PLIEGO TÉCNICO PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO, TRANSPORTE, PRODUCCIÓN Y MONTAJE DE LA DECORACIÓN Y OTROS SERVICIOS EN PRUEBAS DEPORTIVAS CO-ORGANIZADAS POR LA FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE DEPORTES DE MONTAÑA Y...
PLIEGO TÉCNICO PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO, TRANSPORTE, PRODUCCIÓN Y MONTAJE DE LA DECORACIÓN Y OTROS SERVICIOS EN PRUEBAS DEPORTIVAS CO-ORGANIZADAS POR LA FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE DEPORTES DE MONTAÑA Y ESCALADA (FEDME).
1. OBJETO DEL CONTRATO DE SERVICIOS.
Tiene por objeto el presente pliego de condiciones técnicas determinar las actuaciones que se habrán de llevar a cabo por el contratista adjudicatario del procedimiento para la prestación de los servicios de co-organización de pruebas deportivas competencia de la FEDME, así como describir los medios necesarios para conseguir que los servicios objeto de este contrato se presten con mayor eficacia y eficiencia durante la vigencia del mismo.
2. VALOR ECONÓMICO DEL CONTRATO
El presupuesto base de la presente licitación es de 1.800 euros (IVA incluido) por evento en el montaje y decoración de los eventos de esquí de montaña, carreras por montaña, snowrunning, raquetas de nieve y marcha nórdica especificados en el apartado 5. Se revisará que los precios propuestos para los trabajos objeto de la presente licitación, sean acordes a las condiciones vigentes donde se ejecutarán los trabajos, individualmente o conformando la propuesta total.
3. MISIÓN Y OBJETIVOS
La misión es acudir a los eventos deportivos que indique la FEDME y desplegar la decoración adecuada, en los momentos adecuados, en los lugares indicados, siguiendo básicamente un plano técnico oficial facilitado por la FEDME a la organización local y a la empresa contratada. Los objetivos son:
- Asegurar la presencia, y el mantenimiento correcto, de la imagen oficial de la FEDME siguiendo básicamente el plano técnico oficial facilitado, desde su montaje hasta su desmontaje, y en todo lugar (con viento, lluvia, impactos...) en cualquier evento deportivo FEDME al que se desplacen.
- Conservar una buena relación profesional con la organización local, con el equipo FEDME (Delegado/a, árbitros/as…) y con el resto de empresas participantes.
- Proponer ideas de mejora a la FEDME.
4. FUNCIONAMIENTO DEL CONTRATO.
4.1.- El órgano de contratación.
El órgano de contratación será la Federación Española de Deportes de Montaña y Escalada, y el supervisor de este contrato de servicios será la Gerencia, que delega el día a día en la Oficina Técnica de Eventos Deportivos (OTE).
Podrán optar a la adjudicación del presente contrato las personas naturales o jurídicas, españolas o extranjeras, a título individual o en unión temporal de empresarios, que tengan aptitud para contratar. En los casos de fusión de empresas en los que participe la sociedad contratista, continuará el contrato vigente con la entidad absorbente o con la resultante de la fusión, que quedará subrogada en todos los derechos y obligaciones dimanantes del mismo. Igualmente, en los supuestos de escisión, aportación o transmisión de empresas o ramas de actividad de las mismas, continuará el contrato con la entidad a la que se atribuya el contrato, que quedará subrogada en los derechos y obligaciones dimanantes del mismo, siempre que
reúna las condiciones de capacidad, ausencia de prohibición de contratar, y la solvencia exigida al acordarse la adjudicación o que las diversas sociedades beneficiarias de las mencionadas operaciones y, en caso de subsistir, la sociedad de la que provengan el patrimonio, empresas o ramas segregadas, se responsabilicen solidariamente con aquellas de la ejecución del contrato. Si no pudiese producirse la subrogación por no reunir la entidad a la que se atribuya el contrato las condiciones de solvencia necesarias se resolverá el contrato, considerándose a todos los efectos como un supuesto de resolución por culpa del adjudicatario. A los efectos anteriores la empresa deberá comunicar al órgano de contratación la circunstancia que se hubiere producido. Las personas jurídicas sólo podrán ser adjudicatarias de contratos cuyas prestaciones estén comprendidas dentro de los fines, objeto o ámbito de actividad que, a tenor de sus estatutos o reglas fundacionales, les sean propios. Los contratistas deberán contar asimismo con la habilitación empresarial o profesional que, en su caso, sea exigible para la realización de la actividad o prestación que constituya el objeto del contrato.
4.2.- Responsable del contrato de la empresa adjudicataria.
La empresa adjudicataria deberá designar a un responsable del contrato que actuará como Director/a Deportivo. Los licitadores aportarán una estructura organizativa para el desarrollo del evento que será el máximo responsable de la producción durante la prueba y las actividades paralelas (tales como entrega de dorsales, charla técnica, desfiles, ceremonias de apertura y clausura, etc.). Será el encargado de velar por el estricto cumplimiento de lo exigido en este contrato e interlocutor válido entre la empresa adjudicataria y la FEDME.
Deberá asistir cuando sea convocado a las reuniones por la FEDME con la periodicidad que estimen las partes para informar sobre el desarrollo de los trabajos.
Junto al Director/a Deportivo y, cuando sea necesario, podrán acompañarle los distintos responsables de la organización del evento.
Dentro de las competencias que le corresponden, el Director/a Deportivo deberá:
- Diseñar, elaborar y presentar a la empresa Adjudicataria un “Plan de organización y producción del evento”.
- Dirigir y coordinar todos los equipos y recursos humanos implicados en el desarrollo deportivo y de las actividades paralelas de acuerdo con las disposiciones vigentes.
- Presentar propuestas de mejora para las siguientes ediciones ante la Federación Española de Deportes de Montaña y Escalada.
- Velar por cumplimiento de la gestión económica de las partidas presupuestarias relacionadas con la dimensión deportiva de la prueba.
- Suscribir el acuerdo de confidencialidad, no divulgación y derechos de imagen ante la información confidencial que la empresa adjudicataria tendrá a partir de la firma del contrato.
4.3.- Coordinación, supervisión y desarrollo del contrato
En todo momento, la empresa adjudicataria trabajará bajo la coordinación de la Oficina Técnica de Eventos Deportivos de la FEDME (OTE), dependiente de la Gerencia, que podrá delegar determinados trabajos en otras estructuras internas o externas de la propia FEDME.
La empresa adjudicataria servirá como apoyo de organización del evento de la FEDME a través de la Oficina Técnica de Eventos. Ambas partes se apoyarán con el objetivo de alcanzar el éxito de todas y cada una de las pruebas.
En el propio evento deportivo, en caso de que no acuda ninguna persona por parte de la OTE de la FEDME, será el Delegado/a de la FEDME, formalmente nombrado/a, la persona física de referencia para resolver cualquier duda o controversia referente a la prestación del servicio a realizar por la empresa contratada, es decir, sobre el montaje y decoración del evento.
Durante el tiempo en los eventos deportivos la empresa adjudicataria compartirá espacio y tiempo con otras empresas o entidades de cronometraje, seguridad, decoración, protocolo, comunicación, servicios médicos..., por lo que tenemos que garantizar, con mucha anticipación al momento de la salida, la perfecta coordinación necesaria con la dirección de la prueba deportiva para garantizar los accesos.
5. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Este contrato de prestación de servicios exige poder garantizar por la empresa adjudicataria los siguientes planes de servicios:
5.1. Servicio de producción del evento.
5.2. Servicio de almacenamiento.
5.3. Servicio de transporte a los eventos deportivos.
5.4. Servicio de envíos y recepción.
5.5. Servicio de alquiler de infraestructura para el decorado.
5.6. Servicio de coordinación de material (junto con la FEDME) en caso de coincidencia de pruebas deportivas.
Estos se concretan en las siguientes obligaciones para la empresa adjudicataria:
1. Equipamiento de todo el personal de la empresa en los eventos.
2. La equipación facilitada por la FEDME se llevará limpia, sin arrugas y visible en todo momento profesional (mientras se esté montando, desmontando, y haciendo acto de presencia en los eventos deportivos).
3. La empresa adjudicataria tendrá que guardar e incluir en el montaje de la prueba todo el material extra derivado de los compromisos que la FEDME tenga con sus patrocinadores: carpas, banderolas, lonas, etc. Así como el material que la FEDME le envíe durante la temporada para utilizar en próximos eventos (medallas…). La FEDME podrá enviar el material a un punto cercano, acordado con la empresa adjudicataria, para que esta lo recoge y lo lleve hasta el evento.
4. La empresa adjudicataria deberá incluir material extra en caso de que el principal falle (fallo en el motor del arco de salida y meta, pared de pódium, altavoces, micrófono…).
5. La empresa adjudicataria colocará el material FEDME de acuerdo a lo pactado con el/la responsable de la OTE. En el supuesto de que la empresa adjudicataria quisiera incluir branding o publicidad de su empresa deberá consensuar el tipo de material (banderolas, lonas de PVC…) y el lugar exacto dentro del montaje del evento.
6. La empresa adjudicataria guardará el material de branding propio de la FEDME y/o patrocinadores adheridos a la Federación comprometiéndose a mantenerlo en las mejores condiciones xx xxxxxx, secado y enrollado para los eventos deportivos. La empresa adjudicataria se compromete además a llevar todo el material proporcionado por la FEDME (acreditaciones, lanyards, medallas…) a las pruebas deportivas necesarias y, en caso de olvido y/o extravío, enviar a la persona indicada por la FEDME en un plazo máximo de 72h haciéndose cargo de los portes.
7. La empresa adjudicataria aportará el material necesario para montar el branding FEDME. En el caso concreto de esquí de montaña, raquetas de nieve o snowrunning, la empresa adjudicataria aportará el soporte necesario (vallas y/o material Liski, auto portantes y con montaje xx xxxx microperforada perimetral), aportada por la FEDME que puedan conformar la línea de cierre de la salida y/o llegada. La zona que se cubrirá serán de 20 metros lineales que se ubicarán a ambos lados.
8. La empresa adjudicataria deberá aportar el equipo de sonido con la potencia suficiente para retransmitir el evento. Deberá incluir un presupuesto con el material detallado que aportará.
En las pruebas de esquí de montaña la empresa adjudicataria incluirá un speaker en cada evento para retransmitir en castellano la carrera supeditado a las mismas condiciones legales (en material de seguros de Responsabilidad Civil) que el resto de los operadores de montaje. Será el encargado de informar acerca de las instrucciones necesarias que le indique el equipo arbitral, el delegado XXXXX y/o la Organización Local desde el inicio del montaje hasta la ceremonia de premiación. El valor económico del contrato en las seis pruebas de esquí de montaña (cuatro Copas y dos Campeonatos de España) ascenderá a 2.150€ por evento (IVA incluido).
En estas pruebas, la empresa de montaje aportará, a través del speaker, una playlist que se escuchará durante todo el evento (montaje, prueba deportiva y ceremonia de premiación) a través del equipo de sonido de la presente licitación.
Previo a la prueba, la OTE, la empresa de cronometraje y/o la Organización Local enviarán al speaker el listado de participantes junto con el ranking. El speaker deberá conocer a los/as deportistas de élite con el objetivo de hacer una buena retransmisión. Tras la prueba y antes de que dé comienzo la ceremonia de premiación, el/la responsable de eventos o el/la Delegado FEDME le informarán acerca de las autoridades presentes (nombre y cargo) para presentarlas.
En el caso en el que la ORGL aportara un segundo speaker, la OTE les pondrá en contacto para coordinar la comunicación.
9. La empresa adjudicataria prestará el servicio de producción y montaje de los eventos deportivos FEDME desde la entrega de dorsales (la tarde anterior a la celebración del evento) hasta que finalice la ceremonia de premiación. Dicho servicio podrá realizarse
de lunes x xxxxxxx, sin que exista un horario predeterminado. Con el fin de establecer un orden cronológico, la empresa contratista le entregará el calendario general de eventos de la temporada 23 a principio de temporada.
10. Todo el personal que acuda por parte de la empresa adjudicataria tendrá que cumplir la normativa aplicable en temas laborales, de riesgos laborales, de seguridad social, fiscales, protección de datos; todos/as contarán siempre con el certificado negativo de delitos de naturaleza sexual, y también con el carnet de conducir de automóviles en vigor. A cada prueba acudirán un mínimo de 2 personas, y una de ellas realizará las labores de coordinación.
El personal adscrito por la empresa adjudicataria a la prestación objeto del contrato no tendrá, bajo ningún concepto, relación laboral con la FEDME y dependerá únicamente de la empresa adjudicataria, la cual tendrá todos los derechos y deberes inherentes a su calidad de entidad empresarial respecto de la misma.
En el momento de la contratación, la FEDME le hará entrega de 2 petos azules de “ORG” (Organización) que tendrán que llevar puesto durante todo el evento como distintivo. En el caso en el que la empresa adjudicataria aporte más de dos montadores a los eventos, la FEDME le hará entrega de tantas camisetas como personal de montaje acuda al evento. Dicho material, tendrá que ser devuelto una vez finalice la relación contractual entre la FEDME y la empresa adjudicataria. La no devolución de estos materiales conllevará una penalización por parte de la FEDME.
11. El idioma oficial de la FEDME siempre será el español, aunque se podrá comunicar en los idiomas oficiales en el territorio de cada una de ellas, siempre y cuando se dirijan en ese otro idioma al personal. Ninguna persona contratada, desde su llegada inicial y hasta su partida final del evento deportivo, podrá fumar públicamente ni consumir el alcohol que pueda suponer en cualquier momento hasta un xxxxxx xxx xxxxx de la tasa permitida por la Dirección General de Tráfico para la conducción de un vehículo (excepto en la conducción de un vehículo, que será sólo el normativo). Los horarios del personal se cumplirán escrupulosamente y serán pactados directamente o con el Delegado/a FEDME o con la OTE. En caso de cualquier desajuste, este será comunicado inmediatamente a la persona de referencia de la FEDME.
12. La empresa adjudicataria tendrá que tener, durante todo el tiempo del contrato, un seguro de Responsabilidad Civil en vigor por un importe mínimo de 600.000€ por siniestro para cubrir los riesgos ocasionados por la labor contratada.
13. Los deportes que la FEDME organiza y sobre los que la empresa adjudicataria tendrá que trabajar directamente son las Copas y Campeonatos de España xx xxxxxxxx por montaña, esquí de montaña y marcha nórdica, aunque también podrá dar algún soporte de producción y decoración a otros eventos deportivos de la FEDME como escalada deportiva, rallyes xx xxxxxxxx, barranquismo, senderismo… En los eventos en los que trabaje directamente tendrá que desplazarse con el material y personal para realizar autónomamente el montaje del decorado FEDME, mientras que en los otros eventos tendrá que hacer llegar el material de publicidad para que lo monte/desmonte la organización local y que lo envíe x xxxxxx debidos; posteriormente de su recepción, lo tendrá que almacenar correctamente. En todos los casos tendrá
que informar a la OTE sobre cualquier problema en el estado de mantenimiento del material de publicidad que usó la propia empresa o que le ha sido devuelto desde cualquier evento FEDME.
14. Fechas de los eventos deportivos y número total de eventos.
Las fechas exactas de los eventos deportivos se definirán en el cuarto trimestre del año (aproximadamente a finales de octubre del año 22).
El número total de eventos FEDME serán de entre 30 y 35 en la “temporada 23” que discurrirán desde el 01 de diciembre de este año hasta el 31 de diciembre del año siguiente:
En el deporte del esquí de montaña habrá un máximo de 6 eventos al año durante 4 fines de semana en la temporada (1 o 2 eventos, cada fin de semana). La temporada de esta modalidad empezará en diciembre del 2022. Se prevé que la composición del calendario de competiciones de Esquí de Montaña FEDME 2023 propuesta por la FEDME sea la siguiente.
• 1 Campeonato de España Individual, 1 Campeonato de España de Vertical y 1 Campeonato de España de Sprint, incluyendo en todas la categoría infantil (3 días consecutivos).
• 1 Campeonato de España de Relevos y 1 Campeonato de España de Equipos (2 días consecutivos).
• 1 Copa de España de Vertical y 1 Copa de España Sprint (2 días consecutivos).
• 1 Copa de España Individual y 1 Copa de España Vertical (2 días consecutivos).
Xx xxxxxxxx por montaña verticales habrá un total máximo de 5 eventos (1 o 2 eventos, cada fin de semana).
Xx xxxxxxxx por montaña en línea habrá un total máximo de 5 eventos (1 o 2 eventos, cada fin de semana).
Xx xxxxxxxx por montaña ultra habrá un total máximo de 4 eventos (1 o 2 eventos, cada fin de semana).
De snowrunning habrá un total máximo de 4 eventos (1 o 2 eventos cada fin de semana).
• 1 Campeonato de España (Individual y Selecciones Autonómicas).
• 3-4 pruebas de Copa de España de snowrunning.
De raquetas de nieve habrá un total máximo de 1 evento (1 o 2 eventos cada fin de semana). Se prevé que la composición del calendario de competiciones xx Xxxxxxxx por Montaña FEDME 2023 (en línea, KV, snowrunning y raquetas de nieve) propuesta por la FEDME sea la siguiente:
• 3 pruebas de Copa de España xx Xxxxxxxx por Montaña en línea.
• 1 Campeonato de España xx Xxxxxxxx por Montaña en Línea (Individual y Selecciones Autonómicas).
• 1 Campeonato de España xx Xxxxxxxx por Montaña en Línea (Clubs), coincidente con una de las tres pruebas de Copa.
• 3 pruebas de Copa de España de Kilómetro Vertical.
• 1 Campeonato de España de Kilómetro Vertical (Individual y Selecciones
Autonómicas).
• 1 Campeonato de España de Kilómetro Vertical (Clubes) coincidente con una de las tres pruebas de Copa.
• 1 Campeonato de España (Individual y Selecciones Autonómicas).
• 3-4 pruebas de Copa de España de snowrunning.
• Campeonato de España (Individual y Selecciones Autonómicas).
De marcha nórdica habrá un total máximo de 9 eventos al año (1 evento un día). Se prevé que la composición del calendario de competiciones de Marcha Nórdica FEDME 2023 propuesta por la FEDME sea la siguiente:
• 1 Campeonato de España Individual y de Selecciones Autonómicas FEDME.
• 1 Campeonato de España de Clubes FEDME.
• Hasta 4 pruebas de Copa de España.
Dicho calendario se llevará a cabo en la medida en que se pueda organizar, siempre y cuando, haya Organizaciones Locales dispuestas a coorganizar la prueba junto con la FEDME. Asimismo, la FEDME admitirá otro tipo de propuestas deportivas por parte de las ORG-L, tales como Copa de España Ultra, Copa de España de Raquetas de Nieve, etc., que se tendrá en consideración atendiendo a su viabilidad.
A mayores, la FEDME podrá solicitar a la empresa adjudicataria la producción de una serie de servicios ajenos al calendario deportivo FEDME 2023.
Esta convocatoria no incluye el Campeonato de España Individual y de Selecciones Autonómicas en Edad Escolar puesto que se rige por su propia convocatoria.
Sirva el calendario del año 2021/22 adjunto en el anexo 1 como modelo de organización de eventos deportivos FEDME durante una temporada.
Todos los eventos serán de ámbito nacional o peninsular. La empresa adjudicataria incluirá en la factura de servicios los gastos que se deriven del transporte de los elementos para cada acto que se celebre. La FEDME abonará dicho coste a un máximo de 0,23€ el kilometraje. El coste del peaje será asumido por la empresa adjudicataria.
15. Horario de montaje y producción de las pruebas deportivas FEDME.
La empresa adjudicataria tendrá que estar en la prueba desde el día previo al evento y hará el montaje de acuerdo con lo acordado en la reunión de coordinación convocada por la FEDME dos semanas antes de la prueba. En caso de necesidad, se consultará y seguirá las instrucciones del personal de eventos FEDME y/o, en su defecto, del/la Delegado/a FEDME.
Las pruebas FEDME (Copas y Campeonatos de España) coinciden, de manera simultánea, en la mayoría de las ocasiones, con pruebas OPEN organizadas por la ORGL. La empresa adjudicataria y la ORGL coordinarán el montaje del evento incluyendo los elementos FEDME (coordinados por la empresa de montaje) y los elementos propios de la prueba (coordinados por la Organización). En este montaje deberá prevalecer siempre, la imagen FEDME.
El material de la Federación no se desmontará hasta el fin de la prueba OPEN.
Día Previo:
- 00:45:00h. Fin de colocación de decorado de la entrega de dorsales y el briefing.
Decorado compuesto por el material FEDME: banderolas, roll-ups, microperforada y/o lonas de PVC FEDME, de la disciplina concreta (esquí de montaña, carreras por montaña, marcha nórdica…) en vallas, a poder ser triangulares. Habrá que añadir también el branding de los patrocinadores concretos del evento en caso de que los hubiera.
- 00:30:00h. Entrega de petos ORGL y acreditaciones - lanyards (VOL, VIP, MMCC y TECN.) al/la delegado/a FEDME y/o coordinador local de la prueba.
+ 02:00:00h. Visibilidad FEDME Entrega de dorsales y Briefing.
Día de la Prueba:
- 02:30:00h. Inicio del Montaje en la zona Salida/Llegada (según lo acordado con la ORGL en la reunión de coordinación del evento).
Montaje de las banderolas, carpas y lonas FEDME en las vallas de los organizadores.
En la zona de salida/llegada, siempre y cuando el terreno lo permita, hay que montar 10 metros de branding FEDME por cada lado del arco.
Montaje del equipo de sonido. En el caso que haya dos equipos (FEDME y ORGL) hay que coordinar previamente la ubicación de cada equipo en el evento.
Subida del arco y montaje de cronometraje tras el montaje del arco.
En las pruebas xx Xxxxxxxx por montaña y Marcha Nórdica la empresa adjudicataria colocará una mesa con cuatro sillas (aportadas por la ORGL) al lado de la zona de meta y alejado del equipo de sonido para que el equipo arbitral revise las clasificaciones tras la llegada de los/as marchadores previo a la entrega de premios.
- 01:00:00h Fin del montaje de la carrera.
+ 02:00:00h. Inicio de la carrera. Previsión Cinta Ganador/a Carrera. Hay que entregársela al personal de eventos, al/la Delegado FEDME y/o al voluntario de la ORGL encargado de la llegada de los/as deportistas.
+ 01:00:00h. Inicio del montaje de la ceremonia de premiación: pared de pódium, mesa de premiación, banderolas FEDME (y patrocinios), lonas PVC y/o malla perforada. Al ser un Campeonatoe España / Copa de España FEDME, el branding principal del acto será el propio de la Federación y se complementará con el branding de la ORGL.
La empresa adjudicataria vestirá la/as mesa/s de premiación con el mantel y las lonas FEDME y desplazará el equipo de sonido a la ceremonia de premiación, en caso de que fuese necesario.
+ 02:30:00h. Fin de la carrera. Desmontaje salida/llegada, cronometraje (antes que el arco, en coordinación con la empresa de cronometraje) y finalmente el arco.
+ 04:30:00h. Fin de la ceremonia de premiación. Recogida de petos de la ORGL.
Una vez acabada la prueba, la zona de montaje debe quedar en perfectas condiciones.
16. El vehículo de transporte de la empresa deberá tener una presencia estética impecable, haber pasado las ITV correspondientes (de ser necesarias) y toda la documentación en vigor para dar cobertura al vehículo, su carga y sus pasajeros/as. Se valorará la posibilidad de que la empresa contratada pueda elaborar una decoración imantada o vinilada para colocar en el vehículo al acudir a las pruebas FEDME.
17. La empresa adjudicataria contactará con un tiempo mínimo de dos meses antes de la prueba con la Organización Local del evento presentándose y explicando su cometido durante el mismo. Ambas deberán coordinar el montaje de la prueba (espacio, conexiones, material aportado…). En un plazo mínimo de una semana antes del evento, les enviará un dossier / cronograma de actuación con todas las características del montaje (desde la llegada a la entrega de dorsales hasta la ceremonia de premiación, alojamiento de la empresa licitadora, contacto de los/as responsables de montaje) a las dos empresas coorganizadoras del evento (ORGL y FEDME).
Asimismo, la empresa adjudicataria deberá coordinarse durante los meses de organización con la ORGL y/o con las empresas indicadas por la OTE (patrocinadores, cronometraje, speaker…) para gestionar el montaje del evento.
18. La empresa adjudicataria deberá aportar la documentación justificativa de la integridad estructural de los elementos decorativos, así como de su instalación, en caso de ser solicitados por las Administraciones competentes.
19. En caso de anulación de un evento por causas de fuerza mayor, la empresa adjudicataria no podrá repercutir gasto extraordinario alguno al margen de lo establecido en el contrato con carácter anual. En caso de que dicha circunstancia haya ocurrido 3 veces o más a lo largo de la temporada, XXXXX se compromete a abonar los costes de desplazamiento y manutención en los que haya incurrido la empresa adjudicataria con un máximo de 0,2 € por kilómetro y 100 € por persona y día, debidamente justificados.
20. Como anexo al contrato, se adjuntará un documento en el que se haga constar el tipo y número de elementos y bienes de los que se hace la entrega para ser almacenados. Con periodicidad trimestral se actualizará el anterior inventario, indicando el posible deterioro de los elementos para su posible sustitución o arreglo.
21. Memoria final de la empresa adjudicataria: La empresa contratista elaborará un dossier con propuestas de mejora por cada una de las disciplinas (esquí de montaña, carreras por montaña, snowrunning, raquetas de nieve y marcha nórdica) basándose en la organización de los eventos deportivos de la temporada.
6. OBLIGACIONES DE LA FEDME
- La FEDME deberá abonar mensualmente la cantidad consensuada entre ambas
partes en el contrato de servicios.
- La FEDME deberá facilitarle la información necesaria a la empresa adjudicataria para la producción de eventos deportivos (calendarios, datos de las ORG-L…).
- La FEDME atenderá a la empresa adjudicataria, coordinará cualquier aspecto de la producción de los eventos y servirá como mediadora y punto de referencia entre la Organización Local y la empresa adjudicataria.
- La FEDME supervisará la organización del evento, adoptará las decisiones y dictará las instrucciones necesarias entre los diferentes interlocutores del evento con el fin de asegurar la correcta ejecución de la prestación pactada.
- La FEDME apoyará in situ la producción, montaje y decoración de los eventos.
7. FACTURACIÓN
La empresa adjudicataria facturará el último día del mes incluyendo los servicios efectivamente prestados durante esa mensualidad. La FEDME efectuará el pago el primer viernes siguiente de la recepción de la factura.
En el caso en el que la empresa contratada no cumpla con los servicios acordados durante la celebración del evento, la empresa contratante, a través de la OTE, descontará de la factura el coste de los servicios incumplidos.
El alojamiento y manutención, en el propio lugar del evento, correrá a cargo de la empresa adjudicataria.
La FEDME podrá añadir y/o suprimir servicios de montaje y producción hasta 48 horas antes del evento sin que esto conlleve penalización alguna por parte de la empresa adjudicataria. La supresión de dichos servicios se llevará a cabo de acuerdo al presupuesto que la Federación tenga asignado para cada una de las pruebas deportivas. La OTE informará lo antes posible de los posibles cambios.
8. DURACIÓN DEL CONTRATO
El contrato tendrá una duración de 12 meses desde la fecha de firma del contrato, aunque podrá ser renovado expresamente (por acuerdo de ambas partes) un año más, es decir, para la temporada 2023/2024.
9. SUBCONTRATACIÓN
En el caso de problemas sobrevenidos que imposibiliten a la empresa adjudicataria prestar temporalmente los servicios que se espera de ella, esta podrá subcontratar los servicios necesarios, siempre contando con la previa autorización de la FEDME.
Dicha autorización operará de forma automática en caso de coincidencia de dos o más eventos objeto de este contrato durante el mismo día o días, no así en cualquier otra circunstancia, no pudiendo subcontratar el servicio más de 2 veces por temporada por causas ajenas al calendario deportivo FEDME.
En cualquier caso, la cesión del contrato está expresamente prohibida, siendo la empresa
adjudicataria en todo momento la responsable del cumplimiento del contrato en los términos pactados.
10. PUBLICIDAD
El anuncio de licitación del contrato únicamente precisará de publicación en la web y redes sociales de la FEDME. Los/as interesados/as en el procedimiento de licitación podrán solicitar información adicional por correo electrónico en xxxxxxx@xxxxx.xx
11. PRESENTACIÓN DE PROPOSICIONES
La convocatoria de la licitación de este contrato se publicará en la Web FEDME, con al menos una antelación de 20 días al señalado como último para la presentación de proposiciones.
Se presentará sólo por correo-e en xxxxxxx@xxxxx.xx con el asunto “Concurso Eventos FEDME 23” antes del día 30 de octubre del 2022 a las 23:59h, y tendrá que presentarse en un archivo PDF siguiendo el siguiente índice
- Datos completos incluyendo teléfono y correo electrónico.
- Presupuesto detallado y memoria para un evento modelo en Carreras por Xxxxxxx y Esquí de Montaña.
Teléfono: 000 000 000 o 000 000 000
La adjudicación se notificará al correo electrónico designado por cada licitador en su oferta, sean o no favorecidos por la adjudicación y, simultáneamente, se publicará en la sección de noticias de la página web de la FEDME. La adjudicación deberá realizarse en todo caso dentro del plazo máximo de un mes, a contar desde la fecha de finalización de la presentación de solicitudes. De no dictarse el acuerdo de adjudicación dentro de dicho plazo los licitadores tendrán derecho a retirar su proposición.
La FEDME requerirá a la empresa adjudicataria para que formalice el contrato en plazo no superior a quince días naturales contados desde el siguiente a aquel en que hubiera recibido notificación de requerimiento al correo electrónico.
12. EXTINCIÓN DEL CONTRATO
Además de por su cumplimiento, el contrato podrá extinguirse consecuencia de su resolución. Podrán motivar la resolución del contrato las causas siguientes:
1) El incumplimiento grave de alguna de las obligaciones establecidas en el presente pliego
2) Las reiteradas deficiencias en la ejecución del contrato o la interrupción de la ejecución misma, así como la imposibilidad técnica por parte del adjudicatario para realizar el servicio.
3) Incumplimiento del compromiso de confidencialidad y de las obligaciones relativas a la protección de datos de carácter personal.
4) Por acuerdo de las partes
5) Por aprobación por parte de FEDME de un calendario deportivo con un número de pruebas un 50% inferior al de 2022.
6) Cesión del contrato por parte de la empresa adjudicataria.
13. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
El contrato se adjudicará de entre los licitantes, a aquél cuya propuesta resulte solvente porque reúne, conforme a los criterios de adjudicación establecidos en las bases de licitación, las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas por la FEDME, y garantice satisfactoriamente el cumplimiento de las respectivas obligaciones.
Se valorará con un 30% la puntuación obtenida en la oferta económica, y con un 70% la puntuación obtenida en relación a los criterios técnicos.
En el caso de que dos o más proposiciones se encuentren igualadas como las más ventajosas desde el punto de vista de los criterios que sirven de base para la adjudicación, tendrán preferencia las empresas que obtengan una mayor puntuación en el criterio de adjudicación de la Proposición Económica.
14.BAREMO DE PUNTUACIÓN
16.1. Oferta económica
La oferta se valorará con un máximo de 30 puntos de acuerdo a la siguiente escala:
Presupuesto base licitación | 0 puntos |
95% PBL | 5 puntos |
90% PBL | 10 puntos |
85% PBL | 15 puntos |
80% PBL | 20 puntos |
75% PBL | 25 puntos |
70% PBL | 30 puntos |
16.2. Oferta técnica.
La valoración de la oferta de medios técnicos, materiales y personales se realizará sobre un total de 70 puntos que servirán para la selección de la empresa.
Criterio 1. - Solvencia profesional. El licitador deberá acreditar y demostrar el equipo humano con el que cuenta para llevar a cabo el montaje del evento o de los eventos en el caso en el que coincidan las fechas. Debe contar con un equipo humano adecuado y suficiente para ejecutar los trabajos descritos en el apartado 5. de esta licitación, siendo necesario especificar el número de personas y su cometido en el montaje de cada evento.
Se valorará tanto la solvencia del equipo con un Máximo de 15 puntos como la del Director
Técnico y responsable del contrato, en el cual se valorará el nivel de experiencia profesional demostrable y actualización en la materia como coordinador/a y técnico/a en la prestación de servicios de montaje, desmontaje y decoración en eventos deportivos especialmente en las disciplinas concernientes a la Federación Española de Deportes de Montaña y Escalada (esquí de montaña, carreras por montaña, snowrunning, raquetas de nieve y marcha nórdica) con un máximo de 10 puntos.
Criterio 2. - Solvencia técnica: Montaje. El licitador deberá acreditar y demostrar el equipo técnico (arcos de meta, pared de pódium…), con los que cuenta para llevar a cabo el montaje del evento o de los eventos en el caso en el que coincidan las fechas. Se deberán especificar el material, las dimensiones, los enganches y la posibilidad de incluir material publicitario o de branding en él. La empresa licitadora coordinará con la FEDME, a través de la OTE, el envío de material de branding que se requiera para los eventos de la entidad. La empresa contratista y el/la licitador/a acordarán un horario de recogida y devolución en el que la empresa de transportes pueda hacerse con el material almacenado. Máximo 15 puntos.Criterio 3. - Solvencia técnica: Sonido. El licitador deberá acreditar y demostrar el/los equipo/s técnico/s de sonido (altavoces, micrófonos, mesas de sonido), con los que cuenta para llevar a cabo el montaje del evento o de los eventos en el caso en el que coincidan las fechas. Se deberán especificar las características técnicas de este material (dimensiones, enganches, potencia…). La propuesta de la Federación Española de Deportes de Montaña yEscalada es la contenida en el Anexo 2. El licitador deberá acreditar además la presencia de un spekaer al evento. Máximo 15 puntos.
Criterio 4. - Solvencia técnica extra. El licitador está en disposición de aportar un equipo técnico extra por si fallase la opción principal en el evento. Por cada equipo extra la propuesta sumará un máximo de 5 puntos con un límite de 10.
Criterio 5.- Mejora. El licitador está en disposición de mejorar algunos requisitos exigidos en el contrato.
Criterio 1. Solvencia profesional | 15 puntos valoración del equipo 10 puntos valoración experiencia del director o responsable del contrato |
Criterio 2. Solvencia técnica: Montaje | 15 puntos |
Criterio 3. Solvencia técnica: Sonido | 15 puntos |
Criterio 4. Solvencia técnica extra | 10 puntos |
Criterio 5. Mejora de los mínimos contractuales | 5 puntos |
TOTAL | 70 PUNTOS |
15. REVISIÓN DE PRECIOS
La empresa contratante podrá solicitar una revisión de precios al alza, al término de cada año de contrato, en función de la variación del IPC.
ANEXO 1 CALENDARIO ESQUÍ DE MONTAÑA, CARRERAS POR MONTAÑA Y MARCHA NÓRDICA TEMPORADA 2022
CAMPEONATOS DE ESPAÑA XX XXXXXXXX POR MONTAÑA 2022
NOMBRE DE LA PRUEBA | TIPO DE PRUEBA | UBICACIÓN Y FECHA | TIPO DE PRUEBA |
Campeonatos de España Verticales individual y por selecciones autonómicas | Xxxxxxxxxx xx Xxxxxx | 00 xxxxx 0000, Xxxxxxxxx, Xxxxxxx | 3,5 km y 1.015 metros de desnivel positivo |
Campeonatos de España Ultra individual y por selecciones autonómicas | Campeonato de España | 19 marzo 2022, Xxxxxx xx Xxxxxxx, Xxxxxxx, Xxxx | 63 Km y 3.600 metros de desnivel positivo acumulado |
Campeonatos de España en línea Clubs | Xxxxxxxxxx xx Xxxxxx | 0 xxxxx 0000, Xxxxx, Xxxx Xxxxxxx. | 32 Km y 2.000 metros de desnivel positivo acumulado |
Campeonatos de España en línea individual y por selecciones autonómicas | Xxxxxxxxxx xx Xxxxxx | 00 xxxxx 0000, Xxxxxxx, Xxxx | 42 Km y 2.625 metros de desnivel positivo |
Campeonatos de España Verticales clubs | Campeonato de España | 7 mayo 2022, Albanchéz xx Xxxxxx, Xxxx | 2 Km y 1.000 metros de desnivel positivo |
Campeonatos de España Selecciones Autonómicas Edad Escolar (infantil y Cadete) | Xxxxxxxxxx xx Xxxxxx | Xxx 00 xx 00 mayo 2022, Motril, Granada y ciudad autónoma de Melilla | Prueba en línea en Motril, Granada y prueba vertical en Melilla |
Campeonatos de España en línea por etapas individual | Xxxxxxxxxx xx Xxxxxx | Xxx 00 xx 00 octubre 2022 (3 etapas), Xxx Xxxxxx xx Xxxxxxxxx, Xxxxxx | 00,0 Xx x 0.000 m + / 42 km y 1.850 m + / 32,5 km y 1.200 m |
COPAS DE ESPAÑA XX XXXXXXXX POR MONTAÑA EN LÍNEA 2022
NOMBRE DE LA PRUEBA | TIPO DE PRUEBA | UBICACIÓN Y FECHA | TIPO DE PRUEBA |
1ª prueba | Copa de España en línea | 6 marzo 2022, Xxxx, Alicante | 33 km y 1.700 metros de desnivel positivo acumulado |
2ª prueba | Copa de España en línea | 29 mayo 2022, Sant Xxxxxx de Palautordera, Barcelona | 27 Km y 1.300 metros de desnivel positivo acumulado |
3ª prueba | Copa de España en línea | 2 julio 2022, Béjar, Salamanca | 27 Km y 1.300 metros de desnivel positivo acumulado |
4ª prueba | Copa de España en línea | 9 abril 2022, Teror, Gran Canaria. | 32 Km y 2.000 metros de desnivel positivo |
COPAS DE ESPAÑA XX XXXXXXXX POR MONTAÑA KILÓMETRO VERTICAL 2022
NOMBRE DE LA PRUEBA | TIPO DE PRUEBA | UBICACIÓN Y FECHA | TIPO DE PRUEBA |
1ª prueba | Copa de España KV | 16 abril 2022, Güejar, Granada | 3,9 Km y 935 metros de desnivel positivo |
2ª prueba | Copa de España KV | 7 mayo 2022, Albanchéz xx Xxxxxx, Xxxx | 2 Km y 1.000 metros de desnivel positivo |
3ª prueba | Copa de Xxxxxx XX | 00 xxxx 0000, Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx | 5,5 Km y 1.150 metros de desnivel positivo |
4ª prueba | Copa de España KV | 21 mayo 2022, Xxxx de Pas, Cantabria | 4,2 Km y 1.180 metros de desnivel positivo |
COMPETICIÓNES FEDME DE SNOWRUNNING Y RAQUETAS DE NIEVE 2022
NOMBRE DE LA PRUEBA | TIPO DE PRUEBA | UBICACIÓN Y FECHA | TIPO DE PRUEBA |
Campeonato de España | Campeonato de España Snowrunning | 15 enero 0000 Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxx | 3,9 Km y 935 metros de desnivel positivo |
1ª prueba | Copa de España Snowrunning | 22 enero 2022, Estación de Esquí Xxxxx de Laciana – Leitariegos, León | 10,5 km de recorrido y 950 m de desnivel + |
2ª prueba | Copa de España Snowrunning | 00 xxxxxxx 0000, Xxxxxxxx xx Xxxxx xx Xxxx Xxxxxx, Xxxxxxxxx | 5,5 Km y 1.150 metros de desnivel positivo |
3ª prueba | Copa de España Snowrunning | 19 febrero 2022, Xxxxxxx, Xxxxx | 14 km de recorrido y 780 m de desnivel + |
NOMBRE DE LA PRUEBA | TIPO DE PRUEBA | UBICACIÓN Y FECHA | TIPO DE PRUEBA |
Campeonato de España | Campeonato de España Raquetas de Nieve | 16 enero 2022 Centro Nórdico Larra Belagua, Navarra | 11 km de recorrido y 380 m de desnivel + |
ANEXO 2 PROPUESTA DEL EQUIPO DE SONIDO DE LA FEDME
XXXXX TÉCNICO – Equipo de SONIDO Básico para carreras.
Unidades | Equipo | Descripción |
4 | Altavoces auto amplificados XXXXXX THUMP 15 | Altavoces auto amplificados de 1.000 W de potencia (total 4.000 W) |
1 | Subgrave auto amplificado XXXXXX THUMP 18 | Subgrave auto amplificado de 1500W de potencia |
4 | Trípodes soporte altavoces. | Trípodes para elevar y colocar los altavoces en la posición adecuada para su uso. |
1 | Mesa de sonido 8 – 12 Canales | Mesa de sonido con suficientes canales para sonorizar los micrófonos y fuentes sonoras (ordenador para reproducir músicas) que sean necesarios. |
1 | Ordenador portátil | Ordenador portátil para reproducir música. |
1 | Tarjeta de Sonido profesional | Tarjeta de sonido para conectar el ordenador a la mesa de sonido. |
2 | Micrófono de mano inalámbrico | Micrófonos de mano para los Speakers (por cada speaker hay que disponer 2 micros, el principal para locutar y el de Back Up) |
2 | Antenas de largo alcance para los micros. | Antenas de largo alcance para que los Speakers tengan cobertura en toda la zona por donde se han de mover. |
Cableado XLR (canon) y Jack para conectar todos los equipos | Cableado variado para interconectar todos los equipos entre si. |