Åtgärder för riskhantering. Fysioterapeuterna upprätthåller lämplig säkerhet för personuppuppgifterna, inbegripet skydd mot obehörig eller otillåten behandling, förlust, förstöring och skada. Säkerheten upprätthålls med hjälp av organisatoriska och tekniska åtgärder, som utbildning för anställda som arbetar i systemet, tydliga instruktioner för dem som hanterar personuppgifter, behörighetssättning, brandväggar, krypterad kommunikation osv. Fysioterapeuterna har tydliga gallringsrutiner och riktlinjer för uppgiftsminimering. Uppgifterna sparas endast så länge som de behövs. När uppgifterna inte längre behövs raderas de, om inte annat krävs enligt lag. Fysioterapeuterna bedömer därmed att risken för registrerades fri- och rättigheter är försumbar.
Åtgärder för riskhantering. Fysioterapeuterna har en intern handbok avseende hantering av känsliga personuppgifter. Av dokumentet framgår bland annat att känsliga personuppgifter under inga omständigheter får skickas via mejl, om inte vissa åtgärder som anonymisering eller kryptering först vidtagits. Uppgifterna förvaras på ett säkert sätt och med tydliga behörighetsrutiner. Personuppgifterna förvaras i pärmar i ett låst arkivskåp/liknande som endast förhandlingsansvarig och, i de fall där denna person av någon anledning inte kan fullgöra sitt uppdrag, annan facklig representant med behörighet att förhandla åt Fysioterapeuterna i den aktuella frågan. Eller, Uppgifterna förvaras i särskilda mappar under ett särskilt utrymme på arbetsgivarens dator eller på extern hårddisk. Utrymmet är låst till förmån för den förhandlingsansvarige och i fall där den ansvarige inte kan fullgöra uppdraget annan behörig förtroendevald med behörighet att förhandla åt Fysioterapeuterna i den aktuella frågan. Utrymmet är särskilt markerat så att det för arbetsgivaren tydligt framgår att det innehåller känslig och konfidentiell facklig information. Den person som tillfälligt ersätter den förhandlinsgasvarige vid ex sjukdom har endast behörighet att ta del av den aktuella pärmen/mappen och äger ej tillgång till hela systemet. I övrigt upprätthåller Distriktet lämplig nivå av säkerhet för uppgifterna som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Mot ljuset av ovanförda resonemang bedömer Distriktet att risken för registrerades fri- och rättigheter är liten.
Åtgärder för riskhantering. Fysioterapeuterna har utarbetat ”Riktlinje personuppgiftshantering via e-post” som är kopplade till en Säkerhetspolicy. Distriktet skickar som huvudregel inte känsliga personuppgifter via mejl. Om det ändå sker anonymiseras uppgifterna. Uppgifterna kan även undantagsvis skickas genom mejl med krypterade filer och på sikt även krypterade mejl. Av Fysioterapeuternas GDPR-rutiner för anställda och förtroendevalda framgår bland annat att förtroendevalda inte ska använda sig av privata e-postadresser i sin fackliga verksamhet. Medlemmar uppmuntras regelbundet att uppdatera sina uppgifter, inklusive sin mejladress, och kan göra så på Fysioterapeuternas webbplats genom att logga in med BankID eller genom tvåfaktorsautentisering. Detta bidrar till att förbundet kan upprätthålla kravet på uppgifternas korrekthet samtidigt som källan för informationen säkerställs. Fysioterapeuterna gör en samlad bedömning att risken för registrerades fri- och rättigheter är liten.
Åtgärder för riskhantering. Distriktet behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga för ingåendet och fullföljandet av det avtal som kursanmälan avser. Uppgifterna raderas när de inte längre behövs. Uppgifterna om hälsa anonymiseras så att exempelvis en kursgård inte får reda på vilka personer som lider av matallergier utan endast hur många personer (antalet) som önskar specialkost. Mot bakgrund av detta bedömer Distriktet risken för registrerades fri- och rättigheter som försumbar.
Åtgärder för riskhantering. Fysioterapeuterna har tydliga rutiner för publicering av personuppgifter på sin hemsida, nyhetsbrev och liknande samt rutiner för uppdatering och gallring av uppgifter. Exempelvis publiceras inte uppgifter om lokalt förtroendevalda på den del av förbundets hemsida som är tillgänglig för allmänheten, det vill säga utan inloggning. Fysioterapeuterna bedömer därmed risken för registrerades fri- och rättigheter som försumbar.
Åtgärder för riskhantering. Fysioterapeuterna har beslutat att inte lämna ut några personuppgifter i samband med löneöversyner och revisioner utan att endast bekräfta facklig tillhörighet när enskilda arbetsgivare gör en förfrågan hos Distriktet. Fysioterapeuternas anställda och förtroendevalda ska vidare, som huvudregel, inte bekräfta uppgifterna via e-post.