Allmän avropsvägledning
Allmän avropsvägledning
Möbler återbruk inkl tillhörande tjänster 2021 Delområde D IT-plattform
Innehåll
2 Får ni använda er av ramavtalet? 3
3 Omfattning och avtalstid för delområdet 4
5 Vilka tjänster kan ni beställa? 4
5.1.1 Avveckling eller överföring 5
7.1 Förnyad konkurrensutsättning (FKU) 6
7.1.1 Krav och kriterier för att utse leverantör 6
7.1.4 Genomför beställningen 8
8 E-handel och elektronisk kommunikation 8
14 Gick det inte som ni tänkt er? 9
1 Inledning allmänt
Denna vägledning är ett stöd för hur avropande myndigheter genomför avrop. Avropande myndigheter är fria att utforma sina avrop hur de vill så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU).
Vi rekommenderar att ni läser igenom kontraktsvillkoren vid behov för mer detaljerad information. Dessa villkor gäller mellan er som kund och leverantör oavsett om ni åberopat dem vid avrop eller inte. Ni hittar dem på inköpscentralens webb under fliken
”stöddokument”
Detta är ett hållbart ramavtal eftersom det syftar till att införa cirkulära möbelflöden och därmed minska resursförbrukningen och klimatpåverkan från offentlig sektor. Genom att välja begagnade möbler istället för att köpa nya minskar man sitt klimatavtryck och användningen av viktiga jungfruliga naturresurser.
Ramavtalet omfattar produkter, och tillhörande tjänster, som kan användas när ni ska inreda era lokaler och där ni beslutat att återbrukade inventarier ska användas. Här kan ni köpa produkter till främst kontors- och lobbymiljöerna men om tillgången finns även till andra utrymmen.
Ramavtalet täcker allt från stöd vid förarbete/förstudie, inventering, inredningsförslag/gestaltning, projektledning till genomförande i form av att kunna renovera befintliga möbler, dela möbler internt genom modernt IT-stöd, hyra eller köpa återbrukade möbler från återförsäljare samt avyttra möbler tillbaka till leverantörerna så att dessa möbler kan renoveras och säljas vidare.
Ramavtalet är uppdelat i fem stycken avtalsområden:
A Försäljning/uthyrning samt närliggande tjänster B1 Möbelrenovering
B2 Möbeltapetsering
C Projektledning
D IT-plattform (som denna vägledning avser)
2 Får ni använda er av ramavtalet?
I ramavtalsbilaga 01 ”Avropsberättigade parter” framgår det vilka organisationer som får beställa produkter och tjänster från ramavtalet. På inköpscentralens hemsida för ramavtalet (härefter ramavtalssida) under fliken ”stöddokument” hittar ni även denna information.
Innan ni börjar använda avtalet gör ni en avropsanmälan, på samtliga eller enstaka avtalsområden.
3 Omfattning och avtalstid för delområdet
Avtalet gäller i 4 år, från 2022-03-01 till och med 2026-02-28. Inköpscentralen har rätt att säga upp det efter 18 månader, med 6månaders framförhållning.
Vägledningen avser delområde
D IT-plattform
Det är sju (7) ramavtalsleverantörer på delområdet. Under fliken ”stöddokument” på
ramavtalets websida kan ni läsa vilka leverantörer ni kan avropa från.
D - IT-plattform delning av möbler (leverantörer nationellt)
IT-stöd för att främja cirkulär möbelhantering samt stöd vid införande av cirkulär möbelhantering
o Molnbaserad plattform med databas för registrering av möbler samt möjlighet till delning av möbler inom er organisation eller samarbete med andra offentliga organisationer
o Stöd vid införandet av cirkulär möbelhantering
o Möjlighet att kravställa en funktion för en handelsplats där era egna avtalsleverantörer kan ladda upp möbler till försäljning
4 Hur funkar ramavtalet?
Ni utser leverantör för varje enskilt avropstillfälle. Ni som kund måste först ta ställning till:
1. vilket behov har ni vid avropstillfället
Man avropar genom förnyad konkurrensutsättning (FKU) vilket innebär i korthet att ni tillfrågar samtliga leverantörer genom att beskriva sitt behov och utifrån anbudssvaren utser den leverantör som ger det bästa erbjudandet utifrån ert beskrivna behov.
Se mer information om avropsmodellen under punkt 7.
5 Vilka tjänster kan ni beställa?
Inom detta område kan ni avropa ett IT-stöd i form av en molnbaserad portal där ni kan registrera möbler i en inventariedatabas, för att därifrån kunna dela/överta möbler med andra inom er organisation/samarbeten*
I samband med det kanske ni behöver stöd vid införandet av cirkulär möbelhantering till exempel med syfte, mål och utbildning för er personal.
Ni väljer vilka tjänster ni har behov av. Tjänsterna är till exempel men ej uteslutande
• Teknisk implementering av plattform
o Anpassningar och driftsättning
o Projektplanering
• Funktioner, grundläggande
o App och/eller webblösning på PC/mobil
o Driftsäkerhet
o Investeringsstöd och delningstjänst
o Boka och söka produkter
o Kommunikation med externa leverantörer
o Statistik
• Service support och utbildning
o Bemannad support
o Utbildning
• Införande av cirkulär möbelhantering med stöd av plattformen
o Förstudie
o Förslag på riktlinjer/policy, införandeprojekt och kommunikation
o Förslag på sysselsättningsfrämjande åtgärder
o Förslag på hur inventering bör ske
Om leverantören har namngett en eller flera personer som är särskilt viktiga för att utföra tjänsten hos er, får de inte byta ut dessa utan att ni godkänt det. Om utbyte sker, ska den nya personen ha motsvarande kompetens.
*Med samarbeten menas andra upphandlande myndigheter (juridiska personer) som går samman för att kunna ha utbyte med varandra. Det är ert ansvar att utreda om ett sådant samarbete är möjligt
5.1.1 Avveckling eller överföring
Om tjänsten ska avvecklas eller överföras ska leverantören kostnadsfritt hjälpa, planera och genomföra så att tjänsten lämnas över till ny leverantör eller avvecklas, i nära samarbete med er som kund.
Läs mer kring avtalsområdet i FFU kapitel 21 och kontraktsvillkoren.
6 Priser och rabatter
De priser som gäller finns publicerade på ramavtalets websida i form av prisbilagor. För samtliga presenterade priser:
• För köp genom FKU innebär att priserna är takpriser, dvs max-pris
• Inga ytterligare kostnader ska tillkomma
Ramavtalspriserna får ändras 1 gång/år. Ändrade ramavtalspriser gäller för beställningar som görs efter att prisändringen har börjat gälla. För de beställningar ni lagt och kontrakt ni tecknat är priserna fasta.
Undantag
Om ni har längre kontrakt/beställning (minst 12 mån) har både ni och leverantören rätt att begära prisjustering efter 12 månader. Denna justering får sedan göras var 12e månad under hela kontraktstiden. Villkoren för detta finns i kontraktsvillkoren.
7 Hur gör ni ett avrop?
7.1 Förnyad konkurrensutsättning (FKU)
Avropet ska avgöra vilken leverantör som bäst tillgodoser ditt behov och får då beställningen. Alla leverantörer inom avtalsområdet får då möjlighet att konkurrera med varandra och lämna skriftliga offerter. Tänk på att varje offert är sekretessbelagd tills ni har fattat ert beslut.
Priserna för tjänsterna får inte överstiga publicerade prisbilagor, som då är takpriser att förhålla sig till. De faktiska priserna kommer i leverantörernas offerter. Inga kostnader utöver vad ni frågat efter får tillkomma.
Inför avropet tar ni fram en skriftlig förfrågan som beskriver ditt behov och hur valet av leverantör kommer att gå till. De krav ni anger och hur din utvärdering kommer att ske visar vad ni tycker är viktigt för att ditt behov ska uppfyllas. ni behöver ge leverantörerna tillräckligt med tid för att lämna offerter. ni väljer den eller de leverantörer som bäst tillgodoser ert behov utifrån era krav.
Förfrågan bör minst innehålla:
• Vilka tjänster och funktionsmål ni har behov av
• Önskad leveranstid och leveransadress (vid behov av fysiska möten)
• Senast tid för inlämning av offert
• Kontaktperson hos er
• Hur ni kommer bedöma offerten, på vilka grunder (se nedan)
7.1.1 Krav och kriterier för att utse leverantör
En- eller flera av dessa parametrar kan ni precisera i er förfrågan, eller om nödvändigt komplettera ramavtalets villkor med, för att kunna utse vinnande leverantör.
Parametrarna är inte rangordnade och kan formuleras som antingen obligatoriska krav
eller utvärderingskriterier (mervärde). Det ska vara tydligt för leverantörerna vilka av dessa kriterier som ska vara uppfyllda och på vilket sätt ni ger respektive kriterie mervärde för att kunna särskilja offerterna.
7.1.1.1 Avtalsområde D
a) Tjänster och utbildning som är anpassade utifrån era specifika behov
b) Funktioner som beskrivits som utvärderingskriterier i upphandlingen
a. Fördjupad statistik
b. Informera om kommande delning
c. QR-kod
d. Behovsavisering
e. Single sign on (SSO)
f. Marknadsplats för externa återbruksleverantörer
g. Inspelat utbildningsmaterial
h. Beskrivning hur införandet av cirkulär hantering ska genomföras
c) Utveckling av funktioner i plattformen utifrån era specifika behov
d) Andra former av prissättning än timpris och pristak
e) Leverantörens kompetens och erfarenhet som kan verifieras te x med referensuppdrag och/eller CV
f) Leverans- och faktureringsvillkor
g) Totalpris till exempel pris för tjänst för viss period, utbildning/stöd etc
När sista svarsdag har passerat kan ni öppna och läsa inkomna offerter Offerterna ska registreras i ett protokoll. När ni utvärderat offerterna och kommit fram till vilken leverantör som utsetts för uppdraget ska ni skriftligt meddela alla leverantörer inom det/de aktuella avtalsområden ert val och skälen till detta. Gäller även de leverantörer som inte har lämnat offert. Inköpscentralen rekommenderar ert att tillämpa s k frivillig avtalsspärr innan kontrakt tecknas.
Offerternas innehåll omfattas av sekretess tills beslut är fattat och kommunicerat om vilken leverantör som utsetts för uppdraget. Det innebär att endast berörda personer i er organisation ska ha tillgång till informationen.
Om ingen offert motsvarar villkoren i er förfrågan ska ni skriftigt meddela alla leverantörer att ingen tilldelning kommer att ske. Om ni inte kan genomföra FKU eller måste avbryta och göra om förfrågan p g a oförutsedda händelser (till exempel budgetjusteringar, ändrade förutsättningar) ska ni meddela detta skriftligt till alla leverantörer.
Kontrakt tecknas med den leverantör som lämnat det bästa avropssvaret utifrån de villkor som ni angett.
Kontraktet måste tilldelas och beställning måste genomföras innan ramavtalet upphör men leveranserna kan ske även efter att ramavtalet upphört att gälla. Kontraktet får löpa som längst 1år efter att ramavtalet upphört att gälla.
Kontakta leverantören och beställ produkterna och tjänsterna enligt avropsförfrågan och kontraktet.
8 E-handel och elektronisk kommunikation
Leverantörerna ska kunna kommunicera med er, om ni har det behovet, på ett eller flera sätt:
• via PEPPOL-nätverket, eller
• via er operatör, eller
• via er leverantörsportal - ska vara kostnadsfri för leverantören
9 Orderbekräftelse
Bekräftelse ska skickas till er via epost eller post inom två arbetsdagar från beställningstillfället. Den ska minst innehålla beställda tjänster, priser och beräknad leveranstid.
10 Säkerhet
Om ni har krav, instruktioner och föreskrifter om till exempel säkerhetsskydd måste leverantören följa dessa. Viktigt att ni då anger det i er förfrågan, så leverantören får vetskap om detta i tidigt skede.
Ni kan till exempel ställa specifika krav och förtydliganden kring informationssäkerhet baserat på er informationsklassning eller krav vid tillträde till era lokaler. Ni har även rätt att ställa krav kring sekretess och personuppgifter.
Ni har rätt att teckna ett säkerhetsskyddsavtal med leverantören innan uppdraget påbörjas. Kontakta er säkerhetsavdelning och rådgör, om ni är osäkra på om detta behövs eller inte.
11 Kundtjänst
Varje leverantör har en kundtjänstfunktion som hjälper er med beställningar och dina frågor rörande fakturor, leveranser, reklamationer och rådgivning. ni kan kontakta kundtjänst helgfria vardagar mellan kl. 08 och 16 via telefon, mail eller genom leverantörens websida.
Du hittar kontaktuppgifterna på inköpscentralens avtalsweb, under respektive leverantör.
12 Fakturering
Fakturering ska ske elektroniskt enligt Peppol BIS Billing 3 eller av SFTI senast rekommenderade meddelandeversion
Fakturan ska skickas senast 30 dagar efter leverans och betalas senast 30 dagar efter det.
Fakturan ska innehålla det som ni kommit överens om, förutom de lagstadgade uppgifterna. Den ska även innehålla de delar som ev har utförts av annat företag i leverantörens ställe.
Ytterligare information finns i kontraktsvillkoren
13 Inköpsstatistik
Ni kan kostnadsfritt begära in statistik på era beställningar från leverantörerna, tidsintervall tidigast per kvartal. Den ska vara uppdelad per kostnadsställe och innehålla det ni köpt inom ramavtalet. Redovisas enligt den mall som är publicerad på ramavtalets avtalsweb.
14 Gick det inte som ni tänkt er?
Om ni upptäcker att ni gjort en felbeställning ska ni kontakta leverantören omedelbart och leverantören ska om möjligt kunna korrigera den. Leverantören har rätt till ersättning för faktiska kostnader och eventuell förlust.
Om leverantören i god tid informerar om förseningen (1 arbetsdag efter planerat leveransdatum), har ni möjlighet att godkänna eller avböja det nya datumet.
Efter en viss tids försening har ni rätt att begära vite (en form av böter) av leverantören, på den del som är försenad och per påbörjad period. Det är olika nivåer på vitet.
Läs mer i kontraktsvillkoren.
Ni måste meddela leverantören inom 30 kalenderdagar från det att ni upptäckte felet.
Om en tjänst är felaktig och inte motsvarar det ni förväntat er, har leverantören ansvar att åtgärda felet. Om åtgärden blir försenad har ni rätt till vite.
Läs mer i kontraktsvillkoren
Ni har rätt att häva hela eller delar av köpet på flera grunder. Detta är några exempel:
• Leverantören upprepat bryter mot ert kontrakt/beställning
• Fel på tjänst som inte går att åtgärda
• Leveransförsening kvarstår, trots vite
• Leverantören fakturerat för hög kostnad och inte åtgärdat felet inom 3 veckor
• Leverantören inte åtgärdat påtalat fel inom 30 dagar och felet hade inneburit att de egentligen inte skulle haft beställningen alls från er
• Leverantören överlåtit kontraktet med er till annan part utan att ni godkänt det
Om ni vid något tillfälle behövs häva ett köp med en leverantör har ni rätt att undanta denna leverantör vid framtida avrop.
Ni kan då även ha rätt att begära skadestånd, beroende på skada. Läs mer i kontraktsvillkoren