Contract
23.04.2021
Prækvalifikations- og udbudsbetingelser Levering af præisolerede fjernvarmerør
VERDO VARME A/S VERDO VARME HERNING A/S ENERGI IKAST SERVICE A/S
Indholdsfortegnelse
1 Generelt vedr. udbudsprocessen 3
Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse 7
Åbning af indkomne tilbud eller ansøgninger 7
Behandling af personoplysninger ved udbud 9
2 Prækvalifikationsbetingelser 12
Ansøgning om prækvalifikation 12
Sammenslutninger eller Andre Enheder 15
3 Beskrivelse af udbudsproces 21
Verificering af oplysninger i ESPD 21
ESPD’ets Del III – Udelukkelsesgrunde 21
ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier 22
Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse 22
4 Forhandling og endeligt tilbud 26
Proces for forhandlingsrunden 26
Aflevering af endeligt tilbud 27
Vurdering af konditionsmæssighed 29
Tildelingskriterium og underkriterier - delaftale 1 30
Tildelingskriterium og underkriterier - delaftale 2 34
Underretning og standstill-periode 38
1 Generelt vedr. udbudsprocessen
1 Beskrivelse af udbud
Verdo Varme A/S, Verdo Varme Herning A/S samt Energi Ikast Service A/S (herefter ”Ordregiver”) udbyder en 3-årig rammeaftale mellem Ordregiver og den vindende tilbudsgiver vedr. levering af præisolerede fjernvarmerør.
I Rammeaftalens løbetid vil Ordregivers aktiviteter på ledningsområdet forventeligt omfatte:
• reparation og vedligeholdelse af det eksisterende ledningsnet
• planlagte ledningsrenoveringer samt
• udbygning/byggemodning af ledningsnettet
Rammeaftalen skal understøtte Ordregivers udførelse af ovenstående og øvrige aktiviteter, som er nødvendige for, at Ordregiver kan udøve sin forsyningsaktivitet.
Rammeaftalen omfatter bl.a. præisolerede fjernvarmerør, bøjninger, afgreninger, muffer, skummaterialer, samlinger og præisolerede rør og fittings til fjernvarmestik.
Dette gælder både for enkeltrør og for dobbeltrør. Alle dimensioner til og med DN600 for enkeltrør og til og med DN200 for dobbeltrør forventes at blive indkøbt under Rammeaftalen. Ordregiver kan indkøbe specialkomponenter mv. under Rammeaftalen, såfremt der opstår behov herfor.
Kontraktbilag 1A – Kravspecifikation samt Kontraktbilag 2A – Kravspecifikation indeholder en uddybende beskrivelse af leverancen samt de mindstekrav der stilles hertil.
Den ordregivende myndighed (herefter benævnt ”Ordregiver” er:
Verdo Varme A/S Agerskellet 7
CVR: 25809807
Verdo Varme Herning A/S Agerskellet 7
8920 Randers NV
CVR: 25809807
Energi Ikast Service A/S Europavej 2
7430 Ikast xxx.xxxxxx-xxxxx.xx
CVR: 25161610
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til proceduren i art. 47 Forsyningsvirksomhedsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014, og består både af en prækvalifikationsfase, en indledende fase og en forhandlingsfase med efterfølgende afgivelse af endeligt tilbud.
Det vil udelukkende være de prækvalificerede virksomheder, der vil have mulighed for at afgive tilbud.
Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler.
Delaftale 1:
Levering af faste præisolerede fjernvarmerør til Ordregiver i dim. 26,9 - 610, præisolerede fittings og samlinger samt levering af fleksible præisolerede fjernvarmerør (alupex som medierør) samt fittings mv. herfor, iht. Kontraktbilag 1A - Kravspecifikation
Rammeaftalen for delaftale 1 forudsættes indgået med én leverandør.
Delaftale 2:
Levering af fleksible præisolerede fjernvarmerør (kobber som medierør) samt fittings mv. herfor, iht. Kontraktbilag 2A – Kravspecifikation.
Rammeaftalen for delaftale 2 forudsættes indgået med én leverandør.
Der kan afgives tilbud på én eller begge delaftaler.
Disse udbudsbetingelser omfatter de krav, der stilles til tilbudsgivere, som ønsker at komme i betragtning som leverandør til Ordregiver inden for de udbudte områder og som vedrører de udbudte varer.
For en nærmere beskrivelse af udbuddets genstand og omfang, herunder mindstekrav som tilbudte produkter skal opfylde, henvises til det øvrige udbudsmateriale.
Udbudsmaterialet er tilgængeligt via udbudssystemet Ethics.
1.4.1 Prækvalifikationsfasen
Materialet i prækvalifikationsfasen består af følgende:
• Nærværende prækvalifikationsbetingelser
• Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
• Udbudsbilag 1 – Støtteerklæring
• Udbudsbilag 2: Konsortieerklæring
Ordregiver kan inden for rammerne af de gældende udbudsregler foretage ændringer i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet Ethics. Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version.
1.4.2 Tilbuds- og forhandlingsfasen
Materialet i tilbuds- og forhandlingsfasen består af følgende:
• Nærværende Udbudsbetingelser
• Kontraktbilag 1 - Udkast til Rammeaftale – delaftale 1
o Kontraktbilag 1A – Kravspecifikation
o Kontraktbilag 1B – Tilbudsliste
o Kontraktbilag 1C – Beregning af varmetab – delaftale 1
• Kontraktbilag 2 - Udkast til Rammeaftale – delaftale 2
o Kontraktbilag 2A – Kravspecifikation
o Kontraktbilag 2B – Tilbudsliste
o Kontraktbilag 2C – Beregning af varmetab – delaftale 2
• Kontraktbilag 3 – Spørgsmål/svar
• Udbudsbilag 3: Referat af dialogmøde med LOGSTOR
• Udbudsbilag 4: Referat af dialogmøde med ISOPLUS
Ordregiver kan inden for rammerne af de gældende udbudsregler foretage ændringer i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet Ethics. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version.
Tilbudsgiver bærer risikoen for, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver, påhviler udelukkende Tilbudsgiver.
De i udbudsmaterialet anførte mængder og beløb har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperioder samt Udbyders forventninger til de udbudte arbejders omfang fremadrettet.
De anførte mængder og beløb er således Udbyders bedste estimat over den udbudte opgaves omfang, men må ikke betragtes som udtryk for en eksakt mængde/beløb, der vil blive afregnet i aftaleperioden.
De(n) valgte leverandør(er) må i aftaleperioden acceptere større eller mindre ændringer i opgavernes omfang med baggrund i ændring af Udbyders behov. De på tilbudslisternes anførte mængder skal således kunne variere ubegrænset i op- og nedadgående retning, uden at dette kan medføre ændringer i de tilbudte enhedspriser.
Den maksimale mængde af de samlede udbudte varer/ydelser på delaftale 1 er dog begrænset til: 80 mio. kr. i rammeaftalens løbetid (inkl. optioner).
Den maksimale mængde af de samlede udbudte varer/ydelser på delaftale 2 er dog begrænset til: 8 mio. kr. i rammeaftalens løbetid (inkl. optioner).
Ordregiver er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde ydelser under Rammeaftalen. Rammeaftalen giver Ordregiver ret men ikke pligt, til at indkøbe de af Rammeaftalen omfattede ydelser på de vilkår, som fremgår af udbudsmaterialet.
Ordregiver forbeholder sig retten til at lade andre selskaber i Verdo Koncernen benytte de udbudte rammeaftaler.
Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale samt forhandlingsprocessen i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbudsfasen.
Åbning af indkomne tilbud eller ansøgninger
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud.
Ordregiver ønsker at indgå en rammeaftale for en periode på 3 år.
Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med ét år ad gangen op til en samlet rammeaftalelængde på i alt 5 år på uændrede vilkår. Der henvises til ”Kontraktbilag 1 – Udkast til Rammeaftale - delaftale 1” samt ”Kontraktbilag 2 - Udkast til Rammeaftale – delaftale 2” for mere herom. Anvendes begge optioner vil rammeaftalens udløb være den 11. oktober 2026.
Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen oplyse, om Tilbudsgiver har til hensigt at give dele af den udbudte leverance i underleverance til tredjemand, og hvilke underleverandører Tilbudsgiver i så fald påtænker at anvende. Ansøger bedes anføre disse oplysninger i ESPD, Del ll. D.
Hvis der er tale om en underleverandør, som Ansøger baserer sin egnethed på, jf. punkt 2.2.3, skal der udfyldes og indsendes ESPD for både Ansøger og den underleverandør Ansøger baserer sin egnethed på. Hvis Ansøger IKKE baserer sin egnethed på underleverandøren, skal der IKKE indsendes ESPD for underleverandøren, men derimod blot angives oplysninger om underleverandøren i Ansøgers ESPD jf. ovenstående.
Det bemærkes, at Ansøger ikke vil være berettiget til at udskifte underleverandør(er), som Ansøger har baseret sin egnethed på i Kontraktens løbetid. Andre underleverandører oplyst i ESPD, del II. D kan alene udskiftes efter godkendelse fra Ordregiver jf. de to rammeaftaler.
Udbuddet forventes gennemført i henhold til denne tidsplan:
Tidsplan for udbud af præisolerede fjernvarmerør | ||
Begivenhed | Tidspunkt | Bemærkninger |
Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU- tidende (TED) | 21.04.2021 | |
Offentliggørelse af det øvrige udbudsmateriale | 23.04.2021 | |
Spørgefrist for tilbudsgiverne | 09.05.2021 | |
Svarfrist | 15.05.2021 | |
Ansøgningsfrist | 21.05.2021 kl. 10 | |
Underretning om resultatet af prækvalifikation | 31.05.2021 | |
Spørgefrist for tilbudsgiverne | 19.06.2021 | |
Svarfrist | 25.06.2021 | |
Tilbudsfrist indledende tilbud | 01.07.2021 kl. 10 | |
Forhandlingsmøder | 17.08.2021 og 18.08.2021 | Endelige tidspunkter fastlægges efter antal tilbudsgivere |
Invitation til afgivelsen af endeligt tilbud | 30.08.2021 | |
Spørgefrist for tilbudsgiverne | 02.09.2021 | |
Svarfrist | 08.09.2021 | |
Tilbudsfrist for endeligt tilbud | 14.09.2021 kl. 10 | |
Underretning om resultatet og igangsætning af stand-still | 30.09.2021 | |
Standstill-periode | 01.10.2021- 11.10.2021 | |
Kontraktindgåelse | 12.10.2021 |
Tidsplanen er alene vejledende, og Ordregiver forbeholder sig ret til at ændre på ovenstående tidsplan.
Behandling af personoplysninger ved udbud
Ordregiver registrerer og bruger de personoplysninger, som Ordregiver modtager i forbindelse med udbudsprocessen, herunder i tilbuddet. Ordregiver er dataansvarlig for behandling af personoplysninger.
1.12.1 Elektronisk kommunikation i udbuddet
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet Ethics.
Al kommunikation mellem Ansøger/Tilbudsgiver og Ordregiver skal ske gennem Ethics, som ligeledes skal benyttes i forbindelse med aflevering af ansøgning og tilbud. Ordregiver vil således se bort fra spørgsmål, ansøgninger og tilbud, der er modtaget uden for Ethics.
Ordregiver har desuden mulighed for at indhente oplysninger fra specifikke Ansøgere/Tilbudsgivere ved at sende beskeder i Ethics, som Ansøgere/Tilbudsgivere kan svare på. Ansøgere/Tilbudsgivere har alene mulighed for på eget initiativ at kontakte Ordregiver gennem egentlige spørgsmål.
1.12.2 Spørgsmål og svar
Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet Ethics.
Det er Ansøgers/Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet Ethics.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.10 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet Ethics skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller Ethics Kundeservice xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx.
1.12.3 Sprog
Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbuds- og aftaleperioden være på dansk.
Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise Ansøger/Tilbudsgiver, såfremt formkravet ikke overholdes.
1.12.4 Alternative og sideordnede tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud pr. delaftale fra hver Tilbudsgiver.
2 Prækvalifikationsbetingelser
2 Prækvalifikationsbetingelser
Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Xxxxxxx, Andre Enheder eller Sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse.
2.1.1 Oplysninger der skal udfylde i ESPD’et
Der skal udfyldes følgende i ESPD’et:
Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør |
• Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør • Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter • Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet (se nærmere i punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.) • Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på |
Del III: Udelukkelsesgrunde |
• Punkt A: Grunde vedr. straffedomme • Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses. • Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: o Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5. o Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1: ▪ Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2. ▪ Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt B: Økonomisk og finansiel formåen |
o Ansøger skal oplyse egenkapitalen og soliditetsgraden som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede og reviderede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. |
o Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 08/08/2019). o Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal. o Det er et mindstekrav, at: ▪ For delaftale 1: Har en omsætning på minimum 40 mio. danske kr. ekskl. moms i det senest afsluttede regnskabsår. ▪ For delaftale 2: Har en omsætning på minimum 40 mio. danske kr. ekskl. moms i det senest afsluttede regnskabsår. ▪ For begge delaftaler: Har en positiv egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår. ▪ For begge delaftaler: Har en soliditetsgrad på minimum 20% i det senest afsluttede regnskabsår. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt C: Teknisk og faglig formåen |
o Ansøger skal anføre minimum 3 og maksimalt fem (5) referencer, som Tilbudsgiver finder mest sammenlignelige med nærværende udbud og som alene eller sammen bedes opfylde oplysningerne jf. sidste bullet. Se punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. i forhold til, hvad Ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference. o Med ”sammenlignelig reference” menes levering af præisolerede fjernvarmerør og fittings, herunder faste og fleksible rør til offentlig myndighed og/eller privat offentlig virksomhed. o Referencerne kan anvendes som referencer til ansøgning om prækvalifikation for begge delaftaler, såfremt man ansøger om dette. o Såfremt der ansøges om prækvalifikation på både delaftale 1 og delaftale 2 skal minimum 1 af de afleverede referencer være på levering af kobber som medierør (delaftale 2). o Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato. o Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer. o Referencerne skal være udført inden for de seneste 3 år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb. o Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end 3 år før ansøgningsfristen. o For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om. o Referencerne bedes indeholde følgende: |
1. Beskrivelse: Beskrivelse af referencen/referencerne og dens/deres omfang. Der skal desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer). Om der er/var tale om en enkeltstående leverance elle en løbende leverance. 2. Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne. 3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt. 4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne. Ansøger har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD’et, f.eks. i form af billeder og illustrationer mv. Referencerne må ikke være mere end 3 år gamle (regnet fra fristen for at søge om prækvalifikation, jf. afsnit ovenfor). Kun referencer for færdiggjorte og afsluttede opgaver/projekter eller dele af opgaver/projekter, der dokumenterbart er udført eller afsluttet, vil indgå i evalueringen. Ved vurderingen af referencerne vil der blive lagt særlig vægt på, at ansøgeren/leverandøren dokumenterer erfaring med levering af præisolerede fjernvarmerør og fittings, herunder faste og/eller fleksible, til en offentlig myndighed og/eller privat offentlig virksomhed., der er omfattet af udbuddet. Ordregiver vil i forbindelse med evalueringen forbeholde sig ret til at følge op på de anførte referencer via den oplyste kontaktperson. Ansøger skal afgive oplysninger herom i ESPD’ets afsnit: ”Udvælgelse”. Udover referencerne skal ansøger aflevere følgende dokumenter som en del ansøgningen om prækvalifikation: • Dokumentation for, at virksomheden som ansøger om prækvalifikation er i besiddelse af en kvalitetsorganisation og et kvalitetsledelsessystem som ISO9001 eller tilsvarende samt et miljøledelsessystem som ISO14001 eller tilsvarende. • En tilkendegivelse om, hvilke(n) delaftale(r) ansøgeren anmoder om prækvalifikation til. Ovenstående skal ikke udfyldes i ESPD’et, men derimod vedlægges ansøgningen i et separat dokument(er) i Ethics. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt D: Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder: |
o Finder ikke anvendelse i nærværende udbud. |
Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede Tilbudsgivere |
Ansøger besvarer punktet med ”Ja”, såfremt denne opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier eller regler, der skal anvendes for at begrænse antallet af Tilbudsgivere. Ansøger henviser herefter til besvarelsen i del IV: Udvælgelseskriterier. |
Del VI: Afsluttende erklæringer |
Ved aflevering af ESPD er det valgfrit, om Ansøger underskriver ESPD’et. |
Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer.
Sammenslutninger eller Andre Enheder
Såfremt en Sammenslutning søger om prækvalifikation (eks. konsortium) eller såfremt Ansøger baserer sin egnethed på Andre Enheders formåen, vil der ske en vurdering af Ansøgers samlede kapacitet, hvorfor der maksimalt afleveres fem (5) referencer for Sammenslutningen eller Ansøger og Andre Enheder – eksempelvis tre (3) referencer fra Sammenslutningen eller fra Ansøger og to (2) referencer fra Andre Enheder. Sammenslutningen eller Ansøger og Xxxxx Xxxxxxx skal minimum afleverer tre (3) referencer.
2.2.1 Generelt
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne Ansøgere.
Såfremt en Sammenslutning (eksempelvis et konsortium) søger om prækvalifikation skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i Sammenslutningen, udfylde et særskilt og for den enkelte deltager i sammenslutningen individuelt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 3.1 skal Sammenslutningen endvidere være opmærksom på, at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Ansøger kan anvende Udbudsbilag 2 – Konsortieerklæring, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående.
2.2.3 Ansøger baserer sig på Andre Enheders formåen
Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning basere sig på Andre Enheders (virksomheders) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Ansøger baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som Ansøger baserer sin egnethed på.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 3.1 skal Ansøger endvidere være opmærksom på at vedlægge en Støtteerklæring, hvormed de Xxxxx Xxxxxxx erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Ansøger i forbindelse med løsning af opgaven. De Andre Enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.
Ansøger kan anvende Udbudsbilag 1 – Støtteerklæring, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående.
2.2.4 Dokumentation for oplysninger angivet i ESPD
ESPD udfyldes og indsendes af Ansøger i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation. Der skal afleveres ét udfyldt ESPD, hvis ansøgeren har ønske om at blive prækvalificeret.
Udbyder gør opmærksom på, at ESPD’et skal udfyldes direkte i Udbudssystemet.
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger, på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.
I det omfang dokumentationen omfatter en serviceattest, accepteres denne, såfremt den er maksimum 12 måneder gammel.
Der gøres opmærksom på, at behandlingstiden i forbindelse med udstedelse af serviceattester er op til 2 uger.
Serviceattesten kan kun indeholde oplysning om, hvorvidt virksomheder eller ledelsespersoner er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold, hvis de har givet samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter straffeattest. Vær derfor opmærksom på, at der aktivt skal gives dette samtykke i forbindelse med rekvirering af serviceattest.
Den straffeattest, som Erhvervsstyrelsen har beføjelser til at indhente (til offentligt brug), dækker dog kun de seneste to år, og ikke de foreskrevne fire år. Derfor skal ledelsespersonerne
også på tro og love erklære, at de ikke er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som ikke er indeholdt i den indhentede straffeattest.
I praksis kan ansøger/tilbudsgiver/leverandør indgive både samtykkeerklæring samt tro og love- erklæring ved at anvende den skabelon hertil, som findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
Hvis ikke Politiets logo er med på serviceattesten, har ansøger/tilbudsgiver/leverandør ikke bedt om en serviceattest, der omfatter kriminalregisteroplysninger, og serviceattesten kan derfor ikke bruges som dokumentation herfor.
Såfremt ansøgningen er afgivet fra ansøgere/tilbudsgivere/leverandører, der er udenlandske og hjemmehørende i EU, indhentes der dokumentation i henhold til E-Certis.
Ansøger skal være opmærksom på, at hvis dokumenter eller certifikater ikke udstedes af den pågældende medlemsstat eller land eller ikke er dækkende for udelukkelsesgrunden, kan de erstattes af en erklæring under ed. I lande, hvor edsaflæggelse ikke anvendes, kan en erklæring på tro- og love accepteres. Den skal opfylde en af følgende betingelser:
• Afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed –
• Afgivet for en notar –
• Afgivet for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland.
Dokumentation ift. økonomisk og finansiel kapacitet
Med hensyn til dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal følgende fremlægges som endelig dokumentation:
• Ansøgers årsregnskab eller uddrag heraf for det seneste afsluttede
regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor ansøger er etableret.
• Ansøger kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Udbyder vurderer passende, hvis Ansøgeren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Udbyder forlanger.
Dokumentation ift. teknisk og/eller faglig kapacitet
• Referencelisten fra ESPD betragtes som endelig dokumentation. Der vil således ikke
blive indhentet yderligere dokumentation for referencerne. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 76 (4).
Det er obligatorisk at aflevere ansøgningen i Ethics jf. punk 1.12.1. Ansøgninger der ikke er modtaget i Ethics vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Det bemærkes, at Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem jf. den i punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. angive tidsfrist, og at ansøgningen indeholder de efterspurgte dokumenter.
Ansøgningen afleveres i form af:
• Ansøgers ESPD jf. punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.
• Eventuelle Andre Enheders ESPD’er jf. punkt 2.2.3 eller ESPD’er fra deltagerne i
Sammenslutning jf. punkt 2.2.2.
• Eventuelle bilag. Det er Ansøgers ansvar, at der er entydige henvisninger i ESPD’et til
vedlagte bilag.
2.4.1 Konditionsmæssighed
Ordregiver konstaterer indledningsvist om ansøgningerne er konditionsmæssige, herunder at følgende punkter er opfyldt:
• Ansøgningen er indkommet rettidigt
• Ansøgningen indeholder den efterspurgte dokumentation og information
• Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet
Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Ansøger om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 76 (4).
2.4.2 Valg mellem flere egnede Ansøgere
Blandt de konditionsmæssige og egnede Ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til fem (5) Ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.
Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de Ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte Ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i de mest relevante referencer i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer, jf. punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., hvor særligt referencerne vil have betydning.
Ordregiver vil ligge særlig vægt på:
• de anførte referencers kvalitative indhold, herunder referencernes sammenlignelighed med den udbudte opgave
Alle Ansøgere vil i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 75 (2) samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til prækvalifikationen.
3 Betingelser tilbud
3 Beskrivelse af udbudsproces
Verificering af oplysninger i ESPD
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger, på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen. I punkt 3.2 og 3.3 beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 76 (4).
ESPD’ets Del III – Udelukkelsesgrunde
Hvis Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal
uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i Sammenslutningen eller Andre Enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem
• årsregnskaber for de relevante regnskabsår eller
• fremlæggelse af en revisorerklæring om den prækvalificerede Ansøger,
medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres.
Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse
Såfremt en prækvalificeret Ansøger har baseret sin formåen på Andre Enheders ressourcer eller udgør en Sammenslutning skal der indsendes følgende dokumentation:
• Hvis relevant, en støtteerklæring hvormed Andre Enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Egen erklæring kan anvendes.
• Hvis relevant, en erklæring hvormed deltagerne i Sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Egen erklæring kan anvendes.
Det er obligatorisk, at tilbud afleveres i Ethics. Tilbud der ikke afleveres i Ethics vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Bemærk, at Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem jf. den i punkt 10 angive tidsfrist, og at tilbuddet indeholder de efterspurgte dokumenter. Endvidere gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav.
Materialet skal kunne åbnes med både MS Word 2016, MS Excel 2016 og seneste version af Adobe Acrobat PDF viewer.
Indledende tilbud og endeligt tilbud skal være gældende i seks (6) måneder fra de anførte tilbudsfrister. Afgives endeligt tilbud anses det indledende tilbud for bortfaldet.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af aftale, og ophører således ikke førend endelig Kontrakten er underskrevet.
3.7.1 Ordregivers forbehold
Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Den nærmere proces herfor vil i givet fald blive meddelt af Ordregiver.
3.7.2 Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.
Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende.
Tilbudsfasen omfatter følgende delfaser:
Delfase 1: Aflevering af indledende/foreløbigt tilbud | Delfase 1 omfatter tilbudsgivers aflevering af indledende/foreløbigt tilbud. For spørgsmål vedr. den udbudte opgave, som kan være afgørende i relation til udformning af tilbud herunder prissætningen, henvises til spørgsmål-svar-proceduren. |
Delfase 2: Forhandlingsmøde | Delfase 2 omfatter tilbudsgivers deltagelse i et forhandlingsmøde. På forhandlingsmødet vil Ordregiver indledningsvist stille spørgsmål til det indledende/foreløbige tilbuds indhold og afklare eventuelle uklarheder, misforståelser eller uhensigtsmæssigheder. Ordregiver vil (dog ikke på udtømmende vis) påpege det indledende/foreløbige tilbuds relative fordele og ulemper. Det indledende/foreløbige tilbud er således omdrejningspunktet for forhandlingsmødet. Deltagelse i forhandlingen er en forudsætning for, at tilbudsgivers endelige tilbud vil kunne indgå i den endelige evaluering. |
Delfase 3: Aflevering af det endelige tilbud | Efter afslutningen af forhandlingerne i delfase 2 opfordrer Ordregiver ved opfordringsskrivelse forhandlingsdeltagerne til at afgive et endeligt tilbud. Eventuelle ændringer til udbudsmaterialet foranlediget af forhandlingerne i delfase 2 vil blive meddelt sammen med fremsendelsen af opfordringsskrivelsen. De endelige tilbud evalueres af Ordregiver på baggrund af de for udbuddet fastsatte tildelingskriterier, jf. nedenfor. |
4 Forhandling og endeligt tilbud
4 Forhandling og endeligt tilbud
Formålet med forhandlingen er understøtte en konstruktiv dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver om det indledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale.
Målet er, at dialogen sikrer bedst mulig opfyldelse af ordregivers konkurrenceparametre, understøtter en effektiv og god konkurrence om kontrakten, og reducerer misforståelser og fejl.
Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende Tilbudsgivere og gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår med henblik på at optimere det endelige tilbud.
Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af Tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at optimere udbudsmaterialet. Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er Ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
Alle forhandlinger følger samme proces jf. nedenfor:
1. Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden
2. Sammen med dagsordenen følger et kort vurderingsnotat om vurderingen af det indledende tilbud. Notatet indeholder Ordregivers vurdering af relevant optimeringspotentiale i det indledende tilbud, samt eventuelle identificerede forbehold som Ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold. Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
a. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud.
3. Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdende anført i det fremsendte vurderingsnotat.
4. Der forventes afholdt 1 forhandlingsmøde pr. Tilbudsgiver.
Ordregiver gør opmærksom på, at:
• Det alene er indholdet af det endelige tilbud, der vil blive lagt til grund i forbindelse med evaluering af tilbuddet og dermed grundlag for tildelingen.
• Forhandlingen vil ikke vedrøre grundlæggende elementer.
• Kriterierne for tildelingen og deres vægtning skal forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen.
• Ordregiver dokumenterer hele forløbet i form af interne referater.
• Ordregiver vil ikke videregive fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med tilbudsgiver til øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
Der vil blive givet samtidig underretning til Tilbudsgiverne omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
Den mundtlige forhandling gennemføres på dansk. Forhandlingen gennemføres på følgende adresse:
Agerskellet 7
8920 Randers NV
Der er afsat op til seks 4 timer til forhandlingsmødet pr. Tilbudsgiver.
Tilbudsgiver bedes forud for mødet af praktiske årsager fremsende information på antal deltagere, navn og titel.
I tilfælde af eventuelle COVID-19 restriktioner, vil forhandlingsmøderne evt. blive afholdt virtuelt via. Teams i stedet.
På baggrund af de gennemførte forhandlinger tilpasser Ordregiver udbudsmaterialet i relevant omfang. Det reviderede udbudsmateriale med ændringsmarkeringer fremsendes til alle Tilbudsgivere som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen medmindre andet er angivet i opfordringsskrivelsen.
Det endelige tilbud afleveres efter samme procedure som det indledende tilbud. Tilbudsgiver opfordres til at fremhæve ændringsmarkeringer i det endelige tilbud i forhold til det indledende tilbud.
5 Tilbudsevaluering
5 Tilbudsevaluering
Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver vurderer indledningsvist om tilbuddet (både det indledende og endelige tilbud) er konditionsmæssigt og at følgende punkter er opfyldt:
1. Tilbuddet er indsendt rettidigt via udbudssystemet Ethics
2. Tilbuddet indeholder den efterspurgte dokumentation og information
3. Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet
4. Tilbuddet bekræfter overholdelse af alle mindstekrav
Vedrørende det indledende tilbud: Bortset fra punkt 1 er Ordregiver berettiget, men ikke forpligtet, til at påse opfyldelsen og inddrage forholdene i forhandlingen, således at det endelige tilbud kan opfylde kravene. Er punkt 1 ikke opfyldt, kan der ikke forhandles om tilbuddet og Tilbudsgiver afvises fra processen.
Vedrørende det endelige tilbud: Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ligeledes vil det ikke være muligt for Ordregiver at antage det indledende tilbud, hvis ovenstående pkt. 1 – 4 ikke er opfyldt i det indledende tilbud.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 76 (4).
De endelige tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier.
Tildelingskriterium og underkriterier - delaftale 1
Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af
tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Rammeaftalen.
Underkriterium | Vægt i procent |
Pris | 60% |
Varmetab | 20% |
Kvalitet og service | 20% |
5.3.1 Pointskala
Underkriterierne vurderes på en pointskala fra 0-8, hvor de tildelte point i den samlede evaluering vil blive ganget med vægtningen af underkriteriet, jf. punkt 5.3.
Point | Prosavurdering |
0 | Ingen opfyldelse af under- eller delkriteriet |
1 | Meget begrænset opfyldelse af under- eller delkriteriet |
2 | Begrænset opfyldelse af under- eller delkriteriet |
3 | Under middel opfyldelse af under- eller delkriteriet |
4 | Middel opfyldelse af under- eller delkriteriet |
5 | Over middel opfyldelse af under- eller delkriteriet |
6 | Høj grad af opfyldelse af under- eller delkriteriet |
7 | Meget høj grad af opfyldelse af under- eller delkriteriet |
8 | Bedst mulige opfyldelse af under- eller delkriteriet |
5.3.2 Ad. Underkriterium ”Pris” (vægtes 60%)
Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 1B – Tilbudsliste. Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund.
Alle ydelserne, som fremgår af kravene i rammeaftalen og kravspecifikationen, skal være inkluderet i den tilbudte pris på produkterne, herunder omkostninger forbundet med leveringen.
Nedenfor fremgår den anvendte evalueringsmodel for underkriteriet ”Pris”.
Primær evalueringsmodel
De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0 – 8 point. ”Laveste samlede evalueringspris”, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. punkt 5.1, tildeles 8 point. En samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt.
Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:
𝑍 =
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝑍
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •
𝑿
, hvor X således fastsættes til 50 %.
Såfremt nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anvendes, tilpasses ovenstående formel i overensstemmelse hermed.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris.
Sekundær evalueringsmodel
Såfremt det konstateres, at den samlede evalueringspris i mere end ét af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 %, fastsættes X til 100 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 % eller derover tildeles 0 point.
Tertiær evalueringsmodel
Såfremt det konstateres, at den samlede evalueringspris i ét af de af de konditionsmæssige
tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 %, fastsættes X til 150 %.
Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus
150 % eller derover 0 point.
5.3.3 Ad. Underkriterium ”Varmetab” (vægtes 20%)
5.3.3.1 Konkurrenceparameter 1 – vægtes 70%
Ved bedømmelse af tilbuddene vil det årlige varmetab indgå.
Leverandøren skal udføre en beregning af det årlige varmetab, baseret på λ vægtet over 30 år.
Lamdaværdier skal være gennemsnittet af de seneste tre år og skal vedlægges tilbuddet som certifikater fra uafhængige institutter.
Det skal oplyses, hvorledes de angivne lambda-værdier er beregnet og dokumenteret med angivelse af betydende parametre. Som minimum ønskes oplysninger om Tilbudsgiverens grænseværdier for isoleringsskummets cellegassammensætning, tryk, densitet og skumstruktur.
Der tages udgangspunkt i Dansk Fjernvarmes varmetabsprogram, som er forudfyldt med Ordregivers vareaftag for 2020. Tilbudsgiver skal anvende ”Kontraktbilag 1C – beregning af varmetab – delaftale 1” til beregningen.
Tilbudsgiveren skal, for hver rørdimension, oplyse følgende data til beregningen:
• dydre stålrør og godstykkelse stålrør
• dydre kapperør og godstykkelse kapperør
• λ vægtet over 30 år (vægtet gennemsnit)
• Afstand mellem stålrør (for dobbeltrør)
Følgende parametre vil blive anvendt ved beregning af varmetab (oplysningerne er forudfyldt i
”Kontraktbilag 1C – Beregning af varmetab - delaftale 1”):
• Varmetabsberegningerne skal baseres på en jordtemperatur på +10 °C
• Fremløbstemperatur på 70°C og en temperaturdifferens på 30°C
• Der regnes med en fysisk jorddækning til kapperørets top på 800 mm og en afstand mellem rørkapperne på 100-250 mm ved enkeltrør
• Jordens λ-værdi sættes til 1,6 W/m/°C¨
Prisen på varmetabet evalueres efter samme metode som Prisen. Det vægtes positivt at varmetabet er så lavt som muligt.
5.3.3.2 Konkurrenceparameter 2 – vægtes 10%
• Leverandøren skal redegøre for, hvorledes Leverandøren løbende sikrer sig, at de garanterede værdier overholdes og dokumenteres over for Ordregiver.
Det vil blive vurderet positivt, at:
• Leverandøren anvender en struktureret metode samt at Leverandøren klart kan beskrive denne metode, som sikrer at de garanterede værdier overholdes og dokumenteres over for Ordregiver.
Der gives point på en skala fra 0-8, hvor 8 gives for det tilbud, der bedst muligt opfylder kravet på ”Konkurrenceparameter 2”.
Vurdering foretages af en kyndig gruppe af medarbejdere fra Ordregiver.
5.3.3.3 Konkurrenceparameter 3 – vægtes 20%
• Leverandøren skal, henført til produktionsmetode, oplyse garanterede maksimale λ- værdier (ved 50 °C) for nye rør.
Den laveste samlede lambdaværdi gives 8 point. En lambdaværdi, der er 20% højere, får 0 point. Point herimellem tildeles efter en lineær interpolationsmodel.
5.3.4 Ad. Underkriterium ”Kvalitet og Service” (vægtes 20%)
Tilbudsgiver skal ved besvarelse af underkriterium ”Kvalitet og service” beskrive/fremsende følgende:
• I hvor stort et omfang, der kan leveres krydsbundne krympemuffer, hvor der er mulighed for tætning af udluftningshuller med svejsepropper. Jo større omfang jo bedre.
• Omfang af uddannelsestilbud til Ordregivers medarbejdere og samarbejdspartnere. Jo større omfang jo bedre.
• Håndtering af det tilbudte alupexrør samt fremsende en oprullet vareprøve på 25 m af det tilbudte 25+25/125 eller 26+26/125 alupexrør.
Ordregiver foretager herefter udrulning, vurderer letheden af at bukke alupex’en i en vinkel af 90 gr., indfører den i ø160 mm husindføringsbøjning, samt foretager en vurdering ift. at der ikke sker kapperørsdeformationer og væsentlige revner i skum ved udrulning.
• I hvilket omfang Leverandøren internt tester og kontrollerer deres produkter i forbindelse med produktion. Der skal vedlægges en kvalitetskontrolplan, der viser den kvalitetsaktivitet samt frekvens, produkterne udsættes for i forbindelse med fremstillingen.
• I hvilket omfang Leverandøren sikrer sporbarhed på komponenter og kan fremsende certifikater på anvendte materialer.
• Arbejdet med opskumning af muffer. For at evaluere arbejdsmiljøet i forbindelse med håndtering og dosering af skumvæsker skal alle tilbudsgivere ved tilbudsafgivelsen fremsende en vareprøve bestående af en krympemuffe i ø225 inkl. skum og montagevejledning.
Ordregiver foretager herefter en montage og vurderer emballage, dosering og arbejdsmiljø.
Der gives point på en skala fra 0-8, hvor 8 gives for det tilbud, der bedst muligt opfylder kravet
på parameteret ”Kvalitet og service”.
Vurdering foretages af en kyndig gruppe af medarbejdere fra Ordregiver. De angivne tilbudte vilkår vurderes som en samlet helhed, og den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke udtryk for en prioritering.
Med hensyn til vareprøver:
Det er tilstrækkeligt, at Tilbudsgiver fremsender ét rør som vareprøve og 2 koblinger i henholdsvis pres/svejs og pres/pres.
Vareprøverne skal inden tilbudsfristen for endeligt tilbud være modtaget af Ordregiver. Vareprøverne skal sendes til:
Verdo Varme Herning A/S Birk Centerpark 32
7400 Herning
5.3.5 Samlet evaluering
Tilbudsgiveren med det højest antal samlede vægtede point for alle underkriterier tildeles Rammeaftalen.
Tildelingskriterium og underkriterier - delaftale 2
Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af
tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Rammeaftalen.
Underkriterium | Vægt i procent |
Pris | 60% |
Varmetab | 20% |
Kvalitet | 20% |
5.4.1 Pointskala
Underkriterierne vurderes på en pointskala fra 0-8, hvor de tildelte point i den samlede evaluering vil blive ganget med vægtningen af underkriteriet, jf. punkt 5.4.
Point | Prosavurdering |
0 | Ingen opfyldelse af under- eller delkriteriet |
1 | Meget begrænset opfyldelse af under- eller delkriteriet |
2 | Begrænset opfyldelse af under- eller delkriteriet |
3 | Under middel opfyldelse af under- eller delkriteriet |
4 | Middel opfyldelse af under- eller delkriteriet |
5 | Over middel opfyldelse af under- eller delkriteriet |
6 | Høj grad af opfyldelse af under- eller delkriteriet |
7 | Meget høj grad af opfyldelse af under- eller delkriteriet |
8 | Bedst mulige opfyldelse af under- eller delkriteriet |
5.4.2 Ad. Underkriterium ”Pris” (vægtes 60%)
Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 2B – Tilbudsliste. Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund.
Alle ydelserne, som fremgår af kravene i rammeaftalen og kravspecifikationen, skal være inkluderet i den tilbudte pris på produkterne, herunder omkostninger forbundet med leveringen.
Nedenfor fremgår den anvendte evalueringsmodel for underkriteriet ”Pris”.
Primær evalueringsmodel
De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0 – 8 point. ”Laveste samlede evalueringspris”, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. punkt 5.1, tildeles 8 point. En samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt.
Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:
𝑍 =
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝑍
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •
𝑿
, hvor X således fastsættes til 50 %.
Såfremt nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anvendes, tilpasses ovenstående formel i overensstemmelse hermed.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris.
Sekundær evalueringsmodel
Såfremt det konstateres, at den samlede evalueringspris i mere end ét af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 %, fastsættes X til 100 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 % eller derover tildeles 0 point.
Tertiær evalueringsmodel
Såfremt det konstateres, at den samlede evalueringspris i ét af de af de konditionsmæssige
tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 %, fastsættes X til 150 %.
Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus
150 % eller derover 0 point.
5.4.3 Ad. Underkriterium ”Varmetab” (vægtes 20%)
5.4.3.1 Konkurrenceparameter 1 – vægtes 70%
Ved bedømmelse af tilbuddene vil det årlige varmetab indgå.
Leverandøren skal udføre en beregning af det årlige varmetab, baseret på λ vægtet over 30 år.
Lamdaværdier skal være gennemsnittet af de seneste tre år og skal vedlægges tilbuddet som certifikater fra uafhængige institutter.
Det skal oplyses, hvorledes de angivne lambda-værdier er beregnet og dokumenteret med angivelse af betydende parametre. Som minimum ønskes oplysninger om Tilbudsgiverens grænseværdier for isoleringsskummets cellegassammensætning, tryk, densitet og skumstruktur.
Der tages udgangspunkt i Dansk Fjernvarmes varmetabsprogram, som er forudfyldt med Ordregivers vareaftag for 2020. Tilbudsgiver skal anvende ”Kontraktbilag 2C – Beregning af varmetab – delaftale 2” til beregningen.
Tilbudsgiveren skal, for hver rørdimension, oplyse følgende data til beregningen:
• dydre kobberrør og godstykkelse kobberrør
• dydre kapperør og godstykkelse kapperør
• λ vægtet over 30 år (vægtet gennemsnit)
• Afstand mellem kobberrør (for dobbeltrør)
Følgende parametre vil blive anvendt ved beregning af varmetab (oplysningerne er forudfyldt i Kontraktbilag 2C – Beregning af varmetab – delaftale 2”):
• Varmetabsberegningerne skal baseres på en jordtemperatur på +10 °C
• Fremløbstemperatur på 70°C og en temperaturdifferens på 30°C
• Der regnes med en fysisk jorddækning til kapperørets top på 800 mm og en afstand mellem rørkapperne på 100 mm ved enkeltrør
• Jordens λ-værdi sættes til 1,6 W/m/°C¨
Prisen på varmetabet evalueres efter samme metode som Prisen. Det vægtes positivt at varmetabet er så lavt som muligt.
5.4.3.2 Konkurrenceparameter 2 – vægtes 10%
• Leverandøren skal redegøre for, hvorledes Leverandøren løbende sikrer sig, at de garanterede værdier overholdes og dokumenteres over for Ordregiver.
Det vil blive vurderet positivt, at:
• Leverandøren anvender en struktureret metode og klart kan beskrive denne metode, som sikrer at de garanterede værdier overholdes og dokumenteres over for Ordregiver.
Der gives point på en skala fra 0-8, hvor 8 gives for det tilbud, der bedst muligt opfylder kravet
på ”Konkurrenceparameter 2”.
5.4.3.3 Konkurrenceparameter 3 – vægtes 20%
• Leverandøren skal, henført til produktionsmetode, oplyse garanterede maksimale λ- værdier (ved 50 °C) for nye rør.
Den laveste samlede lambdaværdi gives 8 point. En lambdaværdi, der er 20% højere, får 0 point. Point herimellem tildeles efter en lineær interpolationsmodel.
5.4.4 Ad. Underkriterium ”Kvalitet” (vægtes 20%)
Tilbudsgiver skal ved besvarelse af underkriterium ”Kvalitet og service” beskrive/fremsende følgende:
• At preskoblinger er udført og pakket, således der kan ske en enkel og korrekt montage.
For at evaluere den tilbudte preskobling, skal alle tilbudsgivere ved tilbudsafgivelsen fremsende vareprøver af pres/svejs og pres/pres koblinger for 18 mm kobberrør.
• Håndtering af det tilbudte kobberrør samt fremsende en oprullet vareprøve på 25 m af det tilbudte 18+18/110 kobberrør.
Ordregiver foretager herefter udrulning, vurderer letheden af at bukke røret i en vinkel af 90 gr., indfører den i ø160 mm husindføringsbøjning samt foretager en vurdering ift., at der ikke sker kapperørsdeformationer og væsentlige revner i skum ved udrulning.
• Leverandøren skal beskrive i hvilket omfang de internt tester og kontrollerer deres produkter i forbindelse med produktion. Der skal vedlægges en kvalitetskontrolplan, der viser den kvalitetsaktivitet samt frekvens, produkterne udsættes for i forbindelse med fremstillingen.
• I hvilket omfang Leverandøren sikrer sporbarhed på komponenter og kan fremsende certifikater på anvendte materialer.
Der gives point på en skala fra 0-8, hvor 8 gives for det tilbud, der bedst muligt opfylder
kravet på parameteret ”Kvalitet”.
Vurdering foretages af en kyndig gruppe af medarbejdere fra Ordregiver. De angivne tilbudte vilkår vurderes som en samlet helhed, og den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke udtryk for en prioritering.
Med hensyn til vareprøver:
Det er tilstrækkeligt, at Tilbudsgiver fremsender ét rør som vareprøve og 2 koblinger i henholdsvis pres/svejs og pres/pres.
Vareprøverne skal skal inden tilbudsfristen for endeligt tilbud være modtaget af Ordregiver. Vareprøven skal sendes til:
Verdo Varme A/S Agerskellet 7
8920 Randers NV
Underretning og standstill-periode
Alle berørte Tilbudsgivere og berørte Ansøgere vil i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 75 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivet art. 70.
Indgåelse af aftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til Tilbudsgiverne er sket ad elektronisk vej. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.
Indgåelse af Rammeaftalerne vil ske på baggrund af vedlagte ”Kontraktbilag 1 – Udkast til Rammeaftale – delaftale 1” samt ”Kontraktbilag 2 – Udkast til Rammeaftale – delaftale 2” (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud.
Rammeaftalerne regulerer parternes vilkår i aftaleperioden.