OFICINA ASESORA JURIDICA Y CONTRATACIÓN
OFICINA ASESORA JURIDICA Y CONTRATACIÓN
DOCUMENTO ANEXO 2 CONDICIONES TÉCNICAS
PRESTAR LOS SERVICIOS DE OPERACIÓN LOGÍSTICA INTEGRAL PARA LA PRODUCCIÓN DE EVENTOS, EXPERIENCIAS DE MARCA, TRANSPORTE, PERSONAL PARA LA PROMOCIÓN, ACTIVACIÓN, DIFUSIÓN E IMPULSO DE LOS PRODUCTOS DE LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA – ELC.”
Julio, 2024
ANEXO 2 CONDICIONES TÉCNICAS BÁSICAS
1. OBJETO
Prestar los servicios de operación logística integral para la producción de eventos, experiencias de marca, transporte, personal para la promoción, activación, difusión e impulso de los productos de la Empresa de Licores de Cundinamarca – ELC.”
2. ALCANCE Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS
2.1. ESPECIFICACIONES DEL OBJETO A CONTRATAR
SERVICIO | DESCRIPCION | COSTOS |
La unidad de medida para la propuesta se debe considerar lo siguiente: turno completo de ocho (8) horas a partir del inicio de la actividad incluido 1 hora de descanso Medio turno (5) horas a partir del inicio de la actividad, incluido 30 minutos de descanso | • Hospedaje de personal en los 116 municipios de Cundinamarca • Promotora modelo AAA Impulsador modelo hombre o mujer mayor de 18 años con habilidades de comunicación y venta. Estatura mínima para mujer 1,70, hombre 1,80. Talla mujer 4-6. Excelente presentación • Promotora modelo AA, (Impulsador modelo hombre o mujer mayor de 18 años con habilidades de comunicación y venta. Estatura mínima para mujer 1,70, hombre 1,80. Talla mujer 4-6. Excelente presentación • Coordinador (Hombre o mujer mayor de 18 años mínimo estudiante de Administración de Empresas, Economía, Ingeniería Industrial, Mercadeo o afines con experiencia certificada no inferior a dos (2) años en el cargo. • Líder de grupo Logístico mayor de 20 años, mínimo título xx xxxxxxxxx con habilidades de liderazgo y supervisión. Con experiencia no inferior a un (1) año en el cargo • Barthender(Hombre o mujer mayor de 20 años, mínimo con título xx xxxxxxxxx con habilidades, conocimiento y experiencia certificada no inferior a un (1) año en mixología y licores, creativo e innovador en propuestas de coctelería | Hotel tarifa noche en provincia (116 municipios de Cundinamarca) Alimentación. Taxi nocturno a partir de 10:pm Bogotá Uniformes. (1) por marca Administración Uniformes (lavandería) Insumos |
• Auxiliar (Logístico mayor de 18 años mínimo con título xx xxxxxxxxx y con habilidades de montaje y actividades operativas varias no inferior a un (1) año de experiencia. | ||
Producción, desarrollo, implementación de mobiliario, transporte montaje y desmontaje en las actividades que genera la marca en Bogotá y los 116 municipios de Cundinamarca | . Transporte de mobiliarios y equipos | Alquiler furgón entre 2.5 y 3.5 toneladas por 12 horas. |
Desplazamiento personal | Desplazamiento de personal en vehículos con capacidad de 1 a 7 personas 8 a 16 personas | Bogotá y los 116 municipios de Cundinamarca |
Alquiler de equipos infraestructura con montaje y desmontaje | Techo Truss Estructura Truss Tarima de 2x2 3x3 4x4 Luces Par led InDoor Luces Par Led Outdoor Xxxxxxx xx xxx robóticas Sonido Desde Cabina sencilla hasta Line Array (Tipo Concierto) Pantalla Tipo TV Pantallas Led por panel Carro Valla | Bogotá y A los 116 municipios de Cundinamarca |
DENTRO DE LOS COSTOS EL OPERADOR DEBERÁ INCLUIR LOS SIGUIENTES DE SERVICIOS
1. Pago y administración de nómina, prestaciones y seguridad sociales.
2. Reclutamiento, selección, contratación.
3. Garantizar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo mediante el acompañamiento al personal contratado para la prestación del servicio.
4. informes semanales cualitativo y cuantitativo de la ejecución
5. Apoyo de un director de gestión.
6. Coordinador de operaciones exclusivo.
7. Apoyo de un analista de reporte.
8. Apoyo de una psicóloga de selección
2.2. COTIZACIONES
Una vez el supervisor envíe el formato de solicitud de evento a través de correo electrónico, el CONTRATISTA deberá presentarle al supervisor, mínimo tres (3) cotizaciones para cada uno de los servicios requeridos, junto con el cuadro comparativo en donde se evidencie cual es la mejor opción, las cuales deben cumplir las especificaciones técnicas establecidas y demás condiciones fijadas en los documentos de contratación así:
a. El CONTRATISTA deberá presentar las cotizaciones vía correo electrónico al supervisor en un plazo máximo de tres (3) días, contados a partir del día siguiente en que se recibe el formato de solicitud del evento cuando éste se vaya a realizar a partir de los 10 días calendario siguientes a la solicitud, Esto sin perjuicio de que el supervisor pueda exigirlas antes.
b. Atendiendo las necesidades del servicio, pueden presentarse eventos esporádicos los cuales pueden generarse con una antelación menor a veinticuatro (24) horas. Para estos casos, el CONTRATISTA no estará obligado a presentar tres (3) cotizaciones, sino una única cotización, siempre y cuando se haya puesto de presente al supervisor los costos de asumir la realización del evento y este último haya autorizado la ejecución del mismo.
c. Buscar las mejores tarifas y descuentos corporativos, de acuerdo con las condiciones particulares del lugar donde deba desarrollarse la respectiva actividad o evento.
d. Cuando el supervisor requiera cotizaciones adicionales a las entregadas que permitan realizar la comparación, el CONTRATISTA contará con un (1) día hábil para presentar esta nueva cotización.
e. Las tres (3) cotizaciones deben permitir la comparación y estar en el mismo rango de precios; y podrán servir de soporte para varios eventos
2.3. SOLICITUDES DE EVENTOS
El supervisor del contrato una vez cuente con la información y especificaciones técnicas exigidas para cada evento, realizará la solicitud al contratista a través del formato dispuesto, para su cotización y montaje.
El Contratista debe contar con una línea telefónica fija y una línea celular y garantizar su atención oportuna a los requerimientos realizados por la ELC, las cuales deberán estar habilitadas y operadas por personal idóneo que reciba y tramite todas las novedades que se presenten sobre la prestación del servicio en desarrollo del evento, y de manera permanente para la atención durante todos los días de la semana incluyendo domingos y festivos.
Para efectos de las autorizaciones que se requieran en desarrollo del contrato, se debe contar con la aprobación del supervisor.
Podrán presentarse eventos simultáneos, por lo tanto, el contratista debe contar con el personal y los insumos necesarios para garantizar la correcta prestación del servicio.
Cada uno de los requerimientos dependerá de las características propias del evento los cuales se le comunicaran al contratista de conformidad con la necesidad en la prestación del servicio.
2.4. APROBACIÓN Y PRESUPUESTO DEL EVENTO
El CONTRATISTA una vez recibida la aprobación de la(s) cotización(es) por parte del supervisor tendrá un (1) día calendario para presentar el presupuesto del evento para su revisión y aprobación.
En caso que el supervisor solicite ajustar los presupuestos, el CONTRATISTA tendrá un (1) día calendario adicional para realizar las correcciones correspondientes y enviarlo nuevamente.
El supervisor enviará vía correo electrónico al CONTRATISTA, la aprobación de los presupuestos definitivos debidamente suscritos.
NOTA 1: El CONTRATISTA no podrá adelantar ninguna clase de compromiso, ni ejecutar gasto alguno que no esté aprobado previamente por el supervisor, no se podrán ejecutar eventos sin la aprobación previa del presupuesto, en caso de que el CONTRATISTA los realice sin esta aprobación, la ELC se exime de toda responsabilidad y no asumirá el valor de dicho evento.
NOTA 2: Si durante la ejecución del evento se presentan requerimientos adicionales, estos deberán ser autorizados previamente por el supervisor, de lo contrario la ELC no asumirá el valor de dichos requerimientos.
2.5. POLITICA DE CANCELACIÓN DEL EVENTO
La ELC se reserva el derecho de modificar las fechas programadas para los eventos y el tiempo de duración de los mismos, para lo cual contará con mínimo dos (2) días calendario antes del inicio del evento correspondiente para informarle al CONTRATISTA.
2.6. GESTIÓN DE EVENTOS
El CONTRATISTA es el responsable de la planeación, organización, administración, producción, ejecución y demás acciones logísticas de los eventos de la ELC, estos se deben ajustar a los requerimientos y condiciones establecidas a través del supervisor, de tal manera que los eventos programados se desarrollen con todos y cada uno de los recursos físicos, logísticos y acompañamientos necesarios garantizando su adecuada y exitosa ejecución; a continuación, se describen las actividades más comunes que se desarrollan dentro de los eventos:
2.6.1. PROCESOS ADMINISTRATIVOS:
• Servicio de bodegaje y almacenamiento de los equipos y elementos necesarios para el evento o actividad requerido por la ELC
• Disponer del equipo de activación de marca conforme sea requerido.
• Tramitar ante las autoridades competentes, los permisos y autorizaciones necesarios para realizar el evento.
• Gestionar e implementar actos culturales según característica del evento solicitado
• Proponer las locaciones sede del evento, siempre que esta actividad sea requerida por el supervisor contractual.
• Personal logístico requerido para cada evento, personal técnico y de protocolo tales como: coordinadores logísticos, impulsadoras, presentadores, ingenieros de video, ingenieros de iluminación, ingenieros de sonido, realizadores audiovisuales y demás personal requerido. Dicho personal, deberá cumplir con los protocolos de seguridad, bioseguridad y demás procedimientos establecidos por el ELC
• Equipos técnicos de sonido, iluminación y video, según los requerimientos técnicos necesarios para cada evento.
• Suministrar el servicio de música de ambientación cuando lo amerite y el supervisor lo autorice.
• El CONTRATISTA debe asumir a su costo los gastos de transporte de materiales requeridos para el evento y manutención del personal a su cargo, que se requiera para apoyar los eventos.
Los elementos antes señalados son enunciativos, por tanto, aquellos bienes o servicios no incluidos en el listado y que sean solicitados por el supervisor para la correcta realización de los eventos, deberán ser prestados y recibidos a satisfacción por la ELC. El contratista teniendo en cuenta la naturaleza o magnitud del evento, deberá disponer en cualquier parte del territorio nacional, del personal logístico u operativo necesario para la realización de la actividad.
En aquellos casos en que, por la naturaleza del evento, sea exigido personal técnico y/o ingenieros de sonido, video o iluminación, traductores, para garantizar la adecuada prestación del servicio en el evento o actividad a realizar; sus honorarios y gastos deberán ser incluidos dentro del costo total del servicio contratado. Todos los ítems incluidos en el valor del servicio, deberán estar claramente descritos en el presupuesto del evento y acorde a los precios xxx xxxxxxx.
2.7. ALIMENTACIÓN
El CONTRATISTA organizará y pagará el suministro de alimentación para los asistentes del evento y/o actividad, en las condiciones autorizadas por el supervisor de la ELC y de conformidad con la solicitud de servicios, EL CONTRATISTA deberá presentar la propuesta de presupuesto del evento al día calendario siguiente de recibida la solicitud.
El CONTRATISTA debe garantizar que se tomarán las medidas necesarias para el adecuado suministro de la alimentación requerida durante la realización de los eventos, donde se deberá cumplir con estrictas normas y estándares de higiene, inocuidad y presentación de alimentos. Así mismo deberá cumplir con la programación y los horarios establecidos para la distribución de la alimentación lo cual deberá ser previamente coordinado con el supervisor.
El CONTRATISTA deberá organizar y cubrir el suministro de alimentación (desayuno, almuerzo, cena, refrigerios, estación de café) para los asistentes al evento, de acuerdo a los requerimientos establecidos en la solicitud. Este servicio tendrá las siguientes especificaciones.
EL CONTRATISTA deberá presentar el Registro INVIMA de los alimentos que suministre.
Comprende: Menaje, personal, restaurantes, hoteles, ambientación o similares que permitan el desarrollo adecuado del evento conforme a los requerimientos de la supervisión del contrato.
2.7.1. TIPOS DE ALIMENTACIÓN:
• DESAYUNOS: Elaborados con productos de primera calidad, prevaleciendo el buen gusto en la presentación, temperatura, variedad y sabor. Por la clase de evento o reunión pueden ser:
a. Americano
b. Continental
c. Ligero
d. Especial
e. Típico
• ALMUERZOS O CENAS: Los menús deben contar con entrada, plato fuerte, jugo o gaseosa y postre, según la actividad o reunión, y pueden ser de los siguientes tipos, sin limitarse a ellos.
a. Buffet
b. Ejecutivo (protocolario)
c. De trabajo
d. Típicos
e. Vegetariano o Vegano
• REFRIGERIOS (AM/PM): El CONTRATISTA dispondrá que estos se suministren en salón diferente al de reunión o en el mismo si fuere necesario y tendrá las siguientes especificaciones:
a. Bebidas: Té en leche- Café en leche, - Yogurt, - Jugo de fruta, - Gaseosa
b. Producto de panadería: De sal o de dulce
c. Fruta: Fruta de cosecha
• ESTACIÓN DE BEBIDAS: El CONTRATISTA dispondrá cuando así lo requiera la solicitud del evento, de una estación de bebida en sitio anexo al salón de reuniones que suministrará agua, café, té o aromática para los asistentes.
2.7.2. ALTERNATIVAS DE MENÚ
Una vez presentada la solicitud El CONTRATISTA deberá presentar al SUPERVISOR dentro del día calendario siguiente a la aprobación del supervisor, tres (3) opciones de menú con el fin de seleccionar la opción que este considere más apropiada, posteriormente el SUPERVISOR aprobará una de las cotizaciones enviadas por el CONTRATISTA.
De igual manera, tendrá en cuenta alternativas de alimentación para vegetarianos y/o veganos. Es de anotar, que dependiendo del evento se requerirá que los almuerzos y refrigerios AM/PM estén empacadas en cajas diferentes al Icopor, se deberá utilizar empaques amigables con el medio ambiente y con la calidad necesaria para este tipo de alimento, estos deberán ser distribuidos en el sitio del evento según especificaciones de la ELC. Es de anotar que dependiendo de la cantidad de asistentes al evento el CONTRATISTA dispondrá de los meseros necesarios para una buena atención del servicio.
NOTA: El CONTRATISTA debe conocer y respetar la política medioambiental de la ELC, política que incluye todas las normas internas sobre el uso de los recursos ambientales y públicos, como el agua y la energía, racionamiento de papel, normas sobre parqueaderos y manejo de desechos residuales.
2.7.3. CONDICIONES DE LAS ALTERNATIVAS DE ALIMENTACIÓN
Dentro de las actividades planteadas para este contenido, se requiere suministrar desayunos, refrigerios, almuerzo o comidas, a las personas que se determinen según información remitida por la SUPERVISIÓN bajo las siguientes consideraciones:
a. Contar con variedad de alimentos y renovación en las cartas del menú a ofrecer.
b. Los servicios solicitados por el SUPERVISOR a domicilio, deben incluir menaje (mantelería, vajilla, cristalería, cubertería, servilletas, mesas, tablones, sillas), servicio de chef y meseros.
c. Los servicios se prestarán en cualquier parte del territorio nacional y estarán disponibles las 24 horas y de lunes a lunes.
d. El supervisor podrá solicitar el cambio del acompañamiento del menú ofrecido de acuerdo al invitado, reunión o evento.
e. Prestar el servicio de restaurante de acuerdo a las exigencias de la ELC, presentando únicamente carta de autorización de la Empresa CONTRATISTA.
f. Los restaurantes que se requieran para determinados eventos, deberán cumplir con las exigencias de calidad, seguridad y precio según criterio demandado y aprobado por el SUPERVISOR del contrato.
g. De ser requerido por el supervisor, el personal deberá estar certificado en Protocolo Ceremonial y etiqueta para eventos corporativos de alto nivel.
h. Garantizar el transporte y la entrega de los bienes y servicios solicitados, el día y hora señalada, previa información efectuada por parte del SUPERVISOR.
2.8. INSTALACIÓN Y ALQUILER DEL MOBILIARIO
A). ESPACIO FÍSICO: EL CONTRATISTA deberá proveer de espacios físicos, cómodos necesarios para la realización de los eventos teniendo en cuenta el número de participantes y tipología de eventos, los espacios físicos deben tener fácil acceso y señalización que permitan su ubicación, así mismo deben contar con elementos de seguridad para la integridad de las personas como las salidas de emergencia, rutas de evacuación, extintores y condiciones de accesibilidad. También debe contar con iluminación natural o artificial suficiente; con buena ventilación; sonido básico, conectividad a internet, video beam, computador y toma corrientes, entre otros, que permitan un buen funcionamiento del evento. Lo anterior teniendo en cuenta lo dispuesto por el Decreto 397 de 2022, respecto del uso de espacios institucionales.
El proveedor deberá coordinar con la Policía Nacional, Xxxx Xxxx, Defensa Civil, Bomberos y autoridad local, el apoyo para la realización del evento, según necesidades requeridas por el número de asistentes y teniendo en cuenta las disposiciones de seguridad para eventos masivos establecidas para la realización del mismo.
NOTA 1: la ELC podrá sugerir sitios específicos para la realización de eventos, atendiendo la necesidad del servicio, sin embargo, se aclara que los acuerdos de pago por los servicios prestados serán definidos entre el CONTRATISTA y los proveedores.
NOTA 2: Según la naturaleza del evento y a solicitud de la ELC estos espacios deberán contar con parqueaderos de vehículos, sus especificaciones dependerán del espacio contratado y del número de asistentes.
a. ESPACIOS ABIERTOS: Se deberá contemplar este espacio según las necesidades requeridas por la ELC
b. MOBILIARIO: Los auditorios, salones o espacios en los cuales se desarrollará el evento deberán disponer xx xxxxxx confortables y apropiadas para jornadas extensas y en caso necesario mesas con manteles y jarras de agua, así mismo se deberán garantizar Carpas, pabellones, aforos, tarimas, pisos, estibas, baños, vallas de cerramiento, muros de contención, calentadores, ventiladores y demás elementos necesarios para el evento o actividad requerida.
c. HORARIOS: Los espacios físicos se deben tener disponibles de acuerdo a las necesidades de la ELC
d. ALTERNATIVAS: El CONTRATISTA deberá presentar al SUPERVISOR mínimo tres (3) opciones de salón para la realización del evento con el fin de seleccionar la opción que la ELC considere más apropiada, en los lugares donde se cumplan los requerimientos del evento. En caso de disponerse de un único sitio que cumpla las condiciones para el evento, se entiende que no se requerirán las tres cotizaciones solicitadas de manera general.
e. PERSONAL DE APOYO: Todo aquel requerido con ocasión a la realización de eventos.
2.9. MONTAJE DE LOS EVENTOS:
El CONTRATISTA realizará el montaje y desmontaje de los eventos, para lo cual dispondrá del personal suficiente, garantizando la efectividad en tiempo de cada uno de los procesos y cuidado del material que se está desmontando. En caso de que sea la ELC quien haya entregado material o equipos para la realización de los eventos, el CONTRATISTA deberá devolverlo en perfectas condiciones debidamente inventariado, y deberá responder por los daños que eventualmente se causen.
2.10. ALISTAMIENTO DE SITIO PARA CADA EVENTO:
En desarrollo de esta actividad el CONTRATISTA deberá:
• Garantizar y realizar el montaje uno o días antes del evento según las especificaciones de producción dadas por el SUPERVISOR y hacer el respectivo desmontaje.
• Apoyar a los expositores durante el montaje necesario para la presentación.Organizar las mesas y sitios de recepción para registro.
• Dejar organizado el sitio donde se desarrollará el evento: sillas, pendones, mesas, equipos, conectividad, yoming y demás requerimientos que se solicite dependiendo del tipo de evento.
• Coordinar los requerimientos logísticos de protocolo que se requiera según la actividad a desarrollar.
• Coordinar con el lugar elegido para realizar el evento las especificaciones de apoyo técnico, tecnológico y logístico dadas por la ELC para la atención de los invitados.
• Brindar soporte logístico en la movilización de participantes a los eventos en el territorio nacional de acuerdo a la solicitud y aprobación por el supervisor de la ELC.
2.11. PRODUCCIÓN TÉCNICA
El CONTRATISTA debe disponer al menos de los siguientes equipos según la solicitud realizada por el ELC así:
• Pantallas LEDS
• Video beam
• Pantallas de proyección
• Video walls
• Televisores LED de 40”
• DVD o BLUE RAI
• Computador portátil con unidad de lectoescritura (interna y externa)
• Computadores con software Microsoft office de la versión más reciente
• Equipos de traducción simultánea.
• Equipos para impresión
• Equipos audiovisuales para transmisión de eventos.
• Reproductores
• Consolas
• Sonido básico y/o profesional,
• Micrófonos: de base, inalámbrico y cuello de ganso estructuras
• Techos y tramos estructurales
• Sistemas de iluminación
• Sistema de sonido
• Producción de video
• Manejo de cámaras
• Efectos especiales
• Plantas eléctricas
• Carpas diferentes tipos y medidas
• Tarimas de diferentes medidas.
• Mesas, sillas, tablones.
Así como todos aquellos equipos y servicios tecnológicos que permitan la transmisión y la difusión de los eventos en tiempo real, tales como streaming, internet, comunicación satelital, televisión, entre otros.
El valor del transporte terrestre de los equipos requeridos para la realización del evento, se entenderá incluido dentro del valor total del servicio de alquiler de los mismos, que sea remitido por el contratista dentro del presupuesto y deberá corresponder al precio xxx xxxxx en el mercado, según la capacidad del vehículo y su destino.
En caso de existir afectación, deterioro o avería de los bienes alquilados para el evento, durante su traslado a la locación, el contratista asumirá los costos adicionales que se llegaren a causar, para lograr la calidad exigida por el supervisor y por los daños que se causen.
2.12. COMUNICACIONES
Durante toda la ejecución del contrato, el contratista deberá tener a disposición los equipos, y medios de telecomunicaciones necesarios, a efectos de garantizar la comunicación en todo el territorio nacional, cuando así se solicite.
2.13. RECURSO HUMANO
El CONTRATISTA debe contar con un sistema de comunicaciones de disponibilidad permanente que garantice asistencia a las reuniones programadas, y la atención en tiempo real de los requerimientos que se realicen.
Así mismo deberá suministrar el equipo mínimo de trabajo que se relaciona a continuación:
En adelanto de las diversas actividades especializadas que sean requeridas, debe estar en capacidad, entre otros, de adelantar labores específicas como:
PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO (EQUIPO BASE) | |
NOMBRE | CANTIDAD |
DIRECTOR DE EVENTOS | 1 |
COORDINADOR DE EVENTOS | 1 |
ASISTENTE ADMINISTRATIVO | 1 |
DIRECTOR DE EVENTOS: El contratista debe presentar la hoja de vida del Director del contrato, esta persona deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos:
CANTIDAD | CARGO PARA DESEMPEÑAR | FORMACIÓN ACADÉMICA | EXPERIENCIA GENERAL | EXPERIENCIA ESPECÍFICA | |
COMO/EN: | REQUERIMIENTO PARTICULAR: | ||||
1 | Director Operativo | Profesional en Mercadeo/ Comunicaciones /Publicidad | 5 años | Director y/o Coordinador de Proyectos y/o Gerente | Funciones desempeñadas relacionadas con logística mercadeo y publicidad. |
OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DE EVENTOS:
• Deberá asistir a las reuniones de planeación, ejecución y evaluación del evento, convocadas por la dependencia organizadora y el supervisor del contrato. Si se requiere desplazamiento fuera de Bogotá los costos generados por su desplazamiento deberán ser asumidos por el CONTRATISTA.
• Organizar administrativamente al personal a su cargo.
• Presentar a la ELC la distribución de las actividades del personal del Operador Logístico.
• Cumplir con las instrucciones impartidas por el supervisor del contrato o su delegado, al momento de ejecutar el evento.
• Construir canales de comunicación con el equipo de trabajo y la ELC.
• En ningún caso será responsable de la elaboración y remisión del presupuesto al supervisor.
• Demás actividades y gestiones propias para el adecuado desarrollo y éxito del evento solicitado.
COORDINADOR DE EVENTOS: El CONTRATISTA debe designar una persona que ejerza la coordinación del contrato el cual deberá realizar el seguimiento financiero del contrato
CANTIDAD | CARGO PARA DESEMPEÑAR | FORMACIÓN ACADÉMICA | EXPERIENCIA GENERAL | EXPERIENCIA ESPECÍFICA | |
COMO/EN: | REQUERIMIENTO PARTICULAR: | ||||
1 | Coordinador | Administrador de | 5 años | Director y/o | Haber Gerenciado |
Administrativo | empresas con Posgrado en | Coordinador de Proyectos y/o | o dirigido por lo menos dos | ||
Gerencia de Mercadeo | Gerente | eventos con aforo superior a 10.000 | |||
personas | |||||
OBLIGACIONES DEL COORDINADOR DE EVENTOS: En su condición de encargado de la parte presupuestal del contrato deberá:
• Describir en el presupuesto, en forma clara y detallada, cada uno de los ítems (bienes o servicios) contratados, con su respectivo valor unitario, cantidad y valor total, así como la liquidación de los correspondientes impuestos y descuentos a los que haya lugar. La comisión por el servicio prestado por el operador logístico, reconocida y cuantificada en el contrato, deberá cobrarse sobre el valor total neto del presupuesto.
• Participar en las reuniones de preparación de los eventos aportando su experticia para la realización de los mismos
• Enviar el presupuesto de cada evento al supervisor del contrato, por correo electrónico.
• Remitir al supervisor la facturación respectiva.
• Verificar el pago oportuno de los proveedores contratados para cada uno de los eventos realizados.
• Para ello, deberá remitir junto con la facturación respectiva al supervisor del contrato, el respectivo informe de pago. El pago a los proveedores no deberá estar sujeto al pago de la factura por parte de la ELC
• Radicar la facturación en la ELC, con el cumplimiento de los requisitos tributarios, contables y legales establecidos y en caso de realizarse alguna observación sobre las mismas, realizar los ajustes y correcciones indicadas en forma inmediata.
• En caso de presentarse novedades o requerimientos adicionales en desarrollo del evento, deberán informarse inmediatamente al supervisor designado para su autorización so pena de no cancelarse el bien o servicio.
• Hacer presencia en todos eventos ejecutados durante el contrato a nivel nacional desde el inicio a la finalización del mismo y estar atento a los requerimientos del mismo.
• Hacer el seguimiento a las evidencias de los eventos, evaluaciones y hojas de firma.
• Remitir al ELC los soportes del evento (fotos, evaluación, asistencia e informes) una vez terminado.
• Demás actividades y gestiones propias para el adecuado desarrollo y éxito del evento solicitado
• Apoyar en campo los eventos durante toda su ejecución
ASISTENTE ADMINISTRATIVO: El CONTRATISTA debe designar una persona que ejerza la Asistencia administrativa del contrato, presentado la hoja de vida del asistente administrativo, el cual deberá realizar el apoyo financiero, técnico, administrativo y operativo del contrato.
OBLIGACIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO:
• Apoyar en campo los eventos durante toda su ejecución
• Remitir al Coordinador de Eventos, las cotizaciones y demás documentos necesarios para la elaboración del presupuesto del evento, así como los demás requeridos por el adjudicatario para los trámites de pago al respectivo proveedor del bien o servicio requerido.
• Colaborar en las demás actividades requeridas durante del desarrollo del evento, por el Director de Eventos, el Coordinador de Eventos y la UNGRD-FNGRD.
• Verificar los informes que elaboren los Coordinadores de manera que contenga todos los ítems que fueron ofrecidos durante el evento.
• Realizar la consolidación de cuentas y registro contable de los eventos.
• Realizar los informes administrativos y contables según los requerimientos del FNGRD.
• Demás actividades y gestiones propias para el adecuado desarrollo y éxito del evento solicitado.
2.14. PROCEDIMIENTO DE NO CONTEMPLADOS:
Debido a que en diversas ocasiones se pueden presentar eventos no programados y/o en caso que no se encuentren detalladas actividades, servicios o necesidades en materia logística y operativa para la ejecución de los eventos, se hará uso del PROCEDIMIENTO DE NO CONTEMPLADOS el cual será el siguiente:
a. EL OPERADOR LOGÍSTICO deberá presentar dentro de los dos (2) días calendario siguientes a la solicitud realizada por parte del supervisor, un cuadro comparativo con dos (2) o tres (3) cotizaciones de las actividades, servicios o necesidades no contempladas para la ejecución de los eventos, que cumplan con las condiciones establecidas.
b. En caso que por condiciones de la zona solo exista un proveedor capaz de garantizar las actividades, servicios o necesidades no contempladas para la ejecución de los eventos, EL CONTRATISTA deberá presentar la cotización del proveedor y una justificación del por qué es el único proveedor.
c. Los valores de las actividades, servicios o necesidades no contempladas para la ejecución de los eventos, deberán guardar proporcionalidad con los precios xxx xxxxxxx.
d. Previo análisis de los precios cotizados y teniendo en cuenta la mejor alternativa para el desarrollo de las actividades, servicios o necesidades no contempladas para la ejecución de los eventos, el supervisor del contrato emitirá su aprobación.
e. Sobre los precios cotizados para el desarrollo de las actividades, servicios o necesidades no contempladas para la ejecución de los eventos, se reconocerá el respectivo porcentaje de coordinación, el que deberá mantenerse durante toda la ejecución del contrato.
3. TRANSPORTE TERRESTRE
Para la prestación del servicio de transporte el CONTRATISTA deberá cumplir con las siguientes especificaciones:
• El transporte terrestre se prestará para trasladar al equipo de impulsadoras y a quienes sea requerido por el supervisor a los sitios requeridos, en vehículos que cumplan con la normatividad establecida por el Ministerio de Tránsito y Transporte.
• En ningún caso se admitirán pasajeros de pie o sin el distanciamiento pertinente.
• Por ningún motivo deberá transportar personal diferente a los usuarios del servicio de transporte autorizados por la ELC, ni algún tipo de material o elemento que obstruya los pasillos o represente peligro para los ocupantes del vehículo.
• Designar de manera inmediata, ante la ocurrencia de un accidente de tránsito, a una persona con el conocimiento en el tema de seguros y que sirva de contacto con el encargado del evento, quien se encargará de realizar todos los trámites y allegar la documentación que pudiera requerirse por parte de las víctimas para la inmediata atención de la novedad. El contratista asume toda la responsabilidad y resarcimiento de perjuicios que se deriven del incidente. Si llegase a presentar víctimas fatales, el CONTRATISTA se obliga a asumir de manera inmediata los gastos funerarios y todos los que se deriven.
4. PRESTACIONES GENERALES
1. Procesar todo tipo de solicitudes que se enmarquen en el objeto de la operación logística integral.
2. Planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se implementarán, y la preparación del equipo técnico y humano necesarios para el logro de un correcto desarrollo de las actividades requeridas.
3. Montaje y disposición del equipamiento, materiales y demás elementos que se requieran, al igual que del grupo humano responsable.
4. Coordinación y ejecución de los eventos y actividades con participantes y público (si se requiere) presentes, compartiendo las distintas actividades planificadas, buscando respetar los tiempos estipulados en cada rutina, cubriendo y solucionando las distintas dificultades que puedan presentarse.
5. Desmontaje de equipo, mobiliario, y su transporte.
6. Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y lo eficiente del evento cotejando con los resultados esperados, si se requiere
7. Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante, y después del evento. Se incluyen documentos gráficos e impresos, fotografía, registro, etc. Para el efecto debe contar con herramientas informáticas que lo permitan adelantar.
8. Realizar interacción con grupos de interés a través de la implementación de estrategias que se realicen en distintos territorios y comunidades.
9. Preproducción: Etapa de proyección y definición de requerimientos para la realización de un evento, incluye la definición detallada de las especificaciones técnicas de los bienes y servicios a suministrar, organización, administración, avanzadas en sitio, trámite de permisos, montaje y preparación total del evento para su ejecución.
10. Producción: Etapa de realización de un evento, incluye el desarrollo total de las actividades establecidas y la aplicación de encuestas o evaluaciones por parte de asistentes o responsables de los eventos, cuando así sea requerido.
11. Postproducción: Etapa de cierre del evento que incluye el desmontaje total y la entrega a satisfacción del espacio utilizado para su realización, así como el transporte, la presentación de informes, rendición de cuentas, actas de satisfacción, presentación de la factura para trámite de pago y demás documentos y soportes exigidos.
12. Seguimiento: Es necesario llevar un correcto seguimiento de la estrategia, desde la inversión de recursos hasta los resultados e impactos obtenidos.
13. Atender las solicitudes de cotización dentro del término establecido.
14. Cumplir con los tiempos y obligaciones definidas en las ordenes de servicio.
15. Indicar en las solicitudes de cotización valores que permitan la adecuada prestación de servicios de operación logística.
16. Adelantar actividades de coordinación, interacción e interoperación con las entidades destinatarias de los servicios de operación logística y con el equipo de la ELC.
17. Informar a la ELC cualquier cambio en su condición como Proveedor, bien sea cambios de nombre, ser parte de fusiones, escisiones, adquisiciones o reorganizaciones empresariales.
18. Xxxxxxx los servicios a cargo de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas, y en condiciones de calidad y oportunidad requeridas.
19. Cumplir rigurosamente con los plazos establecidos.
20. Abstenerse de utilizar información entregada o conocida en el adelanto de su labor para cualquier fin distinto a la ejecución de la orden de servicio.
21. Responder por la divulgación indebida o el manejo inadecuado de la información entregada o conocida en la prestación del servicio para el desarrollo de las actividades contratadas.
22. Responder por el pago de todos los impuestos, tasas, gravámenes y contribuciones establecidas por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales y, dentro de estos mismos niveles territoriales, que afecten la celebración y ejecución del contrato y las actividades que de él se deriven. Estos pagos deben soportarse con las certificaciones correspondientes expedidas y/o validadas por las autoridades competentes y por la certificación del revisor fiscal.
23. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones.
24. Mantener vigentes todas las garantías que amparan los acuerdos, en los términos de este.
25. Responder por cualquier tipo de reclamación, judicial o extrajudicial, que instaure, impulse con ocasión de la ejecución del contrato.
26. Acatar las solicitudes del supervisor, así mismo atender en forma inmediata los reclamos y sugerencias que éste realice.
27. Asumir, por su cuenta y riesgo, todos los costos y gastos necesarios para la correcta ejecución garantizando el cumplimiento de las condiciones contractuales pactadas entre las partes.
28. Contratar por su cuenta y riesgo, todo el personal necesario para la ejecución cumpliendo con las normas colombianas, según corresponda, así como con las normas del sistema de seguridad social y aquellas que rigen el ejercicio de las profesiones.
29. Mantener vinculado durante toda la ejecución del contrato como mínimo al personal solicitado, con los requisitos de formación, experiencia y dedicación mínimos exigidos, garantizando la disponibilidad inmediata de todos los profesionales para atender los inconvenientes evidenciados durante la ejecución, los requerimientos, consultas o solicitudes de la supervisión.
30. Cumplir todas las obligaciones establecidas en la Ley 100 de 1993 sus decretos reglamentarios y la Ley 789 de 2002 y las demás que las modifiquen, adicionen o deroguen y suministrar al supervisor la información que este requieran al respecto.
31. Las demás actividades que se consideren pertinentes por parte de la ELC.
4.1. PRESTACIONES ESPECÍFICAS
1. Constituir las garantías que le sean exigidas en un término máximo de tres (3) días calendario.
2. Realizar las cotizaciones en los eventos en los cuales se le requiera.
3. Realizar los sondeos xx xxxxxxx, cotizaciones, y demás actividades a cargo con la técnica y el rigor requerido, verificando la información suministrada bajo estándares de calidad.
4. Informar de manera inmediata cualquier novedad que afecte el cumplimiento de sus obligaciones.
5. Dar cumplimiento a la normatividad relacionadas y vinculada a la operación logística integral que corresponda.
6. Acatar o responder de manera clara y oportuna, a las indicaciones o requerimientos que le sean realizados, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en los cuales se realice la solicitud.
7. Realizar diligentemente todos los actos necesarios para la consecución del objeto contractual
8. Cumplir a cabalidad con las obligaciones propias e inherentes al contrato en las condiciones, modos y plazos determinado por el supervisor.
9. Contar con las herramientas y el soporte informático, que le permita elaborar informes financieros y técnicos y, en general, los requeridos para el cabal cumplimiento del objeto
10. Garantizar la seguridad electrónica, para que el sistema opere en forma segura y con mínimo riesgo de violación y/o suplantación.
11. Cumplir con los postulados y obligaciones establecidos en la Ley 1480 de 2011 y con las normas referentes en protección al consumidor.
12. Presentar informes mensuales de los servicios prestados
13. Actuar como agente retenedor de impuestos, cuando a ello hubiere lugar, y cumplir con los deberes de carácter formal que se generen.
14. Mantener la reserva profesional sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto don excepción en casos de una decisión judicial en firme, orden o requerimiento o una solicitud oficial expedida, bien sea por un tribunal competente, entes de control, una autoridad u órgano judicial o legislativo con competencia para ello.
15. Tomar las medidas necesarias para detectar y prevenir las actividades xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo, para lo cual deberá ejercer las acciones necesarias e implementar las herramientas y procedimientos correspondientes.
16. Garantizar que sus contratista o subcontratistas cuentan con las licencias y permisos necesarios para suministrar los bienes.
17. Garantizar la debida gestión de riesgos derivados de las actividades a realizar en las órdenes de servicio, adoptando las mejores prácticas y protocolos de acuerdo con las normas técnicas aplicables a cada tipo de servicio que sea requerido.
18. Garantizar la cobertura de riesgos para sí, así como para contratistas y subcontratistas, mediante pólizas de seguros sean éstas requeridas por la Ley o recomendables de acuerdo con la estrategia de gestión de riesgos más adecuada para las distintas tipologías de actividades a realizar.
19. Las demás que se deriven de la naturaleza, objeto y alcance del contrato.
5. CONSIDERACIONES:
El contratista deberá tener en cuenta los valores unitarios techo
ITEM | PRODUCTO | CANT | VALOR UNITARIO | VALOR IVA | VALOR TOTAL UNITARIO |
1 | Impulso (promotora AA) | 1 | $250.000,00 | $47.500,00 | $297.500,00 |
2 | Jefe grupo | 1 | $192.500,00 | $36.575,00 | $229.075,00 |
3 | Auxiliar Logístico | 1 | $157.500,00 | $29.925,00 | $187.425,00 |
4 | Van | 1 | $1.100.000,00 | $209.000,00 | $1.309.000,00 |
5 | Carro Valla | 1 | $382.484,00 | $72.671,96 | $455.155,96 |
6 | Furgon 2,5 Ton ( x dos trayectos) | 1 | $1.370.000,00 | $260.300,00 | $1.630.300,00 |
7 | Promotora AAA X 5 HORAS | 1 | $160.000,00 | $30.400,00 | $190.400,00 |
8 | Promotora AA X 5 HORAS | 1 | $137.500,00 | $26.125,00 | $163.625,00 |
9 | Coordinador X 5 HORAS | 1 | $160.000,00 | $30.400,00 | $190.400,00 |
10 | Líder de grupo X 5 HORAS | 1 | $97.500,00 | $18.525,00 | $116.025,00 |
11 | Barthender X 5 HORAS | 1 | $150.000,00 | $28.500,00 | $178.500,00 |
12 | Auxiliar Logístico X 5 HORAS | 1 | $87.500,00 | $16.625,00 | $104.125,00 |
13 | Promotora AAA X 8 HORAS | 1 | $295.000,00 | $56.050,00 | $351.050,00 |
14 | Promotora AA X 8 HORAS | 1 | $250.000,00 | $47.500,00 | $297.500,00 |
15 | Coordinador X 8HORAS | 1 | $277.477,00 | $52.720,63 | $330.197,63 |
16 | Líder de grupo X 8 HORAS | 1 | $192.500,00 | $36.575,00 | $229.075,00 |
17 | Barthender X 8 HORAS | 1 | $267.477,00 | $50.820,63 | $318.297,63 |
18 | Auxiliar Logístico X 8 HORAS | 1 | $157.500,00 | $29.925,00 | $187.425,00 |
19 | Uniformes | 1 | $180.000,00 | $34.200,00 | $214.200,00 |
20 | Hospedaje de personal en los 116 municipios de Cundinamarca | 1 | $120.000,00 | $22.800,00 | $142.800,00 |
21 | Techo Truss 10 x 8 | 1 | $4.659.979,00 | $885.396,01 | $5.545.375,01 |
22 | Techo Truss 10 x 12 | 1 | $5.659.982,00 | $1.075.396,58 | $6.735.378,58 |
23 | Estructura Truss 1 x 50 tramo | 1 | $160.000,00 | $30.400,00 | $190.400,00 |
24 | Tarima de 4x4 tipo americana | 1 | $2.209.955,00 | $419.891,45 | $2.629.846,45 |
25 | Luces Par led InDoor x und | 1 | $47.500,00 | $9.025,00 | $56.525,00 |
26 | Luces Par Led Outdoor x und | 1 | $57.500,00 | $10.925,00 | $68.425,00 |
27 | Xxxxxxx xx xxx robóticas x und | 1 | $190.000,00 | $36.100,00 | $226.100,00 |
28 | Sonido base, dos cabinas activas, consola análoga, dos micrófonos inalámbricos y pc para música ambientada | 1 | $980.000,00 | $186.200,00 | $1.166.200,00 |
29 | Pantalla Tipo TV de 50 pulgadas con base a piso | 1 | $450.000,00 | $85.500,00 | $535.500,00 |
30 | Pantalla Tipo TV de 60 pulgadas con base a piso | 1 | $770.000,00 | $146.300,00 | $916.300,00 |
31 | Panel (metro) | 1 | $387.484,00 | $73.621,96 | $461.105,96 |
Nota: los valores de tabla anterior corresponden a precios unitarios en la cuidad de Bogotá y el municipio de Cundinamarca
5.1. PORCENTAJE FIJO DE INTERMEDIACIÓN
Para el porcentaje fijo de intermediación, la ELC determinó que el porcentaje máximo de internación será del catorce por ciento (14%) para la ejecución del contrato.
Porcentaje de intermediación máximo |
14% |
6. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO
El Presupuesto Oficial Estimado XXX para el presente proceso, corresponde a una bolsa por monto agotable por valor de hasta QUINIENTO MILLONES DE PESOS ($500.000.000,00) M/L incluido el IVA, costos, gastos y demás tributos que se causen con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del contrato
7. LUGAR DE EJECUCIÓN
Los servicios deberán ser prestados en el lugar convenido con el supervisor, para todos los efectos legales el domicilio contractual será el Municipio xx Xxxx – Cund.
8. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo máximo previsto para la ejecución del contrato es hasta el 31 de diciembre de 2024 o, hasta agotar los recursos lo que primero suceda, a partir de la suscripción del acta de inicio previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato