Contract

	GESTIÓN JURÍDICA Y LEGAL	CÓDIGO PR-GJL-20
		VERSIÓN 01
	CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN	FECHA 23/10/2013
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1.	OBJETIVO:
Definir el trámite interno que se efectuará a las solicitudes de contratos, los cuales en virtud de la Ley deben tramitarse bajo la modalidad de contratación, teniendo en cuenta la causal señalada en el literal h) del numeral 4° del articulo 2 de la Ley 1150 de 2007.
2.	ALCANCE:
Comprende la revisión de los documentos pre-contractuales y contractuales que soportarán el cumplimiento de la necesidad de la entidad y los cuales se encuentran en los presupuestos establecidos en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública, hasta la firma del contrato.
3.	NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA:
Ver Normograma.
4.	RESPONSABLE:
Oficina Asesora Jurídica y área técnica involucrada
5.	CONDICIONES GENERALES:
Los requisitos aquí previstos, están sujetos a la vigencia de las normas que regulan la materia, de tal suerte que de ser modificadas o reformadas, dichas modificaciones automáticamente variarán el procedimiento y demandarán su actualización. Solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, en la cual se selecciona al contratista a través de la modalidad de contratación directa. Se deben tener en cuenta las siguientes normas: Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2209 de 1998 el cual modificó los Decretos 1737 y 1738 xx xxxxxx 21 de 1998 y el Decreto 1510 de 2013. La necesidad debe encontrarse relacionada con los siguientes presupuestos: (i) cuando con la suscripción de los contratos de prestación de servicios y/o de apoyo a la gestión se busque atender funciones ocasionales, que no hacen parte del giro ordinario de las labores encomendadas a la entidad, (ii) o que siendo parte de ellas no pueden ejecutarse con empleados de planta, (iii) se requieran conocimientos especializados y, (iv) cuando sea necesaria la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. El contrato que surja de la causal señalado en el literal h) del numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 81 del Decreto No. 1510 de 2013, se sujetará a la tabla de honorarios que posee la Secretaría y para el efecto deberá tenerse en cuenta los siguientes criterios; (i) las condiciones que se requieren para solventar la necesidad, (ii) los criterios de idoneidad y/o experiencia necesarios para el cumplimiento de la

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tarea, (iii) las características especiales del servicio, entre otros criterios. El ECO debe contener: i) La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación, (ii) El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar, (iii) La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección, (iv) El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen, (v) El soporte que permita la tipificación, estimación, asignación y mitigación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, (vi) El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular, (vii) La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano. La experiencia la verifica el área responsable de la solicitud de contratación, teniendo en cuenta que esta es la que conoce los términos en los cuales se requiere solventar la necesidad de la entidad. Para el efecto, realizará entre otras las siguientes actividades: 1. Que la persona que se pretende contratar reúna los requisitos de experiencia y/o idoneidad que se necesita para la ejecución del contrato. 2. Que la propuesta económica se ajusten a los criterios y exigencias establecidos por la entidad y que fueron analizados en la etapa pre-contractual. 3. Que el contenido obligacional del Estudio de Conveniencia y Oportunidad se encuentre ajustado a las necesidades que requiere la entidad a través del área responsable de la solicitud. Esta revisión deberá replicarse en los documentos que exijan la estipulación de obligaciones. Recomendaciones finales: 1. Entendiendo que el procedimiento debe ser ágil pero igualmente riguroso en la verificación de las condiciones para la suscripción de contratos, cuando el modo de selección es por contratación directa, se hace necesario que desde el área técnica y responsable de la solicitud revise la pertinencia con el plan de contratación de la entidad. 2. Igualmente deben abstenerse de hacer solicitudes para que sean tramitadas sobre el tiempo debido a que es un riesgo para la Oficina Asesora Jurídica no poder llevar a cabo los trámites y su consustancial suscripción del contrato. 3. El tiempo estimado del proceso para suscribir un contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, bajo la modalidad de selección de contratación directa es xx xxxx (10) días hábiles cuando la información esté presentada en debida forma y completa; pero puede aumentar según el volumen o en caso de haber observaciones, por lo tanto es importante que las solicitudes se realicen con la debida antelación a fin de evitar contratiempos. Fundamento Jurídico: La Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, el cual fue adoptado a través de lo estableció en su artículo 32 los contratos estatales que, entre otros pueden suscribir las entidades de las cuales trata el artículo 2° de la misma ley, sobre el particular mencionó en el numeral 3° que son contratos de prestación de servicios aquellos que se realizan para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad y puntualizó señalando que estos contratos se pueden celebrar tanto con personas naturales como jurídicas, cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

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“El contrato de prestación de servicios tiene por finalidad realizar actividades relacionadas con la administración de la entidad o el cumplimiento de sus funciones; su carácter es temporal; el contratista goza de autonomía e independencia para la ejecución de las prestaciones y puede celebrarse tanto con personas jurídicas como naturales, en este último caso, siempre y cuando las actividades contratadas no pueden cumplirse con personal de planta o cuando las labores requeridas exigen conocimientos especializados de los que no disponen los servidores de la entidad. (…) Si bien una interpretación preliminar del numeral 3° del artículo 32 de la ley 80 permitiría concluir que es posible la celebración de este contrato para la ejecución de cualquier objeto que tenga relación con la administración o funcionamiento del organismo, lo cierto es que el contenido obligacional se circunscribe a una prestación de hacer, esto es, la realización de actividades o el despliegue de alguna acción o conducta. (…) La delimitación del objeto del contrato proviene no sólo de las normas positivas que lo definen y que se acaban de analizar, sino también de disposiciones prohibitivas o restrictivas que indican que el contrato de prestación de servicios no es un medio para suplir la vinculación de personas naturales en el desempeño de la función pública, ni constituye un instrumento para el cumplimiento propiamente dicho de ella. (…) Los servicios de apoyo para la organización logística de eventos de capacitación corresponden al objeto del contrato de prestación de servicios, siempre que tal actividad esté comprendida dentro del ámbito funcional de la entidad.” (Cursiva por fuera del texto original) De la lectura de la interpretación que de aquella tipología de contratos estatales realiza la Corte Constitucional, se tiene que las entidades estatales pueden acudir a estos instrumentos de gestión, según se ha mencionado, con las limitaciones señaladas. Ahora bien, el Decreto No. 2209 de 1998 el cual modificó los Decretos 1737 y 1738 xx xxxxxx 21 de 1998, estableció que las entidades estatales pueden celebrar contratos de prestación de servicios, cuando se encuentre en alguno de los presupuestos de hecho que trae consigo esa disposición. Así, dispuso claramente que las entidades públicas estarían habilitadas para suscribir contratos de prestación de servicios; (i) cuando busquen atender funciones ocasionales, que no hacen parte del giro ordinario de las labores encomendadas a la entidad, (ii) o siendo parte de ellas no pueden ejecutarse con empleados de planta y, (iii) se requieran conocimientos especializados. A su turno el Decreto 1510 de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.”, establece en el artículo 81 y siguientes las particularidades que requiere tener en cuenta la entidad estatal cuando pretenda suscribir contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Es importante resaltar que la norma referenciada en el párrafo anterior, también aplica para los contratos en los cuales se ejecuten trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. La celebración de este tipo de contratos deberá ser justificado en acto administrativo en los términos del artículo 73 del Decreto No. 1510 de 2013, el cual a su turno dispone: “Artículo 73. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. La entidad estatal debe señalar en un acto administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener: 1. La causal que invoca para contratar directamente. 2. El objeto del contrato.

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3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.

4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.

Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los literales a), b) y c) del artículo 75 del presente decreto.” (Cursiva por fuera del texto original)

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO (FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO)

A continuación se describen las actividades y el responsable de adelantarlas, así como la secuencia que se debe seguir en desarrollo del procedimiento

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SECUENCIA DE ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE OFICINA ASESORA JURIDICA GRUPO INT. RECURSOS

FINANCIEROS

INICIO

1. Identificar la necesidad de requerimiento personal especializado y/o trabajos artísticos especiales.

JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA

5. Asignar al profesional de la OAJ que llevará el trámite.

2. Verificar en la tabla de honorarios, experiencia y criterios de evaluación de la necesidad.

6. ¿Requiere realizar

ajustes a la documentación?

3. Estructurar los estudios y documentos previos de acuerdo a lo señalado en la Ley.

SI

Estudio Conveniencia

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

2. De acuerdo a resolución relacionada al año de contratación

6. Este componente se verificará contra los postulados que establecen las disposiciones legales en la materia, tales como; la posibilidad de acudir a esta modalidad de selección en los términos del literal h) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 81 del Decreto No. 1510 de 2013.

Adicionalmente, se verificará que de los documentos pre- contractuales; (i) el objeto y las obligaciones del contrato se ajuste a lo establecido por la Secretaría para la contratación de esta tipología de contratos, (ii) que el área técnica haya establecido que no existe dentro de la planta de la entidad, el personal que pueda

Oportunidad

4. Remitir a la Oficina Asesora Jurídica (OAJ) para verificación.

7.Solicitar correcciones y ajustes pertinentes

NO

9. Aprobar el

desarrollar la labor, (iii) que el área técnica haya determinado el presupuesto para la respectiva contratación.

9. La entidad estatal debe señalar en un acto administrativo (ECO) la

10, Realizar el cambio de estado en SICO

8. Ajustar la información

Estudio de

Conveniencia y Oportunidad con su respectiva justificación

Estudio Conveniencia Oportunidad

justificación para contratar bajo la

modalidad de contratación directa, el cual debe contener: 1. La causal que invoca para contratar directamente. 2. El objeto del contrato. 3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista. 4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos. Nota. Decreto 1510 de 2013 Art. 73 Xxxxxx.

11, Solicitar CDP a través de ORFEO

Solicitud CDP FR-01-PR- GFI-01

12. Expedir el CDP e incluir en el expediente

13, Aprobar en SICO el ECO e incluir información CDP.

1

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SECUENCIA DE ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE OFICINA ASESORA JURIDICA GRUPO INT. RECURSOS

HUMANOS

1

14.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ORFEO

14, Solicitar Certificación de no existencia de personal con el perfil a través de ORFEO

FR-04-PR-GRF-09 Solicitud Certificado

16, Realizar invitación al futuro contratista.

FR-04-PR-GRF-09

Invitación Contratista

17, Recibir del futuro contratista la manifestación de aceptación y los documentos personal, laboral y/o de experiencia.

1

Respuesta Aceptación

18, Realizar análisis y verificación de la hoja de vida y sus respectivos soportes.

21, Verificación de especificaciones y requerimientos establecidos frente a documentación allegada.

22.¿Cumple con especificacio- nes?

15. Expedir el Certificado de no

existencia de personal que cumple con perfil.

FR-04-PR-GRF-09

Certificado de no Existencia de Personal

16. Incluir condiciones técnicas.

17. Debe radicar en correspondencia la documentación.

18. El análisis debe garantizar la veracidad de la hoja de vida y los soportes de la misma.

20. Debe ser enviada a la OAJ adjuntando la documentación exigida para el análisis de la hoja de vida.

SICO

21. La elaboración del contrato se encuentra sujeto a las especificaciones y requerimientos establecidos en el ECO y los demás documentos que conforman el expediente.

23,

SICO

ORDENADOR DE XXXXX

19, Expedir el análisis de la hoja de vida y certificación de idoneidad y/o experiencia.

NO

25. El contratista es

FR-01-CP-GJL-01 Certificación de Idoneidad y/o experiencia

FR-01-PR-GTH-01 Análisis de Requisitos

1 SI convocado para para la

23, Realizar el contrato.

suscripción del contrato y

20, Realizar la solicitud del contrato, e incluir en ORFEO

Contrato Prestación de

Servicios

para que realice las acciones tendientes a la constitución de la garantía o póliza respectiva que ampare los riesgos analizados en los estudios previos

Solicitud Elaboración Contrato Adjuntando Hoja de Vida y Soportes

24, Envía a ordenador de gasto para su firma.

ORDENADOR DE XXXXX

25, Convocar al contratista. 2

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SECUENCIA DE ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE OFICINA ASESORA JURIDICA GRUPO INT. RECURSOS

FINANCIEROS

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

26. La cual ampara el compromiso contractual.

2

30. Solicitar Registro

presupuestal

Registro Presupuestal

XXXXXXXXX XXX XXXXX

00. Firmar el contrato

CONTRATISTA

27. Firmar el contrato

31. Revisión de Garantía entregada

Contrato Prestación Servicios firmado

28. Enviar contrato a OAJ

00.Xx garantía única cumple con las exigencias ?

NO

CONTRATISTA

29. Entregar garantía SI

33. Solicitar ajuste garantía

34. Notificar al supervisor el

inicio del contrato

FIN

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7. DOCUMENTOS RELACIONADO

NOMBRE

Estudio de Conveniencia y Oportunidad Tabla de Honorarios

Solicitud del CDP

Oficio - Solicitud Certificado de no Existencia de Personal Oficio - Certificado de no Existencia de Personal

Oficio - Invitación a Futuro Contratista Respuesta de aceptación Contratista (Externo) Certificado de Idoneidad y/o Experiencia Análisis de Requisitos

Solicitud Elaboración Contrato Contrato Prestación de Servicios Registro Presupuestal

Aprobación Garantía Única de Cumplimiento

Manual de Contratación

Manual de Supervisión e Interventoría de contratos

CÓDIGO

N/A N/A

XX-00-XX-XXX-00 XX-00-XX-XXX-00 XX-00-XX-XXX-00 XX-00-XX-XXX-00

N/A

FR-01-CP-GJL-01 FR-01-PR-GTH-01

N/A N/A N/A N/A MN-07 MN-08

FÍSICO

X X X X X X X X X X X X X X X

MAGNÉTICO

X X X X X X X X X X X X X X X

APLICATIVO SICO ORFEO ORFEO ORFEO ORFEO

ORFEO ORFEO XXXXX XXXXX XXXX XXXX PREDIS SICO

CULTUNET CULTUNET

8. DOCUMENTOS RELACIONADOS

N°.

N/A

Versión Inicial del Sistema

CAMBIOS REALIZADOS

ELABORÓ

NOMBRE: Xxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx

CARGO: Profesional Especializado FIRMA: original firmado

REVISÓ

NOMBRE: Xxxxxxx Xxxxxxxx

CARGO: Profesional Oficina Asesora Jurídica

FIRMA: original firmado

APROBÓ

NOMBRE: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

CARGO: Jefe Oficina Asesora Jurídica

FIRMA: original firmado