MANUAL DO EVENTO
MANUAL DO EVENTO
FINANCEIRO
Sumário
Contratos de Patrocínio, Produtos e Serviços 3
Objetivos
A comissão financeira começa o seu trabalho muito antes do evento acontecer, pois é nossa função elaborar a proposta de patrocínio e, também, ter uma visão geral sobre os gastos do evento o quanto antes, buscando alternativas para definição de um bom preço para as inscrições. Além disso, o principal objetivo do Financeiro do CONPET é o controle efetivo dos recursos financeiros do evento, controlando e sempre avaliando os gastos.
Nossa comissão contou com dois integrantes, o que facilitou o contato entre ambos, porém os sobrecarregou em alguns momentos. Aconselha-se que essa comissão conte com, no mínimo, quatro integrantes que se comprometam efetivamente com o grupo. O contato entre a comissão era feito através de grupo no WhatsApp e reuniões mensais para estabelecer um calendário das atividades que deveriam ser feitas.
Cotas de Patrocínio
A primeira tarefa dessa comissão foi a elaboração de uma Proposta de Patrocínio, com o objetivo de buscar patrocinadores e apoiadores ao evento, possibilitando uma diminuição no preço das inscrições dos congressistas, e maior flexibilidade na hora de escolher fornecedores e produtos.
A primeira etapa, portanto, foi a definição das cotas de patrocínios e benefícios. Foram criadas 5 cotas de patrocínios. Cada cota contava com um valor em dinheiro para ser patrocinado e quais as formas de divulgação da marca dentro do evento.
1. Apoiador: patrocínio de até R$400 ou doações
• Divulgação da marca no painel de patrocinadores do evento (backdrop);
• Divulgação da marca na aba de patrocinadores do site do evento;
2. Patrocinador Bronze: patrocínio entre R$400 e R$700
• Divulgação da marca no painel de patrocinadores do evento (backdrop);
• Divulgação da marca na aba de patrocinadores do site do evento;
• Divulgação da marca nas camisetas do evento;
• Acesso aos registros fotográficos do evento;
3. Patrocinador Prata: patrocínio entre R$700 e R$1000
• Divulgação da marca no painel de patrocinadores do evento (backdrop);
• Divulgação da marca na aba de patrocinadores do site do evento;
• Divulgação da marca nas camisetas do evento;
• Acesso aos registros fotográficos do evento;
• Divulgação da marca nos itens do kit congressista e camiseta do evento;
4. Patrocinador Ouro: patrocínio entre R$1000 e R$1300
• Divulgação da marca no painel de patrocinadores do evento (backdrop);
• Divulgação da marca na aba de patrocinadores do site do evento;
• Divulgação da marca nas camisetas do evento;
• Acesso aos registros fotográficos do evento;
• Divulgação da marca nos itens do kit congressista e camiseta do evento;
• Divulgação da marca na capa da página do Facebook do evento;
• Postagem exclusiva sobre a empresa na página do Facebook do evento;
• Possibilidade de colocação de stand da empresa no evento;
5. Patrocinador Diamante: patrocínio acima de R$1300
• Divulgação da marca no painel de patrocinadores do evento (backdrop);
• Divulgação da marca na aba de patrocinadores do site do evento;
• Divulgação da marca nas camisetas do evento;
• Acesso aos registros fotográficos do evento;
• Divulgação da marca nos itens do kit congressista e camiseta do evento;
• Divulgação da marca na capa da página do Facebook do evento;
• Postagem exclusiva sobre a empresa na página do Facebook do evento;
• Possibilidade de colocação de stand da empresa no evento;
• Divulgação da marca nos banners do evento;
• Espaço para palestra de 30 minutos (tempo de palestra aumenta proporcionalmente ao valor patrocinado. Ex.: patrocínio de 2600, 1 hora de palestra).
É importante lembrar que esse patrocínio pôde ser feito na forma de dinheiro, serviços ou produtos. Por exemplo, uma empresa patrocina o evento com produtos que servem 1 Coffee Break, totalizando em produtos um valor de R$800. Essa empresa entrará na cota de patrocinador prata nas condições estabelecidas pela nossa proposta.
Além disso, foi oferecido também às empresas a possibilidade de ser patrocinador único do evento, ou seja, ser a única empresa a patrocinar o VI CONPET Civil, precisando, para isso, patrocinar o evento com um valor de cinco mil reais. Não houve nenhuma empresa interessada nessa forma de patrocínio.
Proposta de Patrocínio
A proposta de patrocínio foi construída com base nas instruções oferecidas pelo Manual do V CONPET Civil. A proposta contou com as seguintes partes escritas:
• Capa com a logo do evento;
• Breve apresentação do programa e do grupo PET responsável pelo evento;
• Apresentação do evento (o que é, quando vai ser, onde vai ser, quais os objetivos, como vai ser estruturado, esboço de programação do evento);
• Incentivo às empresas a participarem, com apresentação das modalidades de cotas e benefícios;
• Breve apresentação das perspectivas de despesas do evento;
• Contato (e-mail, telefones, site, páginas).
Para o envio da proposta para as empresas foi criado um e-mail padrão, ao qual seria anexado à Proposta de Patrocínio concluída. Nesse e-mail, é interessante que constem também maneiras de aproximar a empresa com o evento. Por exemplo, se é uma empresa fabricante de cimentos, é legal frisar no e-mail que é um evento realizado com alunos que cursam Engenharia Civil, assim como citar um possível projeto realizado pelo grupo que possa ser interessante para a empresa a ser atraída. A estrutura geral do e-mail pode apresentar:
• Apresentação do grupo PET e da dimensão nacional do programa,
• Apresentação do histórico do CONPET e da edição a ser realizada, com uma média de participantes e atividades realizadas no congresso;
• Relação dos valores da empresa com o grupo PET;
• Apresentação breve de por que patrocinar o evento, enviando e informando o envio da proposta completa anexada;
O endereço de e-mail usado para esse contato foi o e-mail geral criado para o evento, em que também foram feitas as confirmações de inscrições, contato com palestrantes, entre outros. É de extrema importância que a criação e envio da proposta de patrocínio para contato com as empresas seja feita o mais rápido possível. Para facilitar, o e-mail pode ser assinado e acompanhado por quem enviá-lo, se tornando responsável por tal contato. Lembrando que não é necessário se prender a este modelo criado, podendo mudar a abordagem dependendo da empresa e proximidade. Como dica, podemos dizer que houve centenas de e-mails que enviamos e não obtiveram retorno. Portanto, tentar um contato mais próximo, ligando, mandando mensagens por WhatsApp, página do Facebook, abas de “fale conosco” nos sites das empresas pode ser a alternativa mais válida para conseguir ter um primeiro contato com as empresas. Falar com professores que sejam parceiros do grupo para que divulguem a proposta através de seus e-mails pode ser bem interessante. Foi dessa forma, por exemplo, que conseguimos o patrocínio da Melnick Even. E, procurar empresas que já sejam parceiras de eventos que acontecem dentro de sua universidade, como foi o caso da Ximango no nosso evento, que é uma empresa que
sempre está presente nas semanas acadêmicas na UFRGS.
Foi feita também uma tabela de empresas a serem contratadas, que foi primeiramente preenchida com e-mails, telefones e formas de contato com as empresas e posteriormente, após o retorno da empresa, se a mesma tinha interesse ou não em patrocinar o evento.
Contratos de Patrocínio, Produtos e Serviços
Neste item é preciso ter bastante rigor em relação aos contratos, pois, na organização do nosso evento, por exemplo, houve empresas que já estávamos contando com o patrocínio e desistiram do mesmo antes de assinarem o contrato, o que impossibilitou de cobrarmos as empresas por isso. Portanto, logo que a parceria entre empresa e CONPET seja firmada, é importantíssimo o envio do contrato e assinatura do mesmo por ambas as partes, se possível presencialmente, senão através de e-mail.
Busca de Fornecedores
A busca por fornecedores, inicialmente, foi feita com base em outros eventos acadêmicos da universidade (festas, congressos, simpósios, etc). Os materiais impressos (crachás, blocos de notas) costumam ser mais baratos (e igualmente bons) com a gráfica da Universidade, caso exista. Para os outros itens, buscamos fornecedores na internet mesmo, além dos já conhecidos, sempre buscando o melhor custo-benefício. É importante sempre buscar conhecer as precedências dos fornecedores, para que diminuir a possibilidade de falhas ou imprevistos muito próximos do evento, já que este tipo de coisa pode encarecer o evento. Sempre buscar os melhores fornecedores para todas as coisas, desde as camisetas do evento até para as pulseiras e canetas do Kit Congressista.
Além disso, para todo produto ou serviço adquirido para o CONPET, recomendamos a solicitação de descontos ou até mesmo parcerias para diminuir os valores, e esta última, podemos oferecer em troca espaços de divulgação da marca pela Comissão Organizadora. Para isto, vale utilizar o contato mais próximo (telefone, WhatsApp ou pessoalmente), assim como o contato para patrocinadores.
Inscrições
A principal origem dos recursos financeiros do CONPET se dá pelas inscrições dos congressistas. Este valor deve ser estipulado bem antes de definirmos oficialmente o que será comprado e quanto será gasto no total. Portanto, estimamos um valor com base nos preços já cobrados pelos eventos que já aconteceram, além de termos uma ideia de quanto custam os itens essenciais para o evento: alojamento
+ kit congressista + alimentação. Para o VI CONPET os valores foram:
• R$130,00 para 1° Lote feitas no período de 29/10/18 a 19/11/18 com limite de 30 inscrições;
• R$140,00 para 2° Lote feitas no período de 23/11/18 a 10/01/19 com limite de 50 inscrições;
• R$150,00 para 3° Lote feitas no período de 11/01/19 a 11/02/19 com limite de 30 inscrições;
• R$130,00 para Lote Aberto feitas no período de 29/10/18 a 11/02/18 sem limite de inscrições.
O 1°, 2° e 3° Lotes incluíam alojamento, kit congressista e refeições (café da manhã, almoço, coffee breaks, jantar). Já o Xxxx Xxxxxx incluía apenas o kit congressista e refeições, não incluindo o alojamento.
A divisão em lotes é feita para que possamos ter um maior número de pessoas fazendo as inscrições mais cedo, visto que precisamos ter em caixa certa quantia para começarmos a comprar os itens necessários para o evento. Estipulamos para o evento um número de 110 congressistas, baseando-nos neste número para estipular o número de limitações por lote.
Para realizar a inscrição era necessário o preenchimento de um formulário no Google Forms, disponível no site oficial do VI CONPET Civil, onde pedíamos as seguintes informações:
• Nome
• Como Prefere ser chamado (a)
• Nome Social
• Idade
• Telefone
• Contato de Emergência
• Cidade, Estado e País de Nascimento
• Nome Completo da Mãe
• RG e CPF
• Universidade
• Petiano Ativo ou Egresso?
• Quantos CONPETs participaste?
• Se tu pudesses, em uma palavra ou frase, nos dizer qual a tua expectativa em relação ao VI CONPET Civil, qual seria?
• Portador(a) de Necessidade Especial
• Restrições Alimentares
• Tamanho da Camiseta de Congressista
• Interesse na Festa de Confraternização do Evento
• Tipo Sanguíneo
• Tens alguma condição de saúde que precisa de algum tipo de suporte
diário
• Identidade de Gênero (Homem, Mulher, etc)
• Grupo Étnico
• Faz parte da comunidade LGBT?
• Tipo de Lote de Inscrição (lote aberto, 1º lote, 2º…)
Por fim, eram disponibilizados os dados para depósito de pagamento da inscrição, tanto ao fim do formulário como na aba “INSCRIÇÕES” do site, a qual era confirmada mediante o envio do comprovante da transação bancária. O comprovante deveria ser enviado para o e-mail oficial do VI CONPET com o assunto “Comprovante de Pagamento - NOME COMPLETO DA PESSOA”, também era aceito o depósito/transferência de mais de uma taxa de inscrição ao mesmo tempo, o que alguns tutores costumam fazer, podendo ser enviada até mesmo a de todos os petianos por uma mesma pessoa.
Fluxo de Caixa
Primeiramente foi aberta uma conta poupança no Banco do Brasil de forma gratuita no nome de uma petiana da comissão financeira, para que o dinheiro do evento não se misturasse com o dinheiro do PET ou da conta pessoal de alguma pessoa. A função principal da conta era receber as transferências das inscrições e fazer o pagamento dos produtos e serviços adquiridos. Foi criada, junto a conta, uma planilha de nome “CONTA CONPET” em que todas as movimentações eram anotadas com data, valor e finalidade, evitando possíveis perdas de dinheiro e desorganização. Junto a essa planilha também foi criada uma outra planilha para “Fluxo de Caixa”, em que foram anotados os preços estimados de cada item que seria adquirido, através de uma breve pesquisa de orçamentos. Foram criadas abas na planilha para cada tipo de gastos (ex.: alimentação, divulgação, kit congressista, alojamento etc.).
Essa planilha foi sendo atualizada durante todo o evento, como forma de termos um controle do dinheiro que tínhamos e do dinheiro que estava sendo usado.
O repasse de dinheiro para algum petiano para compra de algo referente ao evento deve ser sempre registrado para que não existam incomodações ao final do evento. Todas as notas devem ser arquivadas e a conta deve ser encerrada, assim como deve haver um fechamento de contas nas planilhas ao final do evento.
Conclusões
Percebe-se, portanto, que essa comissão desenvolve um papel chave dentro do evento, pois todo dinheiro que entra e sai é controlado por ela. Portanto, escolher pessoas organizadas e dinâmicas é sempre bom, pois é uma comissão que demanda atenção e que precisa se relacionar com todas as outras. Mantenham sempre todos os dados muito organizados e tenham prazos bem definidos, pois algumas coisas precisam ser compradas e contratadas com antecedência.
Contatos
Estamos à disposição para possíveis dúvidas ou ajuda com a organização dos próximos eventos. O contato dos integrantes da comissão financeira do nosso evento são:
• Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Rauber - xxxxxxxxx.x00@xxxxx.xxx
• Xxxxx Xxxxxxxx - xxxxxxxxxxxxx0@xxxxx.xxx