Common use of MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA Clause in Contracts

MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA. II presente capitolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente, prevista dal SdP. 13.1 Il registro di emergenza‌ Qualora non fosse possibile fruire del SdP per una interruzione accidentale o programmata, l'AOO è tenuta ad effettuare le registrazioni di protocollo sul registro di emergenza. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Qualora nel corso di un anno il registro di emergenza non venga utilizzato, il RSP annota sullo stesso il mancato uso. Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite sul registro di protocollo generale. Il registro di emergenza si configura come un repertorio del protocollo generale. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell' interruzione del servizio. A tale registrazione sono associati anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo. II SdP realizza il registro di emergenza con un applicativo specifico installato sulle postazioni di lavoro delle UOP in modalità stand alone, fuori linea.

MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA. II Il presente capitolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente. Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, prevista dal SdP. 13.1 Il registro di emergenza‌ Qualora non fosse possibile fruire del SdP per una interruzione accidentale o programmata, l'AOO l’AOO è tenuta ad a effettuare le registrazioni di protocollo la protocollazione dei documenti sul registro di emergenza. Il L’utilizzo del registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Qualora nel corso di un anno il registro di emergenza non venga utilizzato, il RSP annota sullo stesso il mancato uso. Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite sul registro di protocollo generale. Il registro di emergenza si configura come un repertorio deve essere autorizzato dal Responsabile del protocollo generale. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell' interruzione del servizio. A tale registrazione sono associati anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generaleServizio Archivistico. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo. II SdP realizza Per la registrazione di emergenza si utilizza: 1. Nel caso di disponibilità dei pc un modulo in formato excel da predisporsi secondo le modalità indicate nel presente capitolo; 2. Nel caso di impossibilità ad usare i pc il registro di emergenza verrà compilato manualmente utilizzando il modulo riportato a fine capitolo. La protocollazione di emergenza va effettuata esclusivamente presso l’Ufficio Protocollo. I documenti in partenza che dovessero essere necessariamente ed indifferibilmente protocollati nel periodo di emergenza devono essere inviati per la protocollazione all’Ufficio Protocollo. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Ogni documento è individuato dal numero assegnato nel registro di emergenza, da 1 ad n, preceduto dalla sigla RE: ad es. XX0000000, RE0000002 etc. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, garantisce comunque l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'AOO. Il formato delle registrazioni di protocollo, ovvero i campi obbligatori delle registrazioni, sono gli stessi previsti dal protocollo generale. Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema, il responsabile del protocollo informatico provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando su di esso il numero delle registrazioni effettuate e la data e ora di chiusura. Egli poi provvede ad inserire nel protocollo unico tutte le protocollazioni effettuate sul registro di emergenza. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo la numerazione del protocollo unico interrotta al momento del disguido. A tale registrazione sarà aggiunto in nota anche il numero del protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo unico. Sul Registro di Emergenza devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della piena funzionalità del sistema, nonché eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal responsabile del protocollo informatico. Per semplificare e normalizzare la procedura di apertura e di chiusura del registro di emergenza il RSP utilizza il modulo riportato di seguito: Causa dell'interruzione: Data: gg / mm / aaaa di inizio/ fine interruzione (depennare la voce incongruente con un applicativo specifico installato sulle postazioni l'evento annotato) Ora dell'evento hh /mm Annotazioni: Numero protocollo xxxxxxx iniziale/finale (depennare la voce incongruente con l'evento annotato) Pagina n. Firma del responsabile del servizio di lavoro delle UOP in modalità stand alone, fuori linea.protocollo

MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA. II Il presente capitolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente, prevista dal SdP.PdP. 13.1 12.1 Il registro di emergenza‌ emergenza Qualora non fosse possibile disponibile fruire del SdP PdP per una interruzione accidentale o programmata, l'AOO l’AOO è tenuta ad effettuare le registrazioni di protocollo sul registro di emergenza. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Qualora nel corso di un anno non venga utilizzato il registro di emergenza non venga utilizzatoemergenza, il RSP annota sullo stesso il mancato uso. Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite sul su registro di protocollo generale. Il registro di emergenza si configura come un repertorio del protocollo generale. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell' interruzione dell’interruzione del servizio. A tale registrazione sono associati è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo. II SdP realizza il 12.2 Modalità di apertura del registro di emergenza con un applicativo specifico installato sulle Il RSP assicura che, ogni qualvolta per cause tecniche non è possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollo sono svolte manualmente sul registro di emergenza, sia esso cartaceo o informatico, su postazioni di lavoro operanti fuori linea. Prima di autorizzare l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di emergenza, il RSP imposta e verifica la correttezza della data e dell’ora relativa al registro di emergenza su cui occorre operare. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento del protocollo generale. Per semplificare e normalizzare la procedura di apertura del registro di emergenza il RSP ha predisposto il modulo (cartaceo o digitale) riportato di seguito. L’elenco delle UOP in modalità stand alone, fuori lineaabilitate alla registrazione dei documenti sui registri di emergenza è riportato nell’allegato 15.3.

MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA. II Il presente capitolo titolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente, prevista dal SdP.servizio di protocollo informatico e gestione documentale. 13.1 Il registro di emergenza‌ 1. Qualora non fosse possibile fruire del SdP Servizio di Protocollo informatico per una interruzione accidentale o programmata, l'AOO l’Amministrazione è tenuta ad effettuare le registrazioni di protocollo sul registro Registro di emergenzaEmergenza. 2. Il Ogni registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Qualora nel corso di un anno il registro di emergenza non venga utilizzato, il RSP annota sullo stesso il mancato uso. 3. Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite sul registro di protocollo generale. 4. Il registro di emergenza si configura viene sostanzialmente a configurarsi come un repertorio del protocollo generaleunico. 5. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo generaleeffettivo, continuando seguendo senza soluzioni di continuità la numerazione del protocollo generale unico raggiunta al momento dell' interruzione dell’interruzione del servizio. 6. A tale registrazione sono associati viene associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul del relativo protocollo di emergenza. 7. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale unico recano, pertanto, due numeri: quello uno del protocollo di emergenza e quello uno del protocollo generaleunico. 8. La data in cui L’efficacia della registrazione è stata effettuata la protocollazione sul dunque garantita dal numero attribuito dal registro di emergenza è quella a cui si fa viene fatto riferimento per la decorrenza l’avvio dei termini del procedimento amministrativo. 9. In tal modo è assicurata L’efficienza, invece, viene garantita dall’unicità della catena documentale e dalla normalizzazione dei dati gestionali, comprese la corretta sequenza dei documenti che fanno parte classificazione e la fascicolazione archivistica. 1. Il Responsabile del Servizio assicura che, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di un determinato procedimento amministrativoprotocollazione vengono svolte manualmente sul registro di emergenza, sia esso cartaceo o informatico su postazioni di lavoro operanti fuori linea. 2. II SdP realizza il Sul registro di emergenza con sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione. 3. Per semplificare e normalizzare la procedura di apertura del registro di emergenza, il Responsabile del Servizio ha predisposto il modulo (cartaceo o digitale) riportato nell’ Allegato 18. 4. Il Responsabile del Servizio dà comunicazione alla struttura organizzativa dell’Amministrazione dell’apertura del registro. 5. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo autorizza, come anzi detto, l'uso del registro di emergenza. 1. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. 2. La sequenza numerica utilizzata su un applicativo specifico installato sulle postazioni registro di lavoro emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, garantisce comunque l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’AOO. 3. Il formato delle UOP in modalità stand aloneregistrazioni di protocollo, fuori lineaovvero i campi obbligatori delle registrazioni, sono quelli stessi previsti dal protocollo generale.