Common use of GESTIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO Clause in Contracts

GESTIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO. Il Politecnico di Milano è dotato di un applicativo di facility management completo di mappatura grafica degli spazi, database impiantistico e sistema di gestione ticket manutentivi. Per l’identificazione inequivocabile delle strutture, l’Ateneo ha mappato ogni elemento del proprio Asset immobiliare, pertanto si sono identificati gli spazi da un codice che riporta il posizionamento (Sede), il campus, l’edificio, il piano ed il numero del vano (ad esempio: MIA 02 01 000 indica: in vano 000 posizionato al primo piano 01 dell’ed. 02 presso il campus Xxxxxxxx della sede di Milano MIA). Tali informazioni saranno riportate dal sistema di trouble ticketing open source dell’Ateneo, OTRS, che invierà all’operatore dell’azienda la richiesta di intervento, descrivendo il richiedente, l’oggetto/problema, la localizzazione ed i tempi di intervento (urgente, programmabile etc.), livelli di priorità. La ditta, ricevuta la segnalazione, dovrà intervenire come da indicazione del ticket che corrisponde ad ordine di servizio del DEC. Sempre dal sistema informativo messo a disposizione dall’ateneo (Polimaps) si potranno recuperare le informazioni grafiche per orientarsi e per recuperare i documenti necessari alla gestione dell’appalto. L’applicazione per la gestione delle attività oggetto dell’accordo quadro è INFOCAD. Nel sistema INFOCAD saranno inserite, a cura del Politecnico, le richieste di intervento per Attività Straordinarie; di intervento per ulteriori attività (es. a Richiesta Programmabili); ricezione dei Preventivi di Spesa (cfr. paragrafo 5.1.3); informazioni relative allo stato delle richieste e delle eventuali attività (in corso o programmate); richieste di chiarimenti e informazioni sui servizi attivati; solleciti; reclami. Sarà cura del fornitore, una volta ricevute le richieste, procedere con l’organizzazione degli interventi in base alla tipologia di livello e all’urgenza, gestire le chiusure o comunicare il cambiamento di livello d’intervento. Sarà cura del fornitore organizzare gli interventi sulla base dell’urgenza, delle specifiche attività della stazione appaltante e degli orari delle lezioni e/o delle attività amministrative. Il Fornitore è tenuto a chiudere tempestivamente i ticket a guasto sull’applicativo del Politecnico di Milano. La data di chiusura del ticket farà fede per la contabilità, per i controlli e sarà oggetto di customer satisfaction di cui al successivo par. 4.3.5 con l’eventuale conseguente applicazione di penali di cui al successivo par. 8. L’appaltatore è tenuto a registrare la presa in carico e la chiusura di intervento per ciascun ticket assegnato. La chiusura del ticket costituirà elemento necessario per il riconoscimento degli interventi effettuati e dovrà essere registrata sul sistema informativo entro il giorno lavorativo successivo all’intervento. In particolare i ticket, sia per attività straordinarie che per ulteriori attività (es. a Richiesta Programmabili), devono essere presi in carico dal fornitore sul sistema informativo del Politecnico di Milano e l’avvenuta esecuzione deve essere registrata, direttamente dal fornitore, sul medesimo applicativo entro il giorno lavorativo successivo. La data e ora di svolgimento del servizio registrate dall’applicativo saranno utilizzate per la verifica del rispetto dei livelli di servizio. Al termine di ogni intervento di manutenzione a guasto sarà sottoposto all’utente che ha richiesto l’intervento (aperto il ticket) una sintetica scheda di valutazione della soddisfazione in merito all’intervento (customer satisfaction). I valori di customer satisfaction raccolti tramite tale sistema, se non soddisfacenti, saranno utilizzati per l’applicazione delle penali definite nel presente documento. Sono considerati non soddisfacenti (negativi) valori inferiori alla metà della scala utilizzata: ad esempio se la scala utilizzata per misurare la soddisfazione dell’utenza è 1-6 saranno considerati non soddisfacenti valori inferiori a 3. Si specifica che la customer satisfaction sarà compilata dall’utente finale che ha richiesto l’intervento (es. docente, personale amministrativo), non esclusivamente dai reparti tecnici dell’amministrazione. Annualmente saranno conteggiati i ticket per manutenzione a guasto o per intervento di reperibilità e pronto intervento per cui il richiedente abbia espresso un valore di soddisfazione complessiva non soddisfacente (in caso di CA relativo a servizi di presidio), pena l’applicazione della penale di cui al paragrafo 8 lett. p. 25) Il Fornitore è tenuto obbligatoriamente a fornire ed aggiornare sul sistema informativo INFOCAD i dati e le informazioni relative agli interventi effettuati. Per la gestione delle segnalazioni sono richiesti due profili: ▪ Gestore del Servizio (supervisore): ha il compito di organizzare le attività degli operatori fornendo informazioni e coordinandosi con il D.E.C.

GESTIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO. Il Politecnico di Milano è dotato di un applicativo di facility management completo di mappatura grafica degli spazi, database impiantistico e sistema di gestione ticket manutentivi. Per l’identificazione inequivocabile delle strutture, l’Ateneo ha mappato ogni elemento del proprio Asset immobiliare, pertanto si sono identificati gli spazi da un codice che riporta il posizionamento (Sede), il campus, l’edificio, il piano ed il numero del vano (ad esempio: MIA 02 01 000 indica: in vano 000 posizionato al primo piano 01 dell’ed. 02 presso il campus Xxxxxxxx della sede di Milano MIA). Tali informazioni saranno riportate dal sistema di trouble ticketing open source dell’Ateneo, OTRSINFOCAD, che invierà all’operatore dell’azienda la richiesta di intervento, descrivendo il richiedente, l’oggetto/problema, la localizzazione ed i tempi di intervento (urgente, programmabile etc.), livelli di priorità. La ditta, ricevuta la segnalazione, dovrà intervenire come da indicazione del ticket che corrisponde ad ordine di servizio del DEC. Sempre dal sistema informativo messo a disposizione dall’ateneo (Polimaps) dall’Ateneo si potranno recuperare le informazioni grafiche per orientarsi e per recuperare i documenti necessari alla gestione dell’appalto. L’applicazione per la gestione delle attività oggetto dell’accordo quadro dell’appalto è INFOCAD. Nel sistema INFOCAD saranno inserite, a cura del Politecnico, le richieste di intervento per Attività Straordinarie; di intervento per ulteriori attività (es. a Richiesta Programmabili); ricezione dei Preventivi di Spesa (cfr. paragrafo 5.1.3); informazioni relative allo stato delle richieste e delle eventuali attività (in corso o programmate); richieste di chiarimenti e informazioni sui servizi attivati; solleciti; reclami. Sarà cura del fornitore, una volta ricevute le richieste, procedere con l’organizzazione degli interventi in base alla tipologia di livello e all’urgenza, gestire le chiusure o comunicare il cambiamento di livello d’intervento. Sarà cura del fornitore organizzare gli interventi sulla base dell’urgenza, delle specifiche attività della stazione appaltante e degli orari delle lezioni e/o delle attività amministrative. Il Fornitore è tenuto a chiudere tempestivamente i ticket a guasto sull’applicativo sul Sistema Informativo INFOCAD del Politecnico di Milano. La data di chiusura del ticket farà fede per la contabilità, per i controlli e sarà oggetto di customer satisfaction di cui al successivo par. 4.3.5 con l’eventuale conseguente applicazione di penali di cui al successivo par. Paragrafo 8. L’appaltatore Il Fornitore è tenuto a registrare la presa in carico e la chiusura di intervento per ciascun ticket assegnato. La chiusura del ticket costituirà elemento necessario per il riconoscimento degli interventi extracanone (importo eccedente la franchigia) effettuati e dovrà essere registrata sul sistema informativo entro il giorno lavorativo successivo all’intervento. in tempo reale, pena l’applicazione delle penali previste dal Paragrafo 8 p15.. In particolare i ticket, sia per attività straordinarie che per ulteriori attività (es. a Richiesta Programmabili), devono essere presi in carico dal fornitore sul sistema informativo del Politecnico di Milano e l’avvenuta esecuzione deve essere registrata, direttamente dal fornitore, sul medesimo applicativo entro il giorno lavorativo successivostesso di esecuzione. La data e ora di svolgimento del servizio servizio, registrate dall’applicativo saranno utilizzate per la verifica del rispetto dei livelli di servizio. Al termine di ogni intervento di manutenzione a guasto sarà sottoposto all’utente che ha richiesto l’intervento (aperto il ticket) una sintetica scheda di valutazione della soddisfazione in merito all’intervento (customer satisfaction). I valori di customer satisfaction raccolti tramite tale sistema, se non soddisfacenti, saranno utilizzati per l’applicazione delle penali definite nel presente documento. Sono considerati non soddisfacenti (negativi) valori inferiori alla metà della scala utilizzata: ad esempio se la scala utilizzata per misurare la soddisfazione dell’utenza è 1-6 saranno considerati non soddisfacenti valori inferiori a 3. Si specifica che la customer satisfaction sarà compilata dall’utente finale che ha richiesto l’intervento (es. docente, personale amministrativo), non esclusivamente dai reparti tecnici dell’amministrazione. Annualmente saranno conteggiati i ticket per manutenzione a guasto o per intervento di reperibilità e pronto intervento per cui il richiedente abbia espresso un valore di soddisfazione complessiva non soddisfacente (in caso di CA relativo a servizi di presidio), pena l’applicazione della penale di cui al paragrafo 8 lett. p. 25) Il Fornitore è tenuto obbligatoriamente a fornire ed aggiornare sul sistema informativo INFOCAD i dati e le informazioni relative agli interventi effettuati. Per la gestione delle segnalazioni sono richiesti due profili: ▪ Gestore del Servizio (supervisore): ha il compito di organizzare le attività degli operatori fornendo informazioni e coordinandosi con il D.E.C.

GESTIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO. Il Politecnico di Milano è dotato di un applicativo di facility management completo di mappatura grafica degli spazi, database impiantistico e sistema di gestione ticket manutentivi. Per l’identificazione inequivocabile delle strutture, l’Ateneo ha mappato ogni elemento del proprio Asset immobiliare, pertanto si sono identificati gli spazi da un codice che riporta il posizionamento (Sede), il campus, l’edificio, il piano ed il numero del vano (ad esempio: MIA 02 01 000 indica: in vano 000 posizionato al primo piano 01 dell’ed. 02 presso il campus Xxxxxxxx della sede di Milano MIA). Tali informazioni saranno riportate dal sistema di trouble ticketing open source dell’Ateneo, OTRS, che invierà all’operatore dell’azienda la richiesta di intervento, descrivendo il richiedente, l’oggetto/problema, la localizzazione ed i tempi di intervento (urgente, programmabile etc.), livelli di priorità. La ditta, ricevuta la segnalazione, dovrà intervenire come da indicazione del ticket che corrisponde ad ordine di servizio del DEC. Sempre dal sistema informativo messo a disposizione dall’ateneo (Polimaps) si potranno recuperare le informazioni grafiche per orientarsi e per recuperare i documenti necessari alla gestione dell’appalto. L’applicazione per la gestione delle attività oggetto dell’accordo quadro è INFOCAD. Nel sistema INFOCAD saranno inserite, a cura del Politecnico, le richieste di intervento per Attività Straordinarie; di intervento per ulteriori attività (es. a Richiesta Programmabili); ricezione dei Preventivi di Spesa (cfr. paragrafo 5.1.3); informazioni relative allo stato delle richieste e delle eventuali attività (in corso o programmate); richieste di chiarimenti e informazioni sui servizi attivati; solleciti; reclami. Sarà cura del fornitore, una volta ricevute le richieste, procedere con l’organizzazione degli interventi in base alla tipologia di livello e all’urgenza, gestire le chiusure o comunicare il cambiamento di livello d’intervento. Sarà cura del fornitore organizzare gli interventi sulla base dell’urgenza, delle specifiche attività della stazione appaltante e degli orari delle lezioni e/o delle attività amministrative. Il Fornitore è tenuto a chiudere tempestivamente i ticket a guasto sull’applicativo del Politecnico di Milano. La data di chiusura del ticket farà fede per la contabilità, per i controlli e sarà oggetto di customer satisfaction di cui al successivo par. 4.3.5 con l’eventuale conseguente applicazione di penali di cui al successivo par. 8paragrafo 8 p. 25). L’appaltatore è tenuto a registrare la presa in carico e la chiusura di intervento per ciascun ticket assegnato. La chiusura del ticket costituirà elemento necessario per il riconoscimento degli interventi effettuati e dovrà essere registrata sul sistema informativo entro il giorno lavorativo successivo all’intervento. In particolare i ticket, sia per attività straordinarie che per ulteriori attività (es. a Richiesta Programmabili), devono essere presi in carico dal fornitore sul sistema informativo del Politecnico di Milano e l’avvenuta esecuzione deve essere registrata, direttamente dal fornitore, sul medesimo applicativo entro il giorno lavorativo successivo. La data e ora di svolgimento del servizio registrate dall’applicativo saranno utilizzate per la verifica del rispetto dei livelli di servizio. Al termine di ogni intervento di manutenzione a guasto sarà sottoposto all’utente che ha richiesto l’intervento (aperto il ticket) una sintetica scheda di valutazione della soddisfazione in merito all’intervento (customer satisfaction). I valori di customer satisfaction raccolti tramite tale sistema, se non soddisfacenti, saranno utilizzati per l’applicazione delle penali definite nel presente documento. Sono considerati non soddisfacenti (negativi) valori inferiori alla metà della scala utilizzata: ad esempio se la scala utilizzata per misurare la soddisfazione dell’utenza è 1-6 saranno considerati non soddisfacenti valori inferiori a 3. Si specifica che la customer satisfaction sarà compilata dall’utente finale che ha richiesto l’intervento (es. docente, personale amministrativo), non esclusivamente dai reparti tecnici dell’amministrazione. Annualmente saranno conteggiati i ticket per manutenzione a guasto o per intervento di reperibilità e pronto intervento per cui il richiedente abbia espresso un valore di soddisfazione complessiva non soddisfacente (in caso di CA relativo a servizi di presidio), pena l’applicazione della penale di cui al paragrafo 8 lett. p. 25) Il Fornitore è tenuto obbligatoriamente a fornire ed aggiornare sul sistema informativo INFOCAD i dati e le informazioni relative agli interventi effettuati. Per la gestione delle segnalazioni sono richiesti due profili: ▪ Gestore del Servizio (supervisore): ha il compito di organizzare le attività degli operatori fornendo informazioni e coordinandosi con il D.E.C.

GESTIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO. Il Politecnico di Milano è dotato di un applicativo di facility management completo di mappatura grafica degli spazi, database impiantistico e sistema di gestione ticket manutentivi. Per l’identificazione inequivocabile delle strutture, l’Ateneo ha mappato ogni elemento del proprio Asset immobiliare, pertanto si sono identificati gli spazi da un codice che riporta il posizionamento (Sede), il campus, l’edificio, il piano ed il numero del vano (ad esempio: MIA 02 01 000 indica: in vano 000 posizionato al primo piano 01 dell’ed. 02 presso il campus Xxxxxxxx della sede di Milano MIA). Tali informazioni saranno riportate dal sistema di trouble ticketing open source dell’Ateneo, OTRS, che invierà all’operatore dell’azienda la richiesta di intervento, descrivendo il richiedente, l’oggetto/problema, la localizzazione ed i tempi di intervento (urgente, programmabile etc.), livelli di priorità. La ditta, ricevuta la segnalazione, dovrà intervenire come da indicazione del ticket che corrisponde ad ordine di servizio del DEC. Sempre dal sistema informativo messo a disposizione dall’ateneo (Polimaps) si potranno recuperare le informazioni grafiche per orientarsi e per recuperare i documenti necessari alla gestione dell’appalto. L’applicazione per la gestione delle attività oggetto dell’accordo quadro è INFOCAD. Nel sistema INFOCAD saranno inserite, a cura del Politecnico, le richieste di intervento per Attività Straordinarie; di intervento per ulteriori attività (es. a Richiesta Programmabili); ricezione dei Preventivi di Spesa (cfr. paragrafo 5.1.3); informazioni relative allo stato delle richieste e delle eventuali attività (in corso o programmate); richieste di chiarimenti e informazioni sui servizi attivati; solleciti; reclami. Sarà cura del fornitore, una volta ricevute le richieste, procedere con l’organizzazione degli interventi in base alla tipologia di livello e all’urgenza, gestire le chiusure o comunicare il cambiamento di livello d’intervento. Sarà cura del fornitore organizzare gli interventi sulla base dell’urgenza, delle specifiche attività della stazione appaltante e degli orari delle lezioni e/o delle attività amministrative. Il Fornitore è tenuto a chiudere tempestivamente i ticket a guasto sull’applicativo del Politecnico di Milano. La data di chiusura del ticket farà fede per la contabilità, per i controlli e sarà oggetto di customer satisfaction di cui al successivo par. 4.3.5 con l’eventuale conseguente applicazione di penali di cui al successivo par. 8. L’appaltatore è tenuto a registrare la presa in carico e la chiusura di intervento per ciascun ticket assegnato. La chiusura del ticket costituirà elemento necessario per il riconoscimento degli interventi effettuati e dovrà essere registrata sul sistema informativo entro il giorno lavorativo successivo all’intervento. In particolare i ticket, sia per attività straordinarie che per ulteriori attività (es. a Richiesta Programmabili), devono essere presi in carico dal fornitore sul sistema informativo del Politecnico di Milano e l’avvenuta esecuzione deve essere registrata, direttamente dal fornitore, sul medesimo applicativo entro il giorno lavorativo successivo. La data e ora di svolgimento del servizio registrate dall’applicativo saranno utilizzate per la verifica del rispetto dei livelli di servizio. Al termine di ogni intervento di manutenzione a guasto sarà sottoposto all’utente che ha richiesto l’intervento (aperto il ticket) una sintetica scheda di valutazione della soddisfazione in merito all’intervento (customer satisfaction). I valori di customer satisfaction raccolti tramite tale sistema, se non soddisfacenti, saranno utilizzati per l’applicazione delle penali definite nel presente documento. Sono considerati non soddisfacenti (negativi) valori inferiori alla metà della scala utilizzata: ad esempio se la scala utilizzata per misurare la soddisfazione dell’utenza è 1-6 saranno considerati non soddisfacenti valori inferiori a 3. Si specifica che la customer satisfaction sarà compilata dall’utente finale che ha richiesto l’intervento (es. docente, personale amministrativo), non esclusivamente dai reparti tecnici dell’amministrazione. Annualmente saranno conteggiati i ticket per manutenzione a guasto o per intervento di reperibilità e pronto intervento per cui il richiedente abbia espresso un valore di soddisfazione complessiva non soddisfacente (in caso di CA relativo a servizi di presidio), pena l’applicazione della penale di cui al paragrafo 8 lett. p. 25) Il Fornitore è tenuto obbligatoriamente a fornire ed aggiornare sul sistema informativo INFOCAD i dati e le informazioni relative agli interventi effettuati. Per la gestione delle segnalazioni sono richiesti due profili: ▪ Gestore del Servizio (supervisore): ha il compito di organizzare le attività degli operatori fornendo informazioni e coordinandosi con il D.E.C.