Udbud
Udbud
af rammeaftale på indkøb af parykker
2019
Indhold
4 Kontakt i forbindelse med udbuddet 6
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold 8
6.2 Økonomisk og finansiel formåen 9
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen 9
6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 9
10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 11
11.1 Tildelingskriterium og underkriterier 11
11.2 Forbehold og konditionsmæssighed 12
12 Orientering om resultatet af udbuddet 12
16 Udbudsbilag B – Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere 14
2.1 Rammeaftalens grundlag 15
4 Rammeaftalens omfang 17
13 Leverandørens misligholdelse 22
13.2 Forsinkelse af enkelte ordrer 22
13.3.2 Ophævelse af rammeaftalen 22
14 Ordregivers misligholdelse 23
16 Produktansvar og forsikring 24
18.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 25
18.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter 25
22 Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 26
23 Bilag 2 – Kravspecifikation 27
Køge Kommune inviterer hermed interesserede tilbudsgivere til at byde på Fællesudbud Sjællands (FUS) udbud af rammeaftale på indkøb af Parykker 2019.
FUS er en indkøbscentral, der består af 16 kommuner, der i samarbejde gennemfører fælles udbud og skaber fælles rammer for indkøb. FUS-samarbejdet repræsenterer i alt 761.000 borgere.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens § 56 (lov nr. 1564 af 15. december 2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 6. og opfylder eventuelle mindstekrav, kan afgive tilbud.
Udbudsmaterialet består af:
• Udbudsbekendtgørelse
• Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument)
• Udkast til rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation) Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialer, Bilag 2 – Kravspecifikation, Bilag 3 – Tilbudsliste
• Udbudsbilag C – Forbrug og bevillinger på parykker 2018
Aftale med den/de vindende tilbudsgiver/e skal indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort via udbudssystemet Complete Tender Management (CTM), som anvendes til hele udbuddets gennemførelse. Udbudsmaterialet er derfor kun tilgængeligt på hjemmesiden xxxxx://xxx.xx-xxxxxx.xxx/.
Udbuddet vedrører rammeaftaler på Parykker 2019 til FUS.
Ordregiver har offentliggjort en forudfyldt elektronisk version af ESPD sammen med udbudsmaterialet. Nærmere oplysning om, hvordan denne version af ESPD anvendes og udfyldes, kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning: Det elektroniske ESPD – Sådan virker den. Vejledningen findes på følgende hjemmeside: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxxx-xxxxxxxxxxxxx-xx- ecertis/
Udbuddet gennemføres af Køge Kommune v/Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx på vegne af Fællesudbud Sjælland. Følgende kommuner i FUS har tilsluttet sig til at anvende rammeaftalen/delaftale:
• Faxe Kommune
• Greve Kommune
• Guldborgsund Kommune
• Holbæk Kommune
• Kalundborg Kommune
• Køge Kommune
• Lejre Kommune
• Næstved Kommune
• Odsherred Kommune
• Ringsted Kommune
• Roskilde Kommune
• Solrød Kommune
• Sorø Kommune
• Slagelse Kommune
• Stevns Kommune
• Vordingborg Kommune
Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED: | Fredag d. 14. juni 2019 |
Spørgefrist: | Torsdag d. 4. juli 2019 |
Svarfrist: | 6 dage før tilbudsfrist |
Tilbudsfrist: | Tirsdag d. 16. juli 2019 kl. 12.00 |
Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: | Uge 35 |
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. | |
Leveringsstart: | 1. oktober 2019 |
4 Kontakt i forbindelse med udbuddet
Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå ved hjælp af beskedfunktionen i EU-Supply. Det betyder, at ordregiver kun besvarer spørgsmål, som er modtaget via EU- Supply.
Baggrunden for dette er, at ligebehandlingsprincippet medfører, at alle tilbudsgivere skal have adgang til at se spørgsmålet (i anonymiseret form) og ordregivers svar.
Hvis der opleves tekniske problemer med systemet, skal EU-Supply kontaktes på nedenstående e- mail/telefonnummer.
It-support, EU-Supply:
Xxx.xx. 00000000
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål i EU-supply, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i aftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.
Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via EU-Supply.
Udbuddet vedrører rammeaftale på køb af parykker. Køb af parykker omfatter ordregivers bevilling og løbende bevillinger af parykker i henhold til Servicelovens § 112. Ordregiver er ikke forpligtet af den forventet omsætning.
Udbuddet er opdelt i følgende geografiske delaftaler:
• Delaftale 1: Greve, Køge, Lejre, Roskilde, Solrød, Stevns. Forventet omsætning: 260.000 kr. årligt.
• Delaftale 2: Faxe, Guldborgsund, Næstved, Ringsted, Sorø, Vordingborg. Forventet omsætning:
260.000 kr. årligt.
• Delaftale 3: Holbæk, Kalundborg, Odsherred, Slagelse. Forventet omsætning: 260.000 kr. årligt.
Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle delaftaler.
For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til tilbudslisten (bilag 3) og kravspecifikationen (bilag 2) samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål.
Den forventede omsætning for hver delaftale er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 4 år. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 3.
Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene og klagenævnet eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren aftalen, erklærer aftalen for ”uden virkning”, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe aftalen til ophør, kan aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned jf. udbudslovens § 185, stk. 2 og lov om Klagenævnet for udbud, §§ 16-19.
Ordregiveren kan i medfør af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 1 bringe en kontrakt eller rammeaftale til ophør, når kontrakten eller rammeaftalen har været genstand for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsprocedure, jf. § 178. Ordregiver kan i dette tilfælde bringe rammeaftalen til ophør med 30 dages varsel til den 1. i en måned.
Ordregiveren kan i medfør af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2 og 3 bringe en kontrakt eller rammeaftale til ophør, når leverandøren var omfattet af en af udelukkelsesgrundene i §§ 135-137 på tidspunktet for tildelingen af kontrakten, hvorefter leverandøren skulle have været udelukket fra udbudsproceduren, eller kontrakten eller rammeaftalen ikke skulle have været tildelt leverandøren på grund af en alvorlig overtrædelse af forpligtelserne i henhold til traktaterne og direktivet, der er fastslået af EU-Domstolen i forbindelse med en procedure efter artikel 258 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
Ordregiver kan i dette tilfælde bringe kontrakten/rammeaftalen til ophør straks.
Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen.
Tilbudsgiver skal vedlægge et udfyldt ESPD til sit tilbud. ESPD’en skal indeholde de oplysninger, der kræves i pkt. 6.1 til 6.3.
Oplysningerne danner grundlag for ordregivers vurdering af, om tilbudsgiver er udelukket fra at deltage i udbuddet, og om tilbudsgiver er egnet til at udføre den udbudte opgave.
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold
Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136 (se ESPDs afsnit: ”Udelukkelse”). Det er minimumskrav.
Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137 (se ESPDs afsnit: ”Udelukkelse”):
• Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling eller lignende, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2
Vindende tilbudsgiver vil blive bedt om at fremsende serviceattest som dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrund. Serviceattesten må maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen.
6.2 Økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
• Tilbudsgiver skal oplyse sin samlede omsætning for de tre seneste regnskabsår. Minimumskravet for tilbudsgivers omsætning er 0,5 mio kr. pr. år.
Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: ”Udvælgelse”.
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
• Tilbudsgivers personale, som skal håndtere borgerne skal have gennemført en 4-årig uddannelse. Minimumskravet er tilbudsgiver skal have personale ansat, som har gennemført den 4-årige frisøruddannelse.
Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: ”Udvælgelse”.
Vindende tilbudsgiver vil blive bedt om at fremsende dokumentation i form af uddannelsesbevis.
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (udbudsbilag B), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Hvis tilbudsgiver – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for samtlige enheder. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes.
De udbudte aftaler er rammeaftaler, som forudsættes indgået med 1 leverandør for hver delaftale. Samme leverandør få tildelt flere delaftaler.
Rammeaftale omfatter ordregivers bevilling og løbende bevilling af parykker i henhold til Servicelovens §
112. Tilbudsgiver skal til enhver tid opfylde betingelser og krav stillet i rammeaftalen med tilhørende bilag.
Ordregiver er ikke bundet af den i tilbudslisten estimerede omsætning, ligesom aftalen er under forbehold for fortsatte bevillinger jf. lovgivningen.
Tilbudsgiver kan afgive 1 tilbud pr. delaftale. Alle tilbud skal opfylde kravspecifikationen, bilag 2.
Der kan ikke tilbydes en rabat, hvis tilbudsgiveren som minimum vinder et nærmere angivet antal delaftaler.
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
Køge Kommune benytter udbudssystemet EU-Supply. Udbudsmaterialet er alene tilgængeligt på EU- Supplys hjemmeside.
Al kommunikation, herunder spørgsmål og svar vedrørende udbuddet, skal foregå via beskedfunktionen i EU-Supply.
Ordregiver vil også offentliggøre rettelser og berigtigelser til udbudsmaterialet på EU-Supply. Udbuddet gennemføres således 100% digitalt.
Alle, der overvejer at afgive tilbud, opfordres således til at holde sig orienteret om dette udbud i EU- Supply. Hvis man registrerer sig i EU-supply, vil man automatisk få besked, når der bliver stillet spørgsmål til udbudsmaterialet og få en kopi af svaret (anonymiseret).
Tilbuddet skal afgives elektronisk i EU-Supply. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, heller ikke ved fremsendelse på e-mail, CD-ROM eller ved brev.
Tilbud skal være modtaget i EU-Supply senest den 16. juli kl. 12.00. Efter dette tidspunkt vil det ikke længere være muligt at fremsende tilbud.
Hvis ordregiver finder det nødvendigt at udskyde tilbudsfristen kan ordregiver gøre dette frem til tilbudsfristens udløb.
Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt via EU-Supply. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Udfyldt ESPD (udbudsbilag A), herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.5, samt eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere, jf. pkt. 6.4 (udbudsbilag B)
• Udfyldt tilbudsliste
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.
Tilbuddet skal være på dansk.
10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.
Efter tilbudsfristens udløb evalueres på følgende punkter:
11.1 Tildelingskriterium og underkriterier
Den enkelte delaftale tildeles til de(n) tilbudsgiver(e), der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Det mest fordelagtige tilbud kan identificeres ved kriteriet;
• Pris
Pris
Pris vurderes ud fra tilbudsgivers udfyldte tilbudsliste. I tilbudslisten er angivet en vægtning, som er ordregivers bedste skøn på fremtidigt forbrug ud bl.a. baseret på historisk forbrug.
Ud fra den udfyldte tilbudsliste fremkommer en samlet tilbudssum. Ordregiver vil tildele den enkelte rammeaftale til den tilbudsgiver, som har afgivet den laveste samlet tilbudssum.
Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud.
11.2 Forbehold og konditionsmæssighed
Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv., jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 11.4.
Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt. 11.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt.
Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftale.
12 Orientering om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens § 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb. Orientering vil ske via elektronisk udbudssystem.
Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt.
Tilbudsgiver skal være villig til at indgå en databehandleraftale. Ved indgåelse af en rammeaftale er det efterfølgende op til den enkelte kommune at vurdere om der er behov for en databehandleraftale med tilbudsgiver og efterfølgende indgå denne aftale.
ESPD er vedlagt udbudsmaterialet som et separat bilag.
16 Udbudsbilag B – Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Nedenstående virksomheder har i ESPD erklæret at udgøre et konsortium.
Virksomhed 1 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver: | |
Dato og underskrift: | |
Virksomhed 2 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver: | |
Dato og underskrift: | |
Virksomhed 3 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver: | |
Dato og underskrift: | |
Konsortiet er benævnt :
(Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed
i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver.
Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen.
Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 11.1 vedrørende beskrivelse af de oplysninger konsortiedeltagerne skal afgive.
Udkast – Rammeaftale på Parykker 2019
Mellem
[Indsæt navn på ordregiver] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet ordregiver) og
[Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet leverandøren)
Er der indgået aftale vedrørende levering af parykker til ordregiver.
Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af parykker 2019. Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter:
1. Denne rammeaftale
2. Udbudsbetingelser
3. Bilag 1 – spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
4. Bilag 2 – kravspecifikation
5. Bilag 3 – tilbudsliste
6. Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
7. [indsæt øvrige bilag]
Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne rammeaftale, dog senest 30 dage efter udløb af standstill perioden, fremsende følgende dokumentation til ordregiver:
1. Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt. 17.
Rammeaftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver.
Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.
Leverandøren har til rammeaftalen tilknyttet følgende underleverandører:
• [indsæt navn på de underleverandører, der er oplyst i tilbuddet]
•
Disse underleverandører kan kun udskiftes med ordregivers forudgående samtykke.
Leverandøren er berettiget til at anvende yderligere underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale.
Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør.
Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.
Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes.
Rammeaftalen er gældende fra den 1.10.2019 til den 30.9.2023.
Rammeaftalen kan opsige aftale med 3 måneders skriftlig varsel ved udgangen af en måned.
Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Klagenævnet for Udbud eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen, erklærer rammeaftalen for ”uden virkning”, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med
30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen.
Denne rammeaftale omfatter ordregivers bevilling og løbende bevillinger af parykker i henhold til Servicelovens § 112. Leverandøren skal til enhver tid opfylde betingelser og krav stillet i rammeaftalen med tilhørende bilag. Produkterne, som skal leveres af leverandøren, er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3).
Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen.
Ordregiver er ikke forpligtet af de forbrugsmængder, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, da området er omfattet af Frit valg for borgeren. Derfor er forbrugsmængderne alene vejledende.
Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter overfor andre kunder dog maksimalt til samme pris, som det produkt der udskiftes.
Leverandøren skal agere som sparringspartner for ordregiver i forhold til bevilling af hjælpemiddel til den enkelte borger ud fra Servicelovens § 112 om det bedst egnede og billigste hjælpemiddel.
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.
Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed.
På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 3 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden.
De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.
Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.
Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.
Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder.
Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.
Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt.
Leverandøren skal stille garanti på produkter jf. bilag 2, kravspecifikation.
Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.
Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af leverandørens tilbud (bilag 4).
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage.
Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.
Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der
ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start og herefter én gang årligt (reguleringstidspunktet). Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra 1.7.2019 til 1.7.2020. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.
Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index).
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Hvis der meddeles prisregulering efter dette tidspunkt, kan prisregulering alene få virkning for ydelser, der leveres 30 efter meddelelse om prisreguleringen.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxxxxx@xxxxx.xx.
Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format.
Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 20 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
Prisreguleringen skal være accepteret af ordregiver før den kan træde i kraft.
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter.
Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.
Bestilling vil ske via den enkelte borger.
Leverandøren skal håndtere bevillinger elektronisk via sikker mail og/eller digital post.
Levering skal foretages i overensstemmelse med bilag 2, kravspecifikation og anses for gennemført, når bevillingshaver har modtaget produktet.
Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. Individuelt fremstillet produkter er undtaget herfra.
Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved.
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling.
Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
• Varenavn og nummer
• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Rekvirent hos ordregiver
• XXX.xx. of borgerens navn
• Rekvisitionsnummer/Købers ordrenr.; Under 67 eller over 67 år
• Leveringsadresse
• Sidste rettidige betalingsdato
• Relevant UNSPSC-kode; 42242000 (proteseenheder eller tilbehør og forbrugsmaterialer)
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
Ordrenummer: Feltet skal udfylde med "Under 67" eller "Over 67", alt efter om borgerens alder er under/over 67 år på udleveringstidspunktet af produktet. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af leverandørens tilbudsliste. (Dvs. ingen rabatter eller afgifter, som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens tilbudsliste.
Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer såsom afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i leverandørens tilbudsliste.
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier.
Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 10.
Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
Leverandøren skal på anmodning, inden 30 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om parykker herunder varenavn, varenummer, varebeskrivelse, enhedspris pr. stk., mængde, total pris pr. varenummer, bestillende EAN nr., leveringsmetode. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.
Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.
13 Leverandørens misligholdelse
Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger denne rammeaftale.
13.2 Forsinkelse af enkelte ordrer
Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.
Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.
13.3.2 Ophævelse af rammeaftalen
Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang.
Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:
• Forhold, der er omfattet af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.
• Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
• Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og at ordregiver har meddelt leverandøren, at
rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
• Manglende overholdelse af de etiske krav i pkt. 17.
• Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
• Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
• Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed.
• Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
• Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.
• Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare. Ovenstående punkter er ikke udtømmende.
Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.
Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.
Ordregivers misligholdelse bedømmes efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse.
Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren, jf. ovenstående.
Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part uden unødigt ophold efter at force majeure er indtrådt.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.
Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.
16 Produktansvar og forsikring
Leverandøren er, i overensstemmelse med lov om produktansvar (lovbekendtgørelse nr. 261 af 20. marts 2007 med senere ændringer) og dansk rets almindelige regler, ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.
Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.
Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
• ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold
Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende
produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.
18.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.
18.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller borgers forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.
Særligt med hensyn til personoplysninger gælder herudover, at leverandøren er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, herunder at foretage logning, sletning og destruktion af data og gennemføre interne procedurer, så der til enhver tid sikres fortrolighed om personoplysninger i overensstemmelse med Persondataloven (lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer) og den dertilhørende Sikkerhedsbekendtgørelses (bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 med senere ændringer) bestemmelser. Ordregiver kan i den forbindelse pålægge leverandøren at underskrive en databehandleraftale.
Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.
Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.
Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder derfor ikke anvendelse på rammeaftalen.
Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.
For ordregiver For leverandøren
Dato Dato
Underskrift Underskrift
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver
22 Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
23 Bilag 2 – Kravspecifikation