RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 007/2020/AUDIN/UNILA
RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 007/2020/AUDIN/UNILA
Item PAINT/2010: 17 – Contratos e Fiscalização
Ordem de Serviço: 015/2020/AUDIN-UNILA
Unidade Auditada: Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura – PROAGI
Unidades Subsidiárias: Todas as unidades demandantes dos processos analisados na amostra
1 INTRODUÇÃO
Trata-se o presente expediente da apresentação dos resultados do trabalho de auditoria realizado conforme os preceitos contidos na Ordem de Serviço n. 015/2020/AUDIN-UNILA e em atendimento ao inciso II, do Art. 74, da Constituição Federal de 1988, de acordo com o qual cabe ao Sistema de Controle Interno, do qual esta AUDIN é parte integrante: “comprovar a legalidade avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentárias, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal”.
A referida Ordem de Serviço trata da análise de fiscalização de contratos administrativos, no intuito de se observar a aderência do elenco de documentos que os compõem aos quesitos legais dispostos na legislação vigente. Tais orientações encontram amparo, em especial, na Lei nº 8.666/93 – Lei de Licitações, que norteia, de um modo geral, as aquisições e contratações no âmbito do serviço público.
2 ESCOPO
Avaliar a gestão e fiscalização dos contratos administrativos vigentes na UNILA, aos quesitos legais dispostos na legislação vigente, bem como avaliar os controles internos dos setores envolvidos e o cumprimento, caso haja, de recomendações feitas por esta AUDIN quando da realização de trabalhos de auditoria em exercícios anteriores.
3. AMOSTRA E VALORES DOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
Nº Processo | Objeto | Valor | Solicitação |
23422.000525/20 20-20 | CONTRATO 01/2020 - ARBOM COMÉRCIO DE REFRIGERAÇÃO EIRELI, CNPJ 18.227.043/0001-70 | R$ 436.992, 00 | SA 20200001-07 |
23422.000782/20 20-65 | FISCALIZAÇÃO E PAGAMENTO DO OBJETO DO CONTRATO 01/2020 - ARBOM COMERCIO DE REFRIGERACAO EIRELI CNPJ Nº 18.227.043/0001-70 | Não se aplica | SA 20200001-06 |
23422.005308/20 20-83 | Contrato 09/2020 - XP3 GESTAO EMPRESARIAL LTDA, CNPJ: 14.984.437/0001-11 | R$ 150.000, 00 | SA 20200001-07 |
23422.005742/20 20-05 | FISCALIZAÇÃO E PAGAMENTO DO OBJETO DO CONTRATO 09/2020 – XP3 GESTAO EMPRESARIAL LTDA | Não se aplica | SA 20200001-07 |
4 RESULTADO DOS EXAMES
4.1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS
Contrato 01/2020
O Processo 23422.000525/2020-20 consuma a contratação pela UNILA da empresa Arbom Comércio de Refrigeração Eireli, especializada em manutenção preventiva e corretiva para equipamentos de ar condicionado. No caso em tela, formalizada através do Contrato 01/2020, tendo um prazo de vigência de 12 (doze) meses, iniciando-se em 20/01/2020 até 19/01/2021 e podendo ser prorrogado até o limite de 60 dias.
Consta, no instrumento bilateral, a descrição do objeto da contratação, previsto em 4 (quatro) itens, como observa-se no quadro abaixo:
GRUPO 01 - UNILA JD. UNIVERSITÁRIO | VALORES | |||
Item | Descrição/ Especificação | Qtd | R$ un. | Soma |
1 | Manutenção de equipamentos | 12 | R$ 23.041,667 | R$ 276.500,00 |
2 | Peças para manutenção corretiva de alta complexidade | 12 | R$ 3.750,000 | R$ 45.000,00 |
GRUPO 02 - UNILA VILA A, ALMADA E PORTAL | ||||
3 | Manutenção de equipamentos | 12 | R$ 7.958,333 | R$ 95.500,00 |
4 | Peças para manutenção corretiva de alta complexidade | 12 | R$ 1.666,000 | R$ 19.992,00 |
TOTAL | R$436.992,00 | |||
Segundo o contrato 01/2020 os itens 1 (um) e 3 (três) serão pagos mensalmente e por sua vez, os itens 2 (dois) e 4 (quatro) são meramente estimativos e serão pagos mediante aferição dos quantitativos efetivamente utilizados no mês.
Contrato 09/2020
O Processo 23422.005308/2020-83 consolida a contratação da empresa XP3 Gestão Empresarial LTDA, especializada na prestação de serviço de gerenciamento do abastecimento de combustíveis e manutenção da frota de veículos da UNILA.
De acordo com o instrumento bilateral, consignado em 13 de maio de 2020, cuja vigência iniciou em 01/06/2020 e o encerramento está previsto para 01/06/2021, podendo ser prorrogado por interesse das partes até o limite de 60 (sessenta) meses, o objeto da contratação é o seguinte:
ITEM | DESCRIÇÃO | VALOR ESTIMADO | % DE DESCONTO |
2 | Peças e acessórios de reposição para veículos | R$ 100.000,00 | 11,40% |
3 | Serviços de manutenção e reparo de veículos | R$ 50.000,00 | 11,50% |
TOTAL | R$ 150.000,00 | ||
4.2 INFORMAÇÃO – MANUTENÇÃO DOS SERVIÇOS CONTRATADOS
Diante do pandemia que se instaurou em grande parte do planeta provocada pelo novo coronavírus (COVID-19), as atividades acadêmicas e administrativas foram significativamente reduzidas no modo presencial.
Neste diapasão, a comunidade de discentes, docentes, servidores e prestadores de serviço da UNILA viu-se na necessidade de manter-se em produção, mas com zelo e precaução para evitar a disseminação do novo vírus.
Atividades telepresenciais foram adotadas e um dos escopos deste expediente é a verificação da atuação da fiscalização do contrato 01/2020 no período de quarentena.
Posto isso, por meio da Solicitação de Auditoria n. 20200008-01 a Audin solicitou à PROAGI quais procedimentos e periodicidade a fiscalização do contrato adotou para: a) A criação de Ordens de Serviço para manutenções corretivas; b) Fiscalizar a execução das manutenções preventiva e corretiva e; c) Fiscalizar a Reposição de Peças e Acessórios de Alta Complexidade.
Em atendimento à SA, a PROAGI manifestou-se através do Memorando Eletrônico n. 90/2020 – PROAGI informando, dentre outros pontos, que:
3. Durante este período de pandemia e apesar da suspensão das aulas, as atividades presenciais do DES/SEMAP continuaram com os cuidados necessários e de forma reduzida. Portando, os procedimentos de fiscalização, acompanhamento e outros que demandam a presença in loco do servidor foram mantidos com a mesma eficiência. Sobre os itens deste ponto, esclarece-se:
a. As ordens de serviço são emitidas pelo sistema SIPAC, ou seja, os Servidores que estiveram nas Unidades e detectaram avarias, abriram as requisições de manutenção. Quando a avaria é detectada pela equipe de manutenção predial – que está fazendo rodízio diário de servidores – a própria SEMAP abre a Ordem de Serviço. Há também as requisições de manutenção informada pela equipe que realiza as manutenções preventivas, que informa à fiscalização para avaliar o equipamento.
b. A fiscalização da manutenção de ar-condicionado não suspendeu as atividades. Como relatado, há um rodízio de servidores da SEMAP para que sejam fiscalizados os contratos de manutenção predial, limpeza, ar-condicionado, vigia, jardinagem, auxiliares, tratamento de água. Importante citar que a fiscalização das manutenções preventivas e corretivas dos equipamentos de ar-condicionado, além da fiscalização diária, é feito pelo Plano de Manutenção, Operação e Controle – PMOC (anexo) preenchido mensalmente, e entregue a fiscalização do Contrato.
c. A reposição de peças de alta complexidade é autorizada após a fiscalização contratual aferir o equipamento com a avaria citada na requisição. Também é entregue a fiscalização as peças trocadas, para que seja feito um relatório fotográfico (anexo), e armazenado as peças.
Em relação à manifestação da unidade auditada, nota-se a adequação dos recursos utilizados ao período sui generis a qual estamos passando. Por meio do SIPAC, é possível que os servidores da unidade abram de suas casas novas ordens de serviço, mas há um rodízio, diário, dos servidores da SEMAP, o que permite que a unidade tenha ciência das necessidades da instituição e possam, deste modo, iniciar solicitação para resolução de problemas de baixa ou alta complexidade.
Conforme relatado, além das funções atinentes ao contrato 01/2020 os servidores da SEMAP, intercalam-se diariamente na função fiscalizatória de contratos de manutenção predial, limpeza, jardinagem, entre outros.
Ademais, no atual contrato há a previsão do Plano de Manutenção, Operação e Controle – PMOC, o qual é preenchido mensalmente e verificado pela fiscalização do contrato 01/2020, que por sua vez soma-se aos meios de controle e fiscalização dos servidores designados para esta função.
O funcionamento para reposição de peças de alta complexidade mantém-se como dos outros itens previstos no contrato, visto que, segundo o informado no Memorando Eletrônico, haverá sempre um servidor na instituição para analisar a demanda. Soma-se ainda o fato de serem entregues à fiscalização as peças de alta complexidade que necessitam serem trocadas, para posterior elaboração de relatório.
Diante do exposto, parecem adequados os procedimentos adotados pela unidade auditada a fim de manter o devido distanciamento social em tempo de pandemia, mas oportunizar que o contrato 01/2020 esteja operacionalmente vigente, com interlocutores da UNILA disponíveis para eventuais necessidades e a devida fiscalização das manutenções preventivas e corretivas.
4.3 INFORMAÇÃO: SUSPENSÃO DO ATO HABILITATÓRIO DO CONTRATO 09/2020
O Contrato 09/2020, o qual tem como objeto a contratação da empresa especializada na prestação de serviço de gerenciamento do abastecimento de combustíveis e manutenção da frota de veículos da UNILA e como contratada a empresa XP3 Gestão Empresarial LTDA teve sua vigência iniciada em 01/06/2020.
Entretanto, quando da análise do Mandado de Segurança n. 5007143- 48.2020.4.04.7002/PR por Prime Consultoria e Assessoria Empresarial LTDA, o magistrado da 2a vara federal de Foz do Iguaçu, em caráter liminar, deferiu, em 09/06/2020, a suspensão do ato que habilitou a empresa XP3 Gestão Empresarial LTDA.
Como não constam nos processos 23422.005308/2020-83, formalizador do contrato 09/2020, e 23422.005742/2020-05 - fiscalização e pagamento do contrato 09/2020, a Audin questionou, por meio da Solicitação de Auditoria n. 20200008-02, se o citado contratado permanecia suspenso ou, em caso de resposta negativa, quando houve a retomada das atividades contratadas.
Por sua vez, conforme consta no Memorando Eletrônico n. 95/2020 – XXXXXX foi informado que até o momento, 02/10/2020, não houve a retomada dos serviços. Permanecendo o contrato 09/2020, firmado entre UNILA e XP3 Gestão Empresarial LTDA suspenso.
Desta feita, têm-se prejudicada a análise da função fiscalizatória da UNILA na vigência do contrato 09/2020, posto que este teve apenas 09 (nove) dias de vigência – iniciou em 01/06/2020 e foi suspenso em 09/06/2020 por decisão judicial.
4.4 CONSTATAÇÃO: AUSÊNCIA DE INSTRUMENTOS DE MEDIÇÃO DE RESULTADOS
4.4.1 FATO
Como já explanado, o contrato 01/2020 iniciou sua vigência em 20/01/2020. Dentre os documentos arrolados no processo de fiscalização e pagamento do contrato 01/2020, n. 23422.000782/2020-65 é possível notar a existência de alguns documentos utilizados na mensuração dos resultados dos serviços prestados pela contratada. Trata-se do Instrumento de Medição de Resultados, o qual será objeto de maior aprofundamento e detalhamento da sua função a seguir.
O primeiro documento localizado no processo é o Instrumento de Medição de Resultados
n. 1/2020 – DES/COINFRA/PROAGI, de 04 de março de 2020. Nele o avaliador atribui a nota de 31 pontos de 33 possíveis, o que possibilidade o gozo de 100% do valor previsto no contrato.
O próximo IMR verificado nos autos é o n. 2/2020 de 02 de abril de 2020, em que o avaliador atribuiu a nota de 33 pontos em 33 possíveis à empresa contratada para aquele período.
Consta também o Instrumento de Medição de Resultados n. 3/2020 – DES/COINFRA/PROAGI, de 05 de maio de 2020. Nele o avaliador atribuiu 16,5 pontos de 33 possíveis aos resultados alcançados pela contratada para aquele período, o que por sua vez permitiu à empresa ter acesso a no máximo 75% do valor previsto no contrato.
Entretanto, não localizaram-se, nos autos pertinentes à fiscalização e pagamento do contrato 01/2020 e nos livros de registros dos fiscais e gestor de execução, os Instrumentos de Medição de Resultados referente aos serviços executados nos meses de maio, junho, julho e agosto de 2020.
No que concerne ao citado instrumento, cabe fazer menção a sua previsão no Termo de Referência, documento balizador da execução dos serviços no certame licitatório, a saber:
9.2.1 A UNILA deverá pagar à Contratada o valor mensal da prestação do serviço para os itens 1 e 3, verificando sempre o atendimento aos parâmetros mínimos estabelecidos no Item 8 deste Termo de Referência e a avaliação recebida através do Instrumento de Medição de Resultados. (grifo nosso)
9.2.2 Será adotado, durante toda a vigência do contrato, o Instrumento de Medição de Resultado – IMR, ANEXO VIII, estabelecido na Instrução Normativa SEGES/MP n.º 05/2017, contemplando indicadores que serão acompanhados pela fiscalização designada, visando a qualidade da prestação do serviço e respectiva adequação de pagamento. (grifo nosso)
Como observa-se, o próprio documento elaborado pela unidade técnica solicitante da contratação previu a necessidade da medição dos resultados obtidos pela contratada em respectivo período de referência para o seu devido pagamento.
Ademais, o próprio Termo de Referência fundamentou-se na Instrução Normativa SEGES/MP n. 05/2017, a qual conceitua o IMR como:
IX - INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADO(IMR): mecanismo que define, em bases compreensíveis, tangíveis,objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento.
Já no anexo VIII da IN, há uma explanação quanto à correlação entre o IMR e fiscalização técnica, nos seguintes termos:
1. A fiscalização técnica dos contratos deve avaliar constantemente a execução do objeto e, se for o caso, poderá utilizar o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), conforme modelo previsto no Anexo V-B, ou outro instrumento substituto para aferição da qualidade da prestação dos serviços, devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, sempre que a contratada:
a) não produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas; ou
b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.
1.1. A utilização do IMR não impede a aplicação concomitante de outros mecanismos para a avaliação da prestação dos serviços.
2. Durante a execução do objeto, fase do recebimento provisório,o fiscal técnico designado deverá monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, devendo intervir para requerer à contratada a correção das faltas, falhas e irregularidades constatadas.
3. O fiscal técnico do contrato deverá apresentar ao preposto da contratada a avaliação da execução do objeto ou, se for o caso, a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada.
Do exposto, é cristalino que o fundamento do citado Instrumento de Medição de Resultados está no zelo à coisa pública, atribuindo aos fiscais o dever de mensurar os resultados obtidos em determinado período de referência, para após isso, executarem o pagamento proporcional aos resultados alcançados.
Diante da ausência de outros instrumentos de medição, após 05 de maio de 2020, nos autos e respectivos livros de ocorrências dos fiscais e gestor, a Audin solicitou à PROAGI, por meio da Solicitação de Auditoria 20200008-01, os Instrumentos de Medição de Resultados – IMR referentes aos serviços executados nos meses de maio, junho, julho e agosto de 2020.
Por sua vez, aquela Pró-Reitoria, através do Memorando Eletrônico n. 90/2020 – PROAGI, informou que:
1. Com relação ao Instrumento de Medição de Resultado - IMR, informa-se que seguem anexos os documentos referentes aos meses de maio, junho, julho e agosto de 2020, para inclusão no processo, ainda que tardiamente. (grifo nosso)
Quanto ao IMR do mês de maio, solicita-se substituição do que encontra-se nos autos, por entender-se que o novo documento representa com fidedignidade os valores apontados. Ocorre que, em um primeiro entendimento da área responsável, o IMR de maio foi adequado para que o valor a ser pago pela UNILA ficasse de acordo com o estipulado entre as partes, ou seja, 75% (setenta e cinco por cento) do valor contratado. Essa decisão, de adequar o IMR, permaneceu apenas para o mês de maio, sendo que para os seguintes, o entendimento foi outro e não foram emitidos novos IMR’s. A partir da solicitação da AUDIN, a equipe teve uma nova compreensão da questão e optou pela emissão das IMR’s faltantes e pela
substituição da IMR de maio como a forma mais correta de instrução processual. (grifo nosso)
Quanto à manifestação da unidade auditada cabem algumas pontuações: i) Parece haver um equívoco na interpretação quanto ao mês de referência, quando esta unidade de controle interno refere-se ao IMR dos serviços executados em maio, trata-se de documento datado no mês posterior, visto que já constam nos autos um IMR com a data de maio, mas referente aos serviços de abril; ii) Há uma aparente contradição, ao conter no mesmo parágrafo a informação de que “não foram emitidos novos IMR’s” e “optou pela emissão das IMR’s faltantes”; iii) No tocante à justificativa apresentada pela PROAGI no segundo parágrafo, de adequação do IMR a um acordo interpartes de redução de 25% dos valores firmados, este assunto será tratado em item específico do presente relatório;
A despeito do informado no primeiro parágrafo da manifestação da unidade, não constam no Memorando Eletrônico n. 90/2020 – PROAGI, nos Livros de Ocorrências dos fiscais e gestor do contrato 01/2020 e nem nos autos 23422.000782/2020-65, desconsiderando documentos sigilosos, os citados Instrumentos de Medição de Resultados.
Ademais, conforme manifestação da própria unidade, os instrumentos de medição de resultados não foram inseridos há época do pagamento aos autos, o que pode representar uma fragilidade na fiscalização do contrato 01/2020, ao atestar a execução do serviço conforme previsão do TR, mas sem fundamentar tal ateste com a devida medição.
O princípio da vinculação ao instrumento convocatório é um dos princípios basilares da licitação, visto que este vincula a Administração e os administrados ao edital, propiciando, destarte, segurança jurídica ao certame.
O artigo 3o da lei 8.666/93 positiva a importância da vinculação ao instrumento convocatório:
Art. 3o A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a administração e a promoção do desenvolvimento nacional sustentável e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos. (grifo nosso)
O artigo 41 da lei das licitações tem redação taxativa quanto à vinculação da Administração ao texto disposto no edital:
Art. 41. A Administração não pode descumprir as normas e condições do edital, ao qual se acha estritamente vinculada.
O princípio em voga abarca todo o procedimento licitatório, não tendo apenas o condão de evitar descumprimentos das normas estabelecidas no edital, mas proteger que se incorra em afronta a diversos outros princípios vinculados ao certame, como o da igualdade, transparência, publicidade, impessoalidade, moralidade, probidade administrativa e do julgamento objetivo, pois a inobservância de dispositivo inserido ao instrumento convocatório fere em cadeia os princípios supracitados.
Segundo Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xx Xxxxxx ao tratar da forma, um dos elementos do ato administrativo:
Na Lei no 9.784/99 (Lei do Processo Administrativo na esfera federal), o artigo 22 consagra praticamente, como regra, o informalismo do ato administrativo, ao determinar que "os atos do processo administrativo não dependem de forma determinada senão quando a lei expressamente a exigir". Apenas exige, no § 1o, que os atos sejam produzidos "por escrito, em vernáculo, com a data e o local de sua realização e a assinatura da autoridade responsável".1
Deste modo, embora a fiscalização do contrato possa incluir aos autos os Instrumentos de Medição de Resultado à posteriori, a avaliação tempestiva pelos fiscais dos resultados obtidos com os serviços da contratada e sua devida formalização eram condições que os fiscais deveriam ter observado antes do ateste e pagamento dos serviços.
4.4.2 RECOMENDAÇÃO
Recomenda-se ao Departamento de Estrutura e Serviços – DES, unidade de lotação do Gestor de Execução do Contrato 01/2020, a devida atenção aos institutos de fiscalização do contrato, em especial ao Instrumento de Medição de Resultados, a fim de que a Administração possa tempestivamente verificar a qualidade do serviço executado pela contratada e remunerá-la na mesma proporção e, quando necessário aplicar, além de glosas, sanções à contratada de acordo com suas faltas.
Recomenda-se ao Departamento de Contratos – DECON a orientação aos Gestores e Fiscais de Contrato quanto à necessidade da realização da medição de resultados, de
0XX XXXXXX, Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Direito administrativo. 27a. ed. São Paulo: Atlas, 2014, p. 217.
forma periódica, a fim de que os gastos da Administração Pública possam estar alinhados ao princípio da eficiência, economicidade, legalidade e moralidade dos gastos públicos.
Recomenda-se à PROAGI a inserção aos autos dos Instrumentos de Medição de Resultados mencionados no Memorando Eletrônico n. 90/2020 – PROAGI.
4.5 CONSTATAÇÃO: ARRANJO ENTRE INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADOS E VALOR A SER PAGO À CONTRATADA
4.5.1 FATO
O Instrumento de Avaliação de Resultados foi previsto no Termo de Referência no anexo VIII – A, em que está prevista a metodologia de avaliação.
Por sua vez, o anexo VIII – B elenca uma tabela de descontos do instrumento de medição de resultados.
Pontuação Atingida | Percentual | Percentual Pago |
Entre 33 e 22 | 150 a 100% | 100% |
21,5 | 98% | 98% |
21 | 95% | 95% |
20,5 | 93% | 93% |
20 | 91% | 91% |
19,5 | 89% | 89% |
19 | 86% | 86% |
18,5 | 84% | 84% |
18 | 82% | 82% |
17,5 | 80% | 80% |
17 | 77% | 77% |
16,5 | 75% | 75% |
16 | 73% | 73% |
15,5 | 70% | 70% |
15 | 68% | 68% |
14,5 | 66% | 66% |
14 | 64% | 64% |
13,5 | 61% | 61% |
13 | 59% | 59% |
12,5 | 57% | 57% |
12 | 55% | 55% |
11,5 | 52% | 52% |
11 | 50% | 50% |
Pontuação Atingida | Percentual | Percentual Pago |
10,5 | 48% | 48% |
10 | 45% | 45% |
09,5 | 43% | 43% |
09 | 41% | 41% |
08,5 | 39% | 39% |
08 | 36% | 36% |
07,5 | 34% | 34% |
07 | 32% | 32% |
06,5 | 30% | 30% |
06 | 27% | 27% |
05,5 | 25% | 25% |
05 | 23% | 23% |
04,5 | 20% | 20% |
04 | 18% | 18% |
Sabendo que a pontuação máxima do IMR é de 33 pontos, segue tabela de descontos, com os percentuais a serem pagos para as respectivas pontuações:
03,5 | 16% | 16% |
03 | 14% | 14% |
02,5 | 11% | 11% |
02 | 09% | 09% |
01,5 | 07% | 07% |
01 | 05% | 05% |
0,5 | 02% | 02% |
00 | 00% | 00% |
O Termo de Referência nos itens 9.2.5.4 e seguintes esclarece a metodologia da avaliação, como se observa:
9.2.5.4 A avaliação limitar-se à atribuição, no formulário de avaliação da qualidade dos serviços, dos conceitos “Muito Bom”, “Bom”, “Regular” e “Péssimo”, equivalente aos valores 3 (três), 2 (dois), 1 (um) e 0 (zero) para cada item avaliado e as respectivas justificativas, se necessário.
9.2.5.5 As adequações nos pagamentos estarão limitadas a uma faixa de tolerância.
9.2.5.6 Se a empresa não atingir 22 (vinte e dois) pontos, quando os serviços são considerados satisfatórios, se sujeitará a descontos proporcionais ao percentual do valor atingido em relação ao valor acima mencionado, conforme Anexo VIII-B deste Termo de Referência.
9.2.5.7 A empresa poderá apresentar defesa, em caso de não atingir pontuação suficiente para receber 100% do valor mensal contratado, no prazo de 5 (cinco) dias úteis do recebimento do Ofício de intenção de glosa enviado pela CONTRATANTE, devendo esta ser analisado pela Comissão de Fiscalização especialmente designada para a fiscalização do contrato.
(…)
9.2.7 A não prestação dos serviços de acordo com os critérios estabelecidos serão objetos de sanções administrativas conforme Item 21 deste instrumento.
Conforme demonstrado, a avaliação da empresa contratada é a premissa de que os anseios da coletividade sejam atingidos quando a Administração contrata uma empresa para executar um serviço.
Nesse diapasão, observa-se no TR o pagamento integral até 22 pontos de 33 possíveis e abaixo disso glosas progressivas, em decorrência de serviços não executados a contento.
Em relação ao contrato 01/2020, observou-se, nas duas primeiras avaliações, pontuações que asseguraram à contratada a obtenção de 100% dos valores firmados.
No Instrumento de Medição de Resultados n. 3/2020 – DES/COINFRA/PROAGI, de 05 de maio de 2020, a pontuação da contratada foi de 16,5. Valor este que representa uma glosa de 25% ao valor originalmente contratado.
Paralelamente, notou-se a inclusão, em 05/05/2020, no livro de ocorrência do fiscal com a seguinte inscrição:
Conforme os ofícios em anexo a esta ocorrência, ficou acordado entre a Contratada e Contratante, que durante o período de pandemia o contrato permaneceria vigente, sendo pago 75% do valor original acordado para as manutenções preventivas, e integralmente os valores gastos com peças de alta complexidade que por xxxxxxx vier a ser gasto.
No ofício n. 02/2020, de 13 abril de 2020, emitido pela contratada, constam itens que ratificam o exposto pelo fiscal do contrato:
Nestes termos, considerando-se as disposições da Lei n. 8.666/93, que rege os contratos de licitações, especificadamente, no que tange a possibilidade de alteração dos contratos de licitação, a qual preconiza o limite de alteração contratual no importe de 25% do valor inicial do contrato (artigo 25 e seguintes da referida lei). (sic)
A empresa informa que levando em consideração as determinações legais, bem como a atual situação que o país se encontra, poderá ser realizada a supressão no importe de 25% do valor do contrato, mantendo-se as prestações de serviços referentes as manutenções emergenciais.
Por sua vez, no ofício n. 16/2020/PROAGI, de 23 de abril de 2020, a UNILA manifestou-se:
1. Cumprimentando-os cordialmente, a Universidade Federal da Integração Latino- Americana - UNILA, em resposta a correspondência recebida da Arbom Comércio Refrigeração Eireli, de 13/04/2020, vem informar que concorda e aceita a redução de 25% do valor inicial do contrato 01/2020 entre vossa empresa e esta instituição.
(…)
3. A redução de 25% nos valores contratados tem seu início definido para 1º de abril deste ano e terá validade até o final do período da pandemia e retorno das aulas da UNILA.
Considerando a pontuação dos resultados promovidos pela contratada e o acordo firmado entre as partes, a Audin solicitou por meio da Solicitação de Auditoria n. 20200008-01 se há correlação entre os eventos narrados.
Em sua manifestação, Memorando Eletrônico n. 90/2020 – PROAGI, a Pró-Reitoria externou:
Quanto ao IMR do mês de maio, solicita-se substituição do que encontra-se nos autos, por entender-se que o novo documento representa com fidedignidade os valores apontados. Ocorre que, em um primeiro entendimento da área responsável, o IMR de maio foi adequado para que o valor a ser pago pela UNILA ficasse de acordo com o estipulado entre as partes, ou seja, 75% (setenta e cinco por cento) do valor contratado. Essa decisão, de adequar o IMR, permaneceu apenas para o mês de maio, sendo que para os seguintes, o entendimento foi outro
e não foram emitidos novos IMR’s. A partir da solicitação da AUDIN, a equipe teve uma nova compreensão da questão e optou pela emissão das IMR’s faltantes e pela substituição da IMR de maio como a forma mais correta de instrução processual.
4. Conforme citado anteriormente neste documento, houve correlação entre o acordo firmado entre as partes e a avaliação de fiscalização do contrato 01/2020. Na época, decidiu-se por adequar o IMR como forma de facilitar os procedimentos para o pagamento reduzido, porém, este não é mais o entendimento da área responsável. Seguem anexos, portanto, os documentos referentes aos IMR’s de maio, junho, julho e agosto, sendo que solicita-se que o IMR de maio que se encontra no processo seja considerado inválido e que seja incluído este novo em substituição.
Da manifestação da unidade auditada confirma-se o ajuste da avaliação do IMR realizado em maio para adequar-se ao novo acordo entre UNILA e contratada, reduzindo, destarte, 25% do valor inicialmente originalmente contratado.
Embora a intenção das partes e da equipe fiscalizatória do contrato 01/2020 seja de viabilizar a continuidade dos serviços da empresa contratada com uma considerável redução de custos, não há como se furtar em apontar que o meio adotado pela área responsável não compreendeu a forma mais adequada de fazê-la.
Como ratificado pela PROAGI, o entendimento de avaliar os resultados do serviço realizados pela contratada como 75% do ideal para adequar ao ajuste interpartes não foi forma mais ideal.
De fato, diante do apontado, o instituto previsto pela IN 05/2017 foi distorcido, embora que com o consentimento da contratada.
Ao ajustar o IMR ao novo acordo, a fiscalização do contrato optou por aplicar uma avaliação em desfavor da contratada, sendo que, conforme disposto no TR, avaliações abaixo de 22 pontos são passíveis de “defesa”, podendo inclusive resultar em sanções administrativas à contratada.
Outrossim, insta mencionar que caso a fiscalização do contrato observasse, de fato, resultados inferiores aos previstos no Termo de Referência, quanto ao mês citado, a Administração estaria desprotegida, pois preferiu por ajustar seu instrumento de mensuração de resultados em detrimento de uma necessidade financeira.
4.5.2 RECOMENDAÇÃO
Recomenda-se à PROAGI que se abstenha de utilizar qualquer tipo de distorção nos instrumentos de mensuração de resultados, para validar acordos firmados de acréscimo ou supressão de itens contratuais. A lei 8.666/93 e demais correlatas dispõe de meios que permitem o ajuste do quantitativo contratado na forma da lei com segurança jurídica.
Tal situação será incluída no Plano de Providência Permanente desta Audin, a fim de acompanhar comportamentos adotados pela PROAGI em trabalhos futuros.
Esta é a análise.
Foz do Iguaçu, 15/10/2020.