CONTRATOS
Gestã˜o de Bãncos de Preços – GBP/E-FISCO
CONTRATOS
Manual de Especificação das Funções
2017
Contrato
Figura 1: Tela de Consultar Contrato
1- Consulta
A interface de consulta de contratos permite ao usuário consultar os contratos existentes por meio dos seguintes campos de filtro:
a. Sequencial do Contrato 🡪 O código do contrato é formado por sequencial, ano, sigla e código da unidade gestora.
Exemplo: 00001/2016-sefaz-pe-150101
b. Unidade Gestora Executora 🡪 Código da unidade gestora que executará o contrato. Este campo faz parte do código do contrato.
Exemplo: 00001/2016-sefaz-pe-150101
c. Ano do Contrato 🡪 Ano de cadastramento do contrato, este campo faz parte do código do contrato. Exemplo: 00001/2016-sefaz-pe-150101
d. Fornecedor 🡪 Fornecedor cadastrado no contrato.
e. Código do Contrato (Atribuído pela UG) 🡪 No momento do cadastramento do contrato o usuário deverá informar o código do contrato, atribuído pala UG e poderá utilizar como filtro para pesquisa, passando apenas parte do código ou o completo.
f. Célula orçamentária 🡪 O usuário poderá consultar os contratos existentes por célula orçamentaria adicionada ao contrato.
g. Licitação 🡪 Permite a consulta pelo código da licitação que originou o contrato.
h. Modalidade da Licitação 🡪 Permite a consulta pela modalidade da licitação que originou o contrato.
i. Período de Vigência do Contrato🡪 Consulta os contratos dentro do período de vigência informado.
j. Tipo de Contrato🡪 Consulta os contratos pelos tipos que foram cadastrados (Obras, Aquisições, Locação de imóveis e etc.).
k. Tipo: Informa se a consulta vai ser por (Contrato, TAC ou Todos).
l. Situação do Contrato: Consulta por situação de contrato (Em Cadastramento, Aguardando Assinatura, Em Execução, Encerrado, Suspenso). OBS.: Na coluna nas linhas resultantes da consulta, a situação “Aguardando Assinatura” ficará na cor vermelha para lembrar ao usuário de passar o contrato para “Em Execução” assim que possível.
m. Situação da Atividade: Consulta por situação da atividade do contrato (Ativo ou Inativo).
1.1 Clicando no link do código do contrato é possível listar abaixo os CEO`S já cadastrados para o mesmo, bem como as suas informações básicas como: Código do CEO, Célula Orçamentaria, Inicio e Fim de vigência, Valor do CEO e Situação do CEO.
Figura 2: Tela de consultar contrato, exibindo CEO`s de um contrato
1.2 Clicando no link TAC é possível listar abaixo os TAC`S já cadastrados para o contrato, bem como as suas informações básicas como: Código do TAC, Fornecedor, Período de Vigência do Contrato, Valor Total Original do Contrato (R$), Valor Total Executado no Contrato (R$) e Situação.
1.3 Clicando no link do documento do fornecedor é possível exibir as informações básicas do fornecedor como:
Nome/Razão Social, E-mail e Telefones cadastrados.
Figura 3: Tela de consultar contrato, exibindo dados do fornecedor.
1.4 Na interface de consulta de contrato existe um botão que leva direto para interface de consulta de CEO.
Figura 4: Tela de consultar contrato, exibindo botão CEO que leva para interface de consulta de CEO.
2- Inclusão
A primeira tela de inclusão será a de Associação de Itens da Licitação ao Contrato, onde o usuário irá associar ao contrato que está incluindo, os itens ou lotes da licitação, ou os itens ou lotes da licitação do contrato base (caso TAC).
Para se cadastrar um contrato no sistema, por ocasião da implantação (2017), é preciso saber responder as seguintes perguntas:
2.1 O contrato que se deseja cadastrar, já esta em execução, anterior a 31/12/2016?
No momento do cadastro de um contrato ele pode já esta sendo executado (contrato legado). Para isso precisamos informar ao sistema clicando em sim ou não.
2.2 É um contrato ou um contrato do tipo Termo de Ajuste Contas - TAC?
Se o usuário responder que o contrato não esta em execução e que não se trata de um TAC, a tela irá permanecer como na imagem abaixo. Nesta tela ele precisará preencher as seguintes informações:
• Unidade Gestora do Contrato 🡪 Informar qual será a unidade gestora que vai executar ou está executando este contrato.
• Código da Licitação 🡪 Se não for um contrato do tipo contrato TAC, informar qual a licitação servirá de origem para este contrato.
Quando a licitação for informada, o próprio sistema carregará o valor total da licitação no campo Valor da Licitação (R$), carregará os vencedores e as células orçamentarias. Todas estas informações irão constar na segunda tela de inclusão do contrato.
Esta licitação deverá estar com sua situação ativa e licitada.
Ao informar a licitação, o usuário deverá selecionar os itens ou lotes da mesma para associar ao contrato.
• Código do Contrato Base 🡪 Se for um contrato do tipo TAC, não existirá a opção de escolher a licitação e em seu lugar, deverá ser escolhido um contrato. As principais informações do contrato base serão apresentadas na segunda tela.
Neste ponto, ao selecionar o contrato base do TAC, serão carregados os itens ou lotes da licitação do contrato base para seleção do usuário como mostra a imagem a baixo.
Quando for informado o código do contrato que servirá de base para criação do TAC o sistema trará os dados básicos do contrato escolhido e a UG deste TAC será igual à UG do contrato escolhido como base. O sistema também carregará os vencedores da licitação deste contrato base e as células orçamentárias do contrato base. O usuário ainda pode escolher outras células se necessário. Todas essas informações serão carregadas na segunda tela de inclusão.
Após selecionar os itens ou lotes, o usuário irá clicar no botão próximo para concluir as demais informações referentes ao contrato que são:
• Código do Contrato (Atribuído pela UG) 🡪 Esta informação deverá ser preenchida pelo usuário com qualquer número ou código de documento que o usuário utilize como identificador do contrato externamente ao sistema.
• Valor Total do Contrato Original (R$) 🡪 Este campo é obrigatório e deve ser maior que zero.
Contrato em Execução:
Um contrato em execução pode ter sofrido (aditivos e/ou Reajustes).
No momento do cadastramento deve somar todos os aditivos e reajustes deste contrato e informar neste campo.
• Tipo de Contrato 🡪 Informa qual será o tipo de execução do contrato. Será de OBRA, SERVIÇOS, AQUISIÇÕES, LOCAÇÃO DE IMÓVEIS etc.
Este tipo tem vigências diferentes. Exemplo (Aquisições podem ter uma vigência de até 12 meses e Obras de Engenharia não tem um período de vigência determinado, pois a vigência é estabelecida pelo escopo da obra).
• Valor total executado no contrato 🡪 Se a reposta da pergunta (Este Contrato está em execução, anterior a 31/12/2016?).
Sim (Contrato Legado)🡪 Será preciso informar o valor já executado neste contrato, este campo é obrigatório e deverá ser preenchido com os valores liquidados deste contrato. O valor informado neste campo não pode ser maior que o valor total do contrato e deve ser maior ou igual à zero.
Não (Contrato Novo)🡪 Este campo não será habilitado para edição, seu valor será informado pelo sistema durante a execução do contrato, e o valor informado pelo sistema será o valor liquidado dos CEO`s deste contrato.
Período de vigência do contrato 🡪 Se a reposta da pergunta (Este Contrato está em execução, anterior a 31/12/2016?)
Sim (Contrato Legado)🡪 será preciso informar o período de vigência do contrato.
Não (Contrato Novo)🡪 Este campo não será habilitado.
Obs.: Para contratos novos o período de vigência só poderá ser informado na tela de alteração de contrato e será validado se todos os CEO`s deste contrato receberam pelo menos um empenho cada. Se pelo menos um dos CEO`s não tiver empenho associado então o contrato não poderá entrar em execução. Ao informar o período de vigência do contrato, o sistema replicará a Data de Fim de Vigência para todos os CEOs do respectivo contrato, ou seja, todos os CEOs terão a mesma Data de Fim de Vigência referente ao seu contrato.
Regra: Contrato em execução ou TAC (O contrato ou TAC já esta sendo executado no momento do cadastro):
I. Data de início deve ser menor que a data de fim.
II. Data de fim deve ser maior que a data atual.
III. Data de Início de Vigência do Contrato menor que à Data do Empenho.
IV. Data de Início de Vigência do Contrato menor ou igual ao primeiro ajuste contratual exceto ajuste do tipo RETIFICAÇÃO DE CONTRATO.
V. Data de Início de Vigência do Contrato menor ou igual a 31/12/2016.
Regra: Contrato e TAC novo (não está em execução no momento do cadastro):
I. Data de início deve ser menor que a data de fim.
II. Data de fim deve ser maior que a data atual.
III. Data de Início de Vigência do Contrato menor ou igual à Data atual.
IV. Data de Início de Vigência do Contrato maior ou igual à Data do último Empenho emitido para assinatura do contrato.
V. Data de Início de Vigência do Contrato menor ou igual ao primeiro ajuste contratual exceto ajuste do tipo RETIFICAÇÃO DE CONTRATO.
• Valor Total a Executar no Contrato (R$) 🡪 Este campo não é preenchido pelo usuário, ele é o resultado da operação entre o campo “Valor Total do Contrato Original” menos o valor total executado no contrato. Apenas informativo.
• Fornecedor 🡪 Caso o contrato a ser cadastrado já esteja em execução, ou trate-se de um TAC, este campo possibilita escolher um fornecedor diferente da licitação ou escolher um dentre os fornecedores vencedores da licitação.
Caso o contrato a ser cadastrado não esteja em execução e não seja um TAC, só será permitida a escolha de fornecedores da licitação selecionada. Os fornecedores devem estar com a situação cadastrada e atualizada ou em recuperação judicial.
• Célula(s) Orçamentária(s) 🡪 Caso o contrato não seja um TAC, este campo é carregado com as células orçamentárias da licitação. Se for um contrato do tipo TAC então ele será carregado com as células orçamentarias do contrato base escolhido para criação do TAC, porem o usuário pode escolher outras células externas ao contrato e/ou licitação.
• Célula(s) Orçamentária(s) Externas 🡪Será permitido a inclusão de células orçamentarias da mesma UG do contrato a ser inserido.
• Observação 🡪 Possibilita ao usuário registrar qualquer observação que achar pertinente e deseja deixar registrado ao contrato. Na criação de um TAC este campo é obrigatório.
Segunda tela de inclusão, onde usuário preenche as demais informações.
3 - ALTERAÇÃO
Só é possível alterar contratos com a situação Em Cadastramento ou Aguardando Assinatura.
• Campos que podem ser alterados:
3.1 - Código do Contrato (Atribuído pela UG):
3.2 - Tipo de Contrato: pode ser alterado, porem o período de vigência do contrato e dos CEOs já cadastrados para este contrato, devem ser observados.
Exemplo: Se o usuário cadastrou o contrato e os CEOs com uma vigência de 4 anos e depois precisa alterar o contrato para uma vigência menor, ele precisa alterar primeiro os CEOs cadastrados e depois o Contrato. Está regra será aplicada sempre que o contrato não estiver com o período de vigência informado. Quando o mesmo estiver informado, a está validação será com base apenas no período do contrato, não validando o período dos seus CEOs.
3.3 – O valor total do contrato original:
Independente de contrato LEGADO ou um TAC, o valor deste campo não pode ser menor que a soma dos CEO`s cadastrados para este contrato.
3.4 – Fornecedor:
Na alteração de contrato LEGADO ou TAC o usuário poderá alterar o fornecedor para outro da Licitação ou externo à mesma.
Para contratos novos o fornecedor poderá ser alterado apenas para fornecedores da licitação.
3.5 – Observação do contrato: pode ser alterado, para isso o usuário deve marcar o check box Editar Observação do contrato. Na alteração de um TAC, este campo é obrigatório.
3.6 – As células orçamentarias do contrato podem ser:
- Excluídas do contrato se não tiverem CEO criado.
- Incluídas novas células da licitação ou externas a Licitação.
3.7 – O valor total do CEO: pode ser alterado, porem validando com os valores dos demais CEO`s e não ultrapassando o valor total do contrato.
3.8 – Para toda alteração de contrato deve ser descrito uma justificativa para documentar e historiar o contrato.
4 - Ajustes Contratuais
4 Ajustes Contratuais
Nesta tela o usuário poderá realizar os ajustes necessários para manutenção do contrato. Para isso, ele dispõe de informações necessárias na própria tela, como dados do contrato, do TAC e dos CEO´s, se houver. Além disso, o usuário poderá visualizar os ajustes anteriormente realizados no contrato a ser alterado, que o ajudarão nas alterações necessárias.
4.1 Dados do TAC.
Caso o contrato tenha TAC será possível exibir os dados principais deste TAC na própria tela de ajuste, por meio do link TAC na tela destacado em vermelho na imagem abaixo.
4.2 Ajustes já realizados no contrato
Caso o contrato já tenha sido ajustado alguma vez, será possível lista-los com as informações de qual o tipo de ajuste foi realizada, data do inicio da vigência do ajuste, valores aditados e valores reajustados.
4.3 Dados do contrato
São informadas as informações básicas do contrato como o código da licitação, contrato, unidade gestora do contrato, valores de licitação, contrato, soma de aditivos e ajustes, valores executados e a executar.
4.4 Células orçamentárias
São apresentadas as Células orçamentárias incluídas no contrato e disponíveis para inclusão. Com a opção de serem incluídas novas células se necessário, por meio de uma Lupa.
Só é permitido retirar uma célula se esta não pertencer a nenhum CEO. Caso contrario, teria que excluir o CEO ou trocar a célula caso o CEO ainda esteja em cadastramento.
4.5 CEOs criados no contrato
Serão listados todos os CEO´s criados para este contrato com as informações de Código do CEO, células Orçamentarias, período de vigência e Valor total do CEO.
O valor total poderá ser alterado, se necessário, pelo usuário. Para ser alterado o valor total do CEO, é necessário realizar uma analise nos valores já executados e empenhados deste CEO.
*** Não será possível diminuir o valor total de um CEO para menor que o valor já executado.
4.6 Campos editáveis para ajustes
Além das Células Orçamentarias, que podem ser retiradas do contrato caso não pertençam a nenhum CEO, e o campo de Valor Total do CEO já mencionados acima, os campos a seguir poderão ser alterados:
4.7 Tipo de Ajuste
O usuário deverá informar o tipo de ajuste que esta realizando no contrato.
Apenas os tipos de ajuste APOSTILAMENTO não permitem a alteração de células orçamentárias do contrato.
4.8 Tipo de Contrato
Será possível ao usuário realizar a alteração de tipo de contrato. Xxxxx terá que levar em conta o período de vigência do contrato e dos CEO´s cadastrados, além de que cada tipo de contrato tem uma vigência diferente. Exemplo: Obras não tem um prazo determinado, porem Aquisições tem um período de 12 meses.
4.9 Fornecedor
É possível alterar o fornecedor para outro da licitação ou incluir qualquer outro que esteja com a situação “Cadastrado” e “Atualizado” ou em “Recuperação Judicial”.
4.10 Aditivo e Reajuste
Através dos documentos de tipo de ajustes é possível adicionar aditivos e reajustes ao contrato. Os valores Aditados ou Reajustados refletem diretamente no valor total a executar do contrato.
4.11 Inicio de Vigência do Ajuste contratual
O inicio de vigência informada neste campo, deverá ser menor igual à data atual. Caso o contrato esteja encerrado, será possível realizar um ajuste com o inicio de vigência até um dia após a data de fim de vigência do contrato. Está data deve ser maior ou igual à data do ultimo ajuste contratual.
4.12 Período de Vigência do contrato
Para alterações de período de vigência do contrato, o tipo do contrato e os CEO`s já cadastrados terão que ser avaliados e/ou alterados. Exemplo: Um contrato com um tipo “Aquisições” terá que ter apenas 12 meses e um contrato não pode ter uma vigência menor que a dos seus CEO`s.
4.13 Observação e Justificativa
É possível realizar alterações na observação do contrato. E para todo ajuste realizado no contrato é obrigado uma informação no campo de justificativa.
5 - Detalhamento
5 – Detalhamento
Nesta tela o usuário poderá verificar todas as informações referentes ao contrato selecionado na tela de consulta (sessão 1).
5.1 - Dados do Contrato
O usuário poderá visualizar as principais informações do contrato.
5.2 - Execução do Contrato
Neste link o usuário poderá ver todo o planejamento consolidado dos seus CEOs, e os respectivos valores empenhados, liquidados e pagos, como também, valores a empenhar, empenhos a liquidar e liquidações a pagar. Clicando no link Execução do Contrato, será apresentado um ou mais links referentes aos exercícios do contrato.
5.2.1 – Exercicio do contrato
Clicando em um link de um exercicio espcifico será apresentado o cronograma para o ano clicado.
5.3 – Ajustes Realizados no Contrato
O usuário poderá verificar os ajustes realizados para o contrato, quando existirem.
5.4 – CEOs
O usuário poderá verificar os principais dados dos CEOs do contrato.
5.5 – TACs
Será possível verificar informações básicas dos TACs de um contrato, quando estes existirem.
Bloqueio na tela
Caso o contrato possua algum CEO empenhado, e a situação do mesmo seja “Aguardando Assinatura”, o usuário poderá acessar apenas os links de Dados do Contrato e CEOs. Para liberar este bloqueio o usuário deve informar o período de vigência do contrato assim que possivel na tela de alteração, obedecendo as regras relacionadas ao período do contrato. Este bloqueio também ocorre nas telas de “Excluir” e “Ativar/Inativar” (sessões 6 e 7), porém as ações de Exclusão e Ativação/Inativação podem ser realizadas normalmente.
6 - Excluir
6 – Exclusão
O usuário terá acesso as mesmas informações da tela de Detalhamento (sessão 5).
Para excluir um contrato é necessário que todos os seus CEOs não possuam empenhos. Se alguns deles já possuírem empenho, o contrato não pode ser excluído, apenas inativado (sessão 7). Caso o usuário tente excluir um contrato que fere esta regra será apresentada uma mensagem com a informação do CEO que possui ou possuiu, ao menos, um empenho.
7 – Ativar/Inativar
7 – Ativar/Inativar
O usuário terá acesso as mesmas informações da tela de Detalhamento (sessão 5). Para inativar um contrato é necessário que todos os seus CEOs não possuam empenhos ou que todos os empenhos dos CEOs estejam totalmente anulados. Inativando um contrato, todos os seus CEOs serão inativados também.
É possível reativar o contrato, porém serão reativados os CEOs que possuírem valor a executar. Quando o usuário tentar executar uma dessas operações ferindo alguma das regras acima, será apresentada uma mensagem com as informações referente ao estado do contrato e seus CEOs.
8 – Histórico Contrato
8 – Histórico Contrato
Nesta tela serão exibidas todas as modificações realizadas no contrato, identificadas pela data e hora da modificação. Serão exibidas em cada linha referente a modificação, o ajuste contratual que originou a mesma, quando este existir, pois operações de modificação por Ativação/Inativação (sessão 7), não são identificadas como ajuste contratual.
8.1 – Link data e hora da modificação
O usuário poderá visualizar os dados do contrato no momento em que ocorreu a modificação.
9 – Suspensão/Reinicio
9 – Suspensão/Reinicio
A tela de Suspensão e Xxxxxxxx se refere ao ajuste contratual onde o usuário poderá “Suspender ou Paralisar” um contrato que esteja com a situação “EM EXECUÇÃO”, ou “Reiniciar” um contrato com situação “SUSPENSO”.
Caso o usuário tente utilizar esta tela selecionando um contrato na tela de consulta (sessão 1) com situação diferente de “EM EXECUÇÃO” ou “SUSPENSO”, será apresentada uma mensagem advertindo sobre esta regra.
9.1 – Dados do Contrato
O usuário poderá visualizar as principais informações do contrato.
9.2 – Documento para Alteração
Este campo será carregado automaticamente ao entrar na tela, onde ele indicará qual o documento referente a alteração. Se a situação do contrato for “EM EXECUÇÃO”, o usuário poderá usar a tela apenas para “Suspender ou Paralisar” o contrato. Caso a situação seja “SUSPENSO”, o usuário poderá “Reiniciar” o contrato.
9.3 – Inicio de vigência
O usuário deverá informar a data que inicia a suspensão ou reinicio, seguindo as seguintes regras:
• A data deve ser menor ou igual a data atual;
• A data deve ser maior ou igual a data de inicio vigência do contrato;
• A data deve ser menor ou igual a data de fim vigência do contrato;
• A data deve ser maior ou igual a data do ajuste contratual vigente;
A apresentação do nome deste campo varia de acordo com o tipo do ajuste (suspensão ou reinicio), e caso o usuário informe uma data que não respeite as regras acima será apresentada a mensagem orientando sobre a regra especifica que esta sendo infringida.
9.4 – Justificativa
Campo obrigatório onde o usuário deve informar o motivo da alteração.
10 – Alterar Itens
10 – Alteração da Associação de Itens ou Lotes da Licitação ao Contrato
Caso o usuário deseje alterar os itens ou lotes associados ao contrato, selecionar o registro e clicar no botão como na imagem a baixo.
10.1 – Itens/Lotes do Contrato
Neste link o usuário poderá visualizar o fornecedor correspondente aos lotes ou itens da licitação, que foi selecionado para associar ao contrato.
10.1.1 – Link fornecedor
Clicando no código do fornecedor, o usuário poderá visualizar os lotes ou itens que já estão associados ao contrato.
10.2 – Código do Contrato
Campo não editável, apenas para apresentar ao usuário o código do contrato que será alterada a associação de itens/lotes.
10.3 – Lista de Fornecedores da Licitação
O usuário deverá informar qual o fornecedor que possui os lotes ou itens que ele deseja associar ao contrato, igual à primeira tela no passo de inclusão.