Common use of Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti Clause in Contracts

Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti. 1. Per ogni documento ricevuto o spedito dall’area organizzativa omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatica dei documenti. 2. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del Testo unico. 3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori, anche ai sensi dell’articolo 53, comma 1 del Testo unico, sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile. I dati accessori, invece, sono: a) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione; b) ufficio utente di competenza; c) copie per conoscenza; d) tipo di supporto: cartaceo o informatico; e) tipo di documento. 4. Per i soli documenti con allegati è prevista nella registrazione di protocollo l’indicazione della presenza di questi e del loro numero mentre ne è facoltativa la descrizione. 5. Alla registrazione di protocollo di documenti pervenuti tramite le caselle di posta elettronica certificata del Comune vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio.

Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti. 1. Per ogni documento ricevuto o spedito dall’area dall'area organizzativa omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatica dei documenti. 2. Tale registrazione è eseguita in un’unica un'unica operazione, senza possibilità per l’operatore l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo dell'articolo 53, comma 3, del Testo testo unico. 3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori, anche ai sensi dell’articolo 53, comma 1 del Testo unico, obbligatori da inserire al momento della protocollazione sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l’impronta impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza generata impiegando la funzione di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile. . g) ufficio utente di competenza; I dati opzionali o accessori, invece, sono: ah) data di arrivo; i) numero degli allegati; j) descrizione sintetica degli allegati; k) estremi di differimento dei termini di registrazione; l) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione; b) ufficio utente di competenza; cm) copie per conoscenza; dn) tipo di supporto: cartaceo o informatico; eo) tipo di documento.; 4p) indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema (cfr. Per i soli documenti con allegati è prevista nella sezione XIV del presente manuale). La registrazione di protocollo l’indicazione della presenza dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati (cfr. articolo 15, commi 1 e 2, del DPCM 31 ottobre 2000). Il calcolo dell'impronta previsto nell'operazione di questi e del loro numero mentre ne è facoltativa la descrizione. 5. Alla registrazione di protocollo di documenti pervenuti tramite le caselle è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica certificata del Comune vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggioricevuto.

Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti. La registrazione dei documenti ricevuti, spediti e interni è effettuata in un'unica operazione, utilizzando le apposite funzioni previste dal sistema di protocollo. Gli elementi obbligatori, di rilevanza giuridico-probatoria, cioè di attestazione e certificazione di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti, il cui insieme è denominato registratura, sono i seguenti: 1. Per ogni documento ricevuto o spedito dall’area organizzativa omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatica dei documenti. 2. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del Testo unico. 3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori, anche ai sensi dell’articolo 53, comma 1 del Testo unico, sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) 2. data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) 3. mittente per i o destinatario dei documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) 4. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) 5. data e numero di protocollo del documento ricevutodei documenti ricevuti, se disponibili; f) l’impronta 6. impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata informatico registrato in forma non modificabile. I dati Gli elementi accessori, invecedi rilevanza amministrativa, sonogestionale e organizzativa, che devono aggiungersi alla registratura per migliorare l’efficienza dei procedimenti amministrativi dell’archivio, sono i seguenti: a) mezzo 1. classificazione, sulla base del titolario di ricezione oclassificazione in uso (allegato n. 6); 2. fascicolazione, sulla base del piano di fascicolazione in uso; 3. assegnazione. Al termine della registrazione il sistema genera automaticamente un numero progressivo collegato in modo univoco e immodificabile alla data di protocollazione. Esso rappresenta il numero di protocollo attribuito al documento. Il numero progressivo di protocollo è un numero ordinale, costituito da almeno sette cifre numeriche, che si azzera ogni inizio anno. Il protocollo, in alternativaarmonia con la normativa vigente, mezzo di spedizione; b) ufficio utente di competenza; c) copie per conoscenza; d) tipo di supporto: cartaceo o informatico; e) tipo di documento. 4può prevedere ulteriori elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili. Per i soli documenti con allegati è prevista nella registrazione Il Registro di protocollo l’indicazione della presenza si configura come atto pubblico di questi e del loro numero mentre ne è facoltativa la descrizionefede privilegiata. 5. Alla registrazione di protocollo di documenti pervenuti tramite le caselle di posta elettronica certificata del Comune vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio.

Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti. 1. Per ogni documento ricevuto o spedito dall’area organizzativa omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatica dei documenti. 2. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del Testo testo unico. 3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori, anche ai sensi dell’articolo 53, comma 1 del Testo unico, obbligatori sono: a) 1. numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) 2. data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) 3. mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) 4. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) 5. data e numero enumero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l’impronta 6. impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza generata impiegando la funzione di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile. I dati accessoriopzionali, invece, sono: a) 7. data di arrivo; 8. numero degli allegati; 9. descrizione sintetica degli allegati; 10. estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione; 11. mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione; b) 12. ufficio utente di competenza; c) 13. copie per conoscenza; d) tipo di supporto: cartaceo o informatico; e) 14. tipo di documento.; 415. Per i soli documenti con allegati è prevista nella indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema La registrazione di protocollo l’indicazione della presenza dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati (cfr. articolo 15, commi 1 e 2, del DPCM 31 ottobre 2000). Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di questi e del loro numero mentre ne è facoltativa la descrizione. 5. Alla registrazione di protocollo di documenti pervenuti tramite le caselle è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica certificata del Comune vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggioricevuto.

Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti. 1. Per ogni documento ricevuto o spedito dall’area organizzativa omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatica dei documenti. 2. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore nel rispetto di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo quanto previsto dall’art. 53, comma 3, del Testo unico. 3Unico. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori, anche ai sensi dell’articolo dell’art. 53, comma 1 del Testo unico1, TU 445/2000 e ss.mm.ii., sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l’impronta impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza generata impiegando la funzione di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile. I dati opzionali o accessori, invece, sono: ag) data di arrivo; h) numero degli allegati; i) descrizione sintetica degli allegati; j) estremi di differimento dei termini di registrazione; k) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione; bl) ufficio utente di competenza; cm) copie per conoscenza; dn) tipo di supporto: cartaceo o informatico; eo) tipo di documento.; 4p) indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema (cfr. Per i soli documenti con allegati è prevista nella sezione XV del presente manuale). La registrazione di protocollo l’indicazione della presenza dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati (cfr. articolo 15, commi 1 e 2, del DPCM 31 ottobre 2000). Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di questi e del loro numero mentre ne è facoltativa la descrizione. 5. Alla registrazione di protocollo di documenti pervenuti tramite le caselle è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica certificata ricevuto. Ai sensi dell’art. 27 del Decreto Legge 24/04/2014 n. 66, convertito con modificazioni dalla Legge 23/06/2014 n. 89, è istituita la piattaforma per la certificazione dei crediti denominato sistema PCC. Dal 01/07/2014 le fatture inviate dai fornitori su supporto cartaceo o informatico sono protocollate e consegnate all’U.O. Ragioneria e finanza in formato cartaceo. La protocollazione in entrata di documenti sia cartacei che informatici è centralizzata presso l'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio che assegna i documenti alle Unità Operative. In caso di assenza e/o impedimento del Responsabile di Unità Operativa o del Responsabile del Servizio, è compito del superiore in grado (dirigente …) intervenire sulla scrivania virtuale dell’assente e smistare ad altri operatori quanto si rende necessario. L’U.O. Stato Civile, leva e polizia mortuaria è abilitata anche alla protocollazione in entrata dei soli documenti che riguardano la propria attività e che vengono consegnati a mano direttamente. La protocollazione della corrispondenza pervenuta al Comune vengono associate mediante il servizio postale pubblico e privato resta in capo all’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio. Gli operatori della U.O. Segreteria Affari Istituzionali e individuati dal Responsabile del Servizio Affari Generali nonché il personale delle U.O. Comunicazione e sport e Sportello cittadino sono abilitati anche alla protocollazione in entrata (vedi allegato n. 2 – criteri di attribuzione abilitazioni all'utilizzo del sistema di gestione informatica dei documenti, casi particolari). Le domande connesse all’edilizia privata (pratiche edilizie nelle varie forme, richieste di certificati…) sono assegnate allo Sportello unico edilizia e attività produttive che ne cura la registrazione interna, l’assegnazione ai responsabili di procedimento e l’iter procedurale fino al rilascio. Sono da registrare singolarmente, anche se ricomprese nel modulo di procedura “SUAP Sportello Unico Attività Produttive”, le ricevute generate dal sistema pratiche di permesso di costruire, SCIA Segnalazione Certificata di Inizio Attività, domanda di autorizzazione allo scarico, domanda di autorizzazione passo carraio, domanda di conformità edilizia, domanda di autorizzazione paesaggistica nonché le dichiarazioni di conformità degli impianti. Di norma, i documenti consegnati a Sindaco, Assessori, presidente del Consiglio comunale, consiglieri comunali incaricati e segretario generale sono in fotocopia. I relativi originali sono conservati agli atti dell'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio. Di eventuali cambiamenti procedurali si lascia traccia con apposita nota alla registrazione di protocollo. Dal 01/01/2013, in concomitanza con l’implementazione del programma di protocollo informatico Iride con la funzionalità “fascicolazione”, tutti i documenti originali sono consegnati all’U.O. competente. Gli altri uffici e servizi coinvolti nel procedimento per visione ricevono una fotocopia, ad eccezione degli Assessori, del presidente del Consiglio Comunale e dei consiglieri comunali incaricati che, invece, ricevono la scansione del documento via mail quando esista casella mail dedicata. Nel caso di lettere anonime (vedi art. 26), il documento originale è trattenuto agli atti dell’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio e consegnato successivamente all’U.O. competente a seguito dell’assegnazione da parte del Segretario Generale. La protocollazione in uscita è decentrata ad ogni singola area che la effettua sulla base dell’organizzazione definita dai Dirigenti al proprio interno. I documenti in uscita debbono essere completi di firma prima dell’attribuzione del numero di protocollo. La protocollazione in uscita dell’Area Servizi al Territorio è centralizzata presso i Servizi Amministrativi. Ogni operatore dovrà porre particolare attenzione alla registrazione di documenti contenenti fatti e dati soggetti alla riservatezza (privacy) utilizzando il più possibile descrizioni generiche e, quando si renda opportuno, trascrivendo solo le iniziali di nome e cognome delle persone coinvolte. Lo smistamento ad altri uffici di tali documenti cartacei dovrà avvenire in busta chiusa. Ai sensi dell’attuale normativa, i certificati medici relativi al personale sono, di norma, trasmessi on- line dal medico e acquisiti telematicamente dall’Ufficio Personale Associato che cura direttamente la stampa e la consegna di copia cartacea all’U.O. alla quale il dipendente è assegnato. I certificati medici cartacei, consegnati direttamente dal dipendente, sono protocollati dall’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio, assegnati per competenza all’Ufficio Personale Associato che ne conserva l’originale e in visione all’U.O. alla quale il dipendente è assegnato. Il certificato cartaceo, sia originale che copia, è trasmesso in busta chiusa. Per quanto attiene a documenti soggetti a registrazione riservata (protocollo riservato), si prosegue con l’attuale registrazione cartacea ad esclusiva cura del segretario comunale o di funzionario da lui espressamente incaricato in sua vece. Gli atti giudiziari indirizzati al Comune o al Sindaco pro-tempore del Comune, consegnati dal portalettere allo sportello dell’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio, sono immediatamente aperti e, se possibile, registrati a protocollo con assegnazione delle eventuali copie in base all’argomento trattato. Le richieste di notifica della misura di prevenzione del rimpatrio con foglio di via obbligatorio (art. 2 D. Lgs n. 159 del 06/09/2011 “Codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione …”) sono registrate al protocollo nel più breve tempo possibile con la classifica 9-4-1 sicurezza e ordine pubblico e assegnate per competenza alla Polizia Municipale. Sono assegnate in visione al Sindaco e all’UO Servizi Anagrafici, elettorali, statistica e censimenti, quest’ultima per opportuna informazione, in caso di registrazione richiesta di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggioiscrizione in anagrafe.