Registro di emergenza. Qualora si verificassero interruzioni, accidentali o programmate, nel funzionamento del sistema di protocollo informatico, l’AOO è tenuta, ai sensi della normativa vigente, ad effettuare le registrazioni di protocollo su un registro di emergenza. Presso l’Ufficio Protocollo il registro di emergenza viene predisposto a livello informatico su postazioni di lavoro operanti fuori rete e, nel caso le interruzioni siano dovute alla mancanza di energia elettrica, deve essere disponibile un analogo registro di emergenza in formato cartaceo. Al ripristino della funzionalità del sistema di protocollo informatico tutte le registrazioni effettuate mediante i registri di emergenza vengono recuperate dal sistema, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. Il RSP autorizza, con proprio provvedimento secondo lo schema di cui all'allegato 15, l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di emergenza. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento del sistema informatico di protocollo. Qualora l’interruzione nel funzionamento del sistema di protocollo informatico si prolunghi per più di ventiquattro ore, il RSP, ai sensi della normativa vigente, autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana; in tali casi sul registro di emergenza, oltre alle notizie di cui al precedente comma 2, vengono riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza può essere liberamente scelta ma deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati. Il formato delle registrazione di protocollo di emergenza, ovvero i campi obbligatori delle registrazioni sono gli stessi previsti per il sistema di protocollo informatico di cui al precedente paragrafo 10.3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni registrate.
Registro di emergenza. 1. Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema.
Registro di emergenza. Il SPGD attiva il registro di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica e se la mancata registrazione possa causare pregiudizio all’attività amministrativa o ledere diritti o legittime aspettative di terzi. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione, nonché la data e l'ora del ripristino delle funzionalità del sistema. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, è autorizzato l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento protocollato nel registro di emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri:
Registro di emergenza. Si definisce con “Emergenza di protocollo” qualsiasi situazione in cui gli addetti al Registro ufficiale di protocollo non abbiano la possibilità, per qualsiasi motivo, di effettuare le normali registrazioni di protocollo per un periodo di tempo sufficientemente lungo. Data la natura ufficiale del Registro di protocollo non è possibile stabilire a priori - deterministicamente - né le condizioni ambientali né i tempi che determinano le condizioni per l’apertura dell’emergenza. Sarà quindi il Responsabile della gestione documentale a valutare, di volta in volta, caso per caso, la necessità di ricorrere agli strumenti di protocollazione di emergenza. Il Responsabile della Gestione documentale autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza a norma dell'articolo 63 del DPR 445/2000 e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico.
Registro di emergenza. Il Responsabile della Gestione documentale di ogni AOO previa intesa con il coordinatore della gestione documentale e con il referente informatico attiva il registro di emergenza, ogniqualvolta, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile della gestione documentale autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Il Coordinatore della gestione Documentale predispone uno o più file excel (uno per ogni registro di protocollo) in cui verranno segnati gli eventuali protocolli urgenti in arrivo o partenza. I campi che è necessario valorizzare sono: • AOO • Causa e data/ora inizio del blocco • Causa e data/ora fine del blocco • Oggetto • mittente/destinatario • Nome repertorio • numero protocollo/repertorio temporaneo Al ripristino si provvederà ad inserire manualmente i documenti registrati temporaneamente sul registro di emergenza, completandoli di tutti i dati obbligatori La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo.
Registro di emergenza. Le procedure adottate dal Responsabile della gestione documentale per l’attivazione, la gestione e il recupero dei dati contenuti nel registro di emergenza sono descritte nell’art. 13.4.
Registro di emergenza. Se per motivi tecnici, (arresto dell’applicativo, della rete, del server ) il protocollo informatico non è utilizzabile, il responsabile del sistema sentito il responsabile dei servizi informativi sui tempi tecnici di ripristino, autorizza l'uso del registro di emergenza. Dal momento dell'autorizzazione e fino al ripristino del sistema i documenti devono essere registrati nel registro temporaneo, identificabile con lo stesso codice utente utilizzato per l’accesso all’applicazione. Ogni utente registra in apposito supporto informatico i documenti ricevuti o prodotti durante il mancato funzionamento del servizio. La numerazione dei documenti è quella di emergenza (da 1 a n) per ogni codice utente. Nella segnatura, con timbro manuale, a margine deve risultare evidente la dicitura “REGISTRO DI EMERGENZA e CODICE UTENTE”. Il ripristino del sistema è comunicato dal Responsabile del servizio di protocollo informatico. Dopo il ripristino, i dati dei documenti registrati in emergenza devono essere reinseriti nel sistema di protocollo informatico con la priorità consentita dalle esigenze dell'attività corrente, che va comunque garantita. Il programma genera in automatico un vincolo tra il codice utente, il numero di protocollo dato in emergenza e il numero di protocollo effettivo attribuito a ogni documento nella fase di recupero dei dati.
Registro di emergenza. Nel caso di inconvenienti tecnici che dovessero verificarsi sui collegamenti telematici o comunque sul funzionamento del sistema di protocollo, ai sensi dell’art. 63 del DPR 445/2000, il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza, provvedendo ad impartire le disposizioni secondo le modalità indicate nell’allegato n. 4.
Registro di emergenza. Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un Registro di emergenza a norma dell'articolo 63 del DPR 455/2000 e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure previste dal manuale operativo del sistema informatico e dalla guida all’attivazione del Registro (Allegato n. 14). All’inizio di ogni anno il Responsabile del Servizio provvede a istituire il Registro di emergenza su supporto cartaceo (Allegato n. 14). La numerazione delle registrazioni di emergenza è unica per l’anno solare e inizia da 1.
Registro di emergenza. Il Responsabile del Servizio Archivistico autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza a norma dell'articolo 63 del DPR 455/2000 e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatizzato tramite le procedure prevista dal manuale operativo e dalla guida all'attivazione del registro (Documento n.13). All'inizio di ogni anno il Referente del Servizio Archivistico provvede a istituire il registro di emergenza sia su supporto cartaceo sia su supporto informatico (Documento n.13). La numerazione delle registrazioni di emergenza è unica per l'anno solare e inizia da 1.