PERFIL FISCAL DE CONTRATOS
PERFIL FISCAL DE CONTRATOS
MODULO AÇÕES DE FISCALIZAÇÃO
O módulo de fiscalização será utilizado, especificamente, pelos agentes designados, através de Portaria ou instrumento contratual, para exercer a atividade de fiscalização de contratos administrativos.
Para que o usuário tenha acesso deve estar previamente cadastrado no sistema de controle de acessos da Sefaz, como fiscal de contrato e vinculado ao respectivo termo.
Para efetuar o registro das informações relativas à fiscalização do Termo de Contrato sob sua responsabilidade, irá acessar a opção “Ações de Fiscalização”.
ATESTO COM CONTRATO
Ao selecionar o menu “Atesto com Contrato”, a seguinte tela será apresentada:
Para efetuar a consulta aos termos de contrato, o fiscal deverá selecionar a UG e uma das outras opções de consulta.
Após informar os parâmetros para consulta e/ou selecionar a opção “Consultar”, o SGC exibirá uma relação de contratos previamente cadastrados, assim como todas as opções de registro de dados específicos do Módulo de Fiscalização.
Descrição dos itens
- O fiscal do contrato irá, inicialmente, efetuar o registro do atesto ou registrar uma contestação, caso haja alguma pendência a ser resolvida no processo de pagamento;
– registrar todos os acontecimentos estranhos ao fluxo comum da execução do
serviço;
– notificar o contratado sobre a ocorrência de alguma irregularidade e solicitar as
providências cabíveis;
– sugerir a punição do contratado. A aplicação de penalidade é atribuição da autoridade superior do órgão, geralmente o ordenador de despesas;
– efetuar o registro das paralisações realizadas no ajuste;
– apresenta todas as telas de dados do contrato, mas sem permitir alteração.
ATESTO
Efetuar “o atesto” em um documento fiscal significa a confirmação de que o material adquirido ou o serviço prestado são, efetivamente, o que foi solicitado no processo de contratação. Confirma ainda, que o documento fiscal está com todas as informações necessárias corretamente dispostas.
Tela 1- Atesto
Selecionar a NE referente ao atesto. Só poderá ser selecionada uma NE para cada atesto.
Descrição da tela de Atesto:
Termo de Referência – Selecionar a que ajuste (vigente) se refere o atesto a ser realizado;
Período de referência – Informar a que mês se refere esse atesto;
Data do Atesto – Informar a data em que foi realizado o atesto (mesma data do carimbo); Valor do Atesto – Informar o valor que será atestado por meio desta medição; Observações – Registro de observações, caso haja;
Empenhos do atesto - O sistema trará automaticamente todos os empenhos associados ao Termo de Referência selecionada. O usuário deverá selecionar a NE a que se refere a despesa;
Com os campos preenchidos, ao clicar em , o sistema mostrará a seguinte tela:
Tela 2- Doc. comprovação de despesa
Descrição da tela – Doc de comprovação de despesa
Tipo do Documento - Selecionar o tipo de documento de comprovação da despesa;
Número – Informar o número do documento de comprovação da despesa. Data da Emissão – Data em que o documento foi emitido pelo contratado Valor – Informar o valor do documento fiscal de comprovação da despesa;
Observação: Poderão ser incluídos vários documentos que comprovem a despesa, selecionando o botão “Adicionar Documento”.
Com os campos preenchidos, ao clicar em , o sistema mostrará a seguinte tela:
Tela 3 – Itens do Atesto
Descrição da tela – Itens de atesto
Quantidade: Informar a quantidade dos itens;
Unidade medida: Informar a unidade que o item se refere; Valor total: Multiplicação da quantidade e valor devido; Desconto/glosa: Informar caso houver;
Acréscimo: Informar caso aja acréscimo de valores.
Com os campos preenchidos, ao clicar em , o sistema mostrará a seguinte tela:
Tela 4 - Cert. de Regularidade
Descrição da tela – Certificados de Regularidade:
Certificados de Regularidade – O SGC preenchera automaticamente os campos de regularidade do fiscal do contratado no e-Compras.
Com os campos preenchidos, ao clicar em , o sistema mostrará a seguinte tela:
Tela 5- Fiscais
Descrição da tela – Fiscais do atesto:
Informações do fiscal do contrato – Serão exibidos os dados do fiscal do contrato.
Com os campos preenchidos, ao clicar em , o sistema mostrará a seguinte tela:
Tela 6 – Anexos
Descrição da tela – Anexos:
Anexar arquivos – Será possível anexar documentos para fins de comprovação e controle. Após o registro do atesto, a seguinte tela será exibida:
Imprimir ou retificar atesto
Nesta tela o fiscal poderá imprimir, excluir ou retificar o atesto
Após o registro dos dados do Atesto, o fiscal irá emitir o
“Termo de Execução de Serviços – TES”, que deverá compor o processo de pagamento.
CONTESTAÇÃO
Caso haja alguma intercorrência relacionada ao processo de pagamento, como a falta de algum documento ou alguma incorreção no documento fiscal, o fiscal do contrato irá registrar uma contestação no SGC, para informar aos demais interessados, a razão porque o processo não seguiu o seu tramite normal, e que as providências para a resolução do problema estão sendo tomadas.
Ao selecionar “Adicionar Contestação”, a seguinte tela será apresentada:
Após o usuário salvar, a contestação aparecerá na tela inicial do menu contestação:
Descrição da tela:
Termo de Referência – Selecionar a que ajuste (vigente) se refere à contestação a ser realizada;
Período de Referência – Informar o mês de referência da contestação;
Data da Contestação – Informar a data em que foi realizada a contestação;
Justificativa da Contestação – Informar a razão da emissão da contestação;
OCORRÊNCIAS
A Lei n° 8.666/93 estabelece que o representante da administração deve anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.
Nesta tela serão efetuados os registros de quaisquer ocorrências que aconteçam no período de execução do contrato.
Ao selecionar essa opção “Adicionar Ocorrência”, a seguinte tela será apresentada:
Descrição da tela:
Termo de Referência(Obrigatório) 🡪 Selecionar o ajuste vigente;
Data da ocorrência (Obrigatório) 🡪 Informar a data da ocorrência;
Descrição do acontecimento (Obrigatório) 🡪 Breve descrição da ocorrência;
Data para a solução (Obrigatório) 🡪 Estabelecer prazo para a solução da ocorrência, se for o caso;
Responsável pela solução (Obrigatório) 🡪 Informar o responsável pela solução da ocorrência; Data para envio de e-mail (Obrigatório) 🡪 Informar a data para que o sistema envie um e-mail avisando da necessidade de registrar a solução do problema.
Descrição da solução (Obrigatório) 🡪 Breve descrição da solução adotada;
Anexar arquivos 🡪 É possível anexar documentos comprobatórios.
NOTIFICAÇÕES
Sempre que acontecer alguma impropriedade no contrato, cuja responsabilidade seja da empresa contratada, como o descumprimento de cláusula contratual, deverá ser imediatamente solicitado o saneamento da falta, formalmente, através de uma notificação.
Ao selecionar a opção “Adicionar Notificação”, a seguinte tela será exibida:
Descrição da tela:
Termo de Referência(Obrigatório) 🡪 Selecionar o ajuste vigente;
Número da Notificação (Obrigatório) 🡪 Numeração sequencial por contrato;
Data da emissão (Obrigatório) 🡪 Informar a data da emissão da notificação;
Data do Recebimento (Obrigatório) 🡪 Informar a data do recebimento da notificação pelo contratado;
Assunto (Obrigatório) 🡪 Informar a descrição da ocorrência;
Cláusula Contratual (Obrigatório) 🡪 Informar a cláusula contratual descumprida;
Obrigação descumprida (Obrigatório) 🡪 Breve descrição da obrigação descumprida que consta da cláusula citada;
Prazo para regularização (Obrigatório) 🡪 Informar o prazo em dias úteis; Providências tomadas 🡪 Informar as providências tomadas pelo fiscal Anexar arquivos 🡪 É possível anexar documentos comprobatórios.
Depois de emitida a notificação, a seguinte tela será exibida:
O SGC traz um texto padrão no documento de notificação, que poderá ser alterado pelo usuário.
Após alterar o texto padrão, o usuário deverá selecionar a opção “Gerar” para que o SGC gere o documento em pdf.
SANÇÕES
Não cabe ao fiscal do contrato a imposição de penalidades, mas apenas a sua sugestão à autoridade competente.
Após clicar em “Adicionar Sanção”, será apresentada a seguinte tela:
Descrição da tela:
Termo de Referência(Obrigatório) 🡪 Selecionar o ajuste vigente;
Tipo de penalidade (Obrigatório) 🡪 Informar a penalidade sugerida;
Justificativa (Obrigatório) 🡪 Informar a justificativa para a imposição da penalidade;
Anexar arquivos 🡪 Anexar documentos comprobatórios.
Após a sugestão da penalidade será encaminhado um e-mail para a autoridade competente. E este, munido das informações necessárias, irá decidir pela imposição da sanção.
PARALISAÇÃO
A Lei n° 8.666/93, em seu art. 57, § 1°, inciso III prevê a possibilidade de interrupção na execução contratual ou mesmo a diminuição do ritmo de trabalho, em razão da necessidade e interesse da Administração.
A paralisação ocorrerá com prazo determinado, e terá como consequência, a prorrogação do cronograma de execução, devolvendo-se o prazo à contratada para a conclusão do objeto contratado.
Após clicar em “Adicionar Paralisação”, a seguinte tela será apresentada:
Descrição da tela:
Termo de Referência(Obrigatório) 🡪 Selecionar o ajuste vigente;
Número da Paralisação (Obrigatório) 🡪 Informar o número da ordem de paralisação emitida;
Data da Paralisação (Obrigatório) 🡪 Informar a data da ordem de paralisação;
Período (Obrigatório) 🡪 Informar a quantidade de dias ou meses da interrupção da execução do objeto;
Data do Término (Obrigatório) 🡪 Informar a data em que irá encerrar a paralisação. Nesta data deverá ser firmado termo aditivo de devolução de prazo;
Motivo (Obrigatório) 🡪 Informar o motivo da paralisação;
Justificativa (Obrigatório) 🡪 Informar a justificativa legal para a paralisação;
Anexos🡪 O fiscal poderá incluir documentos que possam respaldar a paralisação.
O SGC irá gerar a “Ordem de paralisação”, que deverá ter o aceite do Contratado, conforme modelo apresentado abaixo:
ATESTO SEM CONTRATO
A Lei n° 8.666/93 prevê algumas possibilidades em que é possível a contratação de serviços sem a firmação de um termo de contrato, mas com sua substituição por um instrumento mais simples, como por exemplo, a nota de empenho.
Nestes casos, será necessário que o responsável pelo recebimento desses serviços, efetue o registro do atesto no Sistema de Gestão de Contratos e proceda a emissão do Termo de Execução de Serviços – TES para despesas sem contrato.
Ao acessar a opção “Atesto sem contrato” a seguinte tela será exibida:
Para efetuar o Atesto sem contrato
O usuário deverá selecionar a NE, por meio do link colocado no número da nota de empenho ou da opção “atestar” na engrenagem do lado esquerdo.
Tela 1 – Dados Gerais
Descrição da tela:
Dados Gerais
Contratado🡪O SGC trará os dados do Contratado, ao selecionar a NE;
Data do atesto(Obrigatório) 🡪 Informar a data da realização do atesto (mesma data do carimbo);
Status do atesto (Obrigatório) 🡪 Informar se o atesto é parcial ou total;
Número do Atesto (Obrigatório) 🡪 O sistema atribui um número automaticamente, por órgão; Valor do Atesto (Obrigatório) 🡪 Informar o valor que será atestado por meio desta medição; Local do recebimento (Obrigatório) 🡪 Indicar o local onde o serviço foi prestado; Observações – Registro de observações, caso haja;
Tela 2 – Doc. De Comprovação de Despesa
Descrição da Tela:
Tipo do Documento - Selecionar o tipo de documento de comprovação da despesa;
Número – Informar o número do documento de comprovação da despesa;
Data de emissão – Informar a data da emissão do documento fiscal;
Valor – Informar o valor do documento fiscal de comprovação da despesa;
* Poderão ser incluído vários documentos que comprovem a despesa, selecionando o botão INSERIR. A soma destes documentos deve ser igual ao valor do atesto.
Empenho do atesto 🡪 O sistema trará a NE selecionada anteriormente;
Tela 3 - Itens do Atesto
Descrição do Item – O sistema trará, automaticamente, as informações do serviço, conforme NE; Valor – O valor da NE. Este valor poderá ser editado, caso o valor a ser pago seja menor que o valor da NE. Essa alteração é apenas para fins do atesto. Não será refletida no sistema AFI.
Tela 4 - Certificados de regularidade
Certificados de regularidade – Ao selecionar a opção “Consultar certificado de regularidade”, o SGC irá buscar a situação fiscal do contratado na data do atesto.
Tela 5 - Anexar arquivos
Anexar arquivos – Será possível anexar documentos para fins de comprovação e controle.
Após salvar o registro do atesto, o TES deverá ser impresso, assinado e incluído no processo de pagamento que será remetido ao setor financeiro do órgão.
TERMO DE EXECUÇÃO DE SERVIÇOS - TES
Após a liquidação da NE, o atesto não poderá mais ser alterado ou excluído. Podendo apenas ser visualizado e impresso.
Após o registro do atesto, o usuário poderá EDITAR ou imprimir o Termo de Execução de Serviços
– TES.
Descrição das opções:
🡪para realizar qualquer alteração no TES registrado. Após a liquidação da despesa relativa ao TES, não mais será permitida a sua edição.
🡪 é possível excluir o TES registrado. Após a liquidação da despesa relativa ao TES, não mais será permitida a sua exclusão.
🡪O sistema gera um arquivo em PDF que ficará gravado no SGC e deve ser impresso para compor o processo de pagamento.
LISTAR ATESTO
O atesto poderá ser consultado na opção – Consultar atesto.