TERMO DE REFERÊNCIA
1. OBJETO
Contratação de empresa produtora de eventos especializada em atividades de credenciamento, staff, serviços de filmagem, serviço de intérpretes, fotografia e segurança para suporte e apoio da III Conferência Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação.
Assinado eletronicamente por Xxxxxx Xxxxxxx E Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
Este documento é cópia do original, para obtê-lo acesse xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx/#/xxxxxxxxx/0x0x0000-xx00-0000-0xx0-000xxx0x0000.
1.1. Da natureza do objeto: O serviço dessa contração é caracterizado como comum, com características e especificações usuais do mercado.
2. DA FUNDAMENTAÇÃO PARA CONTRATAÇÃO
Do Estudo Técnico Preliminar: Não há estudo técnico preliminar para esta contratação, uma vez que, nos termos do §1º do Art. 80 do Decreto 14.730/2023 (Regulamenta a nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei Federal n.º 14.133 de 1º de abril de 2021 no âmbito da administração municipal), o documento é facultativo na hipótese de aquisições realizadas por dispensa de licitação baseada no art. 75, inciso II da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.
Justificativa da necessidade e problema a ser resolvido: A justificativa para tal contratação encontra-se detalhada especificamente na seção 3 deste Termo de Referência.
Relação entre a demanda prevista e a quantidade a ser contratada: o quantitativo a ser contratado se baseia unicamente na realização e consecução de evento pontual que ocorrerá nos dias 09 e 10 de novembro.
Dos resultados pretendidos: Tais resultados, assim como os benefícios, se encontram especificamente mais detalhados na seção 3 deste Termo de Referência.
Plano de Contratações Anual: Não se aplica, considerando que a prefeitura de Niterói ainda não conta com Plano de Contratação Anual.
Da descrição da solução como um todo: A equipe de produção a ser contratada atenderá à III Conferência de Ciência, Tecnologia e Inovação de Niterói, evento que ocorrerá nos
dias 09 e 10 de novembro de 2023 e terá a finalidade de elaborar o Plano de Ação anual para implantação do Ecossistema de Inovação para cidade de Niterói. A Conferência também elegerá os membros do Conselho Municipal de Ciência e Tecnologia para o mandato 2024/2026. Neste sentido, o serviço de produção organizará o credenciamento, prestará a produção técnica do evento, fornecerá o serviço de filmagem, serviço de intérpretes e serviço de segurança. A contratação seguirá as especificações e quantidades requeridas neste Termo de Referência.
3. JUSTIFICATIVA
Assinado eletronicamente por Xxxxxx Xxxxxxx E Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
Este documento é cópia do original, para obtê-lo acesse xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx/#/xxxxxxxxx/0x0x0000-xx00-0000-0xx0-000xxx0x0000.
A contratação de empresa produtora de eventos especializada tem a finalidade de suprir a demanda de apoio à equipe que compõe a Comissão Organizadora da III Conferência Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação, prestando os serviços de credenciamento dos participantes do evento, de staff apoiador à organização do evento, além de cobertura midiática e segurança do mesmo para os dois dias de Conferência, a serem realizados no Teatro Municipal Xxxx Xxxxxxx e na Universidade Federal Fluminense, nos dias 9 e 10 de novembro de 2023.
Destacamos que a realização da III Conferência de Ciência, Tecnologia e Inovação é de suma importância para a cidade de Niterói, uma vez que terá como proposta a construção dialógica do Plano de Ação para o ano de 2024 referente ao Ecossistema de Inovação. Estimamos que essa ação se reverta em desenvolvimento econômico para a cidade e contará com a colaboração de diversos integrantes de diferentes setores, sendo eles: representantes de Instituições de Ensino Superior, Instituições de Pesquisa, Secretarias, Fundações, Associações de Moradores de Niterói, entre outros. Por se tratar de um evento de grande relevância, com a presença esperada de cerca de 200 pessoas em cada um dos dias, entendemos que o trabalho isolado realizado pela Comissão Organizadora não será o suficiente lograr êxito na realização do evento. Importante reiterar a presença de autoridades, como o Prefeito de Niterói, Xxxx Xxxxx, parlamentares, secretários e membros da academia científica niteroiense. Dessa forma, corrobora-se a necessidade de contratação de uma empresa produtora de eventos especializada, visando a promoção, organização, supervisão e coordenação de áreas chave de credenciamento e segurança, além da operação técnica de ambos os dias de evento.
3.1.Dos objetivos a serem alcançados por meio da contratação:
Atender as demandas técnicas e operacionais da III Conferência Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação, de modo a garantir a maior eficiência, segurança e qualidade dos serviços prestados no evento.
3.2.Dos benefícios resultantes da contratação:
Assinado eletronicamente por Xxxxxx Xxxxxxx E Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
Este documento é cópia do original, para obtê-lo acesse xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx/#/xxxxxxxxx/0x0x0000-xx00-0000-0xx0-000xxx0x0000.
A contratação visa alcançar o aumento da qualidade da prestação dos serviços e a redução nos custos dos serviços, ante a possibilidade de contar com uma atuação mais profissional e a agilidade na resolução de problemas comuns que possam vir a surgir na consecução do evento, resultando em índices de qualidade, conforto, bem-estar e oferecendo comodidade, agilidade e segurança ao público interno e externo presente na Conferência. Por se tratar de serviços caracterizados, como o caso do credenciamento, controle de acesso e da segurança, é importante que se possua expertise em tais temáticas, possibilitando maior celeridade e seguridade para todos aqueles que venham a participar dos dois dias de evento.
Uma outra motivação de citada contratação se deve à própria estrutura de programação da Conferência; com uma Palestra Magna de abertura e a definição e divisão dos membros em grupos de trabalho no segundo dia, além da eleição para o novo mandato no Conselho Municipal de Ciência e Tecnologia da cidade, a Comissão Organizadora precisará se desdobrar no apoio às discussões de tais grupos, direcionando os participantes quanto às ações fim da III Conferência, impossibilitando, portanto, que seus membros se empenhem em operações executivas.
Além disso, a contratação de empresa especializada justifica-se pelo fato de a Secretaria Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação não dispõe de equipamentos específicos de filmagem e fotografia nem de servidores suficientes e capacitados para a realização dessa atividade. Não se trata, assim, de terceirização de profissional, mas de contratação de empresa prestadora de serviço.
Especificamente, a empresa produtora deverá, de acordo com a descrição do cronograma explicitado abaixo, realizar os seguintes tipos de serviço:
▪ Credenciamento nos dois dias (09 e 10 de novembro), das 16h às 19h no primeiro dia e das 08h às 11h no segundo dia, – A mesa de credenciamento demanda, ao menos, duas pessoas em exercício pleno e uma pessoa para potencial apoio;
▪ Segurança, nos dois dias (09 e 10 de novembro), durante todo o evento – De acordo com a estimativa de pessoas a participarem do evento, em cada dia (a lembrar, até 200 pessoas participando a cada dia) associado ao período de duração do evento por dia, foi estimado o número demandado de profissionais de segurança destacado na tabela anexada ao item 4 deste Termo de Referência;
Assinado eletronicamente por Xxxxxx Xxxxxxx E Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
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▪ Produção técnica do evento, nos dois dias (09 e 10 de novembro), durante todo o evento. Tal produção técnica engloba as seguintes responsabilidades: coordenação das atividades, recepção e encaminhamento das autoridades ao seu destino, logística de operação de todo o evento e assegurar cumprimento da ordem do dia.
▪ Cobertura fotográfica e filmográfica do evento, totalizando 13 horas, sendo 05 horas no primeiro dia e 08 horas no segundo dia, com entrega de material prévio (no mínimo 30 fotos editadas) ao final de cada um dos dias do evento (09 e 10 de novembro) e entrega de produtos finais editados de acordo com orientações da Secretaria - captura mínima de 300 (trezentas) fotos diferentes, com tratamento das imagens, 01 vídeo de até 02 minutos com orientação vertical e 01 vídeo de no mínimo 03 minutos com orientação horizontal em até 15 dias após o final do evento.
▪ Apoio na organização do evento nos dias (09 e 10 de novembro), durante todo o evento, que consistirá em montagem de estruturas de backdrop e banner, organização do credenciamento com disponibilização do mobiliário adequado, arrumação das salas para as jornadas dos grupos de trabalho, e possíveis ajustes a serem feitos são responsabilidades dessa equipe.
Dessa forma, a contratação de uma empresa prestadora especializada resultará em uma maior garantia de realização mais profissional e segura de um evento com tamanha importância como é o caso da III Conferência Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação.
Dito isto, a Conferência será realizada conforme descrição abaixo:
Primeiro dia 09/11/2023
Abertura – Teatro Municipal Xxxx Xxxxxxx
• Credenciamento: das 16:00h às 19:00h
• Cerimônia de abertura: das 17:00h às 19:30h
Assinado eletronicamente por Xxxxxx Xxxxxxx E Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
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• Coquetel: das 19:30h às 21:30h
Segundo dia 10/11/2023
Plenárias e Grupos de Trabalho – Auditório e salas de reunião da Agência de Inovação da UFF (AGIR) – Instituto de Física, Torre Nova, São Domingos; e espaço externo e salas de apoio do Núcleo de Estudos em Biomassa e Gerenciamento de Água (NAB)
• Credenciamento: das 08:00h às 11:00h
• Grupos de Trabalho: das 09:00h às 13:00h
• Plenária Final: das 14:30h às 17:00h
Eleição do Conselho Municipal de Ciência e Tecnologia – Auditório do NAB – Campus Praia Vermelha: das 17:00h às 19:00h.
4. DA DEMANDA PREVISTA
De acordo com números previstos de delegados e demais participantes, contabilizados a partir da indicação por parte das instituições, a III Conferência Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação de Niterói possui a estimativa de participação de 200 pessoas, a cada dia de evento, que ocorrerá, nos dias 09 e 10 de novembro de 2023.
Assinado eletronicamente por Xxxxxx Xxxxxxx E Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
Este documento é cópia do original, para obtê-lo acesse xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx/#/xxxxxxxxx/0x0x0000-xx00-0000-0xx0-000xxx0x0000.
5. ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DOS SERVIÇOS
Item | SERVIÇOS A SEREM PRESTADOS (Especificação Técnica) | Quantidade | UNID | Diária |
MOBILIÁRIO | ||||
01 | Disponibilização do mobiliário necessário para credenciamento, com estrutura de mesa, cadeiras, tecido preto para forração e computadores próprios. | 02 | UND | 02 |
02 | Disponibilização de estrutura para BackDrop 4m x 3m | 02 | UND | 02 |
03 | Disponibilização de estrutura para banner medindo 0.90m X 1.80m; acabamento em tubete e cordão | 04 | UND | 02 |
PROFISSIONAIS | ||||
04 | Produtor Executivo – Profissional devidamente capacitado para desempenhar a função de execução, gerenciamento, organização, cumprimento de ordem do dia e pós-evento conforme planejamento orientado pela Secretaria. | 01 | UND | 02 |
05 | Assistente de Produção Profissional devidamente capacitado para desempenhar as funções de Credenciamento e apoio ao Produtor Executivo | 05 | UND | 02 |
06 | Serviço de filmagem que inclua equipe e equipamento de alta resolução e qualidade sonora com entrega produtos finais editados de acordo com orientações da Secretaria – 1 vídeo de até 2 minutos com orientação vertical e 1 vídeo de no mínimo 3 minutos com orientação horizontal. | 01 | SERVIÇO | 02 |
07 | Carregador – Profissional devidamente capacitado para desempenhar a função | 02 | UND | 02 |
08 | Assistentes para montagem de estruturas, como backdrop e infraestrutura para credenciamento – Profissional devidamente capacitado para desempenhar a função. | 02 | UND | 02 |
09 | Segurança – Profissional devidamente capacitado para desempenhar a função. | 04 | UND | 02 |
10 | Serviço de Intérprete de Libras para desempenhar a função na cerimônia de abertura e palestra magna. | 03 | HORAS | 01 |
11 | Limpeza – Profissional devidamente capacitado para desempenhar a função no segundo dia do evento. | 02 | UND | 01 |
12 | Serviço de Fotografia- cobertura do evento. Entrega de material prévio (no mínimo 30 fotos editadas) ao final de cada um dos dias do evento (09 e 10 de novembro) e entrega de produtos finais editados de acordo com orientações da Secretaria - captura mínima de 300 (trezentas) fotos diferentes, com tratamento das imagens | 01 | SERVIÇO | 02 |
Assinado eletronicamente por Xxxxxx Xxxxxxx E Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
Este documento é cópia do original, para obtê-lo acesse xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx/#/xxxxxxxxx/0x0x0000-xx00-0000-0xx0-000xxx0x0000.
6. LOCAL DA ENTREGA DO SERVIÇO
No dia 09, o local de entrega deverá ser no Teatro Municipal Xxxx Xxxxxxx, Xxx Xxxxxx xx Xxxxxxxx, 00 – Xxxxxx, Xxxxxxx, XX.
No dia 10, o local de entrega deverá ser no prédio do Núcleo de Estudos em Biomassa e Gerenciamento de Água, no Campus Praia Vermelha, Universidade Federal Fluminense, Rua Edmundo March, s/n – Boa Viagem, Niterói, RJ.
7. PRAZO DE EXECUÇÃO 09/11/2023 - das 16:00h às 23:00h 10/11/2023 - das 08:00h às 20:00h
8. CRITÉRIO DE ACEITAÇÃO
Será aceita a proposta de acordo com o valor de mercado aferido nas cotações, a partir das especificações deste Termo de Referência.
9. DOCUMENTAÇÃO DE HABILITAÇÃO
Assinado eletronicamente por Xxxxxx Xxxxxxx E Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
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A empresa que sagrar-se vencedora do presente certame deverá apresentar, quando solicitado pela Administração, toda a documentação de habilitação prevista no Art.62 da Lei nº 14133/2021, notadamente à relativa a habilitação jurídica e a regularidade fiscal, social e trabalhista.
10. DEVERES DO CONTRATANTE
a. Efetuar os pagamentos devidos à CONTRATADA, nas condições estabelecidas neste Termo de Referência;
b. Fornecer à CONTRATADA os documentos, informações e demais elementos que possuir e pertinentes à execução do presente contrato;
c. Exercer a fiscalização do contrato;
d. Receber provisória e definitivamente o objeto do contrato, nas formas definidas neste TR e no contrato.
11. DEVERES DA CONTRATADA
a. conduzir os serviços de acordo com as normas do serviço e as especificações técnicas do Termo de Referência, da Proposta de Preços e da legislação vigente;
b. prestar o serviço no endereço indicado pela contratante;
c. prover os serviços ora contratados, com pessoal adequado e capacitado em todos os níveis de trabalho;
d. iniciar e concluir os serviços nos prazos estipulados;
e. comunicar ao fiscal do contrato, tão logo constatado problema ou a impossibilidade de execução de qualquer obrigação contratual, para a adoção das providências cabíveis;
f. responder pelos serviços que executar, na forma da legislação aplicável;
g. reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, no todo ou em parte e às suas expensas, bens ou prestações objeto do contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes de execução irregular ou do emprego ou fornecimento de materiais inadequados ou desconformes com as especificações;
Assinado eletronicamente por Xxxxxx Xxxxxxx E Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
Este documento é cópia do original, para obtê-lo acesse xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx/#/xxxxxxxxx/0x0x0000-xx00-0000-0xx0-000xxx0x0000.
h. designar e manter preposto, no local do serviço, que deverá se reportar diretamente ao fiscal do contrato, para acompanhar e se responsabilizar pela execução dos serviços, inclusive pela regularidade técnica e disciplinar da atuação da equipe técnica disponibilizada para os serviços;
i. manter, durante toda a duração deste contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, as condições de habilitação e qualificação exigidas para participação na licitação;
j. cumprir todas as obrigações e encargos sociais trabalhistas e demonstrar o seu adimplemento; indenizar todo e qualquer dano e prejuízo pessoal ou material que possa advir, direta ou indiretamente, do exercício de suas atividades ou serem causados por seus prepostos à CONTRATANTE, aos usuários ou terceiros.
12. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
Os pagamentos relativos à serviços contratados pela administração serão efetivados, em regra, no prazo de 30 (trinta) dias, a partir da data de apresentação da nota fiscal / fatura correspondente, acompanhada das certidões que comprovem a regularidade fiscal e trabalhista da contratada.
Niterói, 03 de outubro de 2023 Responsável pela elaboração Xxxxxx Xxxxxxx e Xxxxx Subsecretário
Mat.: 1246110-0
De acordo,
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx
Secretária de Ciência, Tecnologia e Inovação Mat.: 1242158-2
Assinado eletronicamente por Xxxxxx Xxxxxxx E Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
Este documento é cópia do original, para obtê-lo acesse xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx/#/xxxxxxxxx/0x0x0000-xx00-0000-0xx0-000xxx0x0000.
Assinado eletronicamente por:
* Xxxxxx Xxxxxxx X Xxxxx (***.385.347-**)
em 03/10/2023 16:29:12 com assinatura simples
* Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx (***.876.167-**)
em 04/10/2023 17:02:47 com assinatura simples
Este documento é cópia do original assinado eletronicamente.
Para obter o original utilize o código QR abaixo ou acesse o endereço:
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