Common use of Archiviazione dei documenti - Tempi, criteri e regole di selezione del sistema di classificazione Clause in Contracts

Archiviazione dei documenti - Tempi, criteri e regole di selezione del sistema di classificazione. L'Archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti dall'Ente durante lo svolgimento della propria attività. I documenti amministrativi prodotti e detenuti da questo Ente sono oggetto di tutela ai sensi dell'art.10 del Codice dei beni culturali di cui al decreto legislativo 42/2004 pertanto tutti i soggetti che agiscono nell'ambito del sistema di gestione documentale del'Ente svolgono attività archivistica. L'Ente, ai sensi dell'art. 30 del predetto Codice, assolve all'obbligo di conservazione e ordinamento degli archivi. Ai fini di un corretto esercizio dell’azione amministrativa, i fascicoli prodotti dagli uffici dell'Ente sono raccolti in archivi che possono essere distinti in: − archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione. L’archiviazione corrente si identifica per i documenti e i fascicoli informatici con l’archiviazione all’interno del sistema di gestione documentale − archivio di deposito, la parte di documentazione di affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso; − archivio storico, la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla conservazione perenne La coesistenza, nell’ambito di uno stesso procedimento, di documenti di natura mista (digitali e cartacei) dà vita al cosiddetto “archivio ibrido”. Nel sistema documentale informatico basta chiudere un fascicolo per farlo passare all’archivio di deposito. I fascicoli cartacei chiusi fanno parte dell’archivio di deposito tradizionale. Tutti i fascicoli cartacei chiusi, che non servono più per la consultazione, possono essere spostati anche fisicamente nell’archivio di deposito comunale. La gestione dei processi di selezione dei documenti dell'archivio di deposito, può condurre a due esiti tra di loro contrastanti: la conservazione permanente dei documenti che rivestono significativo valore di testimonianza storica, oltre che rilevanza giuridico probatoria, oppure lo scarto, cioè l’eliminazione irreversibile dei documenti ritenuti di valore transitorio e strumentale, da effettuare con l’autorizzazione del soprintendente archivistico competente per territorio. Secondo le diverse tipologie documentali gestite dall'Ente sono definiti criteri e regole di selezione al fine di individuare i documenti da scartare e quelli da conservare. 1) L'elenco delle tipologie di documenti soggetti a conservazione permanente sono:

Archiviazione dei documenti - Tempi, criteri e regole di selezione del sistema di classificazione. L'Archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti dall'Ente durante lo svolgimento della propria attività. I documenti amministrativi prodotti e detenuti da questo Ente sono oggetto di tutela ai sensi dell'art.10 del Codice dei beni culturali di cui al decreto legislativo 42/2004 pertanto tutti i soggetti che agiscono nell'ambito del sistema di gestione documentale del'Ente svolgono attività archivistica. L'Ente, ai sensi dell'art. 30 del predetto Codice, assolve all'obbligo di conservazione e ordinamento degli archivi. Ai fini di un corretto esercizio dell’azione amministrativa, i fascicoli prodotti dagli uffici dell'Ente sono raccolti in archivi che possono essere distinti in: − archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione. L’archiviazione corrente si identifica per i documenti e i fascicoli informatici con l’archiviazione all’interno del sistema di gestione documentale − archivio di deposito, la parte di documentazione di affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso; − archivio storico, la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla conservazione perenne perenne. La coesistenza, nell’ambito di uno stesso procedimento, di documenti di natura mista (digitali e cartacei) dà vita al cosiddetto “archivio ibrido”. Nel sistema documentale informatico basta è sufficiente chiudere un fascicolo per farlo passare all’archivio di deposito. I fascicoli cartacei chiusi fanno parte dell’archivio di deposito tradizionale. Tutti i fascicoli cartacei chiusi, che non servono più per la consultazione, possono essere spostati anche fisicamente nell’archivio di deposito comunale. La gestione dei processi di selezione dei documenti dell'archivio di deposito, può condurre a due esiti tra di loro contrastanti: la conservazione permanente dei documenti che rivestono significativo valore di testimonianza storica, oltre che rilevanza giuridico probatoria, oppure lo scarto, cioè l’eliminazione irreversibile dei documenti ritenuti di valore transitorio e strumentale, da effettuare con l’autorizzazione del soprintendente archivistico competente per territorio. Secondo le diverse tipologie documentali gestite dall'Ente sono definiti criteri e regole di selezione al fine di individuare i documenti da scartare e quelli da conservare, come dettagliati nell’allegato 9 al presente manuale. 1) L'elenco delle tipologie di documenti soggetti a conservazione permanente sono:

Archiviazione dei documenti - Tempi, criteri e regole di selezione del sistema di classificazione. L'Archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti dall'Ente durante lo svolgimento della propria attività. I documenti amministrativi prodotti e detenuti da questo Ente sono oggetto di tutela ai sensi dell'art.10 del Codice dei beni culturali di cui al decreto legislativo 42/2004 42/2004, pertanto tutti i soggetti che agiscono nell'ambito del sistema di gestione documentale del'Ente dell'Ente svolgono attività archivistica. L'Ente, ai sensi dell'art. 30 del predetto Codice, assolve all'obbligo di conservazione e ordinamento degli archivi. Ai fini di un corretto esercizio dell’azione amministrativa, i fascicoli prodotti dagli uffici dell'Ente sono raccolti in archivi che possono essere distinti in: − archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione. L’archiviazione corrente si identifica per i documenti e i fascicoli informatici con l’archiviazione all’interno del sistema di gestione documentale − archivio di deposito, la parte di documentazione di affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso; − archivio storico, la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla conservazione perenne La coesistenza, nell’ambito di uno stesso procedimento, di documenti di natura mista (digitali e cartacei) dà vita al cosiddetto “archivio ibrido”. Nel sistema documentale informatico basta chiudere un fascicolo per farlo passare all’archivio di deposito. I fascicoli cartacei chiusi fanno parte dell’archivio di deposito tradizionale. Tutti i fascicoli cartacei chiusi, che non servono più per la consultazione, possono essere spostati anche fisicamente nell’archivio di deposito comunale. La gestione dei processi di selezione dei documenti dell'archivio di deposito, può condurre a due esiti tra di loro contrastantiesiti: la conservazione permanente dei documenti che rivestono significativo valore di testimonianza storica, oltre che rilevanza giuridico probatoria, oppure lo scarto, cioè l’eliminazione irreversibile dei documenti ritenuti di valore transitorio e strumentale, da effettuare con l’autorizzazione del soprintendente archivistico competente per territorio. Secondo le diverse tipologie documentali gestite dall'Ente sono definiti criteri e regole di selezione al fine di individuare i documenti da scartare e quelli da conservare. 1) L'elenco delle tipologie conservare si rimanda all’allegato 10 – Piano di documenti soggetti a conservazione permanente sono:conservazione