ANEXO 13 - DIRETRIZES DE CONTRATAÇÃO DO VERIFICADOR INDEPENDENTE MINUTA CONTRATO DE CONCESSÃO
ANEXO 13 - DIRETRIZES DE CONTRATAÇÃO DO VERIFICADOR INDEPENDENTE MINUTA CONTRATO DE CONCESSÃO
CONCESSÃO ADMINISTRATIVA PARA A EXECUÇÃO DE OBRAS E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS RELATIVOS À MODERNIZAÇÃO, OTIMIZAÇÃO, EFICIENTIZAÇÃO, EXPANSÃO, OPERAÇÃO E MANUTENÇÃO DA INFRAESTRUTURA DA REDE MUNICIPAL DE ILUMINAÇÃO PÚBLICA DE PORTO ALEGRE - RS.
SUMÁRIO
3 CONTRATAÇÃO DO VERIFICADOR INDEPENDENTE 4
5 PRODUTOS DO VERIFICADOR INDEPENDENTE 6
6 ATRIBUIÇÕES DO VERIFICADOR INDEPENDENTE 9
7 REUNIÕES DE MONITORAMENTO E REALIZAÇÃO DE FÓRUM PARA DIRIMIR DÚVIDAS E PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS 11
9 REVISÃO DAS DIRETRIZES DE CONTRATAÇÃO DO VERIFICADOR INDEPENDENTE 11
1 DISPOSIÇÕES GERAIS
Considera-se VERIFICADOR INDEPENDENTE a empresa responsável por auxiliar o PODER CONCEDENTE na fiscalização do CONTRATO durante todas as suas etapas, dentre outras contribuições dispostas a seguir. As principais atribuições do VERIFICADOR INDEPENDENTE serão o detalhamento das sistemáticas e procedimentos de aferição dos indicadores de desempenho previstos no CONTRATO DE CONCESSÃO.
O trabalho do VERIFICADOR INDEPENDENTE deverá ser desenvolvido em parceria com o órgão de fiscalização do PODER CONCEDENTE designado no CONTRATO, promovendo a integração das equipes e alinhamento em relação as melhores práticas a serem adotadas.
O VERIFICADOR INDEPENDENTE deverá ser pessoa jurídica com notória especialização na aferição de qualidade na prestação de serviços, assim considerada como a experiência comprovada em (i) auditoria ou verificação de indicadores, ou (ii) implantação e gerenciamento de indicadores.
O VERIFICADOR INDEPENDENTE gozará de total independência técnica para realização dos serviços ora contratados, sendo que eventuais discordâncias quanto ao conteúdo do seu trabalho não ensejarão à aplicação de quaisquer penalidades, atrasos ou descontos sobre sua remuneração.
Eventuais discordâncias em relação ao conteúdo dos produtos conferidos pelo VERIFICADOR INDEPENDENTE, quer sejam por parte da CONCESSIONÁRIA, quer pelo PODER CONCEDENTE, serão dirimidas mediante arbitragem ou pelo Comitê de Governança designado pelo CONTRATO.
A contratação do VERIFICADOR INDEPENDENTE e os custos relacionados caberão ao PODER CONCEDENTE, nos termos da legislação aplicável e das diretrizes dispostas neste ANEXO.
O VERIFICADOR INDEPENDENTE não substitui, nem afasta o exercício do poder de fiscalização do PODER CONCEDENTE no âmbito da CONCESSÃO.
A contratação do VERIFICADOR INDEPENDENTE deverá observar as diretrizes indicadas no corpo deste Anexo.
2 JUSTIFICATIVA
Nos termos da Cláusula 24, do CONTRATO, o PODER CONCEDENTE se valerá de serviço técnico de verificação independente para auxiliá-lo no acompanhamento da execução do CONTRATO, bem como na avaliação do SISTEMA DE MENSURAÇÃO DE DESEMPENHO, no cálculo da CONTRAPRESTAÇÃO MENSAL EFETIVA e na aferição do cumprimento das demais obrigações assumidas pela CONCESSIONÁRIA.
3 CONTRATAÇÃO DO VERIFICADOR INDEPENDENTE
A Prefeitura Municipal de Porto Alegre, por intermédio da Secretaria Municipal de Serviços Urbanos (SMSUrb), de acordo com autorização constante da Lei Complementar nº 840, de 27 de dezembro de 2018.e nos termos da LEI DE LICITAÇÕES, deverá realizar procedimento licitatório para a contratação de empresa especializada para a prestação de serviços de verificação independente do CONTRATO DE CONCESSÃO, estruturados da seguinte forma:
a) PLANEJAMENTO: é a etapa inicial dos trabalhos com o objetivo de estruturar as bases do projeto, estabelecer as diretrizes para a execução dos serviços, equalizar conceitos e práticas, além de promover total integração entre as equipes de trabalho das PARTES.
b) ESTRUTURAÇÃO: são aqueles serviços que exigem intenso esforço no início da CONCESSÃO e, uma vez estruturados, demandam esforços mais pontuais para manutenção da sua funcionalidade. São eles:
i. Analisar os sistemas de coleta e cálculos dos indicadores da CONCESSIONÁRIA; e
ii. Elaborar o mapeamento funcional dos sistemas de desempenho.
c) GESTÃO: são aqueles serviços que compõem as atividades de gerenciamento da rotina da CONCESSÃO e que serão executadas durante todo o período da CONCESSÃO. São eles:
i. Auxiliar o PODER CONCEDENTE na fiscalização das ações da CONCESSIONÁRIA no cumprimento das cláusulas e itens do CONTRATO;
ii. Acompanhar o desempenho da CONCESSIONÁRIA em relação às obrigações, indicadores e metas definidos para cada item em questão;
iii. Fornecer relatórios com o histórico de desempenho da CONCESSIONÁRIA na periodicidade acordada, em especial o RELATÓRIO TRIMESTRAL DE INDICADORES.
d) SUPORTE: são aqueles serviços que podem ser necessários a qualquer tempo durante o período da CONCESSÃO, em função de alguma demanda específica e de duração limitada. São eles:
i. Realizar a avaliação de pleitos relacionados às reivindicações referentes a reequilíbrios econômico-financeiros;
ii. Realizar modelagens financeiras referentes ao aumento ou redução de escopo do CONTRATO;
iii. Realizar modelagens financeiras de interesse do MUNICÍPIO relacionadas à CONCESSÃO.
4 ESCOPO DOS SERVIÇOS
Os serviços a serem prestados consistem, resumidamente, em:
a) Suporte à fiscalização da CONCESSIONÁRIA referente aos aspectos de aferição do desempenho e da qualidade dos SERVIÇOS executados pela CONCESSIONÁRIA;
b) Suporte à fiscalização da CONCESSIONÁRIA referente aos aspectos econômicos e financeiros, conforme descrição, termos e condições para execução dos serviços especificados no CONTRATO e nos seus respectivos ANEXOS;
c) Acompanhamento do processo de remuneração da CONCESSIONÁRIA, conforme descrição, termos e condições para execução dos serviços especificados no CONTRATO e nos seus respectivos ANEXOS; e
d) Suporte à análise técnica de eventual aferição de valores decorrentes da recomposição do equilíbrio econômico-financeiro da CONCESSÃO e indenizações à CONCESSIONÁRIA, pedidos de liquidação de valores decorrentes da recomposição do
reequilíbrio econômico-financeiro da CONCESSÃO, do pagamento de indenizações à CONCESSIONÁRIA e do fluxo de caixa marginal.
e) Realização de diligências, levantamentos, inspeções de campo e coleta de informações junto à CONCESSIONÁRIA e ao PODER CONCEDENTE.
5 PRODUTOS DO VERIFICADOR INDEPENDENTE
I. PLANEJAMENTO
Nessa etapa inicial dos trabalhos, as PARTES deverão estabelecer diretrizes para execução do objeto, equalizar os conceitos e práticas a serem implementadas pelo VERIFICADOR INDEPENDENTE, selecionar as equipes de trabalho e promover a integração entre elas.
Para tanto, deverá ser realizada reunião em até [=] dias após a assinatura do contrato, objetivando equalizar, compartilhar e ampliar a compreensão e conhecimentos sobre o projeto, entre os profissionais do MUNICÍPIO gestores do CONTRATO, designados para a adequação e implantação do projeto, e os profissionais indicados pelo VERIFICADOR INDEPENDENTE.
Além disso, deverão ser realizadas atividades de mapeamento e análise do CONTRATO e de todos os seus componentes, tais como encargos, indicadores de desempenho, responsabilidades e papéis das PARTES, além dos seus respectivos fluxos de comunicação, com a produção de relatórios consubstanciando esses entendimentos.
Ao final dessa etapa, o VERIFICADOR INDEPENDENTE deverá apresentar o plano de trabalho, demonstrando a metodologia a ser aplicada na condução dos trabalhos de acompanhamento das atividades da CONCESSIONÁRIA e seus contratados.
II. ESTRUTURAÇÃO
A Frente de Estruturação consiste na confirmação dos estudos realizados na Frente Preparatória e na aferição de rotina do desempenho da CONCESSIONÁRIA. Sendo assim, de posse dos processos desenhados na Etapa Preparatória, o VERIFICADOR INDEPENDENTE poderá confirmar todo seu entendimento e monitorar o comportamento dos processos na prática, bem como realizar a análise de dados provenientes de diferentes sistemas e coletados
em campo, para desenvolver um trabalho de análise de tendências utilizando modelos estatísticos, possibilitando a recomendação de ajustes, adaptações e planos de melhoria contínua.
Nesse sentido, deverá ser elaborado este produto com o intuito de avaliar as seguintes atividades:
a) Auxiliar o PODER CONCEDENTE na fiscalização das ações desempenhadas pela CONCESSIONÁRIA no cumprimento das cláusulas e itens do CONTRATO;
b) Acompanhar o desempenho da CONCESSIONÁRIA por meio dos indicadores e metas definidos no CONTRATO;
c) Fazer os ajustes eventualmente necessários nos processos e procedimentos definidos, validando sempre com a CONTRATANTE.
O VERIFICADOR INDEPENDENTE deverá apresentar relatório detalhado com os resultados dos trabalhos realizados e, sempre que couber, conterá as seguintes informações:
a) Confrontação dos resultados apurados com aqueles produzidos pela CONCESSIONÁRIA e apontamento de possíveis causas para as divergências;
b) Fontes das informações e dados utilizados no relatório;
c) Memórias de cálculo;
d) Indicação de procedimentos para melhorar o acompanhamento e a fiscalização do CONTRATO;
e) Indicação de falhas porventura cometidas pela CONCESSIONÁRIA; e
f) Outras informações que entender relevantes.
Esta atividade terá duração provisória de até [=] (=) dias contados do recebimento da ordem de serviço.
III. GESTÃO
Esta atividade se inicia a partir do fim da Estruturação e terá duração constante até o final do contrato.
O objetivo principal do acompanhamento das atividades desenvolvidas pela CONCESSIONÁRIA é garantir o sucesso do projeto e da operação fazendo a gestão de prazo, escopo, equipe, qualidade, comunicação e riscos.
As principais atividades serão:
a) Propor melhorias nos processos e procedimentos das CONCESSIONÁRIA referentes à coleta de dados para cálculo dos indicadores de desempenho;
b) Revisar e propor melhorias nos processos e procedimentos da VERIFICAÇÃO INDEPENDENTE de aferição dos indicadores e dados da CONCESSIONÁRIA;
c) Atualizar o tamanho das amostras de aferição de acordo com a variabilidade dos dados para cálculo dos indicadores;
d) Criar um ciclo de melhoria contínua e ações corretivas para a operação dos projetos de gestão pela CONCESSIONÁRIA, por meio da criação de uma sala de situação, que utilizará informações provenientes do Painel de Controle e técnicas de análise de dados para identificar padrões de comportamento dos processos e recomendar ações de melhorias para a CONCESSIONÁRIA. O painel de controle a ser operado pelo VERIFICADOR INDEPENDENTE deverá ter as seguintes funções:
1) Relatórios consolidados sobre cumprimento das cláusulas e itens contratuais;
2) Relatórios consolidados sobre a análise de conformidade dos dados submetidos pela CONCESSIONÁRIA;
3) Relatórios consolidados sobre os indicadores quantitativos e qualitativos, cálculo da nota de desempenho e valor da contraprestação (quando aplicável);
4) Relatórios sobre a gestão dos potenciais pleitos (quando aplicável);
5) Relatórios consolidados sobre as recomendações de ações de melhoria contínua na gestão do CONTRATO, baseados na análise de indicadores, tendências e mapeamento realizado pela equipe com base no painel de controle.
IV. SUPORTE
A etapa de Suporte tem o objetivo de proporcionar ao PODER CONCEDENTE, mediante solicitação, serviços de consultoria relacionados às seguintes atividades:
a) Realizar a gestão de pleitos relacionados às reivindicações que geram a necessidade de discussões referentes a reequilíbrios econômico-financeiros, suportando as decisões do PODER CONCEDENTE por meio de análises técnicas e econômico-financeiras fundamentadas, sempre baseadas em metodologias objetivas e alinhadas previamente junto aos interessados;
b) Realizar modelagens financeiras referentes ao aumento ou redução de escopo do CONTRATO;
c) Realizar modelagens financeiras de interesse do MUNICÍPIO, relacionadas à CONCESSÃO.
As atividades desta etapa serão contratadas através de ordem de serviço, com o volume de horas negociado com a empresa.
6 ATRIBUIÇÕES DO VERIFICADOR INDEPENDENTE
O acompanhamento do cumprimento das obrigações da CONCESSIONÁRIA durante o prazo do contrato será realizado pelo VERIFICADOR INDEPENDENTE, a quem caberá, entre outras obrigações a serem definidas pelo PODER CONCEDENTE quando da contratação, as seguintes:
a) realizar periodicamente a avaliação de desempenho e a verificação do cálculo da remuneração mensal devida à CONCESSIONÁRIA a partir da CONTRAPRESTAÇÃO MENSAL MÁXIMA;
b) avaliar o equilíbrio econômico-financeiro do CONTRATO e revisar o fluxo de caixa marginal;
c) avaliar o cálculo dos reajustes de valores previstos no CONTRATO;
d) verificar os custos/despesas e receitas principais e extraordinárias;
e) monitorar os ÍNDICES DE DESEMPENHO da execução da CONCESSÃO e validar os dados obtidos;
f) validar todos os dados técnicos e econômico-financeiros dos pedidos de revisão ordinária e extraordinária;
g) analisar o cenário que originou a reinvindicação frente aos termos contratuais que se aplicam ao pleito, gerando, ao final, um parecer técnico. O parecer técnico deverá dar
suporte à análise econômico-financeira, na qual o GESTOR DO CONTRATO e o VERIFICADOR INDEPENDENTE deverão avaliar e dimensionar, caso exista, o impacto econômico-financeiro do pleito no projeto;
h) recomendar os parâmetros para a recomposição do equilíbrio econômico-financeiro do CONTRATO, ou para ajuste no valor da CONTRAPRESTAÇÃO MENSAL MÁXIMA, consolidando os resultados de suas análises em relatório técnico-financeiro.
i) realizar diligências necessárias ao cumprimento de suas funções, realizando levantamentos e inspeções de campo, quando necessário, e colhendo informações junto à CONCESSIONÁRIA e ao PODER CONCEDENTE, devendo ter, para tanto, acesso a toda a base de dados da CONCESSÃO;
j) auxiliar o PODER CONCEDENTE na análise dos documentos e acompanhar as vistorias que antecedem a emissão dos TERMOS DE ACEITE para a CONCESSIONÁRIA;
k) informar à INSTITUIÇÃO FINANCEIRA DEPOSITÁRIA e ao PODER CONCEDENTE eventuais alterações no valor da CONTRAPRESTAÇÃO MENSAL;
l) validar as atualizações feitas pela CONCESSIONÁRIA ao inventário de BENS REVERSÍVEIS;
m) acompanhar o processo de reversão dos BENS REVERSÍVEIS e emitir parecer sobre o estado de conservação dos BENS REVERSÍVEIS ao final do contrato;
n) definir de forma aleatória e ponderada os PONTOS DE ILUMINAÇÃO PÚBLICA MODERNIZADOS, PONTOS DE ILUMINAÇÃO PÚBLICA INICIAIS, PONTOS DE ILUMINAÇÃO PÚBLICA com SISTEMA DE TELEGESTÃO a serem inspecionados em cada Região de Gestão do Planejamento de Porto Alegre.
o) verificar se o Call Center e sistema de atendimento ao USUÁRIO/cidadão, operados pela CONCESSIONÁRIA, estão disponíveis de forma ininterrupta para o recebimento de chamados.
p) acompanhar as medições dos PONTOS DE ILUMINAÇÃO PÚBLICA que serão avaliadas em cada Região de Gestão do Planejamento de Porto Alegre.
A CONCESSIONÁRIA garantirá ao PODER CONCEDENTE e ao VERIFICADOR INDEPENDENTE
acesso irrestrito, ininterrupto e online, em qualquer época, aos sistemas de acompanhamento
e monitoramento dos SERVIÇOS e aos dados relativos à administração, à contabilidade e aos recursos técnicos, econômicos e financeiros da CONCESSIONÁRIA.
7 REUNIÕES DE MONITORAMENTO E REALIZAÇÃO DE FÓRUM PARA DIRIMIR DÚVIDAS E PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS
O VERIFICADOR INDEPENDENTE deverá realizar reuniões periódicas de acompanhamento e controle com a CONCESSIONÁRIA, o PODER CONCEDENTE e o órgão fiscalizatório designado no CONTRATO, registrando em ata as providências a serem adotadas no sentido de se assegurar o cumprimento das exigências e prazos do CONTRATO, devendo o PODER CONCEDENTE e a CONCESSIONÁRIA serem informados da agenda prevista para tais reuniões e receber cópia de suas atas.
Além disso, poderão ser realizados fóruns, quando solicitados pelas PARTES, para que eventuais dúvidas que surjam no decorrer do processo de aferimento sejam solucionadas e proposições de melhorias sejam debatidas.
8 GOVERNANÇA CORPORATIVA
O VERIFICADOR INDEPENDENTE deverá obedecer às boas práticas de governança corporativa, na forma das diretrizes do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa - IBGC, com a apresentação de contas e demonstrações contábeis padronizadas conforme as normas e práticas contábeis adotadas no Brasil, e deverá obedecer às boas práticas de governança corporativa, com a apresentação de contas e demonstrações contábeis padronizadas, conforme as regras contábeis brasileiras.
9 REVISÃO DAS DIRETRIZES DE CONTRATAÇÃO DO VERIFICADOR INDEPENDENTE
No processo de REVISÃO ORDINÁRIA da CONCESSÃO, as PARTES, em comum acordo, poderão revisar as diretrizes previstas neste ANEXO para adequar as diretrizes de contratação do VERIFICADOR INDEPENDENTE às mudanças acordadas pelas PARTES durante a REVISÃO ORDINÁRIA.