Hovedstadens Letbane I/S Vedtægter

Hovedstadens Letbane I/S Vedtægter

Indhold

1 Navn 55

2 Hjemsted 55

3 Formål 55

4 Ejerforhold og hæftelse 55

4.1 Ejerforhold og hæftelse 55

4.2 Ændring af ejerforhold 66

5 lnteressentskabets kapitalforhold og finansiering 776667

5.1 Interessentskabets låneoptagelse m.v 776667

5.2 Interessenternes indskud 887778

5.3 Indgåelse af kontrakter og forberedende arbejder 998

5.4 Uforudsete udgifter 998889

5.5 Tilkøb 10109

6 Interessentskabsmøder 101099910

6.1 Generelt 101099910

6.2 Beslutninger 101099910

6.3 Deltagere 111110

6.4 Afholdelse af interessentskabsmøder 111110101011

6.4.1 Tid og sted 111110101011

6.4.2 Indkaldelse 121211

6.4.3 Dagsorden 121211

6.4.4 Elektronisk interessentskabsmøde 121211111112

6.4.5 Protokol 121211111112

7 Budget, kvartalsrapportering og kvartalsmøder 131312

7.1 Budget 131312

7.2 Kvartalsrapportering og rapporter 131312

7.3 Kvartalsmøde 131312121213

8 Bestyrelsen 141413

8.1 Generelt 141413

8.2 Sammensætning 141413

8.2.1 Sammensætning efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden 141413131314

8.3 Udpegning af medlemmer 141413131314

8.4 Formand og næstformand 151513131314

8.5 Vederlag til bestyrelsen 151514141415

8.6 Andre hverv 151514141415

8.7 Opgaver 161614141415

8.8 Forretningsorden 161615151516

2

8.9 Bestyrelsesmøder og beslutninger 161615151516

8.9.1 Bestyrelsesmøder generelt 161615151516

8.9.2 Deltagere 171715151516

8.9.3 Beslutningsdygtighed 171715151516

8.9.4 Beslutninger i bestyrelsen 171715151516

8.9.5 Revisionsprotokol 171716161617

8.9.6 Referat 171716161617

8.9.7 Skriftlige og elektroniske behandlinger og møder 181816161617

9 Information af interessenterne 181816161617

9.1 Bestyrelsens information af interessenterne 181816161617

9.2 Bestyrelsesmedlemmernes information af interessenterne 191917171718

10 Direktion 191917171718

10.1 Generelt 191917171718

10.2 Opgaver 191917171718

11 Medarbejdere og øvrige ressourcer 191918181819

12 Tegningsforhold 191918181819

13 Inhabilitet 202018181819

14 Tavshedspligt 202018181819

15 Offentlighed om interessentskabets forhold 202018181819

16 Årsrapport, halvårsrapport og kvartalsrapporter 202019191920

17 Revision 212119191920

18 Tvister 222220202021

18.1 Opmand 222220202021

18.2 Voldgift 222220202021

19 Ændring af vedtægt 222220202022

3

4

Kommenterede [mjp1]: Ændres når loven er vedtaget

Interessentskabet er stiftet af Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren, Region Hovedstaden samt Lyngby-Taarbæk Kommune, Gladsaxe Kommune, Herlev Kommune, Rødovre Kommune, Albertslund Kommune, Glostrup Kommune, Brøndby Kommune, Vallensbæk Kommune, lshøj Kommune, Hvidovre Kommune og Høje Taastrup Kommune i henhold til § 1 i lov nr. 165 af 26. februar 2014 om Ring 3 Letbane. Loven er senest ændret ved lov nr. 657 af 8. juni 2016, hvilket medfører, at staten automatisk udtræder af Hovedstadens Letbane med virkning fra datoen for ændringslovens ikrafttræden. I forbindelse med statens udtræden konverteres statens oprindelige indskud på op til 1.777 kr. (2013-priser) til et statsligt tilskud på op til samme beløb... Når letbanen på Ring 3 tages i brug til passagerdrift udtræder Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren af iInteressentskabet, som videreføres af Region Hovedstaden og de involverede kommuner, jf. pkt. 4. nedenfor.

1 Navn

Interessentskabets navn er Hovedstadens Letbane I/S.

2 Hjemsted

Interessentskabets hjemsted er Københavns Kommune.

3 Formål

Interessentskabets formål er at projektere, anlægge og drive Ring 3 Letbane, jf. § 4 i lov nr. 165 af 26. februar 2014 om letbane på Ring 3.

4 Ejerforhold og hæftelse

4.1 Ejerforhold og hæftelse

Interessentskabet ejes af Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren med 40 pct., Region Hovedstaden med 26 43 pct., Lyngby-Taarbæk Kommune med 12,52 pct., Gladsaxe Kommune med 12,60 pct., Herlev Kommune med 6,71 pct., Rødovre Kommune med 2,01 pct., Glostrup Kommune med 7,18 pct., Albertslund Kommune med 3,23 pct., Brøndby Kommune med 4,18 pct., Høje-Taastrup Kommune med 0,88 pct., Hvidovre Kommune med 0,92 pct., Vallensbæk Kommune med 3,15 pct., og Ishøj Kommune med 3,62 pct. Lyngby-Taarbæk Kommune med 7,5 pct., Gladsaxe Kommune med 7,5 pct., Herlev Kommune med 4,0 pct., Rødovre Kommune med 1,2 pct., Glostrup Kommune med 4,3 pct., Albertslund Kommune med 1,9 pct., Brøndby Kommune med 2,5 pct., Høje- Taastrup Kommune med 0,5 pct., Hvidovre Kommune med 0,5 pct., Vallensbæk Kommune med 1,9 pct. og lshøj Kommune med 2,2 pct. De involverede kommuner ejer således i alt 34 57 pct. jf. ovenfor, og betragtes tilsammen i enhver henseende med relation til nærværende vedtægt som én interessent.

Interessenterne hæfter i det indbyrdes forhold for interessentskabets forpligtelser i forhold til disse ejerandele.

Interessenterne hæfter over for tredjemand personligt, direkte, ubegrænset og solidarisk for interessentskabets forpligtelser.

I henhold til lov om letbane på Ring 3 deltager Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren alene i anlægget af letbanen og i omkostningerne forbundet hermed og udtræder af

5

interessentskabet, når letbanen tages i brug til passagerdrift. Ved Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden bibeholder det fortsættende interessentskab alle selskabets aktiver og passiver samt rettigheder og pligter.

Efter sin udtræden er Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren således som udgangspunkt fritaget for alle forpligtelser, der påhviler Hovedstadens Letbane I/S eller som senere måtte blive rettet mod Ring3 Letbane I/S. Dog er staten indstillet på at hæfte i forhold til sin ejerandel på 40 procent for eventuelle krav mod Hovedstadens Letbane I/S, som kan relateres til anlægsperioden. Det skal i den forbindelse præciseres, at statens forpligtelser alene er knyttet til anlægsbudgettet og ikke til aktiviteter knyttet til driften, herunder driftsinvesteringer som defineret i loven.

Region Hovedstaden og de involverede kommuner viderefører interessentskabet med samme indbyrdes ejerforhold som hidtil. Region Hovedstaden vil således eje 43 pct. og de involverede kommuner til sammen 57 pct. af interessentskabet. Kommunerne har endnu ikke aftalt den indbyrdes fordeling af driftsomkostningerne, jf. den mellem interessenterne politisk indgåede principaftale af 20. juni 2013 hvor der fremgår følgende: "Fordelingsnøglen mellem kommunerne indbyrdes for driftsfasen er ikke fastlagt i denne aftale". Kommunerne vil indgå en aftale herom, således at fordelingen kan indgå i anlægsloven om Ring 3 Letbane. Indtil andet er aftalt, er ejerfordelingen mellem kommunerne det samme indbyrdes ejerforhold som i anlægsfasen. Lyngby-Taarbæk Kommune vil derved eje 12,52 pct., Gladsaxe Kommune eje 12,60 pct., Herlev Kommune eje 6,71 pct., Rødovre Kommune eje 2,01 pct., Glostrup Kommune eje 7,18 pct., Albertslund Kommune eje 3,23 pct., Brøndby Kommune eje 4,18 pct., Høje-Taastrup Kommune eje 0,88 pct., Hvidovre Kommune eje 0,92 pct., Vallensbæk Kommune eje 3,15 pct., og Ishøj Kommune eje 3,62 pct. af interessentskabet efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden. Ejerfordelingen mellem de 11 kommuner kan ændres ved aftale mellem kommunerne.

Efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden af interessentskabet vil Region Hovedstaden og de involverede kommuner vil i det nævnte indbyrdes forhold dække nettoomkostningerne til drift og vedligeholdelse af letbanen på Ring 3, herunder omkostningerne til finansiering af de for driften nødvendige investeringer, bl.a. anskaffelse af rullende materiel, etablering af et Kontrol- og Vedligeholdelses Center, prøvedrift, anskaffelse af strategiske reservedele samt afholdelse af reinvesteringer.

4.2 Ændring af ejerforholdStatens forpligtelser

Såfremt kapitel 3 i lov nr. 165 af 26. februar 2014 om letbane på Ring 3 ændres, således at der opnås hjemmel til, at Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren (”staten”) udtræder af interessentskabet i anlægsperioden, dvs. før letbanen tages i brug til passagerdrift, finder bestemmelserne i dette punkt 4.2 anvendelse for statens udtræden i anlægsperioden.

Statens udtræden i anlægsperioden sker automatisk med virkning fra datoen for ændringslovens ikrafttræden. Statens udtræden af Hovedstadens Letbane I/S indebærer også en udtræden af ejeraftalen vedrørende Hovedstadens Letbane I/S.

Ved statens udtræden vil bestyrelsens sammensætning blive ændret i overensstemmelse med vedtægternes § pkt. 8.2.1., idet de statslige repræsentanter udtræder.

Statens forpligtelser som interessent ophører i enhver henseende på virkningstidspunktet for statens udtræden.

6

Efter sin udtræden er staten fritaget for alle forpligtelser, der påhviler Hovedstadens Letbane I/S, eller som senere måtte blive rettet mod Hovedstadens Letbane I/S.Ring 3 Letbane I/S.

Uanset udtræden hæfter staten dog subsidiært i forhold til Hovedstadens Letbane I/S med 40 pct. (svarende til statens oprindelige ejerandel) for eventuelle krav mod Hovedstadens Letbane I/S, som kan relateres til anlægsperioden frem til det tidspunkt, hvor staten udtræder. Det skal i den forbindelse præciseres, at statens forpligtelser i den henseende alene er knyttet til anlægsaktiviteterne i henhold til anlægsbudgettet og således ikke til aktiviteter knyttet til driften, herunder driftsinvesteringer som defineret i loven om Letbane på Ring 3.

Statens forpligtelser vedrørende kapitalindskud og anlægsreserver, jf. punkt. 5.2 berøres ikke af statens udtræden i anlægsperioden. Staten forpligter sig således fortsat til at foretage den resterende del af det indskud på 1.777 mio. kr. (2013-priser), der indeksreguleres med Finansministeriets anlægsindeks frem til driftsstart, jf. den mellem Hovedstadens Letbane I/S og staten indgåede betalingsaftale. Ligeledes forpligter staten sig fortsat til at opretholde den i punkt 5.2 anførte korrektionsreserve.

Statens udtræden i anlægsperioden berører ikke interessentskabets adgang til lånoptagelse gennem statslån, jf. § 10 i lov nr. 165 af 26. februar 2014 om Letbane på Ring 3.

Enhver beslutning mellem de tilbageværende interessenter, efter at staten er udtrådt i anlægsperioden, herunder beslutninger, som indebærer en fordyrelse af projektet, samt begivenheder, der påvirker gennemførelsen af projektet, er staten uvedkommende. Hvis de tilbageværende interessenter træffer beslutning om at reducere deres respektive kapitalindskud og anlægsreserver i anlægsperioden, vil statens forpligtelse vedrørende kapitalindskud og anlægsreserver blive reduceret forholdsmæssigt tilsvarende.

5 lnteressentskabets kapitalforhold og finansiering

5.1 Interessentskabets låneoptagelse m.v.

Hovedstadens Letbane I/S forestår finansieringen af anlægsomkostningerne for letbanen gennem optagelse af Iån. lnteressentskabets Iån til dækning af anlægs- og finansieringsomkostningerne tilbagebetales, dels gennem indskud tilskud fra staten fastlagt i en betalingsplan ved stiftelsen af interessentskabet, dels gennem forudbetalinger fra Region Hovedstaden og kommunerne på 15 pct. af deres respektive andele af anlægsomkostningerne. Kommunernes forudbetaling sker i tre rater: ved stiftelsen og de to efterfølgende år (2014 - 2016). Kommunernes resterende andele betales fra 2017 gennem årlige indskud, der fastsættes således, at kommunernes andel af anlægsgælden kan være tilbagebetalt i løbet af 40 år, det vil sige 2017 - 2056. Region Hovedstadens forudbetaling indskydes samlet i 2019. Region Hovedstadens resterende andel betales fra 2020 gennem årlige indskud, der fastsættes således, at Region Hovedstadens andel af anlægsgælden kan være tilbagebetalt i løbet af 40 år, det vil sige 2020 - 2059. Region Hovedstadens og kommunernes årlige indskud fastlægges ved stiftelsen af interessentskabet i en betalingsplan, hvori også principperne for eventuelle reguleringer som følge af ændrede anlægs- og finansieringsomkostninger fastlægges.

lnteressenterne kan hver især vælge at indbetale deres respektive indskud hurtigere end fastsat i betalingsplanen, eventuelt som et engangsbeløb ved stiftelsen af interessentskabet.

7

Hovedstadens Letbane I/S forestår endvidere finansieringen af de nødvendige investeringer relateret til drift og vedligeholdelse af letbanen, som skaI betales af de involverede kommuner og Region Xxxxxxxxxxx.xx tilbageblivende interessenter efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden af interessentskabet. Disse investeringer består bl.a. af anskaffelse af rullende materiel, etablering af Kontrol- og Vedligeholdelses Center, prøvedrift, anskaffelse af strategiske reservedele og afholdelse af reinvesteringer og betales som led i de årlige driftsomkostninger modregnet passagerindtægterne gennem årlige indskud fra Region Hovedstaden og de involverede kommuner i samme forhold som disses indbyrdes ejerforhold. Region Hovedstadens og de involverede kommuners årlige indskud til dækning af investeringerne relateret til driften af letbanen fastlægges ved stiftelsen af Hovedstadens Letbane I/S i en betalingsplan, hvori også principperne for eventuelle reguleringer som følge af ændrede investeringer relateret til driften og dertil knyttede finansieringsomkostninger fastlægges.

Betalingsplanen opdateres senest et år før ibrugtagning af letbanen i Ring 3 til passagerdrift. Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden af interessentskabet. Samtidig fastlægges de involverede kommuners indbyrdes økonomiske rettigheder og forpligtelser i forhold til overskud/underskud af drift og vedligeholdelse af letbanen i Ring 3 efter ibrugtagning af letbanen til passagerdrift. Region Hovedstadens andel er defineret i pkt. 4.

5.2 Interessenternes indskud og tilskud

Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren indskyder yder et tilskud på op til 1.777 mio. kr., Region Hovedstaden indskyder 1.155,7 xxx.xx., Lyngby-Taarbæk Kommune indskyder 332,3mio. kr., Gladsaxe Kommune indskyder 333,8 mio. kr., Herlev Kommune indskyder 178,2 mio. kr., Rødovre Kommune indskyder 52,9 mio. kr., Glostrup Kommune indskyder 190,3 mio. kr., Albertslund Kommune indskyder 86,1 mio. kr., Brøndby Kommune indskyder 110,3 mio. kr., Høje-Taastrup Kommune indskyder 22,6 mio. kr., Hvidovre Kommune indskyder 24,2 mio. kr., Vallensbæk Kommune indskyder 83,1 mio. kr. og Ishøj Kommune indskyder 96,7 mio. kr. i Hovedstadens Letbane I/S. Beløbene er angivet i 2013-priser og indeksreguleres med Finansministeriets anlægsindeks frem til driftsstart og derefter med nettoprisindekset. Beløbene er baseret på den samlede anlægsinvestering, jf. principaftalen af 20. juni 2013 samt lov nr. 165 om letbane på Ring 3 med senere ændringer.

De anførte beløb er inklusiv korrektionsreserver på 30 pct., som for statens vedkommende er i overensstemmelse med statens regler for ny anlægsbudgettering. Region Hovedstadens og kommunernes korrektionsreserver samt 10 pct. af statens 30 pct. korrektionsreserve forudsættes indskudt i selskabet sammen med indskud til finansiering af anlægsomkostningerne. 10 pct. af statens 30 pct. korrektionsreserve indgår i statens tilskud til projektet. 10 pct. af Region Hovedstadens og kommunernes 30 pct. korrektionsreserve indgår tilsvarende som finansiering af projektet. De resterende 20 pct. af Region Hovedstadens og kommunernes K30 pct. korrektionsreserven er budgetmæssigt bundet, således at træk på denne reserve kun vil kunne ske i samme forhold som parternes oprindelige ejerandele ved selskabets stiftelse og kun efter forelæggelse for ejerne. K kommunerne og, Region Hovedstaden. , og, det vil sige Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren., kommunerne og Region Hovedstaden.

De resterende 20 pct. af statens 30 pct. korrektionsreserve indskydes i en central anlægsreserve i statslig regi. Træk fra denne reserve vil kunne ske efter samme principper, som gælder for Region Hovedstadens og kommunernes 20 pct. korrektionsreserve, det vil sige efter forelæggelse for xxxxxx.xx i selskabet indskudte reserver ydet som et tilskud.

8

Det er aftalt, at Region Hovedstadens og kommunernes indskud i selskabet sker i form af et engangsindskud på minimum 15 pct. af deres respektive andele af det samlede anlægsbudget inklusiv korrektionsreserve kombineret med faste årlige indskud.

Interessentskabets egenkapital udgør ved stiftelsen x.xx. 3.423.803 (2013-priser) i henhold til åbningsbalancen.

5.3 Indgåelse af kontrakter og forberedende arbejder

Indgåelse af kontrakter om anlæg og drift, herunder vedligeholdelse, af letbanen på Ring 3 kræver forelæggelse for og godkendelse fra samtlige interessenter.

Forelæggelsen af kontrakter for interessenterne gælder kun de store anlægs- og leverandørkontrakter samt drifts- og vedligeholdelseskontrakten for den første driftsperiode.

Forelæggelsen af bestyrelsens indstilling til interessenterne om grundlaget for indgåelse af de store anlægs- og leverandørkontrakter samt drifts- og vedligeholdelseskontrakten for den første driftsperiode forudsætter gennemførelse af en række forberedende arbejder, herunder

• Udarbejdelse af VVM m.v.

• Udbud af rådgiverkontrakter

• Geotekniske undersøgelser m.v.

• Opmålinger

• Forberedelse og igangsætning af ledningsomlægninger samt de dertil knyttede midlertidige vej og trafikomlægninger

• Forberedelse af arealerhvervelser

• Udarbejdelse af udbudsmateriale, herunder forberedelse og indledning af udbud af anlæg og drift af letbanen.

Interessenterne har fastsat en øvre grænse på 475 mio. kr. i 2013-priser for omkostningerne til forberedende arbejder i perioden frem til interessenterne træffer beslutning om projektets gennemførelse.

Såfremt interessenterne - efter forelæggelse af bestyrelsens indstilling på grundlag af de gennemførte anlægs- og driftsudbud - beslutter ikke at gennemføre anlægget af Letbanen på Ring 3, vil interessenterne skulle afholde omkostningerne til de forberedende arbejder i samme forhold som fordelingen af de øvrige anlægsomkostninger.

5.4 Uforudsete udgifter

Uforudsete udgifter, dvs. udgifter, der ikke har været forudset i forbindelse med fastlæggelsen af budgettet for Ring 3 Letbane, men som er nødvendige for gennemførelsen af anlægget, jf. § 4 i lov nr. 165 af 26. februar 2014 om Ring 3 Letbane, f.eks. omkostningerne som følge af uforudsete jordbundsforhold, ledningsomlægninger, trafikomlægninger m.v., afholdes af Hovedstadens Letbane I/S, dog skaI ejerne, i overensstemmelse med afsnit 9.1, informeres ved kvartalsrapportering på kvartalsmøder.

9

Såfremt finansieringen af store uforudsete udgifter - f.eks. væsentlige ændringer i anlægsbetingelserne som følge af andre store anlægsprojekter - ikke kan rummes inden for interessentskabets langtidsbudget, må interessentskabet over for interessenterne rejse spørgsmålet om, hvorledes interessenterne ønsker ekstraomkostningerne finansieret. Såfremt interessenterne beslutter, at ekstraomkostningerne skal finansieres ved ekstraordinære indskud fra interessenterne, fordeles interessenternes indskud i henhold til de gældende fordelingsnøgler, jf. pkt. 4.

5.5 Tilkøb

Tilkøb, dvs. udgifter til anlægget, der ikke er nødvendige for anlæg af Ring 3 Letbane, jf. § 4 i loven, betales af den eller de interessenter, der ønsker at foretage tilkøbet.

De 11 kommuner, Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren og Region Hovedstaden har mulighed for at vælge tilkøb senest i forbindelse med fastlæggelse af udbudsbetingelserne for anlægget af letbanen, uden at dette i øvrigt medfører væsentlige tidsmæssige eller økonomiske konsekvenser for anlægget. Tilkøb af ekstra administrative ydelser m.v., som ikke påvirker kontraktforhold eller tidsplan, kan ske efter indgåelsen af anlægs- og driftskontrakterne.

6 Interessentskabsmøder

6.1 Generelt

Interessentskabsmødet er interessentskabets øverste myndighed.

Interessenterne udøver deres beføjelser på interessentskabsmøder. Det interessentskabsmøde, hvor årsrapporten behandles, benævnes ordinært interessentskabsmøde.

Kommunerne deltager sammen i interessentskabsmøderne som én interessent modsvarende Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren og Region Hovedstaden.

Kommunerne etablerer et borgmesterforum til koordinering af kommunernes valg af repræsentanter til bestyrelsen samt afklaring af kommunernes fælles mandater for deltagelse i interessentskabsmøeder og bestyrelsesmøder m.v. Borgmesterforummet etableres formelt ved indgåelse af en ejeraftale. Aftalen tiltrædes af Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren og Region Hovedstaden. Via ejeraftalen får kommunerne mulighed for at kunne tale med én stemme på interessentskabsmøderne m.v. i Hovedstadens Letbane I/S og stemmemæssigt vægte som én interessent.

6.2 Beslutninger

Alle væsentlige beslutninger på interessentskabsmøder kræver enstemmighed mellem interessenterne. Interessenterne har beføjelse til at træffe beslutning om ethvert forhold vedrørende interessentskabet. Bestyrelsens og direktionens opgaver m.v. fremgår i øvrigt af pkt. 8.7 og 10.2.

Følgende væsentlige beslutninger skal forelægges af bestyrelsen for interessenterne:

 Ændring af vedtægt for interessentskabet, jf. pkt. 19

 Vedtagelse af anlægsbudget, herunder finansiering

10

 Indgåelse af kontrakter om anlæg af Letbanen på Ring 3

 Vedtagelse af evt. udvidelser, fx en etape 2

 Godkendelse af regnskab og årsrapport.

6.3 Deltagere

I interessentskabsmøderne kan udover repræsentanter for interessenterne, i anlægsperioden Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren, Region Hovedstaden og de involverede kommuner i fællesskab og i driftsperioden Region Hovedstaden og de involverede kommuner i fællesskab, bestyrelsens formand og i anlægsperioden de to næstformænd deltage og i driftsperioden næstformand deltager, med mindre interessenterne træffer anden beslutning i det konkrete tilfælde.

I det interessentskabsmøde, hvor årsrapporten eller andre rapporter mv., der er påtegnet af revisor, behandles, deltager tillige interessentskabets revisorer. Revisorenrne skal være til stede på øvrige interessentskabsmøder, såfremt bestyrelsen, et bestyrelsesmedlem, direktionen, en revisor eller en interessent anmoder herom. Staten kan deltage som observatør på interessentskabsmøderne.

Interessenterne beslutter, i hvilket omfang øvrige medlemmer af bestyrelsen, direktionen eller andre deltager i interessentskabsmøder. De nævnte personer ud over interessenterne deltager i interessentskabsmøder med ret til at udtale sig, men uden stemmeret.

Interessentskabsmøder er åbne for pressen, med mindre interessenterne træffer beslutning om andet.

Interessenterne træffer beslutning om, hvorvidt og i hvilket omfang pressen har ret til at foretage bånd-, film- eller fotooptagelser på mødet.

Interessenterne kan møde på interessentskabsmødet ved fuldmægtig.

Interessenterne eller fuldmægtige kan møde på interessentskabsmødet med en rådgiver.

6.4 Afholdelse af interessentskabsmøder

6.4.1 Tid og sted

Interessentskabsmøde afholdes på interessentskabets hjemsted mindst én gang årligt med mindre interessenterne enes om at holde mødet på et andet sted.

Ordinært interessentskabsmøde, hvor årsrapporten fremlægges, afholdes inden udgangen af april hvert år.

Ekstraordinært interessentskabsmøde afholdes, når en interessent, bestyrelsen, et bestyrelsesmedlem, bestyrelsesformanden, en næstformand eller en revisor finder det hensigtsmæssigt til behandling af et bestemt emne. Ekstraordinært interessentskabsmøde skal indkaldes senest 2 uger efter, at der er modtaget skriftlig anmodning herom med angivelse af et bestemt emne.

11

6.4.2 Indkaldelse

Interessentskabsmøderne indkaldes af bestyrelsen. Indkaldelse til interessentskabsmøde skal ske ved brev til interessenterne med mindst 14 dages og højst fire ugers varsel. Indkaldelse skal sendes til Erhvervsstyrelsen senest samtidig med, at indkaldelsen sendes til de øvrige mødedeltagere.

6.4.3 Dagsorden

Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for interessentskabsmødet med samtlige de forslag, der skal behandles på interessentskabsmødet, og i forbindelse med ekstraordinært interessentskabsmøde tillige årsagen hertil.

Emner eller forslag til behandling på et ekstraordinært interessentskabsmøde ud over det emne, som skaI angives i anmodningen om ekstraordinært interessentskabsmøde, skal senest en uge før mødet være modtaget af alle interessenter.

Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan ikke afgøres på et interessentskabsmøde. Dog kan det ordinære interessentskabsmøde altid afgøre sager, som efter vedtægterne skaI behandles på det ordinære interessentskabsmøde, ligesom det kan beslutte at indkalde til et ekstraordinært interessentskabsmøde til behandling af et bestemt emne.

6.4.4 Elektronisk interessentskabsmøde

Bestyrelsen kan beslutte, at der som supplement til fysisk fremmøde på interessentskabsmødet gives adgang til, at interessenterne kan deltage elektronisk i interessentskabsmødet, herunder stemme elektronisk, uden at være fysisk tilstede på interessentskabsmødet.

Bestyrelsen skal fastsætte de nærmere krav til de elektroniske systemer, som anvendes ved et delvist eller fuldstændigt elektronisk interessentskabsmøde. Indkaldelsen til interessentskabsmødet skal indeholde oplysning herom, ligesom det skal fremgå af indkaldelsen, hvordan interessenterne tilmelder sig til elektronisk deltagelse, og hvor de kan finde oplysning om fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse i interessentskabsmødet.

Bestyrelsen skal ligeledes sørge for at et elektronisk interessentskabsmøde afvikles på betryggende vis.

6.4.5 Protokol

Interessenterne udpeger en dirigent til at lede interessentskabsmødet.

Over det på interessentskabsmødet passerede føres en protokol, som underskrives af dirigenten.

Senest to uger efter interessentskabsmødets afholdelse skal protokollen eller en bekræftet udskrift af denne være tilgængelig på interessentskabets kontor. Senest samtidig hermed indsendes bekræftet udskrift af protokollen til Erhvervsstyrelsen.

12

7 Budget, kvartalsrapportering og kvartalsmøder

7.1 Budget

Senest den 31. december fremsender bestyrelsen et af bestyrelsen godkendt budget for det kommende år samt et langtidsbudget til interessenterne.

7.2 Kvartalsrapportering og rapporter

Bestyrelsen fremsender kvartalsrapportering med tilhørende regnskabsrapportering til interessenterne senest 9 uger efter afslutningen af 1. og 3. kvartal. Der fastsættes særskilte frister for fremsendelse af årsrapport (udgør også 4. kvartalsrapport) og halvårsrapport.

I årsrapporten, halvårsrapporten og kvartalsrapporteringen orienteres interessenterne om udviklingen i interessentskabets virksomhed i den forløbne periode, og om hvorledes udviklingen forholder sig til årsbudgettet og langtidsbudgettet. Bestyrelsen skal endvidere overveje, om der er behov for opdatering af budgettet for den resterende del af året.

Interessenterne fastsætter efter drøftelse med bestyrelsens formand nærmere retningslinjer for indholdet af kvartalsrapporteringen.

7.3 Kvartalsmøde

Bestyrelsens formandskab fremlægger inden udgangen af januar en årlig plan for afholdelse af møder til drøftelse af kvartalsrapporteringen (i det følgende benævnt kvartalsmøder).

Kvartalsmøderne afholdes 3-4 uger efter fremsendelse af henholdsvis halvårsrapport og kvartalsrapportering. Kvartalsmøderne afholdes på interessentskabets hjemsted, medmindre andet aftales.

Enhver interessent er berettiget, men ikke forpligtet til at deltage i kvartalsmødet. I kvartalsmøder deltager bestyrelsens formand og i anlægsperioden eventueltog de to2 næstformænd og i driftsperioden næstformanden. Staten kan deltage som observatør på kvartalsmøderne.

Interessenterne beslutter, i hvilket omfang øvrige medlemmer af bestyrelsen, medlemmer af direktionen eller andre deltager i kvartalsmødet.

Der kan ikke træffes beslutninger på kvartalsmøder. Såfremt interessenterne ønsker at træffe beslutning på baggrund af kvartalsrapporteringen, skal der indkaldes til ekstraordinært interessentskabsmøde.

For kvartalsmøderne udsendes en dagsorden med følgende faste punkter:

 Kvartalsrapport og økonomiopfølgning for kvartalet

 Status på anlægget af Ring 3 Letbane Dagsordenen kan tillige indeholde andre punkter.

Over det på et kvartalsmøde passerede føres en protokol, som underskrives af bestyrelsesformanden og de deltagende interessenter. Kopi af protokollen sendes til alle interessenterne.

13

8 Bestyrelsen

8.1 Generelt

Interessentskabets øverste ledelsesorgan er bestyrelsen.

8.2 Sammensætning

Bestyrelsen består af 9 medlemmer, der udpeges således:

 35 regionale bestyrelsesmedlemmer udpeges af Region HovedstadenDen Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren

 2 bestyrelsesmedlemmer udpeges af Region Hovedstaden

 23 kommunale bestyrelsesmedlemmer udpeges af de involverede kommuner i fælleskab i Borgmesterforum

 Op til 3 øvrige medlemmer udpeges af de involverede kommuner gennem Borgmesterforum og Region Hovedstaden i fællesskab, i blandt disse bestyrelsens formand

Efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden af interessentskabet består bestyrelsen af 6 medlemmer, der udpeges således:

 3 bestyrelsesmedlemmer udpeges af Region Hovedstaden

 3 bestyrelsesmedlemmer udpeges af de involverede kommuner i fælleskab i Borgmesterforum.

8.2.1 Sammensætning efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden

Efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden af Ring 3 Letbane 1/S består bestyrelsen af 6 medlemmer, hvoraf Region Hovedstaden udpeger 3 bestyrelsesmedlemmer, og de 11 kommuner i forening udpeger 3 bestyrelsesmedlemmer.

De 11 kommuner, jf. § 1 i lov nr. 165 af 26. februar 2014 om letbane på Ring 3 Letbane udpeger i forening bestyrelsesformanden, og Region Hovedstaden udpeger næstformanden.

Udpegning af formand og de to næstformand sker i enighed mellem Region Hovedstaden og de 11 kommuner gennem Borgmesterforum blandt de af interessenterne udpegede bestyrelsesmedlemmer. (jf. pkt. 8.4)

Efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden af Hovedstadens Letbane I/S fastsætter Region Hovedstaden og de 11 kommuner en vedtægt for Hovedstadens Letbane I/S.

8.3 Udpegning af medlemmer

De kommunale og regionale Bbestyrelsesmedlemmerne udpeget af Region Hovedstaden og de 11 kommuner udpeges for en periode på 4 år svarende til den kommunale/regionale valgperiode. Dog vælges medlemmerne af den første bestyrelse fra selskabets omdannelse ved statens udtræden og frem til den 31. december 2021 stiftelse til den 31. december 2017. Genudpegning kan ske.

14

De øvrige bBestyrelsesmedlemmer udpeget af Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren udpeges for en periode på 4 år i forbindelse med det ordinære interessentskabsmøde, jf. pkt. 6.4.1. Dog vælges de øvrige medlemmer første gang efter statens udtræden umiddelbart efter, at lovændringen er trådt i kraft medlemmerne af den første bestyrelse fra selskabets stiftelse til tidspunktet for afholdelse af det ordinære interessentskabsmøde i 20182023.

Genudpegning kan ske.

Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har udpeget den pågældende.

Såfremt bestyrelsesformanden ønsker at fratræde, bør bestyrelsesformanden tilstræbe at orientere interessenterne transport – og bygningsministeren i god tid inden afholdelse af interessentskabsmødet.

Bestyrelsesmedlemmerne skal samlet set have de kompetencer, der er påkrævede for at kunne træffe de fornødne beslutninger i forbindelse med et stort anlægsprojekt.

8.4 Formand og næstformand

Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren udpeger formanden for bestyrelsen. Formanden for bestyrelsen udpeges af de 11 kommuner gennem Borgmesterforum og Region Hovedstaden i fællesskab. Formandsposten tildeles et af de øvrige medlemmer. Region Hovedstaden udpeger en næstformand. De 11 kommuner, jf. § 1 i lov nr. 165 af 26. februar 2014, udpeger i

Kommenterede [mjp2]: Dette slettes for at forenkle forberedelsen af møder og svarer i øvrigt til den praksis der foregår i dag.

fælleskab ligeledes en næstformand. Udpegning af formand og næstformænd efter forudgående

orientering af de øvrige interessenter. Formand og næstformænd forbereder i fællesskab bestyrelsens møder.

Efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden af interessentskabet udpeger kommunerne formanden for bestyrelsen og Region Hovedstaden næstformanden for bestyrelsen. Udpegning af formand og næstformæand forudsætter enighed mellem interessenterne. Formanden og næstformanden forbereder i fællesskab bestyrelsens møder. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Formanden for bestyrelsen skal have ledelsesmæssig ekspertise samt indsigt i samfunds- og erhvervsforhold.

8.5 Vederlag til bestyrelsen

Formandens honorar udgør 300.000 kr. årligt. Næstformændenes honorar udgør 200.000 kr. årligt. Øvrige bestyrelsesmedlemmers honorar udgør 100.000 kr. årligt. Udgifterne til honorarer afholdes af interessentskabet.

8.6 Andre hverv

Formanden og næstformanden for bestyrelsen må ikke udføre hverv for interessentskabet, der ikke er en naturlig del af hvervet som bestyrelsesformand og næstformand. Dog kan formanden og næstformanden, hvor der er særligt behov herfor, udføre opgaver, som den/de pågældende bliver anmodet om at udføre af og for bestyrelsen.

15

8.7 Opgaver

Bestyrelsen varetager interessentskabets overordnede ledelse, herunder fører tilsyn med direktionens varetagelse af den daglige ledelse, og sikrer en forsvarlig organisation af interessentskabets virksomhed.

Bestyrelsen skaI herudover påse, at der udarbejdes et anlægsbudget, en tidsplan, en betalingsplan samt at der jævnligt følges op på udviklingen i anlægsbudgettet mht. anvendelse af tid og afholdte omkostninger. I den forbindelse redegøres for evt. risici, som er knyttet til anlæggets gennemførelse, set i forhold til den overordnede målsætning. Bestyrelsen skal sikre, at it-organisationen er forsvarlig, robust og driftssikker, herunder at Hovedstadens Letbane I/S opretholder et passende it- sikkerhedsniveau.

Bestyrelsen træffer beslutning i alle spørgsmål af væsentlig betydning, herunder om den overordnede tilrettelæggelse af interessentskabets virke inden for de retningslinjer, som er fastsat i vedtægten eller i øvrigt er besluttet af interessenterne på interessentskabsmøder.

Direktionen skal udarbejde og forelægge årsregnskab for bestyrelsen. Udgangspunktet er årsregnskabsloven herunder kapitel 2 om ledelsens ansvar for aflæggelse af årsrapport. Det betyder, at direktion og bestyrelsen f.eks. vil skulle underskrive ledelsespåtegningen på årsrapporten.

Bestyrelsen fastsætter ved instruks det nærmere indhold af direktionen i Hovedstadens Letbane I/S' opgaver og den indbyrdes opgavefordeling. Der vil være retningslinjer for rapportering og forelæggelse af beslutninger for bestyrelsen. Instruksen vil tage udgangspunkt i selskabslovens regler om direktionens opgaver i kapitalselskaber se bl.a. §§ 117-118. Instruksen skal forelægges interessenterne til orientering.

Bestyrelsen vil være ansvarlig for Hovedstadens Letbane I/S' virke over for selskabets interessenter.

8.8 Forretningsorden

Bestyrelsen træffer ved en forretningsorden nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen skal også indeholde en procedure for, hvad bestyrelsen gør, hvis et eller flere bestyrelsesmedlemmer er inhabile i forhold til en bestemt sag, jf. pkt. 13.

Forretningsordenen sendes til interessenterne til orientering. Forretningsordenen skal indsendes til Erhvervsstyrelsen senest 4 uger efter vedtagelsen heraf i bestyrelsen.

8.9 Bestyrelsesmøder og beslutninger

8.9.1 Bestyrelsesmøder generelt

Bestyrelsesformanden, og i dennes fravær den af næstformændene, der udpeges hertil af bestyrelsesformanden, leder bestyrelsens arbejde og foranlediger indkaldelset til bestyrelsesmøde, når der er behov herfor. Bestyrelsesmøde afholdes på forlangende af et bestyrelsesmedlem, direktionen eller en revisor. Bestyrelsen holder møde mindst én gang i kvartalet.

16

8.9.2 Deltagere

Direktionen deltager i bestyrelsesmøderne med ret til at udtale sig, medmindre bestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden beslutning.

Interessentskabets revisorer deltager i bestyrelsesmøder, når en af revisorerne, et bestyrelsesmedlem eller en direktør anmoder herom.

Bestyrelsen træffer i hvert enkelt tilfælde beslutning om, hvem der i øvrigt skal deltage i bestyrelsesmødet.

8.9.3 Beslutningsdygtighed

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når bestyrelsesmedlemmer udpeget af alle trebegge interessenter er repræsenterede. Beslutninger må dog ikke træffes, uden at så vidt muligt samtlige medlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling. For så vidt angår habilitet henvises til pkt. 13.

8.9.4 Beslutninger i bestyrelsen

Beslutninger i bestyrelsen træffes med simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Beslutninger nævnt under pkt. 6.2. skaI forelægges interessenterne på interessentskabsmøde til beslutning.

Et bestyrelsesmedlem har ret til at kræve enhver beslutning i bestyrelsen udsat med henblik pa forelæggelse for interessenterne på et ekstraordinært interessentskabsmøde.

8.9.5 Revisionsprotokol

Ved enhver protokoltilførsel forelægges revisionsprotokollen på bestyrelsesmøde. En protokoltilførsel skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Er et bestyrelsesmedlem fraværende ved et bestyrelsesmøde, hvori revisionsprotokollen er fremlagt med en ny protokoltilførsel, skal det sikres, at vedkommende gøres bekendt med revisionsprotokollatet. Ikke tilstedeværende medlemmer har pligt til at underskrive revisionsprotokollatet umiddelbart efter det bestyrelsesmøde, hvor protokollatet underskrives af de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

8.9.6 Referat

Over forhandlingerne i bestyrelsen skaI der føres referat efter bestyrelsens nærmere bestemmelser. Kopi af referat fremsendes til bestyrelsens medlemmer med anmodning om, at der meddeles eventuelle bemærkninger inden for en fastsat frist. Referatet underskrives pa førstkommende møde af samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. lkke tilstedeværende medlemmer har pligt til at underskrive referatet umiddelbart efter det bestyrelsesmøde, hvor referatet underskrives af de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Et bestyrelsesmedlem eller en direktør, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet.

17

8.9.7 Skriftlige og elektroniske behandlinger og møder

Bestyrelsesmøder kan afholdes skriftligt, i det omfang dette er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Uanset bestemmelsen i 1. punktum kan et medlem af bestyrelsen eller direktionen forlange, at der finder en mundtlig drøftelse sted.

Bestyrelsesmøde kan afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), i det omfang dette er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Uanset bestemmelsen i 1. punktum kan et medlem af bestyrelsen eller direktionen forlange, at der finder en mundtlig drøftelse sted.

Bestyrelsen kan endvidere træffe beslutning om anvendelse af elektronisk dokumentudveksling samt elektronisk post i kommunikationen til brug for et elektronisk bestyrelsesmøde i stedet for fremsendelse eller fremlæggelse af papirbaserede dokumenter.

9 Information af interessenterne

9.1 Bestyrelsens information af interessenterne

Interessenterne orienteres om interessentskabets status og udvikling samt øvrige væsentlige forhold på interessentskabsmøder, ved kvartalsrapportering og på kvartalsmøder, jf. pkt. 6. og 7.3. Herudover skal bestyrelsen orientere interessenterne ved udsendelse af skriftlig orientering, såfremt forholdet ikke kan afvente indkaldelse af interessentskabsmøde eller kvartalsrapportering.

Bestyrelsen skal endvidere pa begæring uden unødigt ophold stille enhver oplysning om interessentskabets virksomhed til rådighed for interessenterne, medmindre dette er i strid med ufravigelige bestemmelser i lovgivningen. For de involverede kommuner, der samlet udgør en interessent, vil Borgmesterforum være det naturlige organ for at begære oplysninger af interessentskabet. Der vil blive fastsat nærmere bestemmelser herom i ejeraftalen mellem de 11 kommuner.

Bestyrelsen skal stille de samme oplysninger til rådighed for alle interessenter, således at interessenterne er i besiddelse af de samme informationer om interessentskabet.

Bestyrelsen er forpligtet til at orientere interessenterne om forhold vedrørende interessentskabets virksomhed, som er af væsentlig økonomisk eller politisk betydning, herunder hvis den forventede anlægsudgift øges ud over den til enhver tid skønnede totaludgift + 3 pct., hvor totaludgiften defineres som det til enhver tid senest af interessenterne godkendte anlægsbudget inklusive prisregulering.

Orientering kan ske på interessentskabsmøder, i kvartalsrapportering, på kvartalsmøder eller ved skriftlig orientering af interessenterne.

Interessentskabet orienterer i kvartalsrapporteringer og på kvartalsmøder interessenterne om anlægsprojektets fremdrift i forhold til forudsætningerne og de specificerede milepæle.

Orientering af interessenterne skal så vidt muligt ske i så god tid, at interessenterne får den fornødne tid til at forholde sig til den konkrete sag.

18

9.2 Bestyrelsesmedlemmernes information af interessenterne

De af interessenterne udpegede bestyrelsesmedlemmer har ret til at informere den, der har udpeget vedkommende, om beslutninger, der skal træffes i bestyrelsen. Interessenterne udøver deres beføjelser på interessentskabsmøder. Hvis en interessent ønsker en bestemt stillingtagen til et emne, skal der indkaldes til et ekstraordinært interessentskabsmøde, hvor det pågældende emne kan behandles, jf. pkt. 6.4.1.

10 Direktion

10.1 Generelt

Bestyrelsen varetager interessentskabets overordnede ledelse. Den til enhver tid værende administrerende direktør for Metroselskabet I/S udgør interessentskabets direktion indtil letbanen tages i brug til passagerdrift. Efter at letbanen er taget i brug til passagerdrift, er det op til bestyrelsen at beslutte, hvem der skal varetage direktionsopgaven for interessentskabet. Bestyrelsen for Hovedstadens Letbane I/S vil kunne indgå en aftale med Metroselskabet I/S om at fortsætte samarbejdet, men i givet fald på almindelige forretningsmæssige vilkår.

Bestyrelsen udarbejder en direktionsinstruks, jf. pkt. 8.7.

10.2 Opgaver

Direktionen varetager den daglige ledelse af interessentskabet og skal derved følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen har givet. Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter interessentskabets forhold er af usædvanlig art eller af stor betydning.

Direktionen skal sikre, at interessentskabets bogføring sker under iagttagelse af den til enhver tid gældende lovgivning, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde.

11 Medarbejdere og øvrige ressourcer

Interessentskabet har ingen medarbejdere udover direktionen. Metroselskabet I/S stiller de nødvendige medarbejdere og øvrige ressourcer til rådighed til varetagelse af driften af Hovedstadens Letbane I/S, herunder til udførelse af administrations-, projekterings- og udbuds- og kontraktopgaver vedrørende letbanen på Ring 3 samt til varetagelse af Ring 3 Letbane 1/S' gælds- og formueforvaltning.

Hovedstadens Letbane I/S betaler Metroselskabet I/S for at varetage de nævnte opgaver baseret på kostpris. Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren fastlægger nærmere retningslinjer for betalingen.

12 Tegningsforhold

Interessentskabet tegnes af bestyrelsens formand eller en næstformand i forening med direktionen eller af den samlede bestyrelse.

Bestyrelsen kan meddele prokura i overensstemmelse med § 7 i lov om erhvervsdrivende virksomheder.

19

13 Inhabilitet

Om bestyrelsesmedlemmers og direktionens inhabilitet gælder reglerne i forvaltningsloven.

Bestyrelsesmedlemmer har pligt til at underrette hinanden om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af inhabilitet.

Direktionen har pligt til at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af inhabilitet.

14 Tavshedspligt

Bestyrelsens medlemmer og direktionen har tavshedspligt. Tavshedspligten gælder ikke i forhold til interessenterne, jf. pkt. 4, for så vidt angår oplysninger, der tilgår disse i deres egenskab af ejere. Dog er der tavshedspligt i forhold til interessenterne angående medkontrahenters og forhandlingsparters personlige eller rent interne forhold. Hvis interessenterne modtager fortrolige oplysninger fra deres medlemmer af bestyrelsen, skaI interessenterne iagttage tavshedspligt.

15 Offentlighed om interessentskabets forhold

Lov om offentlighed i forvaltningen, forvaltningsloven og lov om Folketingets Ombudsmand gælder for den virksomhed, der udøves af interessentskabet.

Interessentskabet anmeldes og registreres i Erhvervsstyrelsen, og det er underlagt samme bestemmelser som statslige aktieselskaber.

Interessentskabet skaI hurtigst muligt give meddelelse til Erhvervsstyrelsen om væsentlige forhold, der vedrører interessentskabet, og som kan antages at få betydning for interessentskabets fremtid, medarbejdere, interessenter eller kreditorer.

Vedtægten og referat af interessentskabsmøderne skal være offentligt tilgængelige på interessentskabets hjemmeside.

Interessentskabet skal senest 14 dage før det interessentskabsmøde, hvor årsrapporten fremlægges, sende et eksemplar af årsrapporten til de af pressens repræsentanter, der anmoder herom, samt offentliggere årsrapporten på interessentskabets hjemmeside.

16 Årsrapport, halvårsrapport og kvartalsrapporter

Interessentskabets regnskabsår er kalenderåret. Første regnskabsår løber fra den 1. januar 2014 til den

31. december 2014.

Interessentskabet skaI udarbejde årsrapport og halvårsrapport i overensstemmelse med årsregnskabsloven og årsregnskabslovens bestemmelser for statslige aktieselskaber (regnskabsklasse D) samt danske regnskabsvejledninger med de ændringer, der følger af lov om letbane på Ring 3.

Hovedstadens Letbane I/S skal i årsrapporten i ledelsesberetningen oplyse om interessentskabets risikostyring vedrørende forretningsmæssige risici.

20

Årsrapporten skal med henblik på offentliggørelse indsendes til Erhvervsstyrelsen uden ugrundet ophold efter at være blevet godkendt af interessenterne. Årsrapporten fremsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til bestemmelserne i Erhvervsstyrelsens bekendtgørelse.

Halvårsrapporten skal med henblik på offentliggørelse indsendes til Erhvervsstyrelsen. Halvårsrapporten fremsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til bestemmelserne i Erhvervsstyrelsens bekendtgørelse.

17 Revision

lnteressentskabets årsrapport revideres af Rigsrevisionen og af en statsautoriseret revisor, som udpeges i fællesskab af Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren, Region Hovedstaden og de involverede kommuner i fællesskab. Udpegningen sker gennem godkendelse af en indstilling fra bestyrelsen af en statsautoriseret revisor efter udbud af opgaven.

Den nuværende revisor kan fortsætte den gældende kontraktperiode ud, inklusive de heri tilbudte forlængelsesmuligheder. Opgaven skal således senest sendes i udbud med henblik på revision af regnskabet for 2020.

Interessentskabet er desuden omfattet af rigsrevisors kompetence, jf. rigsrevisorlovens § 2, stk. 1, nr. 4, og revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik i overensstemmelse med rigsrevisorlovens § 3, der omfatter finansiel revision, juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision.

Fratræder den af Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren, Region Hovedstaden og de involverede kommuner i fællesskab udpegede revisor, skaI Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren, Region Hovedstaden og kommunerne i fællesskab udpege en ny statsautoriseret revisor efter, at fratrædelse er meddelt interessentskabet. Udpegningen sker gennem godkendelse af en indstilling fra bestyrelsen af en statsautoriseret revisor efter udbud af opgaven.

Rigsrevisor og dDen af Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren, Region Hovedstaden og kommunerne udpegede statsautorisede revisor skaI til brug for bestyrelsen føre en fælles revisionsprotokol. Enhver protokoltilførsel sendes samtidigt af rigsrevisoren i kopi til bestyrelsens medlemmer.

Rigsrevisor kan rapportere om revisionen til statsrevisorerne efter xxxxxxxxx fra disse og af egen drift. Udkast til eventuel beretning til statsrevisorerne forelægges ministeren, der inddrager medinteressenterne og bestyrelsen i Hovedstadens Letbane I/S. Rigsrevisor og Dden af Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministeren, Region Hovedstaden og kommunerne udpegede statsautorisede revisor afgiver fælles påtegning påa årsrapporten.

Efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden revideres interessentskabet af en statsautoriseret revisor udpeget af Region Hovedstaden og de involverede kommuner i fællesskab. Fratræder den udpegede revisor, skal Region Hovedstaden og kommunerne i fællesskab udpege en ny statsautoriseret revisor hurtigst muligt efter, at fratrædelse er meddelt interessentskabet.

Den udpegede statsautoriserede revisor skaI til brug for bestyrelsen føre en revisionsprotokol. Enhver protokoltilførsel sendes samtidigt i kopi til bestyrelsens medlemmer.

21

18 Tvister

18.1 Opmand

I tilfælde af uenighed mellem interessenterne om interessentskabets virksomhed, skal interessenterne med en positiv, samarbejdsvillig og ansvarlig indstilling indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. I det omfang det måtte blive nødvendigt, skal interessenterne søge at bringe forhandlingerne op på det højeste politiske niveau.

Såfremt tvisten ikke kan løses herved, kan interessenterne i enighed udpege en uafhængig opmand, der kan mægle mellem interessenterne og fremsætte ikke-bindende løsningsforslag.

Den interessent, der anmoder om udpegning af en opmand, skaI skriftligt meddele de andre interessenter forslag til opmand. De andre interessenter skaI herefter senest 8 dage efter modtagelsen af skriftligt forslag til opmand meddele, om forslaget giver anledning til bemærkninger, og eventuelt komme med forslag til anden opmand. Udpegning af opmand kræver enighed blandt interessenterne.

Opmanden skal senest 30 dage efter udpegning afgive et ikke-bindende løsningsforslag. Interessenterne er forpligtet til at udlevere alle de oplysninger, som opmanden anser for nødvendige til brug for afgivelse af løsningsforslaget.

Omkostninger til opmanden deles ligeligt mellem interessenterne uanset årsag til tvisten og udfald af løsningsforslaget. Hver interessent afholder egne omkostninger.

Anvendelse af opmand er ikke en betingelse for voldgiftsbehandling, jf. pkt. 18.2.

18.2 Voldgift

Enhver tvist mellem interessenterne, som måatte opstå i forbindelse med interessentskabet, og som interessenterne ikke kan eller ønsker løst ved anvendelse af opmand, jf. pkt. 18.1, skaI afgøres ved voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved voldgiftssagens anlæg.

19 Ændring af vedtægt

Vedtægten kan kun ændres efter enstemmig beslutning af interessenterne.

Efter Den Danske Stat v/transport-, bygnings- og boligministerens udtræden af interessentskabet fastsætter Region Hovedstaden og kommunerne en revideret vedtægt for Hovedstadens Letbane I/S.

22