REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG

English version available here.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia Usług zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, za pośrednictwem Serwisu.

1.2. Zawartość Serwisu tworzy bazę danych podlegającą ochronie wynikającej z ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych.

1.3. Just Join IT udostępnia Regulamin Klientowi nieodpłatnie w formie dokumentowej (plik pdf) przed zawarciem Umowy, a także każdorazowo na żądanie Klienta w sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści Regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Klient.

1.4. Klient jest zobowiązany do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.

2. DEFINICJE.

2.1. Serwis – serwis internetowy znajdujący się w domenie xxx.xxxxxxxx.xx, do którego prawa przysługują Just Join IT;

2.2. Just Join IT lub Usługodawca - Just Join IT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, przy Alei Xxxxxxxxxxxxx 000X, 00-000 Xxxxxx, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000774695, której akta rejestrowe znajdują się w tym sądzie, posiadająca NIP: 5842781957 i REGON: 382708421, o kapitale zakładowym w wysokości 44.550,00 zł,

2.3. Klient – osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, a także osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, korzystająca z Usług świadczonych przez Just Join IT;

2.4. Strony – łącznie Klient oraz Just Join IT;

2.5. Umowa – umowa o świadczenie Usług zawarta pomiędzy Just Join IT a Klientem;

2.6. Zamówienie – zamówienie złożone przez Klienta i przyjęte do realizacji przez Just Join IT; Zamówienie może być składane w ramach zawartej przez Strony Umowy jak i samodzielnie za pośrednictwem Serwisu poprzez dodanie Ogłoszenia o pracę;

2.7. Usługi – usługi świadczone drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną przez Just Join IT na rzecz Klienta i określone w pkt 4. Regulaminu;

2.8. Regulamin – niniejszy Regulamin;

2.9. Panel Pracodawcy – panel przypisany do danego Klienta w wyniku prawidłowej rejestracji w Serwisie służący do publikowania, zmieniania i usuwania Ogłoszeń o pracę, przedłużania publikac’ji Ogłoszeń o pracę, zarządzania Profilem Pracodawcy i Top Companies, przeglądania aplikacji złożonych przez Użytkowników, pobrania aplikacji (CV Użytkownika), usuwania aplikacji złożonych przez Użytkowników oraz zarządzania innymi Usługami, z których korzysta Klient za pośrednictwem Xxxxxxx;

2.10. Ogłoszenie o pracę – ogłoszenie o pracę publikowane przez Klienta w Serwisie w ramach Umowy z Just Join IT lub publikowane przez Just Join IT na zlecenie

Klienta; niezależnie od sposobu publikacji treść Ogłoszenia o pracę jest zawsze ustalana przez Klienta;

2.11. Profil Pracodawcy – sekcja w Serwisie umożliwiająca Klientom prezentację historii oraz działalności Klienta;

2.12. Top Companies – Usługi świadczone przez Just Join IT na rzecz Klienta, związane z promocją marki oraz Profilu Pracodawcy Klienta; zakres i warunki świadczenia Usługi Top Companies określono w odrębnym regulaminie, dostępnym pod linkiem

xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxx.xx/XxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxXxx panies_2024.pdf

2.13. Wynagrodzenie – wynagrodzenie należne od Klienta z tytułu Usług świadczonych za pośrednictwem Serwisu przez Xxxx Xxxx IT;

2.14. Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Serwisu w celu przeglądania Ogłoszeń o pracę publikowanych przez Klientów oraz odpowiadania na te Ogłoszenia o pracę lub przeglądania Profilu Pracodawcy;

2.15. Dni robocze – dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni wolnych od pracy w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1920);

2.16. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

2.17. Kod – generowany indywidualnie dla Klienta przy zamówieniu, umożliwia publikowanie ogłoszeń o pracę w serwisie. W sytuacji, gdy Klient dokonywał już wcześniej zakupu, na ten sam kod można doładować kolejne kredyty wykorzystywane do publikacji ogłoszeń o pracę w serwisie;

2.18. Kredyt – określa ilość możliwych ogłoszeń o pracę do publikacji w serwisie w ramach danego kodu;

2.19. Pakiet ogłoszeń – więcej niż jedno ogłoszenie zakupione przez Klienta, których publikacja możliwa jest poprzez wykorzystanie indywidualnego kodu przypisanego do Klienta. Ilość zakupionych ogłoszeń w pakiecie określa faktura lub zamówienie dla danego Klienta

2.20. Matchmaking – funkcjonalność w Serwisie pozwalająca na dostęp do bazy anonimowych Użytkowników dopasowanych do Ogłoszeń o pracę, oraz na wysyłanie im zaproszeń do kontaktu w związku z danym Ogłoszeniem o pracę.

3. WYMAGANIA TECHNICZNE

3.1. Wymagania techniczne niezbędne do korzystania z Usług w ramach Serwisu:

3.1.1. komputer, smartphone lub inne urządzenie multimedialne z dostępem do Internetu;

3.1.2. dostęp do poczty elektronicznej;

3.1.3. przeglądarka internetowa;

3.1.4. zalecane włączenie w przeglądarce internetowej możliwości zapisu plików Cookies oraz obsługi Javascript;

3.1.5. posiadanie jednego ze standardowych programów do odczytu plików typu: PDF.

4. ZAKRES USŁUG ŚWIADCZONYCH ZA POŚREDNICTWEM SERWISU

4.1. Usługodawca umożliwia Klientom korzystanie z następujących Usług za pośrednictwem Serwisu:

4.1.1. Dostęp do Panelu Pracodawcy;

4.1.2. Publikacja, zmiana, usuwanie Ogłoszeń o pracę w Serwisie;

4.1.3. Zarządzanie aplikacjami złożonymi przez Użytkowników, tj. przeglądanie aplikacji, pobranie CV oraz usuwanie aplikacji, jeżeli Klient nie korzysta z zewnętrznego systemu do zarządzania aplikacjami;

4.1.4. Promowanie Ogłoszeń o pracę;

4.1.5. Dostęp i zarządzanie profilem w Profil Pracodawcy;

4.1.6. dostęp do Usługi Matchmaking.

4.2. Usługi są dostępne dla Klientów, którzy zawarli z Usługodawcą Umowę lub złożyli Zamówienie na Usługi świadczone przez Usługodawcę.

4.3. Usługi będą świadczone na rzecz Klienta przez okres wskazany w treści Umowy lub Zamówienia. Klient może w dowolnym czasie usunąć Ogłoszenie o pracę z Serwisu, jednakże nie powoduje to powstania roszczenia o zwrot wynagrodzenia za usunięte Ogłoszenie o pracę.

4.4. Klient zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu.

4.5. Klient zobowiązany jest do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z prawem i dobrymi obyczajami, mając na uwadze poszanowanie dóbr osobistych i praw własności intelektualnej osób trzecich.

4.6. Zakazane jest umieszczanie w Serwisie treści o charakterze bezprawnym.

4.7. Zakazane jest umieszczanie w Serwisie treści będących ofertami kupna lub sprzedaży, w tym w szczególności handlu rzeczami, których obrót jest zakazany przez prawo.

4.8. Zakazane jest pobieranie, kopiowanie lub ekstrakcja (tzw. web scraping) danych Użytkowników, do których dostęp Klient uzyskuje za pomocą Serwisu, niezależnie od tego, czy dane te prezentowane są w Serwisie jako część bazy danych Użytkowników, czy w jakikolwiek inny sposób.

4.9. Klient zobowiązany jest do wprowadzania danych zgodnych ze stanem faktycznym.

4.10. Usługodawca podejmuje działania w celu zapewnienia poprawnego działania Serwisu, w takim zakresie, jaki wynika z aktualnej wiedzy technicznej i zobowiązuje się niezwłocznie usuwać wszelkie zakłócenia w funkcjonowaniu Serwisu, jakie zostały zgłoszone przez Użytkowników.

4.11. Warunkiem rozpoczęcia korzystania z Usług świadczonych przez Just Join IT jest akceptacja przez Klienta Regulaminu oraz Polityki Prywatności.

4.12. Just Join IT będzie uprawniony do wysyłania Klientowi na podany w Panelu Pracodawcy adres e-mail powiadomień o utrudnieniach i zmianach w funkcjonowaniu Serwisu oraz o planowanych przerwach technicznych.

5. PANEL PRACODAWCY

5.1. Panel Pracodawcy jest udostępniany Klientowi po zawarciu Umowy lub złożeniu Zamówienia oraz dodaniu pierwszego Ogłoszenia o pracę.

5.2. Każdemu Klientowi udostępniony może być tylko jeden Panel Pracodawcy.

5.3. Po dodaniu pierwszego Ogłoszenia o pracę Just Join IT prześle Klientowi dane do logowania do Panelu Pracodawcy, tj. login oraz hasło tymczasowe. Klient zobowiązany jest do zmiany hasła tymczasowego przy pierwszym logowaniu do Panelu Pracodawcy.

5.4. Z chwilą udostępnienia Klientowi danych do logowania do Panelu Pracodawcy dochodzi do zawarcia pomiędzy Klientem a Just Join IT umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną na warunkach określonych w Regulaminie i polegających na zapewnieniu Klientowi możliwości korzystania z Panelu Pracodawcy w sposób opisany w Regulaminie.

5.5. Logowanie do Panelu Pracodawcy następuje przy użyciu loginu i hasła. Klient jest zobowiązany do zachowania loginu oraz hasła w tajemnicy oraz ochrony przed dostępem osób niepowołanych.

5.6. Za pomocą Panelu Pracodawcy Klient może w szczególności:

5.6.1. Dodawać, zmieniać, usuwać Ogłoszenia o pracę oraz przedłużać ich publikację;

5.6.2. Zarządzać Profilem Pracodawcy;

5.6.3. Monitorować historię wcześniejszych rekrutacji prowadzonych przez Klienta;

5.6.4. Przeglądać aplikacje złożone w odpowiedzi na Ogłoszenie o pracę, pobierać aplikacje oraz usuwać aplikacje;

5.6.5. Korzystać z Usługi Matchmaking;

5.6.6. Wprowadzać zmiany w Panelu Pracodawcy dotyczące profilu firmy Klienta, danych rozliczeniowych Klienta.

5.7. Klient może w Panelu Pracodawcy ustalać oraz dokonywać zmian w dostępie członków personelu Klienta do Panelu Pracodawcy. Klient ponosi odpowiedzialność za członków swojego personelu posiadających dostęp do Panelu Pracodawcy jak za własne działania lub zaniechania.

5.8. Dane podane przez Klienta w Panelu Pracodawcy oraz Profilu Pracodawcy powinny być kompletne, prawdziwe oraz niewprowadzające w błąd.

5.9. Klient może zrezygnować z Panelu Pracodawcy poprzez złożenie stosownej dyspozycji za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: xxxx@xxxxxxxx.xx. Usunięcie Panelu Pracodawcy nastąpi w terminie 3 Dni roboczych od otrzymania przez Just Join IT dyspozycji. Usunięcie Panelu Pracodawcy na podstawie dyspozycji Klienta nie wpływa na opublikowane już Ogłoszenia oraz na pozostałe zobowiązania Stron wynikające z Umowy lub Zamówienia, w szczególności na postanowienia dotyczące płatności na rzecz Just Join IT.

5.10. Just Join IT jest uprawniony do usunięcia Panelu Pracodawcy Klienta, jeżeli Klient nie logował się do Panelu Pracodawcy lub nie opublikował Ogłoszenia o pracę przez okres kolejnych 12 miesięcy, pod warunkiem, że Klient nie ma żadnych aktywnych Ogłoszeń o pracę opublikowanych w Serwisie. W takim przypadku Just Join IT poinformuje Klienta o planowanym usunięciu Panelu Pracodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail podany w Umowie lub Zamówieniu na co najmniej 14 dni przed planowanym usunięciem Panelu Pracodawcy.

5.11. Just Join IT jest uprawniony do usunięcia Panelu Pracodawcy Klienta jeżeli Klient narusza postanowienia Umowy, Zamówienia, Regulaminu lub powszechnie obowiązujące przepisy prawa pod warunkiem wcześniejszego wezwania Klienta do zaprzestania naruszeń oraz wyznaczenia mu w tym celu terminu 5 Dni roboczych. Wezwanie zostanie wysłane do Klienta za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w Umowie lub Zamówieniu. Panel Pracodawcy zostanie usunięty po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.

6. PUBLIKOWANIE OGŁOSZEŃ O PRACĘ

6.1. Opublikowanie Ogłoszenia o pracę może nastąpić po zawarciu z Klientem Umowy lub złożeniu przez Klienta Zamówienia.

6.2. W celu dodania Ogłoszenia o pracę Klient powinien wybrać odpowiednią wersję Ogłoszenia o pracę zgodnie z Cennikiem, wypełnić formularz Ogłoszenia o pracę oraz zatwierdzić i przesłać Ogłoszenie o pracę do publikacji. Ogłoszenie zostanie opublikowane w Serwisie niezwłocznie po otrzymaniu płatności, nie później niż w ciągu 2 Dni roboczych od zaksięgowaniu płatności od Klienta.

6.3. Ogłoszenie o pracę zostanie opublikowane nie później niż po opłaceniu przez Klienta jego ceny zgodnie z Cennikiem, chyba że coś innego zostało ustalone w Umowie lub Zamówieniu.

6.4. Formularz Ogłoszenia o pracę może wypełnić i zatwierdzić tylko osoba wskazana w Umowie lub Zamówieniu bądź też osoba uprawniona do reprezentacji Klienta w zakresie prowadzenia rekrutacji. Domniemywa się, że osoba wypełniająca formularz Ogłoszenia o pracę jest osobą uprawnioną do reprezentacji Klienta w zakresie prowadzenia rekrutacji. Klient lub osoba wskazana w zdaniu pierwszym może również zwrócić się do Just Join IT z prośbą o wypełnienie formularza Ogłoszenia o pracę w imieniu Xxxxxxx zgodnie z jego instrukcjami.

6.5. Klient jest zobowiązany do dodania do formularza Ogłoszenia o pracę pliku graficznego zawierającego znak towarowy Klienta.

6.6. Just Join IT zastrzega sobie prawo dokonanie pre-moderacji Ogłoszenia o pracę przed jego opublikowaniem w Serwisie, tj. zweryfikowaniu poprawności ortograficznych i stylistycznej Ogłoszenia oraz dokonaniu niezbędnych poprawek, w tym poprawek merytorycznych za zgodą Klienta. Just Join IT jest uprawnione również do dokonywania poprawek ortograficznych i stylistycznych w Ogłoszeniu o pracę po jego opublikowaniu. Just Join IT niezwłocznie zawiadomi Klienta o dokonaniu poprawek.

6.7. Opublikowane Ogłoszenie o pracę będzie dostępne przez okres 30 dni od chwili jego opublikowania w Serwisie.

6.8. Jeżeli Strony nie postanowią inaczej w Umowie, Zamówieniu lub poprzez wzajemne udokumentowane ustalenia, Użytkownicy będą odpowiadać na opublikowane Ogłoszenie o pracę za pośrednictwem formularza aplikacyjnego udostępnionego w Serwisie przez Usługodawcę. W takim wypadku warunkiem publikacji Ogłoszenia o pracę jest zawarcie pomiędzy Stronami porozumienia o powierzeniu przetwarzania danych osobowych według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu.

6.9. Strony mogą ustalić, że Użytkownicy będą odpowiadać na opublikowane Ogłoszenie o pracę za pośrednictwem zewnętrznego systemu aplikacyjnego dostarczonego przez Klienta. W takim wypadku dane Użytkowników aplikujących na dane Ogłoszenie o pracę nie będą przechowywane w Serwisie.

6.10. W formularzu Ogłoszenia o pracę Klient ma możliwość samodzielnego uzupełnienia:

6.10.1. klauzuli informacyjnej przeznaczonej dla Użytkowników aplikujących na dane ogłoszenie o pracę;

6.10.2. treści zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji;

6.10.3. treści innych zgód, które Xxxxxx chce uzyskiwać od Użytkowników.

6.11. Jeżeli Klient nie uzupełni informacji, o których mowa w pkt 6.10. powyżej Just Join IT umieści w Ogłoszeniu o pracę domyślną klauzulę informacyjną, której treść zostanie przedstawiona Klientowi przed akceptacją Ogłoszenia o pracę. W takim przypadku opcja zgody na przyszłe rekrutacje oraz opcja dodatkowej zgody zostaną wyłączone.

6.12. W wypadku, o którym mowa w pkt 6.11. Just Join IT nie ponosi odpowiedzialności za niedostosowanie treści klauzuli informacyjnej oraz treści zgód do rzeczywistych potrzeb Klienta.

6.13. Ogłoszenie o pracę powinno spełniać następujące warunki:

6.13.1. powinno zawierać ofertę odpłatnej pracy, która ma być świadczona na podstawie legalnej formy zatrudnienia;

6.13.2. powinno zawierać rzeczywistą ofertę pracy;

6.13.3. oferowana praca oraz warunki wykonywania pracy muszą być zgodne z prawem, a oferta musi dotyczyć legalnej pracy.

6.14. Just Join IT jest uprawniony do usunięcia Ogłoszenia o pracę, jeżeli narusza ono Regulamin lub powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności zawiera treści bezprawne lub narusza dobra osobiste osób trzecich. Just Join IT może usunąć Ogłoszenie o pracę w przypadkach, o których mowa w zdaniu poprzedzającym pod warunkiem wcześniejszego wezwania Klienta do usunięcia naruszenia i zmiany Ogłoszenia o pracę oraz wyznaczenia mu w tym celu terminu wynoszącego co najmniej 1 Dzień roboczy. Wymogu wcześniejszego powiadomienia nie stosuje się jeżeli Just Join IT jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia Ogłoszenia o pracę na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

6.15. W przypadku usunięcia Ogłoszenia o pracę, o którym mowa w pkt 6.14. powyżej Klientowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Usługodawcy z tego tytułu.

6.16. W przypadku usunięcia przez Just Join IT Ogłoszenia o pracę bez ważnej przyczyny, Just Join IT przywróci Ogłoszenie o pracę w Serwisie oraz wydłuży okres publikacji Ogłoszenia o pracę w Serwisie o czas, w jakim Ogłoszenie o pracę było niewidoczne.

6.17. Jeżeli wynika to z Zamówienia, Umowy lub uzgodnień Stron dokonanych w formie dokumentowej (m. in. poprzez e-mail) Ogłoszenia o pracę będą promowane przez Just Join IT za pośrednictwem mediów społecznościowych lub innych serwisów, z którymi Just Join IT współpracuje. Promowania Ogłoszeń o pracę może wiązać się z publikacją całości lub części Ogłoszenia o pracę w innym serwisie, na co Klient wyraża zgodę.

6.18. Jeżeli nic innego nie wynika z Umowy lub Zamówienia, Ogłoszenie o pracę jest dostępne w Serwisie 30 dni od dnia publikacji ogłoszenia

6.19. Jeżeli nic innego nie wynika z Umowy lub Zamówienia, Pakiet ogłoszeń o pracę Klient może wykorzystać przez okres 12 miesięcy od zakupu kodu z Pakietem ogłoszeń.

6.20. Po okresie 12 miesięcy od daty zakupu Pakietu ogłoszeń, Kod staje się przeterminowany i jego stan zmienia się na nieaktywny, przez co nie można już z niego skorzystać w celu dalszej publikacji Ogłoszeń o pracę, nawet jeśli posiada on jeszcze Kredyty do publikacji.

6.21. Skorzystanie z przeterminowanych Kodów, które posiadają jeszcze Kredyty możliwe jest wyłącznie za dokonaniem opłaty w wysokości 90% wartości ceny transakcyjnej ogłoszenia po jakiej Klient dokonał zakupu. Kody odkupione mają ważność na kolejne 12 miesięcy.

6.22. Możliwość odkupienia przeterminowanych Kodów jest dostępna wyłącznie przez

3 miesiące od daty przeterminowania się Kodu. Po tym czasie Klient nie ma możliwości odkupienia Kodu z ogłoszeniami, a Kod zostaje usunięty z Panelu Pracodawcy.

7. USŁUGA PROFIL PRACODAWCY

7.1. Klient może rozpocząć korzystanie z Usługi Profil Pracodawcy poprzez Panel Pracodawcy oraz wypełnienie wszystkich pól w formularzu Profil Pracodawcy oznaczonych jako obowiązkowe, po weryfikacji oraz akceptacji treści Profil Pracodawcy przez członka personelu Xxxx Xxxx IT oraz po opłaceniu Wynagrodzenia należnego za Usługę Profil Pracodawcy zgodnie z Umową lub Zamówieniem.

7.2. W celu prawidłowego świadczenia Usługi Profil Pracodawcy Klient jest zobowiązany do przekazania Just Join IT informacji niezbędnych do uzupełnienia Profilu Pracodawcy umieszczonego w Serwisie. Just Join IT zastrzega sobie prawo do

rozszerzania zakresu informacji ujawnianych w ramach Profilu Pracodawcy w trakcie obowiązywania Usługi.

7.3. Klient jest uprawniony do dokonywania zmian w swoim Profilu Pracodawcy za pośrednictwem Panelu Pracodawcy.

7.4. Jeżeli nic innego nie wynika z Umowy lub Zamówienia, Usługa Profil Pracodawcy jest udostępniona Klientowi przez okres 12 miesięcy od pierwszej publikacji Profilu Pracodawcy w Serwisie.

7.5. Klient może w każdym momencie zrezygnować z Usługi Profil Pracodawcy. Rezygnacja z Usługi Profil Pracodawcy wymaga kontaktu z personelem Just Join IT za pośrednictwem wiadomości e-mail na adres xxxx@xxxxxxxx.xx bądź poprzez samodzielne usunięcie Panelu Pracodawcy.

7.6. Wszelkie materiały i treści opublikowane w Profilu Pracodawcy Klienta stanowią własność Klienta, jednakże Just Join IT jest uprawniony do korzystania z nich w wyłącznie w zakresie niezbędnym do opublikowania ich w Serwisie.

8. MATCHMAKING

8.1. W ramach Usługi Matchmaking, Klient uzyskuje dostęp do bazy danych anonimowych Użytkowników, którzy zostali dopasowani do Ogłoszenia o pracę opublikowanego przez Klienta. Usługa Matchmaking dostępna jest w Panelu Pracodawcy.

8.2. Dopasowanie Użytkownika do Ogłoszenia o pracę następuje na podstawie zadeklarowanych przez Użytkownika preferencji. Jeśli preferencje Użytkownika pokrywają się lub częściowo pokrywają się z kryteriami określonymi w opublikowanej przez Klienta Ofercie pracy, Użytkownik zostanie ujęty w bazie danych anonimowych Użytkowników, których profil pasuje do danego Ogłoszenia o pracę, a Klient uzyskuje możliwość wysłania takiemu Użytkownikowi zaproszenia do kontaktu.

8.3. Baza danych Użytkowników dopasowanych do Ogłoszenia o pracę zawiera między innymi takie informacje jak np. oczekiwane stanowisko, oczekiwania finansowe, liczba lat doświadczenia zawodowego, umiejętności Użytkownika, czy preferowana lokalizacja wykonywania pracy. Klient może przeglądać i filtrować bazę danych według kryteriów dostępnych w Serwisie. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu kryteriów lub zmiennych dostępnych w Serwisie i zmiana taka nie będzie wymagała zmiany Regulaminu.

8.4. Klient może wysyłać zaproszenia do kontaktu Użytkownikom dopasowanym do Ogłoszenia o pracę. Zaproszenia do kontaktu mogą zawierać takie informacje jak link do Ogłoszenia o pracę, link do Profilu Pracodawcy lub informacji o Ogłoszeniodawcy lub inne informacje związane z Ogłoszeniem o pracę. Zaproszenia do kontaktu dostępne są dla Klienta w zakładce ‘Chats’ lub pod innym równoważnym przyciskiem w Panelu Pracodawcy, gdzie Klient może również przeglądać historyczne zaproszenia do kontaktu.

8.5. Usługodawca zastrzega sobie prawo ograniczenia liczby zaproszeń do kontaktu, które mogą być wysłane przez Ogłoszeniodawcę Użytkownikowi (lub Użytkownikom) w związku z konkretnym Ogłoszeniem o pracę. Zwiększenie liczby dostępnych zaproszeń do kontaktu może nastąpić w drodze odrębnych uzgodnień pomiędzy Stronami, w tym w drodze Zamówienia.

8.6. Jeżeli Użytkownik przyjmie zaproszenie do kontaktu otrzymane w związku z Ogłoszeniem o pracę, Klient uzyska dostęp do szczegółowych danych udostępnionych przez Użytkownika w ramach funkcjonalności czatu (w tym danych kontaktowych, które umożliwią Klientowi identyfikację Użytkownika).

9. ZASADY PŁATNOŚCI WYNAGRODZENIA

9.1. Wysokość Wynagrodzenia oraz zasady płatności Wynagrodzenia powinny być ustalone w Umowie lub Zamówieniu. W przypadku braku zapisów dotyczących wysokości i zasad płatności Wynagrodzenia w Umowie lub Zamówieniu stosuje się postanowienia 9.2.-9.10. poniżej.

9.2. Wysokość Wynagrodzenia ustalana jest w oparciu o aktualny cennik udostępniony na stronie Serwisu oraz ilość i zakres Usług zakupionych przez Klienta.

9.3. Kwoty Wynagrodzenia są kwotami netto i należy do nich doliczyć VAT według stawki obowiązującej zgodnie z przepisami prawa.

9.4. Płatność Wynagrodzenia następuje z góry, tj. przed opublikowaniem Ogłoszenia o pracę lub rozpoczęciem korzystania z innej Usługi.

9.5. Płatność Wynagrodzenia może być dokonana przy pomocy:

9.5.1. karty kredytowej (VISA, Master, Amex);

9.5.2. karty debetowej Maestro;

9.5.3. serwisu Paypal, którego operatorem jest PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, X.X.X00-00 Xxxxxxxxx Xxxxx, X-0000 Xxxxxxxxxx;

9.5.4. przy pomocy zintegrowanego z Serwisie serwisu xxxxxxxx00.xx z wykorzystaniem wszystkich funkcjonalności serwisu xxxxxxxx00.xx;

9.5.5. przelewem bankowym.

9.6. Operatorem kart płatniczych oraz serwisu xxxxxxxx00.xx jest PayPro S. A. Agent Rozliczeniowy, xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347935, XXX 0000000000, Regon 301345068.

9.7. Klient może skontaktować się z Serwisem w celu ustalenia indywidualnej ceny za zakup pakietu Ogłoszeń o pracę.

9.8. Klient jest zobowiązany podać aktualny NIP.

9.9. W przypadku wybrania formy zapłaty Wynagrodzenia, o której mowa w pkt 9.5.5. powyżej, publikacja Ogłoszenia o pracę lub rozpoczęcie świadczenia innej Usługi nastąpi dopiero po zaksięgowaniu pełnej kwoty Wynagrodzenia na rachunku bankowym Just Join IT. Jeżeli kwota Wynagrodzenia nie zostanie zaksięgowana w terminie 7 dni od dnia zamówienia danej Usługi, umowa zawarta pomiędzy Stronami wygasa, a Klientowi nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

9.10. W przypadku wyboru formy płatności, o której mowa w pkt 9.5.1.-9.5.4. powyżej, Just Join IT poinformuje Klienta o braku płatności, wyznaczając mu dodatkowy termin na zapłatę, a także może poinformować o innych sposobach płatności. W przypadku bezskutecznego upływu dodatkowego terminu na zapłatę Umowa zawarta pomiędzy Stronami wygasa, a Klientowi nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

9.11. Jeżeli Klient podejmie decyzję o niepublikowaniu Ogłoszenia o pracę lub usunięciu opublikowanego Ogłoszenia o pracę, Klientowi nie przysługuje zwrot uiszczonego Wynagrodzenia.

10. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

10.1. Just Join IT nie ponosi odpowiedzialności za treść opublikowanych Ogłoszeń o pracę.

10.2. Klient przyjmuje do wiadomości, że podanie błędnych lub niepełnych danych identyfikacyjnych przez Klienta może skutkować brakiem realizacji lub nieprawidłową realizacją Usług.

10.3. Just Join IT nie gwarantuje Klientowi, że w odpowiedzi na Ogłoszenie o pracę zostaną zgłoszone aplikacje.

10.4. Just Join IT ma prawo do wprowadzania przerw technicznych w działaniu Serwisu, o których Just Join IT będzie w miarę możliwości informował Klientów z wyprzedzeniem za pośrednictwem komunikatu w Serwisie.

10.5. Z zastrzeżeniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa odpowiedzialność Just Join IT względem Klienta jest ograniczona wyłącznie do strat poniesionych przez Klienta oraz z ograniczeniem do kwoty stanowiącej 50% łącznego wynagrodzenia netto wypłaconego Just Join IT do dnia wyrządzenia szkody z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy.

10.6. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań określonych w punkcie 13 (Poufność), Strona dopuszczająca się naruszenia zapłaci Xxxxxxx poszkodowanej karę umowną w wysokości 50.000 (słownie: pięćdziesiąt tysięcy) zł za każdy przypadek naruszenia.

10.7. W przypadku naruszenia przez Klienta zakazu określonego w punkcie 4.8 (zakaz pobierania, kopiowania lub ekstrakcji danych Użytkowników), Klient zapłaci Usługodawcy karę umowną w wysokości 50.000 (słownie: pięćdziesiąt tysięcy) zł za każdy przypadek naruszenia.

10.8. Niezależnie od zapłaty kar umownych wskazanych w punktach 10.6 i 10.7 powyżej, w przypadku poniesienia szkody przewyższającej wysokości zastrzeżonej kary umownej Strona poszkodowana może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.

11. PRAWA AUTORSKIE

11.1. Klient oświadcza, że:

11.1.1. Ogłoszenia o pracę, materiały i treści zamieszczone w profilu Profil Pracodawcy Klienta oraz wszelkie inne materiały i treści udostępniane przez Klienta w Serwisie nie będą naruszać praw osób trzecich, w szczególności praw autorskich i dóbr osobistych osób trzecich;

11.1.2. dysponuje odpowiednimi majątkowymi prawami autorskimi do nazw handlowych oraz znaków graficznych i słownych oraz innych materiałów i treści podanych w Ogłoszeniu o pracę lub opublikowanych w Serwisie.

11.2. Klient udziela Just Join IT bezpłatnej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie, niewyłącznej licencji na używanie jego nazw handlowych (nazwy firmy) i znaków graficznych oraz słownych, w tym logo, przekazanych do publikacji w Serwisie w ramach realizacji Usług oraz w celu podejmowania działań promocyjnych w stosunku do Ogłoszenia o pracę na następujących polach eksploatacji: zwielokrotnianie, publiczne odtworzenie i wyświetlanie, publiczne udostępnienie za pośrednictwem Serwisu oraz portali i narzędzi osób trzecich wykorzystywanych w ramach działań promocyjnych w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym.

11.3. Klient udziela Just Join IT bezpłatnej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie, niewyłącznej licencji zezwalającej na wykorzystywanie jego nazw handlowych (nazwy firmy) oraz znaków graficznych oraz słownych, w tym logo w ramach Serwisu, listy referencyjnej oraz w materiałach promocyjnych Just Join IT na następujących polach eksploatacji: zwielokrotnianie, publiczne wystawienie, wyświetlanie oraz publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym. Klient ma prawo do wypowiedzenia niniejszej licencji w formie pisemnej pod rygorem nieważności z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

11.4. Wszelkie elementy graficzne, rozwiązania techniczne oraz inne elementy Serwisu podlegają ochronie prawnej w zakresie praw autorskich i praw pokrewnych przysługujących Usługodawcy lub innym uprawnionym podmiotom.

11.5. Osoby trzecie nie są uprawnione do kopiowania, modyfikowania, reprodukcji, dystrybucji lub pobierania w całości lub części Serwisu, do których prawa przysługują wyłącznie Usługodawcy.

11.6. Jakiekolwiek wykorzystanie przez kogokolwiek, bez wyraźnej pisemnej zgody Usługodawcy, któregokolwiek z elementów składających się na treść oraz zawartość Serwisu, do którego prawa przysługują wyłącznie Usługodawcy, stanowi naruszenie praw autorskich przysługujących Usługodawcy i skutkuje odpowiedzialnością cywilnoprawną oraz karną.

12. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

12.1. Klient oświadcza, że jest administratorem danych osobowych:

12.1.1. kandydatów (użytkowników Serwisu), którzy zaaplikowali na jego Ogłoszenie o pracę;

12.1.2. członków personelu Klienta przetwarzanych w Serwisie w związku z Usługą Profil Pracodawcy;

12.1.3. członków personelu Klienta posiadających dostęp do Panelu Pracodawcy.

12.2. Klient oświadcza, że dysponuje ważną i skuteczną podstawą przetwarzania danych osobowych, o których mowa w pkt 12.1. powyżej, w tym w szczególności, że odebrał od osób, o których mowa w pkt 12.1.2. powyżej zgodę na publikację ich danych osobowych, w tym ewentualnie wizerunku w Serwisie w ramach Usługi Profil Pracodawcy.

12.3. Jeżeli Xxxxxx nie ustaliły odrębnie w Umowie lub Zamówieniu lub w inny udokumentowany sposób (np. poprzez e-mail), Strony potwierdzają, że w ramach realizacji Umowy Just Join IT będzie miał dostęp do danych osobowych kandydatów zainteresowanych Ogłoszeniami o pracę Klienta.

12.4. Klient powierza Just Join IT przetwarzania danych osobowych kandydatów na zasadach określonych w porozumieniu o powierzeniu przetwarzania danych osobowych zawartym pomiędzy Stronami według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu. Porozumienie o powierzeniu przetwarzania danych osobowych może zostać zawarte w formie dokumentowej, w tym w szczególności poprzez wymianę e-maili lub skanów podpisanych egzemplarzy porozumienia.

12.5. Just Join IT uprawniony jest do wstrzymania się z publikacją Ogłoszenia o pracę lub rozpoczęciem świadczenia innych Usług do czasu zawarcia porozumienia o powierzeniu przetwarzania danych osobowych według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu.

13. POUFNOŚĆ

13.1. Przez „Informacje Poufne” rozumie się wszelkie informacje, niezależnie od sposobu ich utrwalenia bądź ujawnienia, ujawnione (bezpośrednio lub pośrednio) jednej ze Stron (Strona otrzymująca) przez drugą Stronę (Strona ujawniająca) w związku z zawarciem realizacji Umowy oraz Zamówień, których ujawnienie mogłoby narazić Stronę ujawniającą na szkodę, niezależnie od tego czy informacje te objęte są tajemnicą przedsiębiorstwa Strony ujawniającej w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1010), czy też są to informacje niebędące tajemnicą przedsiębiorstwa Strony ujawniającej, w szczególności są to informacje nieposiadające wartości

gospodarczej, ale istotne dla Strony ujawniającej z punktu widzenia prowadzonej działalności i z tego względu chronione przez Stronę ujawniającą.

13.2. Informacje Poufne obejmują w szczególności:

13.2.1. informacje dotyczące przedsiębiorstwa Strony ujawniającej;

13.2.2. informacje o charakterze technologicznym, organizacyjnym, technicznym, prawnym i handlowym, zwłaszcza dotyczące produktów i usług Strony ujawniającej;

13.2.3. informacje dotyczące stosowanych metod i procedur oraz know-how, strategii marketingowej oraz strategii biznesowej, planów rozwoju działalności i planów marketingowych;

13.2.4. informacje o kontrahentach Strony ujawniającej, w tym dotyczące kontaktów handlowych, wykazów kontrahentów (w tym dane osobowe kontrahentów i ich pracowników);

13.2.5. informacje o pracownikach Strony ujawniającej, w tym dane osobowe pracowników i współpracowników;

13.2.6. informacje o przychodach, kosztach i wynikach finansowych oraz inne informacje o charakterze finansowym dotyczące Strony ujawniającej;

13.2.7. wszelkie informacje dotyczące działania infrastruktury IT (w tym elementów hardware i software) Strony ujawniającej.

13.3. W razie wątpliwości co do charakteru informacji domniemywa się, że stanowi ona Informację Poufną.

13.4. Każda ze Stron zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych przez okres obowiązywania Umowy lub Zamówienia a następnie przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy lub Zamówienia.

13.5. Zobowiązanie, o którym mowa w pkt 13.4. powyżej obejmuje:

13.5.1. zobowiązanie do niepodawania do publicznej wiadomości Informacji Poufnych;

13.5.2. zakaz ujawniania Informacji Poufnych osobom trzecim;

13.5.3. zakaz utrwalania i powielania Informacji Poufnych niezgodnie z Umową i/lub Zamówieniem;

13.5.4. zobowiązanie do ujawniania Informacji Poufnych wyłącznie osobom biorącym udział w realizacji Umowy i/lub Zamówień;

13.5.5. w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy i/lub Zamówień;

13.5.6. zapewnienie, że osoby, o których mowa w lit. d. powyżej będą zobowiązane do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych;

13.5.7. stosowanie odpowiednich zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych w celu zapewnienia tajemnicy Informacji Poufnych;

13.5.8. wykorzystywanie Informacji Poufnych wyłącznie w celu realizacji Umowy i/lub Zamówień;

13.6. niekopiowanie ani w żaden inny sposób niepowielanie Informacji Poufnych, chyba że potrzeba taka wynikać będzie z realizacji Umowy i/lub Zamówień;

13.7. Zobowiązanie, o którym mowa w pkt 13.4 i 13.5 powyżej nie dotyczy Informacji Poufnych:

13.7.1. które są publicznie dostępne w dniu zawarcia Umowy lub Zamówienia;

13.7.2. które zostały podane do publicznej wiadomości w trakcie obowiązywania Umowy lub po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu przez Stronę ujawniającą Informacje Poufne;

13.7.3. które zostały przekazane Xxxxxxx otrzymującej Informacje Poufne bez obowiązku zachowania tajemnicy, co zostało wyraźnie zaznaczone podczas przekazywania Informacji Poufnej.

13.8. Strona otrzymująca uprawniona jest do ujawnienia Informacji Poufnych, jeżeli zażąda tego sąd lub inny uprawniony organ, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Strona otrzymująca zobowiązana jest do zawiadomienia Strony ujawniającej o takim żądaniu przed ujawnieniem Informacji Poufnych, chyba, że jest to zabronione na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

13.9. Na żądanie Strony ujawniającej, Strona otrzymująca niezwłocznie zwróci Stronie ujawniającej wszelkie Informacje Poufne otrzymane w formie pisemnej lub dokumentowej oraz skutecznie usunie/zniszczy pozostałe Informacje Poufne w których posiadanie weszła, niezależnie od nośnika, na którym je utrwalono. Realizacja powyższego obowiązku zostanie potwierdzona pisemnych oświadczeniem Strony otrzymującej złożonym Stronie ujawniającej w terminie 3 dni od dnia zwrotu, usunięcia lub zniszczenia Informacji Poufnych.

14. REKLAMACJE

14.1. Klient może powiadomić Usługodawcę o wszelkich zakłóceniach w funkcjonowaniu Serwisu, a także składać wszelkie opinie oraz wnioski dotyczące jego funkcjonowania.

14.2. Reklamacje, opinie oraz wnioski mogą być zgłaszane na adres e-mail Usługodawcy: xxxx@xxxxxxxx.xx.

14.3. Jeżeli treści publikowane na stronie internetowej Serwisu naruszają dobra osobiste Klienta lub innej osoby bądź noszą cechy nadużycia, osoby te mogą powiadomić Usługodawcę o potencjalnym naruszeniu bądź nadużyciu wysyłając zgłoszenie na adres e-mail Usługodawcy: xxxx@xxxxxxxx.xx.

14.4. Po otrzymaniu reklamacji lub zgłoszenia o potencjalnym naruszeniu bądź nadużyciu Usługodawca podejmuje niezwłoczne działania mające na celu odpowiednio usunięcie zakłóceń w funkcjonowaniu Serwisu lub usunięcie z Serwisu treści będących przyczyną naruszenia bądź nadużycia.

14.5. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za zamieszczane przez Użytkowników zalogowanych treści jedynie pod warunkiem otrzymania powiadomienia o ich bezprawności, zgodnie z postanowieniami Regulaminu.

15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

15.1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 29.02.2024 r. i ma zastosowanie do wszystkich Umów, Zamówień zawartych po tej dacie, wszystkich Usług świadczonych po tej dacie oraz wszystkich Ogłoszeń o pracę opublikowanych po tej dacie, chyba że postanowienia Umów lub Zamówień zawartych pomiędzy Just Join IT a Klientem stanowią inaczej.

15.2. Regulamin może zostać zmieniony. O zmianach w Regulaminie każdy Klient zostanie powiadomiony:

15.2.1. za pośrednictwem wiadomości e-mail wysłanej na adres poczty elektronicznej wskazany przez Klienta, w której znajdować się będzie link do zmienionego Regulaminu; lub

15.2.2. poprzez komunikat zamieszczony w Serwisie; wówczas przy każdej zmianie Regulaminu Klient zostanie poproszony o jego zaakceptowanie w ramach funkcjonalności Serwisu, a niezaakceptowanie zmian w Regulaminie spowoduje brak możliwości dalszego korzystania z Serwisu.

15.3. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie:

15.3.1. w przypadkach, o których mowa w punkcie 15.2.1 - w dacie wskazanej w komunikacie o zmianie regulaminu lub jego nowej wersji;

15.3.2. w przypadkach, o których mowa w punkcie 15.2.2 - z dniem zaakceptowania nowej wersji Regulaminu przez Klienta.

15.4. Do Ogłoszeń o pracę opublikowanych przed wejściem w życie zmiany Regulaminu stosuje się dotychczasowe postanowienia Regulaminu.

15.5. Klient może w każdym czasie uzyskać dostęp do aktualnej wersji niniejszego Regulaminu za pośrednictwem zakładki zamieszczonej w Serwisie, a także w każdym czasie sporządzić jego wydruk.

15.6. Regulamin jest integralną częścią Umowy i Zamówienia. Jeżeli Umowa lub Zamówienie nie stanowi inaczej, w przypadku sprzeczności pomiędzy postanowieniami Regulaminu a Umową, Zamówieniem lub uzgodnieniami poczynionymi w formie dokumentowej (np. poprzez e-mail), pierwszeństwo mają postanowienia Umowy, Zamówienia lub udokumentowane uzgodnienia.

15.7. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, a w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO REGULAMINU

Porozumienie

o powierzeniu przetwarzania danych osobowych

zawarte w dniu      , w    , zwane dalej: „Porozumieniem”, pomiędzy:

  z siedzibą w    , przy    , wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy   pod numerem KRS:    , której akta rejestrowe znajdują się w tym sądzie, NIP:    , REGON:    , o kapitale zakładowym w wysokości    , reprezentowaną przez:    -  

zwaną dalej Administratorem,

a

Just Join IT Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, przy Alei Xxxxxxxxxxxxx 000X, 00-000 Xxxxxx, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000774695, której akta rejestrowe znajdują się w tym sądzie, NIP: 5842781957, REGON: 382708421, o kapitale zakładowym w wysokości 44.550,00 zł,

reprezentowaną przez:    -  

zwaną dalej Podmiotem Przetwarzającym,

zwanymi dalej łącznie Stronami, zaś indywidualnie Stroną. Zważywszy na to, że:

1) Strony zawarły w dniu         umowę, zwaną dalej Umową, której przedmiotem

jest świadczenie usług, w szczególności usług polegających na umożliwieniu publikowania ogłoszeń o pracę,

2) W ramach wykonywania Umowy Podmiot Przetwarzający może mieć dostęp do danych osobowych osób odpowiadających na ogłoszenia o pracę Administratora,

3) Powyższe oznacza, że przy świadczeniu usług w ramach Umowy może dochodzić do przetwarzania danych osobowych przez Podmiot Przetwarzający,

4) Strony są obowiązane do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r.), zwane dalej RODO,

5) Na mocy przepisów RODO Strony są zobowiązane do uregulowania kwestii powierzenia przetwarzania danych osobowych,

Strony zawierają Porozumienie o następującej treści:

1. OŚWIADCZENIA STRON

1.1. Administrator oświadcza, że jest administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.

1.2. Podmiot Przetwarzający oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie umożliwiającym

należyte wykonanie Porozumienia w zgodzie z RODO oraz polskimi przepisami, w szczególności polskimi przepisami regulującymi ochronę danych osobowych.

2. ZAKRES POWIERZENIA

2.1. W celu świadczenia usług wskazanych w Umowy Administrator powierza Podmiotowi Przetwarzającemu dane osobowe kategorii osób wskazanych w pkt 1. Załącznika nr 1 – Zakres powierzenia.

2.2. Administrator powierza Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzanie rodzajów danych osobowych osób wskazanych w ust. 1 powyżej, wymienionych w pkt 2. Załącznika nr 1 – Zakres powierzenia (zwanych dalej: „Danymi”).

2.3. Podmiot Przetwarzający uprawniony jest do przechowywania Danych, sporządzania kopii zapasowych Danych, opracowywania Danych, transmisji Danych, usunięcia Danych, jak również wykonywania innych czynności na Danych niezbędnych do należytego wykonania Umowy przez Podmiot Przetwarzający.

2.4. Przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot Przetwarzający będzie odbywać się regularnie, w formie elektronicznej.

3. OBOWIĄZKI ADMINISTRATORA

3.1. Administrator zapewnia, że jest uprawniony do przetwarzania Danych, w tym do powierzenia przetwarzania Danych Podmiotowi Przetwarzającemu, tj. posiada podstawę przetwarzania Danych, w tym w szczególności uzyskał zgodę osoby, której Dane dotyczą, na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli uzyskanie takiej zgody jest wymagane przez przepisy prawa, w tym RODO.

4. OBOWIĄZKI PODMIOTU PRZETWARZAJĄCEGO

4.1. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać Dane zgodnie z RODO, polskimi przepisami, w szczególności polskimi przepisami regulującymi ochronę danych osobowych oraz Porozumieniem.

4.2. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać Dane wyłącznie na polecenie Administratora (na podstawie Porozumienia, Umowy lub innego oświadczenia Administratora złożonego Podmiotowi Przetwarzającemu w oparciu o przepisy RODO w formie pisemnej lub dokumentowej) – co dotyczy również przekazywania Danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek przetwarzania Danych w zakresie wykraczającym poza Porozumienie lub oświadczenia Administratora, o którym mowa powyżej, nakłada na Podmiot Przetwarzający obowiązujące prawo. Podmiot Przetwarzający każdorazowo poinformuje Administratora w formie pisemnej lub dokumentowej – przed rozpoczęciem przetwarzania – o tym obowiązku prawnym, o ile właściwe przepisy nie zabraniają mu udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

4.3. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się stosować przez cały okres obowiązywania Umowy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których Dane będą przetwarzane, oraz zapewnić realizację zasad ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony danych.

4.4. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się wspierać Administratora (w szczególności poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych) w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których Dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO. W związku z realizacją tego obowiązku Podmiot Przetwarzający jest w szczególności

zobowiązany do udzielania informacji oraz ujawnienia powierzonych Danych (lub ich kopii) na żądanie Administratora w terminie 7 dni roboczych, w formie uzgodnionej pomiędzy Stronami. Podmiot Przetwarzający powinien również niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni roboczych, poinformować Administratora o wniosku dotyczącym realizacji praw osoby, której Dane zostały powierzone Podmiotowi Przetwarzającemu przez Administratora, złożonym u Podmiotu Przetwarzającego. Podmiot Przetwarzający nie jest zobowiązany ani uprawniony do odpowiadania na taki wniosek.

4.5. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO.

4.6. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się udostępniać Administratorowi na jego żądanie, nie później niż w terminie 10 dni roboczych, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia przez Podmiot Przetwarzający obowiązków wynikających z właściwych przepisów RODO.

4.7. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Administratora, jeżeli, jego zdaniem, instrukcja Administratora stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów krajowych lub unijnych o ochronie danych osobowych.

4.8. Jeżeli wykonywanie przez Podmiot Przetwarzający obowiązków określonych Porozumieniu, w szczególności obowiązków, o których mowa w pkt 4.4-4.7 powyżej generowało będzie dodatkowe koszty po stronie Podmiotu Przetwarzającego, Strony uprzednio uzgodnią sposób ich pokrycia w drodze odrębnego porozumienia.

4.9. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Administratora o podjęciu przez uprawniony organ nadzoru jakichkolwiek działań względem Podmiotu Przetwarzającego w zakresie kontroli przetwarzania Danych.

5. PERSONEL I PODWYKONAWCY

5.1. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje osoby, którym udzieli upoważnienia do przetwarzania Danych, do zachowania w tajemnicy Danych oraz sposobów ich zabezpieczenia, jak również zachowania standardów ochrony danych osobowych określonych w RODO oraz Porozumieniu.

5.2. Podmiot Przetwarzający może podpowierzyć konkretne operacje przetwarzania Danych w drodze pisemnej umowy podpowierzenia innym podmiotom przetwarzającym (dalej „Podprzetwarzający”) na podstawie ogólnej zgody Administratora, o której mowa w art. 28 ust. 2 RODO.

5.3. Lista Podprzetwarzających zaakceptowanych przez Administratora, tj. takich w stosunku do których Administrator nie zgłosił sprzeciwu, stanowi załącznik nr 1 do Porozumienia – Lista Zaakceptowanych Podprzetwarzających.

5.4. Powierzenie przetwarzania Danych Podprzetwarzającym spoza Listy Zaakceptowanych Podprzetwarzających wymaga uprzedniego zgłoszenia Administratorowi. Administrator w terminie 3 dni od dnia otrzymania ww. informacji może wyrazić sprzeciw wobec zmian, o których mowa powyżej. Oświadczenie o sprzeciwie Administratora wymaga zachowania formy pisemnej lub dokumentowej pod rygorem nieważności. Jeżeli Administrator w ww. terminie nie zgłosi sprzeciwu, zmiany, o których mowa powyżej uważa się za zaakceptowane przez Administratora.

5.5. W przypadku dalszego powierzenia przetwarzania Danych innym podmiotom, Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się nałożyć na te podmioty takie same obowiązki ochrony danych oraz zachowania w tajemnicy Danych oraz środków ich zabezpieczenia jak nałożone na Podmiot Przetwarzający zgodnie z niniejszym Porozumieniem.

6. KONTROLE I AUDYTY

6.1. Administrator ma prawo do kontroli (audytów), czy przetwarzanie przez Podmiot Przetwarzający Danych jest zgodne z postanowieniami Porozumienia i przepisami prawa regulującymi ochronę danych osobowych, w szczególności RODO.

6.2. Warunkiem przeprowadzenia kontroli (audytu), o którym mowa w pkt 6.1 powyżej jest pisemne zawiadomienie Podmiotu Przetwarzającego o kontroli (audycie) w terminie nie krótszym niż 7 dni roboczych przed planowanym terminem jej przeprowadzenia. Zawiadomienie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym wymaga zachowania formy pisemnej lub dokumentowej pod rygorem nieważności. Zawiadomienie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinno zawierać:

6.2.1. planowaną datę rozpoczęcia kontroli (audytu);

6.2.2. termin zakończenia kontroli (audytu);

6.2.3. zakres kontroli (audytu) poprzez wskazanie procesów przetwarzania, kategorii osób oraz kategorii Danych, których będzie dotyczył audyt.

6.3. Kontrola (audyt) może zostać przeprowadzona bezpośrednio przez Administratora lub upoważnionego przez niego audytora, wobec którego sprzeciwu nie zgłosił Podmiot Przetwarzający.

6.4. Informacje zgromadzone podczas kontroli (audytu) uznaje się za informacje poufne. Administrator jest zobowiązany do zapewnienia, że zobowiązanie do zachowania w tajemnicy informacji zgromadzonych podczas kontroli (audytu) będzie przestrzegane przez upoważnionego audytora.

6.5. Kontrola (audyt) odbędą się w terminie uzgodnionym pomiędzy Stronami po otrzymaniu przez Podmiot Przetwarzający zawiadomienia, o którym mowa w pkt 6.2. powyżej.

6.6. Podmiot Przetwarzający umożliwia Administratorowi i będzie współpracował z Administratorem lub upoważnionym przez niego audytorem przy przeprowadzanie kontroli (audytów) przebiegu procesu przetwarzania Danych. Postanowienia pkt 4.7. i 4.8. Porozumienia stosuje się odpowiednio.

6.7. Z przeprowadzonej kontroli (audytu) Administrator sporządza protokół, którego egzemplarz doręcza Podmiotowi Przetwarzającemu w terminie 3 dni od dnia zakończenia kontroli (audytu).

6.8. Podmiot Przetwarzający w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu, o którym mowa w pkt 6.7 powyżej może wnieść zastrzeżenia do tego protokołu.

7. ZGŁASZANIE NARUSZEŃ

7.1. Podmiot Przetwarzający jest obowiązany zawiadomić w formie pisemnej lub dokumentowej Administratora niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 48 h od powzięcia informacji, o wystąpieniu zdarzenia dotyczącego przetwarzania Danych, które może nosić znamiona naruszenia przetwarzania danych osobowych, na adres e-mail:                  , wraz z informacją o formie naruszenia, jego konsekwencjach oraz środkach podjętych przez Podmiot Przetwarzający celem zminimalizowania konsekwencji naruszenia ochrony Danych i zapobieżenia podobnym naruszeniom w przyszłości.

7.2. W przypadku, gdy w terminie wskazanym w pkt 7.1. powyżej przekazanie Administratorowi kompletnych informacji nie jest możliwe, Podmiot Przetwarzający przekazuje Administratorowi posiadane informacje wraz ze wskazaniem terminu przekazania kompletnych informacji.

7.3. Przez naruszenie ochrony danych osobowych rozumie się naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub

nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych na zlecenie Administratora.

8. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

8.1. Podmiot Przetwarzający nie ponosi odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych wykraczających poza zakres wskazany w pkt 2. Porozumienia.

8.2. Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, wszelka odpowiedzialność Podmiotu Przetwarzającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań z wynikających z Porozumienia ograniczona jest do kwoty stanowiącej równowartość 50% wynagrodzenia wypłaconego Podmiotowi Przetwarzającemu z tytułu realizacji Umowy do dnia wystąpienia zdarzenia uzasadniającego tą odpowiedzialność.

8.3. Jeżeli w związku z naruszeniem przez Podmiot Przetwarzający lub osoby lub podmioty, którymi Podmiot Przetwarzający się posługuje, przepisów RODO, polskich przepisów regulujących ochronę danych osobowych lub Porozumienia, Administrator ponosi odpowiedzialność cywilną, karną lub administracyjną, Podmiot Przetwarzający zobowiązany będzie naprawić szkodę poniesioną w związku z powyższym przez Administratora. Postanowienia pkt 8.2. powyżej stosuje się odpowiednio.

8.4. W razie wymierzenia Podmiotowi przetwarzającemu, członkowi zarządu Podmiotu Przetwarzającego lub pracownikowi Podmiotu Przetwarzającego jakiejkolwiek kary, a także w razie powstania obowiązku Podmiotu Przetwarzającego zapłaty jakiegokolwiek odszkodowania, z powodu braku podstawy prawnej lub faktycznej do powierzenia Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzania Danych lub przetwarzania Danych przez Administratora, Administrator zwraca Podmiotowi Przetwarzającemu, członkowi zarządu Podmiotu Przetwarzającego lub pracownikowi Podmiotu Przetwarzającego wszelkie poniesione wydatki związane z zapłatą takich kar lub odszkodowań.

9. OKRES PRZETWARZANIA

9.1. Przetwarzanie Danych na podstawie Porozumienia jest dopuszczalne wyłącznie w okresie obowiązywania Umowy.

9.2. Podmiot Przetwarzający z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia Danych z własnych nośników i systemów. Ponadto Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do zniszczenia wszelkich informacji mogących posłużyć do odtworzenia, w całości lub części, zawartości Danych, w tym do usunięcia wszelkich ich istniejących kopii, chyba że przepisy prawa nakazują ich przechowywanie. Podmiot Przetwarzający wykona czynności, o których mowa powyżej w terminie 30 dni roboczych od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy.

9.3. Z czynności usunięcia Danych Podmiot Przetwarzający sporządza protokół.

10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

10.1. Porozumienie wchodzi w życie z dniem jego podpisania przez Strony.

10.2. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Porozumienia zastosowanie mają powszechnie obowiązujące w Polsce przepisy prawa, w szczególności RODO.

10.3. Sądem właściwym dla sporów wynikających z Porozumienia jest sąd właściwy miejscowo dla Podmiotu Przetwarzającego.

10.4. Wszelkie zmiany Porozumienia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

10.5. Niżej wymienione załączniki do Porozumienia stanowią integralną część Porozumienia:

10.5.1. Załącznik nr 1 – Zakres powierzenia;

10.5.2. Załącznik nr 2 – Lista zaakceptowanych podprzetwarzających;

10.6. Porozumienie sporządzono w 2 (dwóch) jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Administrator Podmiot Przetwarzający

Załącznik nr 1 do Porozumienia o powierzeniu przetwarzania danych osobowych

ZAKRES POWIERZENIA

1.	Kategoria osób, których powierzone dane osobowe dotyczą
2.	Rodzaj powierzonych danych osobowych

Załącznik nr 2 do Porozumienia o powierzeniu przetwarzania danych osobowych

LISTA ZAAKCEPTOWANYCH PODPRZETWARZAJĄCYCH

1)

SERVICE PROVISION RULES

1. GENERAL PROVISIONS

1.1. These Rules set out the terms and conditions for the provision of Services through this Website in accordance with the Act on Providing Services by Electronic Means of 18 July 2002.

1.2. The content of this Website constitutes a database subject to protection under the Database Protection Act of 27 July 2001.

1.3. Just Join IT makes these Rules available to you (the “Client”) free of charge in a documentary form (pdf file) prior to entering into a Contract and each time you request so, in a manner allowing you to obtain, display and record the content of these Rules by means of an IT system you use.

1.4. You are obliged to comply with the provisions of these Rules.

2. DEFINITIONS

2.1. Website – the internet service located at the xxx.xxxxxxxx.xx domain, to which Just Join IT holds rights;

2.2. Just Join IT or Service Provider, or we/us - Just Join IT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością with its registered office in Gdańsk, at Xxxxx Xxxxxxxxxxx 000X, 00-000 Xxxxxx, entered in the companies register of the National Court Register by the District Court for Gdańsk-Północ in Gdańsk, VII Commercial Division of the National Court Register under No KRS: 0000774695, whose registry files are kept by this court, holding NIP tax identification number: 5842781957 and REGON statistical number: 382708421, with a share capital of PLN 44,550.00,

2.3. Client, or you – legal entity, organisation without legal personality legally vested with the capacity to perform acts in law, as well as any individual carrying out a business activity, using the Services provided by Just Join IT;

2.4. Parties – jointly you and Just Join IT;

2.5. Contract – a Service provision contract concluded between Just Join IT and you;

2.6. Purchase Order – a purchase order placed by you and accepted by Just Join IT for implementation; a Purchase Order may be placed within the scope of a Contract concluded between the Parties or individually through the Service by adding a Job Announcement through the Website;

2.7. Services – the services provided electronically within the meaning of the Act on Providing Services by Electronic Means of 18 July 2002 by Just Join IT to you, specified in section 4. below;

2.8. Rules – these Rules;

2.9. Employer’s Panel – a panel assigned to a given Client as a result of a due registration in the Service, serving to publish, modify and remove Job Announcements, extend the publication of Job Announcements, manage the Employer’s Profile and Top Companies, browse through the applications uploaded by the Users, downloading applications (Users’ CVs), removing applications uploaded by the Users and managing other Services used by a Client through the Service;

2.10. Job Announcement – a job announcement published by any Client on the Website under a Contract with Just Join IT or published by Just Join IT at a Client’s

request; notwithstanding the manner of publication, the content of a Job Announcement is always defined by the Client;

2.11. Employer’s Profile – a section on the Website enabling you to present your business and track record;

2.12. Top Companies – the Services provided by Just Join IT to the Client, related to the promotion of Client's brand and Employer’s Profile; the scope and conditions of providing the Top Companies Service are specified in a separate regulation available at the following link xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxx.xx/XxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxXxx panies_2024.pdf.

2.13. Fee – a fee payable by you for the Services provided through the Website by Just Join IT;

2.14. User – an individual using the Website in order to review Job Applications published by Clients and to reply to such Job Announcements, or to review Employer’s Profile;

2.15. Business Days – days from Monday to Friday, except for statutory holidays within the meaning of the Act on Statutory Holidays of 18 January 1951 (i.e. OJ of 2020, item 1920);

2.16. GDPR – Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC;

2.17. Code - generated individually for the Client when ordering, allows for posting Job Announcement on the website. In a situation where the Client has made a previous purchase, additional credits for posting Job Announcement on the website can be added to the same code;

2.18. Credit - specifies the number of possible Job Announcement that can be posted on the website using a given code;

2.19. Advertisement package - more than Job Announcement purchased by a Client, the publication of which is possible by using an individual code assigned to that Client. The number of purchased Job Announcement in the package is specified in the invoice or order for that Client;

2.20. Matchmaking - a functionality on the Website allowing access to a database of anonymous Users matched to Job Announcements, and sending them invitations to contact regarding specific Job Announcements.

3. TECHNICAL REQUIREMENTS

3.1. To use the Services, you should have:

3.1.1. a computer, smartphone or other multimedia device with access to the Internet;

3.1.2. access to electronic mail;

3.1.3. a Web browser;

3.1.4. activated cookies saving and Javascript in the Web browser (recommended);

3.1.5. some standard software to read PDF files.

4. SCOPE OF SERVICES PROVIDED THROUGH THE WEBSITE

4.1. We enable Clients to use the following Services through our Website:

4.1.1. access to the Employer’s Panel;

4.1.2. publishing, modifying, removing Job Announcements from the Website;

4.1.3. managing the applications uploaded by Users, i.e. reviewing applications, downloading CVs and removing applications, if you do not use a third party system to manage applications;

4.1.4. promoting Job Announcements;

4.1.5. accessing and managing the Employer’s Profile;

4.1.6. accessing the Matchmaking Service.

4.2. The Services are available to Clients who entered into a Contract with us or placed a Purchase Order for the Services provided by us.

4.3. The Services will be provided to you for the period specified in the Contract or the Purchase Order. You can remove a Job Announcement from the Website at any time, however this will not entitle you to claim a refund for the removed Job Announcement.

4.4. You are obliged to comply with the provisions of these Rules.

4.5. You are obliged to use the Website in a lawful manner and in accordance with good morals, taking into account the respect of personality rights as well as intellectual property rights of third parties.

4.6. You must not post any unlawful content on the Website.

4.7. You must not post content constituting a purchase or sale offer on the Website, including in particular you must not trade in any items whose trading is illegal.

4.8. It is prohibited to download, copy, or extract (so-called web scraping) User data, which the Client accesses through the Service, regardless of whether this data is presented on the Website as part of the User database or in any other way.

4.9. You are obliged to introduce true data.

4.10. We undertake activities in order to ensure the correct operation of the Website to the extent resulting from the current technical knowledge and we undertake to immediately repair any malfunctioning of the Website as reported by the Users.

4.11. In order to start using the Services provided by us you must accept these Rules and the Privacy Policy.

4.12. We will be authorised to send you notices to the email address you specified in the Employer’s Panel regarding any impediments or changes in the functioning of the Website as well as of any planned maintenance breaks.

5. EMPLOYER’S PANEL

5.1. The Employer’s Panel will be made available to you as soon as you enter into a Contract or place a Purchase Order and add the first Job Announcement.

5.2. One Employer’s Panel only can be made available to one Client.

5.3. As soon as you have added the first Job Announcement, we will send you the logging details for the Employer’s Panel, i.e. a login and a temporary password. You are obliged to change the temporary password when logging in to your Employer’s Panel for the first time.

5.4. As soon as you receive the logging details for the Employer’s Panel, a contract for the provision of services by electronic means will be concluded between you and Just Join IT on the terms and conditions specified in these Rules and consisting in enabling you to use the Employer’s Panel in the manner described in these Rules.

5.5. You will log in to the Employer’s Panel using the login and password. You are obliged to keep the login and password secret and to protect them against unauthorised access.

5.6. Using the Employer’s Panel, you can, in particular:

5.6.1. add, modify or remove Job Announcements and extend their publication;

5.6.2. manage your Employer’s Profile;

5.6.3. monitor the history of previous recruitments completed by you;

5.6.4. browse through the applications uploaded in reply to your Job Announcements, download or remove applications;

5.6.5. use the Matchmaking Service;

5.6.6. introduce changes in the Employer’s Panel concerning your business profile, or your settlement details.

5.7. You can define and change your staff members’ access rights to the Employer’s Panel. You are liable for your staff members who have access to your Employer’s Panel as for your own acts or omissions.

5.8. The data you provide in the Employer’s Panel and Employer’s Profile should be complete, true and not misleading.

5.9. You can opt out of the Employer’s Panel by submitting a relevant instruction by email to the following address: xxxx@xxxxxxxx.xx. Your Employer’s Panel will be deleted within three Business Days from Just Join IT receiving your instruction. If your Employer’s Panel is deleted based on your instruction, it will not affect the Job Announcements that are already published and the other obligations of the Parties under the Contract or the Purchase Order, including in particular the provisions concerning any payments to be made to Just Join IT.

5.10. We are authorised to delete your Employer’s Panel, if you have not logged in to it or have not published any Job Announcement for any subsequent 12 months, provided that you have no active Job Announcements published on the Website. In such an event, we will inform you of the planned deletion of your Employer’s Panel by email sent to the address you provided in the Contract or Purchase Order at least 14 days prior to the planned deletion of your Employer’s Panel.

5.11. We are authorised to delete your Employer’s Panel, if you are in breach of the provisions of the Contract, Purchase Order, these Rules or the generally applicable laws, provided that we first request you to cease any such breaches and give you five Business Days for that purpose. Such a request will be sent to you by email to the address you specified in the Contract or Purchase Order. Your Employer’s Panel will be deleted if you do not react to our request within such a time limit.

6. PUBLISHING JOB ANNOUNCEMENTS

6.1. To publish a Job Announcement, you must first conclude a Contract with us or place a Purchase Order.

6.2. In order to add a Job Announcement, you should choose the version of the Job Announcement that suits you according to the Price List, fill in the form of the Job Announcement, approve it and send it for publication. The Job Announcement will be published on the Website as soon as we receive your payment, no later than two Business Days from your payment being recorded in our accounting system.

6.3. Your Job Announcement will be published no later than upon your payment of the price according to the Price List, unless otherwise provided in the Contract or the Purchase Order.

6.4. The Job Announcement form may be filled in and approved only by an individual specified in the Contract or Purchase Order or an individual authorised to represent you for recruitment purposes. It is presumed that anyone filling in a Job Announcement form is your authorised representative for recruitment purposes. You or any the individual specified in the first sentence may also ask us to fill in the Job Announcement form on your behalf in accordance with your instructions.

6.5. You are obliged to add a graphic file containing your trademark to a Job Announcement form.

6.6. We reserve the right to pre-moderate a Job Announcement before we publish it on the Website, i.e. to check it for spelling and stylistic mistakes and to make the

necessary corrections, including any corrections on the merits with your consent. We are also authorised to make any spelling or stylistic corrections in the Job Announcement after it has been published. We will inform you immediately of any such corrections made.

6.7. A published Job Announcement will be available on the Website for a period of 30 days from its publication.

6.8. Unless otherwise agreed by you and us in the Contract, Purchase Order or by mutual documented arrangements, Users will respond to published Job Announcements through an application form made available on the Website by us. In such an event, as a condition to publishing a Job Announcement, we must enter into an agreement for entrusting personal data for processing as specified in the draft constituting Schedule 1 to these Rules.

6.9. We can agree that Users will respond to a Published Job Announcement by means of a third party application system provided by you. In such an event, the data of the Users applying to Job Announcements will not be stored on the Website.

6.10. In the Job Announcement form you can complete the following on your own:

6.10.1. a privacy notice for Users filing an application in reply to a given Job Announcement;

6.10.2. the wording of consent for personal data processing for the purposes of future recruitments;

6.10.3. the wording of other consents you want to obtain from Users.

6.11. If you do not complete the information referred to in section 6.10. above, we will place a default privacy notice in the Job Announcement, the content of which will be presented to you before you approve a Job Announcement. In such an event, the option consent for future recruitments and the additional consent option will be disabled.

6.12. In the event mentioned in section 6.11. above, we do not bear any liability for any mismatch between the wording of the privacy notice, that of the consent and your actual needs.

6.13. A Job Announcement should meet the following conditions:

6.13.1. it should contain an offer of a remunerated job to be performed pursuant to a legal form of employment;

6.13.2. it should contain a real job offer;

6.13.3. the offered job and the conditions of work must be lawful and the offer must concern a legal job.

6.14. We are authorised to delete a Job Announcement, if it breaches these Rules or the generally applicable laws, including in particular, if it contains any illegal content or infringes third party personality rights. We may delete a Job Announcement in the cases mentioned in the preceding sentence, provided that we first request you to remedy the breach and modify the Job Announcement, and give you a time limit of at least one Business Day for that purpose. The prior notice requirement does not apply, if we are obliged to delete a Job Announcement immediately based on the generally applicable laws.

6.15. In the event that we delete a Job Announcement as mentioned in section 6.14. above, you will not have any claims against us on that account.

6.16. In the event that we delete a Job Announcement without an important reason, we will post it back on the Website and will extend the publication time by the time of its unavailability.

6.17. If so agreed in the Purchase Order, the Contract or arrangements made by you and us in a documentary form (e.g. by email), we will promote the Job Announcements through social media or other websites with which we co-operate.

Promoting Job Announcements may involve their publication in whole or in part on another website, to which you consent.

6.18. Unless otherwise specified in the Agreement or Order, a Job Announcement is available on the Website for 30 days from the date of publication of the advertisement.

6.19. Unless otherwise specified in the Agreement or Order, a Client can use a Job Announcement package for 12 months from the purchase of the code with the Advertisement package.

6.20. After 12 months from the date of purchase of the Advertisement package, the Code becomes expired, and its status changes to inactive, which means it can no longer be used for further Job Announcement publications, even if it still has Credits for publication.

6.21. The use of expired Codes that still have credits is possible only by making a payment of 90% of the transaction price as it was purchased by the Client. Rebought codes are valid for another 12 months.

6.22. The possibility of redeeming expired Codes is available only for 3 months from the date of Code expiry date. After this time, the Client cannot redeem Codes with Job Announcement and the Code is removed from the Employer's Panel.

7. EMPLOYER'S PROFILE SERVICE

7.1. You can start using the Employer’s Profile service through your Employer’s Panel by completing all the fields in the Employer’s Profile form marked as obligatory, after the content of Employer’s Profile has been verified and approved by our personnel and as soon as you have paid the Fee for the Employer’s Profile service in accordance with the Contract or Purchase Order.

7.2. In order for the Employer’s Profile service to be properly provided, you are obliged to provide us with the information necessary to complete your Employer’s Profile on the Website. We reserve the right to extend the scope of information disclosed within your Employer’s Profile as long as Service is active.

7.3. You are authorised to make changes in your Employer’s Profile through your Employer’s Panel.

7.4. Unless otherwise stipulated in the Contract or Purchase Order, the Employer’s Profile service is made available to you for a period of 12 months starting from the first publication of your Employer’s Profile on the Website.

7.5. You may opt out of the Employer’s Profile service at any time. In order to do so, you should contact our personnel by email at xxxx@xxxxxxxx.xx or by deleting your Employer’s Panel on your own.

7.6. Any materials and content published in your Employer’s Profile are your property, however we are authorised to use them only to the extent necessary to publish them on the Website.

8. MATCHMAKING

8.1. By using the Matchmaking Service, the Client receives access to a database of anonymous Users who have been matched to a Job Announcement published by the Client. The Matchmaking Service is available in the Employer Panel.

8.2. Matching a User to a Job Announcement is based on the preferences declared by the User. If the User's preferences match or partially match the criteria specified in the Job Announcement published by the Client, the User will be included in the database of anonymous Users whose profile matches the given Job Announcement, and the Client gains the opportunity to send an invitation to contact such a User.

8.3. The database of Users matched to a Job Announcement includes information such as e.g. expected position, salary expectations, years of professional experience, User's skills, preferred work locations. The Client can browse and filter the database according to the criteria available on the Service. The Service Provider reserves the right to change the scope of criteria or variables available on the Service, and such a change will not require an amendment to the Rules.

8.4. The Client may send to the User matched to a Job Announcement an invitation to make a contact. Invitations may include information such as a link to the Job Announcement, a link to the Employer’s Profile, information about the Announcer, or other information related to the Job Announcement. Invitations are available to the Client in the 'Chats' tab or another equivalent button in the Employer’s Panel, where the Client can also view an archive of invitations.

8.5. The Service Provider reserves the right to limit the number of invitations that can be sent by the Announcer to the User (or Users) in connection with a specific Job Announcement. An increase in the number of available invitations may occur through separate agreements between the Parties, including through a Purchase Order.

8.6. If a User accepts an invitation to make a contact received in connection with a Job Announcement, the Client will gain access to detailed data provided by the User within the chat functionality (including contact details that will enable the Client to identify the User).

9. RULES OF PAYMENT

9.1. The amount of the Fee and rules of payment should be agreed in the Contract or Purchase Order. In the event that nothing has been agreed in the Contract or Purchase Order as to the amount and rules of payment of the Fee, the provisions of sections 9.2.-9.10. below will apply.

9.2. The amount of the Fee is defined based on the current price list made available on the Website as well as the amount and scope of the Services purchased by you.

9.3. The amounts of the Fee are stated net of taxes and VAT should be added to them at the rate applicable under the law.

9.4. The Fee must be paid in advance, i.e. before we publish a Job Announcement or before you start using any other Service.

9.5. You can pay the Fee using:

9.5.1. a credit card (VISA, Master, Amex),

9.5.2. a Maestro debit card,

9.5.3. the Paypal service, operated by PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, X.X.X00-00 Xxxxxxxxx Xxxxx, X-0000 Xxxxxxxxxx;

9.5.4. a xxxxxxxx00.xx service integrated with our Website, using all the functionalities of xxxxxxxx00.xx,

9.5.5. by bank transfer.

9.6. The operator of payment cards and the xxxxxxxx00.xx service is PayPro S. A. Agent Rozliczeniowy, xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, entered in the Companies Register of the National Court Register maintained by the District Court for Poznań Nowe Miasto i Wilda in Poznań, VIII Commercial Division of the National Court Register under No KRS 0000347935, NIP tax identification number 7792369887, Regon statistical number 301345068.

9.7. You can contact the Website to determine an individual price for the purchase of a package of Job Announcements.

9.8. You are obliged to specify your current NIP tax identification number.

9.9. In the event that you choose the form of payment specified in section 9.5.5. above, the Job Announcement will be published or another Service will be made available only after the full amount of the Fee has been recorded on our bank account. If the Fee amount is not recorded within seven days from the date you ordered a Service, the contract concluded between us will expire and you will have no claims against us on that account.

9.10. In the event that you choose a payment method mentioned in sections 9.5.1.-9.5.4. above, we will inform you if no payment was made and will give you an additional time limit for payment, and we can inform you about other forms of payment available. In the event that you do not pay within the additional time limit, the Agreement concluded between us will expire and you will have no claims against us on that account.

9.11. In the event that you decide not to publish a Job Announcement or to delete a published Job Announced, you are not entitled to a refund of the Fee paid.

10. LIABILITY

10.1. Just Join IT does not bear any liability for the content of the Job Announcements published.

10.2. You acknowledge that if you provide wrong or incomplete identification details, the Services may not be provided or may be provided in an improper manner.

10.3. We do not guarantee that any applications will be sent in reply to any Job Announcement.

10.4. We have the right to take the Website offline for maintenance but we will warn you of that in advance, to the extent practicable, by means of a message displayed on the Website.

10.5. Subject to generally applicable laws, our liability toward you is limited only to the loss you suffer and to 50% of the total net Fee paid to us up to the date of the damage due to a failure to perform or improper performance of the Contract.

10.6. In the event of non-performance or improper performance of the obligations specified in point 13 (Confidentiality), the breaching Party shall pay the aggrieved Party a contractual penalty in the amount of 50,000 (fifty thousand) PLN for each case of breach.

10.7. In the event of a breach by the Client of the prohibition specified in point 4.8 (prohibition of downloading, copying, or extracting User data), the Client shall pay the Service Provider a contractual penalty in the amount of 50,000 (fifty thousand) PLN for each case of breach.

10.8. Regardless of the payment of contractual penalties specified in points 10.6 and

10.7 above, in the event of suffering damage exceeding the amount of the reserved contractual penalty, the aggrieved Party may seek additional compensation on general principles specified in the Polish law.

11. COPYRIGHTS

11.1. You represent that:

11.1.1. the Job Announcements, materials and content posted in your Employer’s Profile as well as any other materials and content you make available on the Website will not infringe any third party rights, in particular any copyrights and personality rights;

11.1.2. you have the relevant commercial copyrights to the trade names as well as the word and figurative marks as well as other materials and content included in a Job Announcement or otherwise published on the Website.

11.2. You grant us a royalty-free, perpetual, worldwide, non-exclusive licence for the use of your trade names (company names) as well as any figurative and word marks, including your logo, as transferred for publication on the Website within the scope of the Services provided and in order to undertake promotional activities with respect to a Job Announcement, on the following exploitation fields: multiplying, displaying or replaying in public, making available to the public by means of the Website and third party portals and tools used for promotional activities in such a manner as to enable anyone to access them at the place and time chosen by them.

11.3. You grant us a royalty-free, perpetual, worldwide, non-exclusive licence to use your trade names (company names) as well as any figurative and word marks, including your logo on the Website, reference list and in promotional materials of Just Join IT on the following exploitation fields: multiplying, displaying or replaying in public, making available to the public in such a manner as to enable anyone to access them at the place and time chosen by them. You are authorised to terminate this licence by giving us a three months’ prior termination notice which must be made in writing in order to be valid.

11.4. All graphic elements, technical solutions and other components of the Website are legally protected by copyright and neighbouring rights vested in us or other authorised parties.

11.5. No third parties are authorised to copy, modify, reproduce, distribute or download the Website in whole or in part, to which we have the exclusive rights.

11.6. Any use by anyone, without our express written consent, of any elements constituting the content of the Website, to which we have the exclusive rights, constitutes a breach of our copyrights and will result in civil and criminal liability.

12. PERSONAL DATA PROTECTION

12.1. You represent that you are the controller of the data of:

12.1.1. candidates (Website users) who filed an application in reply to your Job Announcement;

12.1.2. your staff members, processed on the Website in connection with the Employer’s Profile Service;

12.1.3. your staff members who have access to your Employer’s Panel.

12.2. You represent that you have a valid and effective basis for processing the personal data referred to in section 12.1. above, including in particular that you obtained consent from the individuals mentioned in section 12.1.2. above for the publication of their personal data, including their image, if applicable, on the Website within the scope of the Employer’s Profile Service.

12.3. Unless separately agreed in the Contract or the Purchase Order or in any other documented manner (e.g. by email), it is confirmed by you and us that within the scope of performance of the Contract, we will have access to the personal data of the candidates interested in your Job Announcements.

12.4. You entrust us with the processing of the candidates’ personal data on the terms and conditions specified in the agreement for entrusting personal data processing concluded between you and us and attached hereto as Schedule 1. The agreement for entrusting personal data processing can be concluded in a documentary form,

i.e. in particular by an exchange of emails or scans of signed counterparts of the agreement.

12.5. We are authorised to suspend the publication of a Job Announcement or the commencement of the provision of other Services until the agreement for entrusting personal data processing consistent with the draft attached hereto as Schedule 1 hereto is signed.

13. CONFIDENTIALITY

13.1. “Confidential Information” will be understood to mean any information, notwithstanding the manner of its recording or disclosure, disclosed (directly or indirectly) to one Party (receiving Party) by the other Party (disclosing Party) in connection with the execution and performance of the Contract and Purchase Orders whose disclosure could result in the disclosing Party’s damage, irrespective of whether or not such information is covered by the disclosing Party’s trade secret within the meaning of the Act on Counteracting Unfair Competition of 16 April 1993 (i.e. OJ of 2019, item 1010), in particular irrespective of whether such information has no business value but is important for the disclosing Party from the perspective of the business activity it carries out and, for this reason, protected by the disclosing Party.

13.2. Confidential Information includes in particular:

13.2.1. information concerning the business of the disclosing Party;

13.2.2. information of a technological, organisational, technical, legal and commercial nature, including in particular concerning the products and services of the disclosing Party;

13.2.3. information concerning the methods and procedures used as well as know-how, marketing and business strategy, business development and marketing plans;

13.2.4. information on the business partners of the disclosing Party, including commercial contracts, lists of business partners (including the personal details of business partners and their employees);

13.2.5. information on the disclosing Party’s employees, including the personal details of employees and contractors;

13.2.6. information about the income, expenses, financial results and other information of a financial nature concerning the disclosing Party;

13.2.7. any information concerning the operation of the IT infrastructure (including hardware and software elements) of the disclosing Party.

13.3. In the event of any doubts as to the nature of the information, it is presumed that it constitutes Confidential Information.

13.4. Each Party is obliged to keep the Confidential Information confidential for the term of the Contract or Purchase Order and for three years from the termination or expiry thereof.

13.5. The obligation referred to in section 13.4. above includes:

13.5.1. an obligation not to make available any Confidential Information to the public;

13.5.2. a ban on disclosing any Confidential Information to third parties;

13.5.3. a ban on recording and multiplying any Confidential Information in breach of the Contract and/or Purchase Order;

13.5.4. an obligation to disclose Confidential Information only to the individuals involved in the performance of the Contract and/or Purchase Orders;

13.5.5. to the extent necessary to perform the Contract and/or Purchase Orders;

13.5.6. a representation that the individuals mentioned in item d. above will be bound by a confidentiality obligation with respect to Confidential Information;

13.5.7. the use of appropriate organisational and technical measures in order to ensure the secrecy of Confidential Information;

13.5.8. the use of Confidential Information only to perform the Contract and/or Purchase Orders;

13.6. refraining from copying or otherwise reproducing Confidential Information, unless required in order to perform the Contract and/or Purchase Orders;

13.7. The obligation referred to in sections 13.4 and 13.5 above does not apply to Confidential Information which:

13.7.1. is in the public domain as of the date of execution of the Contract or Purchase Order;

13.7.2. was made public during the term of the Contract or after its termination or expiry by the disclosing Party;

13.7.3. was provided to the receiving Party without the confidentiality obligation, which was clearly specified at the time when such Confidential Information was being provided.

13.8. The receiving Party is authorised to disclose Confidential Information, if so required by a court or other competent authority based on the generally applicable laws. The receiving Party is obliged to inform the disclosing Party of such a requirement prior to disclosing the Confidential Information, unless this is forbidden under the generally applicable laws.

13.9. At the request of the disclosing Party, the receiving Party will immediately return all Confidential Information received from it in writing or in a documentary form and will effectively delete/destroy all other Confidential Information obtained, notwithstanding the medium on which it was recorded. The performance of this obligation will be confirmed by a written statement of the receiving Party submitted to the disclosing Party within three days from the date of return, deletion or destruction of the Confidential Information.

14. COMPLAINTS

14.1. You can inform us about any disturbance in the operation of the Website and submit all opinions and requests concerning its functioning.

14.2. Complaints, opinions and requests can be sent to our email address: xxxx@xxxxxxxx.xx.

14.3. If the content published on the Website infringes your or other people’s personality rights or if it has the features of an abuse, such a potential breach or abuse can be reported to us by email sent to the following address: xxxx@xxxxxxxx.xx.

14.4. As soon as we receive a complaint or notice of a potential breach or abuse, we will undertake immediate action in order to repair any malfunctioning of the Website or remove any content causing such a breach or abuse, as the case may be.

14.5. We are liable for the content posted by logged-in Users only provided that we are informed of its illegality, in accordance with the provisions of these Rules.

15. FINAL PROVISIONS

15.1. These Rules will come into effect on February 29th, 2024 and shall apply to all Contracts, Purchase Orders entered into after that date, all Services provided after that date and all Job Announcements published after that date, unless otherwise provided in the Contracts or Purchase Orders entered into between Just Join IT and the Client.

15.2. These Rules may be amended. Each time the Rules are amended, you will be informed:

15.2.1. by email sent to the address you specified, to which we will attach a link to the amended Rules as well as by a message displayed on the Website; or

15.2.2. through a message posted on the Website; in that case you will be asked to accept the new Rules within the functionalities of the Website; the failure to accept such changes will result in the Client being unable to continue using the Service.

15.3. Amendments to the Rules will come into effect:

15.3.1. in cases referred to in section 15.2.1 - on the date determined in the message about changes to the Rules or in the new version of the Rules;

15.3.2. in cases referred to in section 15.2.2 - on the day the Client accepts the new version of the Rules.

15.4. Job Announcements published before the effective date of the amended Rules will be governed by the previous provisions of the Rules.

15.5. You can access the current version of these Rules at any time, using the tab on the Website and you can print it out at any time.

15.6. These Rules are an integral part of the Contract and the Purchase Order. Unless otherwise stipulated in the Contract or Purchase Order, in the event that there are any discrepancies between the provisions of these Rules, the Contract or the Purchase Order or arrangements in a documentary form (e.g. by email), the provisions of the Contract, Purchase Order or documented arrangements will prevail.

15.7. Any matters left unregulated in these Rules will be governed by the generally applicable Polish laws, in particular the Civil Code and the Act on Providing Services by Electronic Means.

SCHEDULE NO 1 TO THE RULES

Agreement

for entrusting the processing of personal data

concluded on      , in    , hereinafter referred to as the “Agreement”, by and between:

  with its registered office in    , at    , entered in the Companies Register by the District Court    under KRS No:    , whose registry files are kept by this court, NIP tax identification number:    , REGON statistical number:    , with a share capital of    , represented by:    -  

hereinafter referred to as the Controller,

and

Just Join IT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością with its registered office in Gdańsk, at Xxxxx Xxxxxxxxxxx 000X, 00-000 Xxxxxx, entered in the Companies Register of the National Court Register by the District Court for Gdańsk-Północ in Gdańsk, VII Commercial Division of the National Court Registry under No KRS: 0000774695, whose registry files are kept by this court, NIP tax identification number: 5842781957, REGON statistical number: 382708421, with a share capital of PLN 41,350.00,

represented by:    -  

hereinafter referred to as the Processor,

hereinafter jointly referred to as the Parties, and individually as a Party. Whereas:

1) On         , the Parties entered into a contract, hereinafter referred to as the

Contract, for the provision of services, including in particular services consisting in providing the possibility of publishing job announcements;

2) Within the scope of performing the Contract, the Processor may have access to the personal data of the individuals responding to the job announcements of the Controller;

3) The foregoing provision means that personal data may be processed by the Processor in the course of providing the services under the Contract;

4) The Parties are obliged to apply Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (EU OJ L 119 of 4 May 2016), hereinafter referred to as the GDPR;

5) Pursuant to the provisions of the GDPR, the Parties are obliged to regulate the issue of entrusting the processing of personal data,

The Parties hereby enter into the following Agreement:

1. REPRESENTATIONS OF THE PARTIES

1.1. The Controller represents that it is a controller within the meaning of Article 4(7) of the GDPR.

1.2. The Processor represents that it has the infrastructural resources, experience, knowledge and qualified personnel to the extent enabling it to duly perform this Agreement in accordance with the GDPR and Polish laws, including in particular Polish personal data protection laws.

2. SCOPE OF ENTRUSTED DATA

2.1. In order to for the services specified in the Contract to be provided, the Controller entrusts the Processor with the personal data of the data subjects whose categories are specified in item 1. of Schedule 1 – Scope of Entrusted Data.

2.2. The Controller entrusts the Processor with the processing of the types of personal data listed in item 2. of Schedule 1 – Scope of Entrusted Data (hereinafter referred to as the “Data”) relating to the categories of the data subjects specified in section 1 above.

2.3. The Processor is authorised to process the Data, prepare backup copies, develop, transfer or remove the Data as well as to perform other activities on the Data as necessary for the Processor to properly perform the Contract.

2.4. The Processor will process the personal data on a regular basis, by electronic means.

3. OBLIGATIONS OF THE CONTROLLER

3.1. The Controller represents that it is authorised to process the Data, including to entrust the processing of the Data to the Processor, i.e. it has a legal basis for the processing, including in particular, it obtained the consent of the Data subject for the processing of their personal data, if the law, including the GDPR, requires such consent to be obtained.

4. OBLIGATIONS OF THE PROCESSOR

4.1. The Processor undertakes to process the Data in accordance with the GDPR, Polish laws, including Polish data protection laws and this Agreement.

4.2. The Processor undertakes to process the Data only at the Controller’s request (pursuant to the Agreement, Contract or other Controller’s statement submitted to the Processor pursuant to the provisions of the GDPR in writing or in a documentary form), which also applies to transferring the Data to a third country or an international organisation, unless the obligation to process the Data to the extent exceeding the Agreement or the Controller’s statement referred to above is imposed on the Processor by the applicable law. The Processor will each time inform the Controller in writing or in a documentary form prior to commencing the processing about such a legal obligation, provided that the relevant provisions do not prohibit it from providing such information due to important grounds of public interest.

4.3. The Processor undertakes to use, throughout the entire term of the Contract, appropriate technical and organisational measures in order to ensure the level of security adequate for the risk of breach of the rights or freedoms of the Data subjects whose Data will be processed and in order to ensure that the data protection rules by design and by default are complied with.

4.4. The Processor undertakes to provide assistance to the Controller (in particular by using appropriate technical and organisational measures) in performing the obligation to reply to requests of Data subjects to the extent relating to the exercise of their rights defined in Chapter III of the GDPR. In connection with the performance of this obligation, the Processor is in particular obliged to provide information and to disclose the Data entrusted to it (or copies thereof) at the Controller’s request within

seven business days, in a form agreed between the Parties. The Processor should also immediately, however no later than within seven business days, inform the Controller of any request filed with the Processor concerning the exercise of the Data subject’s rights whose Data were entrusted to the Processor by the Controller. The Processor is not obliged or authorised to reply to such a request.

4.5. The Processor undertakes to assist the Controller in performing the obligations specified in Articles 32–36 of the GDPR.

4.6. The Processor undertakes to make available to the Controller, at its request, no later than within 10 business days, all information necessary for the Processor to prove its performance of the obligations resulting from the relevant provisions of the GDPR.

4.7. The Processor undertakes to immediately inform the Controller, if, in its opinion, the Controller’s instruction is in breach of the GDPR or other domestic or EU data protection laws.

4.8. If the Processor’s performance of the obligations specified in this Agreement including in particular the obligations referred to in sections 4.4-4.7 above generates additional expenses on the Processor’s part, the Parties will agree on their coverage in a separate arrangement.

4.9. The Processor undertakes to immediately inform the Controller of any supervisory authority having undertaken any actions with respect to the Processor regarding the inspection of Data processing.

5. PERSONNEL AND SUBCONTRACTORS

5.1. The Processor imposes a confidentiality obligation with respect to the Data on the individuals whom it will authorise to process such Data and its safeguards as well as an obligation to keep the standards of personal data protection specified in the GDPR and in this Agreement.

5.2. The Processor may sub-entrust specific Data processing operations to other processors (hereinafter, the “Sub-Processor”) by way of a written sub-entrustment agreement pursuant to the Controller’s general consent referred to in Article 28(2) of the GDPR.

5.3. A list of Sub-processors approved by the Controller, i.e. against which the Controller did not object, is attached hereto as Schedule 1 – List of Approved Sub-Processors.

5.4. In order to entrust the processing of Data to Sub-Processors not appearing on the List of Approved Sub-Processors, the Processor must first give notice thereof to the Controller. The Controller may object to such changes within three days of receiving such a notice. The Controller’s statement of objection must be made in writing or in a documentary form in order to be valid. If the Controller does not object within the time limit mentioned above, the changes referred to above will be deemed approved by the Controller.

5.5. In the event that the Data is further entrusted for processing to other entities, the Processor undertakes to impose on such entities the same obligations regarding data protection and confidentiality as well as their safeguards as those imposed on the Processor under this Agreement.

6. INSPECTIONS AND AUDITS

6.1. The Controller is authorised to inspect (audit) the Data processing by the Processor in terms of compliance with the provisions of this Agreement and the legal regulations on personal data protection, in particular the GDPR.

6.2. As a condition to carrying out an inspection (audit) referred to in section 6.1 above, the Controller must give written notice to the Processor about the inspection (audit)

no less than seven business days before the scheduled inspection date. The notice mentioned in the preceding sentence must be made in writing or in a documentary form in order to be valid. The notice mentioned in the preceding sentence should contain:

6.2.1. the scheduled start date of the inspection (audit);

6.2.2. inspection (audit) end date;

6.2.3. scope of inspection (audit) by indicating the processing processes, categories of subjects and categories of Data that will be covered by the audit;

6.3. The inspection (audit) may be carried out directly by the Controller or an authorised auditor against whom the Processor has not objected.

6.4. Any information collected during the inspection (audit) will be deemed confidential. The Controller is obliged to ensure that the confidentiality obligation regarding the information collected during the inspection (audit) will be complied with by the authorised auditor.

6.5. The inspection (audit) will take place at the time agreed between the Parties upon the Processor receiving the notice referred to in section 6.2. above.

6.6. The Processor will enable, and will co-operate with the Controller or its authorised auditor to carry out the inspection (audits) of Data processing. The provisions of sections 4.7. and 4.8. above will apply accordingly.

6.7. The Controller will prepare a report on the inspection (audit), a copy of which will be delivered to the Processor within three days of completing the inspection (audit).

6.8. The Processor may raise objections to the report mentioned in section 6.7 above within seven business days from its receipt.

7. REPORTING BREACHES

7.1. The Processor is obliged to give written or documentary notice to the Controller immediately, however no later than within 48 hours from becoming aware of any event concerning Data processing which may have the features of personal data processing breach, to the following email address:                  , along with information about the form of breach, its consequences and measures undertaken by the Processor in order to minimise the consequences of personal Data breach and to avoid similar breaches in the future.

7.2. In the event that it is impossible to provide the Controller with complete information within the time limit specified in section 7.1. above, the Processor will provide the information it has and will specify the time limit within which it will provide it with complete information.

7.3. A personal data breach is understood to mean a breach of security leading to the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to, personal data transmitted, stored or otherwise processed on the Controller’s instructions.

8. LIABILITY

8.1. The Processor will bear no liability for the processing of personal data exceeding the scope specified in section 2. above.

8.2. Subject to mandatory laws, any liability of the Processor for a failure to perform or improper performance of its obligations under this Agreement will be limited to an amount constituting 50% of the fee paid to the Processor for the performance of the Contract until the date of the event underlying such liability.

8.3. In the event that, in connection with a breach committed by the Processor or individuals or entities used by the Processor, of the provisions of the GDPR, Polish

data protection regulations or this Agreement, the Controller bears civil, criminal or administrative liability, the Processor will be obliged to redress the resulting damage suffered by the Controller. The provisions of section 8.2. above will apply accordingly.

8.4. In the event that a penalty is imposed on the Processor, a member of its management board or employee, and in the event that the Processor is obliged to pay any damages due to the lack of legal or factual basis for the Controller to entrust the Data processing with the Processor or for the Controller to process the Data, the Controller will reimburse the Processor, a member of its management board or employee for any expenses incurred to pay such penalties or damages.

9. PERIOD OF DATA PROCESSING

9.1. The processing of Data pursuant to this Agreement is admissible only during the term of the Contract.

9.2. Upon termination or expiry of the Contract, the Processor is obliged to immediately remove the Data from its media and systems. In addition, the Processor undertakes to destroy any information that may serve to reconstruct, in whole or in part, the Data content, including to remove all existing copies thereof, unless it is required to retain the same under the law. The Processor will perform the activities referred to above within 30 business days from the date of termination or expiry of the Contract.

9.3. The Processor will prepare a report on the activities of Data removal.

10. FINAL PROVISIONS

10.1. This Agreement will enter into force as of the date of execution by the Parties.

10.2. Any matters left unregulated herein will be governed by the generally applicable Polish laws, including in particular the GDPR.

10.3. The court competent to settle any disputes arising out of this Agreement will be the court having territorial jurisdiction over the Processor.

10.4. Any amendments to the Agreement must be made in writing in order to be valid.

10.5. The schedules listed below constitute an integral part of this Agreement:

10.5.1. Schedule No 1 – Scope of Entrusted Data;

10.5.2. Schedule No 2 – List of Approved Sub-Processors;

10.6. This Agreement was made in two identical counterparts, one for each Party.

Controller Processor

Schedule 1 to the Agreement for entrusting the processing of personal data

SCOPE OF ENTRUSTED DATA

1.	Category of the data subjects whose data is entrusted
2.	Type of entrusted personal data

Schedule 2 to the Agreement for entrusting the processing of personal data

LIST OF APPROVED SUB-PROCESSORS

1)