UDBUDSBETINGELSER
Jysk Fællesindkøb – Udbud af tolkeydelser 2012
UDBUDSBETINGELSER
Offentligt udbud af Tolkeydelser til Jysk Fællesindkøb
Indholdsfortegnelse
1 UDBUDSBETINGELSER 2
1.1 Indledning 2
1.2 Udbudsmateriale 3
1.3 Udbudsansvarlig 3
1.4 Udbudsform 3
1.5 Delaftaler 3
1.6 Tidsplan 4
1.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet 4
1.8 Formkrav 5
1.9 Sprog 5
1.10 Ejendomsret 5
1.11 Tilbudsfrist 5
1.12 Åbning af indkomne tilbud 6
1.13 Vedståelsesfrist for tilbud 6
1.14 Fortrolighed 6
1.15 Forbehold og alternative bud 6
1.16 Udvælgelseskriterier 6
1.17 Tildelingskriterium med underkriterier 7
1.18 Orientering om resultatet af udbudsforretningen 7
1.19 Ordregivers forbehold 8
2 KRAVSPECIFIKATION 9
2.1 Baggrund 9
2.2 De udbudte aftalers omfang 9
2.3 Krav til ydelserne 10
3 DISPOSITION FOR TILBUD 15
UDKAST TIL KONTRAKT 16
1 UDBUDSBETINGELSER
1.1 Indledning
Udbuddet vedrører levering af tolkeydelser til Indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb.
d b u
u
Jysk Fællesindkøb (herefter kaldet Ordregiver) er et indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner:
FAVRSKOV IAreal: 539 km² Indbyggere 46.544 | HADERSLEV Areal: 813 km² Indbyggere 56.508 | SYDDJURS Areal: 696 km² Indbyggere 41.599 | REBILD Areal: 625 km² Indbyggere 28.911 |
SKANDERBORG | SKIVE | MARIAGERFJORD | VIBORG |
Areal: 462 km² | Areal: 691 km² | Areal: 765 km² | Areal: 1.422 km² |
Indbyggere 57.303 t | Indbyggere 48.137 | Indbyggere 42.652 | Indbyggere 93.310 |
d
d
e
I udbuddet deltager følgende ordregivende myndigheder, der er henhørende under indkøbs- fællesskabet:
Favrskov Kommune Syddjurs Kommune Rebild Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Mariagerfjord Kommune Viborg Kommune Haderslev Kommune
Når udbuddet er gennemført, handler de i udbuddet deltagende kommuner med de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter, og der vil derfor blive oprettet én kontrakt for hver kommune.
Baggrunden for udbuddet er, at kommunerne i Jysk Fællesindkøb ønsker at sikre en til- strækkelig kapacitet af kvalificerede tolke. Det er yderligere hensigten med udbuddet at op- nå mere fordelagtige priser, ensartede og fastlagte vilkår for anvendelsen af tolkeydelser, samt en effektivisering af kommunernes arbejdsgange ved anvendelsen af tolke.
Der udbydes 5 delaftaler vedrørende fremmedsprogstolkning.
Kontraktperioden er fra den 1. februar 2013 til den 31. december 2014, med option for for- længelse i op til 2 gange 12 måneder regnet fra den 31. december 2014.
Tilbudsgiverne opfordres til at gennemlæse udbudsmaterialet nøje, således at deres tilbud lever op til alle de krav, der stilles i udbudsmaterialet. Opfylder tilbudsgivers tilbud ikke alle krav, kan tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt, og dermed ikke indgå i tilbudsvurde- ringen.
1.2 Udbudsmateriale
Nærværende udbudsmateriale består af:
• Udbudsbetingelser indeholdende
▪ Beskrivelse af de vilkår tilbudsgiver skal afgive sit tilbud på
▪ Kravspecifikation, en beskrivelse af de udbudte ydelser
▪ Disposition for tilbud, en huskeliste til udformning af tilbud
• Udbudsbilag 1 – Tro og loveerklæring
• Udbudsbilag 2 – Referenceliste
• Udbudsbilag 3 – Oplysninger om forbrug af tolkeydelser
• Udkast til kontrakt
• Kontraktbilag 1- Tilbudslister, pris
• Kontraktbilag 2 – Tilbudsliste, kvalitet
Tilbudsgiver bedes kontrollere, at hele udbudsmaterialet er modtaget.
1.3 Udbudsansvarlig
Rebild Kommune er tovholder i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.
Indtil kontrakter for udbuddet er indgået varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af Rebild Kommunes kontaktperson:
Indkøbskontoret Rebild Xxxxxxx Xxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxx
Att.: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx e-mail: xxxx@xxxxxx.xx
1.4 Udbudsform
Udbuddet gennemføres efter reglerne om annoncering i Tilbudslovens afsnit II, jf. lovbe- kendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007, lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter.
Reglerne om annoncering vedrører kontrakter, der ikke er omfattet af EU’s udbudsdirektiv, enten fordi kontrakterne er under tærskelværdierne i EU’s udbudsdirektiv eller fordi kontrak- terne omhandler ydelser, som er nævnt i Udbudsdirektivets bilag II B og dermed undtaget EU-udbudsdirektivet. Tolkeydelser er nævnt i EU udbudsdirektivets bilag II B.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud med tildelingskriteriet ”økonomisk mest for- delagtige tilbud”. Udbudsformen indebærer, at alle interesserede tolke og tolkebureauer kan afgive tilbud. De udbudte kontrakter er rammeaftaler, det vil sige, at omfanget af de tolke- ydelser, der vil blive indkøbt på aftalerne ikke er fastlagt, men afhænger af det faktiske be- hov for tolkeydelser hos den enkelte kommune.
1.5 Delaftaler
Der kan afgives tilbud på følgende delaftaler:
Delaftale 1: Fremmedsprogstolkning – Skive Kommune, Rebild Kommune og Mariagerfjord Kommune
Delaftale 2: Fremmedsprogstolkning – Favrskov Kommune og Syddjurs Kommune Delaftale 3: Fremmedsprogstolkning – Viborg Kommune
Delaftale 4: Fremmedsprogstolkning – Skanderborg Kommune Delaftale 5: Fremmedsprogstolkning – Haderslev Kommune
Der vælges én leverandør for hver delaftale. Der kan afgives tilbud på én eller flere delafta- ler. Det er ikke et krav, at tilbudsgiver byder på alle delaftalerne. Samme leverandør kan til- deles rammeaftale for én delaftale eller flere delaftaler.
Der er ikke mulighed for at afgive kombinationsbud, hvor tilbudsgiver giver rabat på tilbuds- givers priser, på betingelse af, at tilbudsgiver tildeles kontrakt på flere delaftaler.
1.6 Tidsplan
12.10.2012 | Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen |
16.11.2012 | Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet |
22.11.2012 | Sidste frist for svar på spørgsmål. Svar offentlig- gøres på xxx.xxxxx.xx. |
28.11.2012 kl. 14.00 | Sidste frist for modtagelse af tilbud |
29.11.2012 – 13.12.2012 | Intern vurdering af de indkomne tilbud. |
14.12.2012 | Forventet tidspunkt for underretning om tildeling |
07.01.2013 | Forventet kontraktindgåelse |
01.02.2013 | Kontraktstart |
28.02.2013 | Udløb af vedståelsesfrist |
1.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til Re- bild Kommunes kontaktperson, se afsnit 1.3.
Spørgsmål modtaget inden tidsfristen i pkt. 1.6 vil blive besvaret senest 6 dage inden udlø- bet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt
spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret.
Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour på hjemmesiden, da supplerende materi- ale herunder spørgsmål og svar udelukkende offentliggøres på hjemmesiden. Tilbudsgiver opfordres således til løbende at holde øje med hjemmesiden i udbudsfasen.
1.8 Formkrav
Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 3 eksemplarer.
Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM, USB el- ler DVD. Tilbudsmateriale modtaget pr. e-mail accepteres ikke.
Den vedlagte tilbudsliste for pris, kontraktbilag 1, skal benyttes i forbindelse med tilbudsaf- givningen. Tilbudsgiver skal aflevere tilbudslisten i udfyldt stand og i samme format (Excel).
Alle forhold i udbudsmaterialet og udkast til kontrakt skal være indregnet i tilbuddet.
1.9 Sprog
Tilbud samt al kommunikation med Ordregiver i udbuds- og kontraktperioden skal foregå på dansk.
1.10 Ejendomsret
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
1.11 Tilbudsfrist
Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Rebild Kommune
Indkøbsafdelingen Xxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxx
Att.: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Tilbuddet skal være mærket:
”Tilbud – Udbud Tolkeydelser Må ikke åbnes ved poståbningen”
Forsendelsen skal være lukket.
Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 28. november 2012 kl. 14.00.
1.12 Åbning af indkomne tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
1.13 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende indtil 3 måneder efter udløb af tilbudsfristen.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om ind- gåelse af kontrakt, og ophører således ikke før endelig kontrakt er underskrevet med vin- dende tilbudsgiver.
1.14 Fortrolighed
Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn må vige i den udstrækning, hvor Ordregiver efter offentlighedsloven, forvaltningsloven eller an- den lovgivning er forpligtet til at videregive oplysninger til tredjemand, eksempelvis ved be- gæring om aktindsigt.
1.15 Forbehold og alternative bud
Der kan ikke tages forbehold over for bestemmelserne i udkastet til kontrakt, ligesom der ik- ke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Med mindre andet udtrykkeligt er anført, er alle krav i kravspecifikationen mindstekrav.
Forbehold vil generelt blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne. Ordregiver er efter udbudsreglerne forpligtet til at afvise et tilbud, hvis tilbuddet indeholder forbehold el- ler på anden måde afviger fra udbudsmaterialet, og forbeholdet eller afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbuddet.
Hvis forbeholdet eller afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiveren ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbuddet i betragtning.
Ordregiver fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil ty- pisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og salgs- og leveringsbetingelserne vil således betyde, at or- dregiver er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud.
Der må ikke afgives alternative bud.
1.16 Udvælgelseskriterier
Tilbudsgivere skal som en del af tilbuddet fremsende:
A. Erklæring på tro og love om hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det of- fentlige, der overstiger 100.000 kr. og om, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkel- sesgrundene i artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af
31. marts 2004.
B. Referenceliste for leverede ydelser af lignende karakter med oplysning af navn, tele- fonnummer og beskrivelse af opgavens omfang. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de angivne referencer med henblik på egnethedsvurderingen. Det er et mi- nimumskrav, at tilbudsgiver har haft 3 lignende kunder inden for de sidste 3 år.
C. Oplysning om virksomhedens omsætning indenfor dette forretningsområde indenfor de seneste 3 år om muligt. Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver har haft en omsæt- ning på 3 mio. kr. eller mere hvert af de sidste 3 år. Hvis virksomheden er etableret in- den for de sidste 3 år, er det alene et minimumskrav at virksomheden det seneste år har haft en omsætning på 3 mio. kr. eller mere.
Manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation, samt manglende opfyldelse af minimumskravene medfører, at ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt.
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under dette punkt gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, skal hæfte solidarisk i for- hold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.
1.17 Tildelingskriterium med underkriterier
Tildeling af ordren vil ske på grundlag af tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” med følgende underkriterier:
Pris 70 %
Kvalitet 30 %
Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris”, vil Ordregiver lægge vægt på de af tilbudsgiver op- lyste priser i kontraktbilag 1 for hver enkelt delaftale, med den i kontraktbilag 1 oplyste vægtning af ydelserne. Tilbudsgivernes tilbud vil for underkriteriet ”Pris” blive vurderet rela- tivt i forhold til de øvrige tilbudsgiveres tilbud.
Ved vurderingen af underkriteriet ”Kvalitet”, vil Ordregiver lægge vægt på:
• Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan virksomheden vil sikre sig fastholdelse af gode tolke tilknyttet denne kontrakt og tilbudsgiver beskrivelse af, hvilke relevante uddan- nelsestilbud tilbudsgiver tilbyder de tolke, der er tilknyttet denne kontrakt, herunder hvilken opstartsundervisning i tolkerollen tilbudsgiver tilbyder tolkene.
• Tilbudsgivers beskrivelse af hvilke sprog kan der leveres tolkning indenfor, udover de sprog, der efter kravspecifikationen skal tolkes som mindstekrav og tilbudsgivers beskrivelse af hvilke sprog der kan tolkes af tolke af begge køn, idet der kan være kulturelle situationer, hvor kønnet kan være afgørende for tolkebistandens optimale gennemførsel.
Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt i forhold til underkriteriet ”Kvalitet”.
1.18 Orientering om resultatet af udbudsforretningen
Med henblik på indgåelse af kontrakt, modtager samtlige tilbudsgivere snarest muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken/hvilke tilbudsgiver/tilbudsgivere Ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med, jf. Økonomi- og Erhvervsministeriets lovbekendtgørelse nr. 1410 af 07/12/2007.
Meddelelse til den eller de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens/tilbudsgivernes til- bud er det/de vindende tilbud er ikke et løfte om, at ville indgå kontrakt med tilbudsgiver.
Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ube- tinget af alle kontraktens parter, ligesom Ordregiver først anser udbuddet for afsluttet på dette tidspunkt.
1.19 Ordregivers forbehold
Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af udbuddet og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der ikke opnås antagelige bud.
Ordregiver tager forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til området, og Or- dregiver tager forbehold for lovgivningsmæssige og administrative beslutninger, som vedrø- rer det udbudte område.
Ordregiver tager forbehold for ændringer i det årlige forbrug i såvel opadgående som ned- adgående retning.
2 KRAVSPECIFIKATION
2.1 Baggrund
Udbuddet vedrører alle 8 kommuner i Jysk Fællesindkøbs indkøb af tolkeydelser. Alle kommuner deltager fra kontraktens start.
Flere af de deltagende kommuner har i dag forskellige aftaler med leverandører om tolkeydelser, men aftalerne dækker ikke alle områder. Derudover anvender andre af kommunerne tolkeydelser ad hoc fra en række forskellige tolkebureauer.
2.2 De udbudte aftalers omfang
De udbudte aftaler omhandler fremmedsprogstolkning på alle sprog til borgere, der ef- ter gældende lovgivning har ret til tolkning ved mødet med myndighedspersoner i de deltagende kommuner. Udbuddet omfatter ikke døvetolkning og translatørydelser.
Der udbydes i 5 områdeopdelte delaftaler vedrørende fremmedsprogstolkning. Delaftale 1 består af Skive Kommune, Mariagerfjord Kommune og Rebild Kommune. Delaftale 2 består af Favrskov Kommune og Syddjurs Kommune.
Delaftale 3 består af Viborg Kommune. Delaftale 4 består af Skanderborg Kommune. Delaftale 5 består af Haderslev Kommune.
Det estimerede forbrug på tolkeydelser i de deltagende kommuner var i 2011 som føl- ger:
Delaftale | Forbrug | Fordeling procent |
1. | 1.085.714 kr. | 19,04 % |
2. | 1.650.668 kr. | 28,94 % |
3. | 813.518 kr. | 14,26 % |
4. | 1.769.810 kr. | 31,03 % |
5. | 384.123 kr. | 6,73 % |
Total | 5.703.835 kr. | 100,00 % |
Antallet af tolkninger i 2011 estimeres på baggrund af antallet af fakturaer som følger:
Delaftale | Kommune | Xxxxx tolkninger/fakturaer |
1. | Skive | 452 |
Mariagerfjord | 199 | |
Rebild | 135 | |
Total | 786 | |
2. | ||
Favrskov | 773 | |
Syddjurs | 412 | |
Total | 1185 |
3. | Viborg | 752 |
4. | Skanderborg | 1.508 |
5. | Haderslev | 227 |
Hovedtotal | 4.458 |
Antallet af tolkninger og sammensætningen af sprogene vil kunne ændre sig løbende, hvorfor de 5 delaftaler udbydes som fuldt variable afhængig af det til enhver tid væ- rende behov. Det forventes, at tilbudsgiver kan modsvare det til enhver tid værende behov, såvel sprog- som mængdemæssigt.
2.3 Krav til ydelserne
Der skelnes i udbudsretlig terminologi mellem krav og mindstekrav i kravspecifikatio- ner.
Ethvert ”ønske” er udbudsretligt et krav. Krav som skal opfyldes, betegnes som mind- stekrav. Opfylder tilbudsgiver ikke alle mindstekrav, er tilbuddet ukonditionsmæssigt og indgår ikke i den videre konkurrence.
I dette udbud er alle punkter i, og underpunkter til, afsnit 2.3, mindstekrav med mindre andet udtrykkeligt er oplyst. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet ik- ke konditionsmæssigt og indgår ikke i den videre konkurrence. Tilbudsgiver skal på kontraktbilag 2 bekræfte, at samtlige mindstekrav opfyldes.
2.3.1 Fremmedsprogstolkning
Fremmedsprogstolkning skal kunne leveres som fremmødetolkning, telefontolkning, vi- deotolkning og web-cam tolkning.
De tolke, der tilbydes af tolkebureauet, skal som minimum beherske både det sprog, der tolkes fra og til, samt dansk, på et højt niveau. Om muligt skal tolkene gerne kunne beherske sprogene på gymnasialt niveau, men dette er ikke et mindstekrav.
Tolkene skal have kendskab til danske samfundsforhold.
De tolke, der tilbydes af tolkebureauet, skal kunne varetage tolkning af skriftligt mate- riale, når det drejer sig om almindelig korrespondance mellem kommuner og borgere. De tolke, der tilbydes, skal kunne foretage tolkning af almindelig skriftlig korrespondan- ce mellem borger og kommuner både ved møder og som skriftlig oversættelse af kor- respondancen.
Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver kan tilbyde tolke indenfor de 14 mest tolkede sprog i kommunerne. De 14 mest tolkede sprog i kommunerne er (i ikke prioriteret rækkefølge):
1. Pashto
2. Kurdisk og de kurdiske dialekter
3. Farsi
4. Arabisk og arabiske dialekter
5. Somali
6. Dari
7. Thai
8. Swahili
9. Russisk
10. Polsk
11. Spansk
12. Assyrisk
13. Albansk
14. Nepalesisk
Der tolkes d.d. udover mindstekravene på følgende sprog: Armensk, Azerbejdjansk, Bantu, Bemba, Berbisk, Beri, Bosnisk, Burmesisk, Cebuano, Engelsk, Estisk, Fransk, Fulani, Ghanesisk, Græsk, Hindi, Italiensk, Kantonesisk, Kerundi/fransk, Kinesisk, Ki- nyarwanda, Lao, Lettisk, Libanesisk, Luganda, Makedonsk, Malaysisk, Malinke, Man- darin, Nyamwezi, Nyanja, Portugisisk, Punjabi, Romani, Rumænsk, Sindhi, Singale- sisk, Sudanisk, Tagalok, Tamil, Tigrenya, Tjetjensk, Tonga, Tyrkisk, Tyrkmanisk, Tysk, Ukrainsk, Urdu, Vietnamesisk, Wolof og Zazai. Det er ikke et mindstekrav, at tolkebu- reauet kan tilbyde tolke, der kan tolke disse sprog, men tilbudsgiver skal i kontraktbilag 2 oplyse, om disse sprog kan tolkes, og om der kan tolkes yderligere sprog. Disse op- lysninger indgår i vurderingen af underkriteriet ”kvalitet”, jf. pkt. 1.17.
2.3.2 Bestilling og leveringssikkerhed
Bestilling af tolkeydelser foretages af de enkelte enheder og institutioner i de deltagen- de kommuner.
Tolkebureauet skal kunne modtage tolkebestillinger via telefon og e-mail. Der kan dog være situationer, hvor tid og sted ikke gør det muligt, og hvor bestilling må foretages på anden måde – eller hvor det er mere hensigtsmæssigt at bestille næste tolkning, mens tolken er til stede. Derudover må tolkebureauet gerne kunne modtage online bestillin- ger, men dette er ikke et mindstekrav.
Tolkebureauet skal kunne levere tolkeydelser med følgende varsler:
a) Skemalagt tolkning (bestilling senest kl. 16.00, 3 hverdage inden tolkningen)
b) Almindelig tolkning (bestilling senest kl. 12.00 hverdagen før tolkningen)
c) Akut tolkning (bestilling senere end almindelig tolkning)
d) Særlig akut telefontolkning (bestilling af telefontolkning til levering med mindre end 1 times varsel)
Af tilbudsskemaet vedrørende pris (kontraktbilag 1), fremgår den af Ordregiver skøn- nede fordeling af tolkeydelserne, hvad angår type (fremmøde-, telefon-, web-cam- og videotolkning) og hvad angår varsler for bestilling af tolkeydelserne.
Tolkebureauet skal ved bestilling af skemalagt tolkning og almindelig tolkning, være i stand til at opretholde en leveringssikkerhed på 95 % af de rekvirerede tolkninger, be- regnet som et gennemsnit af antallet af leverede tolkeydelser sammenholdt med antal- let rekvirerede tolkeydelser pr. kvartal.
Tilsvarende skal tolkebureauet ved bestilling af akut tolkning og særlig akut telefontolk- ning være i stand til at opretholde en leveringssikkerhed på 75 % af de rekvirerede tolkninger, beregnet som et gennemsnit af antallet af leverede tolkeydelser sammen- holdt med antallet rekvirerede tolkeydelser pr. kvartal.
Ved bestilling af skemalagt tolkning skal tolkebureauet hurtigst muligt, dog senest 12 timer efter ordregivers bestilling, skriftligt, via e-mail, bekræfte hvorvidt tolkningen kan gennemføres i henhold til bestillingen. Rekvireres tolkebistand i tidsrummet fra fredag kl. 17.00 til mandag kl. 8.00, er denne frist senest mandag kl. 9.00
Ved bestilling af almindelig og akut tolkebistand, skal tolkebureauet eller tolken bekræf- te bestillingen umiddelbart efter denne er modtaget.
Hvis der bestilles skemalagt tolkning, skal tolkebureauet acceptere, at ordregiver øn- sker en bestemt tolk, stiller krav om tolkens køn, at ordregiver ønsker, at tolken kom- mer fra en anden kommune eller at en bestemt tolk ikke ønskes.
Når tolkebureauet har bekræftet, at der kan leveres en tolk til én bestemt bestilling, kan tolkebureauet ikke aflyse tolkningen.
2.3.3 Afbestilling
Xxxxxxxxxxxxx skal acceptere, at ordregiver kan aflyse tolkebistand. Hvis der sker af- lysning har tolkebureauet krav på honorar i det omfang, det er beskrevet i pkt. 10 i ud- kastet til kontrakt.
2.3.4 Tolken
Tolken skal ved personligt fremmøde altid bære synlig identifikation. Identifikationen skal som minimum indeholde tolkebureauets navn, samt navn på tolken. Identifikatio- nen skal være let læselig.
Tolken skal have viden om og leve op til almindelige standarder for professionel op- træden ved bestilling og tolkning, såsom tavshedspligt, etik i relation til tolkebistand, diskret optræden, god situationsfornemmelse og neutral tolkning mht. køn, politik og re- ligion.
Tolkene skal have tilfredsstilende straffeattest, og de tolke der har kontakt med børn, skal have ren børneattest.
Tolken skal være fortrolig med det tekniske udstyr, der anvendes til telefontolkning, vi- deotolkning og webcam-tolkning, samt være fortrolig med de særlige kommunikations- hensyn, der gør sig gældende ved anvendelse af telefontolkning, videotolkning og webcam-tolkning.
2.3.5 Tolketeknik og etik
Tolken skal være en professionel og kvalificeret tolk, som har begge parters tillid. Det er tolkens ansvar, at alt, der siges, bliver nøjagtigt tolket, og at intet bevidst bliver ude- ladt. Ligeledes skal tolken opførsel være professionel, så der ikke kan stilles tvivl ved resultatet af tolkningen.
Tolkens rolle skal være neutral. Tolken skal ikke deltage i samtalen mellem myndighe- den og den pågældende borger, men skal alene oversætte det sagte. Tolken må ikke lave sammendrag og resuméer, tilføjelser, eller komme med sin egne forklaringer og fortolkninger.
Tolken skal ikke rådgive om borgerens kultur eller andre familieforhold til myndigheden. Men tolken skal kunne formidle og oversætte kulturelt relateret information.
Tolken har tavshedspligt, jf. pkt. 21 i udkastet til kontrakt.
Tolken må ikke tolke i situationer, hvor tolken er inhabil i henhold til forvaltningslovens
§ 3. Som eksempel betragtes tolken som inhabil, når tolken har en interesse i samta- lens resultat, er i familie med borgeren, eller er i konflikt med borgeren. Denne op- remsning er ikke udtømmende, hvorved det skal klarlægges inden tolken bestilles, om tolken er inhabil i forhold til den konkrete situation.
Det er altid myndighedens ansvar at styre samtalen og beslutte, om der er behov for tolk.
2.3.6 Telefon-, Video- og Webtolkning
Når tolkebureauet anvender telefontolkning, videotolkning eller webcam-tolkning, skal det tekniske udstyr have en tilfredsstillende standard, der gør kvalificeret tolkning mu- lig.
Når tolkebureauet anvender telefontolkning, videotolkning eller webcam-tolkning, skal det foregå under fysiske rammer, der sikrer at tavshedspligten overholdes. Dette uan- set om tolkningen foregår fra bureauet, fra tolkens eget hjem eller andet sted.
Krav til videoplatformen ved video- og/eller webcam tolkning:
Videoplatformen kan enten være hardware eller softwarebaseret. Hvis videoplatformen er softwarebaseret, skal klienten som minimum understøtte Windows 7. Videokvalite- ten skal være høj, så billedet tåler en opskalering til fuldskærmsvisning uden væsentlig pixelering. Hvis videoplatformen er baseret på en dedikeret hardware enhed (som en IP-videotelefon eller lignende), skal enheden understøtte kablet ethernet, samt trådløst netværk (802.11n 2.4Ghz/5Ghz). Ved en dedikeret hardwareløsning, er det endvidere et krav, at Ordregiver ikke må påføres en engangsudgift til investering i hardware på mere end 5.000 kr. pr. enhed. I forbindelse med tolkningen vil der blive udvekslet per- sonfølsomme oplysninger, derfor skal systemet efterleve kravene i persondataloven. Inden der foretages videotolkning skal leverandøren i en redegørelse beskrive, hvilke løsninger der tilbydes til videotolkning og/eller webcamtolkning, samt løsninger- nes/løsningens arkitektur. Herunder redegøres for hvorledes den tilbudte løs- ning/løsninger lever op til persondataloven.
I forhold til Favrskov Kommune gælder derudover særligt følgende:
Favrskov Kommune anvender i dag videotolkningsudstyr af typen Tandberg E20. Til- budsgiver skal i forbindelse med videotolkning for Favrskov Kommune anvende video- tolkningsudstyr, der er kompatibelt med dette udstyr. Hvis tilbudsgiver ikke i forvejen har kompatibelt udstyr, er det dog alene et mindstekrav, at tilbudsgiver anvender kom- patibelt udstyr, hvis tilbudsgivers investering i et eksemplar af dette udstyr, er mindre end 10.000 kr.
2.3.7 Generelle krav til tolkebureauet
Tolkebureauet skal sikre, at de tolke, der tilbydes af bureauet, lever op til de krav, der fremgår af pkt. 2.3.4 – 2.3.6.
Tolkebureauet skal herunder navnlig sikre:
- at der er ren børneattest på de tolke, som har kontakt med børn, samt at tolkene har en tilfredsstillende straffeattest,
- at de tolke som anvendes af ordregiver har underskrevet tavshedserklæring og at tavshedspligten overholdes,
- at tolkekorpsets samlede kvalifikationer vedligeholdes og udvikles med henblik på at opnå størst mulig kvalitet i tolkningen
Tolkebureauet skal derudover sikre, at tolken ved fremmødetolkning medbringer et tol- kebilag, som udfyldes af tolken, og underskrives af tolken og ordregiver. Tolkebilaget (inkl. kopi) skal efterfølgende danne grundlag for kontrol af tolkebureauets faktura.
Ved afregning skal elektronisk faktura fremsendes jf. beskrivelsen i kontraktudkastet pkt. 12 således, at tolkeforbruget kan dokumenteres.
3 DISPOSITION FOR TILBUD
Tilbudsgivers tilbud skal som minimum indeholde følgende dokumenter:
• Udfyldt og underskrevet udbudsbilag 1 – Tro og loveerklæring vedr. gæld til det offent- lige og udbudsdirektivets artikel 45.
• Udfyldt udbudsbilag 2 – Referenceliste for leverede ydelser af tilsvarende karakter til andre offentlige eller private.
• Udfyldt bilag 3 – Oplysning om tilbudsgivers omsætning indenfor dette forretningsom- råde indenfor de seneste 3 år om muligt.
• Udfyldt kontraktbilag 1 – Tilbudsliste, pris. Tilbudslisten skal udover det i udbudsbetin- gelserne krævede antal kopier også afleveres i Excel format.
• Udfyldt og underskrevet kontraktbilag 2 - Bekræftelse af opfyldelse af mindstekrav og tilbudsskema for kvalitet
UDKAST TIL KONTRAKT
Rammekontrakt vedr.
Tolkeydelser
til
Jysk Fællesindkøb
Nærværende kontrakt er indgået mellem
XX Kommune xx
xx
og undertegnede
XXX
(virksomhedens navn, adresse og XXX.xx./XXX.xx.)
1. Præambel
Efter Jysk Fællesindkøbs annoncering efter reglerne i Tilbudslovens afsnit II, jf. lovbekendtgø- relse nr. 1410 af 7. december 2007, lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, har parterne indgået denne kontrakt vedrørende Tolkeydelser til xx kom- mune.
Kontrakten fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser i dette samarbejde.
2. Definitioner
Ved Ordregiver forstås (XX) Kommune. Ved Leverandøren forstås (XX)
Ved Underleverandører forstås eksempelvis freelance ansatte tolke. Ved Parterne forstås Ordregiver og Leverandøren i forening.
Ved Institution forstås afdelinger og enheder i kommunerne i Jysk Fællesindkøb, samt øvrige institutioner.
3. Aftalegrundlag
Den samlede aftale mellem Ordregiver og Leverandøren består af følgende:
a. Denne kontrakt
b. Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet
c. Kravspecifikationen (udbudsbetingelsernes pkt. 2.3)
d. Kontraktbilag 1 – Tilbudsliste, pris
e. Kontraktbilag 2 – Tilbudsliste kvalitet
f. Øvrige kontraktrelevante bilag fra leverandørens tilbud
Ved eventuel uoverensstemmelse mellem bilagene og denne kontrakt, har denne kontrakt for- rang. Ved uoverensstemmelse mellem bilagene gælder bilagene i den rækkefølge, de er nævnt.
4. Omfang
Kontrakten omfatter de i kravspecifikationen beskrevne tolkeydelser til borgere, der efter gæl- dende lovgivning, har ret til tolkning. Ordregiver er forpligtet til at aftage de af kontrakten omfat- tede ydelser fra Leverandøren, idet omfang Leverandøren kan levere disse, jf. pkt. 8 sidste af- snit.
Kontrakten med Leverandøren omfatter delaftale XX.
Den estimerede volumen for delaftale XX er ca. kr. XX. Der er estimeret på baggrund af kom- munernes faktiske samlet forbrug i 2011. Ordregiver tager forbehold for ændringer i det årlige forbrug i såvel opadgående som nedadgående retning. Dette giver ikke grundlag for forhandling om regulering af prisen eller anden økonomisk kompensation til leverandøren.
5. Leverandørens Ydelser
Leverandøren skal levere tolkeydelser på de vilkår, som er fastsat i kravspecifikationen og den- ne kontrakt med tilhørende bilag.
Leverandøren skal være i stand til at honorere krav til elektronisk udveksling af dokumenter og informationer således, at alle indkøb og udveksling af handelsdokumenter skal kunne foregå elektronisk, hvis Institutionerne ønsker dette.
6. Samarbejdet
Det forudsættes, at Leverandøren indgår i et fleksibelt og smidigt samarbejde med Ordregive- ren.
Det er derfor en forudsætning, at leverandøren, som en helt naturlig del af denne aftale, er ind- stillet på at bidrage med egenudvikling og tilpasning af egen organisation og leverancer som følge af eventuelt ændrede krav fra Ordregiveren. Leverandøren må således være i stand til at tilpasse sine leverancer til et aktivitetsniveau, der, i en kortere eller længere periode, kan afvige fra det oplyste aktivitetsniveau, ligesom Leverandøren må være i stand til at tilpasse sine leve- rancer til ændrede krav og standarder.
Det er en forudsætning, at Leverandøren deltager i relevante udvalg og tværgående fora, i det omfang Ordregiveren ønsker dette. Leverandørens deltagelse i udvalg eller tværgående fora vil blive særskilt honoreret.
Leverandøren er derudover forpligtet til at deltage i periodevise samarbejdsmøder med Ordregi- vers kontraktperson, idet omfang det af Ordregiver skønnes nødvendigt. I forbindelse med disse samarbejdsmøder kan Ordregiver kræve, at Leverandøren fremlægger statistik for leveringssik- kerhed jf. pkt. 24, samt at leverandøren redegør for, i hvilket omfang de fastholdelses- og ud- dannelsesmæssige tiltag, som leverandøren har oplyst i kontraktbilag 2, opfyldes af leverandø- ren.
Aftalen berører ikke kommunernes adgang til at ansætte egne tolke.
Det forventes, at leverandøren leverer differentierede tolkeydelser af høj kvalitet.
Ordregiveren og Leverandøren er forpligtet til at informere hinanden om forhold, der skønnes at vedrøre denne Kontrakt.
7. Bestilling
Bestilling af tolkeydelser foregår i overensstemmelse med pkt. 2.3.2 i kravspecifikationen.
8. Levering
Leveringsstederne er institutioner og enheder i deltagende kommuner.
Korrekt levering har fundet sted, når tolkning er udført i overensstemmelse med leverandørens forpligtelser efter denne kontrakt.
Opretholdes der ikke leveringssikkerheder som krævet i kravspecifikationen pkt. 2.3.2 (95 % ved skemalagt- og almindelig tolkning og 75 % ved akut tolkning), skal leverandøren overfor
Ordregiver redegøre for den manglende levering. Hvis leverandøren gentagne gange, ikke lever op til én af de aftalte leveringssikkerheder, betragtes dette som misligholdelse jf. pkt. 18 i nær- værende kontrakt. Beregning af leveringsprocenter foretages pr. kommune.
I det omfang Leverandøren ikke kan levere bestilte tolkeydelser, er Ordregiver berettiget til at bestille ydelsen ved anden leverandør.
9. Underleverandører
Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører, men ansvaret for korrekt opfyldel- se af leverancen påhviler Leverandøren.
Leverandørens anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsning i Leverandø- rens ansvar for opfyldelse af kravene i kontrakten, herunder kravene til forsikring, sikkerheds- godkendelse mv.
10. Pris Generelt
Aftalens priser fremgår af kontraktbilag 1. Priserne er faste de første 12 måneder efter ikraft- træden af kontrakten. Herefter kan der finde regulering sted efter pkt. 11.
Priserne er nettopriser i danske kroner ekskl. moms. Priserne omfatter som udgangspunkt samtlige omkostninger i forbindelse med levering af tolkeydelsen og er uafhængige af antallet af tolkemodtagere.
Vedrørende delaftale 1, 2, 3 og 5
Leverandøren kan dog kræve betaling for følgende udover prisen for tolkning:
a. Leverandøren kan maksimalt kræve betaling for 2 timers køretid ved hver bestilling. Be- stilles der flere tolkninger, der skal foretages i forlængelse af hinanden, kan der tilsva- rende kun kræves betaling for 2 timers køretid.
b. Leverandøren kan maksimalt kræve betaling for 130 km kørsel i forbindelse med hver tolkning. Afregning foretages efter statens satser for skattefri kørselsgodtgørelse efter den lave takst, pt. 2,10 kr. pr. km.
c. Betaling fra køretid og betaling for kørte kilometer beregnes enten fra tolkens privat- adresse eller fra det sidste sted, hvor tolken har udført en opgave og alene fra den af disse lokationer, der har kortest afstand til det sted, hvor tolkningen skal foretages. Kør- sel skal endelig altid foretages på den for ordregiver billigste måde.
d. Leverandøren kan kræve refusion af tolkenes udgifter til offentlig transport, dog maksi- malt et beløb svarende til det beløb tolken ville have krav på, hvis tolken kørte i egen bil.
Vedrørende delaftale 4 (Skanderborg Kommune)
Vedrørende delaftale 4 for Skanderborg Kommune gælder, at kørsel skal være indeholdt i time- prisen. Leverandøren skal således oplyse en timepris inkl. kørsel, og kan ikke kræve betaling ved siden af prisen for tolkning.
Vedrørende alle delaftaler
Ved fremmødetolkning kan leverandøren uanset varigheden af opgaven kræve betaling for 1 times tolkning. Er opgaven længere end 1 time, kan leverandøren kræve betaling for hver på- begyndte ½ timer herefter.
Ved telefontolkning, videotolkning og webcam-tolkning kan leverandøren, uanset varigheden af opgaven, kræve betaling for ½ times tolkning. Er opgaven længere end ½ time, kan leverandø- ren kræve betaling for hver påbegyndte ½ timer herefter.
Der kan alene kræves betaling for gennemførte tolkeopgaver. Leverandøren kan dog kræve honorar i følgende situationer:
Borgere udebliver eller Ordregiver er så forsinket, at tolkning ikke kan gennemføres:
Leverandøren honoreres med betaling svarende til den aftalte tolketid.
Ordregiver aflyser tolkningen senere end kl. 12 hverdagen før tolkningen skal finde sted: Leverandøren honoreres med betaling svarende til den aftalte tolketid, jf. kontraktbilag 1. Er der ikke aftalt en tidsramme, honoreres tolken for 1 time.
Leverandøren kan ikke kræve honorar i følgende situationer:
Ordregiver aflyser tolkningen tidligere end kl. 12 hverdagen før tolkningen skal finde sted:
Leverandøren har ikke krav på honorar eller godtgørelse.
Manglende eller for sen fremmøde for tolk
Hvis tolken er forsinket mellem 1 -15 min. fratrækkes betaling for 30 min, uanset om leverandø- rens krav på minimumsbetaling.
Hvis tolken er forsinket mere end 15 min. eller ikke møder, har Ordregiver ret til en ny skema- lagt tolkning af samme varighed som den bestilte uden, der skal betales vederlag herfor.
Eventuel test af tolke fra Ordregivers side i henhold til opfyldelse af kontraktvilkårene, udløser betaling svarende til prisen på skemalagt tolkning på hverdage i tidsrummet kl. 08.00-17.00 (fremmøde).
Deltagelse i udvalg og forskellige fora udløser betaling svarende til prisen på skemalagt tolkning på hverdage i tidsrummet kl. 08.00-17.00 (fremmøde).
Deltagelse i samarbejdsmøder og lign. jf. pkt. 6, sker udløser ikke honorar.
11. Prisregulering
Prisregulering kan finde sted én gang årligt, hver den 1. januar. Prisreguleringen skal ske i henhold til Danmarks Statistiks nettoprisindeks, dog højst med udviklingen
i Kommunens Landsforenings udmeldte løn - og prisindeks for tjenesteydelser. Prisregulering foretages på baggrund af udviklingen indekstallene fra oktober 2 år før reguleringsåret til okto- ber i året før reguleringsåret.
Første prisregulering kan foregå pr. 1. januar 2014.
Såfremt tolkebureauet ønsker at benytte muligheden for prisregulering, skal dette
varsles kommunen senest den 1. december, med henblik på ikrafttræden den efterfølgende 1. januar.
Ingen prisregulering kan iværksættes uden kommunens forudgående skriftlige godkendelse heraf. I modsat fald vil det være at betragte som en væsentlig misligholdelse.
Regulering af betaling for kørsel sker i overensstemmelse med reguleringen af statens takster.
12. Betaling
I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den
26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektro- nisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel- infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under for- retningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som mini- mum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0.
Hvis leverandøren ikke selv har mulighed for at afsende elektroniske fakturaer kan leverandø- ren anvende mulighederne med NemHandel – yderligere oplysninger findes på:
xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/XXXX/XxxXxxxxx_Xxxxxxxxxxxxxx og xxx.xxxx-xxxxxx.xx.
I feltet for vare/ydelses-beskrivelse skal der stå tolkeydelse, samt en beskrivelse af va- ren/ydelsen således, at varen/ydelsen let kan identificeres i forhold til den varegrup- pe/tjenesteydelse som varen/tjenesten naturligt hører under.
Der skal udstedes en faktura per borger/tolkning. Fakturaer skal fremsendes løbende og senest 1 måned efter tolkningen er afsluttet.
Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger:
• EAN-lokationsnummer på den enhed hos Ordregiver, som skal modtage fakturaen.
• Rekvirent.
• Fakturabeløb.
• Leverandørens CVR-nummer.
• Forfaldsdatoen skrevet i datoformat.
• Borgerens navn og fødselsdato skal fremgå af fakturaen.
• Om det har været en fremmøde – telefon-, video eller web-camtolkning.
• Om det har været en skemalagt, almindelig, akut, eller særlig akut telefon tolkning, tolke- tidsrummet, samt angivelse af første ½ eller 1 time og efterfølgende ½ timer.
• Køretid og hvor køretid og betaling for kørte kilometer er beregnet fra og til
• Tolkens navn og sprog der har været tolket.
• En eventuel skriftlig rekvisition skal være vedhæftet som bilag til fakturaen
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.
13. Forsikring
Leverandøren er i kontraktens løbetid forpligtet til at tegne en forsikring, der dækker enhver form for skade, som Leverandøren eller Leverandørens underleverandører volder på Ordregive- ren eller på tredjemand, herunder også tredjemands genstande.
Leverandøren er til enhver tid på forlangende forpligtet til, over for Ordregiveren, at dokumente- re, at forsikringen er i kraft.
14. Myndighedskrav
Tolkeydelserne skal udføres i overensstemmelse med de krav, som fremgår af den til enhver tid gældende lovgivning, herunder arbejdsmiljølovgivningens regler vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Leverandøren er desuden ansvarlig for, at even- tuelle offentlige tilladelser indhentes.
15. Etiske Retningslinjer
De etiske retningslinjer for Leverandøren og tolkeydelserne generelt fremgår af kravspecifikati- onen pkt. 2.3.4, 2.3.5 og 2.3.7.
16. Forsinkelse
Der foreligger forsinkelse, hvis Leverandørens ydelser ikke leveres til den aftalte tid.
Såfremt der konstateres forsinkelse, eller hvis Leverandøren forudser en forsinkelse, skal Leve- randøren uden ugrundet ophold orientere den bestillende Institution herom.
Ved forsinkelse af den enkelte ordre er Ordregiver berettiget til at ophæve den enkelte ordre eller kræve kompensation i overensstemmelse med pkt. 10.
17. Reklamation
Konstaterer en Institution fejl/mangler ved de leverede ydelser, skal der reklameres over for Leverandøren uden ugrundet ophold.
18. Misligholdelse
Der foreligger misligholdelse, såfremt Ordregiveren eller Leverandøren, ikke opfylder kontrak- tens bestemmelser, herunder også bestemmelserne i bilagene til kontrakten.
I tilfælde af væsentlig misligholdelse fra en af parterne, kan kontrakten ophæves uden varsel af den anden part og misligholdelsesregler gøres gældende efter dansk rets almindelige regler.
Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiveren til straks at ophæve kontrakten:
a. Leverandøren og dennes ydelser opfylder, trods skriftlig reklamation fra Ordregiveren, ikke de angivne kvalitetskrav i kontrakten eller gældende lovgivning.
b. Leverandøren undlader, trods skriftlig reklamation fra Ordregiveren, at stille det til kon- traktens opfyldelse tilstrækkelige, kvalificerede og relevante personale til rådighed.
c. Leverandørens konkurs, betalingsstandsning, åbning af akkordforhandlinger eller væ- sentlige forringede økonomiske forhold i øvrigt, jf. dog Konkurslovens kapitel 7.
d. Leverandørens ophør med den virksomhed, som kontrakten vedrører.
e. Indtræden af andre omstændigheder, der bringer kontraktens rette opfyldelse i alvorlig fare.
Hvis den af leverandøren anviste tolk ikke har tilstrækkelige kvalifikationer og tolkningen ikke kan gennemføres af denne årsag, er Ordregiveren berettiget til at ophæve denne enkelte ordre og skal som følge heraf ikke betale vederlag for ordren.
19. Erstatning
Leverandøren er erstatningspligtig over for Ordregiveren efter dansk rets almindelige regler, herunder for beskadigelse af Ordregiverens eller tredjemands ejendom i forbindelse med leve- ring/udførelse af Leverandørens ydelser.
Hvis tredjemand retter erstatningskrav mod Ordregiveren som følge af forhold, der skyldes Le- verandørens fejl, eller forhold, som Leverandøren efter kontrakten bærer ansvaret for, skal Le- verandøren friholde Ordregiveren for sådanne krav og alle i denne forbindelse afholdte udgifter, herunder advokatomkostninger.
Der henvises i øvrigt til pkt. 18.
20. Force majeure
Ingen kontraktpart er erstatningsansvarlig for forhold, som skyldes force majeure, og som kon- traktparten ikke ved aftalens indgåelse burde have taget i betragtning.
Forhold, som forhindrer en underleverandør, i at opfylde sin aftale med Leverandøren, kan Le- verandøren kun påberåbe sig som force majeure over for Ordregiveren, i de omfang samme forhold ville have forhindret Leverandøren i at levere tolkeydelsen, dersom denne havde valgt en anden underleverandør eller, havde valgt ikke at betjene sig af underleverandører.
Betalinger knyttet til en leveret tolkeydelse, der forsinkes eller ikke leveres på grund af force majeure, udskydes eller bortfalder tilsvarende.
Såfremt en kontraktpart vil påberåbe sig force majeure, skal denne give skriftligt meddelelse herom til den anden kontraktpart uden ugrundet ophold, efter at force majeure er indtrådt.
21. Tavshedspligt
Leverandøren, dennes personale samt eventuelle underleverandører skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Ordregiverens eller andres forhold, som kom- mer til deres kundskab i forbindelse med opfyldelsen af denne kontrakt, herunder leverancer, tjenesteydelser, oplysninger vedrørende adgangsforhold hos Ordregiveren m.v. de i denne kon- trakt omhandlede leverancer, tjenesteydelser m.v.
Leverandøren og dennes ansatte har i forbindelse med levering af tolkeydelser tavshedspligt i henhold til Forvaltningsloven og Straffeloven.
Tavshedspligten ophører ikke ved endt ansættelsesforhold eller kontraktudløb.
Ordregiverens tavshedspligt er reguleret i Forvaltningsloven samt Offentlighedslovens regler om aktindsigt.
Leverandøren må medtage Ordregiveren på sin referenceliste, men må derudover ikke uden Ordregivers accept bruge Ordregivers navn i markedsføringsøjemed.
Leverandøren må ikke uden Ordregiverens forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om Kontrakten eller offentliggøre noget om Kontraktens indhold, ligesom Leveran- døren ikke må anvende Ordregiveren i reklamemæssig sammenhæng uden Ordregiverens for- udgående skriftlige samtykke.
22. Overdragelse
Denne kontrakt kan ikke overdrages eller sælges uden at Leverandøren i hvert enkelt tilfælde forud har indhentet Ordregiverens skriftlige tilladelse.
Leverandøren kan kun med Ordregiverens skriftlige accept helt eller delvis sætte en anden i sit sted. Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører, men ansvaret for korrekt opfyldelse af leverancen påhviler Leverandøren.
Ordregiveren har ret til helt eller delvist at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler samt til tredjemand i tilfælde af udlicitering eller lignende.
23. Kontraktperiode
Kontrakten træder i kraft, når den er forsynet med begge parters underskrift, dog senest den 1. februar 2013 og løber indtil den 31. december 2014.
Ordregiver kan forlænge kontraktperioden i op til 2 gange 12 måneder regnet fra den 31. de- cember 2014.
Kontrakten ophører uden opsigelse ved kontraktperiodens udløb, med mindre den forlænges af Ordregiveren.
Kontrakten kan som udgangspunkt ikke opsiges i kontraktperioden.
De første 6 måneder fra den 1. februar 2013 er dog en prøveperiode, hvor Ordregiver kan opsi- ge kontrakten med 1 måneds varsel.
Ordregiver er derudover berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, hvis kontrak- ten af Klagenævnet for Udbud erklæres for uden virkning eller, hvis Klagenævnet for Udbud annullerer det udbud der er grundlaget for denne kontrakt.
Opsiges kontrakten i kontraktperioden kan parterne ikke rejse krav overfor hinanden som følge af opsigelsen.
24. Statistik
Leverendøren skal, hvis det ønskes af Ordregiver, levere detaljeret statistik over forbruget af tolkeydelser, idet der for hver tolkeopgave skal oplyses rekvirent, tolket sprog, tidsforbrug ved tolkningen, pris for tolkningen og typen af tolkning (skemalagt, almindelig, akut og særlig akut telefontolkning).
Ligeledes skal der for hver måned, hvis det ønskes af Ordregiver, udarbejdes statistik for kom- munens institutioner og enheder, over en angivet periodes samlede antal bestilte tolkninger, en angivet periodes samlede antal leverede tolkninger, en angivet periodes samlede omsætning i kr. samt udregning af en angivet periodes leveringsprocent.
Derudover skal der kunne leveres statistik på følgende:
- Klient udebliver eller Ordregiveren er så forsinket at tolkning ikke kan gennemføres.
- Ordregiver afbestiller tolk senere end kl. 12 hverdagen før tolkning skal finde sted.
- Tolk er forsinket, forsinket mere end 15 min. eller udebliver.
Statistikken skal leveres elektronisk i Excel regneark, medmindre andet er aftalt med Ordregive- ren.
25. Lovvalg og tvister
Nærværende kontrakt er underlag dansk ret.
Uoverensstemmelser i forbindelse med denne kontrakt søges afgjort ved forhandling mellem Parterne. Hvis Parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af Parterne i fællesskab.
Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling eller mægling, er hver af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort af domstolene. Der er aftalt værneting ved Ordregivers hjemting.
26. Underskrift
Denne kontrakt er udfærdiget og underskrevet i 2 eksemplarer, hvoraf det ene beror hos Ordre- giveren og den anden hos Leverandøren.
Dato: / 2012 Dato: / 2012
For Ordregiver: For Leverandøren: