Registro di emergenza. Indicazioni operative Nel caso di interruzioni del funzionamento del sistema di protocollo informatico per cause tecniche accidentali o programmate, ai sensi dell’art. 63 del Testo Unico, le registrazioni di protocollo vengono effettuate su un registro di emergenza. In particolare, il RGD autorizza con proprio provvedimento la predisposizione del registro di emergenza in forma cartacea oppure in forma digitale e, al ripristino della funzionalità del sistema di protocollo informatico, tutte le registrazioni effettuate vengono inserite a sistema, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento del sistema di protocollo. Qualora l’interruzione del funzionamento del sistema di protocollo si prolunghi per più di ventiquattro ore, il RGD, ai sensi della normativa vigente, autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana; in tali casi sul registro di emergenza, oltre alle informazioni di cui sopra, vengono riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Quando viene ripristinata la piena funzionalità del sistema, il RGD o un suo delegato provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando sullo stesso il numero delle registrazioni effettuate e la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema.
Registro di emergenza. 1. Nelle situazioni di emergenza nelle quali non è possibile utilizzare il protocollo informatico, il responsabile del Servizio autorizza la registrazione del protocollo anche manuale su uno o più registri di emergenza (registri cartacei, oppure la registrazione su uno o più computer non collegati in rete).
2. Su tale registro devono essere riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione, nonchè la data e l'ora del ripristino della piena funzionalità del sistema ed eventuali annotazioni, tra cui gli estremi del provvedimento di autorizzazione, ritenute rilevanti dal responsabile del protocollo informatico.
3. Sul registro di emergenza, per ogni giornata di registrazione manuale, che deve essere effettuata in maniera accentrata esclusivamente presso l'Ufficio archivio-protocollo, è riportato il numero totale di registrazioni.
4. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare ed è da considerarsi come un repertorio del protocollo unico.
5. Il responsabile del servizio di protocollo informatico annoterà sul registro unico i periodi di attivazione del registro di emergenza.Qualora nell'anno solare il registro di emergenza non è stato usato dovrà annotarne il mancato uso.
6. I dati relativi ai documenti protocollati in emergenza con un'apposita funzione di recupero, sono inseriti immediatamente nel sistema informatico ripristinato.Ogni registrazione del registro di emergenza avrà un nuovo numero di protocollo e la numerazione proseguirà dall'ultimo numero risultante al momento dell'interruzione; numero del registro di emergenza e data saranno associati al numero di protocollo unico.
7. In questo caso il documento sarà registrato con due numeri diversi; l'efficacia giuridico probatoria sarà garantita dal numero del registro di emergenza, mentre il numero di protocollo unico garantirà l'unicità del flusso documentale e la gestione archivistica del documento con classificazione e fascicolazione.
Registro di emergenza. Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. Il registro d’emergenza come il registro di protocollo si rinnova ogni anno solare; Si applicano le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico di cui all’articolo 63 del testo unico e precisamente: 🟃 Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.
Registro di emergenza. Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza cartacei ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. In base alle specifiche condizioni tecniche è possibile fare uso di un registro di emergenza su computer la cui stampa giornaliera sarà controfirmata, pagina per pagina, dal responsabile della tenuta del protocollo informatico. Le funzioni di protocollazione saranno svolte in modo centralizzato esclusivamente dall'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio. Nel caso il blocco del sistema superi le ventiquattro ore, a discrezione del responsabile della tenuta del protocollo informatico, potrà essere autorizzata la tenuta di altri registri di emergenza secondo le disposizioni appositamente impartite. Si applicano le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico di cui all’articolo 63 del Testo Unico e precisamente: • Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. • Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. • Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate. • La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea. • Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
Registro di emergenza. Le procedure adottate dal Responsabile della gestione documentale per l’attivazione, la gestione e il recupero dei dati contenuti nel registro di emergenza sono descritte nell’allegato n. 7.
Registro di emergenza. 1. Qualora si verificassero interruzioni, accidentali o programmate, nel funzionamento del sistema di protocollo informatico, l’AOO è tenuta, ai sensi della normativa vigente 22, ad effettuare le registrazioni di protocollo su un registro di emergenza.
2. Presso l’Ufficio Protocollo il registro di emergenza viene predisposto su indicazione del RSP e a secondo delle particolari condizioni o in forma cartacea oppure in forma digitale;
3. Al ripristino della funzionalità del sistema di protocollo informatico tutte le registrazioni effettuate mediante i registri di emergenza vengono recuperate dal sistema, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio.
4. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo.
Registro di emergenza. Nel caso di inconvenienti tecnici che dovessero verificarsi sui collegamenti telematici o comunque sul funzionamento del sistema di protocollo, ai sensi dell’art. 63 del DPR 445/2000, il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza, provvedendo ad impartire le disposizioni secondo le modalità indicate nell’allegato n. 4.
Registro di emergenza. Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un Registro di emergenza a norma dell'articolo 63 del DPR 455/2000 e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure previste dal manuale operativo del sistema informatico e dalla guida all’attivazione del Registro (Allegato n. 14). All’inizio di ogni anno il Responsabile del Servizio provvede a istituire il Registro di emergenza su supporto cartaceo (Allegato n. 14). La numerazione delle registrazioni di emergenza è unica per l’anno solare e inizia da 1.
Registro di emergenza. SEZIONE 5. DOCUMENTAZIONE PARTICOLARE 16
5.1 Documenti sottoposti a registrazione particolare
Registro di emergenza. Il Responsabile della Gestione Documentale autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di Emergenza, su supporto cartaceo, da archiviare a cura del Responsabile del Servizio Protocollo, unitamente alla copia del registro annuale di protocollo e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico, tramite le procedure previste dal manuale operativo del protocollo e dalla guida all’attivazione del registro di Emergenza. All’inizio di ogni anno, il Responsabile della Gestione Documentale provvede a istituire il registro di Emergenza su supporto cartaceo.