P-GR-112 VER. 16 PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS Y CONVENIOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

P-GR-112

VER. 16

PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS Y CONVENIOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

1. PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS OBJETIVO

Establecer las condiciones, trámites y requisitos que se deben tener en cuenta en el momento de contratar la compra de bienes o la adquisición de servicios, de tal manera que se protejan los intereses financieros, se garantice la transparencia y se fortalezca la gobernabilidad de la institución.

ALCANCE

Cubre los contratos de diferente índole de acuerdo con las necesidades, que requieren cubrir un alto grado de riesgo o responsabilidad para la institución.

PROCESO AL QUE PERTENECE

Gestión de recursos e infraestructura

DEFINICIONES

Bien: Elemento solicitado por el cliente interno y requerido por la entidad para la prestación de sus servicios.

Servicio: Actividad o labor solicitada por el cliente interno y requerido por la entidad para la prestación de sus servicios.

Contrato: Documento utilizado por la entidad para expresar su voluntad de adquirir un bien o contratar un servicio con un tercero. Este documento aplica solo para aquellos montos que excedan los 5 SMMLV.

Proveedor: Socio comercial de la entidad encargado de suministrar los bienes, insumos y/o servicios requeridos para el desarrollo de los procesos de la entidad.

Acta de inicio: Documento que reporta el inicio de la prestación de un servicio.

Acta de liquidación: Es el documento por medio del cual la administración de manera unilateral o bilateral efectúa un balance jurídico, técnico y financiero de la ejecución del contrato y acuerdan la forma de liquidarlo, es decir, de poner fin a su relación contractual en forma voluntaria y expresa.

Informe interventor: Reporte que hace la persona asignada para regular la debida ejecución del contrato sobre su cumplimiento.

Intuitu personae: Aquel que se realiza en atención exclusiva de las condiciones, conocimientos y experticia del contratista.

Secop: Sistema Electrónico de Contratación Pública, que permite a las entidades estatales cumplir con las obligaciones de publicidad de los diferentes actos expedidos en los procesos contractuales y permite a los interesados en participar en los procesos de contratación, proponentes, veedurías y a la ciudadanía en general, consultar el estado de los mismos.

UNSPSC: United Nations Standard Products and Services Code - Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas, es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. Este sistema de clasificación permite codificar

productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V.14.080, traducida al español.

SMMLV: abreviatura Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx.

Recurso público: provienen de los derechos y tarifas establecidos a favor de la cámara de comercio por el manejo de los registros públicos.

Recurso privado: provienen de las actividades generadoras de ingresos diferentes a los establecidos como de origen público.

Persona natural: aquel individuo que al actuar en su propio nombre se ocupa de alguna o algunas actividades que la ley considera mercantiles. En tal caso, la totalidad de su patrimonio, que incluye el personal y el familiar, sirve como prenda de garantía por las obligaciones que adquiera en desarrollo de su actividad económica.

Persona jurídica: persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente.

CONTENIDO

RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
1. Responsables de proceso	Realiza diagnóstico y presupuesto de las necesidades de Bienes del proceso.	Plan Anual de Trabajo
2. Responsables de proceso / Secretaría general	Xxxxxx el bien o servicio a contratar teniendo en cuenta los siguientes rangos: Compras menores o iguales a 5 SMMLV, no requieren de cotización, ni contrato con formalidades plenas. Sin embargo, se informará a la Secretaría General mediante correo interno, para que evalúe el riesgo y decida la elaboración o no del contrato, comunicándolo por el mismo medio dependiendo de la naturaleza del bien o servicio a adquirir. Contratos mayores a 5 SMMLV y menores o iguales a 10 SMMLV requieren de dos cotizaciones. Contratos superiores a 10 SMMLV y menores o iguales a 40 SMMLV, requieren de 3 cotizaciones.	Cotizaciones
3. Responsables de proceso / Secretaría general	Selecciona del grupo de proveedores, la propuesta que satisface su necesidad. Verificación de antecedentes a proveedor seleccionado. (Pasado judicial, contraloría, procuraduría. Entrega listado documentos soporte para contratistas D-GR-149 de documentos que deben soportar el contrato al contratista. Entre la fecha de selección del proveedor y la fecha de entrega de documentos a la Secretaría General no pueden transcurrir más de 15 días hábiles.	Página web pasado judicial, Contraloría, procuraduría. Cotización D-GR-149

4. Responsables de proceso / Secretaría general	Envía la información necesaria a la Secretaría General, para la elaboración del contrato. La Secretaría General tiene un término de tres (3) días hábiles para la elaboración del contrato (si aplica), contados a partir del momento de la entrega de la documentación completa que queda registrada en el listado documentos soporte para contratistas D-GR-149.	Contrato (si aplica) D-GR-149
5. Responsables de proceso / Presidencia ejecutiva / Secretaría general / Jefatura contable y de presupuesto	Imprime lista de chequeo relación de contratos R-GR-203, elabora contrato, asigna consecutivo y diligencia la información del formato “relación de contratos R-GR-141” que se encuentra publicado en el drive. Secretaría General revisa el contrato de acuerdo a lista de chequeo R-GR- 203, imprime dos (2) ejemplares del contrato y da visto bueno, entrega al responsable del proceso junto con la documentación anexa del contrato. Para otro si al contrato se diligencia la lista de chequeo otro si R-GR-204.	R-GR-141 R-GR-203 R-GR-204
6. Responsables de proceso / Secretaría general	Entrega los 2 ejemplares del contrato a Presidencia Ejecutiva para su firma. Una vez firmado, se envían los dos (2) ejemplares (físico o digital) para la firma del proveedor, quien devuelve un ejemplar (físico o digital). El proveedor envía las pólizas de la aseguradora según clausula contractual, las cuales debe remitir en original, firmadas y con las cláusulas generales, como requisito para dar inicio a la ejecución del mismo, previa aprobación de la Secretaría General. Una vez finiquitado el contrato con los documentos pertinentes se imprimen y distribuye ejemplares así: Si el contrato es público: original para la carpeta del contrato, primera copia para contabilidad (solo el contrato) y segunda copia para la carpeta de la Contraloría. Si el contrato es privado: original para la carpeta del contrato y primera copia para contabilidad. Nota: en los contratos tanto públicos como privados se asignará un interventor quien deberá presentar un informe de los avances y se anexa a las cuentas de cobro parciales y totales.	D-GR-114 póliza aseguradora (si aplica) Contrato (si aplica) Carpeta contratos Carpeta controlaría (aplica para contratos públicos)
7. Responsable del proceso/ Secretaría General/Interventor/ Presidencia Ejecutiva	Presidencia Ejecutiva, contratista e interventor suscriben el acta de inicio del contrato R-GR-125.	Acta de inicio R-GR-125
8. Secretaría General/Asistente Jurídico	Una vez formalizado el contrato y aprobadas las pólizas, aquellos contratos que se ejecuten con recursos públicos se reportarán en el SECOP, en el link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx, ingresando a Procesos de Contratación, autenticación de usuarios, se ingresa usuario y contraseña y se inicia el reporte por Registre un Nuevo Proceso de Contratación (Régimen Especial), se ingresan los datos solicitados en el formulario (Número del proceso, objeto a contratar: seleccionando los códigos del UNSPSC, descripción del objeto a contratar, cuantía del contrato, etc.), se carga en archivo PDF la propuesta seleccionada. A partir de este momento el contrato reportado queda en estado convocado, posteriormente se debe pasar su estado de convocado a celebrado, presionando la opción modificar estado, se ingresan los datos solicitados en el formulario y se carga en archivo PDF el contrato firmado.	xxxx://xxx.xxxxx xxxxxxxxx.xxx.xx/ compradores Contrato

9. Responsable de proceso/Auxiliar de Gestión Documental	El proveedor radica la factura en ventanilla única según el procedimiento pago a proveedores desembolso por caja menor y devolución del dinero P- GF-99, El responsable del proceso debe anexar el informe de interventoría R-GR- 109 y copias de los aportes a la seguridad social (si es del caso) y entrega a contabilidad. Los contratos de compraventa sólo requieren del informe del interventor R-GR-109 donde se constate el recibo a satisfacción de los bienes adquiridos.	P-GF-99 APORTES FACTURA R-GR-109 R-GR-125
10. Responsable de proceso/Interventor	El interventor del contrato hace seguimiento para control y posterior pago, mediante la presentación del informe de interventoría R-GR-109 de acuerdo a lo establecido en el contrato.	R-GR-109
11. Responsable del proceso /Interventor	Elabora acta de liquidación del contrato persona jurídica R-GR-110 o persona natural R-GR-158, que deberán firmar las partes y el interventor dentro del mes siguiente a la fecha en que se realice el ultimo pago por parte del área de Contabilidad.	R-GR-110 R-GR-158 Comprobante de pago
12. Responsable del proceso/ Secretaría General	El interventor del contrato envía acta de liquidación, ultimo soporte de pago y carpeta del contrato a la Secretaría General para su revisión final. Secretaría General verifica que el acta de liquidación sea coherente con el contrato que se liquida, especialmente en lo que se refiere a la fecha de suscripción del mismo. Revisa lista de chequeo y todos los soportes del contrato, finalmente da visto bueno al acta de liquidación.	R-GR-110 R-GR-158
13. Secretaría General/Asistente jurídico	El acta de liquidación de los contratos que se ejecuten con recursos públicos se debe reportar en el SECOP, en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx, ingresando a Procesos de Contratación, autenticación de usuarios, se ingresa usuario y contraseña y se ubica el contrato con el número del proceso, se ingresa por la opción modificar estado y en la parte inferior donde se encuentra la información de contratos asociados a Adiciones y Cambio de Estado y se ingresa a la opción liquidar: se ingresan los datos solicitados en el formulario (fecha de terminación, fecha de liquidación) finalmente por administración de documentos se carga el acta de liquidación en archivo PDF y se oprime la opción guardar. El estado del contrato pasa de celebrado a liquidado.	xxxx://xxx.xxxxx xxxxxxxxx.xxx.xx/ compradores

RECOMENDACIONES:

Para la revisión previa y concepto jurídico sobre los contratos, se deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• No se celebrarán contratos con personas naturales o jurídicas que no estén matriculadas y renovadas en el Registro Mercantil de la Cámara, a excepción de quienes no tengan calidad de comerciantes.

• Si el comerciante se encuentra domiciliado en otro municipio que no corresponda a la jurisdicción de la Cámara, deberá adjuntar el respectivo certificado original no inferior a 30 días, y si está domiciliado en el exterior, deberá adjuntar los documentos equivalentes.

• Cuando el contrato supere los 70 SMMLV debe ser autorizado por la Junta Directiva y se adjuntará el extracto del acta respectiva.

• Cuando se trate de otro si al contrato se verificará anualmente la renovación de la garantía única y de todos los documentos que hayan perdido vigencia.

• Contratos comerciales, administrativos y civiles superiores a 1 mes deben vincularse por parte de la empresa a la ARL según decreto 0723 /2013.

EXCEPCIONES

Casos en donde sin importar la cuantía se requiere solo una (1) propuesta comercial en cada contrato:

• En contratos intuitu personae (Aquel que se realiza en atención exclusiva de las condiciones, conocimientos y experticia del contratista).

• Aquellos casos de monopolio o donde hay solo un proveedor.

• Casos imprevisibles y de urgencia excepcional.

• Proveedores que por sus condiciones técnicas, logísticas o de infraestructura se ajusten a las necesidades del servicio requerido.

• Vinculaciones publicitarias.

• Publicidad y propaganda en medios de comunicación.

• Servicio de mensajería.

• Licencias para software

Casos en donde no es necesario tramitar propuestas económicas:

• En todos los convenios.

• Contratos que por su cuantía sean pagados por caja menor.

Casos en donde es necesario tramitar contratos:

La elaboración del contrato depende del nivel de riesgo que genere el servicio a contratar y/o la compra a realizar, de tal modo que la cuantía no es limitante. Para tal efecto se enviará la cotización respectiva vía correo electrónico a la dirección jurídica para que conceptué de la viabilidad de la adquisición o contratación de este servicio sin necesidad de contrato.

En estos casos de no ser necesario el contrato el responsable del proceso solamente autorizará el pago previa verificación y conformidad de los respectivos bienes y servicios.

2. PROCEDIMIENTO DE CONVENIOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

OBJETIVO

Establecer las condiciones, trámites y requisitos que se deben tener en cuenta en el momento de proveer servicios o bienes a favor de terceros (convenios) de tal manera que se protejan los intereses financieros, se garantice la transparencia y se fortalezca la gobernabilidad de la institución.

ALCANCE

Cubre los contratos y convenios que la entidad suscribe para el cumplimiento de sus funciones, con personas naturales y jurídicas, de derecho público y de derecho privado.

PROCESO AL QUE PERTENECE

Gestión de recursos e infraestructura

DEFINICIONES

Bien: Elemento solicitado por la entidad pública o privada.

Servicio: Actividad o labor solicitada por la entidad pública o privada relacionada con los objetivos misionales de la entidad.

Contrato: Documento utilizado por la entidad pública o privada para expresar su voluntad de adquirir un bien o contratar un servicio.

Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento mediante el cual la entidad pública apropia y compromete los recursos públicos con los cuales se pagaran los bienes y/o servicios contratados.

Acta de inicio: Documento que reporta el inicio de la prestación de un servicio.

Acta de liquidación: Es el documento por medio del cual la administración de manera unilateral o bilateral efectúa un balance jurídico, técnico y financiero de la ejecución del contrato y acuerdan la forma de liquidarlo, es decir, de poner fin a su relación contractual en forma voluntaria y expresa.

Informe interventor: Reporte que hace la persona asignada por la entidad para regular la debida ejecución del contrato sobre su cumplimiento.

Convenio: acuerdo de voluntades entre dos o más personas o instituciones.

CONTENIDO

RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
1. Responsable de proceso	El responsable del proceso envía propuesta o presenta proyecto a la entidad pública o privada donde se establezca los objetivos y condiciones pertinentes.	Propuesta o proyecto
2. Responsable de proceso / Secretaría general	El responsable del proceso reporta a la secretaria general mediante correo electrónico las condiciones de tiempo, modo y lugar bajos las cuales se prestará el servicio. Nota: tener en cuenta la documentación según los requerimientos del convenio o proyecto.	Propuesta o proyecto Correo electrónico Documentación soporte convenio o proyecto

4. Secretaría general	La secretaría general elabora el borrador del contrato y/o convenio a suscribir.	Propuesta o proyecto Contrato o convenio
5. Responsable de proceso	El responsable del proceso envía el borrador del contrato y/o convenio a la entidad pública o privada contratante.	Contrato o convenio
6. Entidad pública o privada	La entidad pública o privada efectúa observaciones y, de requerirse, solicita documentación soporte para perfeccionar el contrato.	Observaciones
7. Responsable del proceso / Secretaría general / Jefatura administrativa y de mejoramiento continuo / Coordinación administrativa	La secretaria general ajusta el contrato y/o convenio de acuerdo a las observaciones y el responsable del gestiona y recauda los documentos exigidos.	Contrato o convenio Observaciones
7. Responsable de proceso	El responsable del proceso envía a la entidad pública o privada el convenio con ajustes y documentación requerida.	Contrato o convenio Anexos
8. Presidencia Ejecutiva	Se suscribe el convenio y la Presidencia Ejecutiva y la entidad pública o privada firman el acta de inicio del contrato R-GR-125.	Contrato o convenio R-GR-125
10. Responsable de proceso / Jefatura de contabilidad y presupuesto / Jefatura administrativa y de mejoramiento continuo / Auxiliar gestión documental	El responsable del proceso procede a solicitar a contabilidad la elaboración de la cuenta de cobro o factura según el caso y envía al archivo de gestión documental el expediente del convenio.	Contrato o convenio Anexos R-GR-125 R-GF-79
11. Responsable del proceso	El responsable del proceso hace la entrega de los bienes o servicios y presenta los informes de conformidad con lo establecido en el contrato y/o convenio respectivo.	Informes
12. Presidencia Ejecutiva / Representante legal de la entidad pública o privada / Secretaría general / Responsable del proceso	El responsable del proceso envía acta de liquidación persona jurídica R- GR-110 o persona natural R-GR-158, último soporte de pago y carpeta del contrato a la Secretaría General para su revisión final. La Secretaría General verifica que el acta de liquidación sea coherente con el contrato o convenio que se liquida, especialmente en lo que se refiere a la fecha de suscripción del mismo, en un plazo máximo de 30 días o según especifique el contrato o convenio. Revisa lista de chequeo R-GR-203 y todos los soportes del contrato o convenio, finalmente da visto bueno al acta de liquidación.	X-XX-000 X-XX-000 X-XX-000

Casos en donde no es necesario constituir garantías a favor de la Cámara de Comercio:

No requerirá del otorgamiento de garantía única o ningún tipo de póliza de seguro la suscripción de convenios interinstitucionales con otras cámaras de comercio, con entidades públicas del orden municipal, departamental, nacional o con organismos multilaterales.

Elaboró	Xxxxxx	Aprobó
Coordinación Administrativa	Jefatura Administrativa y de Mejoramiento Continuo	Secretaría General
25/01/2022	25/01/2022	25/01/2022