MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Tipo de Auditoria:
Avaliação da Gestão
Exercício: 2021
Nº da Portaria: Unidade Auditada:
Assunto:
005/AUDIN/2021
PROAD
Avaliar a eficiência, eficácia, efetividade e legalidade da gestão dos contratos de serviços (inclusive de atos disciplinares) - regidos pela IN/SEGES nº 5/2017 e nº 73/2020, conforme o caso - para o campus de Sinop.
RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA N.º 006/2021
QUAL FOI O TRABALHO REALIZADO?
Foi realizado uma análise sobre os processos de planejamento, contratação, pagamentos e gestão de contratos de serviços do campus de Sinop, com o intuito de avaliar a eficiência, eficácia, efetividade e legalidade destes contratos. Ambas as atividades foram regidas preponderantemente pela Instrução Normativa - IN/SEGES nº 5/2017 e nº 73/2020.
POR QUE A AUDITORIA INTERNA REALIZOU ESSE TRABALHO?
Esta auditoria, designada pela Portaria Interna nº 005/Audin/2021 (sei 3441132), é decorrente das ações previstas no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna –
PAINT/2021, o qual recebeu o aval do Conselho Diretor e da Controladoria Geral da União.
QUAIS AS CONCLUSÕES ALCANÇADAS PELA AUDITORIA INTERNA? QUAIS AS RECOMENDAÇÕES QUE DEVERÃO SER ADOTADAS?
O trabalho de auditoria, nesta fase final, conclui que os procedimentos adotados referente aos contratos 022/FUFMT/2019 e 071/FUFMT/2019, nas fases de planejamento, seleção de fornecedor e gestão dos contratos como um todo, estão sendo eficientes, eficazes e efetivos em níveis aceitáveis, pois a entrega do serviço acontece sem interrupções ou maiores problemas. De toda forma, os apontamentos aqui elencados em forma de achado de auditoria, geraram recomendações, sendo as mesmas informadas e acordadas com o Pró-reitor do campus Sinop. Tais recomendações foram postas em outros dois trabalhos de auditoria que ocorreram em simultâneo a este, os Relatórios de Auditoria n° 004/2021 e 005/2021, que identificaram os mesmos achados e já trabalharam junto aos gestores no sentido de mitigar algumas das fragilidades encontradas. Os achados desta auditoria foram: I) Mapa de risco sem plano de contigência para riscos considerados inaceitáveis após o seu tratamento; II) Falta de evidências da utilização do Indicador de Medição de Resultados - IMR; III) Falta de indicadores que mensurem a efetividade das contratações. A unidade do campus de Sinop se manifestou de modo a concordar com os achados de auditoria e tão logo se dispôs a pôr em prática as medidas necessárias para que tais fragilidades sejam tratadas e sanadas.
De forma geral, observa-se que a atuação da gestão, nos contratos de serviços, pondera e contorna as diversas intercorrências que surgem em meio aos processos de planejamento, seleção do fornecedor e gestão do contrato (equipe de fiscalização), mas não se distancia da aplicação adequada das normas vigentes, sobretudo nos processos de pagamentos, de forma a assegurar a continuidade da prestação dos serviços contratados durante a vigência do contrato, cumprindo o objetivo proposto quando no ato de contratação. De todo modo, cabe ressaltar, que alguns ajustes nos processos são necessários para que os controles aplicados sejam eficientes, eficazes e tornem o processo completamente efetivo.
Salientamos que, as recomendações postas aqui neste relatório foram acordadas com o Pró-reitor do campus Sinop por meio da reunião de busca conjunta de soluções, realizada dia 28/01/2022. Os prazos definidos para cumprimento das recomendações foram acordados nesta reunião bem como foram esclarecidas duvidas sobre as práticas de melhoria já adotadas pela coordenação de aquisições da UFMT , que impactarão diretamente nos procedimentos de todos os campi da UFMT.
INTRODUÇÃO
Os trabalhos em tempos da pandemia do COVID-19 estão sendo realizados em formato de Home Office, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, com o objetivo de avaliar a eficiência, eficácia, efetividade e legalidade da gestão dos contratos de serviços (inclusive de atos disciplinares) - regidos pela IN/SEGES nº 5/2017 e nº 73/2020, conforme o caso - para o campus de Sinop. Para esta auditoria, foram selecionados dois contratos de serviços elencados pela Pró Reitoria do Campus de Sinop, complementando as informações fornecidas pela Coordenação de Aquisições e Contratos e Serviços - CACS. Xxxxxx, seguem as informações dos contratos.
Termo de Referência | N° Processo | Solicitante | Descrição | Contrato |
318-2018 | 23108.952101/2018- 01 | CUS | Prestação de serviços de apoio administrativo e manutenção predial | 022/FUFMT/2019 |
88-2019 | 23108.025011/2019- 18 | CUS | Prestação de serviços de mão de obra, na função de porteiro | 071/FUFMT/2019 |
Com base na amostra dos processos de Termos de Referência acima, a auditoria procedeu as solicitações de processos de pagamentos, repactuação, alteração contratual, reequilíbrio, prorrogação contratual, eventual aplicação de sanções administrativas, informação sobre extinção dos contratos, dentre demais informações pertinentes aos contratos oriundos contratos conforme amostra de auditoria. Em resposta a Solicitação de Auditoria 08/2021, as unidades prontamente encaminharam todas as informações solicitadas o que contribuiu para uma análise adequadas desde o planejamento da contratação até a fase execução e gestão contratual (processos de pagamentos, aditivos, apostilamentos, repactuação, dentre outros).
RESULTADO DOS EXAMES
Critério 1 - Planejamento eficiente e eficaz.
Informação 001: Conformidade normativa da fase de Planejamento
Os processos da fase planejamento dos contratos 022/FUFMT/2019 e 071/FUFMT/2019 possuem, o Documento de Formalização de Demanda - DFD devidamente preenchido, os Estudos Técnicos Preliminares - ETP com a devida justificativa da necessidade de contratação bem como as devidas estimativas de quantidades e preços com pesquisas de mercado e declaração da viabilidade da contratação e o Termo de Referência - TR.
Os ETPs foram elaborados por equipes designadas pela prefeitura do campus Sinop nos respectivos DFDs, e para tanto, foi construído conforme orienta a IN SEGES 05/2017 e não foram observadas fragilidades de controle para este processo.
Acerca da otimização dos recursos disponíveis, foi possível observar dentro dos processos dos dois contratos, que tanto as especificações de serviços quanto as de materias, foram propostas pela equipe de elaboração dos TRs e revisadas pela CACS de modo que as informações foram se adequando às necessidades levantadas inicialmente pelo DFD e atendendo os dispostos na IN SEGES 05/2017. Deste modo, pode-se observar que a fase de planejamento da contratação dos respectivos serviços não se afastou da busca pelo atingimento dos objetivos institucionais.
Informação 002: Adequação orçamentária como anexo no Termo de Referência.
Os TRs foram elaborados pelas equipes designadas pela Pró reitoria do campus de Sinop e revisados pela equipe da CACS, entretanto, foi observada uma lacuna se comparado com o art.30 da IN SEGES 05/2017, e destacamos aqui em particular o inciso XI, "a adequação orçamentária, que deve indicar a origem dos recursos orçamentários que custearão a contratação pretendida" [grifo nosso]. Referente aos artigos 28, 29, 31, 32 e demais incisos do artigo 30, não foram observadas impropriedades conforme o checklist de verificação aplicado. Salienta-se que nos dois contratos não foram observadas as dotações orçamentárias constantes no TR. Ressaltamos também fato foi evidenciado no Relatório de Auditoria 004/2021 e como se trata de um processo que é centralizado na CACS e o assunto já foi discutido com a unidade e o ajuste já foi posto, de modo que se espera que a prática seja expandida para o campus Sinop também. Por fim, em se tratando de um formalidade, a indicação orçamentária será anexada ao termo de referência para que seja atendido o disposto na referida IN.
Ajuste sobre a dotação orçamentária no Termo de Referência tratado no Rel. de Auditoria 004/2021
"Após a reunião entre a Auditoria Interna e a CACS, verificou-se que no momento seria oneroso incluir a adequação orçamentária diretamente no corpo do Termo de Referência, por falta de atualização dentro do Sistema Sisreq ( Sistema de Requisições para materiais de consumo, bens e serviços)
aliada à dificuldade em se estabelecer o valor estimado da contratação antes das cotações, que acontecem ao final da construção do Termo de Referência. A adequação orçamentária é inclusa nos processos de contratação de serviços através de despacho feito pela Proplan (Pró Reitoria de Planejamento) e assinado pela autoridade competente. Dessa maneira, tal achado se configurava apenas como erro formal.
Estabeleceu-se então que o Termo de Referência passará a trazer em seu corpo menção de que a adequação orçamentária está inclusa como Anexo, e o despacho da Proplan conterá a informação de que se configura como Anexo do Termo de Referência, para que assim estejam vinculados, de forma que demonstre claramente que a Administração cumpre essa legalidade."
Achado 001: Mapa de riscos sem atualizações e sem ações mitigadoras, desconforme a IN 05/2017 e IN 01/2019.
Haja vista os achados dos Relatórios de Auditoria 004/2021 e 005/2021, nos processos analisados neste presente relatório, foi possível identificar a existência dos Mapas Riscos do Planejamento das Licitações conforme é exigido na IN SEGES 005/2017, nos quais são identificados os riscos, as causas, consequências e ações mitigadoras.
Entretanto, foram observadas os seguintes descompassos com a supracitada IN:
I - Contrato 022/FUFMT/2019 - Processo 23108.952101/2018-01 O mapa de risco elaborado para a gestão do contrato possui um risco (Risco n° 11 Doc. SEI 0626376) considerado inaceitável após o tratamento, sendo ele: "Ausência de sistema informatizado para auxiliar na gestão/fiscalização". Não consta o plano de contigência nem seu respectivo responsável, não atendendo dessa forma o disposto no Art. 25, incisos IV e V, da IN SEGES 05/2017.
II - Contrato 071/FUFMT/2019 - Processo 23108.025011/2019-18: O mapa de risco elaborado para a fase de planejamento desta contratação possui um risco considerado inaceitável (Risco n° 15 Doc. SEI 1316896): "Incompatibilidade do Quantitativo Demandado com Real Necessidade". No mapa de risco, esse item não conta com um plano de contigência nem com seu respectivo responsável, não atendendo dessa forma o disposto no Art. 25, incisos IV e V, da IN SEGES 05/2017.
"Art. 25. O Gerenciamento de Riscos é um processo que consiste nas seguintes atividades:
[...]
IV - para os riscos que persistirem inaceitáveis após o tratamento, definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem; e
V - definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência."
Cumpre registrar que, apesar dos Mapas de Riscos apresentarem as ações mitigadoras, conforme a IN 005/2017 prevê em seu art. 25, os riscos que continuarem como inaceitáveis após os tratamentos, devem ter definidas ações de contingências e respectivos responsáveis para caso se concretizem.
Como já relatado neste achado inicialmente, essa fragilidade foi detectada em outro e já possui um recomendação aberta para que se seja mitigada essa falha, seguindo abaixo a tratativa já feita com a CACS.
"Análise da Auditoria Interna:
Quanto à falta de ação de contingência nos casos de riscos inaceitáveis, após manifestação e reunião com a CACS, ficou esclarecido sobre as diferenças entre a ação mitigadora, que visa evitar que o risco ocorra, e a ação de contingência, que estabelece uma ação caso esse risco acabe se concretizando. Com esse esclarecimento, entendeu-se a importância de se incluir no Mapa de Risco as ações de contingências quando o risco manter o status de "inaceitável" mesmo após aplicados controles para evitar que este ocorra.
Por fim, em virtude das situações encontradas no Achado 001 serem as mesmas encontradas nos trabalhos de auditoria junto ao Campus Cuiabá, informamos que as recomendações emanadas naquele relatório deverá ser adotado pelo Campus Araguaia e segue como sugestão de melhorias a Universidade Federal de Rondonópolis:
Recomendação 1: Definir ações de contingências para os riscos que continuarem com status de inaceitáveis mesmo após o tratamento."
Critério 2 - Seleção de fornecedor Eficiente e Xxxxxx.
Informação 003: Seleção do Fornecedor Eficiente e Eficaz, bem como Formalização e Publicação do Contrato de acordo com IN SEGES 05/2017.
Essa etapa do trabalho contou com a aplicação de checklist nos dois processos de contratação selecionados na amostra e para ambos, foi possível identificar uma padronização nos processos, mostrando lógica na sequência de acontecimento dos processos. Todos os questionamentos levantados no planejamento inicial do trabalho, com complementação de checklist montado com base na referida IN foram abordados na análise e foram identificadas que todos requisitos tanto do checklist quanto dos questionamentos foram atendidos.
Os processos da amostra selecionada, mostram um fluxo padronizado nessas fases, passando pelas unidades responsáveis do campus de Sinop, Procuradoria Geral Federal/UFMT - PGF/UFMT, Pró Reitoria de Planejamento - Proplan e Pró Reitoria Administrativa - Proad, de forma que buscam sempre a otimização dos procedimentos ajustando os TRs para correta adequação as normativas. Visto isso, pode-se afirmar que os procedimentos de seleção, adjudicação, homologação, publicação do resultado de julgamento, formalização dos contratos e publicação dos contratos no Diário Oficial da União de ambos os processos, estão em conformidade a legislação vigente (art. 37 e Anexo VII-G da IN SEGES 05/2017; inciso VII do art. 38 e inciso VI do art. 43 da Lei nº 8.666, de 1993; inciso IV do art. 3º e incisos XX, XXI e XXII do art. 4º da Lei nº 10.520, de 2005; e inciso IV do art. 28 da Lei nº 12.462, de 4 de agosto de 2011).
Para os atos convocatórios, foram observados nos processos que os mesmos seguem o disposto em normativas vigentes (vide art. 34 e 35 da IN SEGES 05/2017) , bem como foi verificado por meio de checklist que é adotado a utilização de modelo de minuta da AGU para a elaboração do edital dentro do processo.
Os processos analisados, permitem afirmar que o fluxo presente é favorável para uma completa análise e parecer da PGF/UFMT, sendo possível observar que em ambos os casos, a conclusão do parecer jurídico sendo pela viabilidade no prosseguimento do procedimento licitatório.
Como observado na fase de planejamento destas contratatações, busca-se o atingimento dos objetivos instuticionais, e para tanto, o uso dos recursos disponíveis deve ser otimizado. A análise nessa parte do trabalho, verificou que, os checklists aplicados dentro do processo, o parecer da PGF/UFMT, análise do pregão realizado bem como a documentação das empresas, o tratamento dado aos recursos impetrados de modo geral, construção da minuta de contrato com base no respectivo TR e Edital, colocam o processo como um todo dentro das expectativas normativas postas nessa fase de seleção do fornecedor. Visto isso, o resultado final trouxe contratação da empresa que forneceu o a proposta mais vantajosa dentro dos parâmetros predefinidos.
Critério 3 - Gestão e Fiscalização do Contrato eficiente e eficaz.
]Informação 004: Gestão do contrato conforme a IN IN SEGES 05/2017
Considerando os dois contratos (022/2019 e 071/2019) analisados, existe uma padronização de documentos e trâmites que são seguidos, tanto para os processos de pagamentos quanto para os processos de repactuação, alteração, reequilíbrio e prorrogação. Nos referidos contratos, não ocorreram processos de sanção nem extinção do contrato, e desta forma, não foram objetos de análise. Neste interím, cabe
ressaltar que a figura de fiscal e gestor dos contratos são distintas e atuaram nos processos quando houve necessidade.
As solicitações de alterações do Contrato nº 022/FUFMT/2019 ocorreram da seguinte forma:
1 - Processo (23108.058165/2019-96) - Acréscimo de Periculosidade;
2 - Processo (23108.059452/2019-13) - Solicitação de Termo Aditivo (Não Concedido); 3 - Processo (23108.095212/2019-82) - 1ª Prorrogação do Contrato; (Audin sem acesso ao processo)
4 - Processo (23108.104717/2019-45) - Solicitação de Repactuação (Neste processo foi concedido o 1º Termo de Apostilamento do contrato, citado anteriormente);
5 - Processo (23108.018167/2020-86) - Solicitação de Termo Aditivo;
6 - Processo (23108.041263/2020-28) - Solicitação de Termo Aditivo (com supressão e adição de postos);
7 - Processo (23108.052837/2020-93) - Suspensão Parcial Temporária de postos de trabalho;
8 - Processo (23108.086986/2020-56) - 2ª Prorrogação do Contrato.
Em que pese o atendimento da referida IN para cada processo acima, não foi verificado nenhum descumprimento à norma, e portanto nenhum achado se dará sob as partes de repactuação, alteração, reequilíbrio e prorrogação.
As solicitações de alterações do Contrato nº 071/FUFMT/2019 ocorreram da seguinte forma:
1 - Processo (23108.039874/2020-14) - 1ª Prorrogação do Contrato; 2 - Processo (23108.049074/2020-01) - Repactuação/2020;
3 - Processo (23108.068382/2020-28) - Garantia contratual Amazon.
Em que pese o atendimento da referida IN para cada processo acima, não foi verificado nenhum descumprimento à norma, e portanto nenhum achado se dará sob as partes de repactuação, alteração, reequilíbrio e prorrogação.
Os processos de fiscalização de pagamentos, além de atender a finalidade de pagamento de valores devido às contratadas, também fornecem informações pertinentes para análises e mensuração de cumprimento do objetivo dos contratos. Contudo, não é instituído dentro do processo, partes com os indicadores de qualidade ou cumprimento dos serviços contratados, inviabilizando a percepção para tomada de decisões da gestão dos contratos e objetivo da otimizar os recursos para o atingimento dos objetivos da UFMT através destas contratações.
Informação 005: Fiscalização administrativa dos contratos conforme a IN SEGES 05/2017
Como já mencionado no início do texto da informação 003 deste relatório, a avaliação da fiscalização administrativa se deu com base nos processos de pagamentos mensais pelos serviços prestados pelas contratadas, sendo esse o instrumento utilizado pelas equipes de fiscalização, para coletar informações acerca das verificações do que pede o Anexo VIII-B, da referida IN.
A análise dos processos por esta auditoria dos dois contratos avaliados, percebeu que as informações presentes nos processos vão ao encontro do que se pede nos artigos, 44, 45 e 46 e o anexo VIII-B, podendo ser verificada boa comunicação das equipes de fiscalização com as empresas contratadas (prepostos), inclusive quando houveram situações de divergências de informações, valores de pagamentos de serviços e subsituições não realizadas, por exemplo.
De outro lado, registra-se o fato de que as substituições em ambos os contratos se sujeitarem às normas definidas previamente, no entanto ao analisar os processos dos dois contratos, percebe-se que as substituições de prestadores de serviços são realizadas de maneira diversa ao controle estipulado em contrato. Em ambos os contratos tem a seguinte cláusula para casos de substiuição:
"Alternativamente estabelece-se que para aqueles prestadores que estejam substituindo o regular prestador de serviço, o controle do cumprimento da carga horária deverá ser feita nos moldes da legislação em vigor, pelos demais métodos de controle previstos na legislação trabalhista, devendo ser registrada a substituição mediante TERMO DE SUBSTITUIÇÃO onde fique registrado o trabalhador substituído, a função, a data da substituição e os horários bem como o nome completo do prestador que efetivamente substituiu devidamente assinado pelo servidor autoridade competente da unidade onde o postos de trabalho é lotado;
[...]
Mensalmente, a empresa deve providenciar os termos das substituições de colaborador ausente devidamente assinados pelo fiscal do contrato para fins de medição e faturamento;"
Em nenhum dos processos de pagamento analisado, que houve substituição de funcionários da empresa, foi percebido o controle (mencionado acima) confirmando as informações prestadas pela empresa. Os documentos apresentados pela empresa, apenas contêm um documento com as informações do funcionário que irá substituir o titular da função, e o registro do nome do substituto na planilha de medição, no entanto, em nenhum dos processos analisados tem a validação da equipe de fiscalização ou gestão do contrato no termo de substituição.
Apesar desta situação gerar um achado de auditoria, o mesmo caso se deu no Rel. 005/2021 realizado por esta mesma auditoria interna, e para tanto, as recomendações pertinentes que forem geradas no referido relatório, terão o mesmo efeito para o
campus Sinop.
Achado 002: Ausência de uso dos IMR para medição dos resultados do contrato.
No que diz respeito a fiscalização, tanto técnica quanto administrativa, foi avaliada pela auditoria interna com base nos processos de pagamentos pela equipe de fiscalização dos dois contratos. Através destes, foram realizados as verificações expressas nos anexos VIII-A (Fiscalização Técnica) e VIII-B (Fiscalização Administrativa) da IN 005/2017, em conjunto com as verificações rotineiras do pagamentos mensal pelos serviços prestados em ambos contratos.
Em que pese o detalhamento da fiscalização técnica (Anexo VIII-A da referida IN), traz como ponto de partida da seguinte forma:
"1. A fiscalização técnica dos contratos deve avaliar constantemente a execução do objeto e, se for o caso, poderá utilizar o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), conforme modelo previsto no Anexo V-B, ou outro instrumento substituto para aferição da qualidade da prestação dos serviços, devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, sempre que a contratada:
a) não produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas;
b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada."
Visto isso, temos que no TR dos dois contratos, foram estabelecidos indicadores para compor o IMR para avaliação e medição dos resultados, sendo eles:
a) Contrato 022/FUFMT/2019
INDICADOR 01 | PRAZO DE ATENDIMENTO MANUTENÇÃO PREDIAL | DE | PEDIDOS | DE | MATERIAIS | DE |
INDICADOR 02 | DISPONIBILIDADE DE UNIFORMES | |||||
INDICADOR 03 | DISPONIBILIDADE DE EQUIPAMENTOS, FERRAMENTAS ACESSÓRIOS E COMPONENTES NECESSÁRIOS AO TRABALHO | |||||
INDICADOR 04 | DISPONIBILIDADE E UTILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL | |||||
INDICADOR 05 | LTCAT | |||||
b) Contrato 071/FUFMT/2019
INDICADOR 01 | DISPONIBILIDADE DE UNIFORMES E EPI’S |
INDICADOR 02 | DISPONIBILIDADE DE EQUIPAMENTOS, FERRAMENTAS, ACESSÓRIOS E COMPONENTES NECESSÁRIOS AO TRABALHO |
INDICADOR 03 | TEMPO DE RESPOSTA ÀS SOLICITAÇÕES DA CONTRATANTE |
INDICADOR 04 | LTCAT |
No entanto, não foi evidenciado nos processos de pagamentos, a forma de preencimento do IMR nem como se utilizam dessa ferramenta de controle para medir a execução dos serviços contratados, cabendo ressaltar que, não foram encontrados também outra ferramenta análoga ao IMR que aferisse o cumprimento dos indicadores postos. Ainda neste ínterim, podemos citar a o que prevê o artigo 47 desta mesma IN:
"Art. 47. A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:
I - os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;
II - os recursos humanos empregados em função da quantidade e da formação profissional exigidas;
III - a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;
IV- a adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida; V - o cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato;
VI - a satisfação do público usuário."
Deste modo, fica evidente a necesidade de que, não apenas exista, mas também que sejam evidenciados nos processos da prestação dos serviços as ferramentas que meçam o cumprimento mês a mês do indicadores supramencionados. Tendo em vista que, o cálculo para pagamentos mensal a empresa contratada se dá com base nos indicadores do IMR, salienta-se a necessidade de ajuste dessa fragilidade.
Sendo assim, a análise deste ponto, também foi objeto de achado de auditoria no Relatório de Auditoria 004/2021, (SEI 3788180), que analisou os processos da mesma natureza no Campus Cuiabá. Cumpre registrar, que o referido trabalho, em reunião de busca conjunta de soluções junto com a CACs, tratou das providências a serem adotadas, e para devido registro, destacamos a seguir (SEI 3775511):
"Análise da Auditoria Interna:
Definiu-se que, embora contenha Instrumentos de Medições de Resultados vinculados ao faturamento da nota fiscal, estes não são apresentados de forma transparente pelos fiscais no cálculo final da nota fiscal. Assim, a CACS instruirá os fiscais para que eles transmitam através de algum meio, seja dentro do Ateste da Nota Fiscal, ou como check-list, ou alguma outra mais adequada que atenda a questão, que de fato utilizaram os Instrumentos de Medição de Resultados e que acompanharam esses indicadores.
Ainda, a CACS irá buscar incluir como indicador uma forma de mensurar a qualidade do serviço de forma mais efetiva, como o indicador encontrado no Contrato de serviços de limpeza , em que seria medido a satisfação dos usuários através de pesquisa interna. Conforme relatado pela unidade, o indicador não foi mensurado devido aos problemas enfrentados pela pandemia, e a Auditoria Interna entende a situação e as dificuldades enfrentadas."
Por fim, como essas questões apontadas são as mesmas encontradas nos trabalhos de auditoria junto ao Campus Cuiabá (Rel. 004/2021), informamos que as recomendações emanadas naquele relatório deverá ser adotado pelo Campus Sinop.
Critério 4 - Efetividade do processo de contratação.
Achado 003: Falta de indicadores que demonstrem a efetividade da contratação.
Considerando todas as informações analisadas dos dois contratos (022/FUFMT/2019 e 071/FUFMT/2019), não possuem indicadores de desempenho instituídos para medir os níveis de efetividade alcançados pelas contratações para cumprirem os objetivos para com a FUFMT. Os dados não retratam se todo o esforço aplicado resultado de maneira positiva ou negativa dentro do que se espera no cumprimento dos objetivos traçados. Podemos ainda, trazer novamente aqui o fato da não expressa demonstração da utilização do IMR, mencionado na Informação 004 deste relatório, que já seria um ponto de partida para construir e mensurar se de fato a contratação atende o que se espera.
De toda forma, os processos de pagamento são acompanhados pela fiscalização e, como já mencionado na Informação 003 deste relatório, trazem informações valiosas que podem ser utilizadas para que a gestão do contrato tome decisões assertivas e coesas com os cumprimentos do objetivo institucional, por outro lado, a
desorganização dessas informações pode prejudicar o acompanhamento adequado dos contratos e a celeridade nas tomadas de decisões.
Cabe ainda mencionar que, no "Relatório de Gestão, embora possua indicadores sobre licitações que demonstrem os prazos que a Administração leva para concluir o processo como um todo e números de contratações efetivadas e número de licitações fracassadas, não há indicadores que apontem se essas contratações são mesmo efetivas, se cumpriram com seu propósito ou se satisfazem o usuário" (Relatório Audin 005/2021).
Neste sentido, tais colocações são objetos de achados de auditoria dos relatórios 004/2021 e 005/2021 desta auditoria interna. Cumpre registrar que em reunião de busca conjunta de soluções junto com a Coordenação de Aquisições de Contratos e Serviços/PROAD foram tratadas as providências quanto as evidências apresentadas pelo trabalho de auditoria 004/2021 e podemos destacar o trecho de análise de auditoria, em resposta a manifestação da Unidade constante no Documento SEI 3775511:
Análise da Auditoria Interna:
A Auditoria Interna não encontrou amparo legal que exija que a Administração possua indicadores que demonstrem a efetividade das contratações, assim como esse acompanhamento não é contemplado pelo Plano de Desenvolvimento Institucional. Dessa forma, tal achado não se mantém, sendo convertido em informação, pois embora não seja uma exigência, ressaltamos a importância de se ter indicadores que acompanhem como estão as contratações da UFMT, de forma que demonstre que elas são efetivas, que cumprem seus objetivos principais, atendem seus usuários e demonstrem que o dinheiro público está sendo utilizado de forma que impacte positivamente no âmbito da Universidade.
RECOMENDAÇÕES:
Achado 001: Mapa de riscos sem atualizações e sem ações mitigadoras, desconforme a IN 05/2017 e IN 01/2019.
Recomendação 1: Definir ações de contingências para os riscos que continuarem com status de inaceitáveis mesmo após seu tratamento. (Data para monitoramento 28/01/2023)
Achado 002: Ausência de uso dos IMR para medição dos resultados do contrato.
Recomendação 2: Demonstrar, nos processos de pagamento, que o IMR foi efetivamente utilizado para o cálculo da Nota Fiscal, inclusive quando não houver glosa. (Data para monitoramento 28/01/2023)
Recomendação 3: Adotar IMRs que aferem efetivamente a qualidade do serviço prestado, como por exemplo, a satisfação do serviço contratado pelo usuário. (Data para monitoramento 28/01/2023)
Achado 003: Falta de indicadores que demonstrem a efetividade da contratação.
Sem recomendação a ser monitorada, mas de modo sugestivo para aprimoramento de controle da unidade, foi repassado a unidade que seja realizada a busca constante do acompanhamento da efetividade dos serviços prestados.
ANEXO
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE
Quanto ao Achado 001, que trata da questão orçamentária com a indicação da origem dos recursos que deveriam estar presentes no Termos de Referências de ambos os contratos, como já exposto no relatório do Conselho Diretor a situação já foi discutida com a CACS/PROAD para as devidas adequações, de acordo com as orientações do Relatório de Auditoria 004/2021;
Da mesma forma que no Achado 002, os problemas encontrados nos Mapas de Riscos dos contratos analisados já foram relatados à CACS para que as falhas sejam mitigadas, de modo que os conflitos não se repitam nas contratações futuras;
Referente ao Achado 003, que verificou a ausência do IMR na apuração dos resultados, os gestores dos contratos auditados registram que já há uma orientação da Gerência de Contratos - GECON, através do Ofício-Circular 09, contido no despacho Sei (4026804). O referido Ofício Circular traz informações aos fiscais (técnico e administrativo) quando à forma de aplicação do IMR nas medições mensais e também orienta os gestores de contratos sobre a forma de recebimento definitivo das medições realizadas. Ressalta-se ainda, que para padronizar a maneira como os fiscais e gestores devem proceder, a GECON substituiu os formulários de relatórios de faturamentos mensais, contemplando nos novos relatórios a aplicação do IMR em cada etapa da fiscalização. Tais formulários foram disponibilizados da seguinte maneira:
Técnico - RECEBIMENTO PROVISÓRIO. Doc. (4164327).
Fiscalização Administrativa - TERMO CIRCUNSTANCIADO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO. Doc. (4164437).
Gestor - RECEBIMENTO DEFINITIVO. Doc. (4164450).
ATESTE DE NOTA FISCAL DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO. Doc. (4164458).
Sobre o Achado 004, que tratada da falta de indicadores que demonstrem a afetividade da contratação, ressaltamos que a fiscalização dos contratos ainda não foi notificada e orientada sobre os resultados da reunião da equipe da auditória interna e a CACS, que analisou os relatórios de auditória 004/2021 e 005/2021 sobre esse tema. Acreditamos que tão logo haja uma orientação prática, a mesma será direcionada aos fiscais e gestores de contratos desta IES, através da GECON, para o efetivo cumprimento da mesma. O mesmo deverá ocorrer com a necessidade de apresentação dos termos de substituições de funcionários nos processos de pagamentos dos faturamentos, conforme exposto no relatório (3975999).
ANÁLISE DA AUDITORIA
De maneira geral, esta Auditoria Interna avalia as informações repassadas pela unidade como um sinal de concordância com as achados, sendo estes os mesmos já relatados nos relatórios 004/Audin/2021 e 005/Audin/2021. Como os processos de controle são concentrados na CACs, as primeiras tratativas para sanar os pontos achados no relatório 004/Audin/2021 já foram feitas e o resultados foram repassados aos campi do interior.
Em que pese às recomendações do presente trabalho, são frutos da reunião de busca conjunta de soluções e concordância da unidade (campus Sinop) com os achados e seu desejo em melhoria nas práticas de controle expressadas pela unidade (campus Sinop).
Por fim a auditoria interna entende que a unidade conseguiu entender o trabalho realizado e absorveu os pontos de melhoria que foram sugestionados tanto pela CACs quanto pela auditoria interna. Neste interím, as recomendações expressas neste trabalho serão monitoradas nos prazos previstos para que seja verificado que a próximas contratações de serviços realizadas pelo campus Sinop atendam-nas.
Documento assinado eletronicamente por XXXX XXXX XXXXXX, Técnico Administrativo em Educação da UFMT, em 16/02/2022, às 15:54, conforme
horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539,
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Referência: Processo nº 23108.030527/2021-07 SEI nº 4350894