Tiedonhallinta. Asiahallinnan tärkeäksi toimialaksi on nousemassa tie- donhallinta, joka tulee lopulta ohjaamaan lähes kaikkia kunnan sähköisiä prosesseja järjestelmistä käsin, huo- lehtien käyttäjän puoleisesta metatiedottamisesta (mm. asiakirjojen säilytysajoista, tiedon tallennuspai- koista, säilytysajan perusteista) sekä prosessien ku- luista. Tiedonhallinta vaatii pitkäjänteistä työtä ja sitou- tumista. Kehittämistehtävät kytkeytyvät koko organi- saation alalle Sähköistä arkistointia varten Kansal- lisakistolla tulee hyväksyttää seulontaesitykset liittyen pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettäviin aineis- toihin. Seulontaesityksissä laaditaan yksilölliset ku- vaukset niistä tietojärjestelmistä, joissa sähköinen säi- lyttäminen on tarkoitus toteuttaa. Tiedonhallinnan kehittämishankkeiden edistäminen edellyttää tilapäisen määräaikaisen henkilöstön palk- kaamista.
Tiedonhallinta. Toimittajalla on osoitettavissa oleva prosessi tietojen asianmukaiseen hallintaan ja luokitteluun, jota arvioidaan säännöllisin väliajoin. Toimittajan ei tule käyttää Yhtiön tuotantotietoja Toimittajan kehitys- tai mallinnuspuolella.
Tiedonhallinta. Seuraavassa taulukossa esitetään toteutettavan seurantajärjestelmän pääpiirteet. Kutakin toimitusketjun vaihetta koskevat erityismenettelyt kehitetään valmisteluvaiheessa kenttätestausten jälkeen ja ulkoista teknistä apua käytetään rajoitetun ajan. Näissä erityismenettelyissä määritettävät tarkastus/varmentamisajankohdat, otantamenetelmät, kenttävalvontamenettelyt, rikkomisten toteaminen, CEMAC-puutavaran käsittely jne. sisällytetään myös laadittavaan menettelykäsikirjaan, joka jae taan kaikille toimijoille. Seurantajärjestelmän valvonnasta vastaavien yksikköjen käyttöön osoitetaan erilliset laitteistot ja resurssit. Vaiheet Toimenpiteet Toimenpiteestä vastaava taho Koodattavat tiedot Koodauksesta vastaava taho Varmennus (fyysiset tarkastukset ja asiakirjavarmennukset) Tietojen täsmäyttäminen 1. Metsät (1) Hakkuuinventointi — Toimijat hyväksyttyjen inventointiyritysten kautta — MINFOF (ennakkoin ventoinnit talteenottol upien yhteydessä) → Jokainen inventoitu puu leimataan viivakooditar ralla — Viivakoodi — Puunkaataja — Tilikausi — Lajikoodi — DHP (1,3 m) — GPS-tiedot — Lupanro/UFA/lohko/ AAC Toimijat keräävät tiedot ja kirjaavat ne SIGIF II -tieto kantaan Leimikkokartta rekisteröi dään UCECAF:iin MINFOF:n kenttätarkastuk set (keskusyksiköt ja hajau tetut yksiköt): inventoinnin laatu/luotettavuus varmen netaan otantatarkastuksella (varmennusstandardit) Yhdenmukaisuuden testaus parannusinventointien kanssa (etenkin inventoidut lajit) Hakkuu — Toimijat → Leimaus uusilla vii vakooditarroilla kantoi hin ja kaadettuihin run koihin (sama viivakoodi kuin pystypuulla) — Viivakoodi — DF10 nro — Puunkaataja — Alihankkija — AAC nro — Alue — Lajikoodi — Pituus — Tyvi — Latva — Päiväys Toimijat keräävät tiedot DF10-työmaakirjoihin ja kirjaavat SIGIF II -tietokan taan MINFOF:n (hajautetut yksi köt, BNC ja OI) kenttä- tarkastukset Yhdenmukaisuuden auto maattinen testaus SIGIF II -tietokannassa kaadettujen ja luvan mukaisten volyy mien/määrien välillä Yhteys MESURE-tietokan taan (MINFI, hakkuuvero) 6.4.2011 Euroopan unionin virallinen lehti
Tiedonhallinta. On tärkeää, että osapuolilla on riittävät, luotettavat ja ajantasaiset tiedot. Virastotasolla toteutetta- vien erien neuvotteluissa tarvitaan tietojenhallintaa ja laskentaa, jotta erän toteuttamisen vaihtoeh- dot sekä niiden kohdentuminen ja vaikutukset voidaan hahmottaa. Tämä tietojenhallinnan taso- vaatimus on yleensä yhtä korkea, kuin muutoinkin vpj-järjestelmien käyttöönotto- tai muutossopi- musten neuvottelemisen yhteydessä. Neuvotteluviranomaisen/viraston tilastoyhteistyöstä 19.12.2019 annetussa valtiovarainministeriön määräyksessä korostetaan tilastoyhteistyön merkitystä neuvottelu- ja sopimustoiminnassa. Neu- vottelujen tiedonhallinnan järjestämistä tukevat osaltaan Valtion työmarkkinalaitoksen ja pääsopi- jajärjestöjen uudistettuna vuonna 2016 julkaisema Palkkatilasto-opas (valtiovarainministeriön verk- kosivulla osoitteessa xxx.xx.xx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxx) sekä yhdessä järjestetyt tilastokoulutukset. Virka- ja työehtosopimusmääräykset sopimusosapuolten ja luottamusmiesten oikeudesta saada tietoja ja tilastoja ennen sopimusneuvotteluja ovat yleensä alakohtaisissa vpj-sopimuksissa sekä valtion yleisen virka- ja työehtosopimuksen liitteessä 2. Luottamusmiehen tiedonsaannista kerro- taan myös edellä mainitussa valtiovarainministeriön määräyksessä neuvotteluviranomaisen/viras- ton tilastoyhteistyöstä.
Tiedonhallinta dittava siitä, että tietoaineistot ovat saatavilla ja hyö- dynnettävissä yleisesti käytettävässä koneluettavassa muodossa kuvailutietoineen. Tämän toteutuminen on riippuvainen sähköisen säilytyksen ratkaisuista.