Sumário

Este guia está baseado nas novas regras publicadas pelo Governo Federal para a produção dos Planos de Contratações Anuais (PCA) no âmbito do Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC).

As regras foram estabelecidas pelo Decreto n°10.947 , publicado no Diário Oficial da União, regulamentando o assunto dentro da nova Lei de Licitações (Lei nº14.133/21).

Anualmente os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal terão até a primeira quinzena de maio para a elaboração do PCA, que deve conter as contratações previstas para o ano subsequente.

A elaboração dos planos tem entre os seus objetivos a promoção de contratações centralizadas e compartilhadas com o propósito de reduzir o gasto processual do governo.

O novo sistema, integrado ao Portal de Compras do Governo Federal, ainda está em fase de elaboração com previsão de liberação de funcionalidades de janeiro a abril de 2022 conforme cronograma abaixo.

Detalhes adicionais sobre o novo modelo de elaboração dos planos de contratações anuais estão apresentados no vídeo Nova Funcionalidade do Sistema PGC .

Nota! Os perfis dos usuários requisitantes, setor técnico, setor de contratações e autoridade competente que já utilizavam o PGC foram automaticamente migrados para o novo sistema. Na hipótese de não conseguir realizar o acesso, o usuário deverá enviar e-mail para xxxx@xxx.xxxx.xx informando CPF e solicitando geração de nova senha.

Pessoas envolvidas

No âmbito da Faculdade de Medicina da UFMG (FMUFMG), participam do processo de elaboração do PCA as seguintes pessoas.

Solicitante

Todo servidor, docente ou técnico-administrativo em educação, ou colaborador integrante da comunidade interna da FMUFMG. É responsável por identificar a necessidade de aquisição de bens e, ou, contratação de serviços para o adequado funcionamento da Faculdade.

Setor requisitante

Chefia do departamento/setor administrativo ou pessoa(s) por ela indicada(s). É responsável por identificar necessidades de aquisição/contratação, bem como reunir e avaliar a pertinência das demandas apresentadas pelos solicitantes vinculados ao setor.

Setor técnico

Chefia do Centro de Informática em Saúde ou pessoa(s) por ela indicada(s). É responsável por identificar necessidades de aquisição/contratação do próprio CINS, bem como avaliar a pertinência dos itens relacionados à tecnologia da informação e comunicação registrados pelos setores requisitantes nos documentos de formalização da demanda (DFDs).

Setor de contratações

Chefia do Setor de Xxxxxxx ou pessoa(s) por ela indicada(s). É responsável por identificar necessidades de aquisição/contratação do próprio Setor de Compras, bem como avaliar a adequação dos dados registrados pelos setores requisitantes nos documentos de formalização da demanda (DFDs), com exceção daqueles relacionados à tecnologia da informação e comunicação.

Autoridade competente

Diretoria da Faculdade de Medicina. É responsável por priorizar as demandas, decidir sobre a distribuição do orçamento da unidade, avaliar e, se for o caso, aprovar o plano de contratações para publicação no Portal Nacional de Contratações Públicas .

Fluxograma

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Superintendência Administrativa Faculdade de Medicina/UFMG

Detalhamento do processo

Tarefa 1. Preencher a Planilha PCA_PGC para indicação da demanda

Identificada a necessidade de aquisição/contratação para o exercício das suas atividades para o ano subsequente, o SOLICITANTE deverá preencher a Planilha PCA_PGC considerando o que segue.

Coluna A. Setor do solicitante: Observar que ao escolher o setor solicitante a coluna “Setor requisitante” será preenchida automaticamente. O Setor Requisitante será responsável pelo registro da demanda no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC).

Coluna B. Nome completo do Solicitante: Informar o nome completo de quem identificou a necessidade de aquisição/contratação.

Coluna C. CPF do solicitante: Informar em números o CPF do solicitante. Esse dado será necessário para elaboração do documento de formalização da demanda no sistema do Ministério da Economia.

Coluna D. Telefone do solicitante: Informar o telefone de contato da pessoa solicitante a fim de facilitar, se necessário, o contato por parte de outras pessoas ou setores envolvidos no processo de elaboração do PCA.

Coluna E. Email institucional do solicitante: Informar o email institucional (@medicina ou @ufmg) de contato da pessoa solicitante a fim de facilitar, se necessário, o contato por parte de outras pessoas ou setores envolvidos no processo de elaboração do PCA.

Coluna F. Tipo de item: Escolher entre as opções: Material, Obra, Serviço, Serviço de Engenharia ou Solução de TIC.

Coluna G. Subitem: Indicar o Subitem conforme item escolhido anteriormente

• se MATERIAL, escolher entre consumo ou permanente

• se OBRA, SERVIÇO OU SERVIÇO DE ENGENHARIA, escolher entre

o Serviço não continuado: Os serviços considerados com prazo determinado ou não continuados ou contratados por escopo são aqueles que impõem aos contratados o dever de realizar a prestação de um serviço específico em um período predeterminado, podendo ser prorrogado, desde que justificadamente, pelo prazo necessário à conclusão do objeto, observadas as hipóteses previstas no § 1º do art. 57 da Lei nº 8.666, de 1993.

o Serviço continuado: Os serviços prestados de forma contínua são aqueles que, pela sua essencialidade, visam a atender à necessidade pública de forma permanente e contínua, por mais de um exercício financeiro, assegurando a integridade do patrimônio público ou o funcionamento das atividades finalísticas do órgão ou entidade, de modo que sua interrupção possa comprometer a prestação de um serviço público ou o cumprimento da missão institucional.

o Serviços com prazo indeterminado: Contratação de serviços públicos prestados em regime de exclusividade, a exemplo de fornecimento de energia elétrica, água e esgoto. Além disso, trata-se de uma necessidade contínua da Administração contratante, ou seja, serviços cuja interrupção possa comprometer a continuidade das atividades da Administração e cuja necessidade de contratação deva estender- se por mais de um exercício financeiro e continuamente.

• se SOLUÇÃO DE TIC, escolher entre Material de TIC ou Serviço de TIC.

Coluna H. Código do item no Catálogo de compras: Clicar sobre a célula para acessar o Catálogo do Portal de Compras do Governo Federal para encontrar o código do item que atende à necessidade de especificação do que se pretende comprar/contratar.

Coluna I. Descrição sucinta do item: Descrever sucintamente o objeto a ser contratado considerando o limite de 200 caracteres por item. Ex: Caneta esferográfica na cor preta, Oftalmoscópio, Serviço de Dedetização, Manutenção de equipamento, etc.

Xxxxxx X. Unidade de fornecimento: Indicar explicitamente a unidade de fornecimento do item.

Ex: Unidade, litro, metro, quilo, pacote, caixa, caixa com 100 unidades, etc.

Coluna K. Quantidade a ser contratada ou adquirida: Indicar em numerais a quantidade a ser contratada.

Coluna L. Estimativa preliminar do valor unitário (R$): Indicar o preço unitário do produto com base na unidade de fornecimento. Para a elaboração do PCA não há necessidade de pesquisar orçamentos com fornecedores, porém é desejável que o solicitante conheça os preços praticados no mercado. Recomenda-se pesquisar os valores dos itens no Painel de Preços do Governo Federal .

Xxxxxx X. Grau de prioridade da contratação ou aquisição: Indicar, com base em planejamento, o grau de prioridade da contratação, escolhendo entre as opções baixa, média ou alta. Essa indicação poderá ser levada em conta no momento da priorização quando da execução do PAC, podendo ser revista pela Diretoria da Faculdade de Medicina, apoiada pela Superintendência Administrativa na análise da viabilidade da aquisição/contratação.

Coluna N. Justificativa da indicação de alto grau de prioridade: Quando na coluna anterior for indicada a opção ALTA para o grau de prioridade da contratação, será obrigatória apresentação de justificativa, que deverá estar embasada em planejamento prévio ou condicionada à demonstração da correlação com atividade essencial ao funcionamento das atividades de ensino, pesquisa e extensão da FMUFMG.

Coluna O. Data deseja para contratação ou aquisição: Indicar a data prevista (desejada) para assinatura do contrato, ata de registro de preços ou emissão do empenho. Preferencialmente não indicar nenhuma data no intervalo entre 1º de janeiro e 1º de março.

Coluna P. Justificativa para aquisição ou contratação do item: Explicitar as razões de fato e de direito que fundamentam a demanda dos produtos ou do serviço que se pretende contratar. Tentar responder às seguintes questões

• Por que é necessária a aquisição do produto/contratação do serviço?

• Qual o consumo previsto?

• Que quantidade precisa?

• Como vai utilizar?

• Quais os benefícios diretos e indiretos que resultarão da aquisição ou contratação pretendida?

Coluna Q. Setor requisitante: Não é necessário editar. Será preenchido automaticamente de acordo com a escolha do Setor Solicitante.

Nota! Se ao clicar em uma célula para preenchimento aparecer o símbolo indicado pela seta vermelha da imagem abaixo, significa que essa célula possui campos pré-definidos (lista de opções) para preenchimento. Basta clicar no símbolo e selecionar uma das opções disponíveis.

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2. Ao finalizar a indicação dos itens avisar ao Setor Requisitante responsável por registrar a demanda no PGC.

Tarefa 2. Avaliar pertinência da demanda

O titular do SETOR REQUISITANTE, ou as pessoas por ele indicadas, deverá avaliar a demanda apresentada pelo SOLICITANTE, considerando, entre outros aspectos que julgar necessários,

1. a pertinência da solicitação;

2. a adequação do pedido aos objetivos do setor/departamento;

3. a aderência da demanda aos papéis institucionais da Faculdade de Medicina;

4. a proporcionalidade dos itens demandados;

5. a vinculação dos itens solicitados a aspectos do planejamento institucional da FMUFMG.

Tarefa 3. Criar documento de formalização da demanda (DFD) para os itens priorizados Considerados pertinentes, o SETOR REQUISITANTE deverá incluir no PGC, por meio do Portal Comprasnet, os itens apresentados pelo SOLICITANTE.

O responsável no SETOR REQUISITANTE cadastrado no PGC deverá seguir as orientações constantes do Passo a Passo disponibilizado pelo Ministério da Economia e em caso de dúvidas entrar em contato com o Setor de Compras enviando mensagem para xxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx .

Considerando o Passo a Passo supracitado, as principais instruções são encontradas nas seguintes páginas.

Páginas

Ação

Participante(s)

1-2

Acessar o Comprasnet

• Setor requisitante (pessoa habilitada para acesso ao PGC)

• Setor de contratações (Setor de Compras)

• Setor técnico (Centro de Informática em Saúde)

• Autoridade competente (Diretoria)

20-64

Criar documento de formalização da demanda (DFD)

Setor requisitante (pessoa habilitada para acesso ao PGC)

Na tela de criação do DFD os campos do documento deverão ser preenchidos por seção (canto esquerdo da tela como indicado na figura abaixo).

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Nota! Recomenda-se aos setores requisitantes que seja criado apenas um documento de formalização da demanda (DFD) por solicitante, sendo que o DFD poderá contemplar todo o tipo de material e, ou, serviço, incluindo itens relacionados à tecnologia da informação e comunicação e também a obras.

Seção 1 – Informações Gerais

Data prevista para a conclusão do processo: Indicar a data prevista (desejada) para assinatura do contrato, ata de registro de preços ou emissão do empenho. Preferencialmente não indicar nenhuma data no intervalo entre 1º de janeiro e 1º de março.

Área requisitante: De acordo com o inciso II do Decreto 10.947/2022, a área requisitante é a unidade responsável por identificar a necessidade de contratação de bens, serviços e obras. Caso sua área requisitante não apareça na lista, entre em contato com o Setor de Compras solicitando a inclusão.

Descrição sucinta do objeto (máximo de 200 caracteres): Descrever sucintamente os objetos ou grupos de objetos a serem contratados, por exemplo: Caneta esferográfica na cor preta (ou materiais de escritório), Oftalmoscópio (ou aparelho de medição médico-hospitalar), Serviço de dedetização, Manutenção de equipamento scanner, Contratação de serviço de dosimetria, etc.

Prioridade: Selecionar entre as opções Baixa, Média ou Alta, sendo que ao selecionar a opção Alta será obrigatório o preenchimento do campo "Justificativa de prioridade".

Justificativa de prioridade: Preenchimento obrigatório quando a prioridade Alta for selecionada no campo anterior. A justificativa deverá estar embasada em planejamento prévio ou condicionada à demonstração da correlação com atividade essencial ao funcionamento das atividades de ensino, pesquisa e extensão da FMUFMG.

Seção 2 – Justificativa da necessidade

Esta seção é composta por uma página em branco onde deverão ser apresentadas as justificativas da necessidade de aquisição dos bens e, ou, contratação dos serviços que serão listados na Seção 3.

As justificativas devem contemplar as razões de fato e de direito que fundamentam a demanda dos produtos ou do serviço que se pretende contratar. Mesmo parecendo óbvio, a experiência na ação de controle tem demonstrado que não são raras as aquisições de objetos supérfluos, incompatíveis com a finalidade pretendida, ultrapassados, superdimensionados e até mesmo inúteis.

O atendimento desse requisito se faz pela resposta às seguintes perguntas, pelo menos:

1. Por que é necessária a aquisição do produto/contratação do serviço?

2. Qual o consumo previsto?

3. Que quantidade precisa?

4. Como vai utilizar?

5. Quais os benefícios diretos e indiretos que resultarão da aquisição ou contratação pretendida?

Na apresentação da justificativa deve ficar claro que o objeto solicitado não decorre de pretensão particular, mas sim que vai ao encontro das necessidades e políticas da Instituição e de seus Cursos, pois a formulação de pedido no Setor Público com a aplicação de recursos públicos envolve responsabilidade para com a Instituição, bem como para com a sociedade. Deve-se evitar justificativas simples, como “Justifica-se a aquisição do objeto X para as aulas práticas do curso Y”.

Seção 3 – Materiais/Serviços

Nesta seção deverão ser incluídos um a um dos itens apresentados pelo solicitante quando do preenchimento da Planilha PCA_PGC (Tarefa 1).

Na imagem abaixo

• o numeral UM indica onde clicar para adicionar itens ao DFD

• o numeral DOIS indica onde clicar para conferir os itens adicionais ao DFD, sejam eles materiais ou serviços.

Nessa mesma tela é possível a partir da coluna “Ações” editar os detalhes de cada item e, ou, excluir determinado item.

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Após clicar em “Adicionar”, ao encontrar o item desejado, deve-se indicar como demonstrado na imagem abaixo

1. a unidade de fornecimento;

2. a quantidade solicitada; e

3. o valor unitário do item.

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Seção 4 - Responsáveis

Deverão ser identificados com nome, CPF e cargo ou função os responsáveis pelo DFD, considerando

· Se o setor requisitante optar pela criação de um DFD por solicitante, então deverão ser listados como responsáveis o solicitante (pessoa que apresentou a demanda) e o requisitante (pessoa que está elaborando o DFD).

· Se o setor requisitante optar pela criação de um único DFD que integre as demandas de todos os solicitantes do departamento/setor, então deverão ser listados como responsáveis o chefe do departamento/setor e o requisitante (pessoa que está elaborando o DFD).

Seção 5 – Acompanhamento

Esta seção não é de preenchimento opcional e não compõe o DFD em si. Ela pode ser usada para adicionar observações necessárias ao acompanhamento do documento.

Ao finalizar o preenchimento, deve-se clicar em Enviar DFD para que o documento seja analisado pelos setores técnico e de contratações.

Tarefa 4. Submeter para análise do setor técnico

Quando entre os itens incluídos no DFD houver a demanda por materiais ou serviços de tecnologia da informação e comunicação o SETOR REQUISITANTE deverá enviar o documento via PGC para análise do setor técnico, que na Faculdade de Medicina corresponde ao Centro de Informática em Saúde (CINS).

Tarefa 5. Analisar e aprovar a demanda se pertinente

O titular do CINS, ou as pessoas por ele indicadas, deverá avaliar as demandas apresentadas pelo SETOR REQUISITANTE no PGC, considerando, entre outros aspectos que julgar necessários,

1. a pertinência da solicitação;

2. a aderência do pedido ao planejamento de TIC da Faculdade de Medicina;

3. a adequação/padronização da especificação técnica dos itens;

4. a proporcionalidade dos itens demandados.

Se necessário nesta etapa o CINS poderá solicitar ao setor requisitante ajustes do documento de formalização da demanda.

Tarefa 6. Enviar para o setor de contratações

Não havendo entre os itens incluídos no DFD a demanda por materiais ou serviços de tecnologia da informação e comunicação, o SETOR REQUISITANTE deverá enviar o documento via PGC para análise do setor de contratações, que na Faculdade de Medicina corresponde ao Setor de Compras.

No caso do CINS, o(s) DFD(s) deverão ser igualmente encaminhados pelo PGC para análise do setor de contratações.

Tarefa 7. Agrupar os itens dos DFDs em processos de contratação

O Setor de Compras deverá avaliar e, se for o caso, corrigir os dados constantes dos itens cadastrados no PGC pelo Setor Requisitante. Eventualmente o Setor de Compras poderá devolver o DFD para ajustes pelo Setor Requisitante.

Nesta etapa, o Setor de Compras deverá agrupar os itens de todos os DFDs em processos de contratação, considerando a classe e a especificação dos itens mesmo quando demandados por diferentes setores requisitantes com o objetivo de otimizar os processos de aquisição/contratação.

Nome	Responsabilidade	Setor	Unidade SEI	E-mail
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx	Setor técnico de TIC	CINS	MEDICINA-CIN	xxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx
Xxxxxxxx Xxxx	Setor de Contratações	Setor de Compras	MEDICINA-SCO	xxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx
Cleverson Pena	Gerência Administrativa	Superintendência	MEDICINA-SAD	xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx
Xxxxxxxx Xxxxx	Xxxxxx orçamentária e financeira	Diretoria	MEDICINA-DIR	xxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx
Xxxxx Xxxxx	Xxxxxxxxxx do guia	Superintendência	MEDICINA-SAD	xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx
Wander Custódio	Controle de acesso ao PGC	DLO/PRA	MEDICINA-DCO	xxxx@xxx.xxxx.xx

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