający dopuszcza możliwość automatycznego wylogowania Użytkownika po definiowanym przez Administratora czasie bezczynności.
24.	Wydajność. Portal musi umożliwiać jednoczesną płynną pracę minimum 500 jednoczesnych użytkowników zgodnie z nadanymi im uprawnieniami.
25.	Wielosesyjność. System musi umożliwić jednoczesne zalogowanie się tego samego użytkownika zarówno z tego samego, jak i z różnych komputerów. W takim przypadku wyświetlony zostanie stosowny komunikat, którego treść zostanie ustalona na etapie analizy.
26.	Szablony raportów i pism. System musi umożliwić użytkownikom z odpowiednimi rolami samodzielne tworzenie szablonów raportów lub szablonów pism, wypełnianych automatycznie wskazanymi w szablonie danymi pracownika. Szablony te będą współdzielone między różnymi pracownikami Zamawiającego. System musi wygenerować wydruki na podstawie stworzonych przez Zamawiającego szablonów.
27.	Raporty ad-hoc. System musi być wyposażony w narzędzie umożliwiające, ustalonym na etapie analizy wymagań pracownikom z odpowiednimi rolami, samodzielne budowanie zapytań do bazy danych i generowanie raportów, tzw. raporty ad-hoc. Budowanie raportów nie powinno wymagać od użytkowników wiedzy informatycznej. Raporty muszą mieć możliwość eksportu do plików w formacie xls, w których pojedyncze komórki muszą być edytowalne.
28.	Raportowanie. Użytkownicy muszą mieć możliwość edycji oraz dostosowania do swoich potrzeb raportów w szczególności: sposobu sortowania, ustawienia kolejności kolumn, poziomów sumowania i filtrowania, zakresu dobieranych danych, zakresu dat (na

Lp.

Opis wymagania

[Ogólne]

dzień, za okres). Musi istnieć możliwość zapisania przez Użytkownika utworzonego raportu, nadania mu nazwy oraz udostępnienia go innym Użytkownikom.

29.

Raportowanie.

System musi dostarczyć predefiniowane, najczęściej wykorzystywane raporty, zestawienia oraz wydruki, w szczególności:

Gotowe wydruki:

1) PIT;

2) Skierowanie na badania lekarskie;

3) Zaświadczenie o zatrudnieniu;

4) Zaświadczenie o wynagrodzeniu;

5) Świadectwo Pracy;

6) Umowa o pracę;

7) Ewidencja czasu pracy (harmonogramy, kartę miesięczną, kartę roczną, bilanse wyjść prywatnych, nadgodzin, bilanse pracy z tytułu 5 dniowego tygodnia pracy, bilans pracy w niedzielę i święta, bilans odbioru nadgodzin, bilans odbioru dnia wolnego z tytułu 5 dniowego tygodnia pracy, bilans odbioru dnia wolnego za pracę w niedzielę i święta);

8) Przebieg zatrudnienia w urzędzie;

9) Przebieg zatrudnienia poza urzędem;

10) Staż pracy (przebieg zatrudnienia w urzędzie oraz poza nim). Zestawienia zbiorcze, kadry:

1) Zestawienie badań lekarskich;

2) Zestawienie pracowników z etatem, stanowiskiem oraz opisem stanowiska, komórką organizacyjną;

3) Zestawienie pracowników;

4) Zestawienie wynagrodzeń z możliwością określenia wydruku na dany dzień roku;

5) Zestawienia urlopów w możliwością określenia wydruku na dany dzień roku;

6) Zestawienie nagród jubileuszowych;

7) Zestawienie stażu pracowników;

8) Zestawienie szkoleń;

9) Zestawienie rodzaju umów;

10) Zestawienie nadgodzin płatnych;

11) Zestawienie nadgodzin do odbioru;

12) Zestawienie dot. pracy w dni wolne z tytułu 5 dniowego tygodnia pracy;

13) Zestawienie dot. pracy z tytułu pracy w niedzielę i święta;

14) Zestawienie wyjść prywatnych;

15) Zestawienie odpracowania wyjść prywatnych;

16) Absencje z podziałem na rodzaje nieobecności;

17) Zestawienie z podziałem na datę urodzenia;

18) Zestawienie z podziałem na adres;

19) Zestawienie dot. Wykształcenia;

20) Zestawienie zatrudnienia na dany dzień roku z podziałem na osoby oraz etaty;

21) Zestawienie dzieci z możliwością wyboru wielu dziecka;

22) Sprawozdania GUS;

23) Zestawienie pracowników dot. odbycia służby przygotowawczej oraz złożenia ślubowania.

Zestawienia, płacowe:

1) Listy płac;

2) Formularze ZUS (m.in.ZUS-3, eRp-7);

Lp.	Opis wymagania [Ogólne]
	3) Kartoteki zasiłkowe; 4) Kartoteki podatkowe; 5) Kartoteki wynagrodzeń.
30.	Wyszukiwanie danych. System musi umożliwiać wyszukanie danych wg dowolnych kryteriów (x.xx. po dowolnej kolumnie z bazy danych).
31.	Skany dokumentów pracowniczych. System musi posiadać funkcjonalność pozwalającą na załączanie zeskanowanych dokumentów np. zdjęć, świadectw pracy, certyfikatów, oświadczeń oraz dołączanie ich do kartoteki pojedynczego pracownika.
32.	Jakość danych. Oprogramowanie musi uniemożliwić jednoczesną edycję tych samych danych przez więcej niż jednego użytkownika. W przypadku próby edycji danych przez kolejnego użytkownika musi zostać wyświetlany odpowiedni komunikat wskazujący na użytkownika, który je w tym samym czasie edytuje.
33.	Jakość danych. System musi ostrzegać przed nieodwracalnym usunięciem danych oraz musi blokować usunięcie danych, które są powiązane z innymi danymi w Systemie. Informacje o użytkowniku dodającym, edytującym lub usuwającym dane musi być zapisywana w systemie i możliwa do wyraportowania przez użytkowników o ustalonych na etapie analizy wymagań rolach.
34.	Jakość danych. System musi zapewnić unikatowość numeru NIP i PESEL.
35.	Jakość danych. Dane w bazie danych muszą być zapisane w rozbiciu na elementy składowe, np.: adres będzie się składał z poszczególnych pól takich jak: ulica, nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, poczta, województwo, kraj, gmina i jej kod GUS, powiat.
36.	Jakość danych. Oprogramowanie musi walidować pola w formularzach, dla których jest to możliwe i zasadne. Pełna lista pól podlegających walidacji zostanie ustalona na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.
37.	Jakość danych. Oprogramowanie automatycznie musi sprawdzać poprawność wprowadzanych nr PESEL, NIP i nr rachunku bankowego (wg ogólnie przyjętych zasad) oraz ostrzegać użytkownika o nieprawidłowościach.
38.	Jakość danych. Te same informacje muszą być wprowadzane do Oprogramowania tylko jeden raz.
39.	Archiwizacja. System musi zapewnić możliwość archiwizacji danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
40.	Archiwizacja.

Lp.	Opis wymagania [Ogólne]
	Dane archiwalne muszą być przechowywane w Systemie przez okres wskazany w przepisach szczegółowych.
41.	Archiwizacja. Archiwizacja musi odbywać się automatycznie wg. parametrów określonych przez użytkownika (data od / do).
42.	Archiwizacja. System musi umożliwić użytkownikowi dostęp do danych archiwalnych przez cały okres ich przechowywania.
43.	Archiwizacja. Archiwizacja i obsługa zarchiwizowanych danych powinna odbywać się z poziomu Oprogramowania.
44.	Migracja danych. Wykonawca na swój koszt wykona migrację danych z aktualnie wykorzystywanego przez UMWL systemu kadrowo-płacowego KSAT2000i firmy COIG S.A.
45.	Migracja danych. Wykonawca wykona migrację danych z aktualnie wykorzystywanego przez UMWL systemu do zarządzania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych oraz Pracowniczą Kasą Zapomogowo Pożyczkową „Fundusz” i „Kasa Zapomogowo Pożyczkowa” (Progman) autorstwa firmy Xxxxxxx Kluwer Polska Sp. z o.o.
46.	Migracja danych. 1) Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od migracji niektórych danych w przypadku ich złej jakości lub niekompletności danych źródłowych. 2) Zakres migrowanych danych musi obejmować zarówno dane bieżące jak i historyczne oraz musi zapewniać poprawną pracę Oprogramowania. 3) Wykonawca przeprowadzi migracje w siedzibie Zamawiającego. W przypadku, gdy nie będzie to możliwe, Wykonawca zobowiązany będzie do zabezpieczenia pozyskanych od Zamawiającego migrowanych danych w sposób uniemożliwiający wejście w ich posiadanie przez osoby nieupoważnione do ich przetwarzania. W takim wypadku, na czas opuszczenia siedziby Zamawiającego migrowane dane pozostaną w formie zaszyfrowanej. Po wykonaniu migracji, wszelkie dane pozyskane w toku migracji przez Wykonawcę zamówienia muszą zostać usunięte ze wszystkich nośników Wykonawcy w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie. Jeżeli wystąpi konieczność przekazania Wykonawcy danych do migracji poza siedzibę Zamawiającego, przekazanie będzie się odbywać protokolarnie upoważnionemu przedstawicielowi Wykonawcy, a prace związane z obróbką pozyskanych danych odbywać się będą jedynie w siedzibie Wykonawcy. Wykonawca nie jest upoważniony do przekazywania danych z migracji innym podmiotom. 4) Migracja danych musi przebiegać w następujących podetapach: a) opracowanie dokumentu Koncepcja Migracji Danych zawierającego: niezbędne prace konfiguracyjne, przygotowanie struktur przejściowych, procedur i oprogramowania pomocniczego, szablonów raportów weryfikacyjnych, szablonu raportu z migracji oraz harmonogram, kryteria potwierdzające poprawność przeprowadzonej migracji danych; b) ekstrakcja danych z systemów źródłowych do struktur przejściowych; c) weryfikacja merytoryczna danych przygotowanych do importu; d) metody poprawy jakości i uzupełnienia danych źródłowych;

Lp.	Opis wymagania [Ogólne]
	e) metody i narzędzia do importu danych do systemu docelowego, migracja końcowa danych z instancji produkcyjnych baz danych; f) weryfikacja poprawności migracji końcowej; g) rozszerzenie szablonów dekretacji z list płac uwzględniających nowy sposób ewidencji kart pracy; h) konfiguracja nowych uprawnień dla projektów i kart pracy. 5) Nie później niż w terminie Odbioru Końcowego Wdrożenia Wykonawca przekaże Zamawiającemu narzędzia do importu danych, które muszą umożliwić Zamawiającemu samodzielny import danych. 6) Migracja produkcyjna zostanie przeprowadzona w terminie ustalonym w Harmonogramie.
49.	Migracja. System oraz Portal muszą umożliwić Zamawiającemu samodzielne przeprowadzenie importu danych (migracji danych), bez udziału Wykonawcy.
50.	Szkolenia. Wymagania ogólne dotyczące szkoleń: 1) Wykonawca przeszkoli Administratorów, Użytkowników Systemu oraz Użytkowników Portalu; 2) Wykonawca przeszkoli pracowników Zamawiającego w pomieszczeniach i na sprzęcie udostępnionym przez Zamawiającego, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym w Koncepcji Szkoleń i Harmonogramie; 3) Za przygotowanie środowiska szkoleniowego, danych szkoleniowych, dokumentacji szkoleniowej odpowiada Wykonawca; 4) Szkolenia mają zawierać opis działania Oprogramowania oraz ćwiczenia praktyczne; 5) Na zakończenie szkolenia Wykonawca przeprowadzi test z zakresu szkolenia. Wykonawca przekaże wyniki testów Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu szkolenia; 6) Nie później niż 15 dni roboczych przed datą rozpoczęcia szkolenia Wykonawca przekaże podręczniki, instrukcje i inne niezbędne dokumenty, które będą wykorzystywane podczas danego szkolenia. Podręczniki zostaną przekazane w formie elektronicznej; 7) Wykonawca sporządzi listę obecności osób na szkoleniu (oddzielnie na każdy dzień szkoleniowy) oraz dostarczy ją Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu szkolenia; 8) Wykonawca wyda każdemu uczestnikowi imienne zaświadczenia po zakończeniu szkolenia; 9) Warunkiem odbioru szkolenia jest uzyskanie przez każdego uczestnika minimum 75% poprawnych odpowiedzi. W przypadku wyników testu poniżej 75% Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, będzie zobowiązany do powtórzenia szkolenia; 10) W sytuacji szczególnej Zamawiający ma prawo do zmiany trybu prowadzenia szkolenia z wersji tradycyjnej na inną (np. warsztat realizowany on-line z wykorzystaniem narzędzi dostarczonych przez Zamawiającego.
51.	Szkolenia. Wymagania dla szkoleń Administratorów: 1) Zmawiający wymaga przeszkolenie 5 Administratorów; 2) Materiały szkoleniowe dla Administratorów muszą zawierać szczegółowe instrukcje pozwalające Zamawiającemu samodzielnie zainstalować

Lp.	Opis wymagania [Ogólne]
	i skonfigurować Oprogramowanie na wszystkich stanowiskach pracy i serwerach Zamawiającego. Podręcznik musi zawierać procedury zabezpieczania systemu komputerowego oraz opis wszystkich niezbędnych czynności związanych z poprawną administracją i zarządzaniem Oprogramowaniem (np. ustawianie parametrów konfiguracyjnych, nadawanie uprawnień, dodawanie licencji użytkowych); 3) Szkolenia Administratorów będą dotyczyć bieżącego zarządzania Systemem, a w szczególności: - zadań monitorowania poprawności działania Oprogramowania; - najczęściej występujących problemów w produkcyjnym użytkowaniu Oprogramowania oraz sposobów ich eliminacji; - tworzenie konta użytkownika i grup użytkowników wraz z nadawaniem uprawnień do Oprogramowania; - instalacji i konfiguracji Oprogramowania na serwerach i na stacjach roboczych, - dodawania i konfigurowania nowej jednostki organizacyjnej (obszaru kadrowego); - sposobu migracji danych.
52.	Szkolenia. 1) Wymagania dla szkoleń dla Użytkowników Systemu: Zamawiający wymaga, aby szkolenia dla Użytkowników zostały przeprowadzone dla pracowników Zamawiającego w podziale na następujące procesy: a) Pracowników Kadr – 10 osób; b) Pracowników Płac - 8 osób; c) Pracowników PKZP – 2 osób; d) Pracowników ZFŚS – 2 osób. 2) Zakres poszczególnych kursów szkoleniowych musi być dostosowany do zakresu merytorycznego zadań wykonywanych przez uczestników (role i uprawnienia). 3) Tematyka szkoleń musi obejmować co najmniej opis działań w Systemie zapewniających efektywną i bezbłędną pracę oraz: a) nawigację w Oprogramowaniu; b) używane słownictwo, terminy i pojęcia; c) opis obsługi w zakresie niezbędnym do realizacji codziennych obowiązków pracownika; d) typowych problemów związanych z zakresem szkolenia oraz sposobów ich eliminacji; e) korzystanie z systemu pomocy wbudowanej w celu samodzielnego rozwiązywania zaistniałych problemów; f) zmiany w przebiegu procesów po starcie produkcyjnym.
53.	Szkolenia. Wymagania dla szkoleń użytkowników Portalu: 1) Wykonawca przeprowadzi dwie sesje szkoleniowe w trybie warsztatu realizowanego on-line z wykorzystaniem narzędzi dostarczonych przez Xxxxxxxxxxxxx. Sesje szkoleniowe będą prowadzone oddzielnie dla dwóch grup: pracowników i przełożonych; 2) Wykonawca dostarczy materiały do samokształcenia w postaci dwóch instrukcji dla pracownika i dla przełożonego; 3) W przypadku szkoleń Użytkowników Portalu, Zamawiający nie wymaga przeprowadzenia testów dla uczestników szkolenia. Odbiorowi podlega fakt przeprowadzenia szkolenia przez Wykonawcę.

Lp.

Opis wymagania

[Ogólne]

54.

Testy.

Wymagania dotyczące testów akceptacyjnych Oprogramowania:

1) Wykonawca przygotuje środowisko do przeprowadzenia testów na Infrastrukturze Zamawiającego;

2) Wykonawca udostępni Zamawiającemu narzędzie służące do zgłaszania Defektów na etapie testów oraz efektywnej komunikacji w obrębie zespołu testowego;

3) Wykonawca przygotuje odpowiednie dane testowe, zgodne ze scenariuszami testowymi zawartymi w Koncepcji Testów;

4) Zamawiający wskaże osoby testujące poprzez przypisanie właściciela do każdego scenariusza testowego;

5) Testy będą prowadzone w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający może odstąpić od tego wymagania na rzecz prowadzenia testów z wykorzystaniem narzędzi do pracy grupowej;

6) Niezależnie od formy realizacji testów, Zamawiający wymaga obecności przynajmniej jednego konsultanta Wykonawcy na zespół testowy (lub jego pełnej dyspozycyjności w czasie trwania testów w przypadku ich wykonywania z wykorzystaniem narzędzi do pracy grupowej);

7) Właściciel scenariusza testowego jest odpowiedzialny za jego terminową realizację, zgłoszenie błędnego działania Oprogramowania w zakresie danego testu oraz ostateczne potwierdzenie jego poprawności;

8) Zamawiający wymaga przeprowadzenia następujących typów testów:

a) testy funkcjonalności biznesowej, w tym interfejsów;

b) testy wydajnościowe;

c) testy bezpieczeństwa;

d) testy uprawnień.

9) Testy muszą być zrealizowane na zmigrowanych danych rzeczywistych i uwzględniać przypadki szczególne uzgodnione w fazie Analizy Przedwdrożeniowej i wskazane w Koncepcji Testów;

10) Potwierdzeniem poprawności naliczenia płac będzie porównanie wyników naliczenia płac w dotychczasowym systemie kadrowo-płacowym i systemie wdrażanym za dwa różne okresy rozliczeniowe;

11) Defektem scenariusza testowego w szczególności będzie:

a) działanie Oprogramowania niezgodnie z opisem scenariusza testowego;

b) niespełnienie wymagań zawartych w niniejszym dokumencie.

12) Defekty będą podzielone na następujące kategorie: Defekty Krytyczne, Defekty Wysokie, Defekty Niskie.

13) Za kategoryzację Defektu odpowiada Właściciel scenariusza testowego.

55.

Dokumentacja.

Wykonawca dostarczy w wersji elektronicznej (PDF) oraz napisaną w języku polskim następującą Dokumentację powdrożeniową:

1) Podręczniki użytkowników Oprogramowania wraz z instrukcjami opisującymi funkcje wdrożonego Oprogramowania, w tym również funkcje zaawansowane i niestandardowe. Podręczniki powinny zawierać także wyjaśnienie komunikatów o błędach. Dokumentacja musi zawierać opis czynności i zasad umożliwiających użytkownikom Oprogramowania wykorzystywanie wszystkich jego cech funkcjonalnych w ramach przypisanej do użytkownika roli. Dokumentacja musi być

sporządzona w sposób zrozumiały i czytelny „krok po kroku” prezentując x.xx. poszczególne funkcje Oprogramowania w formie przykładów użycia;

Lp.	Opis wymagania [Ogólne]
	2) Podręczniki Administratora Oprogramowania opisującego zasady administrowania Oprogramowaniem zawierający instrukcje pozwalające Zamawiającemu na samodzielną instalację i konfigurację Oprogramowania. Dokumentacja powinna zawierać w szczególności: a) wszystkie parametry konfiguracyjne systemu operacyjnego; b) wszystkie parametry konfiguracyjne instancji i bazy danych; c) opis wszystkich niezbędnych czynności związanych z poprawną administracją i zarządzaniem Oprogramowaniem (np. ustawianie parametrów konfiguracyjnych, nadawanie uprawnień, dodawanie licencji użytkowych); d) macierz ról i uprawnień z zaznaczeniem potencjalnych konfliktów; e) opis struktury bazy danych. 3) Podręcznik bezpieczeństwa Systemu zawierający informacje wynikające z RODO oraz Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, zgodnego ze standardem PN-ISO/IEC-27001; 4) Wykaz oprogramowania standardowego niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania Oprogramowania, ze wskazaniem producenta tego oprogramowania oraz wskazaniem rodzaju i opisu licencji; 5) Materiały szkoleniowe do wszystkich przeprowadzonych szkoleń.
56.	Dokumentacja. W obrębie Systemu dla każdej z ról systemowych musi być dostępna instrukcja użytkowania.
57.	Asysta Techniczna i Gwarancja. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca świadczył usługę Asysty Technicznej zgodnie z poniższymi Czasami Naprawy Defektów w poszczególnych kategoriach: 1) Defekt Krytyczny: 6 godzin; 2) Defekt Wysoki: 2 dni robocze; 3) Defekt Niski: 5 dni roboczych.
58.	Asysta Techniczna i Gwarancja. Wykonawca będzie świadczył wsparcie w ramach Asysty Technicznej w lokalizacji i terminie wskazanym przez Zamawiającego w wymiarze 12 dni w każdych 12 miesiącach świadczenia Asysty Technicznej i Gwarancji.
59.	Konfiguracja. System oraz Portal muszą umożliwić Zamawiającemu samodzielne konfigurowanie oraz dodawanie nowej jednostki organizacyjnej (obszaru kadrowego), bez udziału Wykonawcy.
60.	Minimalne czasy trwania Faz Projektu Zamawiający wymaga, aby poniższe Fazy Projektu trwały nie krócej niż: - Faza 1 (Planowanie Projektu) – 10 Dni Roboczych, - Faza 2 (Analiza Przedwdrożeniowa) – 20 Dni Roboczych, - Faza 3 (Realizacja ) – 20 Dni Roboczych, - Faza 4 (Przygotowanie Startu Produkcyjnego) – 20 Dni Roboczych, - Faza 5 (Wsparcie Po Starcie Produkcyjnym) – Odbiór Końcowy Wdrożenia – do pierwszego rozliczenia listy płac w Systemie, maksymalnie do 15.12.2021.
61.	Wynagrodzenie za realizację zamówienia musi dzielić się na:

Lp.

Opis wymagania

[Ogólne]

1) Wynagrodzenie za wdrożenie Oprogramowania;

2) Wynagrodzenie za świadczenia usługi Asysty Technicznej i Gwarancji;

3) Wynagrodzenie za licencje na Oprogramowanie;

Przy czym każda z powyższych kwot składowych nie może być niższa, niż 25% całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy za realizacje przedmiotu zamówienia.

62.

System musi zapewnić użytkownikowi możliwość samodzielnego definiowania nowych pól informacyjnych, przypisanych do kartoteki pracownika. Nowe pola mogą być osłownikowane, co wymaga, aby system umożliwiał zdefiniowanie nowych

słowników przypisanych do nowych pól

Lp.	Opis wymagania [Administracja system]
1.	Architektura. Oprogramowanie musi być zbudowane w architekturze klient-serwer oraz pracować na relacyjnej bazie danych z przetwarzaniem transakcyjnym.
2.	Architektura. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dostarczył bazę danych Oprogramowania w formie niezaszyfrowanej lub nieodpłatnie udostępnił Zamawiającemu wszystkie narzędzia i informacje, które umożliwią odczytanie danych z bazy danych w formie niezaszyfrowanej.
3.	Architektura. Wykonawca zainstaluje Oprogramowanie na Infrastrukturze Zamawiającego tworząc odrębne środowisko testowo-szkoleniowe oraz produkcyjne.
4.	Architektura. Wykonawca do daty Odbioru Końcowego Wdrożenia będzie zapewniał zgodność środowisk testowo/szkoleniowego ze środowiskiem produkcyjnym. Zamawiający wymaga, aby wszystkie zmiany Oprogramowania były uprzednio przetestowane na środowisku testowym.
5.	Architektura. Architektura Oprogramowania musi umożliwić jego wdrożenie we wszystkich lokalizacjach Zamawiającego w taki sposób, aby stanowiła ona logiczną i integralną całość.
6.	Architektura. Użytkownicy muszą mieć dostęp do Portalu z poziomu przeglądarek WWW.
7.	Infrastruktura. Zamawiający dostarczy zasoby serwerowe wraz z niezbędnymi dostępami. Wykonawca musi dostarczyć na własny koszt oraz przeprowadzić instalację wszelkich komponentów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Oprogramowania. Zamawiający planuje wdrożenie oferowanego rozwiązania w architekturze klastrowej. W przypadku wymogu wykorzystania komercyjnego płatnego systemu operacyjnego niezbędnego do działania serwera aplikacji Wykonawca w ramach umowy musi zapewnić stosowną liczbę licencji systemów operacyjnych na potrzeby oferowanego rozwiązania. Na potrzeby realizacji Projektu Zamawiający może udostępnić system zarządzania bazą danych Oracle RDBMS Oracle 11g SE R2– 64 bit, Użytkownicy Oprogramowania będą pracować na stacjach roboczych wyposażonych w system operacyjny Microsoft Windows 10. Parametry infrastruktury zostaną ustalone podczas Analizy Przedwdrożeniowej.
8.	Infrastruktura. Oprogramowanie będzie pracowało w sieci lokalnej Zamawiającego z możliwym dostępem z zewnątrz poprzez łącza VPN.
9.	Instalacja.

4.2 ADMINISTRACJA SYSTEMEM

Lp.	Opis wymagania [Administracja system]
	Wszystkie pliki niezbędne do poprawnej pracy, konfiguracji Oprogramowania lub ustawień użytkowników muszą być przechowywane na serwerach Zamawiającego.
10.	Uprawnienia. Dostęp do poszczególnych elementów Oprogramowania (np. pojedyncze formularze lub raporty) musi być regulowany uprawnieniami zdefiniowanymi przez Wykonawcę. Oprogramowanie musi posiadać narzędzie pozwalające na tworzenie, modyfikację, usuwanie grup uprawnień (tzw. Role) i przypisywanie ich pojedynczym użytkownikom lub grupom użytkowników. Role muszą się składać z uprawnień do poszczególnych obiektów (np. raporty, formularze) oraz do obiektów powiązanych ze strukturą organizacyjną Zamawiającego. Oprogramowanie musi pozwolić nadać użytkownikom uprawnienia do tych samych funkcjonalności (np. konkretnego formularza) jednocześnie sterując dostępem dla pracowników zależnie od ich przypisania w strukturze organizacyjnej. System zarządzania uprawnieniami użytkowników (rolami) musi umożliwiać x.xx.: kopiowanie definicji ról, grupowe nadawanie uprawnień do roli (np. po wyborze roli wskazuje się użytkowników mających mieć do niej uprawnienie), modyfikowanie ról itp. Ze względu na to, że proces wprowadzania danych kadrowych Zamawiającego jest realizowany w wielu komórkach organizacyjnych, System musi zapewnić możliwość dostępu pojedynczym Użytkownikom tylko do określonych formularzy, transakcji, raportów lub grup osób przetwarzanych w Systemie (np. stypendyści) blokując jednocześnie dostęp do innych zestawów danych. Szczegółowy wykaz ról systemowych zostanie ustalony na etapie analizy wymagań.
11.	Uprawnienia. Oprogramowanie musi umożliwiać nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom tylko do podglądu.
12.	Uprawnienia. W momencie Startu Produkcyjnego, Oprogramowanie musi mieć zdefiniowane role uprawnień, pozwalające na dostęp do Systemu i Portalu dla standardowych użytkowników: x.xx. kadrowych, płacowych, obsługi sekretariatu, Administratorów, PKZP, Pracowników i ich przełożonych.
13.	Konta użytkowników. Oprogramowanie musi zapewniać autentykację z wykorzystaniem środowiska Active Directory udostępnionym przez Zamawiającego lub zapewnić wewnętrzne narzędzia kontroli dostępu.
14.	Konta użytkowników. Dostęp do Oprogramowania Aplikacyjnego i Portalu mogą mieć tylko osoby posiadające własny profil, tworzony na podstawie przydzielonego wcześniej unikatowego loginu i hasła o ile nie zostanie uruchomiona autentykacja SSO.
15.	Konta użytkowników. Wprowadzenie do Systemu nowozatrudnionego pracownika musi automatycznie tworzyć dla niego konto w Portalu. Wprowadzenie do Systemu zakończenia

Lp.	Opis wymagania [Administracja system]
	zatrudnienia pracownika (rozwiązanie stosunku pracy) musi automatycznie zawieszać konto w Portalu Pracowniczym o ile nie zostanie uruchomiona autentykacja SSO.
16.	Konta użytkowników. System i Portal muszą poprawnie działać na stacjach roboczych użytkowników, którzy pracują w profilu indywidualnym bez uprawnień administratora stacji roboczej.
17.	Komunikaty. Oprogramowanie musi umożliwić Zamawiającemu na informowanie grup użytkowników o ważnych zdarzeniach systemowych. Sposób realizacji tego wymagania będzie ustalony na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.
18.	Drukowanie. Oprogramowanie musi pozwolić na generowanie prawidłowych wydruków na drukarkach poprawnie skonfigurowanych w systemie MS Windows na stacjach roboczych użytkowników. Oprogramowanie nie może narzucać wybranego modelu drukarki.
19.	Zgodność z prawem. Oprogramowanie musi spełniać wymogi przepisów Krajowych Ram Interoperacyjności oraz innych ustaw i rozporządzeń odnoszących się do systemów informatycznych służących realizacji zadań publicznych, w szczególności realizować obowiązki: 1) zarządzania prawami i dostępem użytkowników do Oprogramowania, 2) rejestrowania zdarzeń w bazie danych (logowanie, modyfikacja danych, itp.), 3) zarządzania logami (określanie szczegółowości rejestracji), 4) określania uprawnień dla poszczególnych grup użytkowników, a w szczególności: a) zapewnienie zabezpieczenia zgromadzonych danych, b) zapewnienie dostępu do Oprogramowania tylko dla użytkowników z poprawnym, ważnym i niezablokowanym kontem, c) wykorzystanie domenowego mechanizmu uwierzytelnienia w oparciu o usługę katalogową Active Directory, z której korzysta Zamawiający oraz realizację fizyczną pojedynczego logowania (single sign-on) dla uprawnionego dostępu do Oprogramowania, d) umożliwienie nadawanie praw zdefiniowanym grupom użytkowników do określonych funkcjonalności Oprogramowania, spośród listy zdefiniowanych uprawnień, e) w przypadku użytkowników nieuwierzytelnianych, zgodnie z wykorzystaniem usługi katalogowej Active Directory: i. wymuszanie stosowania formatu i długości haseł, między innymi poprzez: 1. kontrolę czy hasła składają się, z co najmniej określonej przez Administratora długości (np. ośmiu) znaków, 2. kontrolę czy hasła zawierają znaki, z co najmniej trzech, spośród czterech następujących kategorii: wielkie litery angielskie (od A do Z); małe litery angielskie (od a do z); cyfry systemu dziesiętnego (od 0 do 9); niealfabetyczne (na przykład !, $, #, %), ii. wymuszanie zmiany haseł dla użytkownika Oprogramowania po określonym czasie, iii. zapewnienie unikalności i braku możliwości ponownego użycia tego samego hasła, nie wcześniej niż po określonej przez Administratora liczbie zmian (Oprogramowanie musi pamiętać co najmniej sześć haseł, skojarzonych z kontem użytkownika, zanim będzie można ponownie użyć stosowanego wcześniej hasła),

Lp.	Opis wymagania [Administracja system]
	iv. - hasła użytkowników Oprogramowania muszą być przechowywane w bazie danych w formie zaszyfrowanej, uniemożliwiającej odczyt hasła.
20.	Logowanie aktywności. Oprogramowanie musi umożliwiać: 1) wykonanie raportu liczby wykonanych przez danego użytkownika, w określonym przedziale czasowym czynności w Oprogramowaniu (np.: weryfikacji), 2) rejestrowanie historii aktywności użytkowników poprzez: • zapisanie w bazie danych informacji o tym, który użytkownik i kiedy (data i godzina) logował/ wylogował się, • tworzenie zestawień o czasie pracy, godzinie zalogowania i wylogowania poszczególnych użytkowników, • tworzenie i modyfikowanie zestawień o dokonanych zmianach wg zadanych kryteriów z możliwością ich eksportu np. do pliku .xls.
21.	RODO. Oprogramowanie musi zapewniać rejestrowanie daty wprowadzenia do Systemu danych osobowych, identyfikator osoby wprowadzającej dane osobowe, sprzeciw przetwarzania danych osobowych, rejestr udostępniania danych osobowych innym instytucjom.
22.	Aktualizacja wersji. W ramach zamówienia Wykonawca musi dostarczyć i zainstalować mechanizm automatycznej aktualizacji Oprogramowania na stacjach roboczych.
23.	Wydajność. Oprogramowanie musi spełnić poniższe warunki dotyczące wydajności: 1) czas uruchomienia Oprogramowania na stacjach roboczych nie może przekraczać 10 sekund (za uruchomienie Oprogramowania uznaje się moment, w którym użytkownik może wykonywać operacje w Oprogramowaniu), 2) wyświetlenie kolejnej formatki na ekranie monitora nie może przekraczać 2 sekund, 3) zakończenie operacji po wypełnieniu formatki nie może przekraczać 4 sekund, z zastrzeżeniem pkt 5), 4) maksymalny czas generowania pojedynczego raportu, operacji, dokumentu nie może przekraczać 6 sekund. Wymagania pkt 2-4) muszą być spełnione przy obciążeniu Systemu przez jednego użytkownika.

Lp.	Opis wymagania [Kadry miękkie]
1.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach szkoleń (konferencji, seminariów) indywidualnych. System musi umożliwić przypisanie konkretnego szkolenia do pracownika oraz pracownika do szkolenia. System musi umożliwić wprowadzenie oraz ewidencjonowanie następujących danych: 1) nazwa formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych (np. szkolenie indywidualne, konferencja, seminarium), 2) nazwa szkolenia (konferencji, seminarium), 3) termin szkolenia (konferencji, seminarium), 4) informacja czy szkolenie (konferencja, seminarium) odbywa się za zgodą czy z inicjatywy pracodawcy, 5) koszt lub informacja, że jest to podniesienie kwalifikacji zawodowych bezpłatne, 6) imię i nazwisko pracownika (pracowników), 7) komórka organizacyjna pracownika (departament/ kancelaria/ biuro/ filia), 8) czy udział w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych wiązał się z podpisaniem umowy lojalnościowej (czas trwania umowy).
2.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach szkoleń zamkniętych. System musi umożliwić wpisanie do kartoteki danego pracownika informacji x.xx. o: 1) nazwie szkolenia zamkniętego, 2) imieniu i nazwisku trenera, 3) dacie szkolenia.
3.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach studiów podyplomowych. System musi umożliwić wpisanie do kartoteki danego pracownika informacji x.xx. o: 1) nazwie oraz kierunku studiów podyplomowych nazwie organizatora studiów, 2) umowie lojalnościowej (jeśli dotyczy) oraz o okresie jej obowiązywania (od do), 3) koszcie studiów podyplomowych, 4) czasie trwania studiów podyplomowych (data rozpoczęcia i data zakończenia).
4.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach kursów. System musi umożliwić wpisanie do kartoteki danego pracownika informacji x.xx. o: 1) nazwie kursu (wnioskowanych, w trakcie, ukończonych), 2) nazwie organizatora kursu, 3) umowie lojalnościowej (jeśli dotyczy) oraz okresie jej obowiązywania (od do), 4) koszcie kursu, 5) czasie trwania kurs (data rozpoczęcia i data zakończenia).
5.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych. System musi umożliwić wpisanie podnoszenia kwalifikacji zawodowych do kartoteki danego pracownika (w kartotece każdego pracownika informacja o wszystkich wprowadzonych formach podnoszenia kwalifikacji zawodowych). System musi umożliwić generowanie wydruku ww. rejestrów oraz odbytych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych dla danego pracownika lub grup pracowników (np. z podziałem na komórki organizacyjne, bądź grupy stanowisk, temat/zakres podnoszenia kwalifikacji zawodowych, uzyskane certyfikaty).
6.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

4.3 KADRY MIĘKKIE

Lp.	Opis wymagania [Kadry miękkie]
	System musi umożliwić wprowadzenie informacji o podpisaniu z pracownikiem umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych – umowy lojalnościowej (widoczne w kadrach twardych).
7.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych. System musi umożliwić wpisywanie pracownikowi danych dot. studiów podyplomowych oraz innych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności: zakres, rok szkolny/lata, czy były to formy płatne/bezpłatne, dofinansowane przez jednostkę, procent dofinansowania, kwota dofinansowania, okres trwania umowy lojalnościowej (od, do), temat. Ponadto, system musi mieć możliwość podziału podnoszenia kwalifikacji zawodowych na: 1) we własnym zakresie, 2) za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy.
8.	Zaświadczenia, upoważnienia i pełnomocnictwa. System musi umożliwiać ewidencję wystawionych zaświadczeń, upoważnień, pełnomocnictw i zakresów obowiązków.
9.	Uprawnienia i umiejętności. System musi umożliwiać rejestrowanie następujących informacji o pracownikach dotyczących dodatkowych uprawnień i umiejętności (np. obsługa komputera, poświadczenie bezpieczeństwa, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, świadectwo kwalifikacji zawodowych).
10.	Umowy lojalnościowe. System musi umożliwić wprowadzenie informacji o podpisaniu z pracownikiem umowy lojalnościowej (widoczne w kadrach twardych).
11.	Służba przygotowawcza. System musi umożliwić wprowadzenie informacji, czy zatrudniony pracownik podlega służbie przygotowawczej.
12.	Służba przygotowawcza. System musi generować listę nowozatrudnionych pracowników (stanowiska urzędnicze i stanowiska pomocnicze) podlegających służbie przygotowawczej, którzy tej służby jeszcze nie odbyli. Lista musi zawierać dane dot. pracownika: 1) imię i nazwisko, 2) komórka organizacyjna, 3) stanowisko, 4) informacja o zatrudnieniu (nabór, umowa o zastępstwo, stanowisko pomocnicze), 5) czas trwania umowy o pracę (od - do), 6) łączny czas zatrudnienia w jednostce.
	Służba przygotowawcza. System musi mieć możliwość wprowadzenie do kartoteki pracownika informacji o skierowaniu pracownika do odbycia służby przygotowawczej, wraz z późniejszym uzupełnieniem danych dotyczących opiekuna.

Lp.	Opis wymagania [Kadry miękkie]
	System musi mieć możliwość wprowadzenia informacji o zakończeniu służby przygotowawczej przez pracownika, dacie i wyniku egzaminu końcowego oraz o złożonym ślubowaniu (TAK/NIE, data ślubowania).
13.	Służba przygotowawcza. System musi umożliwić prowadzenie rejestru służby przygotowawczej (w podziale na poszczególne lata i edycje) zawierającego x.xx. dane pracownika: 1) liczba porządkowa, 2) imię i nazwisko, 3) komórka organizacyjna (departament/ kancelaria/ biuro/filia), 4) dane dotyczące opiekuna, 5) informacja o skierowaniu albo zwolnieniu ze służby przygotowawczej, 6) data skierowania/zwolnienia ze służby przygotowawczej, 7) data do kiedy powinna się zakończyć służba przygotowawcza, 8) data i wynik (pozytywny/negatywny) egzaminu końcowego, 9) data złożenia ślubowania - po zdaniu egzaminu końcowego.
14.	Ocena okresowa. Oprogramowanie musi obsługiwać proces oceny okresowej pracownika, zarówno w Systemie, jak i w Portalu. Proces musi być inicjowany przez pracowników Kadr w Systemie i skutkować informacją o konieczności przeprowadzenia oceny okresowej przekazywaną w Portalu pracownikom oraz ich przełożonym. Oprogramowanie musi obsłużyć przypadki szczególne, wymagane przez przepisy prawa. Na przykład proces oceny musi być zainicjowany dla pracowników powracających do pracy po 3 miesięcznej nieobecności. System musi generować raporty zbiorcze z informacją, czy ocena została przeprowadzona oraz zawierający informację o ocenach pozytywnych, negatywnych i odwołaniach.
15.	Ocena okresowa. System musi prowadzić rejestr, który będzie zawierał x.xx. dane: 1) wszystkich pracowników podlegających ocenie okresowej, 2) dotyczące wybranej oceny okresowej oraz datę jej przeprowadzenia, 3) datę od kiedy pracownik zatrudniony jest na aktualnym stanowisku pracy (ds.), 4) informacje o oceniającym (x.xx. imię i nazwisko, stanowisko służbowe, komórka organizacyjna (departament, wydział/biuro/ samodzielna komórka organizacyjna na prawach wydziału, oddział/zespół), 5) datę samooceny, datę oceny okresowej, 6) datę zapoznania się z oceną okresową i uzyskaniem informacji nt. możliwości odwołania się od niej (np. jeśli ta data jest inna niż data oceny), 7) uwagi oceniającego, 8) uwagi ocenianego, 9) Data i uzasadnienie odwołania przez pracownika, 10) Data i uzasadnienie decyzji dotyczącej odwołania przez kierownika komórki organizacyjnej.
16.	Alerty.

Lp.	Opis wymagania [Kadry miękkie]
	System i Portal musi mieć wbudowany tzw. alert – przy pomocy, którego będzie informować użytkownika o zbliżających się terminach, np.: 1) ślubowania, 2) egzaminu końcowego ze służby przygotowawczej, 3) przeprowadzenia samooceny, 4) oddania samooceny, 5) terminie oceny okresowej czy ponownej oceny okresowej (po odwołaniach, bądź negatywnej), 6) zbliżającym się terminie (i jego zmiany) podnoszenia kwalifikacji zawodowych (szkoleniach, konferencjach, studiach podyplomowych itp.), 7) terminie zakończenia okresu trwania umowy lojalnościowej (bądź kilku umów), w przypadku pracowników będących np. w składzie komisji, 8) końca warunków/umów o pracę na czas określony, 9) końca ważności badań lekarskich, 10) końca ważności szkoleń BHP, 11) nabycia prawa do dodatku za wysługę lat, 12) końca dodatku specjalnego/służbowego i innych na czas określony, 13) zmiany wymiaru urlopu wypoczynkowego, 14) zmiany okresu wypowiedzenia umowy o pracę, 15) nabycia uprawnienia do nagrody jubileuszowej. Lista alertów zostanie ustalona na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.
17.	Wyszukiwanie pracowników. System musi umożliwić wyszukiwanie pracowników w szczególności po: 1) nazwisko, imię, PESEL, NIP, 2) strukturze organizacyjnej (departament, wydział/biuro/ samodzielna komórka organizacyjna na prawach wydziału, oddział/zespół) w której jest zatrudniony, oddelegowany, - posiadanych certyfikatach, 3) posiadanych uprawnieniach, 4) stanowisku ds., 5) pracownikach, którzy podlegają służbie przygotowawczej bądź nie, 6) pracownikach zwolnionych ze służby przygotowawczej, lecz którzy muszą zdać egzamin końcowy ze służby przygotowawczej, 7) pracownikach, którzy posiadają umowy lojalnościowe (np. we wskazanym okresie, bądź na konkretny dzień), 8) wynikach ocen okresowych, 9) innych, wskazanych przez Zamawiającego.
18.	Wyszukiwanie pracowników. System musi umożliwić filtrowanie danych zawartych w kadrach miękkich, a także dostępnych danych z kadr twardych na podstawie jednego, kilku bądź kilkunastu wybranych parametrów (np. wyszukanie pracowników, którzy pracują w departamencie x, w komórce y, w wewnętrznej komórce z i posiadają kompetencję w opisie stanowiska pracy na poziomie C i podczas oceny okresowej uzyskali właśnie taki poziom tej kompetencji, a ponadto ukończyli szkolenie z zakresu obsługi klienta. System musi umożliwić wydrukowanie takich informacji.
19.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach szkoleń (konferencji, seminariów) indywidualnych. System musi umożliwić wprowadzenie oraz ewidencjonowanie następujących danych:

Lp.	Opis wymagania [Kadry miękkie]
	1) firma szkoleniowa, 2) wyszczególnienie kosztów: podnoszenia kwalifikacji zawodowych, dojazdu, wyżywienia, zakwaterowania (wraz z możliwością wpisania w każdej rubryce odpowiednich kwot – zarówno netto jak i brutto) - jeśli dotyczy - z podaniem źródeł finansowania: pełna klasyfikacja budżetowa, 3) miejsce przeprowadzenia podnoszenia kwalifikacji zawodowych (np. Lublin, siedziba Zamawiającego, Warszawa itd.), 4) numer sprawy, 5) czy pracownik wypełnił i dostarczył kartę oceny szkolenia po podniesieniu kwalifikacji zawodowych, 6) czy pracownik dostarczył dokument potwierdzający podniesienie kwalifikacji zawodowych, 7) jakie było źródło finansowania (tj. pełna klasyfikacja budżetowa), uwagi (zawierające dodatkowe informacje dot. szkolenia).
20.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach szkoleń zamkniętych. System musi umożliwić wprowadzanie szkoleń zamkniętych jako pojedynczych spraw zawierających następujące dane: 1) nazwa szkolenia, 2) numer sprawy, 3) czy szkolenie zostało uwzględnione w rocznym planie podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz w planie zamówień publicznych poniżej 30 000 euro albo w planie zamówień publicznych powyżej 30 000 euro (pod jaką pozycją i w jakiej kwocie), 4) koszt szkolenia (lub informacja, że jest to szkolenie bezpłatne) oraz źródło finansowania (tj. pełna klasyfikacja budżetowa), 5) nazwa Wykonawcy, 6) imię i nazwisko trenera, 7) termin oraz miejsce szkolenia, 8) liczba i lista uczestników szkolenia (w podziale na grupy szkoleniowe – ze wskazaniem terminu dla każdej z grup) – zawierająca imię i nazwisko pracownika i komórkę organizacyjną, w której jest zatrudniony, 9) numer umowy z Centralnego Rejestru Umów, 10) uwagi (zawierające dodatkowe informacje dot. szkolenia). System musi umożliwić automatyczne wpisanie informacji o szkoleniu zamkniętym w kartotece pracownika na podstawie wprowadzonej listy uczestników.
21.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach studiów podyplomowych. System musi umożliwić wpisanie do kartoteki danego pracownika informacji x.xx. o: 1) informacja o statusie studiów (wnioskowanych, w trakcie, ukończonych), 2) koszcie studiów podyplomowych, z podaniem źródeł finansowania: (tj. pełna klasyfikacja budżetowa), 3) czy pracownika przedłożył dokumenty potwierdzające ukończenie studiów. Musi być możliwość generowania wydruku zestawień zapłaconych w danym roku studiów podyplomowych dla pozycji: kwota przeznaczona na studia (plan), kwota wydatkowana na każde studia, kwota pozostała do dyspozycji.
22.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach kursów. System musi umożliwić wpisanie do kartoteki danego pracownika informacji x.xx. o: 1) koszcie kursu, z podaniem źródeł finansowania: (tj. pełna klasyfikacja budżetowa),

Lp.	Opis wymagania [Kadry miękkie]
	2) czy pracownik przedłożył dokumenty potwierdzające ukończenie kursu. Musi być możliwość generowania wydruku zestawień zapłaconych w danym roku kursów dla pozycji: kwota przeznaczona na kursy (plan), kwota wydatkowana na wszystkie kursy, kwota pozostała do dyspozycji.
23.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych. System musi umożliwić prowadzenie oddzielnych rejestrów dla poszczególnych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych (szkolenia indywidualne, szkolenia zamknięte, studia podyplomowe, kursy) w podziale na lata. Rejestr ma możliwość sortowania wg wprowadzonych danych. System musi umożliwić generowanie wydruku ww. rejestrów oraz odbytych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych dla danego pracownika lub grup pracowników (np. z podziałem na komórki organizacyjne, bądź grupy stanowisk, temat/zakres podnoszenia kwalifikacji zawodowych, uzyskane certyfikaty), które były finansowane przez jednostkę, bądź też z innych źródeł (musi być możliwość wskazania kwot, ujęcia procentowego poszczególnych źródeł finansowania).
24.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych. System musi mieć możliwość wprowadzenia rocznego planu podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz przeprowadzenia analizy wykonania tego planu (na podstawie wprowadzonych informacji o poszczególnych szkoleniach zamkniętych (tj. w szczególności nazwa szkolenia, koszt szkolenia, termin i miejsce szkolenia, liczba uczestników), szkoleniach indywidualnych, studiach podyplomowych i kursach.
25.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych. System musi mieć możliwość wpisania kwot zaplanowanych na dany rok na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników z podziałem na źródła finansowania (pełna klasyfikacja budżetowa) oraz możliwość ich bieżącej aktualizacji. System musi automatycznie pomniejszać zaplanowane kwoty o kwoty przeznaczone na formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników (i innych).
26.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych. System musi umożliwić utworzenie ewidencji umów lojalnościowych zawartych z pracownikami (obejmująca co najmniej: okres jej obowiązywania, datę zawarcia, datę podnoszenia kwalifikacji zawodowych, koszt podnoszenia kwalifikacji zawodowych).
27.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych. System musi mieć możliwość wprowadzenia rocznego planu podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz przeprowadzenia analizy wykonania tego planu (na podstawie wprowadzonych informacji o poszczególnych szkoleniach zamkniętych (tj. w szczególności nazwa szkolenia, koszt szkolenia, termin i miejsce szkolenia, liczba uczestników), szkoleniach indywidualnych, studiach podyplomowych i kursach.
28.	Podnoszenie kwalifikacji zawodowych. System musi mieć możliwość wpisania kwot zaplanowanych na dany rok na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników z podziałem na źródła finansowania (pełna klasyfikacja budżetowa) oraz możliwość ich bieżącej aktualizacji. System musi automatycznie pomniejszać zaplanowane kwoty o kwoty przeznaczone na formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników (i innych).

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
1.	Ogólne. System musi obsługiwać zatrudnionych pracowników (ponad 2 tys. aktualnych pracowników) oraz kierowników wojewódzkich jednostek organizacyjnych, zleceniobiorców.
2.	Ogólne. System nie może blokować pracy w module kadrowym w czasie naliczania listy płac. Dotyczy to funkcjonalności niepowiązanych bezpośrednio z danymi wykorzystywanymi w procesie płac.
3.	Ogólne. Wszystkie dane naniesione z datami przyszłymi muszą być widoczne jedynie dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami (dotyczy to również raportów).
4.	Struktura organizacyjna. System musi umożliwić przeprowadzenie zmian w strukturze organizacyjnej: 1) zmiana podporządkowania jednostki organizacyjnej, 2) zmiana symbolu i/lub nazwy jednostki, 3) utworzenie nowej komórki organizacyjnej, 4) wydrukowanie zawiadomień dotyczących pracowników przeniesionych do nowej jednostki, 5) prezentacja struktur w układzie drzewka hierarchii lub listy.
5.	Struktura organizacyjna. Użytkownik musi mieć możliwość tworzenia i aktualizowania struktury organizacyjnej, a także zapisania struktury organizacyjnej w ujęciu historycznym – służącej do przeglądania i drukowania przebiegu zatrudnienia pracowników.
6.	Struktura organizacyjna. Schemat struktury organizacyjnej nie może mieć ograniczeń co do liczby zagnieżdżeń.
7.	Struktura organizacyjna. System musi zapewnić możliwość definiowania nowych komórek organizacyjnych w strukturze organizacyjnej z datą obowiązywania i kodem zgodnym z regulaminem organizacyjnym jednostki. Struktura organizacyjna może się zmieniać, dlatego musi być możliwość określenia czasu (data od, do) jego obowiązywania. Dostęp do struktury organizacyjnej obowiązującej z datą przyszłą musi być dostępna wyłącznie dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.
8.	Struktura organizacyjna. W Systemie domyślnie musi być widoczna aktualna struktura organizacyjna.
9.	Struktura organizacyjna. Użytkownik, poprzez wybór odpowiedniej opcji, zgodnie z przyznanymi uprawnieniami, musi mieć dostęp do wybranych struktur (archiwalnych, aktualnych i przyszłych).
10.	Struktura organizacyjna. Przy raportach muszą być uwzględniane dane z aktualnych i archiwalnych komórek

4.4 KADRY TWARDE

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	organizacyjnych. (Użytkownik definiuje jaki rodzaj danych ma być prezentowany).
11.	Struktura organizacyjna. System musi przypisać Pracownikowi komórkę organizacyjną ze zdefiniowanej struktury organizacyjnej z pełną ścieżką odwzorowania.
12.	Raportowanie. System musi umożliwiać wydruk wszystkich zawartych w nim danych oraz umożliwić segregowania na różnych poziomach: jednostka, komórka organizacyjna (departament, wydział/biuro/ samodzielna komórka organizacyjna na prawach wydziału, oddział/zespół), stanowisko, ds. … itp., sortowanych wg różnych pól w zależności od potrzeb użytkownika.
13.	Monitorowanie terminów. System musi mieć tzw. Przypominacz (np. zadania na dziś dla określonej grupy pracowników) – przy pomocy, którego użytkownik będzie informowany x.xx.: o 1) kończących się umowach, 2) nabyciu przez pracownika uprawnień emerytalnych, 3) uprawnień do nagrody jubileuszowej lub dodatku za wieloletnią pracę, 4) upływie ważności badań lekarskich, 5) kończących się okresach oddelegowania, 6) kończących się urlopach bezpłatnych, wychowawczych, 7) zatarciu kary w związku z upływem roku nienagnanej pracy liczonej od dnia jej udzielenia, 8) pracownikach, którzy przebywają na ciągłej absencji chorobowej dłuższej niż 30 dni - kontrolne badania lekarskie.
14.	Dane historyczne. System musi zapewniać przechowywanie historycznych danych osobowych x.xx. okresów ważności badań lekarskich, dokumentów tożsamości (prawo jazdy dla kierowców) oraz historycznych danych o warunkach zatrudnienia pracownika x.xx. zajmowanego stanowiska, komórki organizacyjnej, przyznanych składnikach wynagrodzeń oraz ich wysokości, wymiaru etatu itd.
15.	Zatrudnienie pracownika. Podczas wprowadzania nowego pracownika do Systemu, System musi sprawdzić czy w bazie danych nie istnieje już osoba o tym samym numerze PESEL, W takim przypadku System musi rozszerzyć kartotekę takiego pracownika o kolejne zatrudnienie. System nie powinien zakładać nowej kartoteki.
16.	Zatrudnienie pracownika. W przypadku pracownika znajdującego się w Systemie w związku z wcześniejszym zatrudnieniem w danej jednostce w ramach umowy o pracę (powołania) wyboru System musi: edytować wcześniej wpisane dane, umożliwić ich aktualizację oraz podpięcie danemu pracownikowi kolejnego zatrudnienia w ramach umowy o pracę (powołania) wyboru.
17.	Zatrudnienie pracownika. Przy wprowadzaniu danych System musi umożliwić oznaczenie/wpisanie poniżej wskazanych danych: 1) czy jest to pierwsze zatrudnienie w życiu (tak/nie), 2) czy jest bezrobotnym (tak/nie),

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	3) dla absolwenta o rodzaju sektora/wykształcenia i dacie ukończenia szkoły, 4) liczby miesięcy przerwy między ostatnim a obecnym zatrudnieniem, 5) o trybie rozwiązania ostatniej umowy, 6) czy jest to zatrudnienie w wyniku naboru (tak/nie), 7) czy jest to zatrudnienie po raz pierwszy na stanowisku urzędniczym (tak/nie), 8) o odbytej służbie przygotowawczej (tak/nie) - w przypadku pozytywnej odpowiedzi musi umożliwić wpisanie daty i wyniku, 9) o podleganiu służbie przygotowawczej (tak/nie) - w przypadku pozytywnej odpowiedzi wpisać datę i wynik, 10) liczby dni absencjach wykorzystanych u poprzedniego pracodawcy w roku, w którym następuje zatrudnienie, m. in.: urlopu wypoczynkowego (w tym urlopu na żądanie), dodatkowego urlopu, dni/ godzin wolnych przysługujących na podst. art. 188 kp., dni za które wypłacono wynagrodzenie za czas choroby (art. 92 kp.). Wprowadzone dane muszą być automatycznie przetworzone i uwzględnione przez System np.: 1) przy naliczaniu przysługujących urlopów, w tym uprawnień do urlopu w pierwszym roku pracy, dni z tytułu opieki nad dzieckiem, 2) w sprawozdaniach GUS, przy ustalaniu prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego ("13").
18.	Zatrudnienie pracownika. Dla zatrudnionych po raz pierwszy na stanowisku urzędniczym System musi uniemożliwić zawarcie umowy na czas dłuższy niż określony parametrem systemu wprowadzanym przez pracownika posiadającego odpowiednie uprawnienia.
19.	Dane pracownika – dane osobowe. System musi pozwolić na wprowadzenie i edytowanie danych osobowych, w szczególności: nazwisko, imiona. PESEL (automatycznie sprawdzana poprawność), obywatelstwo, płeć, data urodzenia.
20.	Dane pracownika – dane wojskowe System musi pozwolić na wprowadzenie i zmianę danych dotyczących służby wojskowej.
21.	Dane pracownika – dane adresowe. System musi pozwolić na wprowadzenie i edytowanie danych: 1) adresowych: zameldowania, zamieszkania, korespondencyjny, 2) kontaktowych: telefon, faks, email.
22.	Dane pracownika – wykształcenie. System musi pozwolić na wprowadzenie i edytowanie danych dotyczących wykształcenia: 1) poziom wykształcenia - pobierany ze słownika samodzielnie definiowanego przez pracownika Zamawiającego z odpowiednimi uprawnieniami, 2) uzyskany tytuł, 3) ukończona szkoła (nazwa, rok ukończenia, uzyskane wykształcenie - kierunek, specjalność).
23.	Dane pracownika – kwalifikacje zawodowe. System musi pozwolić na wprowadzenie i edytowanie danych:

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	1) znajomość języków obcych (nazwa, stopień znajomości – zaawansowany, niezaawansowany, bierny), certyfikat, 2) ukończone kursy/szkolenia/szkolenia zamknięte/studia podyplomowe (data, rodzaj), 3) posiadane uprawnienia zawodowe (okres ważności, rodzaj uprawnień, 4) prowadzona działalność gospodarcza (nazwa/rodzaj działalności, okres prowadzenia).
24.	Dane pracownika – niepełnosprawność. System musi umożliwić rejestrowanie orzeczenia o niepełnosprawności danego pracownika: stopień niepełnosprawności (lekki, umiarkowany, znaczny), kod rodzaju niepełnosprawności (np. 03-L, 05-R, 10- N, 11-I itd.), oznaczenie orzeczenia o schorzeniu szczególnym, które obniża wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, okres, na który został orzeczony, data doręczenia orzeczenia pracodawcy).
25.	Dane pracownika – niepełnosprawność. Wprowadzona informacja o umiarkowanym i znacznym stopniu niepełnosprawności musi mieć odzwierciedlenie w normie czasu pracy, w urlopach, czyli ustalenie prawa do dodatkowego urlopu oraz naliczenie jego wymiaru., przez co należy rozumieć dostosowanie przez System wymiaru czasu pracy, urlopów i innych, wynikających z przepisów prawa, parametrów.
26.	Dane pracownika – NFZ. System musi umożliwić zarejestrowanie informacji o przynależności do NFZ (od kiedy, kod, pełna nazwa).
27.	Dane pracownika – ZUS. System musi umożliwić zarejestrowanie świadczenia ZUS (uzyskane prawa do emerytury lub renty, data od - do, jednostka ZUS).
28.	Dane pracownika – dane rodzinne. System musi pozwolić na wprowadzenie i edytowanie danych o członkach rodziny: imiona, nazwisko, data urodzenia, PESEL, datę urodzenia stopień pokrewieństwa, uczy się (tak, nie, nie dotyczy), wspólne gospodarstwo (tak, nie, nie dotyczy), stopień niepełnosprawności, uprawnienia zdrowotne: (tak, nie, nie dotyczy), data uzyskania, data utraty, adres zamieszkania (jeżeli jest zgodny z adresem pracownika to system powinien pobierać informacje z danych pracownika, w przeciwnym wypadku musi istnieć możliwość ręcznego wprowadzenia adresu.
29.	Dane pracownika – dane rodzinne. Po wpisaniu do Systemu informacji o dzieciach do lat 14 i zaznaczeniu, że zostało złożone oświadczenie o zamiarze korzystania z uprawnień wynikających z art. 188 kp., System musi automatycznie nadawać uprawnienia do naliczenia dni/godzin opieki nad dzieckiem.
30.	Dane pracownika – dane rodzinne. Raz wprowadzone dane do Systemu o członkach rodziny muszą być widoczne w każdym kolejnym zatrudnieniu w danej jednostce z ewentualną możliwością ręcznej korekty.
31.	Dane pracownika – staż pracy. System musi umożliwić rejestrowanie całego przebiegu pracy zawodowej pracownika - staże z poprzednich zatrudnień (zaliczane odrębnie do: stażu pracy tj. do dodatku za

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej, do wymiaru urlopu, prawa do urlopu, do emerytury/renty, do stażu zakładowego) - daty od - do, wskazanie ilości lat miesięcy i dni trwania danego zatrudnienia – (wyliczenie dni kalendarzowych), nazwa instytucji, okresy wyłączone (urlopy bezpłatne itp.).
32.	Dane pracownika – staż pracy. System musi przeliczać staż ze wskazaniem sumy przepracowanych: lat, miesięcy i dni zaliczanych/wyłączonych do ww. uprawnień. Wskazanie ww. sumy na dzień zatrudnienia oraz aktualnie na dzień podglądu.
33.	Dane pracownika – staż pracy. System musi przeliczać staż zakładowy pracownika (suma aktualnego oraz suma okresu wyłączonego ze stażu zakładowego – okres trwania urlopu bezpłatnego itp.).
34.	Dane pracownika – staż pracy. W Systemie musi dostarczyć funkcjonalność pozwalającą na obliczenie wysokości dodatku za wieloletnią pracę wskazujący wysokość dodatku na podaną datę oraz wyliczenie daty, od której liczony jest staż pracy.
35.	Dane pracownika – staż pracy. System musi umożliwić wygenerowanie i wydruku kart stażu zaliczanego do: 1) dodatku za wieloletnią pracę, 2) nagrody jubileuszowej, 3) urlopu wypoczynkowego, 4) emerytury/renty, zakładowego stażu pracy.
36.	Dane pracownika – badania. System musi rejestrować dane dotyczące ważności badań lekarskich – rodzaj badań: wstępne/ okresowe/ kontrolne/ specjalistyczne, od kiedy, do kiedy. W przypadku upływu terminu badań okresowych System musi sygnalizować brak ważnych badań lekarskich.
37.	Dane pracownika – ubezpieczenie. Kod tytułu ubezpieczenia, musi być tworzony automatycznie przez System w wyniku przetworzenia wcześniej wpisanych przez użytkownika danych.
38.	Dane pracownika - ubezpieczenie. System musi generować do programu PŁATNIK zgłoszenie/wyrejestrowanie pracownika/ zleceniobiorcy do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego – wprowadzone w Systemie dane winny być automatycznie pobierane do zgłoszenia/wyrejestrowania. System musi pozwalać na wygenerowanie do programu PŁATNIK zmiany/korekty w danych osobowych pracownika/ zleceniobiorcy oraz wyrejestrowania i nowe kolejne zgłoszenia członków rodziny w związku z wprowadzeniem zmian w danych wpisanych do Systemu, które Płatnik zobowiązany jest zgłosić do ZUS.
39.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić zapisanie więcej niż jednego równolegle trwającego zatrudnienia w różnych jednostkach organizacyjnych/ komórkach organizacyjnych.
40.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić zapisanie więcej niż jednego

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	rekordu z tą samą datą – umowa/aneks bądź aneks/aneks.
41.	Warunki zatrudnienia. System musi umożliwić określenie statusu umowy/aneksu – propozycja/zatwierdzony.
42.	Warunki zatrudnienia. W przypadku określenie statusu umowy/aneksu – propozycja - naniesione zmiany mogą być widoczne w Systemie wyłącznie dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia (kadry twarde).
43.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi uniemożliwić wpisanie daty zawarcia umowy o pracę z datą późniejszą niż data zatrudnienia.
44.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić przypisanie pracownika do komórki organizacyjnej lub wojewódzkiej jednostki, w której jest zatrudniany (wybieranej z wprowadzonego do Systemu drzewa organizacyjnego): nazwa komórki organizacyjnej (departament, wydział/biuro/ samodzielna komórka organizacyjna na prawach wydziału, oddział/zespół) lub nazwa wojewódzkiej jednostki organizacyjnej.
45.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie miejsca zatrudnienia – domyślnie powinien wskazywać Lublin. Pole to powinno być ze słownikowane.
46.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie rodzaju umowy: 1) czas określony ze wskazaniem liczby umów oraz daty od – do, 2) umowa do dnia porodu z datą od - bez wskazania daty zakończenia umowy, 3) umowa na czas określony w celu zastępstwa innego pracownika, wskazanie danych pracownika zastępowanego, daty od, bez wskazania daty zakończenia umowy, 4) umowa na czas trwania projektu z datą od, do, 5) umowa Marszałek/Wicemarszałkowie/, Członkowie Zarządu /Skarbnik – z datą od bez wskazania daty do, czas nieokreślony.
47.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi ostrzegać przy wprowadzaniu kolejnej umowy na czas określony niezgodny z przepisami prawa.
48.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie określenia rodzaju zatrudnienia (umowa o pracę, powołanie, wybór).
49.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie nazwy stanowiska.
50.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie (wybór ze słownika) stanowiska ds. ……………
51.	Warunki zatrudnienia. W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie wymiaru etatu.
52.	Warunki zatrudnienia.

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie informacji o powierzeniu pracownikowi innych obowiązków – wskazanie komórki organizacyjnej, do której pracownik został oddelegowany, czasu trwania powierzenia czy oddelegowanie jest za zgodą pracownika czy bez.
53.	Oddelegowania. W przypadku braku zgody pracownika na oddelegowanie system musi uniemożliwić wpisanie p.o. przez okres dłuższy niż 3 m-ce w roku kalendarzowym.
54.	Dodatkowe miejsca pracy. W Systemie musi być możliwe wpisanie informacji: o podstawowym/dodatkowym miejscu pracy, liczbie zmian (1, 2 lub 3) domyślnie System wskazuje pracę na 1 zmianę, kodzie oraz nazwie zawodu wg klasyfikacji zawodów i specjalności GUS.
55.	Harmonogram pracy. System musi umożliwić przypisanie pracownikowi właściwego harmonogramu pracy.
56.	Harmonogram pracy. Przy harmonogramach indywidualnych System musi kontrolować, czy pracownik wypracowuje swój czas nominalny w okresie rozliczeniowym. System musi informować o przekroczeniach oraz niewypracowaniu czasu nominalnego.
57.	Harmonogram pracy. System musi przypisać grupie pracowników okresy rozliczeniowe.
58.	Składniki wynagrodzenia. System musi umożliwić wprowadzenie następujących danych związanych ze składnikami wynagrodzenia: 1) wynagrodzenie zasadnicze – kategoria zaszeregowania, kwota w zł, 2) dodatek funkcyjny – stawka, kwota w zł, 3) dodatek specjalny (data od – data do, kwota w zł.), 4) premia: % przyznawanej od wynagrodzenia zasadniczego (z automatycznym pokazaniem naliczonej kwoty), 5) ryczałt, 6) uprawnienia do wynagrodzenia prowizyjnego, uprawnienia do wynagrodzenia z tytułu zastępstwa sądowego.
59.	Składniki wynagrodzenia. System musi kontrolować kwoty ww. składników wynagrodzenia: 1) minimalnego i maksymalnego wynagrodzenia zasadniczego zgodnie z przyznaną kategorią zaszeregowania, 2) maksymalnego dodatku funkcyjnego zgodnie z przyznaną stawką, 3) maksymalnego dodatku specjalnego określone odpowiednimi przepisami, 4) maksymalnej wysokości premii określonej odpowiednimi przepisami. System musi umożliwić wpisanie innych stawek i kategorii dla UMWL i innych jednostek wojewódzkich (różne zasady wynagradzania).
60.	PUP. System musi umożliwić przypisanie do danej umowy o pracę porozumienia zawartego z PUP-em w przypadku pracowników zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych. Informacja musi być pobierana ze słownika umów o zatrudnienie w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych na bieżąco aktualizowanego przez

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	użytkownika. Słownik musi zawierać następujące dane: nazwa i adres podmiotu, nr umowy, typ umowy, z dnia, okres trwania, limit pracowników, stawka na etat (kwota refundacji).
61.	Przynależność do organizacji. System musi umożliwić przypisanie do pracownika przynależności do organizacji np. PZU lub opieka medyczna. Informacja musi zawierać w szczególności: daty przynależności od - do, typ organizacji, datę przystąpienia, wysokość i formę składki, nazwę i adres organizacji, formę płatności, numer konta, nazwę banku oraz możliwość oznaczenia wstrzymania poboru składek.
62.	Kary i wyróżnienia. System musi umożliwić rejestrowanie kar i wyróżnień z informacjami: 1) kary: rodzaj kary (nagana, upomnienie, kara pieniężna), data udzielenia, kto przyznał, kwota, 2) wyróżnienie: rodzaj wyróżnienia (nagroda pieniężna, pochwała, dyplom), data przyznania, kto przyznał, kwota, data wypłaty.
63.	Nagrody jubileuszowe. System musi pokazywać daty nabycia uprawnień do nagród jubileuszowych. Informacja musi zawierać: stopnie nagród, daty nabycia nagród (wyliczane przez system), daty skorygowane przez użytkownika, daty wypłat zrealizowanych nagród.
64.	Zwolnienia lekarskie. System musi rejestrować następujące informacje o zwolnieniach lekarskich: rodzaje absencji, data od – do, dni w szpitalu, statusy (np. wprowadzony, przyjęty/odrzucony w kadrach, przyjęty/odrzucony w płacach, zatwierdzony), automatycznie wyliczane dni kalendarzowe/robocze, dni wynagrodzenia chorobowego, dni zasiłku chorobowego, zaznaczenie wypadku w pracy lub w drodze do pracy, ciąży.
65.	Zwolnienia lekarskie. System musi mieć możliwość automatycznego importowania danych z e-zwolnień lekarskich udostępnionych na profilu informacyjnym Pracodawcy (Płatnika, np. UMWL) znajdującego się na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) do ewidencji absencji pracownika. System musi: 1) informować użytkownika o wprowadzonych do aplikacji e-zwolnieniach lekarskich, 2) umożliwiać ręczną modyfikację wprowadzonych do aplikacji e-zwolnień lekarskich. Przez automatyczny import Zamawiający rozumie połączenie się Systemu z platformą ZUS PUE, pobranie odpowiednich raportów oraz zaczytanie zawartych w nich danych do bazy danych Systemu. System musi mieć możliwość Zamawiającemu ręczne uruchomienie pobierania danych za określony okres. Dopuszczalne jest również zaczytanie do systemu pliku pobranego z platformy ZUS PUE, do ustalenia na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.
66.	Absencje. System musi rejestrować pozostałe rodzaje absencji: rodzaje absencji, data od – do, statusy (np. wprowadzony, przyjęty/odrzucony w kadrach, przyjęty/odrzucony

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	w płacach, zatwierdzony, automatycznie wyliczane dni kalendarzowe/robocze.
67.	Absencje. System musi kontrolować wymiary absencji: urlopy, zwolnienie od pracy udzielane na podst. art. 188 kp., wyszczególnienie urlopów na żądanie (limit 4 dni w roku kalendarzowym zdejmowanych z urlopu bieżącego).
68.	Absencje. System musi uniemożliwić wpisanie dwóch absencji w jednym okresie chodzi o godziny, dni.
69.	Absencje. System musi umożliwić korygowanie błędnie wprowadzonych nieobecności (tylko uprawnieni pracownicy).
70.	Absencje. W przypadku absencji, których czas trwania narzucany jest przez przepisy prawa, System samodzielnie musi wstawiać maksymalną datę końcową (np. urlop macierzyński, urlop ojcowski) z możliwością wprowadzenia ręcznej korekty.
71.	Absencje. Po wpisaniu absencji, które zgodnie z prawem powodują zawieszenie stosunku pracy (np.: urlop bezpłatny) System musi odliczać je automatycznie ze stażu pracy.
72.	Absencje. W Systemie muszą być rejestrowane absencje godzinowe (np. odbiór nadgodzin, urlop godzinowy (w przypadku pracowników niepełno etatowych, I pracowników przy pierwszej pracy). Informacja musi zawierać datę absencji, rodzaj, ilość godzin, data wypracowania odbieranych nadgodzin w przypadku odbioru nadgodzin.
73.	Absencje. W Systemie musi być możliwy szybki podgląd sumy liczby absencji (z podziałem na rodzaje) wykorzystanych przez pracownika w poszczególnych latach w trakcie zatrudnienia w jednostce.
74.	Praca w dni wolne. System musi umożliwić rejestrowanie pracę w dniu wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy/ w niedzielę/ w święta.
75.	Nadgodziny. Standardowo System musi uniemożliwić wpisanie pracownikowi nadgodzin w ilości przekraczającej limit kwartalny i roczny. W przypadku przekroczenia limitu, System umożliwi zaewidencjonowanie wypracowanych nadgodzin tylko pracownikowi z odpowiednimi uprawnieniami.
76.	Nadgodziny. System musi umożliwić rejestrowanie limitu nadgodzin w wymiarze rocznym i kwartalnym ustalonym przepisami wewnętrznymi.
77.	Nadgodziny. W Systemie muszą być rejestrowane informacje dotyczące wypracowanych nadgodzin w postaci: rodzaj nadgodzin, ilość, data wypracowania, rozróżnienie sposobu rozliczenia (do odbioru, do wypłaty).

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
78.	Nadgodziny. W Systemie musi być możliwy szybki podgląd sumy liczby wypracowanych nadgodzin w danym roku, kwartale, miesiącu z rozbiciem na nadgodziny do odbioru, do zapłaty.
79.	Wyjścia prywatne W Systemie muszą być rejestrowane informacje dotyczące wyjść prywatnych (godziny od …do) sposobu rozliczenia (odpracowania od ..do, potrącenia z wynagrodzenia).
80.	Urlopy. System musi automatycznie ustalić prawo do urlopów - wskazać datę oraz wyliczać wymiar urlopów z ewentualną możliwością ręcznej modyfikacji.
81.	Urlopy. W przypadku zmiany wymiaru urlopu wypoczynkowego w trakcie zatrudnienia, System musi automatycznie wyliczyć wymiar i wskazać datę zmiany z ewentualną możliwością ręcznej modyfikacji.
82.	Urlopy. System musi uniemożliwić zaewidencjonowanie dni urlopów (np. wypoczynkowego, dodatkowego wypoczynkowego) ponad liczbę przysługującą pracownikowi w danym roku.
83.	Urlopy. System musi przeliczać automatycznie, z możliwością ręcznej modyfikacji, liczbę przysługującego pracownikowi urlopu w związku z zakończeniem okresu zawieszenia stosunku pracy (urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego).
84.	Urlopy. System musi wskazywać liczbę dni urlopu przedawnionego i datę jego przedawnienia.
85.	Urlopy. W przypadku pracowników nabywających prawo do pierwszego urlopu (absolwenci) System musi automatycznie w roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął pierwszą pracę naliczać 1/12 wymiaru urlopu przysługującego z upływem każdego miesiąca pracy.
86.	Urlopy. W przypadku pracowników nabywających prawo do pierwszego urlopu System musi uwzględniać informację o ilości dni przepracowanych u poprzedniego pracodawcy z rozpoczętego kolejnego miesiąca pracy, do naliczenia prawa do kolejnej 1/12 wymiaru urlopu przysługującego z upływem każdego miesiąca pracy.
87.	Urlopy. Dla osób zatrudnionych na czas określony System musi naliczać liczbę dni urlopu przysługującego pracownikowi proporcjonalnie do czasu trwania umowy.
88.	Urlopy. W przypadku zatrudniania pracownika, który w miesiącu zatrudniania w jednostce (np. UMWL) posiada inny okres zaliczany do stażu pracy (np. zatrudnienie, okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych) System musi umożliwić użytkownikowi zaznaczenie czy miesiąc, w którym pracownik jest zatrudniany ma być uwzględniany przy naliczaniu proporcjonalnej ilości przysługującego urlopu. Domyślnie System nie powinien brać tego miesiąca do wyliczania urlopu.

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
89.	Urlopy. Dla pracowników zatrudnionych na umowę na zastępstwo, System musi naliczać liczbę przysługujących dni urlopu w danym roku kalendarzowym w powiązaniu z absencją pracownika zastępowanego.
90.	Urlopy. Dla wszystkich rodzajów urlopów (wypoczynkowego, dodatkowego przysługującego z tytułu niepełnosprawności, uprawnień kombatanckich, podnoszenia kwalifikacji zawodowych np. studia doktoranckie, aplikacja radcowska) System musi pokazywać informacje: 1) wymiar urlopu przysługujący w danym roku, 2) ilość urlopu aktualnego: dni/godziny, 3) ilość urlopu zaległego dni/godziny, 4) ilość urlopu do wykorzystania dni/godziny, 5) ilość dni urlopu na żądanie (do wykorzystania oraz wykorzystanych), 6) liczbę dni zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 (do wykorzystania/ wykorzystanych), 7) liczbę dni przysługującego ekwiwalentu (dla zakończonych stosunków pracy). System musi pozwolić na ręczną modyfikację przez uprawnionego użytkownika powyższych informacji.
91.	Urlopy. Raport o stanie urlopów musi być wykonywany na wybrany przez użytkownika dzień.
92.	Rozwiązanie umowy. System musi umożliwić zapisywanie informacji: data rozwiązania stosunku pracy, tryb rozwiązania stosunku pracy (wybierany ze słownika), kod ZUS dotyczący przyczyny zakończenia okresu ubezpieczenia społecznego.
93.	Rozwiązanie umowy. System musi automatycznie informować o obowiązywaniu umowy lojalnościowej w przypadku rozwiązywania stosunku pracy z pracownikiem (alert).
94.	Rozwiązanie umowy. System musi automatycznie wyliczać liczbę dni/ godzin urlopu, za który przysługuje ekwiwalent.
95.	Rozwiązanie umowy. System musi generować świadectwo pracy z możliwością modyfikowania (zgodnie z przepisami prawa) automatycznie pobierając niezbędne informacje z części kadrowej i płacowej m. in. liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 kp. w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zajęcia sądowe (oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych kwot).
96.	Dane pracownika – dodatkowe. System musi udostępniać edytowalne pole notatek, przypisane do kartoteki danego pracownika, gdzie Zamawiający będzie miał możliwość wpisywania informacji dodatkowych x.xx.: zakresy czynności, zmiany godzin pracy.

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
97.	Umowa o pracę. System musi umożliwić generowanie kompletnej umowy o pracę automatycznie wybieranej przez System w zależności od rodzaju umowy. Przy generowaniu umowy o pracę System musi automatycznie pobierać i przetwarzać wszystkie niezbędne dane wprowadzone do Systemu. Umowa o pracę musi być automatycznie wypełniana przez System odpowiednimi do danego rodzaju umowy danymi znajdującymi się w Systemie.
98.	Umowa o pracę. System musi generować „Informację do umowy o pracę”, w której znajdują się m. in. informacje określone w art. 29 § 3 kp. Przy generowaniu „Informacji do umowy o pracę” System musi automatycznie pobierać, przetwarzać wszystkie niezbędne dane wpisane do Systemu i umieszczać w jej treści informacje np.: 1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy (w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy System musi wskazywać również rozkład czasu pracy tj. dni robocze oraz dzienną ilość godziny pracy w tygodniu - dane pobierane z przypisanego pracownikowi kalendarza), 2) o wymiarze urlopu oraz proporcjonalnej ilości dni urlopu (wypoczynkowego, dodatkowego) przysługującego pracownikowi, 3) o obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę.
99.	Zakres obowiązków. System musi umożliwić wprowadzenie informacji o zakresie obowiązków poszczególnych pracowników. Informacje muszą być wprowadzane z wykorzystaniem słownika definiowanego samodzielnie przez Zamawiającego. System musi umożliwić generowanie zestawień ilościowych dotyczących przypisanych zadań z zakresu obowiązków w podziale na komórki organizacyjne.
100.	Raporty. Użytkownik musi mieć możliwość generowania wydruków dla wybranego pracownika z wszystkich informacji znajdujących się w Systemie, w szczególności: 1) Wykazu wypłaconych pracownikowi nagród w okresie od – do. 2) Wykazu dokonanych zmian wynagrodzenia w okresie od – do. 3) Wykazu absencji w okresie od-do (z możliwością obcięcia absencji na podane daty od-do), rodzaje absencji do wyboru itp. 4) Karty stażu pracy x.xx.: ogólnego stażu pracy, stażu przed zatrudnieniem, stażu do nagrody jubileuszowej, stażu do emerytury/renty, stażu zakładowego, stażu do urlopu. 5) Karty ewidencji czasu pracy w okresie od –do. 6) Zaświadczenia o zatrudnieniu: dane pracownika z danymi o samym zatrudnieniu (x.xx.: imię i nazwisko, adres zamieszkania/ zameldowania, data zatrudnienia, jednostka, stanowisko, etat, rodzaj umowy: czas określony/nieokreślony, ze wskazaniem czasu trwania umowy w przypadku umów na czas określony oraz danych pracownika zastępowanego w przypadku umów na zastępstwo) z możliwością wprowadzanie ręcznych modyfikacji i pobrania innych danych znajdujących się w Systemie. 7) Zaświadczenia o wykorzystywanym przez pracownika urlopie wychowawczym/

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	bezpłatnym z możliwością wprowadzanie ręcznych modyfikacji i pobrania innych danych znajdujących się w Systemie. 8) Zaświadczenia dla ZUS z danymi o okresach nieskładkowych, urlopach bezpłatnych, wychowawczych (z wyróżnieniem jednostek organizacyjnych lub bez). Przebiegu zatrudnienia pracownika w jednostce (historia) z wyszczególnieniem x.xx. zajmowanych stanowisk, komórek organizacyjnych, w których był i jest zatrudniony pracownik.
101.	Raporty. System musi umożliwić wykonanie raportów ze wszystkich informacji znajdujących się w Systemie dotyczących wszystkich pracowników jednostki, danej komórki organizacyjnej bądź w ograniczeniu do danego stanowiska (dla całej jednostki lub danej komórki organizacyjnej). Raporty muszą być generowane: na dzień/ w okresie od – do, z możliwością wyboru rodzaju sortowania, x.xx. wg stanowiska/ nazwiska, z ograniczeniem do wydziału (alfabetycznie)/ z podziałem lub bez podziału na wew. komórki organizacyjne. System musi umożliwić zawężanie danych np.: do statusu pracownika aktualny/ przeszły/ zawieszony (na dzień bieżący/okres lub na dzień/okres raportu), do wymiaru etatu, do pracowników etatowych/ pracowników zatrudnionych na zastępstwo/ pracowników zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych. Na wydrukach musi istnieć możliwość uwzględniania powierzenia obowiązków, które musi być odpowiednio oznaczone, wyboru umów na zastępstwo/ na czas projektu a także pracowników oddelegowanych. Użytkownik musi mieć możliwość konfigurowania wydruków: alfabetycznie nazwiskami/stanowiskami z podsumowaniem wybranych danych w określonej jednostce, jak również wydruki samych podsumowań.
102.	Raporty. System musi umożliwić generowanie raportów w różnych konfiguracjach z wszystkich elementów znajdujących się w Systemie wg stanu na określony dzień lub w przedziale czasowym (z możliwością wyboru: pracowników zwolnionych, pracowników aktualnie zatrudnionych oraz pracowników, których stosunek pracy jest zawieszony), w szczególności: 1) zatrudnieni Pracownicy z możliwością podziału na czas określony i nieokreślony, 2) pracownicy zatrudnieni na zastępstwo, 3) wynagrodzenia pracowników, 4) zmiany wynagrodzeń w okresie, 5) pracownicy np.: wg wykształcenia, wieku, płci, miejsca zamieszkania, stażu pracy, posiadanych dzieci, daty zatrudnienia, ukończonych kursów i szkoleń, znajomości języków, 6) struktura wieku, wykształcenia na dzień, 7) zwolnieni Pracownicy w okresie od – do, 8) pracowników, którzy zostali zatrudnieni w okresie od – do, 9) pracownicy z orzeczoną niepełnosprawnością, z możliwością wyboru stopnia niepełnosprawności: znaczny / umiarkowany / lekki, 10) przebieg zatrudnienia pracowników w jednostce (historia) z wyszczególnieniem x.xx. zajmowanych stanowisk, komórek organizacyjnych zatrudniających pracownika,

Lp.

Opis wymagania

[Kadry twarde]

11) pracownicy z ustalonym prawem do emerytury/renty,

12) pracownicy, którzy nabędą uprawnienia do emerytury w określonym czasie,

13) pracownicy, którzy nabędą uprawnienia do emerytury w określonym czasie z wskazaniem wynagrodzeń miesięcznych oraz z wyliczeniem kwoty przysługującej odprawy,

14) pracownicy, którym przyznano nagrody, udzielono kar,

15) ważność badań lekarskich,

16) uprawnieni do nagrody jubileuszowej, dodatku za wieloletnią pracę we wskazanym okresie,

17) uprawnieni do nagrody jubileuszowej, dodatku za wieloletnią pracę we wskazanym okresie z podaniem wynagrodzeń miesięcznych oraz z wyliczeniem kwoty przysługującego świadczenia,

18) lista pracowników uprawnionych i nieuprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego z możliwością modyfikacji,

19) przegląd absencji,

20) wypracowanych nadgodzin,

21) pracy w dniu wolnym,

22) pracy w niedzielę I święta,

23) wyjść prywatnych,

24) odpracowań wyjść prywatnych,

25) czas pracy w danej komórce organizacyjnej,

26) rozliczone nadgodziny – odebrane/zapłacone,

27) nierozliczone nadgodziny,

28) nieoddanych dni wolnych,

29) karta ewidencji czasu pracy,

30) alfabetyczna lista obecności pracowników komórek organizacyjnych/wewnętrznych komórek organizacyjnych,

31) ilość dni wynagrodzenia chorobowego,

32) ilość dni zasiłku chorobowego,

33) wprowadzone zwolnienia lekarskie,

34) zwolnień dłuższych niż…,

35) urlopy wypoczynkowe w okresie,

36) wymiary urlopów pracowników w komórce organizacyjnej,

37) zmiana wymiaru urlopu wypoczynkowego.

103.

Raporty.

System musi umożliwić generowanie raportów w różnych konfiguracjach z wszystkich elementów znajdujących się w Systemie wg stanu na określony dzień lub w przedziale czasowym, w szczególności:

1) informacje uzupełniające,

2) plany urlopów.

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
104.	Raporty. System musi umożliwić generowanie raportów w różnych konfiguracjach z wszystkich elementów znajdujących się w Systemie wg stanu na określony dzień lub w przedziale czasowym, w szczególności: 1) umowy z PUP na prace interwencyjne i roboty publiczne – wykaz pracowników, wynagrodzeń przyznanych, kosztów jednostki (wynagrodzenia – refundacja), 2) umowy z PUP na prace interwencyjne i roboty publiczne - listy pracowników zatrudnionych w ramach wybranego porozumienia wraz ze wskazaniem komórki organizacyjnej, wynagrodzeniem i refundacją.
105.	Raporty. System musi umożliwić generowanie zestawienia zawierającego dane dotyczące stanu zatrudnienia w komórkach organizacyjnych w ujęciu etatowym z wyszczególnieniem: kol.1-limitu etatów, kol.2-ilości etatów (bez okresów zawieszeń, umów na zastępstwo i projektów UE/FE), kol.3-ilości etatów zawieszonych, kol.4-suma ilości kol.2 i 3, kol.5- ilości etatów na zastępstwo, kol.6-ilości etatów na projekty UE/FE, kol.7-suma ilości kol.4, 5 i 6.
106.	Raporty. System musi umożliwić wydrukowanie stanu zatrudnienia w komórkach organizacyjnych w ujęciu etatowym i osobowym, z grupowaniem stanowisk, wg wytycznych użytkownika, z uwzględnieniem urlopów wychowawczych i bezpłatnych na dany dzień z wyliczeniem średniej z całego miesiąca.
107.	Raporty. System musi umożliwić generowanie zestawienia zawierającego dane dotyczące stanu zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych w komórkach organizacyjnych na dany dzień lub na 1, 15 i ostatni dzień miesiąca z wyliczeniem przeciętnej z całego miesiąca.
108.	Raporty. System musi dać możliwość wykonania raportu dla każdego pracownika –za wybrany okres od dnia, okres rozliczeniowy z bilansem przepracowanego czasu pracy uwzględniając wyjścia prywatne, odpracowania, potrącenia za wyjścia prywatne nadgodziny, zapłatą za nadgodzin, pracą w dniu wolnym z tytułu 5 dniowego tygodnia pracy, pracy w dniu wolnym, pracy w niedzielę i święta, odebrania wolnego z tytułu niedzieli i święta, Pracy w godzinach nocnych.
109.	Raporty. System musi umożliwić generowanie zestawienia zawierającego dane dotyczące zatrudnienia za dany dzień miesiąca lub przeciętne zatrudnienie w danym miesiącu w etatach/osobach z pracami interwencyjnymi i robotami publicznymi/bez prac interwencyjnych i robót publicznych.
110.	Raporty. System musi umożliwić generowanie wykazu pracowników niepełnosprawnych (na dany dzień lub w przedziale czasowym) w podziale na stopnie niepełnosprawności (lub łącznie) ze wskazaniem stopnia niepełnosprawności, od kiedy pracownik posiada orzeczony stopień niepełnosprawności, od kiedy jest zaliczany do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, jaki jest okres obowiązywania orzeczenia

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	o stopniu niepełnosprawności, od kiedy pracownik jest zatrudniony w jednostce, ze wskazaniem wymiaru etatu pracownika oraz jego stanowiska.
111.	Raporty. System musi umożliwić generowanie wykazu pracowników niepełnosprawnych posiadających schorzenie szczególne, które uzasadnia obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w podziale na stopnie niepełnosprawności (lub łącznie).
112.	Raporty. System musi umożliwić generowanie sprawozdania dla PFRON ze stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce z wyliczeniem wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych według średniej arytmetycznej (dodaje się stany zatrudnienia w poszczególnych dniach pracy w miesiącu łącznie z dniami wolnymi od pracy niedzielami i świętami - przyjmuje się dla tych dni stan zatrudnienia z dnia poprzedniego lub następnego, jeśli miesiąc rozpoczyna się dniem wolnym od pracy, a otrzymaną sumę dzieli się przez ilość dni kalendarzowych miesiąca sprawozdawczego) ze stanów dziennych lub na 1, 15 i ostatni dzień miesiąca w oparciu o ustawę o rehabilitacji zawodowej i zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (art. 2, 2a, 21 ustawy).
113.	Operacje grupowe – przeszeregowania. System musi umożliwić grupowe wprowadzanie podwyżek w danej komórce organizacyjnej i wydruk listy pracowników oraz aneksów imiennych dla pracowników, którym wprowadzono podwyżki.
114.	Operacje grupowe – zmiany organizacyjne. System musi umożliwić grupowe wprowadzenie zmian organizacyjnych i wydruk aneksów imiennych dotyczących tych zmian.
115.	Operacje grupowe – wymiar urlopu. System musi umożliwić grupowe przeliczanie wymiaru urlopu dla pracowników.
116.	Operacje grupowe - nagrody i odprawy. System musi umożliwić grupowe zatwierdzanie: 1) nagród jubileuszowych, 2) odpraw pracowniczych.
117.	Operacje grupowe – nagrody. System musi umożliwić grupowe wprowadzanie nagród w danej komórce organizacyjnej i wydruk listy pracowników, którym zostały przyznane oraz pism imiennych dla nich.
118.	Pozostałe. System musi umożliwić, w wyjątkowych przypadkach, usuwanie zatrudnienia (jeśli nie było żadnych wypłat) oraz osób (jeśli nie ma podpiętych żadnych zatrudnień, umów cywilno-prawnych.
119.	Ewidencja czasu pracy. System musi współpracować z systemem elektronicznego rozliczenia czasu pracy (x.xx. współpraca z czytnikami kart zbliżeniowych).
120.	Ewidencja czasu pracy.

Lp.	Opis wymagania [Kadry twarde]
	System musi rozliczać czas pracy dla wybranych grup pracowników na podstawie Rejestru Czasu Pracy.
121.	Ewidencja czasu pracy. System musi umożliwić wydruk kart ewidencji czasu pracy miesięcznych / za okres rozliczeniowy/rocznych które będą zawierały informacje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
122.	Ewidencja czasu pracy. W Systemie musi być możliwość ewidencjonowania: 1) nadgodzin, 2) odebrania nadgodzin, 3) zapłaty za godziny nadliczbowe, 4) pracy w dniu wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, 5) odebrania dnia wolnego z tytułu 5 dniowego dnia pracy, 6) pracy w niedzielę i święta, 7) odebranie dnia za pracę w niedzielę i święta, 8) wyjść prywatnym, 9) odrobienie wyjść prywatnych, 10) potrącenie wynagrodzenia z tytułu wyjścia prywatnego, 11) pracy w godzinach nocnych.
123.	Komunikacja. System powinien mieć możliwość automatycznego wysyłania na wskazane adresy maili o zmianach pracowniczych.

Lp.	Opis wymagania [Płace]
1.	Wyliczanie płac. Obsługa płacowa w Systemie musi dotyczyć dokonywania wszelkich obliczeń dla różnych grup osób: pracownicy, osoby świadczące pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne (umowy zlecenia i o dzieło), stypendyści, osoby otrzymujące nagrody sportowe i kultury, radni samorządowi, a także osoby biorące udział w powoływanych komisjach. Dokładne algorytmy obliczeniowe zostaną sprecyzowane na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.
2.	Rejestry. System musi zapewnić możliwość samodzielnego definiowania i prowadzenia rejestrów dla poszczególnych grup: 1) pracownicy / emeryci, 2) zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych (również rejestr zawartych umów), 3) stypendyści, 4) radni samorządowi, 5) otrzymujący nagrody sportowe/kultury, oraz: 1) rachunków bankowych, 2) urzędów skarbowych, 3) potrąceń jednorazowych i stałych, 4) komorników.
3.	Dane pracownika. Kartoteka danych w Systemie (takich jak dane osobowe, płacowe, podatkowe, składkowe) dla wyżej wymienionych grup musi zawierać wszelkie niezbędne informacje dla prawidłowej obsługi płacowo-rozliczeniowej tych osób: 1) PESEL/NIP, 2) dane urzędu skarbowego, 3) adres do celów podatkowych, 4) rodzaj kosztów uzyskania przychodów, 5) indywidualne rachunki bankowe, 6) składniki potrąceń (obowiązkowych i dobrowolnych).
4.	Składniki płac. Składniki płac/wynagrodzeń w Systemie dotyczyć muszą zarówno kwot ewidencjonowanych z użyciem modułu kadrowego, jak i tych, które nie są ewidencjonowane przez użytkowników modułu kadrowego. Dla prawidłowego wyliczenia list wynagrodzeń będą uwzględniane wszelkie informacje, mające wpływ na wysokość i składniki wynagrodzenia, które są zawarte w module kadrowym (na przykład rejestr nieobecności pracownika).
5.	Wyliczanie płac. System musi umożliwiać zdefiniowanie składników o stałym algorytmie obliczeń, a także składników o zmiennym parametrze obliczeń (aktualizowanie parametrów, które obowiązują w danym roku) w celu prawidłowego naliczenia: 1) Składek na ubezpieczenie społeczne (płatnych przez pracodawcę i pracownika), zdrowotne (z uwzględnianiem sposobu wyliczenia składek ZUS, który dotyczy

4.5 PŁACE

Lp.	Opis wymagania [Płace]
	zarówno obowiązkowych jak i dobrowolnych ubezpieczeń) oraz składek na Fundusz Pracy. 2) Składek na Pracownicze Plany Kapitałowe. 3) Kontrola narastająco podstawy do naliczania składek emerytalnych i rentowych (zaprzestanie ich potrącania w przypadku osiągnięcia 30-krotności kwoty określonej w przepisach na dany rok, a także możliwość obsługi przypadków, kiedy osiągane są dochody z innych źródeł i stanowią również podstawę składek emerytalnych i rentowych). 4) Wynagrodzeń chorobowych i zasiłków z ubezpieczenia społecznego. 5) Podatku dochodowego od osób fizycznych z uwzględnieniem wszystkich możliwych do zastosowania ulg czy zaniechań oraz z możliwością indywidualnego zdefiniowania danych podatkowych takich, jak określenie informacji o typie kosztów uzyskania przychodu oraz o rodzaju i wysokości podatku.
6.	Wyliczanie płac. System musi zapewnić prowadzenie i generowanie kartoteki płacowej i podatkowej pracowników oraz osób obcych, w szczegółowym podziale na rodzaje osiąganych przychodów i dokonanych potrąceń w poszczególnych miesiącach danego roku. Prowadzenie i drukowanie kartoteki ubezpieczeniowej (zasiłkowej) za okres, dowolnie określony przez użytkownika. Możliwość drukowania kartotek pracowników oraz osób obcych w ujęciu indywidualnym lub zbiorczym. Możliwość samodzielnego projektowania kartoteki w zależności od potrzeby użytkownika z uwzględnieniem wybranych składników, dat wypłaty, itp.
7.	Wyliczanie płac. System musi automatycznie pobierać dane dotyczące składek i pożyczek w modułach Międzyzakładowej Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych: 1) możliwość wprowadzenia wysokości pożyczki, rat, kwoty wpisowej i składki na wkłady i definiowania harmonogramu spłat pożyczek, 2) automatyczne naliczanie pracownikowi na liście płac wymienionych potrąceń w ustalonych kwotach do czasu spłaty zadłużenia, 3) możliwość drukowania aktualnych sald pracowników w formacie indywidualnym lub zbiorczym z wyszczególnieniem wysokości wkładów i stanu zadłużenia. System powinien zapewnić możliwość zmiany i korygowania kwot potrąceń przez użytkownika.
8.	Listy płac. System musi umożliwić definiowanie lub automatyczne uwzględnianie na liście płac indywidualnych składników wynagrodzenia i potrącenia (dobrowolnych i obowiązkowych), przeglądania naliczeń, potrąceń oraz rozliczonych absencji pracownika na liście płac.
9.	Listy płac. System musi umożliwić grupowe wprowadzenie składników i potrąceń na listę płac.
10.	Wyliczanie płac. System musi kontrolować maksymalną kwotę potrącenia, określoną w przepisach, z uwzględnieniem kwoty wolnej od potrąceń (w szczególności zajęcia komornicze).
11.	Wyliczanie płac.

Lp.	Opis wymagania [Płace]
	System musi wyliczać wynagrodzenia i dokonywać stosownych rozliczeń składek ZUS oraz podatku dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę.
12.	Wyliczanie płac. System musi automatycznie wykonywać naliczenie wyrównań za okresy minione, w przypadku konieczności dokonania korekt w podziale na miesiące.
13.	Wyliczanie płac. System musi generować wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego „13-tki” i jednocześnie musi umożliwiać: 1) określenie listy pracowników uprawnionych do otrzymania „13-tki” (którzy efektywnie przepracowali min.180 dni w poprzednim roku kalendarzowym), 2) określenie nieobecności pracownika z podziałem na przyczyny: chorobowe, macierzyńsko-rodzicielskie, opiekuńcze, 3) uszczegółowienie składników wynagrodzenia, które wchodzą do podstawy „13- tki”, 4) automatyczne wyliczanie kwot, zmniejszających podstawę „13-tki” z tytułu różnych absencji pracownika. system musi zapewnić możliwość wyliczenia kwot częściowych, stanowiących podstawę „13-tki” z podziałem na odpowiednie jednostki organizacyjne czy projekty, w których dany pracownik był zatrudniony.
14.	Wyliczanie płac. System musi zapewnić możliwość wprowadzania danych dotyczących wysokości procentowej/kwotowej i wyliczeń premii regulaminowej dla wybranych pracowników.
15.	Listy płac. System musi zapewnić możliwość generowania listy wypłat za godziny nadliczbowe i za pracę w godzinach nocnych, na podstawie danych wprowadzanych również poza modułem płacowym.
16.	Lista płac. System musi umożliwić automatyczne przypisywanie numerów list płac do wyliczonych: premii, nadgodzin, pracy w godzinach nocnych oraz „13-tki”.
17.	Wyliczanie płac, absencje. System musi umożliwić automatyczne wyliczanie wartości średniej urlopowej dla pracowników, uzyskujących zmienne składniki wynagrodzenia (premie, nadgodziny, praca w godzinach nocnych). Umieszczanie składnika średnia urlopowa na liście podstawowej. Możliwość kontrolnego podglądu danych, przyjętych do wyliczenia średniej urlopowej (przyjęte normatywy).
18.	Wyliczanie płac, absencje. System musi umożliwić automatyczne obliczanie wynagrodzeń, uwzględniające okres zatrudnienia i ewentualne zmiany w wynagrodzeniu na przełomie miesiąca, wynikające ze zmiany warunków płacowych, korzystania z urlopów (np. macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych) lub innych absencji.
19.	Wyliczanie płac, absencje. Oprogramowanie musi umożliwić automatyczne rozliczanie nieobecności chorobowych pracowników i zleceniobiorców z uwzględnieniem kodu zwolnienia

Lp.	Opis wymagania [Płace]
	(zwolnienie lekarskie w okresie ciąży, opieka, wypadek w pracy i w drodze itd.) a także z samoczynną kontrolą źródła finansowania (fundusz płac, ZUS, świadczenie rehabilitacyjne): 1) samoczynne wyliczanie podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego z okresu 12 miesięcy uwzględniające wszystkie prawidłowe w tej kwestii składniki wynagrodzenia, 2) automatyczne wyliczanie nowej podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego (np. przerwa trzech miesięcy kalendarzowych między nieobecnościami chorobowymi pracownika/ zleceniobiorcy, zmiany etatu od początku miesiąca, jak i w trakcie miesiąca), 3) uwzględnianie i korygowanie podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego o utracone składniki, które przyznawane są do określonego terminu, 4) uwzględnianie w podstawie zasiłkowej właściwej części „13-tki”, 5) automatyczna waloryzacja podstawy świadczenia rehabilitacyjnego w oparciu o aktualne wskaźniki.
20.	Wyliczanie płac, absencje. System musi umożliwić ewidencjonowanie absencji chorobowej pracowników – możliwość wprowadzania daty początku i końca nieobecności przez pracownika płac do celów rozliczeniowych.
21.	Wyliczanie płac, absencje. System musi umożliwić automatyczną kontrolę absencji pracowników oraz dostarczyć informacje o: 1) wykorzystaniu i przekroczeniu 14, 33 dni wynagrodzenia za czas choroby, 2) wykorzystaniu i przekroczeniu 14, 60 dni zasiłku opiekuńczego, 3) upływie 182/270 dnia zasiłku chorobowego, z możliwością korekty sumy dni zasiłkowych na podstawie informacji z ZUS.
22.	Wyliczanie płac. System musi umożliwić automatyczną kontrolę naliczania składki na Fundusz Pracy: 1) dla kobiet, przekraczających 55 rok życia i mężczyzn, przekraczających 60 rok życia, gwarantująca zaprzestanie naliczania składki w miesiącu następującym po ukończeniu powyższych lat, 2) w okresie przebywania na urlopach macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich, 3) w okresie 36 miesięcy, po powrocie z powyższych urlopów, 4) automatyczne wznowienie naliczania składki po upływie 36 miesięcy.
23.	Wyliczanie płac. System musi umożliwić automatyczne wyliczanie wg odpowiednich algorytmów: nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych, ekwiwalentów za urlop, itp. Algorytmy zostaną określone na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.
24.	Wyliczanie płac. System musi zapewnić możliwość wykazania ilości osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w danym miesiącu w rozbiciu na pracowników i zleceniobiorców (IWA) oraz możliwość wykazu danych niezbędnych do deklaracji PFRON i jej eksport do elektronicznej platformy sprawozdawczej PFRON.
25.	Wyliczanie płac.

Lp.	Opis wymagania [Płace]
	System musi umożliwić opcjonalną wypłatę wynagrodzenia i dokonania stosownych potrąceń zgodnych z aktualnym stanem prawnym dla osób, które nie mają miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, nie posiadają numeru PESEL. Możliwość wprowadzenia danych (czcionki) w języku innym niż język polski np. niemiecki.
26.	Raporty. System musi umożliwić Prowadzenie rejestru osób z ustalonym prawem do emerytury, którzy są jednocześnie zatrudnieni w UMWL lub wykonują pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej na jego rzecz i późniejsza możliwość wykazania ich dochodów z rozbiciem na poszczególne rodzaje umów, składniki i potrącone składki.
27.	Raporty. System musi zapewnić tworzenie zestawień rozrachunków z kontrahentami zewnętrznymi (ZUS, Urząd Skarbowy, komornik, bank, Ubezpieczyciel itd.) z możliwością eksportu przelewów do dowolnej bankowości elektronicznej i realizacja wpłat na poszczególne, zdefiniowane w systemie rachunki bankowe. 1) dopuszcza się możliwość realizacji wypłaty gotówkowej, po uprzednim zatwierdzeniu przez użytkownika, 2) możliwość przelewu wynagrodzenia pracownika wg udziału kwotowego/procentowego na kilka rachunków bankowych.
28.	Wyliczanie płac. System musi zapewnić prowadzenie rozliczeń wynagrodzeń z możliwością zaokrąglania obliczanych składników, w zależności od przepisów do pełnych złotówek, dziesiątek groszy lub groszy.
29.	Wyliczanie płac. System musi zapewnić ewidencje płacową świadczeń przyznanych pracownikom z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Uwzględnienie potrąconego z tego tytułu podatku w rozliczeniu rocznym, uwzględnienie limitów i kwoty wolnej od podatku zgodnie z wymaganiami polskiego ustawodawstwa.
30.	Wyliczanie płac. System musi umożliwić uwzględnienie do wypłaty składników wynagrodzenia z zastosowaniem mnożnika, wskaźnika procentowego lub kwotowo. Możliwość podziału poszczególnych składników wynagrodzenia na te, które są kwalifikowalne, zgodnie z zasadami realizowanych programów operacyjnych, UE. Możliwość określenia części wynagrodzeń na różnych listach w przypadku pracownika, zatrudnionego na kilka umów o pracę, w kilku jednostkach organizacyjnych lub w kilku projektach wg modyfikowalnej definicji użytkownika.
31.	Listy płac. System musi umożliwić przypisania rachunków bankowych do poszczególnych list „na stałe” do list podstawowych oraz do list dodatkowych i innych wypłat. Możliwość eksportu do bankowości elektronicznej plików przelewów kwot wypłat, potrąceń i składek ZUS z przypisanych rachunków bankowych; x.xx. w przypadku projektów UE.
32.	Listy płac.

Lp.	Opis wymagania [Płace]
	System musi umożliwić generowanie list płac i wszelkich zestawień wynagrodzeń dla wybranych grup: pracownicy, osoby świadczące pracę w oparciu o umowy roczn (umowy zlecenia i o dzieło), stypendyści, radni, osoby otrzymujące nagrody sportowe/kultury, a także osoby biorące udział w powoływanych komisjach. Zestawienia muszą być generowane ze wszystkich lub wybranych składników i potrąceń naliczonych na listach płac funduszu osobowego i bezosobowego, zbiorczo i w podziale na rozdziały, paragrafy, budżet zadaniowy, grupy pracownicze i grupy stanowisk, z możliwością sortowania tych danych wg zadanego kryterium.
33.	Listy płac. System musi umożliwić zdefiniowanie w danym miesiącu jednej listy podstawowej (dla jednostki organizacyjnej, projektu) oraz nieograniczonej ilości list dodatkowych. Każda lista ma mieć swój niepowtarzalny numer (generowany automatycznie), tytuł oraz informację, jakiego okresu dotyczy i w jakim okresie jest wypłacana oraz klasyfikację budżetową.
34.	Listy płac. System musi umożliwić wielokrotne przeliczanie całej listy płac lub w zawężeniu dla wybranych osób, do momentu generowania plików przelewu. Możliwość blokowania - oznaczania listy jako „zamkniętej” w celu uniknięcia niepożądanej edycji.
35.	Listy płac. System musi umożliwić generowanie: odcinków płacowych, potwierdzeń pobranego wynagrodzenia dla konkretnej osoby lub całej listy wypłat.
36.	Listy płac. System musi umożliwić wyszukanie każdej z list wypłat wg kryterium: nr listy, kod jednostki organizacyjnej, rodzaju (podstawowa, dodatkowa, inna wypłata), daty sporządzenia, danych osoby znajdującej się na liście, rodzaju składnika wynagrodzenia/potrącenia.
37.	Listy płac. System musi umożliwić generowanie list płac, dotyczących wynagrodzeń i oddzielnie list dodatkowych dla dowolnie definiowanych składników wynagrodzenia w ujęciu alfabetycznym osób w podziale na komórki organizacyjne.
38.	Listy płac. System musi umożliwić generowanie list wypłat zanonimizowanych bez imienia i nazwiska, tylko z numerem ewidencyjnym pracownika.
39.	Listy płac. Każda wygenerowana w Systemie lista wypłat musi zawierać podsumowanie: System musi zapewnić możliwość generowania dowolnych zestawień z samych podsumowań list wypłat wg dowolnych kryteriów zdefiniowanych przez użytkownika.
40.	Raporty. System musi umożliwić generowanie gotowych raportów o stanie zatrudnienia i wypłaconych wynagrodzeniach (w podziale na poszczególne składniki) oraz sprawozdań z analizami zatrudnienia i wypłaconych wynagrodzeniach dla GUS oraz ZUS, w szczególności: Z-03, Z-05, Z-06, Z-12, Z-14, z możliwością definiowania kryteriów wyboru danych. System musi zapewnić możliwość dowolnej edycji i korekty danych, zawartych w tych sprawozdaniach.

Lp.	Opis wymagania [Płace]
41.	Raporty. System musi umożliwić sporządzanie miesięcznych i rocznych, indywidualnych oraz zbiorczych rozliczeń zaliczek podatkowych. Automatyczne tworzenie formularzy XXX-00, XXX-0X, XXX-0XX dla pracowników/zleceniobiorców/stypendystów/radnych/otrzymujących nagrody sportowe i kultury, według obowiązującego stanu prawnego z możliwością samodzielnej edycji i korekty brakujących/błędnych danych. System musi zapewnić możliwość składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
42.	Integracja. System musi umożliwić eksport do programu PŁATNIK danych do dokumentów zgłoszeniowych do ZUS wymaganych przez ten program takich jak: ZUA, ZZA, ZIUA, ZWUA, ZCNA oraz rozliczeniowych RCA, RZA, RSA, DRA, RPA.
43.	Zaświadczenia. System musi umożliwić sporządzanie: zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach dla pracowników i zleceniobiorców, zaświadczeń ZUS Rp-7, Z-3, zaświadczeń do banku. Możliwość uzupełniania tekstu zaświadczeń o treść indywidualną, która nie występuje we wzorze.
44.	Raporty. System musi umożliwić generowanie raportów lub zestawień z ustalaniem własnych kryteriów w formacie xls i pdf z możliwością określenia zakresu dat, na które dane zestawienie ma być wykonane, możliwość definiowania raportów na stałe i zapisywania ich jako szablon i udostępniania innym użytkownikom.
45.	Planowanie i analizy. System musi umożliwić planowanie (np. symulacja podwyżek wynagrodzeń) i analiz wynagrodzeń, w dowolnym układzie: poszczególnych pracowników, grup, stanowisk, oddziałów, jednostek organizacyjnych, projektów; z możliwością podziału na poszczególne składniki wynagrodzenia, wg klasyfikacji budżetowej, dla wskazanego przedziału czasowego. Symulacja powinna uwzględniać nie tylko prognozę wypłat, ale również wypłaty ze wskazanego okresu czasowego.
46.	Raporty. System musi zawierać tabelę ekwiwalentu zawierającą dane dotyczące daty zakupu, kwoty wypłaty. Tabela zawierająca powyższe informacje musi mieć możliwość eksportu do formatu xls edycji oraz wydruku.
47.	Listy płac. System musi umożliwić tworzenie list wypłaty ekwiwalentu za zakup i pranie odzieży i obuwia roboczego.
48.	PPK. System musi umożliwiać obsługę pracowników w zakresie PPK.

Lp.	Opis wymagania [ZFŚS]
1.	System musi umożliwić wprowadzanie i modyfikację (ręczną) różnych rodzajów świadczeń socjalnych wraz z ich wysokościami dla danego roku oraz wysokości kwoty wolnej od podatku dla różnych rodzajów świadczeń i różnych grup osób uprawnionych.
2.	System musi umożliwić automatyczne rozliczenia świadczeń socjalnych poprzez uwzględnienie różnych form dokonywanych wypłat z ZFŚS lub potrąceń dla poszczególnych pracowników z uwzględnieniem kwoty wolnej od podatku w szczególności: 1) wypłata pożyczki remontowej, 2) potrącanie rat pożyczki z wynagrodzenia, 3) wypłata zapomogi finansowej, 4) wypłata dofinansowania do wypoczynku, 5) wypłata dofinansowania do zajęć sportowo-rekreacyjnych, 6) potrącenie opłaty za zajęcia sportowo-rekreacyjne z wynagrodzenia, 7) wartość bonu towarowego, 8) wypłata wyprawki szkolnej.
3.	System musi umożliwić automatyczne naliczanie dla aktualnego pracownika i uprawnionych dzieci tego pracownika oraz emeryta/rencisty wysokości wypłaty dofinansowania do wypoczynku na podst. kryterium dochodowego.
4.	System musi umożliwić automatyczne naliczanie dla aktualnego pracownika wysokości wypłaty dofinansowania do zajęć sportowo – rekreacyjnych lub potrącenia z wynagrodzenia, na podst. kryterium dochodowego (aktualizowanego w każdym okresie rozliczeniowym) w okresie na jaki to świadczenie zostało przyznane.
5.	System musi umożliwić automatyczne naliczanie dla aktualnego pracownika wysokości wypłaty bonu towarowego na podst. kryterium dochodowego (aktualizowanego w każdym okresie rozliczeniowym) w okresie na jaki to świadczenie zostało przyznane.
6.	System musi umożliwić automatyczne naliczanie dla pracownika (zatrudnionego na czas nieokreślony oraz emeryta/rencisty) wysokości rat pożyczki remontowej (utworzenie harmonogramu spłat) i naliczenie ustalonych odsetek do pierwszej raty, możliwość przesunięcia lub odroczenia terminu spłat oraz możliwość zarejestrowania indywidualnej spłaty rat pożyczki.
7.	System musi umożliwić generowanie raportów i zestawień z ustalaniem własnych kryteriów (w ramach świadczeń przekazywanych z ZFŚS oraz potrąceń) wraz z możliwością określenia x.xx ram czasowych, wyboru ze struktury organizacyjnej oraz poszczególnych pracowników.
8.	System musi umożliwić automatyczną kontrolę wypłacanych świadczeń dla poszczególnych pracowników (powiadomienie o próbie powtórnej wypłaty lub potrącenia z tego samego tytułu w oznaczonym okresie rozliczeniowym).
9.	System musi mieć możliwość automatycznego przekazywania do płac wykazu osób, którym przyznano świadczenie z ZFSS wraz z wskazanymi kwotami zgodnie ze wskazanym przez użytkownika terminem wypłaty (z podziałem na komórki organizacyjne).
10.	System musi mieć możliwość generowania zestawienia potrąceń i wypłat (z podziałem na komórki organizacyjne).
11.	System musi monitorować ilość podżyrowań przez jednego pracownika.

4.6 ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH – ZFŚS

12.	System musi umożliwić wprowadzenie informacji o umorzeniu pożyczki.
13.	System musi mieć możliwość drukowania kompletnej i edytowalnej umowy pożyczki na cele remontowe. Umowa musi być automatycznie zasilana danymi wcześniej wprowadzonymi do Systemu.
14.	System musi umożliwić dokonania spłaty pożyczki remontowej z wynagrodzeń żyrantów.
15.	System musi automatycznie weryfikować czy wniosek pracownika spełnia kryteria przyznawania pożyczek remontowych: 1) ilość podżyrowanych pożyczek u poszczególnych żyrantów, 2) rodzaj umowy o pracę wnioskodawcy i żyrantów (czas nieokreślony), 3) czy nie przebywa aktualnie na urlopie bezpłatnym, 4) czy odszedł na emeryturę z jednostki.
16.	System musi umożliwić wprowadzanie dla danego roku kryterium dochodowego dla pracownika oraz progów dochodowych dla świadczeń wraz z ich wysokościami.
17.	System musi automatycznie obliczać kwoty do opodatkowania, kwotę podatku i kwotę do wypłaty dla poszczególnych świadczeń z uwzględnieniem kwoty wolnej od podatku w danym roku, (automatycznie sumuje udzielone świadczenia poszczególnych pracowników i po przekroczeniu kwoty wolnej od podatku wylicza kwotę do opodatkowania).

Lp.	Opis wymagania [BHP]
1.	Oprogramowanie musi umożliwić wprowadzenie do kartoteki pracownika informacji o szkoleniach (data szkolenia, zakres, organizator): 1) wstępnych, 2) okresowych, 3) dotyczących pierwszej pomocy, 4) dotyczących ppoż.
2.	System musi umożliwić wystawienie i wydrukowanie skierowania na badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne, celowane) wg określonych szablonów z możliwością ręcznej modyfikacji.
3.	System musi umożliwić wprowadzenie do kartoteki pracownika informacji o zatwierdzonych skierowaniach na badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne i celowane).
4.	System musi umożliwić drukowanie raportów o wystawionych skierowaniach na badania lekarskie w okresie od - do.
5.	System musi przypominać o kończących się datach ważności szkoleń BHP z 2 miesięcznym wyprzedzeniem.
6.	System musi generować wykaz pracowników korzystających z dofinansowania do okularów do pracy przy komputerze. System musi umożliwiać wprowadzenie danych dot. daty zakupu, daty przyjęcia faktury od pracownika oraz kwoty dofinansowania.
7.	System musi umożliwiać generowanie list pracowników, którzy w danym roku skorzystali z dofinansowania do okularów.
8.	System musi generować wykaz pracowników, którym przysługuje, zgodnie z wewnętrznymi zarządzeniami, ekwiwalent za zakup i pranie odzieży i obuwia roboczego (liczba dni obecności pracownika w miesiącu, czy dany pracownik nie rozwiązał stosunku pracy).
9.	Tabela ekwiwalentu zawierające dane dot. daty zakupu, kwoty wypłaty. Tabela zawierająca powyższe informacje możliwa do edycji, drukowania.
10.	Tworzenie list wypłaty ekwiwalentu za zakup i pranie odzieży i obuwia roboczego z możliwością przekazania ich do Oddziału Płac.

4.7 BHP

Lp.	Opis wymagania [PKZP]
1.	System musi zapewnić: 1) ewidencję danych osobowych członków PKZP, 2) informację o wysokości ich wkładów, 3) informację o poziomie zadłużenia, 4) dane na temat poręczonych pożyczek, 5) historię wszystkich operacji finansowych.
2.	System musi zapewnić obsługę różnego typu pożyczek (np. krótko i długoterminowych, uzupełniające) z uwzględnieniem harmonogramu spłaty z podziałem na liczbę lub wysokość rat.
3.	System musi automatycznie generować dane do modułu płacowego zawierające wszystkie potrącenia.
4.	System musi dostarczyć możliwość: 1) spłaty pożyczek, 2) zmiany harmonogramu spłaty, 3) zawieszenia spłaty pożyczki, 4) udzielenia bezzwrotnej zapomogi.
5.	System musi umożliwić na zawieszenie pobierania comiesięcznych wkładów w wybranym okresie.
6.	System musi automatycznie księgować wypłaty pożyczki.
7.	System musi posiadać możliwość zdefiniowania własnego planu kont oraz zamykania i otwierania ksiąg rachunkowych.

4.8 PRACOWNICZA KASA ZAPOMOGOWO – POŻYCZKOWA

Lp.	Opis wymagania [Elektroniczna ewidencja czasu pracy]
1.	Pracownicy Zamawiającego zaznaczają rozpoczęcie i zakończenie pracy oraz wejścia i wyjścia prywatne/służbowe na czytnikach kart elektronicznych. W związku z tym System musi pobierać te dane do bazy danych i prezentować je w ewidencji czasu pracy pracownika.
2.	Rozliczanie czasu pracy na podstawie ustalonych harmonogramów przypisanych pracownikom lub na podstawie ruchomego rozkładu czasu pracy umożliwiającego rozpoczęcie pracy w określonych godzinach np. pomiędzy godz. 7.00 a 8.00 (możliwość dowolnej modyfikacji) i obowiązkiem świadczenia pracy przez kolejne 8 godzin (możliwość dowolnej modyfikacji).
3.	Rozliczanie czasu pracy na podstawie zarejestrowanych zdarzeń – 6 różnych statusów RCP: 1) Rozpoczęcie czasu pracy, 2) Zakończenie czasu pracy, 3) Wyjście prywatne, 4) Powrót prywatny, 5) Wyjście służbowe, 6) Powrót służbowy.
4.	Rejestracja spóźnienia w przypadku odbicia się na czytniku w dniu roboczym po określonej godzinie (np. po 7:45 – wyjście prywatne trwające od godz. 7:30 do godziny odbicia się na czytniku danego dnia – w przypadku ściśle określonych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy).

4.9 ELEKTRONICZNA EWIDENCJA CZASU PRACY

4.10 PORTAL PRACOWNICZY

Portal Pracowniczy musi zapewniać wszystkim pracownikom Zamawiającego wgląd w ich dane kadrowe i płacowe, a także dane o czasie pracy i nieobecnościach.

Portal musi być dostępny z poziomu ustalonego na etapie analizy adresu WWW z odpowiednim certyfikatem bezpieczeństwa SSL. Użytkownicy będą logowali się ustalonym loginem oraz hasłem gdzie loginem będzie adres mailowy Pracownika.

Lp.

Opis wymagania

[Portal pracowniczy]

Udostępnione dane.

Portal musi umożliwiać każdemu pracownikowi (w tym przełożonemu pracownika w kontekście danych podległych pracowników) przeglądanie oraz edycję ustalonych na etapie analizy własnych danych. W przypadku edytowania przez użytkownika danych informacja o tym fakcie trafi do ustalonej na etapie analizy roli, która zatwierdzi wprowadzone zmiany. Po zatwierdzeniu wprowadzone zmiany zostaną z edytowane zarówno w obrębie Portalu, jak i systemu Kadrowego.

Dane to m in:

1) nr PESEL, nr PESEL zgłoszonych przez niego członków rodziny),

2) adres (adres zameldowania, zamieszkania, korespondencyjny),

3) wykształcenia,

4) absencje (w podanym okresie sortowanych np. wg daty, rodzaju absencji i daty, podsumowania ilości dni kalendarzowych i roboczych),

5) bieżąca norma czasu pracy,

6) Wykorzystanie bieżącej normy czasu pracy,

7) godzinę rozpoczęcia pracy w dniu bieżącym,

8) dzienną, miesięczną, roczną kartę ewidencji czasu pracy

9) limity nieobecności wg rodzaju i stanu ich wykorzystania

10) godziny nadliczbowe,

11) spóźnienia,

12) możliwość sprawdzania wstecznych danych poprzez funkcję kalendarza,

13) liczba wyjść prywatnych,

14) bilans wyjść prywatnych wraz z informacją za które wyjścia zostało potrącone wynagrodzenia, a które zostały odpracowane,

15) wykaz spóźnień,

16) wymiary urlopów, daty zmiany wymiaru urlopu,

17) ilości dni urlopu przysługującego, wykorzystanego i pozostałego do wykorzystania, dla urlopu wypoczynkowego, w tym na żądanie, dodatkowego: dla osób z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, szkoleniowego, kombatanckiego oraz dni wolnych z tytułu opieki nad dzieckiem na podstawie art. 188 kp.,

18) przedłożone pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności,

19) ilości wypracowanych nadgodzin oraz termin ich odbioru,

20) daty ważności badań lekarskich, a także przypominanie pracownikowi o zbliżającym się upływie ważności badań lekarskich,

21) formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

22) wypracowany czas pracy w dowolnych przedziałach czasowych,

23) dofinansowania do zakupu okularów.

Udostępnione dane.

Lp.	Opis wymagania [Portal pracowniczy]
	Portal musi zawierać informacje o przysługujących Pracownikowi dniach urlopu w podziale na jego rodzaje oraz liczbie wykorzystanych i pozostałych do wykorzystania dni. Pracownik, jego przełożony oraz ustalone na etapie analizy role muszą mieć dostęp do raportu z historią wykorzystanych przez danego Pracownika urlopów.
3.	Udostępnione dane. Przełożony pracownika musi mieć możliwość przeglądania absencji pracowników danej komórki organizacyjnej oraz wypracowanych przez nich nadgodzin oraz ich odbioru.
4.	Udostępnione dane. Portal musi zapewniać pracownikowi dostęp do swojej kartoteki i sprawdzenia jakie i w jakiej wysokości otrzymał świadczenia z ZFŚS.
5.	Udostępnione dane. Portal musi zapewnić dostęp pracownikowi do następujących danych finansowych: 1) informacji o naliczonym i wypłaconym wynagrodzeniu za dany okres, 2) podglądu i wydruku (własnego) paska płacowego za dowolny okres, 3) podglądu i wydruku (własnej) informacji RMUA za dowolny okres, 4) informacji o rachunku bankowym na które przekazywane jest wynagrodzenie, 5) bieżące oraz archiwalne deklaracje PIT przysługujące pracownikowi.
6.	Udostępnione dane. Bezpośredni przełożony, osoba zastępująca bezpośredniego przełożonego, a także przełożeni wyższego szczebla (oraz inne osoby wskazane w zależności od potrzeb) muszą mieć możliwość przeglądania danych z zakresu kadr miękkich dotyczących podległych pracowników.
7.	Zmiana własnych danych. Portal musi umożliwić użytkownikowi edycję swoich danych (zakres danych podlegających edycji zostanie ustalony na etapie analizy przedwdrożeniowej). Edycja danych musi skutkować automatycznym wystawieniem wniosku do pracownika komórki, który za nie odpowiada i zostać przez niego zatwierdzona lub odrzucona. W przypadku akceptacji wprowadzonych modyfikacji zostaną one automatycznie zaktualizowane w obrębie całego Oprogramowania.
8.	Obsługa wniosków. Portal musi umożliwić złożenie przez Pracownika elektronicznego wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego (w tym na żądanie), dodatkowego, dni wolnych z tytułu opieki nad dzieckiem, odbioru godzin nadliczbowych, wyjść prywatnych oraz służbowych. Portal musi uniemożliwić złożenie takiego wniosku, jeżeli pracownik nie ma uprawnień do tego rodzaju absencji albo czas jej trwania przekracza przysługującą mu ilość dni urlopu (wolnych). Musi istnieć możliwość złożenia wniosków po fakcie. Portal musi kontrolować czas trwania wyjścia służbowego (nie więcej, niż 8 godzin). Portal musi udzielić wyjścia prywatnego np. do godz. 11:00 bez konieczności przyjścia rano do pracy z możliwością jego odpracowania przez pracownika. Jeżeli Pracownik nie ma prawa do urlopu system nie pozwoli na wnioskowanie o urlop.

Lp.	Opis wymagania [Portal pracowniczy]
	Wniosek o udzielenie urlopu zawiera co najmniej rodzaj urlopu oraz jego termin.
9.	Obsługa wniosków. Portal musi umożliwić akceptację wniosku urlopowego/odbioru godzin nadliczbowych/dnia wolnego z tytułu art. 188 Kp, wyjść prywatnych oraz służbowych złożonego przez pracownika z obowiązująca ścieżką akceptacji w komórce organizacyjnej.
10.	Obsługa wniosków. Zaakceptowanie wniosku urlopowego/odbioru godzin nadliczbowych/dnia wolnego z tytułu art. 188 Kp, będzie oznaczało automatyczne przeniesienie danej absencji do kartoteki z absencjami pracownika ze statusem: wprowadzona przez komórkę organizacyjną. Portal musi umożliwić wykonanie wydruku jednej zbiorczej listy wprowadzonych absencji w danej komórce organizacyjnej.
11.	Obsługa wniosków. Portal musi umożliwiać akceptację wyjść prywatnych/służbowych zgodnie z obowiązująca ścieżką akceptacji w komórce organizacyjnej, określoną w fazie Analizy Przedwdrożeniowej.
12.	Polecenie pracy w nadgodzinach. Portal musi umożliwić przełożonemu Pracownika złożenie polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. Polecenie pracy musi zawierać co najmniej: cel, termin, czas pracy (godziny lub dni). Przy wypełnianiu wniosku przez przełożonego Portal udostępnia informację o aktualnych limitach pracy w godzinach nadliczbowych lub w dniu wolnym, dotyczącym danego pracownika. Portal musi umożliwić Pracownikowi akceptację polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. Po wykonaniu pracy pracownik występuje w Portalu o odbiór dnia lub godzin, w tym celu wybiera w Portalu polecenie pracy i wypełnia wniosek o odbiór. Portal wysyła wniosek do zatwierdzenia przez przełożonego, a następnie przekazuje informacje do Systemu.
13.	Ocena okresowa. Portal musi umożliwić przeprowadzenie oceny okresowej pracownika w arkuszu oceny przygotowanym w zewnętrznym narzędziu i dołączanym do procesu oceny (w tym wykonanie samooceny przez pracownika, wykonanie oceny przez przełożonego, ewentualne odwołania od oceny). Proces oceny okresowej musi być inicjowany w Systemie, przez pracowników Kadr lub automatycznie przez System dla przypadków szczególnych (np. Powrót pracownika po długotrwałej nieobecności). Portal musi poinformować pracowników objętych oceną okresową oraz ich przełożonych o koniecznych terminach przeprowadzenia oceny. Pracownik dokonuje samooceny w zewnętrznym arkuszu oceny, dołącza wypełniony plik w Portalu i przekazuje go do swojego przełożonego. Przełożony dokonuje oceny pracownika w załączonym przez pracownika pliku i przekazuje go zwrotnie w Portalu do akceptacji pracownika. Pracownik w Portalu musi mieć możliwość akceptacji lub

Lp.	Opis wymagania [Portal pracowniczy]
	odrzucenia oceny dokonanej przez Przełożonego. Portal musi odnotować fakt i termin odwołania. Portal musi ewidencjonować informacje, które pozwolą na wykonanie raportów analitycznych w Systemie, w szczególności: 1) data samooceny wykonana przez pracownika, 2) data oceny wykonana przez przełożonego, 3) wynik oceny, 4) data odwołania pracownika oraz uzasadnienie, 5) data decyzji kierownika jednostki w sprawie odwołania pracownika oraz uzasadnienie- wynik odwołania. Informacje powyższe powinny być dostępne w Systemie zarówno w kartotece pracownika, jak i w formie raportów zbiorczych.
14.	Czas pracy. Portal musi umożliwić pracownikowi odnotowanie rozpoczęcia pracy, zakończenia pracy oraz rozpoczęcia i zakończenia wyjścia prywatnego oraz służbowego. Portal musi umożliwić potwierdzenie obecności przez Pracownika wraz z podaniem przyczyny potwierdzenia (np. Praca zdalna, brak karty zbliżeniowej). Użytkownik będzie miał dostęp do informacji o swoim dokładnym czasie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz o czasie ewentualnych wyjść prywatnych. Przełożony oraz ustalone na etapie analizy role systemowe będą miały dostęp do pełnego raportu czasu pracy ustalonych Pracowników oraz grup Pracowników. W przypadku niewypracowania przed danego Pracownika ustalonej czasowo normy dziennej informacja ta powinna zostać oznaczona ustalonym na etapie analizy symbolem graficznym.
15.	Komunikaty i alerty. Ustalone na etapie analizy role systemowe muszą mieć możliwość wysyłania w obrębie Portalu określonym użytkownikom lub grupom użytkowników wiadomości / powiadomień. Użytkownik będzie miał dostęp do aktualnych oraz archiwalnych odebranych oraz wysłanych powiadomień.
16.	Komunikaty i alerty. Portal musi generować komunikaty dla pracownika i przełożonego o zdarzeniach dotyczących czasu pracy pracownika/ podległych pracowników takich jak: spóźnienie, nieobecność bez przyczyny, nadgodzin, ilości dni pracy w dni wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, ilości dni pracy w niedzielę i święta, ilości wyjścia prywatnego, itd.
17.	Komunikaty i alerty. Portal musi mieć wbudowany tzw. alert – przy pomocy, którego będzie informować użytkownika Portalu o zbliżających się terminach, w szczególności.: 1) ślubowania, 2) egzaminu końcowego ze służby przygotowawczej, 3) przeprowadzenia samooceny, 4) oddania samooceny, 5) terminie oceny okresowej czy ponownej oceny okresowej (po odwołaniach, bądź negatywnej),

Lp.

Opis wymagania

[Portal pracowniczy]

6) zbliżającym się terminie (i jego zmiany) podnoszenia kwalifikacji zawodowych (szkoleniach, konferencjach, studiach podyplomowych itp.),

7) wypełnienia ankiety np. po podniesieniu kwalifikacji zawodowych,

8) dostarczeniu zaświadczenia bądź też certyfikatu we wskazanym terminie,

9) terminie zakończenia okresu trwania umowy lojalnościowej (bądź kilku umów).

Alert ten powinien działać automatycznie – zgodnie z wewnętrznymi procedurami jak i ze ścieżkami postępowań oraz dawać możliwość modyfikacji i dodawania alertów. Pełna lista alertów zostanie ustalona na etapie analizy.

Lp.	Opis wymagania [Integracja]
1.	System musi posiadać interfejsy integracyjne oparte o ogólnie przyjęte standardy wymiany danych między poszczególnymi elementami Systemu oraz systemami zewnętrznymi. Integracja ma polegać minimum na imporcie/exporcie pliku z danymi z/do ww. systemów i aplikacji, a w przypadku udostępnienia przez producenta ww. systemów i aplikacji niezbędnych danych, również poprzez API.
2.	System musi automatycznie (bez udziału Administratorów Zamawiającego) pobierać informacje o wejściach i wyjściach pracowników rejestrowane w czytnikach. Zamawiający posiada czytniki RFID (model S260C produkcji ZKTeco) z możliwością rejestracji sześciu zdarzeń: - rozpoczęcie i zakończenie czasu pracy, - wyjście i wejście służbowe, - wyjście i wejście prywatne. Czytniki są obsługiwane przez oprogramowanie Biofinger (producent Novo Capital Investment Sp. z o.o.). Wykonawca musi zintegrować czytniki RFID będące w posiadaniu Urzędu z wdrażanym Oprogramowaniem. Dane z czytników muszą być na bieżąco aktualizowane z Oprogramowaniem (informacja o pojedynczym zdarzeniu na czytniku musi zostać automatycznie i niezwłocznie wysłana do Oprogramowania). Zamawiający nie dopuszcza metody integracji polegającej na wczytywaniu do Oprogramowania danych z plików generowanych przez system obsługujący czytniki RFID. Jeżeli Wykonawca uzna, że do spełnienia niniejszego wymagania konieczna jest wymiana oprogramowania zarządzającego czytnikami RFID, to zakupi na własny koszt inny system obsługujący czytniki. W takim przypadku Wykonawca musi wykonać wdrożenie zakupionego systemu do obsługi czytników w ramach Projektu, przekazać Zamawiającemu niezbędne licencje i prawa majątkowe, zmigrować dane z systemu dotychczasowego do nowego. Wykonawca wykona analizę tego zagadnienia i przedstawi propozycję rozwiązania w fazie Analizy Przedwdrożeniowej.
3.	System musi zapewnić możliwość: 1) elektronicznego wysyłania deklaracji PIT do właściwego US (pełna obsługa wysyłki, z pobieraniem potwierdzeń odbioru z US). 2) generowania formularzy PIT do formatu XML, ich eksportu do e-Deklaracji, podpisanie podpisem kwalifikowanym (jednego lub większej ilości plików) oraz przesłanie w formie elektronicznej do Urzędu Skarbowego. Opis struktury dokumentów XML oraz sposób ich przesyłania musi być zgodny z opisem na stronie xxx.x-xxxxxxxxxx.xxx.xx, w zakładkach „Struktury dokumentów XML" i „Instrukcje".
4.	System musi zapewnić integrację z PŁATNIK (ZUS) - programem wspomagającym obsługę ubezpieczonych. Integracja musi polegać na elektronicznym przekazywaniu dokumentów zgłoszeniowych (zgłoszenie i wyrejestrowanie osoby, członka rodziny, itp.) i rozliczeniowych ZUS, w formacie zgodnym ze standardem obowiązującym w Płatniku.
5.	System musi być zintegrowany z Portalem sprawozdawczym GUS (elektroniczne przekazywanie danych do zestawień GUS-owskich, np., Z-03, Z-05, Z-06, Z-12, Z-14

4.11 INTEGRACJA

Lp.	Opis wymagania [Integracja]
	w formacie zgodnym z obowiązującymi standardami), jeżeli GUS podał informację o strukturze danych.
6.	System musi mieć możliwość automatycznego generowania danych do deklaracji PFRON w tym: ilości Pracowników niepełnosprawnych w jednostce w etatach i osobach z podziałem na stopień niepełnosprawności.
7.	System musi mieć możliwość zasilania słownika Urzędów Skarbowych danymi z pliku .xls wystawionego na stronie Ministerstwa Finansów (xxxx://xxx.xx.xxx.xx/) w zakładce administracja podatkowa, struktura-organizacyjna, izby i urzędy-skarbowe.
8.	System musi mieć możliwość zasilania słownika Zawodów danymi z pliku wystawionego na stronie xxxxx://xxxx.xxx.xx/Xxxxxxxxxxxx/xxx/xxx/xxx_xx.xxx Głównego Urzędu Statystycznego.
9.	System musi mieć możliwość automatycznego importowania danych z e-zwolnień lekarskich udostępnionych na profilu informacyjnym Pracodawcy (Płatnika) znajdującego się na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) do ewidencji absencji Pracownika.
10.	System musi posiadać możliwość eksportu i importu danych z i do systemu bankowości elektronicznej Zamawiającego z jednoczesną możliwością ręcznej modyfikacji (PKO BP).

4.12 PREZENTACJA OPROGRAMOWANIA

1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dokonał prezentacji Oprogramowania w zakresie

scenariuszy przedstawionych w pkt 4.12.14.

2. Prezentacje mają na celu dokonanie przez Xxxxxxxxxxxxx oceny oferowanego Oprogramowania pod kątem ergonomii i stopnia automatyzacji prac. O terminie prezentacji decydować będzie kolejność złożonych ofert. Zamawiający nie przewiduje zmiany harmonogramu z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

3. Zamawiający nie przewiduje pokrycia kosztów przygotowania i przeprowadzenia prezentacji.

4. Prezentacje będą prowadzone w formie wideokonferencja za pośrednictwem Teams.

5. Prezentacja będzie prowadzona przez każdego Wykonawcę oddzielnie i na jego infrastrukturze technicznej.

6. Zamawiający powiadomi Wykonawców o terminach prezentacji z wyprzedzeniem co najmniej 3 dni roboczych przed prezentacją.

7. Na dokonanie prezentacji przez Wykonawcę Zamawiający przewiduje czas do około 4 godzin.

8. Podczas prezentacji Zamawiający będzie zadawał pytania dotyczące obsługi scenariuszy wskazanych w pkt. 4.12.14.

9. Podczas prezentacji Zamawiający dokona oceny Oprogramowania, zgodnie z tabelą w pkt 4.12.13.

10. Nie przystąpienie Wykonawcy do prezentacji w terminie i czasie wskazanym przez Zamawiającego będzie skutkować nieprzyznaniem punktów w kryterium jakość.

11. Przypadek, gdy Wykonawca nie zaprezentuje działania Oprogramowania w zakresie

jednego ze scenariuszy wskazanego lub jednego z etapów danego scenariusza w pkt

4.12.14 OPZ skutkować będzie nieprzyznaniem punktów w kryterium jakość za dany scenariusz.

12. Zamawiający może rejestrować przebieg prezentacji/testów za pomocą rejestrujących urządzeń audiowizualnych i sporządzi protokół oceny. Prezentacja jest jawna, chyba że Wykonawca zastrzegł i wykazał, iż stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. W związku z powyższym w przypadku gdyby prezentacja stanowiła tajemnicę przedsiębiorstwa, wykonawca musi zastrzec, że nie może być ona udostępniana i wykazać że stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa najpóźniej w terminie składania ofert.

13. Tabela badanych wymagań jakościowych

Badany obszar

Cecha

Waga

1.1

Automatyzacja pracy

Oprogramowanie ułatwia codzienną pracę i wspiera użytkownika przy wykonywaniu zadań związanych z realizacją procesu:

1. prowadzenie użytkownika przez kolejne kroki procesu;

2. podpowiedzi kolejnych działań poprzez komunikaty;

3. logiczne pogrupowanie zakładek

4. logiczne pogrupowanie elementów na ekranie.

1.2

W celu realizacji procesu Użytkownik nie musi:

1. zapamiętywać;

2. zapisywać;

3. dokonywać dodatkowych obliczeń;

4. lub innych działań poza systemem.

1.3

Oprogramowanie umożliwia szybkie wykonanie zadań związanych z procesem:

1. wykonanie jak najmniejszej liczby zmian formularzy ekranowych;

2. brak potrzeby wprowadzania danych, które już istnieją w bazie danych;

3. System podpowiada w polach wartości domyślne;

2.1

Pomoc i dokumentacja

Treść pomocy jest dostępna dla użytkownika z aktywnego formularza.

Lp	Badany obszar	Cecha	Waga
A	B	C	D
2.2		Treść pomocy jest zrozumiała dla użytkownika i podana w sposób zwięzły a podpowiedzi są możliwe do wykonania przez użytkownika.	5
2.3		Treść pomocy jest wyświetlana w kontekście konkretnego działania podejmowanego przez użytkownika (np. edycji pola)	3
3.1	Elastyczność i efektywność użycia	Oprogramowanie udostępnia skróty klawiszowe do najczęściej używanych funkcji.	3
3.2		Użytkownik może poruszać się po wszystkich elementach nawigacyjnych używając jedynie klawiatury	3
3.3		Użytkownik może łatwo przełączyć się do innego obszaru Oprogramowania (np. jednolite menu najważniejszych funkcji wyświetlane na każdym formularzu)	5
4.1	Zapobieganie błędom	Czy użytkownik może wycofać się z wybranego działania, które okazało się błędne.	5
4.2		Uruchomienie ważnej operacji jest poprzedzone dialogiem z użytkownikiem wymagającym jego świadomego potwierdzenia.	5
4.3		Komunikat dialogowy jest zrozumiały, w szczególności sprecyzowane są konsekwencje potwierdzenia akcji przez użytkownika.	3
5.1	Rozpoznanie, diagnozowanie błędów oraz ich naprawa	Komunikaty o błędach są zrozumiałe (napisane prostym językiem).	3
5.2		System natychmiast komunikuje błąd. Czy system komunikuje sytuację niewłaściwego wypełnienia pola lub niewypełnienie pola wymaganego	3
5.3		Komunikaty o błędach dostarczają sposób ich rozwiązania.	3
6.1	Komunikacja z użytkownikiem	Nazwy formularzy, raportów, funkcji, etykiet ekranowych są wystarczająco komunikatywne, wszystkie posiadają etykiety. Elementy posiadające tą samą funkcjonalność są identyfikowane w spójny sposób.	5

Badany obszar

Cecha

Waga

Wszystkie mechanizmy nawigacji, które są używane wielokrotnie, powinny pojawiać się w tym samym względnym porządku.

6.2

Użytkownik musi wiedzieć, na którym elemencie formularza się znajduje. Czy aktywny element jest wyraźnie oznakowany.

Na podstawie informacji ekranowych użytkownik wie, w którym obszarze Oprogramowania się znajduje.

6.3

Pola obligatoryjne są specyficznie oznakowane oraz powinny być wyraźnie odróżnione od pól opcjonalnych.

Pola danych nieedytowalnych muszą być oznaczone w sposób wyraźny.

14. Lista scenariuszy podlegających ocenie

1) Zatrudnienie i zwolnienie pracownika

a) Prezentacja pól wymagalnych i opcjonalnych;

b) Prezentacja pól słownikowych;

c) Próba zapisu danych z niewypełnionym polem wymaganym;

d) Wprowadzenie PESEL niezgodnego z płcią;

e) Wprowadzenie nr PESEL, który istnieje już w bazie;

f) Naliczanie urlopu przy pierwszym roku pracy do zatrudniania;

g) Wprowadzenie daty zatrudnienia;

h) Zapis danych;

i) Zmiana wprowadzonej daty zatrudnienia;

j) Zapis danych;

k) Przegląd danych wprowadzonego pracownika;

l) Uzupełnienie informacji podatkowych;

m) Uzupełnienie informacji ZUS;

n) Uzupełnienie informacji rozliczeniowych (np. ROR, potrącenia stałe);

o) Przyporządkowanie do listy płac;

p) Przydzielenie dodatków specjalnych;

q) Przeglądanie danych wprowadzonej osoby zarówno kadrowych, jak i płacowych;

r) Usunięcie wprowadzonego pracownika;

s) Możliwość wycofania operacji;

t) Zwolnienie pracownika z datą na koniec danego miesiąca;

u) Prezentacja funkcji "Przypominacza" dla kończącej się umowy pracownika;

v) Prezentacja możliwości konfiguracji funkcji "Przypominacza" (np. filtrowanie po zakresie dat, kategoriach komunikatów).

2) Zarządzanie strukturą organizacyjną

a) Dopisanie nowej komórki organizacyjnej [AAA] z przyszłą datą obowiązywania

<y>;

b) Prezentacja pól wymagalnych i opcjonalnych;

c) Prezentacja pól słownikowych;

d) Próba zapisu danych z niewypełnionym polem wymaganym,2. Wyświetlenie aktualnej struktury organizacyjnej;

e) Działanie systemu przy zmianie daty obowiązywania na datę przyszłą <x>;

f) Wyświetlenie struktury organizacyjnej na datę <x>;

g) Przeniesienie pracownika do nowej komórki organizacyjnej [AAA] z datą dzisiejszą (komunikat błędu);

h) Przeniesienie z datą <x>;

i) Wycofanie operacji;

j) Przeniesienie z datą <x+1>;

k) Wyświetlenie zatrudnienie pracownika na dzień <x> + 1;

l) Zmiana nazwy komórki na już istniejącą w strukturze (komunikat błędu);

m) Zmiana nazwy komórki organizacyjnej [AAA] na [BBB];

n) Wyświetlenie historii zatrudnienia pracownika;

o) Przeniesienie grupy pracowników do nowej komórki organizacyjnej;

p) Możliwość wycofania ostatniej operacji.

3) Obsługa absencji pracowniczych

a) Omówienie sposobu wprowadzania danych o e-zwolnieniach;

b) Prezentacja pól wymagalnych, opcjonalnych i słownikowych;

c) Wprowadzenia pierwszego zwolnienia lekarskiego;

d) Próba wprowadzenia drugiego zwolnienia lekarskiego w tym samym terminie;

e) Zapisanie danych;

f) Wycofanie poprzedniej zmiany;

g) Prezentacja karty i bilansu ewidencji czasu pracy dla pojedynczego pracownika z uwzględnieniem za okres rozliczeniowy z uwzględnieniem:

(1) Nadgodzin;

(2) Odebrania nadgodzin;

(3) Informacja o godzinach nadliczbowych za które zapłacono wynagrodzenie;

(4) Pracy w dniu wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy;

(5) Odebrania dnia wolnego z tytułu 5 dniowego tygodnia pracy;

(6) Pracy w niedzielę i święta;

(7) Odebranie dnia za pracę w niedzielę i święta;

(8) Wyjść prywatnych;

(9) Odrobienie wyjść prywatnych;

(10) Informacja o potrąceniu wynagrodzenia z tytułu wyjścia prywatnego:

(11) Pracy w godzinach nocnych.

4) Tworzenie raportu ad-hoc (definiowanych samodzielnie przez użytkownika)

Prezentacja budowy nowego szablonu raportu:

a) Prezentacja dostępnych informacji dotyczących pracowników;

b) Prezentacja pól wymagalnych, opcjonalnych i słownikowych;

c) Sposób ograniczenia zakresu danych w okresie: na dzień/ w okresie od – do;

d) Próba wprowadzenia daty końcowej wcześniejszej od początkowej;

e) Sposób ograniczenia raportu do jednego pracownika;

f) Możliwość wyboru rodzaju sortowania, x.xx. wg stanowiska/ nazwiska;

g) Z ograniczeniem do wydziału;

h) Z podziałem lub bez podziału na wew. komórki organizacyjne.

i) Prezentacja filtrowania danych dla:

j) Statusu pracownika aktualny/ przeszły/ zawieszony (na dzień bieżący/okres lub na dzień/okres raportu);

k) Wymiaru etatu;

l) Pracowników etatowych/ pracowników zatrudnionych na zastępstwo/ pracowników zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych.

m) Prezentacja podsumowań:

n) Danych liczbowych;

o) Zliczania występowania.

p) Prezentacja wydruków:

q) Zapamiętania szablonu;

r) Udostępnienia go innym użytkownikom;

s) Próba usunięcia szablonu;

t) Wydruku wg szablonu;

u) Zapisu wyniku działania raportu do pliku obsługiwanego przez MS Excel oraz innych formatów.

5) Obsługa wniosków o nadgodziny w Portalu

a) Przełożony : Wyświetlenie informacji o aktualnych limitach pracy w godzinach nadliczbowych lub w dniu wolnym, dotyczącym danego pracownika;

b) Przełożony : Wprowadzenie polecenia pracy w godzinach nadliczbowych (cel, termin, czas pracy . godziny lub dni);

c) Prezentacja pól wymagalnych, opcjonalnych i słownikowych;

d) Próba wprowadzenia terminu wcześniejszego od daty bieżącej;

e) Przełożony: wysłanie polecenia;

f) Omówienie sposobów zmiany polecenia pracy na różnych etapach procesu;

g) Pracownik : Odrzucenie polecenia;

h) Przełożony : Modyfikacja polecenia pracy w godzinach nadliczbowych w sobotę;

i) Pracownik : Akceptacja polecenia;

j) Prezentacja pól wymagalnych, opcjonalnych i słownikowych;

k) Pracownik : Wprowadzenie wniosku o odbiór godzin;

l) Pracownik : Próba wprowadzenia terminu odbioru w dzień wolny od pracy;

m) Pracownik : Akceptacja wniosku;

n) Przełożony : Odrzucenie wniosku;

o) Pracownik : Modyfikacja wniosku o odbiór godzin;

p) Przełożony : Akceptacja wniosku;

q) Pracownik : Wyświetlenie informacji o zaakceptowanym wniosku;

r) Pracownik Kadr : Wyświetlenie informacji o odebranych nadgodzinach;

s) Przełożony : przeglądania absencji pracowników danej komórki organizacyjnej oraz wypracowanych przez nich nadgodzin oraz ich odbioru.

6) Obsługa wniosku urlopowego w Portalu

a) Pracownik : Zalogowanie do portalu;

b) Pracownik : Wpisanie błędnego hasła;

c) Pracownik : Wpisanie prawidłowego hasła;

d) Pracownik : Sprawdzenie liczby dni przysługującego urlopu;

e) Pracownik : Przejście do wniosku urlopowego;

f) Prezentacja pól wymagalnych, opcjonalnych i słownikowych;

g) Pracownik : Wypełnienie wniosku urlopowego;

h) Pracownik : Wpisanie zbyt dużej liczby dni urlopu;

i) Pracownik : Ponowne wypisanie wniosku na ten sam termin;

j) Pracownik : Wpisanie prawidłowych wartości;

k) Pracownik : Wysłanie wniosku urlopowego do akceptacji;

l) Pracownik : Modyfikacja terminu wysłanego do akceptacji wniosku;

m) Pracownik : Wysłanie wniosku urlopowego do akceptacji;

n) Przełożony : Zatwierdzenie wniosku z pozycji przełożonego;

o) Pracownik : Sprawdzenie statusu wysłanego wniosku urlopowego;

p) Omówienie wycofania wniosku na różnych etapach akceptacji;

q) Pracownik : Wylogowanie z portalu;

r) Pracownik Kadr : Sprawdzenie informacji o zatwierdzonym urlopie w systemie karowo . płacowym.

7) Przygotowanie wypłaty dla pracowników

a) Prezentacja pól wymagalnych, opcjonalnych i słownikowych;

b) Przypisywanie do danej listy konkretnego numeru konta bankowego, z którego mają być płacone jej elementy: ROR, ZUS, US i inne potrącenia;

c) Wprowadzanie przykładowych potrąceń dotyczących jednego pracownika;

d) Wprowadzanie przykładowych potrąceń dotyczących grupy pracowników;

e) Wprowadzenie uzupełniających informacji podatkowych (kwota wolna, dane US);

f) Uzupełnienie informacji ZUS (kody ubezpieczeniowe);

g) Uzupełnienie informacji rozliczeniowych (ROR);

h) Rozliczanie zwolnień lekarskich (przegląd podstaw chorobowych, utrata składnika, korekta konkretnego zasiłku, wydruk karty zasiłkowej za dowolny okres);

i) Wprowadzenie niewłaściwego kodu wynagrodzenia;

j) Zmiana przyporządkowania do listy płac, niezwiązana ze zmianą organizacyjnego przyporządkowania do departamentu;

k) Usunięcie pracownika z listy;

l) Usunięcie całej listy;

m) Możliwość cofnięcia operacji;

n) Przeszeregowanie grupy pracowników;

o) Wycofanie poprzedniej operacji.

8) Obliczanie list płac i sprawozdawczość

a) Prezentacja pól wymagalnych, opcjonalnych i słownikowych;

b) Obliczenie list płac podstawowych i dodatkowych;

c) Próba obliczenia listy za poprzedni miesiąc (błąd);

d) Grupowa zmiana danych wpływająca na rozliczenie;

e) Ponowne obliczenie list;

f) Przeglądanie, generowanie wydruków i zbiorczych zestawień podsumowujących (np. kwoty ROR, potrąceń) wg różnych parametrów (np. numerów list, kodów list, nazw list , źródeł finansowania: podziału UM, UE) , jak również wybranych elementów list płac za dowolne okresy (obejmujące minimum dwa lata) [ za zadany okres obejmujący pracowników zatrudnionych i zwolnionych];

g) Przeglądanie i generowanie kart zasiłkowych, RMUA, wynagrodzeń, podatkowych za dowolny okres obejmujący minimum dwa lata;

h) Generowanie PIT dla grupy osób;

i) Generowanie formularzy sprawozdawczych, gotowych druków Np.7, Rp.7 z wypełnionymi stałymi polami (nazwa, adres);

j) Prezentacja wykonania rozliczenia dla kilku list;

k) Generowanie przelewów do listy płac lub grupy z podziałem na ROR, ZUS, US i inne potrącenia;

l) Prezentacja działania systemu po rozliczeniu listy płac i wykonaniu przelewów oraz próbie zmiany składnika wpływającego na wynagrodzenia;

m) Prezentacja informacji o sposobie wyliczenia poszczególnych kwot składających się na wynagrodzenie.

Document Metadata

Table of Contents

Wymagania przedmiotu Zamówienia:

Document Metadata