OFICINA DE CONTROL INTERNO FR-1400-OCI-31 VERSIÓN 06
Auditoria de contratos de Prestación de Servicios
31/11/2022
OFICINA DE CONTROL INTERNO FR-1400-OCI-31 VERSIÓN 06
Tabla de contenido
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6. VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES
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En el marco de la Ley 87 de 1993 y el Decreto 338 de 4 xx xxxxx de 2019, y en cumplimiento a las actividades formuladas en el XXXXX -2022, la Oficina de Control Interno de la UNGRD, adelantó Auditoría Interna de Gestión para evaluar la efectividad de los controles implementados en las actividades llevadas a cabo en las etapas precontractual y contractual de los contratos de Prestación de Servicio y Apoyo a la gestión realizados en el periodo comprendido entre 1 de enero y 30 xx xxxxxx de 2022 en la entidad, teniendo en cuenta que se trata de uno de los pilares fundamentales de la misión encomendada por la normatividad vigente.
Para el logro de los objetivos propuestos fue de vital importancia la participación del Grupo de Contratos, con la información soporte y complementaria generada a partir de la ejecución de los mismos. El proceso de auditoría incluyó la solicitud, análisis y verificación de la información asociada a los contratos, así como la presentación de resultados por el equipo auditor, resultados con los que se pretende contribuir al mejoramiento continuo de la UNGRD
Evaluar la aplicación de los controles claves a lo largo del proceso de contratación, en las etapas precontractual, de ejecución contractual y post contractual y la verificación del cumplimiento de la normatividad legal aplicable.
Verificar que las actividades y criterios para realizar la contratación de prestación de servicios se realicen conforme a la normatividad vigente aplicable en la UNGRD.
La auditoría comprende la verificación de la Gestión Contractual realizada durante el periodo enero a junio de la vigencia 2022, la cual incluirá la evaluación de los procedimientos internos de contratación definidos por la UNGRD, los manuales, instructivos, guías y demás documentos que se encuentren adoptados y publicados en Neogestión, las normas de contratación aplicables a la UNGRD.
El desarrollo de la auditoria se llevará a cabo de acuerdo con el siguiente orden:
4.1. Interacción con líderes del universo de auditoría.
• Realización de reunión de apertura de la auditoría, para socializar el Programa Específico de Indagación y entrevista preliminar con el equipo del proceso.
• Reunión de cierre para socializar y formalizar Informe de Auditoría.
4.2. Revisión y análisis documental.
• Revisión y análisis de la información.
• Revisión de carpetas con soportes e informes generados.
• Identificación de las observaciones y formulación de las recomendaciones de la auditoría.
4.3. Verificación de riesgos y controles establecidos por el proceso.
• Identificación de los riesgos y controles claves del proceso.
• Verificación de las evidencias.
4.4. Preparación y socialización de los resultados de Auditoría.
• Elaboración de Informe Preliminar de Auditoría.
• Envío del Informe Preliminar y posterior socialización (derecho de contradicción).
• Elaboración del Informe Final de Auditoría.
• Elaboración Plan de Mejoramiento de la Auditoría Interna
• Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Auditoría Interna
⮚ Decreto 4147 de 2011 Por el cual se crea la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, se establece su objeto y estructura
⮚ Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
⮚ Decreto 2150 de 1995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
⮚ Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones."
⮚ Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
⮚ Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública
⮚ Decreto 777 de 1992 Por el cual se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política
⮚ Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional"
6. VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES
En el marco del Plan Anual de Auditorías y seguimientos de la Oficina de Control Interno aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para la vigencia 2022 y en cumplimiento de las funciones de seguimiento contempladas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, se procedió a realizar la Auditoria a los Contratos de Prestación de Servicio de la UNGRD, se evidencia que para la vigencia 2021 se realizó un seguimiento al Plan anual de Adquisiciones, en el cual se realizó el seguimiento a la contratación de la UNGRD, que se tomó como base para la realización de esta auditoría.
El 14 de octubre de 2022, se dio inicio a la auditoría en las instalaciones del proceso de contratación donde se socializaron los principales puntos a revisar en esta.
Una vez informados los requerimientos para la evolución y verificación de las evidencias se le informo y habilito a los funcionarios autorizados por el coordinador de contratos para que realicen el cargue de las evidencias en el link Z:\SEGUIMIENTOS OCI\AUDITORIAS\AUDITORIA CONTRATOS CPS.
Una vez realizado el cargue de la información solicitada en la reunión de apertura se procede a dar comienzo a presente informe, con respecto a:
Se verificó el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2022, con el fin de confirmar lo reportado por el PAA, en este se evidencian 63 contratos de Prestación de Servicios y de Apoyo a la Gestión para la vigencia 2022, que equivalen presupuestalmente
$4.280.446.770,43; de estos se tomó una muestra aleatoria de correspondiente a 10 contratos.
CÁLCULO DE LA MUESTRA | ||
AUDITORÍA: | ||
Muestreo Aleatorio Simple para estimar la proporción de una población | ||
Entidad | UNGRD | |
Proceso | GGC | |
Cálculo de la muestra para: | Contratos Vigencia 2022 | |
Período Evaluado: | 30 de septiembre de 2022 | |
Preparado por: | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | |
Fecha: | 28/10/2022 | |
Revisado por: | Xxxxxx Xxxxxx | |
Fecha: | 28/10/2022 | |
INGRESO DE PARÁMETROS | TAMAÑO DE LA MUESTRA Fórmula 12 Muestra Óptima 10 | |
Tamaño de la Población (N) | 63 | |
Error Muestral (E) | 5% | |
Proporción de Éxito (P) | 5% | |
Nivel de Confianza | 58% | |
Nivel de Confianza (Z) (1) | 0,806 | |
Formula para poblaciones infinitas n = z2 * P* Q Z= Valor de la distribución normal estándar de acuerdo al nivel de confianza E2 E= Error de muestreo (precisión) N= Tamaño de la Población Formula para poblaciones finitas P= Proporción estimada n = P * Q * z2 * N Q= 1-P N * E2 + z2 * P * Q | ||
Fuente: Adaptado de Contraloría General de la República. Contraloría Delegada para el Sector Social. Agosto 2011
Resultados de la Auditoria
1. Plan Anual de Adquisiciones:
La oficina de control interno evidencio que siguientes los contratos seleccionados en la muestra, se encuentran incluidos en el plan anual de Adquisiciones de la UNGRD para la vigencia 2022, así:
ITEM | N° DE CONTRATO | OBJETO DEL CONTRATO |
1 | UNGRD-015-2022 | Prestar servicios profesionales especializados para efectuar actividades de carácter técnico relacionadas con la gestión precontractual y contractual requerida en la vigencia 2022 con el fin de dar cumplimiento a los objetivos del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, así como a lo establecido en los decretos 2021 de 2015 y 958 de 2018 y las resoluciones 4060 de 2015 y 143 de 2019 |
2 | UNGRD-017-2022 | Prestar servicios profesionales a la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD, para realizar acompañamiento en la aplicación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo a partir de la promoción de Ia salud y prevención de las enfermedades para el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores de la UNGRD, como entidad que coordina, asesora y dirige el SNGRD para la vigencia 2022 |
3 | UNGRD-019-2022 | Prestar los servicios profesionales especializados a la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD, en el marco del Proyecto de "Fortalecimiento de la implementación, seguimiento y evaluación del componente programático del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres con los actores que conforman el SNGRD.", realizando acompañamiento a las actividades de sistematización, concertación y socialización del componente programático actualizado del PNGRD. |
4 | UNGRD-021-2022 | Prestar los servicios de apoyo a la gestión a Unidad para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD, en el marco del Proyecto de "Fortalecimiento de la implementación, seguimiento y evaluación del componente programático del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres con los actores que conforman el SNGRD", realizando acompañamiento administrativo al proceso de seguimiento y evaluación del PNGRD |
5 | UNGRD-032-2022 | Prestar los servicios de apoyo a la gestión al Ordenador del gasto de la UNGRD, en el marco del Proyecto de "Fortalecimiento de la implementación, seguimiento y evaluación del componente programático del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres con los actores que conforman el SNGRD", realizando acompañamiento administrativo frente a la revisión y verificación de los indicadores y líneas bases del componente programático actualizado del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres. |
6 | UNGRD-051-2022 | Prestar los servicios profesionales al Ordenador del Gasto de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, realizando acompañamiento a las actividades de gestión documental y actualización archivística de la información producida, en cumplimiento de la misión de la entidad como Coordinadora del SNGRD |
ITEM | N° DE CONTRATO | OBJETO DEL CONTRATO |
7 | UNGRD-053-2022 | Prestar servicios profesionales especializados a la UNGRD, en el marco del proyecto de asistencia para fortalecer técnicamente en la implementación de los componentes del sistema nacional de gestión del riesgo de desastres BPIN 2018011000472, realizando acompañamiento a las entidades del orden municipal para fortalecer su preparación para la respuesta. |
8 | UNGRD-054-2022 | Prestar los Servicios Profesionales Especializados a la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, en el marco del proyecto de asistencia para fortalecer técnicamente en la implementación de los Componentes del sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres BPIN 2018011000472 realizando acompañamiento a las entidades del orden departamental para fortalecer su preparación para la respuesta. |
9 | UNGRD-058-2022 | Prestar los servicios profesionales especializados a la UNGRD realizando actividades de acompañamiento administrativo y técnico encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno en los procesos que interviene la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD como entidad que coordina y dirige el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres - SNGRD, en cumplimiento de los objetivos de este, en la vigencia 2022. |
10 | UNGRD-062-2022 | Prestar los servicios profesionales especializados a la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, realizando actividades de acompañamiento administrativo, financiero y contable encaminadas al fortalecimiento del sistema de control interno en los procesos que interviene la Unidad Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD como entidad que coordina y dirige el nacional Sistema de Gestión del Riesgo de Desastres - SNGRD, en cumplimiento de los objetivos de este, en la vigencia 2022. |
2. Verificación de la etapa precontractual y contractual de los contratos ETAPA PRECONTRACTUAL
Se evidenció que el proceso de gestión contractual en la elaboración de los contratos
de Prestación de Servicios y de apoyo a la gestión, realiza una verificación de los documentos necesarios para la contratación, para ello el proceso dispone de un formato FR-1604-GCON-12, este formato les aporta no solo la verificación de documentos, permite un orden cronológico del expediente contractual. La OCI al realizar la verificación de los documentos de que habla el formato FR-1604-GCON-12, encontró:
2.1. Observaciones Generales
UNGRD-017-2022
Objeto: Prestar servicios profesionales especializados para efectuar actividades de carácter técnico relacionadas con la gestión precontractual y contractual requerida en la vigencia 2022 con el fin de dar cumplimiento a los objetivos del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, así como a lo establecido en los decretos 2021 de 2015 y 958 de 2018 y las resoluciones 4060 de 2015 y 143 de 2019.
Precontractual: Se verifica en el expediente contractual el cumplimiento de los requisitos precontractuales exigidos conforme al Artículo 81 Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015.
El proceso de gestión contractual cuenta con un formato llamado lista de chequeo mediante el cual se ejerce un control inicial en la recolección de evidencias documentales que nacen de la necesidad de la contratación y contribuyen a la estructuración de los estudios previos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación. Así mismo permiten realizar análisis del sector que permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
Contractual: Una vez verificados los documentos precontractuales, el proceso estructuración el contrato de Prestación de Servicio. La oficina de control interno encuentra que el contrato cumple con todos los requisitos exigidos por el Decreto 1510 de 203 compilado en el Decreto 1082 de 2015, y al verificar el cumplimiento contractual se observa que se trata de un contrato pactado por un valor total de $ 116,215,803 y un plazo de 11 meses, el contrato inicio con el contratista Xxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx quien cedió el contrato al señor Xxxxxxxx Xxxxx, el realizar la verificación de los requisitos de la cesión de evidencia:
1. La solicitud de cesión de Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
2. El informe del estado presupuestal elaborado por el supervisor del contrato.
3. El documento de cesión del contrato efectuado entre los contratistas, el plazo del contrato es de 8 mes que corresponden al plazo cedido para dar cumplimiento al plazo inicial de 11 meses.
4. los documentos del cedente Xxxxxxxx Xxxxx, y demás requisitos para dar cumplimiento al contrato.
Ejecución
La oficina de Control Interno Solicito al Grupo de Gestión financiera los informes de supervisión de los contratos, el proceso tiene como control una lista de chequeo en la cual se verifican los documentos necesarios para la verificación de las cuentas de cobro
de los contratistas, en esta etapa del proceso contractual el supervisor del contrato verifica mediante informe el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones contractuales, verifica los requisitos para el pago, y demás requisitos contenidos en la lista de chequeo para la presentación de la cuenta de cobro; teniendo en cuenta que este contrato fue cedido, la oficina de control interno procedió a verificar el cumplimiento de los requisitos de la ejecución del contrato, y evidencio que ambos contratistas cumplieron con sus obligaciones.
UNGRD-017-2022
Objeto: Prestar servicios profesionales a la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD, para realizar acompañamiento en la aplicación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo a partir de la promoción de Ia salud y prevención de las enfermedades para el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores de la UNGRD, como entidad que coordina, asesora y dirige el SNGRD para la vigencia 2022.
Precontractual Se verifica en el expediente contractual el cumplimiento de los requisitos precontractuales exigidos conforme al Artículo 81 Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015.
El proceso de gestión contractual cuenta con un formato llamado lista de chequeo mediante el cual se ejerce un control inicial en la recolección de evidencias documentales que nacen de la necesidad de la contratación y contribuyen a la estructuración de los estudios previos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación. Así mismo permiten realizar análisis del sector que permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
Contractual: Una vez verificados los documentos precontractuales, el proceso estructuración el contrato de Prestación de Servicio. La oficina de control interno encuentra que el contrato cumple con todos los requisitos exigidos por el Decreto 1510 de 203 compilado en el Decreto 1082 de 2015, y al verificar el cumplimiento contractual se observa que se trata de un contrato pactado por un valor total de $ 86.516.210 y un plazo de 10 meses.
Ejecución: La oficina de Control Interno Solicito al Grupo de Gestión financiera los informes de supervisión de los contratos, el proceso tiene como control una lista de chequeo en la cual se verifican los documentos necesarios para la verificación de las cuentas de cobro de los contratistas, en esta etapa del proceso contractual el supervisor del contrato verifica mediante informe el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones contractuales, verifica los requisitos para el pago, y demás requisitos contenidos en la lista de chequeo para la presentación de la cuenta de cobro; teniendo en cuenta que este contrato fue cedido, la oficina de control interno procedió a verificar
el cumplimiento de los requisitos de la ejecución del contrato, y evidencio que ambos contratistas cumplieron con sus obligaciones.
UNGRD-019-2022:
Objeto: Prestar los servicios profesionales especializados a la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD, en el marco del Proyecto de "Fortalecimiento de la implementación, seguimiento y evaluación del componente programático del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres con los actores que conforman el SNGRD.", realizando acompañamiento a las actividades de sistematización, concertación y socialización del componente programático actualizado del PNGRD.
Precontractual: Se verifica en el expediente contractual el cumplimiento de los requisitos precontractuales exigidos conforme al Artículo 81 Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015.
El proceso de gestión contractual cuenta con un formato llamado lista de chequeo mediante el cual se ejerce un control inicial en la recolección de evidencias documentales que nacen de la necesidad de la contratación y contribuyen a la estructuración de los estudios previos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación. Así mismo permiten realizar análisis del sector que permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
Contractual: Una vez verificados los documentos precontractuales, el proceso estructuración el contrato de Prestación de Servicio. La oficina de control interno encuentra que el contrato cumple con todos los requisitos exigidos por el Decreto 1510 de 203 compilado en el Decreto 1082 de 2015, y al verificar el cumplimiento contractual se observa que se trata de un contrato pactado por un valor total de $ 78.651.100 y un plazo de 10 meses.
Ejecución: La oficina de Control Interno Solicito al Grupo de Gestión financiera los informes de supervisión de los contratos, y evidencia que el proceso tiene como control una lista de chequeo en la cual se verifican los documentos necesarios para la presentación de las cuentas de cobro de los contratistas; en esta etapa el supervisor del contrato verifica mediante informe el cumplimiento a satisfacción las obligaciones contractuales, así mismo, verifica los requisitos para el pago( pago de SSI, Declaración Juramentada, etc.), y demás requisitos contenidos en la lista de chequeo para la presentación de la cuenta de cobro; la oficina de control interno procedió a verificar el cumplimiento de los requisitos de la ejecución del contrato, y evidencio que el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
UNGRD-021-2022
Objeto: Prestar los servicios de apoyo a la gestión a Unidad para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD, en el marco del Proyecto de "Fortalecimiento de la implementación, seguimiento y evaluación del componente programático del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres con los actores que conforman el SNGRD", realizando acompañamiento administrativo al proceso de seguimiento y evaluación del PNGRD.
Precontractual: Se verifica en el expediente contractual el cumplimiento de los requisitos precontractuales exigidos conforme al Artículo 81 Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015.
El proceso de gestión contractual cuenta con un formato llamado lista de chequeo mediante el cual se ejerce un control inicial en la recolección de evidencias documentales que nacen de la necesidad de la contratación y contribuyen a la estructuración de los estudios previos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación. Así mismo permiten realizar análisis del sector que permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
Contractual: Una vez verificados los documentos precontractuales, el proceso estructuración el contrato de Prestación de Servicio. La oficina de control interno encuentra que el contrato cumple con todos los requisitos exigidos por el Decreto 1510 de 203 compilado en el Decreto 1082 de 2015, y al verificar el cumplimiento contractual se observa que se trata de un contrato pactado por un valor total de $ 41.321.170 y un plazo de 11 meses.
Ejecución: La oficina de Control Interno Solicito al Grupo de Gestión financiera los informes de supervisión de los contratos, y evidencia que el proceso tiene como control una lista de chequeo en la cual se verifican los documentos necesarios para la presentación de las cuentas de cobro de los contratistas; en esta etapa el supervisor del contrato verifica mediante informe el cumplimiento a satisfacción las obligaciones contractuales, así mismo, verifica los requisitos para el pago( pago de SSI, Declaración Juramentada, etc.), y demás requisitos contenidos en la lista de chequeo para la presentación de la cuenta de cobro; la oficina de control interno procedió a verificar el cumplimiento de los requisitos de la ejecución del contrato, y evidencio que el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
UNGRD-032-2022
Objeto Prestar los servicios de apoyo a la gestión al Ordenador del gasto de la UNGRD, en el marco del Proyecto de "Fortalecimiento de la implementación, seguimiento y evaluación del componente programático del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres con los actores que conforman el SNGRD", realizando acompañamiento administrativo frente a la revisión y verificación de los indicadores y
líneas bases del componente programático actualizado del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres.
Precontractual: Se verifica en el expediente contractual el cumplimiento de los requisitos precontractuales exigidos conforme al Artículo 81 Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015.
El proceso de gestión contractual cuenta con un formato llamado lista de chequeo mediante el cual se ejerce un control inicial en la recolección de evidencias documentales que nacen de la necesidad de la contratación y contribuyen a la estructuración de los estudios previos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación. Así mismo permiten realizar análisis del sector que permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
Contractual: Una vez verificados los documentos precontractuales, el proceso estructuración el contrato de Prestación de Servicio. La oficina de control interno encuentra que el contrato cumple con todos los requisitos exigidos por el Decreto 1510 de 203 compilado en el Decreto 1082 de 2015, y al verificar el cumplimiento contractual se observa que se trata de un contrato pactado por un valor total de $27.762.669 y un plazo de 11 meses.
Ejecución: La oficina de Control Interno Solicito al Grupo de Gestión financiera los informes de supervisión de los contratos, y evidencia que el proceso tiene como control una lista de chequeo en la cual se verifican los documentos necesarios para la presentación de las cuentas de cobro de los contratistas; en esta etapa el supervisor del contrato verifica mediante informe el cumplimiento a satisfacción las obligaciones contractuales, así mismo, verifica los requisitos para el pago( pago de SSI, Declaración Juramentada, etc.), y demás requisitos contenidos en la lista de chequeo para la presentación de la cuenta de cobro; la oficina de control interno procedió a verificar el cumplimiento de los requisitos de la ejecución del contrato, y evidencio que el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
UNGRD-051-2022
Objeto: Prestar los servicios profesionales al Ordenador del Gasto de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, realizando acompañamiento a las actividades de gestión documental y actualización archivística de la información producida, en cumplimiento de la misión de la entidad como Coordinadora del SNGRD.
Precontractual: Se verifica en el expediente contractual el cumplimiento de los requisitos precontractuales exigidos conforme al Artículo 81 Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015.
El proceso de gestión contractual cuenta con un formato llamado lista de chequeo mediante el cual se ejerce un control inicial en la recolección de evidencias documentales que nacen de la necesidad de la contratación y contribuyen a la estructuración de los estudios previos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación. Así mismo permiten realizar análisis del sector que permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
Contractual: Una vez verificados los documentos precontractuales, el proceso estructuración el contrato de Prestación de Servicio. La oficina de control interno encuentra que el contrato cumple con todos los requisitos exigidos por el Decreto 1510 de 203 compilado en el Decreto 1082 de 2015, y al verificar el cumplimiento contractual se observa que se trata de un contrato pactado por un valor total de $52.301.027,6 y un plazo de 10 meses y 26 días.
Ejecución: La oficina de Control Interno Solicito al Grupo de Gestión financiera los informes de supervisión de los contratos, y evidencia que el proceso tiene como control una lista de chequeo en la cual se verifican los documentos necesarios para la presentación de las cuentas de cobro de los contratistas; en esta etapa el supervisor del contrato verifica mediante informe el cumplimiento a satisfacción las obligaciones contractuales, así mismo, verifica los requisitos para el pago( pago de SSI, Declaración Juramentada, etc.), y demás requisitos contenidos en la lista de chequeo para la presentación de la cuenta de cobro; la oficina de control interno procedió a verificar el cumplimiento de los requisitos de la ejecución del contrato, y evidencio que el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
UNGRD-053-2022
Objeto: Prestar servicios profesionales especializados a la UNGRD, en el marco del proyecto de asistencia para fortalecer técnicamente en la implementación de los componentes del sistema nacional de gestión del riesgo de desastres BPIN 2018011000472, realizando acompañamiento a las entidades del orden municipal para fortalecer su preparación para la respuesta.
Precontractual: Se verifica en el expediente contractual el cumplimiento de los requisitos precontractuales exigidos conforme al Artículo 81 Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015.
El proceso de gestión contractual cuenta con un formato llamado lista de chequeo mediante el cual se ejerce un control inicial en la recolección de evidencias documentales que nacen de la necesidad de la contratación y contribuyen a la estructuración de los estudios previos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación. Así mismo permiten realizar análisis del sector que
permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
Contractual: Una vez verificados los documentos precontractuales, el proceso estructuración el contrato de Prestación de Servicio. La oficina de control interno encuentra que el contrato cumple con todos los requisitos exigidos por el Decreto 1510 de 203 compilado en el Decreto 1082 de 2015, y al verificar el cumplimiento contractual se observa que se trata de un contrato pactado por un valor total de $78.651.100 y un plazo de 10 meses.
Ejecución: La oficina de Control Interno Solicito al Grupo de Gestión financiera los informes de supervisión de los contratos, y evidencia que el proceso tiene como control una lista de chequeo en la cual se verifican los documentos necesarios para la presentación de las cuentas de cobro de los contratistas; en esta etapa el supervisor del contrato verifica mediante informe el cumplimiento a satisfacción las obligaciones contractuales, así mismo, verifica los requisitos para el pago( pago de SSI, Declaración Juramentada, etc.), y demás requisitos contenidos en la lista de chequeo para la presentación de la cuenta de cobro; la oficina de control interno procedió a verificar el cumplimiento de los requisitos de la ejecución del contrato, y evidencio que el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
UNGRD-054-2022
Objeto: Prestar los Servicios Profesionales Especializados a la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, en el marco del proyecto de asistencia para fortalecer técnicamente en la implementación de los Componentes del sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres BPIN 2018011000472 realizando acompañamiento a las entidades del orden departamental para fortalecer su preparación para la respuesta.
Precontractual: Se verifica en el expediente contractual el cumplimiento de los requisitos precontractuales exigidos conforme al Artículo 81 Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015.
El proceso de gestión contractual cuenta con un formato llamado lista de chequeo mediante el cual se ejerce un control inicial en la recolección de evidencias documentales que nacen de la necesidad de la contratación y contribuyen a la estructuración de los estudios previos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación. Así mismo permiten realizar análisis del sector que permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
Contractual: Una vez verificados los documentos precontractuales, el proceso estructuración el contrato de Prestación de Servicio. La oficina de control interno
encuentra que el contrato cumple con todos los requisitos exigidos por el Decreto 1510 de 203 compilado en el Decreto 1082 de 2015, y al verificar el cumplimiento contractual se observa que se trata de un contrato pactado por un valor total de $78.651.100 y un plazo de 10 meses.
Ejecución: La oficina de Control Interno Solicito al Grupo de Gestión financiera los informes de supervisión de los contratos, y evidencia que el proceso tiene como control una lista de chequeo en la cual se verifican los documentos necesarios para la presentación de las cuentas de cobro de los contratistas; en esta etapa el supervisor del contrato verifica mediante informe el cumplimiento a satisfacción las obligaciones contractuales, así mismo, verifica los requisitos para el pago( pago de SSI, Declaración Juramentada, etc.), y demás requisitos contenidos en la lista de chequeo para la presentación de la cuenta de cobro; la oficina de control interno procedió a verificar el cumplimiento de los requisitos de la ejecución del contrato, y evidencio que el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
UNGRD-058-2022
Objeto: Prestar los servicios profesionales especializados a la UNGRD realizando actividades de acompañamiento administrativo y técnico encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno en los procesos que interviene la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD como entidad que coordina y dirige el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres - SNGRD, en cumplimiento de los objetivos de este, en la vigencia 2022.
Precontractual: Se verifica en el expediente contractual el cumplimiento de los requisitos precontractuales exigidos conforme al Artículo 81 Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015.
El proceso de gestión contractual cuenta con un formato llamado lista de chequeo mediante el cual se ejerce un control inicial en la recolección de evidencias documentales que nacen de la necesidad de la contratación y contribuyen a la estructuración de los estudios previos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación. Así mismo permiten realizar análisis del sector que permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
Contractual Una vez verificados los documentos precontractuales, el proceso estructuración el contrato de Prestación de Servicio. La oficina de control interno encuentra que el contrato cumple con todos los requisitos exigidos por el Decreto 1510 de 203 compilado en el Decreto 1082 de 2015, y al verificar el cumplimiento contractual se observa que se trata de un contrato pactado por un valor total de $47.190.660 y un plazo de 6 meses.
Ejecución: La oficina de Control Interno Solicito al Grupo de Gestión financiera los informes de supervisión de los contratos, y evidencia que el proceso tiene como control una lista de chequeo en la cual se verifican los documentos necesarios para la presentación de las cuentas de cobro de los contratistas; en esta etapa el supervisor del contrato verifica mediante informe el cumplimiento a satisfacción las obligaciones contractuales, así mismo, verifica los requisitos para el pago( pago de SSI, Declaración Juramentada, etc.), y demás requisitos contenidos en la lista de chequeo para la presentación de la cuenta de cobro; la oficina de control interno procedió a verificar el cumplimiento de los requisitos de la ejecución del contrato, y evidencio que el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
UNGRD-062-2022
Objeto Prestar los servicios profesionales especializados a la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, realizando actividades de acompañamiento administrativo, financiero y contable encaminadas al fortalecimiento del sistema de control interno en los procesos que interviene la Unidad Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD como entidad que coordina y dirige el nacional Sistema de Gestión del Riesgo de Desastres - SNGRD, en cumplimiento de los objetivos de este, en la vigencia 2022.
Precontractual: Se verifica en el expediente contractual el cumplimiento de los requisitos precontractuales exigidos conforme al Artículo 81 Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015.
El proceso de gestión contractual cuenta con un formato llamado lista de chequeo mediante el cual se ejerce un control inicial en la recolección de evidencias documentales que nacen de la necesidad de la contratación y contribuyen a la estructuración de los estudios previos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación. Así mismo permiten realizar análisis del sector que permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
Contractual Una vez verificados los documentos precontractuales, el proceso estructuración el contrato de Prestación de Servicio. La oficina de control interno encuentra que el contrato cumple con todos los requisitos exigidos por el Decreto 1510 de 203 compilado en el Decreto 1082 de 2015, y al verificar el cumplimiento contractual se observa que se trata de un contrato pactado por un valor total de $56.156.885,40 y un plazo de 6 meses.
Ejecución: La oficina de Control Interno Solicito al Grupo de Gestión financiera los informes de supervisión de los contratos, y evidencia que el proceso tiene como control una lista de chequeo en la cual se verifican los documentos necesarios para la presentación de las cuentas de cobro de los contratistas; en esta etapa el supervisor
del contrato verifica mediante informe el cumplimiento a satisfacción las obligaciones contractuales, así mismo, verifica los requisitos para el pago( pago de SSI, Declaración Juramentada, etc.), y demás requisitos contenidos en la lista de chequeo para la presentación de la cuenta de cobro; la oficina de control interno procedió a verificar el cumplimiento de los requisitos de la ejecución del contrato, y evidencio que el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Hallazgo:
En términos generales, la oficina de Control Interno evidencia: Incumplimiento a lo ordenado por el Artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual. De conformidad con el literal (c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).
Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben publicar la información de su gestión contractual en el plazo previsto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione.
Los sujetos obligados que contratan con recursos públicos y recursos privados, deben publicar la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).(Decreto 103 de 2015, art. 7).
Debido a que no se observa el cargue el proceso de Gestión Contractual deberá generar acciones de mejora tendientes a corregir la no publicación de la ejecución contractual en la página de SECOP como lo ordena la norma.
El proceso tiene establecidos los siguientes controles:
✓ Lista De Chequeo Contratos Prestación De Servicios Profesionales FR-1604- GCON-12
✓ CONTROL Y SEGUIMIENTO DE TRÁMITES CONTRACTUALES FR-1604- GCON-14
✓ Cuadro Evaluativo Perfil Del Contratista-contratación Directa FR-1604-GCON-03
✓ Lista Chequeo Liquidaciones Cierres Contrato Prestación Servicios Profesionales FR-1604-GCON-34
✓ Guía De Supervisión E Interventoría G-1604-GCON-01
✓ Manual De Contratación UNGRD - Resolución 637 De 2016 M-1604-GCON-01
El proceso tiene identificados los siguientes riesgos:
ID. | PROCESO | FACTOR INTERNO | FACTOR EXTERNO | RIESGO U OPORTUNIDAD | TIPO | SUBTIPO |
94 | CONTRATACIÓN | * Indebida estructuración de los documentos previos por no contar con el debido sustento técnico, jurídico y financiero. Lo cual implica procesos y | * Cambios en la normatividad vigente en temas de contratación. | Falencias en la estructuración de documentos precontractuales (análisis del sector, estudios previos, justificación para contratar, pliegos de condiciones, entre otros) DEBIDO A que no se tiene en cuenta la normatividad jurídica, financiera y técnica vigente aplicable a los procesos de selección en la Gestión Contractual de la Entidad (UNGRD/FNGRD), lo que PUEDE GENERAR demoras en el trámite, incumplimento del Plan Anual de Adquisiones - PAA (sólo para UNGRD), y el no cumplimiento oportuno de las necesidades identificadas para la respectiva vigencia, derivando en | RIESGO | Eficacia del proceso |
95 | CONTRATACIÓN | * Perfil idoneo respecto al conocimiento en la legislación en temas de contratación. * Manejo de las plataformas dispuestas | * Cambios en las plataformas dispuestas por Colombia compra eficiente - CCE. * Fallas en las plataformas dispuestas | Publicación extemporánea de documentos de los procesos de selección y/o contractuales, en sus diferentes etapas en la plataforma SECOP DEBIDO A fallas en la misma o demoras en la entrega de la documentación soporte por parte de las áreas, supervisor encargado o Fiduprevisora, lo que PUEDE GENERAR que la Unidad incurra en incumplimento legal y se le impongan sanciones a la entidad. | RIESGO | Eficacia del proceso |
96 | CONTRATACIÓN | *Inaplicabilidad u omisión de las disposiciones normativas en materia de contratacion Estatal, asi como a los manuales y procedimientos internos. * Documentos previos con errores en la estructuración por parte de las áreas. | Ninguno | Celebración indebida de contratos DEBIDO A intereses particulares de las personas encargadas de desarrollar la actividad contractual, lo que PUEDE GENERAR nulidad del contrato o del proceso contractual, así como el inicio de investigaciones y sanciones para la entidad. | RIESGO_CORRUPCIÓN | No aplica. |
97 | CONTRATACIÓN | * Desconocimiento del objeto y las funciones del Grupo de Gestión Contractual. * Gestión de conocimiento en los procedimientos internos | Ninguno | Fortalecimiento del conocimiento en temas de contratación Estatal en las diferentes areas de la Entidad, a traves de capacitaciones en temas contractuales en sus diferentes etapas para todos los funcionarios, contratistas y supervisores que hacen parte de la UNGRD/FNGRD. | OPORTUNIDAD | Eficacia del proceso |
Respecto, a los riegos identificados por el proceso de Gestión contractual ninguno se ha materializado.
Al verificar la gestión contractual de prestación de servicios de la UNGRD, en términos generales se encuentra elaborada conforme a la ley, según el Artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual. De conformidad con el literal (c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública (SECOP) el proceso de Gestión contractual da cumplimiento a esta norma en su etapa precontractual y contractual; Sin embargo, la Oficina de Control Interno evidencia que la ejecución contractual ( informe de Supervisión y cargue de cuantas de cobro), generando:
Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben publicar la información de su gestión contractual en el plazo previsto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione.
Los sujetos obligados que contratan con recursos públicos y recursos privados, deben publicar la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) (Decreto 103 de 2015, art. 7).
Artículo 2.1.1.2.1.8. Publicación de la ejecución de contratos. Para efectos del cumplimiento de la obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato.(Decreto 103 de 2015, art. 8).
De acuerdo a la anterior, la oficina de control interno recomienda la implementación de acciones de mejora, que permitan realizar el cargue de los informes de supervisión en aras de dar cumplimiento a lo ordenado en la normatividad arriba mencionada.
De igual manera, la Oficina de Control Interno evidencio que el proceso de gestión contractual no cuenta con un procedimiento donde se refleje el paso a paso para la elaboración de los contratos de prestación de servicios. Por ello se recomienda la creación de un procedimiento en el que se evidencie no solo el paso a paso para la elaboración de estos contratos, sino que contenga la normatividad aplicable a estos.
✓ Se recomienda frente al hallazgo generar acciones tendientes a dar cumplimiento a lo ordenado por el Artículo 2.1.1.2.1.8. Publicación de la ejecución de contratos. Para efectos del cumplimiento de la obligación contenida en el literal
g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe publicar las aprobaciones,
autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato.(Decreto 103 de 2015, art. 8).
✓ El proceso no cuenta con un procedimiento exclusivo para la contratación de prestación de servicios, sería pertinente generar un procedimiento que contenga el paso a paso de las actividades relacionadas con la elaboración de estos.
Secretaria General
Grupo de Gestión Contractual
Grupo de Gestión financiera y contable
Drive con los informes de supervisión y cuentas de cobro:
Link: xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/00x0xXXXxX-xXxXXXx0xx0xx0xXx0X0x?xxxxxxxxxxx
13. PLAN DE MEJORAMIENTO
Agradecemos la atención prestada y esperamos contar con su disposición para la socialización de este informe a los líderes de los procesos que fueron objeto de esta auditoría, evaluación o seguimiento para que dentro de sus facultades analicen las observaciones presentadas y las causas identificadas, estudien la viabilidad de adoptar las recomendaciones propuestas por la Oficina de Control Interno y presenten el correspondiente Plan de Mejoramiento con el fin de corregir las situaciones presentadas en este informe y prevenir posibles desviaciones y materialización de riesgos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del informe.
Dicho plan de mejoramiento debe ser informado por el Líder del proceso al Jefe de la Oficina de Control Interno para programar su verificación en el mes siguiente de su reporte. Así mismo, que estas acciones de mejora sean incluidas en el SIPLAG.
Cabe resaltar que, debido a las limitaciones de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades que no hayan sido detectadas bajo la ejecución de nuestros procedimientos de auditoría, evaluación o seguimiento, previamente planeados.
La Unidad y las áreas que la componen, son responsables de establecer y mantener un adecuado sistema de control interno y de prevenir posibles irregularidades de acuerdo con lo establecido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión para las tres líneas de defensa.
Asimismo, es responsabilidad del área la información suministrada, por cualquier medio, para la realización de esta actividad de manera oportuna, completa, integra y actualizada y la de informar en su momento las posibles situaciones relevantes y/o errores que pudieran haber afectado el resultado final de la actividad.
Cordialmente,
ORIGINAL FIRMADO
XXXXXX XXXXXX
Jefe Oficina de Control Interno
Elaborado por: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx-Abogada Contratista de la OCI.