Övriga iakttagelser. Av ekonomikontorets dokumenthanteringsplan framgår även att register över leverantörer, entreprenörer och konsulter samt register över varuslag finns i elektronisk form i Avantra- katalogen. Planerat utvecklingsarbete avseende avtalshantering är att samhällsbyggnadskontoret ska ta fram avtalsmallar. Inom tekniska förvaltningen ska alla avtal läggas in i avtalsdatabasen Avantra. För de avtal som inte finns inlagda i Avantra ska bevakningsdatum läggas in i kommunstyrelsens diariesystem. Vi noterar att de skriftliga rapporterna från tekniska utskottet till kommunstyrelsen bl.a. inne- håller information om pågående större upphandlingar och avtalsförändringar.
Övriga iakttagelser. Avtalen med de enskilda verksamheterna omfattar bl.a. försäkringar, samverkan gällande personalens kompetensutveckling, öppethållande, skolbarnomsorg, att de följer kommunens riktlinjer, tystnadsplikt etc.
Övriga iakttagelser. Enligt uppgift har det inte upprättats några avtal med miljö- och byggnadsnämnden.
Övriga iakttagelser. Förslag till förbättringsområden som lämnats från socialförvaltningen är att lägga upp avtalen i förvaltningens ärendehanteringsprogram så att de blir sökbara och möjlighet till bevakning av avtalstider skapas. Ytterligare ett förbättringsområde är att skapa riktlinje för avtalshantering som anger hur förvaring, bevakning, uppföljning samt anmälan och återrapportering till nämnd ska hanteras för respektive avtalstyp.
Övriga iakttagelser. Det har inte upprättats några avtal med överförmyndarnämnden. Avtalsfrågor sköts av verk- samhetschefen. Det finns inte några riktlinjer för hantering av avtal. Vid upphandlingar följer bolaget kommu- nens upphandlingspolicy. Vid styrelsens konstituerande möte i juni kommer dock ett förslag till upphandlingspolicy att behandlas. I ett bolag är det alltid firmatecknaren som tecknar avtal. Styrelsen beslutar utifrån de restrik- tioner som bolagsordningen anger. Av bolagets registreringsbevis framgår vem som är firma- tecknare. Firmatecknare framgår även av bolagsordningen. Bevakning av löptid sker manuellt. Det sker ingen systematiserad uppföljning av avtal. Vice ordförande ansvarar för den löpande bevakningen och uppföljningen av avtal. När avtal tecknats behandlas de löpande av styrelsen vid omförhandlingar, förnyelse eller andra frågeställningar. Uppföljning sker utifrån förfråg- ningsunderlag. Avtalen förvaras i särskild pärm på kultur- och fritidsförvaltningen. Enligt nuvarande rutin regi- streras inte avtalen i diariet. Eftersom avtalen hålls ordnade så att de är lätta att hitta igen finns inget absolut krav på att de ska registreras. Däremot skulle det underlätta återsökningen av avtal och även bevakningen av dessa om de fanns registrerade och inskannade i diariet.
Övriga iakttagelser. Avtalsfrågor tas upp till styrelsen vid behov samt tas även upp i VD-rapporten till styrelsens möten. Tidigare fanns en sammanställning över löpande avtal. Tankar finns om att upprätta en sådan igen vilket skulle underlätta bevakning av löptid samt även vara bra underlag i samband med rapportering till styrelsen. Vid det konstituerande styrelsemötet i juni kommer samtliga styrdokument att gås igenom.
Övriga iakttagelser. Avtal gällande större upphandlingar och årsupphandlingar tas upp i styrelsen. Förändringar gällande elavtal rapporteras alltid till styrelsen. Rapportering till styrelsen sker genom VD- brevet. Principiella utgångspunkter för hantering av avtal/upphandling har redovisats. Dessa gäller främst upphandling. Då behov föreligger p.g.a. avtalets/upphandlingens art (juridisk, teknisk, ekonomisk) anlitas utomstående kompetens för upprättande av förfrågningsunderlag samt för utvärdering, granskning och kontraktstecknande. Av styrelsens arbetsordning (fastställd 2010-06-04, § 24) framgår ansvarsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören avseende tecknande av avtal samt bevakning av ingångna avtal. Rätt att teckna avtal framgår även av bolagets attestbestämmelser. Utöver ovanstående har VD lämnat speciell rättighet för inköp, avtalsbildning till utpekad personal genom fullmakter. Handläggare för respektive avtal ansvarar för att bevaka att tecknat avtal innehålls, både från BEAB:s sida samt från leverantören. Handläggare svarar även för bevakning av avtalstid, upp- sägning samt förlängning. Uppföljning av avtal görs i samband med att upphandling ska göras. Då följer man upp det gällande avtalet utifrån kravspecifikationen. Huvudregeln är att alla avtal diarieförs. Därigenom blir de även enkelt sökbara.
Övriga iakttagelser. Bolagsstyrelsen informeras löpande (vid varje sammanträde) om väsentliga avtal. Exempel på sådan information gäller bränsleavtal (gällande avtal, löptider, aktuella förfrågningar, pris- utveckling, försörjningssituation på kort och längre sikt), pågående investeringar, pågående upphandlingar, prisutveckling för elhandel, övriga avtalsfrågor som har betydelse för bolaget. Bolagsstyrelsen får löpande uppföljning av återkommande avtalsfrågor som har betydelse för bolaget, t ex bränsleavtal, avtal för additiv (tillsatsämnen), leveransavtal för fjärrvärme m.m. Bolagsstyrelsen informeras även vid speciella avtalsfrågor som inte behöver ha någon större ekonomisk betydelse för bolaget, men som kan ha ett allmänintresse i övrigt. I VD:s rapport till styrelsen ges i aktuella fall lägesrapporter beträffande avtal.
Övriga iakttagelser. I några avseenden innehåller NL 09 regler som saknas i AA VVS 09. Dessa är bl.a.: De utfyllande reglerna i NL 09 punkterna 5- 8 om s.k. leveransprov, d.v.s. provningar av godset hemma hos säljaren före leverans vid vilka köparen medverkar. Dessa blir dock endast aktuella i den mån parterna kommit överens om att sådana prov skall utföras. De relativt detaljerade reglerna i NL 09 punkterna 15 – 16 om köparens underlåtenhet att ta emot godset (jfr den mer kortfattade regeln i AA VVS 09 punkt 23). Regeln i NL 09, punkt 20, om att godset förblir säljarens egendom till dess det är fullt betalt. NL 09, punkt 29, enligt vilken köparen skall bära de merkostnader för avhjälpande av fel som säljaren orsakas för att godset befinner sig någon annanstans än den i avtalet angivna bestämmelseorten. C:\Documents and Settings\tejcn\Desktop\AA VVS 09 och NL 09.docx