Samverkansavtal om gemensam tjänstemannaorganisation för tillstånd och tillsyn enligt alkohol
Samverkansavtal om gemensam tjänstemannaorganisation för tillstånd och tillsyn enligt alkohol
D 20:4
Dokumentet gäller för: Ystad- Österlenregionens miljöförbund | Gäller fr.o.m.–t.o.m.: 2020-02-20 och tillsvidare | Fastställd av: Kf 2020-02-20 § 26 Ersätter: | För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige |
Ärendenummer: Ks 2019/191 | Ansvarig för uppdatering: Respektive kommun | Tillhör Ystads kfs: Reglemente | |
Parter
Detta avtal reglerar samarbetet mellan Ystad-Österlenregionens miljöförbund (organisationsnummer 222000–2626), nedan kallad värdorganisation, samt Simrishamns kommun (212000–0969), Sjöbo kommun (212000–1090), Tomelilla kommun (212000–0886) och Ystads
kommun (212000–1181).
Bakgrund
De fyra kommunerna avser att genom värdorganisationen köpa tjänster avseende gemensam tjänstemannaorganisation för tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen i kommunerna.
Den gemensamma organisationen handlägger samtliga ärenden fram till beslut men även av efterarbetet. Respektive kommun fattar sina egna myndighetsbeslut och styr med sin egen delegationsordning vem som fattar beslut.
Syftet med samarbetet är att gemensamt utnyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet och uppnå kostnadseffektivitet.
Arvoden och ersättningar gällande beslutsfattande ingår inte i samarbetet utan för detta svarar respektive samarbetskommun. Samarbetande kommuner som omfattas av detta avtal bör utforma gemensamma riktlinjer och avgifter.
§ 1 Omfattning
För samarbetet ska det finnas en gemensam organisation med ansvar för följande:
- Samtliga arbetsuppgifter gällande utredning, tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen.
- Förbereda beslut som kommunerna ska fatta enligt alkohollagen.
- Den gemensamma organisationen ansvarar för dokumentation.
- Den gemensamma organisationen ansvarar för att krögare, restauranganställda och vakter erbjuds utbildning.
- Representera samarbetskommunerna i nätverk med mera där alkoholhandläggare utgör målgrupp.
- Fullgörande av i framtiden samtliga ställda lagkrav för tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen.
§ 2 Organisation/ansvarig arbetsgivare
Värdorganisationen ansvarar för den gemensamma organisationen och den ingår i värdorganisationens ordinarie organisation. Anställningsmyndighet för de tjänstemän som ingår i den gemensamma organisationen är således Ystad-Österlenregionens Miljöförbund. Den gemensamma organisationen har sitt arbetsställe och säte i Tomelilla.
§ 3 Bemanning och organisationsplan
Värdorganisationen avgör vilken bemanning som krävs för att genomföra uppdraget.
§ 4 Akter/register
Akter ska förvaras av värdorganisationen. Då ärendet upphört ska dokumentakt i enlighet med gällande dokumenthanteringsplan överlämnas till centralarkiv i respektive samarbetskommun. Datasystem och register som förs av den gemensamma organisationen ska ständigt uppdateras.
§ 5 Budgetprocess
Överläggningar ska ske mellan värdorganisationen och kommunerna innan kommunerna fastställer respektive kommuns årsbudget.
Årsbudget för nästkommande år ska årligen fastställas av värdorganisationen senast under oktober månad, om inte synnerliga skäl föreligger. Denna ska innehålla årsbudget och plan för verksamheten och ekonomin de två därefter följande budgetåren.
§ 6 Underlag för kostnadsfördelning
Värdorganisationen upplåter nödvändiga lokaler och utrustning samt svarar för erforderliga investeringar avseende lös egendom. Vidare ansvarar värdorganisationen för att ta emot ansökningsavgifter och debitera tillsynsavgifter. I underlag för budget ska samtliga beräknade intäkter och de kostnader/investeringar tas upp som ska fördelas mellan kommunerna.
Det noteras att arvoden och kostnadsersättningar gällande politiska beslut inte omfattas av samarbetet, utan för detta svarar respektive kommun. Kommunerna står även för andra egna kostnader direkt hänförliga till politiskt ansvarsområde såsom utbildningsmaterial m.m.
§ 7 Kostnadsfördelning
Underskottet för verksamheten (den gemensamma organisationens kostnader minus inkomna avgifter) ska fördelas mellan de fyra kommunerna utifrån respektive kommuns totala andel av serveringstillstånden. Vid senaste avstämningen, 31 augusti 2019, var fördelningen följande:
Simrishamns kommun 34%
Sjöbo kommun 12%
Tomelilla kommun 13%
Ystads kommun 41%
Fördelningsnyckel ska årligen ses över i samband med framtagande av budget och justeras med hänsyn till det faktiska antalet ärenden i respektive kommun under innevarande år.
§ 8 Ersättning
Ersättning ska betalas av kommunerna i förskott per tertial mot faktura från värdorganisationen. Värdorganisationen ska årligen till kommunerna senast den 31 januari redovisa föregående års räkenskaper. Om överskott/underskott uppstår ska detta regleras på nästkommande betalning.
§ 9 Kostnadstäckning
Värdorganisationen ska arbeta för att nå så hög kostnadstäckning som möjligt.
§ 10 Utökning av uppdragets omfattning
Utökning av omfattningen (§1) enligt detta avtal ska ske efter samråd och godkännande av kommunerna.
§ 11 Utökning av samarbetskommuner
Om utökning med fler samarbetskommuner aktualiseras ska samtliga befintliga samarbetskommuner sammankallas och i samförstånd besluta om utökning ska ske samt villkoren för detta.
§ 12 Utvärdering/Omförhandling
Detta avtal ska årligen utvärderas, varvid det särskilt ska beaktas att verksamheten bedrivs med hög kvalitet och rättssäkerhet samt kostnadseffektivt. Det är parternas ansvar, på initiativ av värdorganisationen, att säkerställa att årlig utvärdering görs.
Respektive part har rätt att påkalla omförhandling av detta avtal efter skriftlig underrättelse till övriga parter. Tillägg och ändringar till detta avtal ska ske skriftligt för att vara gällande.
Om parterna efter omförhandling inte kan enas om ändringar eller tillägg, gäller avtalet på oförändrade villkor intill dess att avtalet upphör efter uppsägning enligt § 17.
§ 13 Insyn i förvaltningen
Kommunerna har genom sina ansvariga nämnder rätt till löpande insyn i den gemensamma organisationens verksamhet i de ärenden som är hänförliga till den egna kommunen.
§ 14 Överlåtelse av avtal
Detta avtal får inte överlåtas på annan.
§ 15 Tvist
Tvist ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om samförstånd ej kan nås ska tvist prövas av allmän domstol.
§ 16 Force Majeure
Part är befriad från att fullgöra skyldighet enligt detta avtal endast om utförande hindras eller oskäligt betungas på grund av händelse utanför partens kontroll samt att dessa händelser ej kunnat förutses. Sådan befrielsegrund kan utgöras av exempelvis naturkatastrof, krig eller strejker bortom partens kontroll. Befrielsegrund får ej åberopas med mindre än att parten kan visa att alla skäliga åtgärder för att undanröja eller begränsa hindrets verkan har vidtagits.
§ 17 Avtalstid och uppsägning
Detta avtal gäller från och med den 1 april 2020 till och med den 31 december 2022. Om inte avtalet sägs upp från någon part senast 12 månader före avtalstidens utgång förlängs avtalet med ett år i taget. Uppsägning ska ske skriftligt och tillställas de andra parterna.
§ 18 Samarbetets upphörande
Om detta avtal upphör att gälla så ska den gemensamma organisationens tillgångar och avvecklingskostnader fördelas på samma sätt som kostnaderna enligt § 7.
Det är värdorganisationens ansvar att till respektive kommun överlämna akter och register vid samarbetets upphörande.
§ 19 Avtalets giltighet
Detta avtal gäller under förutsättning av det godkänns av behörig instans i respektive kommun.
§ 20 Originalavtal
Detta avtal är upprättat i fem likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt.