Esempi di codifica. In base al tipo di attività dell’azienda, e soprattutto all’organizzazione che si intende dare alla documentazione, si possono inserire nel codice le informazioni essenziali per una veloce reperibilità dei preventivi, tenendo presente che la lista di ricerca degli stessi avrà i codici ordinati in modalità alfanumerica. Se ad esempio l’associazione al Cliente è prioritaria in quanto permette di visualizzare i preventivi raggruppati per Cliente, si può selezionare il Codice cliente in prima posizione, attribuendogli in ‘Lunghezza’ il numero massimo di caratteri utilizzati per codificare i Clienti, escludendo la ‘C’ iniziale (ad esempio 5 caratteri se si è attribuita ai clienti una codifica del tipo Cxxxnn, dove si prevede di associare ad ‘xxx’ i primi tre caratteri della ragione sociale ed a ‘nn’ un progressivo numerico in base ai primi 3 caratteri : CROS01, CROS02, ecc. ). Come secondo elemento si può dare la stringa fissa per separare con un trattino la seconda parte del codice. In terza posizione si può definire l’anno, per avere immediatamente una collocazione temporale delle commesse. Dopo l’anno si può prevedere il numero progressivo, che è di 4 caratteri. Il codice così strutturato : rappresentato con ‘ccccc-aaaannnn’ è di 14 caratteri, e i preventivi saranno così codificati : Supponiamo che si vogliano differenziare i preventivi per una variabile, che potrebbe essere legata alle diverse attività che l’azienda svolge, oppure ai diversi reparti, oppure ad un qualsiasi elemento che permetta di ricercare velocemente i preventivi. In questo caso occorre utilizzare come primo elemento di codifica la definizione ‘Descrizione Attività’, associando in ‘Lunghezza’ un numero di caratteri sufficiente all’individuazione delle diverse tipologie di preventivo ; ad esempio 5 caratteri. Come secondo elemento si può dare la stringa fissa per separare con una barra (/), la seconda parte del codice. In terza posizione si può definire l’anno, per avere immediatamente una collocazione temporale delle commesse. Dopo l’anno si può definire un’altra stringa fissa, ad esempio ancora la barra per separare anche l’ultimo elemento del codice. Si può quindi prevedere il numero progressivo, che è di 4 caratteri. Il codice così strutturato : è di 15 caratteri, e i preventivi saranno così codificati : I primi 5 caratteri sono presi dal campo di descrizione in linea con il codice modello, e come spiegato nel capitolo ‘Caricamento Modelli di Preventivo’, può essere anche prelevato da ...
