MANUALE DI GESTIONE PROTOCOLLO e ARCHIVIO

Comune di Castel San Xxxxxx Terme
SERVIZI AL CITTADINO U.O. PROTOCOLLO, GESTIONE DOCUMENTALE E ARCHIVIO	Xxxxxx XX Xxxxxxxxx x. 0 00000 Xxxxxx Xxx Xxxxxx Xxxxx (Xxxxxxx) Tel. 051/0000000 – Fax 051/0000000

MANUALE DI GESTIONE PROTOCOLLO e ARCHIVIO

aggiornamento

Adottato con deliberazione di Giunta Comunale n. 206 del 29/12/2004 Aggiornato con deliberazione di Giunta Comunale n. 160 del 29/12/2006 Aggiornato con deliberazione di Giunta Comunale n. 202 del 22/12/2010 Aggiornato con deliberazione di Giunta Comunale n. 11 del 30/01/2012 Aggiornato con deliberazione di Giunta Comunale n. 21 del 28/02/2013 Aggiornato con deliberazione di Giunta Comunale n. 112 del 26/06/2014

INDICE

PREMESSA		Pag.	5
SEZIONE I	DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1	Ambito di applicazione	Pag.	7
Articolo 2	Definizioni	Pag.	7
SEZIONE II	DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 3 Articolo 4	Aree organizzative omogenee Tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi	Pag. Pag.	9 10
Articolo 5	Unicità del protocollo informatico	Pag.	12
Articolo 6	Eliminazione dei protocolli interni	Pag.	13
Articolo 7	Modello operativo adottato per la gestione dei documenti	Pag.	13
SEZIONE III	FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 8	Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi	Pag.	13
Articolo 9	Formato dei documenti informatici	Pag.	14
Articolo 10	Sottoscrizione dei documenti informatici	Pag.	14
SEZIONE IV	RICEZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 11	Ricezione dei documenti su supporto cartaceo	Pag.	14
Articolo 12	Ricezione dei documenti informatici	Pag.	15
Articolo 13	Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti	Pag.	17
SEZIONE V	REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 14	Documenti soggetti a registrazione di protocollo	Pag.	17
Articolo 15 Articolo 16	Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti	Pag. Pag.	17 18
Articolo 17	Registrazione di protocollo dei documenti interni	Pag.	20
Articolo 18	Segnatura di protocollo	Pag.	21
Articolo 19	Annullamento delle registrazioni di protocollo	Pag.	22
Articolo 20	Registro giornaliero di protocollo	Pag.	22
Articolo 21	Registro di emergenza	Pag.	22
Articolo 22	Differimento dei termini di registrazione	Pag.	23
Articolo 23	Documenti soggetti a registrazione particolare	Pag.	24
Articolo 24 Articolo 25	Documenti inerenti a gare d’appalto Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente al personale dell’area organizzativa omogenea	Pag. Pag.	24 24
Articolo 26	Lettere anonime, documenti non firmati e documenti con firma illeggibile	Pag.	25
Articolo 27	Documenti ricevuti prima via fax e poi, successivamente, in originale su supporto cartaceo	Pag.	25

Articolo 28	Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti	Pag. 25
SEZIONE VI	CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 29	Piano di conservazione dell’archivio	Pag. 26
Articolo 30	Classificazione dei documenti	Pag. 27
SEZIONE VII	ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 31	Unità di smistamento	Pag. 27
Articolo 32	Modifica delle assegnazioni	Pag. 27
Articolo 33	Recapito dei documenti agli uffici utente	Pag. 28
SEZIONE VIII	SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTECEO
Articolo 34 Articolo 35	Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati Modalità di svolgimento del processo di scansione – SOPPRESSO	Pag. 28 Pag. 28
SEZIONE IX	FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 36	Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione	Pag. 29
Articolo 37	Processo di formazione dei fascicoli	Pag. 30
Articolo 38	Modifica delle assegnazioni dei fascicoli	Pag. 30
Articolo 39	Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente	Pag. 30
SEZIONE X	SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 40	Spedizione dei documenti su supporto cartaceo	Pag. 31
Articolo 41	Spedizione dei documenti informatici	Pag. 31
SEZIONE XI	FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 42	Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti	Pag. 32
Articolo 43	Flusso di lavorazione dei documenti spediti	Pag. 33
Articolo 44	Flusso di lavorazione dei documenti interni	Pag. 33
SEZIONE XII	GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 45	Comunicazioni informali tra uffici utente	Pag. 33
Articolo 46	Scambio di documenti tra uffici utente	Pag. 33
SEZIONE XIII	ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 47	Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei	Pag. 34
Articolo 48	Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito	Pag. 34
Articolo 49	Archiviazione ottica	Pag. 35
Articolo 50	Selezione e scarto archivistico	Pag. 35
SEZIONE XIV	GESTIONE DEI PROCEDIMENTI
Articolo 51	Catalogo delle attività e dei prodotti	Pag. 36

SEZIONE XV ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 52 Accessibilità da parte di utenti appartenenti all’area

Organizzativa omogenea Pag. 37

Articolo 53 Accesso esterno Pag. 37 Articolo 54 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni Pag. 37

SEZIONE XVI FUNZIONALITA’ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 55 Procedura informatica Pag. 38

SEZIONE XVII NORME FINALI E TRANSITORIE

Articolo 56 Modalità di aggiornamento e comunicazione del manuale Pag. 38 Articolo 57 Norme finali Pag. 39

ALLEGATO N. 1 ORGANIGRAMMA DEL COMUNE DI CASTEL S. XXXXXX TERME ALLEGATO N. 2 ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DEL SISTEMA DI GESTIONE

INFORMATICA DEI DOCUMENTI (livelli di accesso) ALLEGATO N. 3 SCHEMA DI LETTERA IN USCITA

ALLEGATO N. 4 DOCUMENTI CHE POSSONO NON ESSERE PROTOCOLLATI

ALLEGATO N. 5 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO

(titolario di classificazione)

ALLEGATO N. 6 PRINCIPALI COMPETENZE E PROCEDIMENTI SVOLTI DAGLI UFFICI COMUNALI

ALLEGATO N. 7 DOCUMENTI ESCLUSI DAL PROCESSO DI SCANSIONE

PREMESSA

Negli ultimi anni le pubbliche amministrazioni si sono impegnate nello sviluppo di reti di computer estese a tutti i loro uffici. Internet, con i servizi di posta elettronica, ha reso possibili nuove forme di comunicazioni tra gli enti e con l’utenza: siti Web sempre più ricchi di informazioni guidano i cittadini fornendo loro notizie sulla struttura delle singole amministrazioni, sugli orari degli uffici, su bandi e concorsi, su eventi culturali ecc.

Punto ancora critico, oggetto di studi in corso, resta il recapito postale quando l’utente deve presentare documenti sottoscritti con firma autografa, ritirare certificati in originale o richiedere informazioni personali perché Internet non è un mezzo di comunicazione riservato e un file contenente un testo non può essere considerato un documento attendibile.

Nell’ottica di rendere sempre più agevole, trasparente e sicuro l’accesso dei cittadini all’attività della pubblica amministrazione, il legislatore ha promulgato un complesso di norme che, a partire dalla Legge n. 241/1990 per arrivare ai più recenti D.P.R. 28/12/2000, n. 445 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” e Decreto Legislativo 22/01/2004, n. 42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi della legge 06/07/2002, n. 137”, stabilisce l’obbligo per tutte le pubbliche amministrazioni di dotarsi del protocollo informatico dal 01/01/2004 ed ha ulteriormente disciplinato la materia con il Decreto Legislativo 07/03/2005 n. 82 “Codice dell'Amministrazione digitale” come sostituito dal Decreto Legislativo 30/12/2010 n. 235 “Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009,

n. 69”, la Direttiva 18/11/2005 Presidenza del Consiglio dei Ministri “Linee guida per la Pubblica Amministrazione Digitale” e le recenti disposizioni della Legge 12/07/2011, n. 106 recante “Conversione in legge, con modificazioni, del decreto legge 13 maggio 2011, n. 70 Semestre Europeo - Prime disposizioni urgenti per l'economia”, nonché il Decreto Legge 22/06/2012 n. 83 recante “Misure urgenti per la crescita del Paese” convertito con modifiche in Legge 07/08/2012 n. 134 in materia di amministrazione aperta, istituzione Agenzia per l’Italia digitale, misure urgenti per l’agenda digitale e la trasparenza nella Pubblica Amministrazione.

Il protocollo informatico non è però concepito solo come la trasposizione su supporto elettronico del registro di protocollo cartaceo. E’, al contrario, considerato uno strumento fondamentale insieme alla gestione informatica dei flussi documentali, alla carta d’identità elettronica, alla firma digitale e alle caselle PEC Posta Elettronica Certificata per il miglioramento e la semplificazione dei procedimenti amministrativi. Infatti, in un moderno sistema informativo documentale, il protocollo deve diventare uno snodo irrinunciabile e una risorsa strategica per raggiungere questi obiettivi e a questo scopo, debbono essere garantiti l’interoperabilità, la trasparenza ed il controllo dell’azione amministrativa attraverso i documenti che ogni Amministrazione produce durante l’esercizio delle proprie funzioni.

Le stesse norme prevedono che le pubbliche amministrazioni redigano ed aggiornino il Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi. Si tratta di uno

strumento operativo che, per il grado di analisi che ogni Amministrazione è chiamata ad effettuare, può rappresentare un primo e significativo passo verso la certificazione di qualità del servizio ed è un’importante occasione per l’introduzione di un sistema informativo documentale rispondente alle esigenze dell’archivistica, dell’organizzazione e dell’informatica, oltre che a norma di legge.

Questo manuale è stato redatto utilizzando a suo tempo la bozza predisposta dal gruppo di lavoro della Provincia di Bologna, modificata e integrata per meglio adattarla alla situazione operativa dell’Ente, dopo aver consultato singolarmente tutti i servizi. Ad ogni aggiornamento si propone di fotografare la realtà comunale ai vari stadi del procedimento di innovazione in continuo miglioramento e completamento e, da questo punto di vista, non può essere considerato altro che uno strumento imperfetto da sottoporre a revisione periodica con cadenza almeno annuale.

Si conferma l'importanza del titolario di classificazione adottato con la deliberazione di Giunta Comunale n. 206 del 29/12/2004, a suo tempo redatto e integrato da appositi gruppi di lavoro. L’indice alfabetico è aggiornato di volta in volta con le diciture che possono facilitare l’individuazione della classifica più corretta.

Questo Manuale è rivolto a tutto il personale dell’Ente come strumento di lavoro per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi che sono chiamati a trattare e dei quali sono individuati come responsabili. Il suo utilizzo è un passo fondamentale del procedimento di razionalizzazione e di miglior coerenza nel trattamento delle carte, che si rivelerà di fondamentale importanza quando si passerà all’uso generalizzato di documenti informatici con firma digitale, privi di supporto cartaceo.

L’uso crescente delle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione nella Pubblica Amministrazione e nel Paese (es.: Posta Elettronica Certificata, firma elettronica, firma digitale, CECPAC, ecc.), l’esperienza maturata all’interno del Comune, da un lato, e il confronto con l’esigenza di snellire il più possibile i procedimenti, la riduzione sensibile del numero dei dipendenti comunali per il contenimento dei costi richiedono un aggiornamento del Manuale.

La “linea guida” che sottende a tale opera di revisione è principalmente quella di arrivare a protocollare ciò che è strettamente necessario, intendendosi per tale espressione la protocollazione di documenti che:

• possono avere rilevanza ai fini dell’instaurazione di un possibile contenzioso con l’utenza o altri soggetti

• per i quali ai fini procedurali o per previsione normativa è necessario determinare la “data certa”

• sono destinati ad avere una validità temporanea piuttosto lunga (superiore a qualche mese ed in relazione al tipo di atto) od un’importanza nel tempo.

Nel corso di una ispezione della Soprintendenza Archivistica per l’Xxxxxx Xxxxxxx, avvenuta il 30/12/2010, si è trattato anche della produzione e gestione dei documenti da parte di Solaris S.r.l., società in house a capitale interamente pubblico partecipata dal Comune di Castel San Xxxxxx Terme per il 70%. Al termine di un percorso condiviso con l’Ufficio Segreteria Generale

della stessa Solaris S.r.l. sono state definite le linee guida per la corretta gestione delle fasi di creazione, sedimentazione e conservazione dei documenti archivistici, anche a tutela della memoria storica non solo del Comune di Castel San Xxxxxx Terme ma dell’intera comunità, approvate dalla Giunta Comunale con atto n. 218 del 29/12/2011.

Con atto n. 150 del 24/11/2011 il Consiglio Comunale ha deliberato il conferimento al Nuovo Circondario Imolese di funzioni comunali in materia di tributi e gestione delle risorse umane al fine della loro gestione in forma associata, secondo tempi e modalità previsti nelle singole convenzioni. In una prima fase transitoria di adeguamento informatico del Nuovo Circondario Imolese stesso, si è reso necessario disciplinare le modalità di protocollazione per le Gestioni Associate e con atto n. 6 in data 16/01/2012 la Giunta Comunale ne ha approvato la procedura che sarà oggetto di successivi miglioramenti nel corso dell’utilizzo. Successivamente, con proprio atto

n. 48 del 16/04/2012, la Giunta Comunale ha approvato l’accordo attuativo fra il Nuovo Circondario Imolese e i Comuni di Castel Guelfo, Castel San Xxxxxx Terme, Dozza, Imola, Medicina e Mordano per la gestione associata di attività di polizia municipale e con proprio atto n. 70 del 26/07/2012, il Consiglio Comunale ha deliberato il conferimento al Nuovo Circondario Imolese di funzioni comunali in materia di servizi informatici e telematici (SIA). Per la protocollazione si seguono le stesse modalità già applicate nella prima fase.

L’attuale versione del Manuale di gestione recepisce i cambiamenti intervenuti dall'aggiornamento del 28/02/2013 e costituisce un ulteriore passo verso lo sviluppo del moderno sistema informativo documentale auspicato dal legislatore.

SEZIONE I

DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE

Articolo 1 Ambito di applicazione

Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM del 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Esso descrive e disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell’Amministrazione Comunale di Castel San Xxxxxx Terme.

Articolo 2 Definizioni

Ai fini del presente manuale s’intende:

a) per Amministrazione, il Comune di Castel San Xxxxxx Terme;

b) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di

gestione della documentazione in modo unitario e coordinato;

c) per responsabile, quando non meglio specificato, s’intende il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;

d) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;

e) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

f) per firma digitale, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

g) per impronta di un documento informatico, una sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto;

h) per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema di classificazione adottato;

i) per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei documenti;

j) per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso;

k) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa ad affari ed ai procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;

l) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente;

m per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico; la relativa documentazione è presso la Biblioteca comunale in frazione Osteria Grande, che ne cura la conservazione e la consultazione;

n) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo

sviluppo dell’attività svolta;

o) per piano di conservazione degli archivi, il piano, integrato con il sistema di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;

p) per fascicolo, l’unità archivistica indivisibile di base che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare;

q) per classificazione, l’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni ed alle modalità operative dell’Amministrazione, in base al titolario di classificazione;

r) per fascicolazione, l’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;

s) per assegnazione, l’operazione d’individuazione dell’ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono;

t) per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso;

u) per archiviazione ottica, l’operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico;

v) per ufficio utente, un ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti;

w) per Testo Unico, il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, pubblicato con DPR 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modifiche.

SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 3 Aree organizzative omogenee

Ai fini della gestione dei documenti l’Amministrazione individua una sola area organizzativa omogenea denominata COMUNE DI CASTEL SAN XXXXXX TERME e composta dall’insieme di tutte le sue UO, come da allegato n. 1. A tale area viene assegnato il codice identificativo 1 (uno).

Articolo 4 Tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea è istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61, comma 1, del Testo Unico. Esso fu funzionalmente individuato nel Servizio Archivio e Protocollo, con atto di Giunta Comunale n. 206 del 29/12/2004, ora denominato U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio. A detta U.O. sono ricondotti i compiti di cui all’articolo 61 comma 3, del Testo Unico.

L’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio costituisce il servizio preposto alla gestione e tenuta dei documenti, prodotti o ricevuti dall’Ente nel corso dell’attività amministrativa.

Ha competenza sull’intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, ai fini della sua corretta classificazione, conservazione e ordinamento.

Il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi è il Responsabile dei Servizi al cittadino, al quale fa capo l’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio, e, ai sensi dell’art. 61 del Testo Unico, provvede a:

• attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra gli utenti abilitati alla mera consultazione dell’archivio da quelli abilitati anche all’inserimento, modifica ed aggiunta di informazioni,

• autorizzare l’uso del registro di emergenza in caso di impossibilità di utilizzo del sistema per cause tecniche,

• disporre, in coordinamento con il responsabile informatico, il tempestivo ripristino delle funzionalità del sistema in caso di guasti ed anomalie,

• garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi,

• vigilare sull’osservanza delle disposizioni da parte del personale autorizzato e degli incaricati,

• promuovere la formazione e l’aggiornamento degli operatori.

Nei casi di sua vacanza, assenza o impedimento i suoi compiti sono svolti dal Responsabile di Unità Operativa Protocollo, gestione documentale e archivio.

Il Responsabile di Unità Operativa “Protocollo, gestione documentale e archivio” ha il compito di verificare che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni ed è in possesso di tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo:

• immissione protocollo in entrata ed in uscita,

• annullamento di protocolli già inseriti,

• modifica di protocolli già inseriti,

• ricerca dati,

• visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa,

• gestione delle tabelle operative previste dal programma,

• stampe registro di protocollo,

• verifica della casella istituzionale di posta elettronica certificata con smistamento e protocollazione dei messaggi in entrata e spedizione di quelli in uscita oltre all'assistenza operativa alle U.O. per le quali è in corso l’attivazione della funzione di spedizione dei messaggi dalla casella PEC, attraverso il programma di protocollo informatico,

• verifica della casella SUAP di posta elettronica certificata con smistamento e protocollazione dei messaggi in entrata. La spedizione di quelli in uscita, attraverso il programma di protocollo informatico, è in capo agli operatori incaricati dei Servizi Economia del Territorio e Servizi Amministrativi dell’Area Servizi al Territorio,

• gestione dell’archivio corrente e di deposito e dei relativi accessi.

L’operatore dell'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio provvede a:

• effettuare le registrazioni dei documenti in entrata ed in uscita,

• modificare protocolli già inseriti, su autorizzazione del Responsabile di Unità Operativa “Protocollo, gestione documentale e archivio”,

• fare ricerche di documenti registrati,

• verificare la casella istituzionale e la casella SUAP (xxxx@xxx.xxxxxxxx.xx) di posta elettronica certificata effettuando tutte le operazioni necessarie allo smistamento e alla protocollazione dei messaggi in entrata e alla spedizione di quelli in uscita per la sola casella istituzionale.

Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile di Unità Operativa “Protocollo, gestione documentale e archivio”, l’operatore lo sostituisce nello svolgimento dei suoi compiti e annulla protocolli su autorizzazione del Responsabile dei Servizi al cittadino.

Gli operatori dei diversi uffici utente sono, di norma, incaricati della sola protocollazione in uscita sulla base delle abilitazioni all’utilizzo del sistema di gestione informatica dei documenti di cui all’allegato n. 2, provvedono ad effettuare le registrazioni di loro competenza con cura e diligenza e sono responsabili della corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo. Successivamente all’attivazione del sistema di archiviazione ottica, gli stessi operatori sono responsabili della corrispondenza del numero di protocollo di un documento all’immagine o file del documento stesso archiviato nel sistema informatico.

L’ U.O. Stato civile, leva e polizia mortuaria e il Servizio Economia del territorio hanno anche la possibilità di protocollare in entrata la documentazione presentata direttamente ai loro sportelli.

Il responsabile informatico della sicurezza dei dati, individuato tra il personale del Servizio SIA Sistemi Informativi Associati, anche con l’eventuale ricorso a collaborazioni esterne, svolge i seguenti compiti:

• garantisce la funzionalità del sistema e ne cura, in caso di guasti o anomalie, il ripristino entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile,

• effettua le copie di backup e cura la loro conservazione su supporto informatico rimovibile in luoghi sicuri e differenti,

• crea gli account di sistema di tutti gli operatori e, successivamente, ne coordina la gestione,

• garantisce il rispetto degli obblighi previsti dal D.Lgs. 196/2003 e successive modificazioni, così riassunti:

- Password di accesso al sistema informatico e variazione periodica delle password (punto 1 all. B al D.lgs. 196/2003)

- Software antivirus e firewall (quest`ultimo nel caso di trattamento di dati sensibili) e aggiornamento del software antivirus (punto 16 dell`allegato B - punto 20 allegato B D.lgs. 196/2003)

- Salvataggio (backup) dei dati (punto 19 allegato B D.lgs. 196/2003)

- Aggiornamento delle patches del software (punto 18 allegato B)

- Adozione di misure per il ripristino dei dati entro 7 giorni (nel caso di trattamento di dati sensibili - punto 23 allegato B D.lgs. 196/2003)

- Acquisizione di documentazione nel caso di affidamento a soggetti esterni di realizzazione di misure di sicurezza (punto 25 c. 1 dell`allegato B D.lgs. 196/2003).

Articolo 5 Unicità del protocollo informatico

Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre e ricomincia da 1 all’inizio di ogni anno.

Il numero di protocollo è costituito da sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo 57 del Testo Unico.

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

Articolo 6 Eliminazione dei protocolli interni

Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, sono eliminati tutti i sistemi di registrazione di protocollo alternativi al protocollo informatico.

Articolo 7 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti

Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza.

Gli uffici utente ed i soggetti competenti per la ricezione, registrazione, classificazione e l’assegnazione dei documenti sono riportati nell’allegato 2 (abilitazioni all’utilizzo del sistema di gestione informatica dei documenti).

SEZIONE III FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 8 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi

I documenti sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell’articolo 3 del D.L.vo 12 febbraio 1993, n. 39.

Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dai responsabili delle strutture ai sensi dell’articolo 3, comma 2 del D. L.vo 29/93. Al minimo, su di essi sono riportate le seguenti informazioni (vedi allegato n. 3 schema lettera in uscita):

□ denominazione e stemma dell’Amministrazione;

□ indicazione dell’area organizzativa omogenea e dell’ufficio utente che ha prodotto il documento;

□ indirizzo completo con numero di telefono e fax;

□ indirizzo istituzionale di posta elettronica e di posta elettronica certificata;

□ data completa scritta per esteso (Castel San Xxxxxx Terme, giorno, mese e anno);

□ numero di protocollo, seguito dalla dicitura “da citare sempre nella risposta”;

□ classificazione composta da titolo, categoria, classe;

□ riferimento ad eventuale protocollo precedente (Rif. Protocollo precedente n. );

□ numero di repertorio, se esistente (ad esempio: x. xxxxxxxxx…);

□ sigle alfabetiche dell’autore del testo e del dattilografo;

□ nome del file (da inserire a sinistra, in fondo al documento);

□ numero degli allegati, se presenti, con eventuale descrizione;

□ oggetto del documento;

□ sottoscrizione del Responsabile, o dei Responsabili, quando prescritta.

Articolo 9 Formato dei documenti informatici

I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione devono essere convertiti, prima della sottoscrizione con firma digitale, in un formato standard, al fine di garantire la leggibilità per altri sistemi e la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.

Articolo 10 Sottoscrizione dei documenti informatici

La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel Testo Unico ed alle regole tecniche di cui al DPCM 8 febbraio 1999 ed alla deliberazione AIPA 51/2000 e successive modifiche e integrazioni.

L’Amministrazione si avvale pertanto dei servizi di una Certification Authority iscritta nell’elenco pubblico dei certificatori tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale, Gestione ex-DigitPA.

SEZIONE IV RICEZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 11 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’area organizzativa omogenea attraverso:

a) il servizio postale tradizionale pubblico e privato;

b) la consegna diretta agli uffici utente;

c) gli apparecchi telefax.

I documenti che transitano attraverso il servizio postale tradizionale pubblico sono ritirati di norma, ogni giorno dalle ore 10.00 dai commessi autorizzati al ritiro i quali li consegnano all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio. La corrispondenza recapitata dal servizio postale privato è consegnata giornalmente direttamente all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio.

L'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio è deputata ad aprire tutta la corrispondenza indirizzata al Comune ad esclusione di:

□ buste indirizzate alla Polizia Municipale provenienti dalla Procura della Repubblica, dai Comandi dei Carabinieri, dal Tribunale, dalla Questura e dalla Prefettura sulle quali si appone il solo timbro datario;

□ buste recanti la dicitura “offerta per gara d'appalto” (vedi disposizioni all'art. 24);

□ buste indirizzate nominativamente al personale dell'area organizzativa omogenea recanti la dicitura “riservata” o “personale” (vedi disposizioni all'art. 25).

□ buste indirizzate al Servizio Organizzazione e controlli e all’Ufficio Personale Associato Castel San Xxxxxx Terme provenienti dalle strutture sanitarie incaricate degli accertamenti sanitari ai dipendenti che sono protocollate con la dicitura “busta chiusa”.

Sarà cura di ogni U.O. riconsegnare tempestivamente all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio le buste già aperte nel caso sia necessaria la protocollazione in entrata.

I documenti consegnati direttamente agli uffici utente non ancora abilitati alla protocollazione in entrata, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell’arco della stessa giornata o, al più tardi entro il giorno successivo, all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio che è abilitato alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo.

I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consenta l’acquisizione in formato elettronico (fax management) sono trattati come quelli consegnati direttamente agli uffici utente.

Articolo 12 Ricezione dei documenti informatici

La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata “istituzionale” riservata a questa funzione ed accessibile all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio preposta alla loro registrazione di protocollo e al personale dei Servizi al cittadino incaricati dal Responsabile del servizio. L’indirizzo di tale casella di posta elettronica è xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxxxxx.xx.xx.

L'indirizzo della casella di posta elettronica non certificata è xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.

Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a rendere pubblico l'indirizzo istituzionale utilizzando ogni possibile mezzo di comunicazione ed a trasmetterlo all’IPA ai sensi dell’articolo 12, comma 2, lettera c), del DPCM 31 ottobre 2000.

I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente sono da questi valutati ai sensi dell’articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, se soggetti a registrazione di protocollo e/o ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all’indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale.

Il controllo delle caselle di posta elettronica è effettuato dal personale dell'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio almeno una volta al giorno, di norma al mattino in fase di avvio dell’attività giornaliera.

E’ possibile istituire caselle di posta elettronica certificata “dedicate” qualora si renda necessario per intervento normativo o per semplificazione dei flussi con altri Enti/Autorità.

Al momento della istituzione della casella di posta elettronica certificata “dedicata” viene stabilito l’eventuale collegamento col programma del protocollo informatico.

Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, in collaborazione col responsabile del Servizio che utilizzerà la casella “dedicata” provvede a comunicare l’indirizzo di tale casella agli Enti/Autorità interessate utilizzando ogni possibile mezzo di comunicazione, nonché a trasmetterlo all’IPA ai sensi dell’articolo 12, comma 2, lettera c), del DPCM 31 ottobre 2000.

GESTIONE CASELLE PEC

Considerato che la gestione delle caselle PEC mediante il software Iride ha alcune limitazioni anche in termini di capienza e che il programma Microsoft Outlook collegato garantisce la conservazione delle mail e della tracciatura dell’inoltro ad altri uffici, si trattano i messaggi non soggetti a protocollazione tramite il programma Microsoft Outlook e si procede a periodica pulizia delle varie sezioni della casella collegata a Iride, così da garantirne il pieno ed efficace utilizzo.

Le comunicazioni per inviti, corsi di formazione, comunicati stampa, documenti pubblicitari, proposte di iniziative culturali e turistiche, inviti a visitare siti web (anche istituzionali), le presentazioni di aziende senza la richiesta di inserimento nell’albo fornitori sono inoltrate ai soggetti interessati tramite la funzione “inoltra” del programma Microsoft Outlook, senza essere protocollate.

Le mail soggette a registrazione di protocollo sono acquisite seguendo la procedura proposta dal programma di protocollo informatico Iride dopo di ché il software ne propone l’eliminazione trasferendole automaticamente nella sezione “eliminati” della casella PEC.

Dopo la registrazione di mail pervenute con la procedura di interoperabilità, il sistema invia automaticamente al mittente la conferma di avvenuta registrazione con il numero di protocollo attribuito. Le relative ricevute di accettazione e consegna debbono essere collegate alla stessa registrazione di protocollo e cancellate immediatamente dopo, seguendo la procedura proposta dal software.

Le segnalazioni di trasferimento di denaro da parte di cittadini stranieri che non hanno esibito valido titolo di soggiorno sono protocollate nella classifica 9.4.5 polizia giudiziaria e assegnate al Servizio Polizia Municipale senza essere stampate. Sono immediatamente inoltrate agli indirizzi mail degli operatori di Polizia Municipale comunicati dal Comandante, tramite la funzione “inoltra” del programma Microsoft Outlook.

Sezioni “arrivi” e “altri messaggi”: si conservano le mail degli ultimi due mesi e si cancellano periodicamente le altre precedenti.

Sezioni “accettazioni” e “consegne”: si salvano le mail di volta in volta e le si cancellano quando il software lo propone. Si cancellano periodicamente le mail residue conservando quelle dell’ultimo mese.

Sezione “inviati”: contiene anche la tracciatura degli inoltri fatti via Iride che non risultano su Microsoft Outlook perciò si cancellano periodicamente conservando le mail degli ultimi due mesi.

Sezione “eliminati”: contiene le mail eliminate, comprese quelle memorizzate che sono contrassegnate con la specifica icona. Poiché la cancellazione da questa sezione dalla casella PEC è definitiva, si conservano le mail degli ultimi due mesi.

Articolo 13 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti

Qualora venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna di un documento, l’ufficio abilitato esegue la registrazione di protocollo e rilascia la ricevuta prodotta dal sistema di protocollo informatico con gli estremi della segnatura. In alternativa e/o in caso di impossibilità di procedere alla registrazione di protocollo, l’ufficio può rilasciare una fotocopia del primo foglio dei documenti in arrivo dopo avervi apposto un timbro con la data e l’ora di arrivo e la sigla dell’operatore. La registrazione di protocollo dovrà essere effettuata nel più breve tempo possibile e nell’ordine di presentazione dei documenti.

Nel caso di ricezione di documenti informatici, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito è assicurata dal sistema di posta elettronica utilizzato dall’Amministrazione.

SEZIONE V REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 14 Documenti soggetti a registrazione di protocollo

I documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo 15, sono registrati nel sistema di gestione informatica dei documenti.

Articolo 15 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, i giornali, le riviste, i libri, le note di ricezione di circolari e altre disposizioni, i materiali statistici e pubblicitari, gli inviti a manifestazioni.

Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione.

L’elenco dettagliato dei documenti che possono non essere protocollati è consultabile nell’allegato

n. 4.

Articolo 16 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti

Per ogni documento ricevuto o spedito dall’area organizzativa omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatica dei documenti.

Tale registrazione è eseguita nel rispetto di quanto previsto dall’art. 53, comma 3, del Testo Unico.

Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori, ai sensi dell’art. 53, comma 1, TU 445/2000 e ss.mm.ii., sono:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti;

d) oggetto del documento;

e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, generata impiegando la funzione di hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile.

I dati opzionali o accessori, invece, sono:

g) data di arrivo;

h) numero degli allegati;

i) descrizione sintetica degli allegati;

j) estremi di differimento dei termini di registrazione;

k) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;

l) ufficio utente di competenza;

m) copie per conoscenza;

n) tipo di supporto: cartaceo o informatico

o) tipo di documento;

p) indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema (cfr. sezione XV del presente manuale).

La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati (cfr. articolo 15, commi 1 e 2, del DPCM 31 ottobre 2000). Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto.

Ai sensi dell’art. 27 del Decreto Legge 24/04/2014 n. 66, convertito con modificazioni dalla Legge 23/06/2014 n. 89, è istituita la piattaforma per la certificazione dei crediti denominato sistema PCC. Dal 01/07/2014 le fatture inviate dai fornitori su supporto cartaceo o informatico sono protocollate e consegnate all’U.O. Ragioneria e finanza in formato cartaceo.

La protocollazione in entrata di documenti sia cartacei che informatici è centralizzata presso l'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio che assegna i documenti alle Unità Operative.

In caso di assenza e/o impedimento del Responsabile di Unità Operativa o del Responsabile del Servizio, è compito del superiore in grado (dirigente …) intervenire sulla scrivania virtuale dell’assente e smistare ad altri operatori quanto si rende necessario.

L’U.O. Stato Civile, leva e polizia mortuaria è abilitata anche alla protocollazione in entrata dei soli documenti che riguardano la propria attività e che vengono consegnati a mano direttamente. La protocollazione della corrispondenza pervenuta al Comune mediante il servizio postale pubblico e privato resta in capo all’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio.

Gli operatori della U.O. Segreteria Affari Istituzionali e individuati dal Responsabile del Servizio Affari Generali nonché il personale delle U.O. Comunicazione e sport e Sportello cittadino sono abilitati anche alla protocollazione in entrata (vedi allegato n. 2 – criteri di attribuzione abilitazioni all'utilizzo del sistema di gestione informatica dei documenti, casi particolari).

Le domande connesse all’edilizia privata (pratiche edilizie nelle varie forme, richieste di certificati…) sono assegnate allo Sportello unico edilizia e attività produttive che ne cura la registrazione interna, l’assegnazione ai responsabili di procedimento e l’iter procedurale fino al rilascio.

Sono da registrare singolarmente, anche se ricomprese nel modulo di procedura “SUAP Sportello Unico Attività Produttive”, le pratiche di permesso di costruire, SCIA Segnalazione Certificata di Inizio Attività, domanda di autorizzazione allo scarico, domanda di autorizzazione passo carraio, domanda di conformità edilizia, domanda di autorizzazione paesaggistica nonché le dichiarazioni di conformità degli impianti.

Di norma, i documenti consegnati a Sindaco, Assessori, presidente del Consiglio comunale, consiglieri comunali incaricati e segretario generale sono in fotocopia. I relativi originali sono conservati agli atti dell'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio. Di eventuali cambiamenti procedurali si lascia traccia con apposita nota alla registrazione di protocollo.

Dal 01/01/2013, in concomitanza con l’implementazione del programma di protocollo informatico Iride con la funzionalità “fascicolazione”, tutti i documenti originali sono consegnati all’U.O. competente. Gli altri uffici e servizi coinvolti nel procedimento per visione ricevono una fotocopia, ad eccezione degli Assessori, del presidente del Consiglio Comunale e dei consiglieri comunali incaricati che, invece, ricevono la scansione del documento via mail quando esista casella mail dedicata.

Nel caso di lettere anonime (vedi art. 26), il documento originale è trattenuto agli atti dell’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio e consegnato successivamente all’U.O. competente a seguito dell’assegnazione da parte del Segretario Generale.

La protocollazione in uscita è decentrata ad ogni singola area che la effettua sulla base dell’organizzazione definita dai Dirigenti al proprio interno.

I documenti in uscita debbono essere completi di firma prima dell’attribuzione del numero di protocollo.

La protocollazione in uscita dell’Area Servizi al Territorio è centralizzata presso i Servizi Amministrativi.

Ogni operatore dovrà porre particolare attenzione alla registrazione di documenti contenenti fatti e dati soggetti alla riservatezza (privacy) utilizzando il più possibile descrizioni generiche e, quando si renda opportuno, trascrivendo solo le iniziali di nome e cognome delle persone coinvolte. Lo smistamento ad altri uffici di tali documenti cartacei dovrà avvenire in busta chiusa.

Ai sensi dell’attuale normativa, i certificati medici relativi al personale sono, di norma, trasmessi on- line dal medico e acquisiti telematicamente dall’Ufficio Personale Associato che cura direttamente la stampa e la consegna di copia cartacea all’U.O. alla quale il dipendente è assegnato.

I certificati medici cartacei, consegnati direttamente dal dipendente, sono protocollati dall’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio, assegnati per competenza all’Ufficio Personale Associato che ne conserva l’originale e in visione all’U.O. alla quale il dipendente è assegnato. Il certificato cartaceo, sia originale che copia, è trasmesso in busta chiusa.

Per quanto attiene a documenti soggetti a registrazione riservata (protocollo riservato), si prosegue con l’attuale registrazione cartacea ad esclusiva cura del segretario comunale o di funzionario da lui espressamente incaricato in sua vece.

Gli atti giudiziari indirizzati al Comune o al Sindaco pro-tempore del Comune, consegnati dal portalettere allo sportello dell’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio, sono immediatamente aperti e, se possibile, registrati a protocollo con assegnazione delle eventuali copie in base all’argomento trattato.

Le richieste di notifica della misura di prevenzione del rimpatrio con foglio di via obbligatorio (art. 2

D. Lgs n. 159 del 06/09/2011 “Codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione …”) sono registrate al protocollo nel più breve tempo possibile con la classifica 9-4-1 sicurezza e ordine pubblico e assegnate per competenza alla Polizia Municipale. Sono assegnate in visione al Sindaco e all’UO Servizi Anagrafici, elettorali, statistica e censimenti, quest’ultima per opportuna informazione, in caso di richiesta di iscrizione in anagrafe.

Articolo 17 Registrazione di protocollo dei documenti interni

La corrispondenza interna tra gli uffici, ad eccezione di comunicazioni per le quali ai fini procedurali è necessario determinare la data certa, è esclusa dalla protocollazione.

Quando si renda necessario effettuare una registrazione di protocollo i dati obbligatori, ai sensi dell’art. 53, c. 1, TU 445/2000 e ss.mm.ii., sono:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) ufficio utente che ha prodotto il documento;

d) oggetto del documento;

e) impronta del documento informatico, generata impiegando la funzione di hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile.

I dati facoltativi, invece, sono:

f) numero degli allegati;

g) descrizione sintetica degli allegati;

h) tipo di documento;

i) indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema (cfr. sezione XV del presente manuale)

j) ufficio utente di destinazione, se diverso dall’ufficio che ha prodotto il documento.

k) Copie per conoscenza

l) Tipo di documento.

Il calcolo dell’impronta di cui al punto e) è effettuato per tutti i file allegati al documento informatico oggetto di registrazione.

Articolo 18 Segnatura di protocollo

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo, mediante apposizione di un timbro datario o, in alternativa, di un’etichetta adesiva.

Le informazioni minime apposte od associate al documento mediante l’operazione di segnatura sono quelle elencate nell’articolo 9 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:

a) codice identificativo dell’Amministrazione;

b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea [se diverso dall’Amministrazione];

c) data di protocollo;

d) progressivo di protocollo;

e) codice di classificazione

I dati relativi al numero di fascicolo possono essere aggiunti in un secondo momento dopo la segnatura di protocollo.

Nel caso di documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati di segnatura di protocollo sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) reso disponibile dagli Organi competenti [cfr. art. 18, del DPCM 31 ottobre 2000 e Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28] e comprendono anche:

f) oggetto del documento;

g) mittente;

h) destinatario o destinatari;

i) persona o ufficio destinatario.

Articolo 19 Annullamento delle registrazioni di protocollo

La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può essere modificata, integrata o cancellata, ma soltanto annullata con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e su autorizzazione del Responsabile di Unità Operativa Protocollo, gestione documentale e archivio.

Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con apposita dicitura.

L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all’articolo 8 del DPCM 31 ottobre 2000.

Articolo 20 Registro giornaliero di protocollo

Il Responsabile dell’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio provvede alla produzione del registro informatico giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo è riversato su supporti di memorizzazione rimovibili i quali sono conservati a cura del responsabile Servizio Informatico.

Articolo 21 Registro di emergenza

Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza cartacei ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. In base alle specifiche condizioni tecniche è possibile fare uso di un registro di emergenza su

computer la cui stampa giornaliera sarà controfirmata, pagina per pagina, dal responsabile della tenuta del protocollo informatico.

Le funzioni di protocollazione saranno svolte in modo centralizzato esclusivamente dall'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio. Nel caso il blocco del sistema superi le ventiquattro ore, a discrezione del responsabile della tenuta del protocollo informatico, potrà essere autorizzata la tenuta di altri registri di emergenza secondo le disposizioni appositamente impartite.

Si applicano le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico di cui all’articolo 63 del Testo Unico e precisamente:

• Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.

• Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

• Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.

• La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.

• Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

Articolo 22 Differimento dei termini di registrazione

Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono, di norma, effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti.

Eccezionalmente, il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo.

I documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione, elencati nell’allegato n. 4, non vanno registrati al protocollo.

Le deliberazioni di Consiglio e di Giunta Comunale, le determinazioni dirigenziali, i contratti, costituiscono delle serie archivistiche, ciascuna delle quali deve essere corredata da un repertorio contenente le seguenti informazioni:

• i dati identificativi di ciascun atto;

• il numero di repertorio che è un numero progressivo, annuale (ad eccezione di quello dei contratti che è pluriennale).

In attesa di dotarsi di un apposito applicativo gestionale, il Servizio contratti e affari legali, al fine di garantirne il versamento e la conservazione al PARER (vedi al successivo art. 47), registra i contratti firmati digitalmente sul registro di protocollo informatico, trattandoli come documenti interni a carico dello stesso Servizio e allegando i file firmati.

Una stampa di tali contratti, completa degli estremi di registrazione al protocollo, è conservata nel repertorio cartaceo.

Successivamente all’acquisizione e all’installazione dell’applicativo di gestione dei flussi documentali si provvederà a regolamentare anche le modalità di classificazione e fascicolazione dei documenti oggetto di specifico repertorio.

Articolo 24 Documenti inerenti a gare d’appalto

Le offerte inerenti a gare d’appalto sono registrate al protocollo in busta chiusa. Gli estremi di protocollo sono riportati sulla busta medesima.

Dopo l’apertura delle buste sarà cura dell’ufficio utente che gestisce la gara d’appalto, conservare le buste insieme ai documenti in esse contenuti.

Per garantire una corretta ed efficiente gestione delle offerte in arrivo, gli uffici utente interessati provvederanno a segnalare contestualmente all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio la pubblicazione di avvisi, bandi, spedizione di lettere di invito a gare ufficiose e quant’altro.

Articolo 25 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente al personale dell’area organizzativa omogenea.

La posta indirizzata nominativamente al personale dell’area organizzativa omogenea è regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “riservata” o “personale”. In questo caso è recapitata in busta chiusa al destinatario che, dopo averla aperta e preso visione del contenuto, nel caso si tratti di documenti non personali, li riconsegnerà al più presto all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio per la protocollazione in entrata.

illeggibile

Per quanto riguarda le lettere anonime il protocollista deve attestare che un determinato documento così come si registra è pervenuto: si tratta dunque di una delicata competenza di tipo notarile, attestante la certezza giuridica di data, forma e provenienza per ogni documento.

Le lettere anonime, pertanto, vanno protocollate e consegnate in copia al Segretario Generale e al Sindaco. Il documento originale è trattenuto agli atti dell’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio e trasmesso all’U.O. competente successivamente all’eventuale assegnazione da parte del Segretario Generale.

Il Segretario Generale valuterà caso per caso se e a quale ufficio assegnare il documento per eventuali adempimenti.

Per quanto attiene le lettere prive di firma, per le stesse ragioni sopra riportate, vanno protocollate ed identificate come tali assegnandole all’Unità Organizzativa o al Servizio competente per materia, il quale valuterà caso per caso, ai fini della sua efficacia riguardo un affare o un determinato procedimento amministrativo, se la lettera priva di firma è ritenuta valida o quant’altro.

I documenti con firma illeggibile vanno protocollati con la dicitura “firma illeggibile” quale mittente e assegnate all’Unità Operativa o al Servizio competente per materia.

Articolo 27 Documenti ricevuti prima via fax o via mail e poi, successivamente, in originale su supporto cartaceo

I documenti ricevuti via fax o via mail sono registrati al protocollo. Qualora, successivamente, pervengano all’area organizzativa omogenea gli originali cartacei dei medesimi documenti, questi ultimi non saranno protocollati ma sarà apposto il solo timbro datario e la dicitura “già pervenuto via fax o via mail e protocollato in data      prot.     _”;

Qualora non si riscontrasse la registrazione del fax o della mail o il documento originale successivamente pervenuto risultasse difforme da quello inviato via fax o via mail, anche solo per il numero di protocollo del mittente non apposto sul fax o sulla mail, si procede ad una nuova registrazione di protocollo.

Articolo 28 Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti

Qualora pervenga all’area organizzativa omogenea un documento di competenza di un altro ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente.

Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al protocollo, verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, procedendo ad una annotazione di annullamento della registrazione con riportati gli estremi della spedizione e la motivazione.

SEZIONE VI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 29 Piano di conservazione dell’archivio

Il piano di conservazione dell’archivio dell’area organizzativa omogenea, è costituito dal titolario di classificazione riportato nell’allegato n. 5.

Il suo aggiornamento compete esclusivamente al responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. Deve essere garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Per ogni modifica ed ogni voce deve essere riportata la data di introduzione e la data di variazione, cioè la durata della stessa. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° gennaio e valgono almeno per un intero anno.

Ad ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.

La sostituzione di voci di titolario comporta l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile, se il sistema lo consente, di registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi. Nell’area organizzativa omogenea non esistono, al momento, figure professionali in possesso delle competenze archivistiche specializzate necessarie per eseguire lo scarto d’archivio. Poiché l’archivio di deposito è stato recentemente riordinato da personale qualificato, si ritiene opportuno conservare in maniera ordinata e organica tutti i documenti, rinviando a tempi successivi l’adozione di un massimario di scarto e la conseguente eliminazione di documenti non più utili ai fini archivistici e storici.

Articolo 30 Classificazione dei documenti

Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente dell’area organizzativa omogenea, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario riportato nell’allegato n. 5.

Gli uffici utente sono abilitati all’operazione di classificazione dei documenti con la collaborazione dell'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio.

SEZIONE VII ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 31 Unità di smistamento

L’assegnazione alle U.O. di competenza dei documenti ricevuti è effettuata dall'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio sulla base delle rispettive competenze elencate nell'allegato n. 6.

Articolo 32 Modifica delle assegnazioni

Nel caso di un’assegnazione errata, l’ufficio utente che riceve il documento attribuitogli in via esclusiva è tenuto a inoltrarlo, nel più breve tempo possibile, all’unità operativa effettivamente competente, se è nota, oppure all’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio che provvederà ai necessari approfondimenti e alla successiva nuova assegnazione, mediante la procedura di esecuzione dell'iter prevista sulla propria scrivania virtuale (funzione di “invio ad altra scrivania”) e, contemporaneamente, consegnando anche il documento cartaceo.

Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di esecuzione.

Qualora la modifica riguardi documenti assegnati anche ad altri uffici in visione, l’ufficio utente seguirà la procedura sotto elencata assegnando il documento all’U.O. competente per materia, se è nota, oppure all’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio che farà i necessari approfondimenti e completerà la procedura di nuova assegnazione:

• l’ufficio utente farà la modifica dell’assegnazione dalla propria scrivania mediante le funzioni di “invio ad altra scrivania”,

• farà la modifica anche sul documento cartaceo (lasciando ben leggibile l’assegnazione precedente con data e firma dell’operatore),

• collegherà la scansione del documento modificato alla registrazione di protocollo

• consegnerà contemporaneamente il documento cartaceo all’UO destinataria.

• Se occorre, darà copia ad altri uffici non citati.

Articolo 33 Recapito dei documenti agli uffici utente

I documenti informatici ricevuti per via telematica sono resi disponibili agli uffici utente, attraverso il programma di protocollo informatico immediatamente dopo l’operazione di assegnazione.

Le immagini dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono rese disponibili agli uffici utente, attraverso il programma di protocollo informatico, immediatamente dopo l’operazione di scansione.

I documenti ricevuti dall’area organizzativa omogenea su supporto cartaceo, anche se acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner, sono consegnati agli uffici utente di competenza i quali hanno il compito di inserirli nei rispettivi fascicoli e conservarli fino al versamento nell’archivio di deposito.

Il ritiro giornaliero della posta cartacea in arrivo avviene presso l'U.O Protocollo, gestione documentale e archivio, direttamente dal casellario dotato di buchette chiuse a chiave, suddivise per U.O.

I documenti assegnati in copia agli Assessori, al presidente del Consiglio Comunale e ai consiglieri comunali incaricati sono, di norma, trasmessi solo per via telematica con l’utilizzo delle apparecchiature multifunzione, a cura dell’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio, quando esista casella mail dedicata.

SEZIONE VIII

SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

Articolo 34 Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati

I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura protocollo, sono acquisiti, di norma, in formato immagine con l’ausilio di scanner da parte dell'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio. L’elenco delle tipologie di documenti da escludere, o che possono essere esclusi, di norma, dal processo di scansione è allegato al presente Manuale sotto il n. 7.

Articolo 35 Modalità di svolgimento del processo di scansione SOPPRESSO

SEZIONE IX FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 36 Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione

Dal 01/01/2013, con delibera di Giunta Comunale n. 192 del 17/12/2012, sono state adottate le linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dall’Ente. Ai fini della corretta gestione documentale si è implementato il programma di protocollo informatico Iride con la funzionalità “fascicolazione” che ogni ufficio utente è tenuto a utilizzare in modo coerente con la gestione cartacea degli atti.

Considerato che solo l’ufficio utente che si occupa del singolo affare dispone degli elementi necessari per la corretta fascicolazione, l’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio, incaricato della protocollazione in entrata, registra il documento senza alcun collegamento. Successivamente al ricevimento del documento stesso, l’ufficio utente creerà o integrerà il relativo fascicolo.

La modalità di registrazione “in catena” fin qui seguita resta attiva solo per i documenti che fanno parte di procedimenti avviati entro il 31/12/2012 e non ancora conclusi.

Tutti i documenti classificati, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli.

La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di apertura che consente di registrare nel sistema informatico le seguenti informazioni:

❖ voce del titolario di classificazione nell’ambito dei quali il fascicolo si colloca;

❖ numero del fascicolo, generato automaticamente dal sistema informatico;

❖ oggetto del fascicolo;

❖ anno di apertura;

❖ ufficio utente cui è assegnata la relativa pratica;

❖ livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato da sistema (cfr. sezione XV del presente manuale).

Ogni ufficio è incaricato della formazione dei fascicoli di propria competenza.

Il presente articolo si applica, per quanto compatibile, alla gestione di quella parte di documentazione che non viene protocollata, ma che è utile alla formazione del fascicolo. E' pertanto necessario attribuire la stessa classifica del fascicolo al quale si riferisce.

Articolo 37 Processo di formazione dei fascicoli

In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l’ufficio utente:

1. stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica;

2. se si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso:

❖ seleziona il relativo fascicolo;

❖ collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato;

❖ □assicura l’inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio;

3. se dà avvio ad una nuova pratica:

❖ □esegue l’operazione di apertura del fascicolo di cui al precedente articolo 36;

❖ □collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto;

❖ □assicura l’inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio.

Articolo 38 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli

Nel caso si renda necessario modificare la competenza del fascicolo, l’ufficio utente seguirà la procedura prevista nell’applicativo Iride e trasferirà immediatamente il fascicolo cartaceo al nuovo ufficio utente incaricato.

Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di esecuzione.

Articolo 39 Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente

I fascicoli dell’archivio corrente sono formati a cura dei Responsabili di procedimento e conservati, fino al versamento nell’archivio di deposito, presso gli uffici utente cui sono state assegnate le pratiche.

La consegna all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio per l’archiviazione avviene, di norma, nei primi mesi dell’anno solare successivo alla chiusura del fascicolo, previo accordo con la stessa U.O. e si riferisce a fascicoli cartacei debitamente riordinati e depurati da fotocopie e appunti di lavoro di interesse effimero. La documentazione deve essere accompagnata da un elenco riassuntivo del contenuto anche formato con le modalità disponibili nell’applicativo di protocollo informatico.

I fascicoli personali dei dipendenti, anche se già cessati dal servizio, sono conservati presso il presidio di Castel San Xxxxxx Terme dell’Ufficio Personale Associato.

I fascicoli delle pratiche edilizie che riguardano i procedimenti SUE e SUAP sono conservati dalle

U.O. competenti presso i locali a loro disposizione.

SEZIONE X SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 40 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo

I documenti da spedire su supporto cartaceo, dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione, a cura dell’ufficio produttore, sono consegnati in busta chiusa entro le ore 09,00 all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio abilitata alla spedizione, in collaborazione con l’U.O. Comunicazione e sport, mediante diretta collocazione nell’apposita buchetta prevista nel casellario.

E’ necessario comunque conservare una minuta firmata in originale da inserire nel fascicolo.

Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di Protocollo generale.

Per le lettere in uscita gli uffici sono tenuti all’utilizzo dello schema preimpostato (vedi allegato n. 3) allo scopo di uniformare la corrispondenza dell’Ente, di trascrivere le informazioni minime ed invitare i destinatari a rispondere citando i riferimenti della lettera cui si fa riscontro.

Articolo 41 Spedizione dei documenti informatici

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.

Per la spedizione dei documenti informatici l’Amministrazione si avvale del servizio di autenticazione offerto da un certificatore iscritto nell’elenco pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale, ai sensi dell’articolo 27, comma 3, del Testo Unico.

L'ufficio mittente esegue le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura, classificazione e fascicolazione, allega alla registrazione di protocollo i relativi file, eventualmente firmati digitalmente.

L'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio debitamente richiesta, e successivamente solo per la propria corrispondenza anche le altre U.O. abilitate, trasmette i documenti informatici in partenza all'indirizzo elettronico del destinatario, mediante la funzione “e-mail” prevista nel programma di protocollo informatico ed archivia, con le modalità previste, le ricevute elettroniche generate dal sistema.

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull’esistenza o sul contenuto della corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche (cfr. articoli 17, comma 1, del Testo Unico).

MANDATI E REVERSALI

Il mandato di pagamento e la reversale di incasso sono elaborati dal Servizio Bilancio e Programmazione in versione informatica, sono firmati digitalmente dal Responsabile e trasmessi al Tesoriere comunale per gli adempimenti di competenza solo mediante la procedura di flusso informatico.

Trattasi di informazioni primarie ed originali da cui è possibile effettuare riproduzioni e copie. Gli obblighi di conservazione e riproduzione si intendono soddisfatti con il ricorso a soluzioni tecnologiche e procedure conformi alle regole tecniche dettate dall'AIPA ai sensi degli articoli n. 6 e 8 del DPR 445/2000 e ss.mm.ii.

SEZIONE XI

FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 42 Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti

Le fasi della gestione dei documenti ricevuti sono:

a) ricezione (cfr. sezione IV);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V);

c) classificazione (cfr. sezione IV);

d) assegnazione (cfr. sezione VII);

e) scansione, se si tratta di documenti su supporto cartaceo (cfr. sezione VIII);

f) fascicolazione (cfr. sezione IX).

Articolo 43 Flusso di lavorazione dei documenti spediti

Le fasi della gestione dei documenti spediti sono:

a) produzione (cfr. sezione III);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V);

c) classificazione (cfr. sezione VI);

d) fascicolazione (cfr. sezione IX);

e) spedizione (cfr. sezione X).

Articolo 44 Flusso di lavorazione dei documenti interni

Le fasi della gestione dei documenti interni sono :

a) produzione (cfr. sezione III);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V) solo nei casi in cui si renda necessario definirne la data certa;

c) classificazione (cfr. sezione VI);

d) fascicolazione (cfr. sezione IX).

SEZIONE XII

GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

Articolo 45 Comunicazioni informali tra uffici utente

Per comunicazione informale tra uffici utente si intende uno scambio di informazioni, con o senza documenti allegati, del quale non si ritiene necessario tenere traccia in archivio.

Questo genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse per posta elettronica e non interessano il sistema di protocollo informatico.

Articolo 46 Scambio di documenti tra uffici utente

Per scambio di documenti tra uffici utente s’intende una comunicazione, con o senza documenti allegati, di una certa rilevanza ai fini dell’azione amministrativa, della quale si vuole tenere traccia nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui si riferisce.

In questa fase l’Amministrazione non è ancora dotata di un sistema di gestione dei flussi documentali. Contestualmente a tale adozione se ne regolamenterà l’uso.

SEZIONE XIII ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 47 Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei

I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

Le rappresentazioni digitali dei documenti su supporto cartaceo, acquisite con l’ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione.

La convenzione sottoscritta il 28/12/2011 dal Comune di Castel San Xxxxxx Terme e da IBACN Istituto per i beni artistici, culturali e naturali di Bologna regola il rapporto per lo svolgimento della funzione di conservazione sostitutiva dei documenti informatici affidati dall’Ente produttore (Comune di Castel San Xxxxxx Terme) a IBACN e più specificatamente al suo Servizio Polo archivistico regionale, denominato PARER.

L’Amministrazione Comunale versa la propria documentazione a partire dal 01/01/2009 fino al novantesimo giorno precedente la data odierna.

Il PARER ne garantisce la conservazione sostitutiva a norma di legge, la consultazione, la restituzione e l’accesso ai fini amministrativi nei termini previsti dal Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva sottoscritto.

Articolo 48 Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito

All’inizio di ogni anno, gli uffici utente individuano i fascicoli che sono da versare nell’archivio di deposito in quanto relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. Dopo di che li inviano all’archivio di deposito con un’apposita funzione del sistema di protocollo informatico (“termina iter”), curando anche il trasferimento fisico degli eventuali carteggi.

Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.

Il responsabile cura la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.

Prima di trasmettere fisicamente un fascicolo agli atti, l’ufficio competente che l’ha in carico è tenuto ad effettuarne un accurato controllo (eliminando eventuali fotocopie), per verificare che siano effettivamente presenti tutti i documenti pertinenti alla pratica in oggetto e descritti nell’elenco riassuntivo che lo accompagna: l'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio riceverà agli atti soltanto i fascicoli con materiale ordinato e completo.

In caso di mancanza di uno o più documenti, una volta risultati vani i tentativi di recuperarli, il Dirigente o il Responsabile del procedimento si assume la responsabilità della trasmissione agli atti, dichiarando ufficialmente l’incompletezza del fascicolo.

Il passaggio delle carte all’archivio di deposito spetta all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio, che deve effettuare un ulteriore controllo del materiale proposto all’archiviazione. Se in questa sede il fascicolo risulta mancante di uno o più documenti ovvero incoerente per qualche ragione, senza che ne sia stata fatta esplicita dichiarazione, l'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio lo restituisce all’ufficio responsabile della messa agli atti, affinché provveda a sanare la situazione.

Gli uffici comunali possono richiedere in ogni momento all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio, per motivi di consultazione, fascicoli mandati agli atti. Dei fascicoli prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia (temporanea), fino al momento della loro restituzione.

Articolo 49 Archiviazione ottica

Il responsabile, valutando i costi e i benefici connessi e i tempi più opportuni può decidere di effettuare l’operazione di archiviazione su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo, in conformità alle disposizioni normative vigenti.

In questa fase l’Amministrazione non è ancora dotata di un sistema di archiviazione ottica. Contestualmente a tale adozione se ne regolamenterà l’uso.

Articolo 50 Selezione e scarto archivistico

Come già precisato nell’art. 29, l’Amministrazione Comunale intende conservare in maniera ordinata e organica tutti i documenti, rinviando a tempi successivi l’adozione di un massimario di scarto e la conseguente eliminazione di documenti non più utili ai fini archivistici e storici, eventualmente anche avvalendosi di collaborazioni esterne specializzate.

GESTIONE DEI PROCEDIMENTI

Articolo 51 Catalogo delle attività e dei prodotti

Le competenze e i principali procedimenti in capo ad ogni ufficio con l’individuazione del responsabile sono elencati nell’allegato n. 6. Tali individuazioni sono state effettuate in base al criterio di prima assegnazione del documento in entrata.

La Giunta Comunale, con proprio atto n. 144 del 01/10/2012 recante “Provvedimenti in materia di conclusione del procedimento amministrativo”, ha ritenuto superato dall’allegato n. 6 del Manuale di gestione protocollo e archivio l’elenco dei procedimenti approvato con deliberazione di Giunta Comunale n. 108 del 30/06/2010 recante “Aggiornamento elenco dei procedimenti ex art. 6 del vigente Regolamento comunale sull’attività, i procedimenti amministrativi, l’accesso, la tutela della riservatezza e il trattamento dei dati personali”.

Preso atto che il Decreto Legislativo n. 33 del 14/03/2013 all’art. 35 prevede gli obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l’acquisizione d’ufficio dei dati, questo Ente si è dotato di un portale per l’amministrazione trasparente all’interno del quale, nella sezione “attività e procedimenti” / “tipologie di procedimento”, sono contenute le schede dettagliate delle tipologie di procedimento come richieste dalla normativa sopracitata.

Con la citata deliberazione di Giunta Comunale n. 144 del 01/10/2012 è stata definita la procedura da seguire in caso di mancata o tardiva emanazione dei provvedimenti con attribuzione del potere sostitutivo in caso di inerzia.

L’art. 5 del Decreto Legislativo n. 33 del 14/03/2013 fissa la procedura per l’accesso civico in caso di omessa pubblicazione del documento, informazione o del dato richiesto sul portale dell’Amministrazione trasparente.

In presenza di richiesta di intervento sostitutivo, il funzionario incaricato che la riceve la protocolla agli atti del Comune, la assegna alla competenza del Dirigente interessato e alla visione del Segretario Generale, del Sindaco e dell’Assessore delegato per materia, quindi la trasmette in base alle procedure consuete.

ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 52 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’area organizzativa omogenea

La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili e password.

L’operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema.

In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne determina anche il livello di riservatezza.

Per quanto concerne i documenti sottratti all’accesso, si rinvia allo specifico Regolamento per la disciplina del procedimento amministrativo e dell’accesso agli atti e ai documenti amministrativi.

I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello standard applicato automaticamente e le relative abilitazioni all’accesso interno alle informazioni documentali sono riportati nell’allegato n. 2.

Articolo 53 Accesso esterno

L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti esterni non è consentito.

Articolo 54 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni

Al momento l’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre pubbliche amministrazioni non è consentito.

FUNZIONALITA’ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 55 Procedura informatica

La procedura informatica funzionale e tecnica del sistema di gestione informatica utilizzato dall’Amministrazione è denominata IRIDE WEB.

Essa assicura le seguenti funzionalità:

❖ le misure di sicurezza di cui all’articolo 7, commi 2, 3 e 4, del DPCM 31 ottobre 2000;

❖ □le misure tecniche ed organizzative atte a garantire la non modificabilità delle registrazioni di protocollo;

❖ □le misure tecniche ed organizzative che assicurano la contemporaneità delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo;

❖ □le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di registrazione;

❖ □la funzione di recupero dei dati registrati sul protocollo di emergenza;

❖ □le modalità di trasmissione e registrazione di documenti informatici;

❖ □il calcolo dell’impronta dei documenti informatici;

❖ □la segnatura di protocollo dei documenti di cui agli articoli 9,18 e 19 del DPCM 31 ottobre 2000;

❖ □il sistema operativo utilizzato per la gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 7, comma 1 e 6, del DPCM 31 ottobre 2000;

❖ □le funzionalità per lo scambio di documenti informatici tra uffici utente;

❖ □le modalità di utilizzo delle funzioni del sistema.

SEZIONE XVII

NORME FINALI E TRANSITORIE

Articolo 56 Modalità di aggiornamento e comunicazione del manuale

Il presente manuale sarà aggiornato ogni qualvolta si renderà necessario a seguito di modifiche normative e/o procedurali che incidano sul suo contenuto. Di norma sarà periodicamente

revisionato e, se dovesse occorrere, si procederà alla sua modifica con effetto possibilmente a partire dal 1° gennaio di ogni anno solare.

Dopo la sua approvazione, il testo sarà reso noto mediante pubblicazione sul sito Internet dell’Amministrazione e della sua pubblicazione sarà data notizia all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni per l’aggiornamento delle informazioni reperibili in rete.

I cittadini interessati potranno prenderne visione e chiederne copia all’U.O. Sportello Cittadino dell’Amministrazione.

Articolo 57 Norme finali

Il presente manuale è adottato nel rispetto delle vigenti norme legislative, delle disposizioni AIPA/CNIPA e dei regolamenti comunali tra i quali si richiamano in particolare:

❖ D.P.C.M. 31/10/2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. 20/10/1998, n. 428”

❖ D.P.R. 28/12/2000, 445 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” e ss.mm.ii,

❖ D. Lgs. 30/06/2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”,

❖ D. Lgs. 22/01/2004, n. 42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi della legge 06/07/2002, n. 137”,

❖ Deliberazione CNIPA 19/02/2004, n. 11/94 “Regole tecniche per riproduzione e conservazione documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali – art. 6, commi 1 e 2, del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445/2000 e ss.mm.ii.”,

❖ D. Lgs. 11/02/2005, n. 68 “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’art. 27 L. 16/01/2003 n. 3”,

❖ Decreto legislativo 07/03/2005, N. 82 “Codice dell'Amministrazione Digitale”, come sostituito dal Decreto Legislativo 30/12/2010 n. 235 “Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69”,

❖ Direttiva 18/11/2005 Presidenza del Consiglio dei Ministri “Linee guida per la Pubblica Amministrazione Digitale”,

❖ Deliberazione CNIPA n. 45 del 21/05/2009 “Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico”,

❖ Determinazione commissariale n. 69 del 28/07/2010 “Modifiche alla deliberazione 21/05/2009, n. 45 del CNIPA recante “Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico””,

❖ Regolamento sull’attività, i procedimenti amministrativi, l’accesso, la tutela della riservatezza e il trattamento dei dati personali” approvato con deliberazione di Consiglio Comunale n. 36 del 18/03/2004 e ss. mm. ed ii., ultima delle quali con deliberazione di Giunta Comunale n. 108 del 30/06/2010 e aggiornato, per quanto riguarda l’elenco dei procedimenti, dall’allegato n. 6 del Manuale di gestione protocollo e archivio a sua volta aggiornato con deliberazione di Giunta Comunale n. 21 del 28/02/2013,

❖ Deliberazione di Giunta Comunale n. 144 del 01/10/2012 recante “Provvedimenti in materia di conclusione del procedimento amministrativo”

❖ Linee guida per la corretta tenuta della documentazione da parte di Solaris Srl approvate con deliberazione di Giunta Comunale n. 218 del 29/12/2011,

❖ Conferimento al Nuovo Circondario Imolese di funzioni comunali in materia di tributi e gestione delle risorse umane (deliberazione di Consiglio Comunale n. 150 del 24/11/2011), approvazione della procedura di protocollazione per le gestioni associate (deliberazione di Giunta Comunale n. 6 del 16/01/2012), conferimento al Nuovo Circondario Imolese di funzioni comunali in materia di servizi informatici e telematici (SIA) con deliberazione di Consiglio Comunale n. 70 del 26/07/2012, gestione associata di attività della Polizia Municipale: disciplina (deliberazione di Giunta Comunale n. 26 del 28/02/2013),

❖ Decreto Legge 22/06/2012 n. 83 recante “Misure urgenti per la crescita del Paese” convertito con modifiche in Legge 07/08/2012 n. 134 in materia di amministrazione aperta, istituzione Agenzia per l’Italia digitale, misure urgenti per l’agenda digitale e la trasparenza nella Pubblica Amministrazione,

❖ DECRETO LEGISLATIVO 14 marzo 2013 n. 33 recante “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”,

❖ Convenzione sottoscritta il 28/12/2011 dal Comune di Castel San Xxxxxx Terme e da IBACN Istituto per i beni artistici, culturali e naturali di Bologna e più specificatamente al suo Servizio Polo archivistico regionale denominato PARER e successivo Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti informatici,

❖ Decreto Legge 24/04/2014 n. 66 recante “Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale” convertito con modifiche dalla Legge 23/06/2014 n. 89.

Manuale di gestione protocollo e archivio

Organigramma

del Comune di Castel San Xxxxxx Terme

Allegato n. 1

GIUNTA / SINDACO

Staff di Segreteria

XXX Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxx

Segretario Generale

Xxxxxxxxxx Xxxxxx

Area Servizi al Territorio

Dir. Xxxxxxxxxx Xxxxx

AREA SERVIZI

XXXXXXXXXXXXX

Xxxxxx Xxxxxxxxxx A.I.

Servizio Polizia Municipale

APO Xxxxxxxxx Xxxxxxx

Servizio Edilizia Urbanistica e

Territorio

APO Xxxxxxx Xxxxxx

Servizio Opere Pubbliche

APO Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

Servizio Economia del

Territorio

APO Xxxxxxxx Xxxx

Servizi Amministrativi

APO Xxxxxxx Xxxxxx

Servizio Affari Generali

APO Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx

Servizio Bilancio e

Programmazione

XXX Xxxxxxxxx Xxxxxxx

Servizio Contratti e Affari

Legali

APO Dagustin Xxxxxxx

Servizi al cittadino

APO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Servizio Organizzazione e

Controlli

APO Xxxxxxxxx Xxxxxx

Servizi Educativi e Scolastici

APO Xxxxxx Xxxxx

U.O. Vice Comandante

RUO Xxxxxxxx Xxxxxxxx

U.O. Sicurezza e Territorio

XXX Xxxxx Xxxxxxxx

U.O. Edilizia e Urbanistica

XXX Xxxxxxxx Xxxxxxxx

U.O Progettazione

RUO Xxxxxxxxx Xxxxx

U.O. Attività economiche e

produttive / Cultura e Turismo

U.O. Servizi Amministrativi

Edilizia e Opere Pubbliche

U.O. Segreteria

U.O. Ragioneria e Finanza

XXX Xxxxxxx Xxxxx

U.O. Contratti e Affari Legali

U.O. Comunicazione e Sport

RUO Xxxxxx Xxxxx

U.O. Organizzazione

U.O. Infanzia e sostegno alla

genitorialità

Ambiente e tutela del

paesaggio

XXX Xxxxx Xxxxxxx

U.O. Manutenzioni Servizi

Pubblici

XXX Xxxxx Xxxxx

U.O. Polizia Amministrativa,

Sanitaria e Veterinaria

XXX Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx

U.O. Sportello Unico edilizia e

attivita produttive

U.O. Stato Civile, Leva, Polizia

Mortuaria

XXX Xxxxxxx Xxxxxxx

U.O. Acquisti e Gestione

Patrimonio

U.O. Sportello Cittadino

XXX Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx

U.O. Controlli

U.O. Scuola e Diritto allo

studio

XXX Xxxxx Xxxxxxxxx

U.O. Comunicazione e

Commercio

XXX Xxxxx Xxxxxxxxx

U.O. Servizi anagrafici,

elettorali, Statistica e Censimenti

XXX Xxxxxxxxxx Xxxxxxx

U.O. Programmazione e

Controllo

XXX Xxxxxxxx Xxxxxx

U.O. Protocollo, Gestione

Documentale e Archivio

XXX Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx

U.O. Xxxxxxx Xxxxxxx e

contenzioso edilizia

XXX Xxxxxx Xxxxxxxxxx

U.O. Biblioteche

RUO La Faci Dorotea

Manuale di gestione protocollo e archivio

Abilitazioni all’utilizzo del sistema di gestione informatica dei documenti (livelli di accesso)

Allegato n. 2

CRITERI DI ATTRIBUZIONE DELLE ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

TUTTO IL PERSONALE è abilitato a vedere tutte le registrazioni di protocollo con la sola eccezione dei documenti che riguardano il Servizio Polizia Municipale.

Ai DIRIGENTI, ai RESPONSABILI DI SERVIZIO e al COMANDANTE

Protocollare in uscita,

gestire le scrivanie delle U.O. nell’ambito della propria area.

Ai RUO RESPONSABILI DI UNITA’ OPERATIVA e agli OPERATORI delle singole Unità Operative

Protocollare in uscita,

gestire le scrivanie delle U.O. nell’ambito del proprio servizio.

CASI PARTICOLARI

GIUNTA COMUNALE, SEGRETARIO COMUNALE, PRESIDENTE CONSIGLIO COMUNALE e CONSIGLIERI COMUNALI INCARICATI DAL SINDACO

Hanno solo la possibilità di vedere tutto.

STAFF DI SEGRETERIA

Il personale dell’U.O., oltre alle abilitazioni standard, può gestire le scrivanie del Sindaco, degli Assessori e dei consiglieri comunali incaricati.

POLIZIA MUNICIPALE

Per il momento la protocollazione in entrata e in uscita è centralizzata all’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio.

In fase di estensione dell’attività, l’abilitazione sarà assegnata inizialmente solo al Comandante ed ai Responsabili di Unità Operativa con possibilità di protocollare anche in entrata i soli documenti che riguardano il proprio servizio. Ad operatori individuati dai RUO potrà essere data la possibilità di vedere il proprio servizio, protocollare in uscita ed in entrata e gestire le scrivanie delle U.O. nell’ambito del proprio servizio.

SEGRETERIA AFFARI ISTITUZIONALI

Agli operatori individuati dal Responsabile del Servizio, oltre alle abilitazioni standard, è data la possibilità di protocollare in entrata ed in uscita in supporto all’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio.

STATO CIVILE, LEVA E POLIZIA MORTUARIA

Il personale dell’U.O., oltre alle abilitazioni standard, è abilitato a protocollare in entrata solo gli atti di competenza della propria U.O.

COMUNICAZIONE E SPORT

Al personale dell’U.O., oltre alle abilitazioni standard, è data la possibilità di protocollare in entrata ed in uscita in supporto alle U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio e Sportello Cittadino. All’addetto stampa è data la possibilità di protocollare in uscita in supporto allo Staff di segreteria.

SPORTELLO CITTADINO

Al personale dell’U.O., oltre alle abilitazioni standard, è data la possibilità di protocollare in entrata ed in uscita in supporto alle U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio e Comunicazione e sport.

PROTOCOLLO, GESTIONE DOCUMENTALE E ARCHIVIO

A tutto il personale dell’U.O. è data la possibilità di protocollare in entrata ed in uscita, modificare tutte le registrazioni nel rispetto delle norme e gestire le scrivanie delle U.O. nell’ambito del proprio servizio.

Considerato che gli operatori delle singole U.O. possono gestire solo le scrivanie delle U.O. nell’ambito del proprio servizio, ai fini della corretta gestione documentale, il RUO dell’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio ha la facoltà di gestire le scrivanie proprie dei singoli servizi, altrimenti inaccessibili (ad es. 60000, 90000 ecc.) nonché la scrivania del Servizio Polizia Municipale fino alla raggiunta autonomia del personale incaricato.

ECONOMIA DEL TERRITORIO

Il personale dell’U.O., oltre alle abilitazioni standard, sarà progressivamente abilitato a protocollare in entrata solo gli atti di competenza del proprio servizio.

SERVIZI AMMINISTRATIVI - AREA SERVIZI PER IL TERRITORIO

Il Responsabile di Servizio ha la possibilità di accedere alla scrivania del dirigente ed ha le stesse abilitazioni del dirigente (protocollare in uscita, gestire le scrivanie delle U.O. nell’ambito della propria area).

Il personale del Servizio, oltre alle abilitazioni standard, protocolla in uscita e accede alle scrivanie di tutta l’area, ad esclusione di quanto di competenza del Servizio Economia del Territorio che se ne occupa direttamente.

DIPENDENTI A TEMPO DETERMINATO presso i diversi servizi

Possono essere dotati delle stesse possibilità degli operatori del Servizio presso il quale lavorano a condizione che il RUO/Responsabile richieda l’assegnazione della password per iscritto (anche via mail) al Responsabile dell’U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio e in copia al SIA Sistemi Informativi Associati, comunicando la scadenza del periodo di assunzione e, quindi, la validità della password.

AREA

cod.

SERVIZIO

cod.

UNITA' OPERATIVA

cod.

QUALIFICA

NOMINATIVI

cod.

VEDERE TUTTO

PROTOCOLLARE

GESTIRE SCRIVANIE

ENTRATA

USCITA

PROPRIA AREA

PROPRIO SERVIZIO

PROPRIA U.O.

PROTOCOLLO RISERVATO

Segretario comunale

Xxxxxxxxxx Xxxxxx

GESTIONE CARTACEA fino a nuova disposizione

SINDACO E GIUNTA COMUNALE

20000

Sindaco

Xxxxx Xxxxxx

20021

XX

vicesindaco

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

20022

XX

assessore

Xxxxxxxxxx Xxxx Xxxx

20023

XX

assessore

Xxxxx Xxxxx

20024

XX

assessore

Xxxxxxx Xxxxxxxxx

20025

XX

assessore

Xxxxx Xxxxxxxx

20026

XX

STAFF DI SEGRETERIA

24000

STAFF DI SEGRETERIA

24000

RUO

Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxx

24001

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxxxx Xxxxx

XX

XX

XX

POLIZIA MUNICIPALE

25000

POLIZIA MUNICIPALE

25000

Comandante

Xxxxxxxxx Xxxxxxx

25002

XX

XX

XX

XX

XXXXXXXXXXXXXX

00000

RUO

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

25101

XX

XX

XX

XX

COMUNICAZIONE E COMMERCIO

25200

XXX

Xxxxx Xxxxxxxxx

25201

XX

XX

XX

XX

UFFICIO VERBALI E CONTENZIOSO - EDILIZIA

25300

RUO

Xxxxxx Xxxxxxxxxx

25301

XX

XX

XX

XX

SICUREZZA E TERRITORIO

25400

RUO

Xxxxx Xxxxxxxx

00000

XX

XX

XX

XX

PRESIDENTE CONSIGLIO COMUNALE

30000

XX

CONSIGLIERI COMUNALI INCARICATI DAL SINDACO

35000

SPORT : RAPPORTI CON SOCIETA' SPORTIVE CONNESSI A GESTIONE STRUTTURE ESISTENTI; COORDINAMENTO ASPETTI SPORTIVI IN NUOVI INSEDIAMENTI

XXXXX XXXXXX

35010

XX

LAVORI PUBBLICI : VALUTAZIONE FABBISOGNI SEGNALATI DAI CITTADINI; VERIFICA E CONTROLLO TEMPI ATTUAZIONE E MODALITA' INTERVENTI PROGRAMMATI

XXXXXX XXXXXXX

35020

XX

SEGRETARIO GENERALE

40000

Xxxxxxxxxx Xxxxxx

XX

AREA

cod.

SERVIZIO

cod.

UNITA' OPERATIVA

cod.

QUALIFICA

NOMINATIVI

cod.

VEDERE TUTTO

PROTOCOLLARE

GESTIRE SCRIVANIE

ENTRATA

USCITA

PROPRIA AREA

PROPRIO SERVIZIO

PROPRIA U.O.

AREA SERVIZI AMMINISTRAT IVI

90000

Dirigente ad interim

Xxxxxxxxxx Xxxxxx

90001

XX

XX

XX

AFFARI GENERALI

91000

P.O.

Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx

91001

XX

XX

XX

XX

SEGRETERIA AFFARI ISTITUZIONALI

91100

RUO

operatore

Xxxxxxx Xxxxx

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxx Xxxxxxx

XX

XX

XX

STATO CIVILE, LEVA E POLIZIA MORTUARIA

91200

RUO

Xxxxxxx Xxxxxxx

91201

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

XX

SERVIZI ANAGRAFICI, ELETTORALI, STATISTICA E CENSIMENTI

91300

RUO

Xxxxxxxxxx Xxxxxxx

91301

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxxx Xxxxx Concepita

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxx Xxxxxx

XX

XX

XX

BIBLIOTECHE

91400

RUO

La Faci Dorotea

91401

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxxx Xxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

XX

XX

XX

operatore

Di Caprera Immacolata

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxx Xxxxxx

XX

XX

XX

AREA

cod.

SERVIZIO

cod.

UNITA' OPERATIVA

cod.

QUALIFICA

NOMINATIVI

cod.

VEDERE TUTTO

PROTOCOLLARE

GESTIRE SCRIVANIE

ENTRATA

USCITA

PROPRIA AREA

PROPRIO SERVIZIO

PROPRIA U.O.

segue: AREA SERVIZI AMMINISTRAT IVI

segue: 00000

XXXXXXXX X XXXXXXXXXXXX XX

00000

X.X.

Xxxxxxxxx Xxxxxxx

00000

XX

XX

XX

RAGIONERIA E FINANZA

92100

RUO

Xxxxxxx Xxxxx

92101

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxx Xxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxx Xxxxxxx

XX

XX

XX

PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO

92200

RUO

Xxxxxxxx Xxxxxx

92201

XX

XX

XX

ACQUISTI E GESTIONE PATRIMONIO

92300

RUO

operatore

Becca Tiziana

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxx Xxxx

XX

XX

XX

CONTRATTI E AFFARI LEGALI

93000

P.O.

Xxxxxxxx Xxxxxxx

93001

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxx Xxxxxxxxxx

XX

XX

XX

XXXXXXX XX XXXXXXXXX

00000

X.X.

Xxxxxxxx Xxxxxxx

00000

XX

XX

XX

XX

COMUNICAZIONE E SPORT

94100

RUO

Xxxxxx Xxxxx

94101

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxx Xxxxxxx

XX

XX

XX

XX

operatore

Voci Gemma

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

operatore

Xxxxx Xxxxx

XXXXXXXXX CITTADINO

94200

XXX

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx

94201

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxx Xxxxxxxxx

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxx Xxxxxx

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxxx Xxxxx

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxxx Xxxxxxx

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxx Xxxxxxx

XX

XX

XX

XX

PROTOCOLLO, GESTIONE DOCUMENTALE E ARCHIVIO

94300

XXX

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx

94301

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxx Xxxxxx

XX

XX

XX

XX

AREA

cod.

SERVIZIO

cod.

UNITA' OPERATIVA

cod.

QUALIFICA

NOMINATIVI

cod.

VEDERE TUTTO

PROTOCOLLARE

GESTIRE SCRIVANIE

ENTRATA

USCITA

PROPRIA AREA

PROPRIO SERVIZIO

PROPRIA U.O.

segue: AREA SERVIZI AMMINISTRAT IVI

segue: 90000

ORGANIZZAZIONE E CONTROLLI

95000

P.O.

Xxxxxxxxx Xxxxxx

95001

XX

XX

XX

ORGANIZZAZIONE

95100

operatore

Xxxxxxx Xxxxxxx

XX

XX

XX

CONTROLLI

95200

SERVIZI EDUCATIVI E SCOLASTICI

96000

P.O.

Xxxxxx Xxxxx

96001

XX

XX

XX

INFANZIA E SOSTEGNO ALLA GENITORIALITA'

96100

RUO

pedagogista

Xxxxxxxxx Xxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

SCUOLA E DIRITTO ALLO STUDIO

96200

RUO

Xxxxx Xxxxxxxxx

96201

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxx Xxxxx

XX

XX

XX

AREA

cod.

SERVIZIO

cod.

UNITA' OPERATIVA

cod.

QUALIFICA

NOMINATIVI

cod.

VEDERE TUTTO

PROTOCOLLARE

GESTIRE SCRIVANIE

ENTRATA

USCITA

PROPRIA AREA

PROPRIO SERVIZIO

PROPRIA U.O.

SERVIZI AL TERRITORIO

60000

Dirigente

Xxxxxxxxxx Xxxxx

60001

XX

XX

XX

EDILIZIA URBANISTICA E TERRITORIO

65000

P.O.

Xxxxxxx Xxxxxx

65001

XX

XX

XX

EDILIZIA E URBANISTICA

65100

RUO

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

00000

XX

XX

XX

operatore

Mega Xxxxxxx

XX

XX

XX

AMBIENTE E TUTELA DEL PAESAGGIO

65200

RUO

Xxxxx Xxxxxxx

65201

XX

XX

XX

operatore

Xxxxx Xxxxx Rosa

XX

XX

XX

OPERE PUBBLICHE

66000

P.O.

Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

00000

XX

XX

XX

PROGETTAZIONE

66100

RUO

Xxxxxxxxx Xxxxx

66101

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxxx Xxxxx

XX

XX

XX

MANUTENZIONI SERVIZI PUBBLICI

66200

RUO

Xxxxx Xxxxx

66201

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxx Xxxxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxxx Xxxxxxx

operatore

Xxxxxxxxxx Xxxxx

XX

XX

XX

ECONOMIA DEL TERRITORIO

67000

P.O.

Xxxxxxxx Xxxx

67001

XX

XX

XX

XX

ATTIVITA' ECONOMICHE E PRODUTTIVE - CULTURA E TURISMO

67300

RUO

operatore

Xxxxxxxx Xxxxxxx

XX

XX

XX

XX

operatore

Castagnini Catia

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxx Xxxxx

XX

XX

XX

XX

operatore

Xxxxx Xxxxxxx

POLIZIA AMMINISTRATIVA, SANITARIA E VETERINARIA

67400

RUO

Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx

67401

XX

XX

XX

XX

operatore

Ciommi Giada

XX

XX

XX

XX

AREA

cod.

SERVIZIO

cod.

UNITA' OPERATIVA

cod.

QUALIFICA

NOMINATIVI

cod.

VEDERE TUTTO

PROTOCOLLARE

GESTIRE SCRIVANIE

ENTRATA

USCITA

PROPRIA AREA

PROPRIO SERVIZIO

PROPRIA U.O.

segue: SERVIZI AL TERRITORIO

segue: 60000

SERVIZI AMMINISTRATIVI

68000

X.X.

Xxxxxxx Xxxxxx

00000

XX

XX

XX

SERVIZI AMMINISTRATIVI EDILIZIA-URBANISTICA E OPERE PUBBLICHE

68100

RUO

operatore

Xxxx Xxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxx Xxxxxxx

XX

XX

XX

SPORTELLO UNICO EDILIZIA E ATTIVITA' PRODUTTIVE

68200

RUO

operatore

Degli Esposti Simona

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

GESTIONI ASSOCIATE NCI NUOVO CIRCONDARIO IMOLESE

80000

Dirigente ad interim

Xxxxxxxxxx Xxxxxx

80002

XX

XX

XX

TRIBUTI

81000

UFF. TRIBUTI ASSOCIATO XXXXXX X. XXXXXX XXXXX

00000

X.X.

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

81101

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxxx Xxxxxx

XX

XX

XX

PERSONALE

82000

UFF. PERSONALE ASSOCIATO XXXXXX X. XXXXXX XXXXX

00000

operatore

Xxxxxxxxx Xxxxxx

XX

XX

XX

operatore

Xxxxxxx Xxxxxxx

XX

XX

XX

SIA SISTEMI INFORMATIVI ASSOCIATI

83000

SIA XXXXXX X. XXXXXX XXXXX

00000

operatore

Xxxxx Xxxxxxxx

XX

XX

XX

Manuale di gestione protocollo e archivio

Schema lettera in uscita

Allegato n. 3

Agg. 01/03/2012 Schema lettera in xxxxxx

Xxxxxx xx Xxxxxx Xxx Xxxxxx Xxxxx
XXXX              Servizio/U.O.           _	Xxxxxx XX Xxxxxxxxx x. 0 - 00000 Xxxxxx Xxx Xxxxxx Xxxxx Xxx. 000/0000000 – Fax 051/6954141 Indirizzo istituzionale di posta elettronica: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx Posta elettronica certificata: xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxxxxx.xx.xx

/__ Castel S. Xxxxxx Terme,

Prot. n.          /    

Da citare sempre nella risposta

Nostro rif. precedente prot. N.     

A:

Oggetto: .

Distintamente.

Allegati:

Nome del file:

Manuale di gestione protocollo e archivio

Documenti che possono non essere protocollati

Allegato n. 4

DOCUMENTI CHE POSSONO NON ESSERE PROTOCOLLATI

Le seguenti tipologie di documenti possono non essere protocollate indipendentemente dal loro supporto (cartaceo o informatico) e dalla loro modalità di trasmissione:

1. Pubblicazioni:

✓ Gazzette ufficiali

✓ Bollettini ufficiali di Amministrazioni pubbliche

✓ Notiziari di Amministrazioni pubbliche

✓ Giornali

✓ Riviste

✓ Libri

✓ Pubblicazioni varie anche con lettera informale di accompagnamento

2. Note di ricezione:

✓ Note di ricezione di circolari

✓ Note di ricezione di altre disposizioni

3. Materiali statistici

4. Atti preparatori interni e corrispondenza interna tra gli uffici (richiesta pareri, valutazioni…)

5. Materiali pubblicitari

6. Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi

7. Certificati e affini

✓ Certificazioni anagrafiche rilasciate direttamente al richiedente

8. Documenti di occasione, di interesse effimero:

✓ Ringraziamenti

✓ Richieste di appuntamenti con il Sindaco

✓ Congratulazioni varie

✓ Condoglianze

✓ Messaggi di auguri

✓ Corsi di formazione

9. Presentazione di aziende fornitrici di beni e servizi che non richiedano l'iscrizione in albo fornitori

10. Documenti soggetti, direttamente o indirettamente, a registrazione particolare del Comune:

Segreteria Affari Istituzionali

✓ Deliberazioni del Consiglio Comunale

✓ Deliberazioni della Giunta Comunale

✓ Determinazioni dirigenziali Stato civile, leva e polizia mortuaria

✓ Documentazione relativa a istruzione e formazione elenco preparatorio della leva militare

✓ Documenti per la gestione dei ruoli matricolari

✓ Documenti per la gestione elenco preparatorio lista di leva (corrispondenza tra comuni)

✓ Richiesta da altri Comuni di copia integrale atto di nascita per pubblicazione di matrimonio

✓ Richiesta da altri Comuni di certificato di nascita per iscrizione anagrafica e/o elettorale

✓ Richiesta ed assicurazione di trascrizione di atti di stato civile tra Comuni competenti

✓ Annotazione su atti di stato civile: proposte di altri Comuni e richieste ad altri Comuni

✓ Verbale di cremazione cadaveri e resti mortali

✓ Comunicazioni provenienti da altri Comuni di avvenuto rilascio di autorizzazioni al trasporto di cadaveri e ceneri

Servizi anagrafici, elettorali, statistica e censimenti

✓ Mod. APR/4

✓ Cartellini pensioni INPS (mod. IVS 8…) Ragioneria e finanza

✓ Mandati, impegni, reversali Acquisti e gestione patrimonio

✓ Buoni d’ordine e buoni economali Contratti e affari legali

✓ Contratti Comunicazione e sport

✓ Richieste di notifiche da parte di altri enti

✓ Comunicazione di cessione di fabbricato Polizia amministrativa, sanitaria e veterinaria

✓ Convenzioni per occupazioni temporanee di suolo pubblico

✓ Concessioni permanenti per occupazioni suolo pubblico Gestioni Associate NCI Nuovo Circondario Imolese - Tributi

✓ Dichiarazioni e comunicazioni ICI e IMU

✓ Dichiarazione sostitutiva di certificazione per ottenere detrazione o esenzione ICI e IMU

✓ Dichiarazioni ai fini dell’imposta sulla pubblicità e sulle affissioni

11. Documenti informatici ricevuti o inviati nell’ambito di sistemi dedicati allo scambio o alla consultazione di dati:

✓ Comunicazioni di variazioni anagrafica mediante SAIA Sistema Accesso Interscambio Anagrafico a:

▪ Anagrafe Tributaria

▪ INA Indice Nazionale Anagrafi

▪ INPS

▪ MCTC Motorizzazione Civile …

▪ Statistiche demografiche mensili tramite sistema telematico ISTATEL

12. Altri documenti

Tutti i servizi

✓ Richieste e consensi sulle informative privacy Polizia Municipale

✓ Notizie di reato

✓ Atti e comunicazioni connessi all’attività di polizia giudiziaria

✓ Comunicazioni connesse a verbali per infrazioni al Codice della Strada

✓ Solleciti di pagamento informali per infrazioni al Codice della Strada

✓ Trasmissione di documenti ritirati per infrazioni al Codice della Strada Segreteria Affari Istituzionali

✓ Convocazione della Giunta Comunale

✓ Attestazioni di partecipazione dei consiglieri al Consiglio Comunale

✓ Documentazione connessa a presentazione liste di candidati alla carica di sindaco e di consigliere comunale

Servizi anagrafici, elettorali, statistica e censimenti

✓ Richiesta di certificati anagrafici

✓ Fascicoli elettorali Biblioteche

✓ Lettere di accompagnamento di libri e/o riviste in dono Ragioneria e finanza

✓ Lettere accompagnatorie di fatture

✓ Lettere di sollecito per pagamenti

✓ Comunicazioni di accredito su ccp

✓ Comunicazioni dei fornitori su modalità di pagamento Contratti e affari legali

✓ Richiesta previsione di spesa per pubblicazione di avvisi e bandi di gara e relativi preventivi

✓ Corrispondenza informale con notai, avvocati e professionisti incaricati concernente solleciti, richieste copia di atti, stato delle pratiche

Comunicazione e sport

✓ Variazione recapiti telefonici e indirizzi di enti vari Servizi educativi e scolastici

✓ Domande di iscrizione alla ludoteca Polizia amministrativa, sanitaria e veterinaria

✓ Comunicazioni in entrata con esito verifica requisiti soggettivi effettuate su casellario giudiziale, carichi pendenti, antimafia e anticrimine

✓ Corrispondenza connessa ad anagrafe canina (escluso comunicazioni di restituzione di cani al Comune)

Ufficio Personale Associato

✓ Permessi, ferie, missioni

Manuale di gestione protocollo e archivio

Piano di conservazione dell’archivio (titolario di classificazione)

Allegato n. 5

TITOLO	CATEGORIA	CLASSE	DESCRIZIONE
1 AMMINISTRAZIONE GENERALE
1	1 LEGISLAZIONE E CIRCOLARI ESPLICATIVE
1	1	1	Legislazione e circolari esplicative
1	2 DENOMINAZIONE, TERRITORIO E CONFINI, CIRCOSCRIZIONI DI DECENTRAMENTO, TOPONOMASTICA
1	2	1	Denominazione
1	2	2	Territorio e confini, circoscrizioni di decentramento
1	2	3	Toponomastica
1	3 STATUTO
1	3	1	Statuto
1	4 REGOLAMENTI
1	4	1	Regolamenti
1	5 STEMMA, GONFALONE, SIGILLO
1	5	1	Stemma, gonfalone, sigillo, emblema
1	6 ARCHIVIO GENERALE
1	6	1	Archivio generale, scarto degli atti, protocollo
1	6	2	Albo pretorio, notifiche
1	6	3	Archivio storico
1	6	4	Accesso ai documenti amministrativi
1	7 SISTEMA INFORMATIVO
1	7	1	Ufficio statistico comunale
1	7	2	Informatizzazione e servizi CED
1	8 INFORMAZIONI E RELAZIONI CON IL PUBBLICO
1	8	1	Informazione, URP
1	9 POLITICA DEL PERSONALE, ORDINAMENTO DEGLI UFFICI E DEI SERVIZI
1	9	1	Politica del personale
1	9	2	Ordinamento di uffici e servizi
1	9	3	Armonizzazione orari con attività del territorio
1	10 RELAZIONI CON LE ORGANIZZAZIONI SINDACALI E DI RAPPRESENTANZA DEL PERSONALE
1	10	1	Rapporti con organizzazioni sindacali e rappresentanze del personale
1	11 CONTROLLI ESTERNI
1	11	1	Controlli esterni
1	12 EDITORIA E ATTIVITA INFORMATIVO-PROMOZIONALE INTERNA ED ESTERNA
1	12	1	Ufficio stampa e pubblicazioni comunali
1	12	2	Attività promozionali e turistiche
1	12	3	Promozione e attività termali
1	13 CERIMONIALE, ATTIVITA' DI RAPPRESENTANZA; ONORIFICENZE E RICONOSCIMENTI
1	13	1	Cerimoniale e attività di rappresentanza
1	13	2	Onorificenze e riconoscimenti
1	14 INTERVENTI DI CARATTERE POLITICO E UMANITARIO; RAPPORTI ISTITUZIONALI
1	14	1	Interventi di carattere politico e umanitari
1	14	2	Rapporti istituzionali
1	15 FORME ASSOCIATIVE PER L'ESERCIZIO DI FUNZIONI E SERVIZI
1	15	1	Associazioni intercomunali
1	15	2	Forme associative per l'esercizio di servizi
1	16 AREA E CITTA' METROPOLITANA
1	16	1	Area e città metropolitane

1	17	ASSOCIAZIONISMO E PARTECIPAZIONE
1	17	1	Associazionismo e partecipazione
1	SERIE
	ALBO DELL'ASSOCIAZIONISMO
	FASCICOLI DELLE ASSOCIAZIONI
1	REPERTORI
	REGISTRO DELL'ALBO PRETORIO
	REGISTRO DELLE NOTIFICHE
	REGISTRO DI PROTOCOLLO
2	ORGANI DI GOVERNO, GESTIONE, CONTROLLO, CONSULENZA E GARANZIA
2	1 SINDACO
2	1	1	Sindaco
2	2 VICESINDACO
2	2	1	Vicesindaco
2	3 CONSIGLIO
2	3	1	Consiglio
2	3	2	Richieste dei consiglieri
2	4 PRESIDENTE DEL CONSIGLIO
2	4	1	Presidente del consiglio
2	5 CONFERENZA DEI CAPIGRUPPO E COMMISSIONI DEL CONSIGLIO
2	5	1	Conferenza dei capigruppo e commissioni consultive
2	6 GRUPPI CONSILIARI
2	6	1	Gruppi consiliari
2	7 GIUNTA
2	7	1	Giunta
2	7	2	Delibere di giunta
2	8 COMMISSARIO PREFETTIZIO E STRAORDINARIO
2	8	1	Commissario prefettizio
2	9 SEGRETARIO E VICE SEGRETARIO
2	9	1	Segretario comunale e vice-segretario
2	10 DIRETTORE GENERALE E DIRIGENZA
2	10	1	Direttore generale
2	10	2	Dirigenti
2	11 REVISORI DEI CONTI
2	11	1	Revisori dei conti
2	12 DIFENSORE CIVICO
2	12	1	Difensore civico
2	13 COMMISSARIO AD ACTA
2	13	1	Commissario ad acta
2	14 ORGANI DI CONTROLLO INTERNI
2	14	1	Organi di controllo interni
2	15 ORGANI CONSULTIVI
2	15	1	Organi consultivi
2	16 CONSIGLI CIRCOSCRIZIONALI
2	16	1	Consigli circoscrizionali
2	17 PRESIDENTI DEI CONSIGLI CIRCOSCRIZIONALI
2	17	1	Presidenti dei consigli circoscrizionali
2	18 ORGANI ESECUTIVI CIRCOSCRIZIONALI
2	18	1	Organi esecutivi circoscrizionali
2	19 COMMISSIONI DEI CONSIGLI CIRCOSCRIZIONALI
2	19	1	Commissioni dei consigli circoscrizionali
2	20 SEGRETARI DELLE CIRCOSCRIZIONI
2	20	1	Segretari delle circoscrizioni

2	21 COMMISSARIO AD ACTA DELLE CIRCOSCRIZIONI
2	21	1	Commissario ad acta delle circoscrizioni
2	22 CONFERENZA DEI PRESIDENTI DI QUARTIERE
2	22	1	Conferenza dei presidenti di quartiere
2	SERIE
	BOLLETTINO DELLA SITUAZIONE PATRIMONIALE DEI TITOLARI DI CARICHE ELETTIVE E DI CARICHE DIRETTIVE
3 RISORSE UMANE
3	1 CONCORSI, SELEZIONI, COLLOQUI
3	1	1	Concorsi, selezioni, colloqui
3	2 ASSUNZIONI E CESSAZIONI
3	2	1	Assunzioni e cessazioni
3	3 COMANDI E DISTACCHI; MOBILITA'
3	3	1	Comandi e distacchi, mobilità
3	4 ATTRIBUZIONE DI FUNZIONI, ORDINI DI SERVIZIO E MISSIONI
3	4	1	Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
3	5 INQUADRAMENTI E APPLICAZIONE CONTRATTI COLLETTIVI DI LAVORO
3	5	1	Inquadramenti e applicazione contratti di lavoro
3	6 RETRIBUZIONI E COMPENSI
3	6	1	Retribuzione e compensi, anagrafe delle prestazioni
3	7 ADEMPIMENTI FISCALI, CONTRIBUTIVI E ASSICURATIVI
3	7	1	Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
3	8 TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LUOGO DI LAVORO
3	8	1	Tutela della salute e sicurezza del lavoro
3	9 DICHIARAZIONI DI INFERMITA' ED EQUO INDENNIZZO
3	9	1	Dichiarazione di infermità ed equo indennizzo
3	10 INDENNITA' PREMIO DI SERVIZIO E TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO, QUIESCIENZA
3	10	1	Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto
3	11 SERVIZI AL PERSONALE SU RICHIESTA
3	11	1	Servizi al personale su richiesta
3	12 ORARIO DI LAVORO, PRESENZE E ASSENZE
3	12	1	Orario di lavoro, presenze e assenze
3	13 GIUDIZI, RESPONSABILITA' E PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI
3	13	1	Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
3	14 FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE
3	14	1	Formazione e aggiornamento professionale
3	15 COLLABORATORI ESTERNI
3	15	1	Collaboratori esterni
3	SERIE
	FASCICOLI DEL PERSONALE
	ELENCO DEGLI INCARICHI CONFERITI
4 RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIALI
4	1 ENTRATE
4	1	1	Entrate
4	1	2	Eredità, lasciti e donazioni
4	2 USCITE
4	2	1	Uscite
4	2	2	Mutui passivi
4	3 PARTECIPAZIONI FINANZIARIE
4	3	1	Partecipazioni finanziarie
4	4 BILANCIO PREVENTIVO, VARIAZIONI DI BILANCIO, VERIFICHE CONTABILI
4	4	1	Bilancio preventivo, variazioni di bilancio, fondo di riserva
4	5 PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE (PEG)
4	5	1	Piano esecutivo di gestione (PEG)

4	6	RENDICONTO DELLA GESTIONE
4	6	1	Rendiconto della gestione
4	7 ADEMPIMENTI FISCALI
4	7	1	Adempimenti fiscali
4	8 INVENTARI E CONSEGNATARI DEI BENI
4	8	1	Inventari e consegnatari dei beni
4	9 BENI IMMOBILI
4	9	1	Acquisizioni
4	9	2	Gestione e concessione in uso
4	9	3	Alienazioni, cessioni e altre forme di dismissione
4	10 BENI MOBILI
4	10	1	Acquisizioni
4	10	2	Gestione e concessione in uso
4	10	3	Alienazioni, cessioni e altre forme di dismissione
4	11 ECONOMATO
4	11	1	Economato
4	11	2	Abbonamenti e pubblicazioni
4	12 OGGETTI SMARRITI E RECUPERATI
4	12	1	Oggetti smarriti e recuperati
4	13 TESORERIA
4	13	1	Tesoreria
4	13	2	Conti correnti bancari e postali
4	14 CONCESSIONARI ED ALTRI INCARICATI DELLA RISCOSSIONE DELLE ENTRATE
4	14	1	Concessionari e incaricati della riscossione di entrate
4	15 PUBBLICITA' E PUBBLICHE AFFISSIONI
4	15	1	Pubblicità e pubbliche affissioni, imposta comunale pubblicità, diritti pubbliche affissioni
4	REPERTORI
	MANDATI
	REVERSALI
	CONCESSIONI DI OCCUPAZIONE SUOLO PUBBLICO
	CONCESSIONI DI BENI DEL DEMANIO STATALE
4	SERIE
	FASCICOLI DEI CONCESSIONARI
	ELENCO DEI FORNITORI (facoltativo)
5 AFFARI LEGALI
5	1 CONTENZIOSO
5	1	1	Contenzioso
5	2 RESPONSABILITA CIVILE E PATRIMONIALE VERSO TERZI, ASSICURAZIONE
5	2	1	Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi, assicurazioni
5	3 PARERI E CONSULENZE
5	3	1	Pareri e consulenze legali
6 PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEL TERRITORIO
6	1 URBANISTICA: PIANO REGOLATORE GENERALE E VARIANTI
6	1	1	Piano regolatore generale e varianti
6	1	2	Strumenti urbanistici sovracomunali
6	2 URBANISTICA: STRUMENTI DI ATTUAZIONE DEL PIANO REGOLATORE GENERALE
6	2	1	Strumenti di attuazione del piano regolatore generale
6	3 EDILIZIA PRIVATA
6	3	1	Edilizia privata
6	4 EDILIZIA PUBBLICA
6	4	1	Edilizia pubblica

6	5 OPERE PUBBLICHE
6	5	1	Opere pubbliche comunali
6	5	2	Edilizia scolastica
6	5	3	Impianti sportivi
6	5	4	Opere pubbliche ad esclusione di quelle comunali
6	5	5	Espropriazioni, occupazioni e servitù
6	6 CATASTO
6	6	1	Catasto
6	7 VIABILITA'
6	7	1	Piani del traffico e coordinamento trasporto pubblico e privato
6	7	2	Disciplina della circolazione stradale
6	8 SERVIZIO IDRICO INTEGRATO, LUCE, GAS, TRASPORTI PUBBLICI, GESTIONE DEI RIFIUTI E ALTRI SERVIZI
6	8	1	Servizio idrico integrato, luce, gas, poste, telefoni, radiofonia, televisione e altri servizi
6	8	2	Trasporto pubblico e privato
6	8	3	Gestione dei rifiuti
6	9 AMBIENTE: AUTORIZZAZIONI, MONITORAGGIO E CONTROLLO
6	9	1	Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo
6	9	2	Acque: autorizzazioni, monitoraggio e controllo
6	10 PROTEZIONE CIVILE ED EMERGENZE
6	10	1	Protezione civile ed emergenze
6	REPERTORI
	CONCESSIONI EDILIZIE
6	SERIE
	FASCICOLI DEI CONCESSIONARI
7 SERVIZI ALLA PERSONA
7	1 DIRITTO ALLO STUDIO E SERVIZI
7	1	1	Diritto allo studio
7	1	2	Servizi scolastici
7	1	3	Autorità scolastiche e organi collegiali
7	1	4	Popolazione scolastica
7	2 ASILI NIDO E SCUOLA MATERNA
7	2	1	Asili nido e scuole materne comunali
7	2	2	Asili nido e scuole materne privati
7	3 PROMOZIONE E SOSTEGNO DELLE ISTITUZIONI DI ISTRUZIONE E DELLA LORO ATTIVITA'
7	3	1	Promozione e sostegno di istituzioni d'istruzione e loro attività
7	4 ORIENTAMENTO PROFESSIONALE; EDUCAZIONE DEGLI ADULTI; MEDIAZIONE CULTURALE
7	4	1	Orientamento professionale
7	4	2	Educazione degli adulti
7	4	3	Mediazione culturale
7	5 ISTITUTI CULTURALI (MUSEI, BIBLIOTECHE, TEATRI, SCUOLA COMUNALE DI MUSICA, ECC.)
7	5	1	Musei, gallerie, teatri
7	5	2	Biblioteche
7	5	3	Scuole di musica, banda
7	6 ATTIVITA' ED EVENTI CULTURALI
7	6	1	Mostre
7	6	2	Eventi culturali
7	6	3	Attività archeologica
7	7 ATTIVITA' ED EVENTI SPORTIVI
7	7	1	Attività ed eventi sportivi

7	8 PIANIFICAZIONE E ACCORDI STRATEGICI CON ENTI PUBBLICI E PRIVATI E CON IL VOLONTARIATO SOCIALE
7	8	1	Pianificazione e accordi con Enti pubblici e privati
7	9 PREVENZIONE, RECUPERO E REINTEGRAZIONE DEI SOGGETTI A RISCHIO
7	9	1	Prevenzione, recupero e reintegrazione di soggetti a rischio
7	10 INFORMAZIONE, CONSULENZA ED EDUCAZIONE CIVICA
7	10	1	Informazione, consulenza ed educazione civica
7	11 TUTELA E CURATELA DI INCAPACI
7	11	1	Tutela e curatela di incapaci
7	12 ASSISTENZA DIRETTA E INDIRETTA, BENEFICI ECONOMICI
7	12	1	Assistenza diretta, indiretta e benefici economici
7	13 ATTIVITA' RICREATIVA E DI SOCIALIZZAZIONE
7	13	1	Attività ricreativa e di socializzazione
7	14 POLITICHE PER LA CASA
7	14	1	Politiche per la casa
7	SERIE
	FASCICOLI PERSONALI DEGLI ASSISTITI
	VERBALI DEGLI ORGANI DI GESTIONE DEGLI ISTITUTI CULTURALI
	REGISTRI SCOLASTICI (DEL PROFESSORE E DELLA CLASSE) PRODOTTI DALLE SCUOLE CIVICHE (ove presenti)
8 ATTIVITA' ECONOMICHE
8	1 AGRICOLTURA E PESCA
8	1	1	Agricoltura e pesca
8	2 ARTIGIANATO
8	2	1	Artigianato
8	2	2	Pastifici, molini, forni
8	3 INDUSTRIA
8	3	1	Industria
8	3	2	Cave e miniere, fornaci
8	4 COMMERCIO
8	4	1	Commercio
8	4	2	Commercio fisso
8	4	3	Commercio ambulante
8	4	4	Pubblici esercizi
8	4	5	Distributori di carburante, combustibili, gas metano
8	5 FIERE E MERCATI
8	5	1	Fiere e mercati
8	6 ESERCIZI TURISTICI E STRUTTURE RICETTIVE
8	6	1	Esercizi turistici e strutture ricettive
8	7 PROMOZIONE E SERVIZI
8	7	1	Promozione e supporto alle attività economiche
8	REPERTORI
	AUTORIZZAZIONI COMMERCIALI
	AUTORIZZAZIONI ARTIGIANE
	AUTORIZZAZIONI TURISTICHE
8	SERIE
	FASCICOLI DELLE ATTIVITA' ECONOMICHE
9 POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICA
9	1 PREVENZIONE ED EDUCAZIONE STRADALE
9	1	1	Prevenzione ed educazione stradale
9	2 POLIZIA STRADALE
9	2	1	Polizia stradale
9	3 INFORMATIVE
9	3	1	Informative prodotte dalla Polizia Municipale

9	4 SICUREZZA ED ORDINE PUBBLICO
9	4	1	Sicurezza e ordine pubblico
9	4	2	Pubblici intrattenimenti
9	4	3	Attività economiche soggette ad autorizzazione di pubblica sicurezza
9	4	4	Materie esplodenti
9	4	5	Polizia giudiziaria
9	4	6	Agenti forza pubblica e guardie giurate
9	4	7	Ascensori
9	4	8	Prevenzione incendi
9	REPERTORI
	AUTORIZZAZIONI DI PUBBLICA SICUREZZA
	VERBALI DEGLI ACCERTAMENTI
9	SERIE
	FASCICOLI DEI RICHIEDENTI L'AUTORIZZAZIONE DI PUBBLICA SICUREZZA
10 TUTELA DELLA SALUTE
10	1 SALUTE E IGIENE PUBBLICA
10	1	1	Salute e igiene pubblica
10	1	2	Autorizzazioni sanitarie e controlli
10	1	3	Idoneità dei fabbricati
10	2 TRATTAMENTO SANITARIO OBBLIGATORIO
10	2	1	Trattamenti e accertamenti sanitari obbligatori
10	3 FARMACIE
10	3	1	Farmacie
10	4 ZOOPROFILASSI VETERINARIA
10	4	1	Zooprofilassi veterinaria
10	4	2	Trasporto animali
10	4	3	Vigilanza su macello e macellazioni
10	4	4	Controllo animali diversi e prevenzione
10	5 RANDAGISMO ANIMALE E RICOVERI
10	5	1	Randagismo animale e ricoveri
10	REPERTORI
	AUTORIZZAZIONI SANITARIE
	AUTORIZZAZIONI DI ABITABILITA' E DI AGIBILITA'
10	SERIE
	FASCICOLI DEI SOGGETTI A TSO
	FASCICOLI DEI RICHIEDENTI L'AUTORIZZAZIONE SANITARIA
	FASCICOLI DELLE RICHIESTE DI ABITABILITA' E DI AGIBILITA'
11 SERVIZI DEMOGRAFICI
11	1 STATO CIVILE
11	1	1	Ordinamento dello stato civile
11	1	2	Nascite
11	1	3	Morti
11	1	4	Matrimoni
11	1	5	Adozioni, riconoscimenti, legittimazioni
11	1	6	Cittadinanza
11	2 ANAGRAFE E CERTIFICAZIONI
11	2	1	Adempimenti e certificazioni anagrafiche
11	2	2	Certificazioni di identità
11	2	3	Giudici popolari
11	2	4	AIRE (anagrafe italiani residenti all'estero)
11	3 CENSIMENTI
11	3	1	Censimenti

11	4 POLIZIA MORTUARIA E CIMITERI
11	4	1	Regolamenti e normative
11	4	2	Servizi cimiteriali
11	4	3	Trasporto salme e sepolture
11	REPERTORI
	REGISTRO DEI NATI
	REGISTRO DEI MORTI
	REGISTRO DEI MATRIMONI
	REGISTRO DI CITTADINANZA
11	SERIE
	REGISTRI DI SEPPELLIMENTO
	REGISTRI DI TUMULAZIONE
	REGISTRI DI ESUMAZIONE
	REGISTRI DI ESTUMULAZIONE
	REGISTRI DI CREMAZIONE
12 ELEZIONI E INIZIATIVE POPOLARI
12	1 ALBI ELETTORALI
12	1	1	Albi elettorali
12	2 LISTE ELETTORALI
12	2	1	Commissione e liste elettorali
12	3 ELEZIONI
12	3	1	Elezioni
12	4 REFERENDUM
12	4	1	Referendum
12	5 ISTANZE, PETIZIONI E INIZIATIVE POPOLARI
12	5	1	Istanze, petizioni e iniziative popolari
12	SERIE
	VERBALI DELLA COMMISSIONE ELETTORALE COMUNALE
13 AFFARI MILITARI
13	1 LEVA E SERVIZIO CIVILE SOSTITUTIVO
13	1	1	Leva
13	2 RUOLI MATRICOLARI
13	2	1	Ruoli matricolari
13	3 CASERME, ALLOGGI E SERVITU' MILITARI
13	3	1	Caserme, alloggi e servitù militari
13	4 REQUISIZIONI PER UTILITA' MILITARI
13	4	1	Requisizioni per utilità militari
14 OGGETTI DIVERSI
14	1	1	Oggetti diversi

INDICE ALFABETICO	TITOLO	CATEGORIA	CLASSE
Abbonamenti e pubblicazioni	4	11	2
Abitabilità edifici	10	1	3
Abusi edilizi	6	3	1
Accertamenti sanitari obbligatori (ASO)	10	2	1
Accesso ai documenti amministrativi	1	6	4
Accesso civico (segnalazioni per carenze / omissioni nel sito trasparenza)	1	8	1
Accettazione o rinuncia sostituzioni di assistenti asilo nido	3	1	1
Accettazione o rinuncia sostituzioni di educatrici asilo nido	3	1	1
Acquedotto	6	8	1
Acquisizione aree per edilizia residenziale pubblica (ERP)	6	4	1
Acquisizioni arredi	4	10	1
Acquisizioni beni immobili	4	9	1
Acquisizioni beni mobili	4	10	1
Acquisizioni di strade da privati	4	9	1
Acquisto di cancelleria	4	11	1
Acquisto vestiario	4	11	1
Addestramento Polizia Municipale	3	14	1
Addizionale consumo energia elettrica	4	1	1
Addizionale IRPEF	4	1	1
Adempimenti assicurativi dipendenti comunali	3	7	1
Adempimenti contributivi dipendenti comunali	3	7	1
Adempimenti e certificazioni anagrafiche	11	2	1
Adempimenti elettorali relativi ai falliti	12	2	1
Adempimenti fiscali	4	7	1
Adempimenti fiscali dipendenti comunali	3	7	1
Adempimento fiscale: visto su registro contratti	4	7	1
Adozioni	11	1	5
Affittacamere	8	6	1
Affitti beni immobili	4	9	2
Affitto di beni mobili	4	10	2
Agenda 21 locale	6	9	1
Agenti contabili: nomina	4	6	1
Agenti forza pubblica	9	4	6
Agenzie d'affari	9	4	3
Agenzie viaggi	8	6	1
Aggiornamento del catasto	6	6	1
Agibilità edifici	10	1	3
Agricoltura	8	1	1
Agriturismo	8	6	1
Alberghi	8	6	1
Albi elettorali	12	1	1
Albi presidenti di seggio	12	1	1
Albi scrutatori	12	1	1
ALBO DELL'ASSOCIAZIONISMO	1
Albo pretorio	1	6	2
Alcolismo	7	9	1
Alienazione alloggi PEEP di proprietà di privati	4	1	1
Alienazioni beni immobili	4	9	3
Alienazioni beni mobili	4	10	3
Allevamenti vari	8	1	1
Alluvioni	6	10	1
Amianto	6	9	1
Ammissioni asili nido comunali	7	2	1

Ammissioni materne comunali	7	2	1
Anagrafe canina	10	5	1
Anagrafe delle prestazioni dipendenti comunali	3	6	1
Anagrafe italiani residenti all'estero (AIRE)	11	2	4
ANCI Associazione Nazionale Comuni Italiani	1	15	1
Anniversari	1	13	1
Annona	8	4	1
Annotazioni pensioni dello stato	11	2	1
Anticipazioni di cassa	4	13	1
Apicoltura	8	1	1
Appalto tesoreria	4	13	1
Apparecchi audiovisivi per intrattenimento	8	4	4
Appartamenti protetti	7	12	1
Applicazione Contratti di lavoro	3	5	1
Apposizione epigrafi e copritombe	11	4	3
Apposizione lapidi	11	4	3
Archivio generale	1	6	1
Archivio notarile mandamentale	1	6	1
Archivio storico	1	6	3
Area bacino Po	6	9	2
Area bacino Reno	6	9	2
Area e città metropolitane	1	16	1
Aree cimiteriali, vendita	4	1	1
Armonizzazione orari con attività del territorio	1	9	3
Arredo urbano	6	5	1
Artigianato	8	2	1
Ascensori	9	4	7
Xxxxx xxxx xxxxxxxx	0	0	0
Xxxxx xxxx xxxxxxx	7	2	2
Aspettative sindacali del personale	1	10	1
Assegnazione aree PEEP	7	14	1
Assegnazione arma Polizia Municipale	3	4	1
Assegnazione spazi propaganda elettorale	12	3	1
Assegni familiari dipendenti comunali	3	6	1
Assegni nuclei familiari numerosi	7	12	1
Assegno di maternità	7	12	1
Xxxxxxx secondo figlio	7	12	1
Assenza per attività politica dipendenti comunali	3	12	1
Assestamento di bilancio	4	4	1
Assicurazioni e sinistri	5	2	1
Assistenza diretta, indiretta e benefici economici	7	12	1
Assistenza disabili e portatori di handicap	7	12	1
Assistenza domiciliare	7	12	1
Assistenza invalidi	7	12	1
Associazione Cinque Castelli	1	15	1
Associazione Città Amiche dell'Infanzia e dell'Adolescenza (CAMINA)	7	10	1
Associazione Italiana per il Consiglio dei Comuni e delle Regioni d'Europa (AICCRE)	1	15	1
Associazione Nazionale Ufficiali Stato Civile e Anagrafe (ANUSCA)	11	1	1
Associazioni combattentistiche	1	17	1
Associazioni di donatori di organi	10	1	1
Associazioni di volontariato	1	17	1
Associazioni donatori di sangue	10	1	1
Associazioni intercomunali	1	15	1
Associazioni sportive	7	7	1
Associazionismo e partecipazione	1	17	1
Assolvimento obbligo scolastico	7	1	4

Assunzioni dipendenti comunali	3	2	1
Atti liquidatori	4	2	1
Attingimento acque pubbliche	6	9	2
Attività archeologica	7	6	3
Attività di rappresentanza	1	13	1
Attività e servizi a rilevanza economica (illuminazione pubblica, cimiteri, ecc.)	4	1	1
Attività economiche soggette ad autorizzazione di pubblica sicurezza	9	4	3
Attività ed eventi sportivi	7	7	1
Attività extrascolastiche	7	13	1
Attività promozionali e turistiche	1	12	2
Attività ricreativa e di socializzazione	7	13	1
Attività termali	1	12	3
Attribuzione di funzioni dipendenti comunali	3	4	1
Attribuzione di uffici	1	9	1
Attribuzione titolo di città	1	2	1
Attribuzioni del Consiglio Comunale	2	3	1
Autonoleggi	8	2	1
Autorità scolastiche e organi collegiali	7	1	3
Autorizzazione Integrata Ambientale (AIA)	6	9	1
Autorizzazione per passi carrai	6	7	2
Autorizzazioni al funzionamento di case protette e case di riposo (Direttiva Regionale n. 564/2000)	10	1	2
Autorizzazioni allo scarico	6	3	1
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX	0
AUTORIZZAZIONI COMMERCIALI	8
AUTORIZZAZIONI DI ABITABILITA' E DI AGIBILITA'	10
AUTORIZZAZIONI DI PUBBLICA SICUREZZA	9
Autorizzazioni in materia ambientale	6	9	1
Autorizzazioni in materia di acque	6	9	2
Autorizzazioni sanitarie	10	1	2
AUTORIZZAZIONI SANITARIE	10
Autorizzazioni sanitarie di case protette e case di riposo (Direttiva Regionale n. 564/2000)	10	1	2
AUTORIZZAZIONI TURISTICHE	8
Autostrade	6	5	4
Azienda Sanitaria Locale AUSL	10	1	1
Azioni al valor civile	1	13	2
Banda musicale	7	5	3
Xxxxxxxx	8	2	1
Bed and breakfast	8	6	1
Beneficenza	7	12	1
Biblioteche	7	5	2
Bilancio preventivo	4	4	1
Bilancio, variazioni	4	4	1
BOLLETTINO DELLA SITUAZIONE PATRIMONIALE DEI TITOLARI DI CARICHE ELETTIVE E DI CARICHE DIRETTIVE	2
Bollettino meteorologico di avviso	6	10	1
Bombe, ritrovamento	9	4	4
Borse di studio	7	1	1
Borse studio-lavoro	3	15	1
Buoni libro	7	1	1
Buoni pasto dipendenti comunali	3	6	1
Calendari apertura-chiusura scuole	7	1	4
Calendari festività per tutte le scuole di ordine e grado	7	1	4
Cambi di residenza nel comune	11	2	1
Cambio di mansioni derivanti da motivi di salute dipendenti comunali	3	9	1

Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura (CCIAA)	8	4	1
Campagne informative sulla sicurezza sul lavoro	10	1	1
Campi profughi	7	12	1
Campi solari	7	13	1
Canili	10	5	1
Canoni passivi	4	2	1
Canoni sociali	7	12	1
Carabinieri	9	4	6
Carta d'identità	11	2	2
Cartagiovani	7	13	1
Carte e permessi di soggiorno	11	2	1
Cartelle esattoriali	4	14	1
Casa protetta	7	12	1
Case di riposo: autorizzazioni al funzionamento (Direttiva Regionale n. 564/2000)	10	1	2
Case di riposo: autorizzazioni sanitarie (Direttiva Regionale n. 564/2000)	10	1	2
Case popolari	7	14	1
Case protette: autorizzazioni al funzionamento (Direttiva Regionale n. 564/2000)	10	1	2
Case protette: autorizzazioni sanitarie (Direttiva Regionale n. 564/2000)	10	1	2
Casello autostradale	6	5	4
Caserma carabinieri	9	4	6
Caserma e utenze Vigili del Fuoco	9	4	8
Caserme, alloggi e servitù militari	13	3	1
Catasto	6	6	1
Cave	8	3	2
CED Centro elaborazione dati	1	7	2
Ceneri di cadaveri e resti mortali	11	4	3
Censimenti della popolazione	11	3	1
Censimenti dell'agricoltura	11	3	1
Censimenti delle attività economiche	11	3	1
Centri diurni	7	12	1
Centri estivi	7	13	1
Centri giovanili	7	13	1
Centri sociali	7	13	1
Centro informazione orientamento professionale (CIOP)	7	4	1
Centro per l'impego Provinciale (CIP)	7	4	1
Centro per l'impiego	7	4	1
Cerimoniale	1	13	1
Certificati di destinazione urbanistica	6	1	1
Certificati di prevenzione incendi	9	4	8
Certificati medici ambulanti	8	4	3
Certificati medici dipendenti comunali	3	12	1
Certificazioni di identità	11	2	2
Cessazioni dipendenti comunali	3	2	1
Cessione alloggi PEEP di proprietà di privati	4	1	1
Cessione dello stipendio dipendenti comunali	3	6	1
Cessione fabbricati	9	4	5
Cessioni beni immobili	4	9	3
Cessioni beni mobili	4	10	3
Chiamate alle armi e manifesti	13	1	1
Chiusura dell'esercizio finanziario	4	6	1
Cimiteri, opere pubbliche comunali	6	5	1
Circhi	9	4	2
Circolari e disposizioni relative alle elezioni	12	3	1
Circolari e disposizioni servizi demografici	11	1	1
Circolari esplicative di carattere generale	1	1	1

Circolari Prefettura per circolazione stradale	6	7	2
Circolari su pubblica sicurezza	9	4	1
Circolazione stradale, ordinanze e deroghe	6	7	2
Circondario Imolese	1	15	1
Circoscrizioni di decentramento	1	2	2
Città del vino	1	12	2
Città Sicure: progetto Polizia Municipale	9	4	1
Cittadinanza (anche giuramenti)	11	1	6
Codice di comportamento dei dipendenti, dirigenti e collaboratori	2	14	1
Codici fiscali	11	2	1
Collaboratori esterni	3	15	1
Collaborazioni coordinate continuative (XX.XX.XX.)	3	15	1
Colloqui, selezioni e concorsi	3	1	1
Comandi dipendenti comunali	3	3	1
Combustibili	8	4	5
Comizi elettorali	12	3	1
Commemorazioni e onoranze	1	13	1
Commercio	8	4	1
Commercio ambulante	8	4	3
Commercio di preziosi	9	4	3
Commercio di usato	9	4	3
Commercio fisso	8	4	2
Commissario ad acta	2	13	1
Commissario ad acta delle circoscrizioni	2	21	1
Commissario prefettizio	2	8	1
Commissione commercio	8	4	1
Commissione elettorale	12	2	1
Commissione qualità architettonica e paesaggio	2	15	1
Commissione vigilanza pubblici spettacoli	9	4	2
Commissioni consultive consiliari	2	5	1
Commissioni consultive cultura	2	5	1
Commissioni consultive lavori pubblici	2	5	1
Commissioni consultive sanità	2	5	1
Commissioni consultive scuola	2	5	1
Commissioni consultive servizi sociali e assistenziali	2	5	1
Commissioni dei consigli circoscrizionali	2	19	1
Competenze del Sindaco	2	1	1
Competenze Giunta Municipale	2	7	1
Composizione Consiglio Comunale	2	3	1
Composizione Giunta Municipale	2	7	1
Comunicazioni ai capigruppo	2	7	2
Comunicazioni di pubblica sicurezza a carattere generale	9	4	1
Concessionari della riscossione di entrate	4	14	1
Concessione in uso beni immobili	4	9	2
Concessione in uso beni mobili	4	10	2
Concessione locali comunali per riunioni e conferenze	4	9	2
CONCESSIONI DI BENI DEL DEMANIO STATALE	4
CONCESSIONI DI OCCUPAZIONE SUOLO PUBBLICO	4
CONCESSIONI EDILIZIE	6
Concessioni edilizie in sanatoria	6	3	1
Concorsi, selezioni e colloqui	3	1	1
Condoni edilizi	6	3	1
Conferenza dei capigruppo	2	5	1
Conferenza dei presidenti di quartiere	2	22	1
Conferenza dei sindaci	10	1	1
Conferenza metropolitana	1	16	1
Conferenza Permanente Provinciale	1	14	2

Consegnatari di beni comunali	4	8	1
Conservazione atti catasto	6	6	1
Consigli circoscrizionali	2	16	1
Consiglio comunale dei ragazzi (CCR)	7	10	1
Consorzi stradali	6	5	4
Consorzio Servizi Sociali	1	15	1
Consulenze legali	5	3	1
Consulta cultura	7	6	2
Consulta per lo sport	7	7	1
Consulte territoriali	2	15	1
Consultori	7	10	1
Contenzioso	5	1	1
Conti correnti bancari	4	13	2
Conti correnti postali	4	13	2
Conto consuntivo	4	6	1
Contrassegni per invalidi	6	7	2
Contratti con firma digitale: registrati sul protocollo con allegato file contratto firmato digitalmente, ai fini della conservazione PARER	1	6	1
Contratti: visto su registri	4	7	1
Contravvenzioni stradali (escluso ricorsi)	9	2	1
Contributi per affitto	7	14	1
Contributi per danni alle colture	8	1	1
Controlli dei Vigili del Fuoco	9	4	8
Controlli esterni (Corte dei Conti )	1	11	1
Controlli radioattività	6	9	1
Controlli sanitari	10	1	2
Controlli su autocertificazioni	1	6	4
Controllo di gestione	2	14	1
Controllo impianti termici dei privati	6	9	1
Convegno matematica	7	6	2
Convocazione Consiglio Comunale	2	3	1
Convocazione Giunta Municipale	2	7	1
Coordinamento trasporto pubblico e privato	6	7	1
Coordinatore pedagogico	7	2	1
Corpo forestale	6	9	1
Corrispondenza con enti previdenziali dipendenti comunali	3	7	1
Corrispondenza Polizia stradale	9	2	1
Corruzione - PTCP Piano triennale prevenzione della corruzione art. 1 L. 190/2012	2	14	1
Corsi di educazione alla salute	7	4	2
Corsi di formazione e aggiornamento dipendenti comunali	3	14	1
Corsi serali per adulti	7	4	2
COSAP Canone Occupazione Suolo Aree Pubbliche	4	1	1
Costruzione edifici pubblici	6	4	1
Costruzione edifici scolastici (escluso palestre)	6	5	2
Costruzione edilizia residenziale pubblica (ERP)	6	4	1
Crediti da fallimenti	4	1	1
Cremazione cadaveri e resti mortali	11	4	3
Danni a beni immobili	4	9	2
Danni a beni mobili	4	10	2
Datore di lavoro ai fini D. LGS. 626/1994	3	8	1
Decorazioni cavalleresche	1	13	2
Defibrillatori	10	10	1
Delibere di Consiglio Comunale	2	3	1
Delibere di Giunta Municipale	2	7	2
Denominazione città	1	2	1
Denominazione di vie e piazze	1	2	3

Denominazione origine controllata (DOC), promozione e supporto	8	7	1
Denominazione origine protetta (DOP), promozione e supporto	8	7	1
Denunce d'infortunio sul lavoro	9	4	5
Denuncia di inizio attività (DIA, edilizia privata)	6	3	1
Deposito atti notarili L. 47/1985	6	3	1
Deposito veicoli rimossi	9	2	1
Depuratore	6	9	1
Dichiarazione di infermità ed equo indennizzo dipendenti comunali	3	9	1
Dichiarazioni di conformità impianti L. 46/1990	9	4	8
Difensore civico	2	12	1
Dimissioni Consiglieri Comunali	2	3	1
Dimissioni Giunta Municipale	2	7	1
Direttore generale	2	10	1
Direzione didattica	7	1	3
Dirigenti	2	10	2
Diritti di segreteria e in genere	4	1	1
Diritti erariali	4	7	1
Diritti provinciali	4	7	1
Diritti pubbliche affissioni	4	15	1
Diritto allo studio	7	1	1
Diritto allo studio dipendenti comunali	3	12	1
Disastri	6	10	1
Discariche	6	8	3
Disciplina circolazione stradale	6	7	2
Disinfestazioni	10	4	4
Dismissione di beni immobili	4	9	3
Dismissione di beni mobili	4	10	3
Dispense leva	13	1	1
Distacchi dipendenti comunali	3	3	1
Distretto militare	13	1	1
Distributori automatici di bevande	8	4	2
Distributori di carburante	8	4	5
Disturbo della quiete pubblica	9	4	1
Divieto di fumo L. 691/1999	6	9	1
Divorzi	11	1	4
Domande e curriculum per assunzione	3	1	1
Donatori di organi	10	1	1
Donatori di sangue	10	1	1
Donazione alloggi PEEP di proprietà di privati	4	1	1
Donazioni, eredità e lasciti	4	1	2
Doposcuola	7	1	2
Dotazione organica del personale	1	9	1
Ecologia	6	9	1
Economato	4	11	1
Economo: nomina	4	6	1
Edifici di culto	6	3	1
Edifici pericolanti	6	10	1
Edilizia privata	6	3	1
Edilizia pubblica (scuole escluse)	6	4	1
Edilizia residenziale pubblica (ERP), acquisto aree	6	4	1
Edilizia scolastica	6	5	2
Educazione degli adulti	7	4	2
Elargizione contributi ad associazioni	4	2	1
Elargizione contributi vari	4	2	1
ELENCO DEGLI INCARICHI CONFERITI	3
ELENCO DEI FORNITORI (facoltativo)	4
Elenco obbligati alla scuola	7	1	4

Elettori, fascicoli	12	2	1
Elezione del Sindaco	2	1	1
Elezioni amministrative	12	3	1
Elezioni europee	12	3	1
Elezioni politiche	12	3	1
Eliminazione barriere architettoniche edifici privati	6	3	1
Eliminazione barriere architettoniche edifici pubblici	6	4	1
Eliminazione barriere architettoniche opere pubbliche	6	5	1
Emas	6	9	1
Emblema del Comune	1	5	1
Emigrazioni	11	2	1
Emissioni in atmosfera	6	9	1
Emissioni insalubri	6	9	1
Emissioni rumorose	6	9	1
Enti Privati, pianificazione e accordi	7	8	1
Enti Pubblici, pianificazione e accordi	7	8	1
Entrate	4	1	1
Entrate e contributi straordinari	4	1	1
Entrate proprie anche di natura patrimoniale	4	1	1
Eredità, donazioni e lasciti (Azienda Xxxxxxxx, Fondazione Bollini)	4	1	2
Esercitazioni poligono di tiro Polizia Municipale	3	14	1
Esercizi di rimessa di autoveicoli	8	2	1
Esercizi e depositi materiali pericolosi	9	4	4
Esercizi turistici	8	6	1
Esercizio provvisorio (bilancio)	4	4	1
Esoneri e riduzioni rette asili nido materne comunali	7	2	1
Esoneri leva	13	1	1
Esonero tasse scolastiche	7	1	1
Esposizione bandiere	1	13	1
Espropriazioni	6	5	5
Estetisti	8	2	1
Estumulazioni	11	4	3
Esumazioni	11	4	3
Eventi culturali	7	6	2
Eventi di promozione locale (Barbarossa, Festa di primavera, Settembre Castellano, Venite a quel paese…)	1	12	2
Facchini	9	4	3
Farmacie	10	3	1
Fascicoli degli elettori	12	2	1
FASCICOLI DEI CONCESSIONARI	4
FASCICOLI DEI CONCESSIONARI	6
FASCICOLI DEI RICHIEDENTI L'AUTORIZZAZIONE DI PUBBLICA SICUREZZA	9
FASCICOLI DEI RICHIEDENTI L'AUTORIZZAZIONE SANITARIA	10
FASCICOLI DEI SOGGETTI A TSO	10
FASCICOLI DEL PERSONALE	3
FASCICOLI DELLE ASSOCIAZIONI	1
FASCICOLI DELLE ATTIVITA' ECONOMICHE	8
FASCICOLI DELLE RICHIESTE DI ABITABILITA' E DI AGIBILITA'	10
FASCICOLI PERSONALI DEGLI ASSISTITI	7
Fatture fornitori	4	2	1
Ferie commercio ambulante	8	4	3
Ferie commercio fisso	8	4	2
Feste campestri	9	4	2
Feste civili	7	6	2
Feste nazionali	1	13	1
Feste religiose	7	6	2

Fiere e mercati (istituzione)	8	5	1
Fiumi	6	9	2
Fogli di via	9	4	1
Fondo di riserva	4	4	1
Fondo di riserva, prelievi	4	4	1
Fontane pubbliche	6	8	1
Formazione liste elettorali	12	2	1
Formazione liste leva	13	1	1
Forme associative per l'esercizio del personale	1	15	2
Forme associative per l'esercizio del SUAP	1	15	2
Forme associative per l'esercizio della contabilità	1	15	2
Forme associative per l'esercizio della Polizia Municipale	1	15	2
Forme associative per l'esercizio della protezione civile	1	15	2
Forme associative per l'esercizio di servizi	1	15	2
Forme speciali di vendita	8	4	2
Fornaci	8	3	2
Forni	8	2	2
Fornitura casse per servizi cimiteriali	11	4	2
Frane	6	10	1
Frazionamenti	6	3	1
Funzioni e responsabilità Direttore generale	2	10	1
Funzioni miste del personale ATA	7	1	2
Fuochi artificiali	9	4	4
Gallerie, musei e teatri	7	5	1
Gare di veicoli a motore su strade comunali	9	4	2
Gas metano	8	4	5
Gas tossici, patentino per l'utilizzo	10	1	1
Gemellaggio	1	14	1
Gestione beni immobili	4	9	2
Gestione beni mobili	4	10	2
Gestione dei rifiuti	6	8	3
Gestione edilizia residenziale pubblica (ERP)	7	14	1
Giochi leciti	8	4	4
Giudici popolari	11	2	3
Giudizi sui dipendenti comunali	3	13	1
Gonfalone del Comune	1	5	1
Gruppi consiliari	2	6	1
Guardie ecologiche	6	9	1
Guardie giurate	9	4	6
HERA: rapporti a carattere generale	6	8	1
IAT Informazioni e Accoglienza Turistica	1	12	2
ICI Imposta Comunale sugli Immobili	4	1	1
Idoneità alloggi (anche per ricongiungimento familiare e carte di soggiorno)	10	1	3
Idoneità dei fabbricati	10	1	3
Igiene e salute pubblica	10	1	1
Immigrazioni	11	2	1
Impianti di depurazione	6	9	1
Impianti sportivi (comprese palestre scolastiche)	6	5	3
Imposta comunale pubblicità	4	15	1
Imposte	4	7	1
Inabilitazione, curatela e amministrazione di sostegno di incapaci	7	11	1
Incaricati della riscossione di entrate	4	14	1
Incarichi professionali e consulenze	3	15	1
Incendi	9	4	8
Inceneritore	6	8	3
Inchieste a carico dei Consiglieri	2	3	1
Inchieste a carico del Sindaco	2	1	1

Inchieste a carico del Vicesindaco	2	2	1
Incidenti stradali	9	2	1
Indennità premio di servizio dipendenti comunali	3	10	1
Industria	8	3	1
Informagiovani	7	10	1
Informative prodotte dalla Polizia Municipale	9	3	1
Informatizzazione	1	7	2
Informazione, consulenza ed educazione civica	7	10	1
Informazioni e URP	1	8	1
Infortuni sul lavoro dipendenti comunali	3	9	1
Inizi e fine lavori di interventi di edilizia privata	6	3	1
Iniziativa "un albero per ogni neonato"	8	1	1
Iniziative popolari	12	5	1
Inondazioni	6	10	1
Inquadramento dipendenti comunali	3	5	1
Inquinamento acustico	6	9	1
Inquinamento del suolo	6	9	1
Inquinamento elettromagnetico	6	9	1
Insegnanti di scuole di ogni ordine e grado	7	1	3
Insegne e targhe (esclusa pubblicità sanitaria)	6	3	1
Interdizione giudiziale	7	11	1
Interpellanze Consiglieri	2	3	2
Interrogazioni Consiglieri	2	3	2
Interventi di carattere politico	1	14	1
Interventi di carattere umanitario	1	14	1
Inumazioni	11	4	3
Invasi	6	9	2
Inventari	4	8	1
IRAP	4	7	1
Irreperibilità anagrafiche e cancellazioni	11	2	1
Istituti comprensivi e autorità scolastiche	7	1	3
Istituti di vigilanza privati	9	4	6
Istituzioni d'istruzione (escluso materne e asili nido), arredi	7	3	1
Istituzioni d'istruzione (escluso materne e asili nido), attrezzatura per il funzionamento	7	3	1
Istituzioni d'istruzione (escluso materne e asili nido), materiale di consumo	7	3	1
Istituzioni d'istruzione (escluso materne e asili nido), promozione	7	3	1
Istituzioni d'istruzione (escluso materne e asili nido), pulizia locali	7	3	1
Istituzioni d'istruzione (escluso materne e asili nido), riscaldamento	7	3	1
Istituzioni d'istruzione (escluso materne e asili nido), sostegno attività	7	3	1
Laghi	6	9	2
Lampade votive cimiteri	11	4	3
Lasciti, eredità e donazioni	4	1	2
Lavoratori socialmente utili	3	15	1
Legislazione e norme	1	1	1
Legittimazioni di figli naturali	11	1	5
Leva	13	1	1
Licenze commercio ambulante	8	4	3
Licenze commercio fisso	8	4	2
Licenze e tesserini caccia	8	1	1
Licenze pesca	8	1	1
Licenze porto d'armi	9	4	1
Liste dei candidati alle elezioni	12	3	1
Liste elettorali	12	2	1
Litografie	8	3	1
Loculi cimiteriali, vendita	4	1	1
Lotterie e tombole	9	4	2

Lottizzazioni	6	2	1
Ludoteca	7	13	1
Lutti nazionali	1	13	1
Maceri	6	9	2
Malattie contagiose ed epidemie	10	1	1
MANDATI	4
Manifestazioni di sorte	9	4	2
Manutenzione di edifici pubblici (scuole escluse)	6	4	1
Manutenzione edifici scolastici (escluso palestre)	6	5	2
Materiale di consumo asili nido comunali	7	2	1
Materiale di consumo scuole materne comunali	7	2	1
Materiale elettorale	12	3	1
Materie esplodenti	9	4	4
Matrimoni	11	1	4
Mediazione culturale	7	4	3
Medicina del lavoro	10	1	1
Xxxxx notificatori esterni	4	14	1
Miniere	8	3	2
Minori a rischio	7	9	1
Missioni dipendenti comunali	3	4	1
Mobilità dipendenti comunali	3	3	1
Monitoraggio e controllo acque	6	9	2
Monitoraggio e controllo ambiente	6	9	1
Morti	11	1	3
Mosche, controllo e prevenzione	10	4	4
Mostre	7	6	1
Mozioni Consiglieri	2	3	2
Musei, gallerie, teatri	7	5	1
Mutui passivi	4	2	2
Nascite	11	1	2
Noleggio con conducente (NCC)	8	2	1
Nomadi, problematiche e sosta	9	4	1
Nomina agenti contabili ed economo	4	6	1
Nomina commissione concorsi	3	1	1
Nomina Giunta Comunale	2	1	1
Nomina ministri di culto per celebrazione matrimoni	11	1	4
Nomina Vicesindaco	2	2	1
Notifiche	1	6	2
Nucleo di valutazione interno	2	14	1
Numerazione civica	1	2	3
Nuovo Circondario Imolese	1	15	1
Nutrie, controllo e prevenzione	10	4	4
Oasi feline	10	5	1
Obiettori di coscienza in caso di collaborazioni con comune	3	15	1
Obiezione di coscienza	13	1	1
Occupazioni per pubblica utilità	6	5	5
Oggetti diversi	14	1	1
Oggetti recuperati	4	12	1
Oggetti smarriti	4	12	1
Onoranze e commemorazioni	1	13	1
Onorificenze e riconoscimenti	1	13	2
Opere pubbliche comunali (esclusi interventi su fabbricati)	6	5	1
Opere pubbliche non comunali	6	5	4
Orari commercio ambulante	8	4	3
Orari commercio fisso	8	4	2
Orari di apertura uffici comunali	1	9	2
Orari servizi cimiteriali	11	4	2

Orario di lavoro dipendenti comunali	3	12	1
Ordinamento dello stato civile	11	1	1
Ordinamento di uffici e servizi	1	9	2
Ordinanze e deroghe a disciplina della circolazione stradale	6	7	2
Ordini di servizio a carico dei dipendenti comunali	3	4	1
Ore straordinarie effettuate dai dipendenti comunali	3	12	1
Organi consultivi	2	15	1
Organi di controllo interni	2	14	1
Organi esecutivi circoscrizionali	2	18	1
Organizzazione e funzionamento seggi elettorali	12	3	1
Organizzazioni e rappresentanze sindacali dei dipendenti	1	10	1
Orientamento professionale	7	4	1
Orologi pubblici	6	4	1
Orti anziani	7	12	1
Ospedale	10	1	1
Ospitalità cittadini stranieri	9	4	5
Osservatorio del miele	1	12	2
Palazzetto dello Sport	6	5	3
Palestre scolastiche	6	5	3
Parchi e giardini pubblici	6	5	1
Pareri legali	5	3	1
Pareri Vigili del Fuoco	9	4	8
Pareri/comunicazioni a carattere generale Comunità Europea	1	14	2
Pareri/comunicazioni a carattere generale da CORECO	1	14	2
Pareri/comunicazioni a carattere generale da istituzioni	1	14	2
Pareri/comunicazioni a carattere generale da ordini dei liberi professionisti	1	14	2
Pari opportunità	7	4	3
Parrucchieri	8	2	1
Partecipazioni finanziarie	4	3	1
Part-time dipendenti comunali	3	12	1
Passaporto	11	2	2
Passo carraio (autorizzazione)	6	7	2
Pastifici e molini	8	2	2
Patrocinio del Comune	1	5	1
Permessi di circolazione stradale	6	7	2
Permessi dipendenti comunali	3	12	1
Permesso di costruire (edilizia privata)	6	3	1
Personale ATA: funzioni miste	7	1	2
Pesa pubblica	8	2	1
Petizioni popolari	12	5	1
Piani Edilizia Economica Popolare (PEEP, urbanistica)	6	2	1
Piani particolareggiati (urbanistica)	6	2	1
Piani Particolareggiati di Iniziativa Pubblica o Privata (PPIP, urbanistica)	6	2	1
Piani territoriali provinciali (urbanistica)	6	1	2
Piani territoriali regionali (urbanistica)	6	1	2
Piani Urbanistici Attuativi (PUA)	6	2	1
Piano di zona (relativo a spesa sociale)	7	12	1
Piano esecutivo di gestione (PEG)	4	5	1
Piano giovani	7	13	1
Piano Operativo Comunale (POC)	6	2	1
Piano paesistico (urbanistica)	6	1	2
Piano per il commercio	8	4	1
Piano regolatore generale (PRG, urbanistica)	6	1	1
Piano Strutturale Comunale (PSC)	6	1	1
Piano territoriale tutela delle acque	6	9	2
Piano triennale prevenzione della corruzione PTCP art. 1 L. 190/2012	2	14	1
Piano urbano del traffico (PUT)	6	7	1

Piano urbano mobilità (PUM)	6	7	1
Xxxxxxxx, controllo e prevenzione	10	4	4
Piscina	6	5	3
Politiche del personale	1	9	1
Politiche giovanili	7	13	1
Politiche per la casa	7	14	1
Polizia e forza pubblica	9	4	6
Polizia giudiziaria	9	4	5
Polizia mortuaria	11	4	1
Polizia stradale	9	2	1
Polizia veterinaria	10	4	1
Popolazione scolastica	7	1	4
Pratiche cemento armato	6	3	1
Pratiche sismiche (ai fini edilizi)	6	3	1
Precetti per visite leva	13	1	1
Prelievi dal fondo di riserva	4	4	1
Pre-post scuola	7	1	2
Presenze e assenze dipendenti comunali	3	12	1
Presidente del Consiglio Comunale	2	4	1
Presidenti dei consigli circoscrizionali	2	17	1
Prevenzione della corruzione - PTCP Piano triennale art. 1 L. 190/2012	2	14	1
Prevenzione ed educazione stradale	9	1	1
Prevenzione incendi	9	4	8
Prevenzione per soggetti a rischio	7	9	1
Privacy	1	1	1
Problematiche sosta nomadi	9	4	1
Progetto Città Sicure Polizia Municipale	9	4	1
Programma triennale per trasparenza e integrità del Comune (D. Lgs 150/2009 e linee guida per siti web PA 26/07/2010…)	1	8	1
Programmi di attività degli uffici e servizi	1	9	1
Proloco	1	12	2
Promozione attività economiche	8	7	1
Promozione terme	1	12	3
Propaganda elettorale diretta e indiretta	12	3	1
Protezione civile ed emergenze	6	10	1
Protocollo	1	6	1
Provvedimenti disciplinari dipendenti comunali	3	13	1
Provveditorato agli studi	7	1	3
Pubblicazioni comunali (Castello Notizie, E c'mon, Punto E.., ...)	1	12	1
Pubblicazioni e abbonamenti	4	11	2
Pubbliche calamità	6	10	1
Pubblici esercizi	8	4	4
Pubblici intrattenimenti	9	4	2
Pubblicità e pubbliche affissioni	4	15	1
Pubblicità sanitaria	4	15	1
Pulizia locali comunali	4	11	1
Question time proposti dai Consiglieri Comunali	2	3	2
Raccolta differenziata rifiuti	6	8	3
Raccolte di firme di iniziativa popolare	12	5	1
Radioamatori	9	4	1
Radiofonia	6	8	1
Randagismo animale	10	5	1
Rapporti con HERA (a carattere generale)	6	8	1
Rapporti con organizzazioni sindacali e rappresentanze del personale	1	10	1
Rapporti di lavoro con cittadini stranieri	9	4	5
Rapporti istituzionali	1	14	2
Ratti, controllo e prevenzione	10	4	4

Reati e atti vandalici	9	4	1
Recupero di soggetti a rischio	7	9	1
Referendum abrogativi	12	4	1
Referendum confermativi	12	4	1
Referendum consultivi	12	4	1
Referti medici di infortunio sul lavoro	9	4	5
Refezione scolastica	7	1	2
Registri contratti: visto	4	7	1
REGISTRI DI CREMAZIONE	11
REGISTRI DI ESTUMULAZIONE	11
REGISTRI DI ESUMAZIONE	11
REGISTRI DI SEPPELLIMENTO	11
REGISTRI DI TUMULAZIONE	11
REGISTRI SCOLASTICI (DEL PROFESSORE E DELLA CLASSE) PRODOTTI DALLE SCUOLE CIVICHE (ove presenti)	7
REGISTRO DEI MATRIMONI	11
REGISTRO DEI MORTI	11
REGISTRO DEI NATI	11
REGISTRO DELL'ALBO PRETORIO	1
REGISTRO DELLE NOTIFICHE	1
REGISTRO DI CITTADINANZA	11
REGISTRO DI PROTOCOLLO	1
Regolamenti	1	4	1
Regolamenti e normative polizia mortuaria	11	4	1
Regolamenti sanitari vari	10	1	1
Regolamento di organizzazione di uffici e servizi	1	9	1
Regolamento Urbanistico ed Edilizio (RUE)	6	2	1
Regolamento veterinario	10	4	1
Reintegrazione di soggetti a rischio	7	9	1
Rendiconto della gestione (bilancio)	4	6	1
Requisizioni per utilità militari	13	4	1
Residui attivi e passivi	4	4	1
Responsabilità civile verso terzi	5	2	1
Responsabilità dipendenti comunali	3	13	1
Responsabilità patrimoniale verso terzi	5	2	1
Retribuzione e compensi dipendenti comunali	3	6	1
REVERSALI	4
Revisione estimi catastali	6	6	1
Revisioni dinamiche elettorali	12	2	1
Revisori dei conti	2	11	1
Richieste di documentazione da parte di Consiglieri	2	3	2
Riconoscimenti figli naturali	11	1	5
Riconvenzionamento alloggi PEEP di proprietà di privati	4	1	1
Ricorsi in materia di circolazione stradale	5	1	1
Ricorsi in materia di edilizia	5	1	1
Ricorsi in materia di tributi	5	1	1
Ricoveri animali e rrandagismo	10	5	1
Rifiuti speciali, tossici e nocivi	6	8	3
Rimboschimento	8	1	1
Rimozioni veicoli	9	2	1
Rinunce a asili nido comunali	7	2	1
Rinunce a scuole materne comunali	7	2	1
Rinvio leva per motivi di studio	13	1	1
Ripetitori per emittenti di telefonia mobile	6	8	1
Ripetitori per emittenti radiofoniche	6	8	1
Ripetitori per emittenti televisive	6	8	1
Riscaldamento locali comunali	4	11	1

Riservatezza	1	1	1
Risorse per investimenti	4	1	1
Ristrutturazione edifici pubblici (scuole escluse)	6	4	1
Ritiro carta di circolazione	9	2	1
Ritiro patenti	9	2	1
Ritrovamento bombe	9	4	4
Rivendite sali, tabacchi e generi di monopolio	8	4	2
Ruoli e sgravi	4	2	1
Ruoli matricolari	13	2	1
Ruolo e funzioni Segretario comunale	2	9	1
Saldi commercio ambulante	8	4	3
Saldi commercio fisso	8	4	2
Salute e igiene pubblica	10	1	1
Scarto degli atti amministrativi	1	6	1
Scelta regime patrimoniale dei coniugi	11	1	4
Sciopero pubblici dipendenti	1	10	1
Scoli di bonifica e fossi	6	9	2
Sconti commercio ambulante	8	4	3
Sconti commercio fisso	8	4	2
Scuole di musica	7	5	3
Scuole materne comunali	7	2	1
Scuole materne private	7	2	2
Seggi elettorali	12	3	1
Segnaletica stradale	6	5	1
Segretari delle circoscrizioni	2	20	1
Segretario comunale	2	9	1
Selezioni, colloqui e concorsi	3	1	1
Separazioni coniugali	11	1	4
Sequestro mezzi stradali	9	2	1
Servitù per pubblica utilità	6	5	5
Servizi CED	1	7	2
Servizi cimiteriali	11	4	2
Servizi e attività a rilevanza economica (illuminazione pubblica, cimiteri, ecc.)	4	1	1
Servizi in economia	4	11	1
Servizi scolastici	7	1	2
Servizio civile volontario	3	15	1
Servizio gas	6	8	1
Servizio idrico integrato	6	8	1
Servizio luce	6	8	1
Servizio Polizia Municipale a carattere generale (non riferito al personale)	9	4	6
Servizio postale	6	8	1
Servizio Sanitario Nazionale (SSN)	10	1	1
Servizio telefonico	6	8	1
Sgombero neve	6	8	3
Sgravi e rimborsi comunali	4	2	1
Sicurezza del lavoro e controlli medici (L. 626/1994) dipendenti comunali	3	8	1
Sicurezza e ordine pubblico	9	4	1
Sigillo comunale	1	5	1
Sinistri e assicurazioni	5	2	1
Smaltimento rifiuti solidi urbani	6	8	3
Soggiorni climatici	7	13	1
Solennità civili	1	13	1
Somministrazione alimenti e bevande	8	4	4
Sostegno per acquedotti in Africa	1	14	1
Sostegno per orfanatrofio di Lovran	1	14	1
Sovvenzioni prima casa	7	14	1

Sparo di mine	9	4	4
Spazzatura vie e piazze	6	8	3
Spese elettorali	12	3	1
Spese postali	4	2	1
Spettacoli ed eventi culturali	7	6	2
Spettacoli viaggianti	9	4	2
Sportello informativo per stranieri	7	10	1
Stagisti	3	15	1
STAI Società Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx	0	12	2
Stamperie	8	3	1
Statistica edilizia privata	6	3	1
Statistica opere pubbliche	6	5	1
Statistiche promosse dal Comune (escluse quelle ISTAT da classificare per materia)	1	7	1
Statistiche scolastiche	7	1	4
Statuto comunale	1	3	1
Stazione ecologica	6	8	3
Stemma comunale	1	5	1
Storia del comune	1	5	1
Strade del vino e dei sapori, attività promozionali e turistiche	1	12	2
Strade provinciali e statali	6	5	4
Strade pubbliche	6	5	1
Strade vicinali o private	6	5	4
Strumenti di attuazione del piano regolatore generale (PRG, urbanistica)	6	2	1
Strumenti urbanistici sovracomunali	6	1	2
Strutture assistenziali	7	12	1
Strutture ricettive e alberghiere	8	6	1
Supporto alle attività economiche	8	7	1
Surroghe Consiglieri Comunali	2	3	1
Surroghe Giunta Municipale	2	7	1
Sussidi per lo studio	7	1	1
Sviluppo delle pari opportunità del personale dipendente	1	9	1
Tandem	6	9	1
TARSU Tassa Rifiuti Solidi Urbani	4	1	1
Tasse	4	7	1
Taxi e tassisti	8	2	1
Teatri, gallerie e musei	7	5	1
Televendite	8	4	2
Terremoti	6	10	1
Territorio e confini	1	2	2
Tesoreria comunale	4	13	1
Tesserini raccolta funghi	8	1	1
Tesserini raccolta tartufi	8	1	1
Tipi mappali (edilizia privata)	6	3	1
Tipografie	8	3	1
Tiro a segno	9	4	1
Titoli finanziari Hera	4	3	1
Tombole e lotterie	9	4	2
Toponomastica	1	2	3
Torrenti	6	9	2
Tossicodipendenza	7	9	1
Trasferimenti erariali	4	1	1
Trasferimenti regionali	4	1	1
Traslazioni cadaveri	11	4	3
Trasparenza e integrità del Comune (D. Lgs 150/2009 e linee guida per siti web PA 26/07/2010…)	1	8	1
Trasparenza L. 190/2012 e Dlgs 33/2013	1	8	1

Trasporti stradali eccezionali	6	7	2
Trasporto animali	10	4	2
Trasporto ferroviario	6	8	2
Trasporto privato	6	8	2
Trasporto pubblico	6	8	2
Trasporto salme, cadaveri e sepolture	11	4	3
Trasporto scolastico	7	1	2
Trasporto viario	6	8	2
Trattamenti sanitari obbligatori (TSO)	10	2	1
Trattamento di fine rapporto dipendenti comunali	3	10	1
Tumulazioni cadaveri	11	4	3
Tutela degli animali	10	4	1
Tutela della salute dipendenti comunali	3	8	1
Tutela dell'ambiente	6	9	1
Tutela delle acque	6	9	2
Tutela, affido e interdizione legale di incapaci	7	11	1
Uffici e servizi, programmi di attività	1	9	1
Uffici turistici	8	6	1
Ufficiali esattoriali	4	14	1
Ufficio stampa comunale	1	12	1
Ufficio statistico comunale	1	7	1
Università Xxxxx Xxxx, educazione degli adulti	7	4	2
URP e informazioni	1	8	1
Usabilità edifici	10	1	3
Uscite	4	2	1
Utilizzo impianti sportivi	7	7	1
Utilizzo palestre	7	7	1
Utilizzo piscine	7	7	1
Vaccinazioni	10	1	1
Valutazioni e pareri di impatto ambientale	6	9	1
Varianti Piano regolatore generale (PRG, urbanistica)	6	1	1
Variazioni di bilancio	4	4	1
Vendita aree cimiteriali	4	1	1
Vendita loculi cimiteriali	4	1	1
Vendite promozionali commercio ambulante	8	4	3
Vendite promozionali commercio fisso	8	4	2
Venditori di armi da punta e da taglio	9	4	3
Verbale di cremazione e consegna ceneri ai familiari	11	4	3
VERBALI DEGLI ACCERTAMENTI	9
VERBALI DEGLI ORGANI DI GESTIONE DEGLI ISTITUTI CULTURALI	7
VERBALI DELLA COMMISSIONE ELETTORALE COMUNALE	12
Verifiche del tesoriere	4	13	1
Versamento rimborsi comunali	4	2	1
Vice-segretario	2	9	1
Videogiochi	8	4	4
Videosorveglianza	9	4	6
Vidimazione registro stupefacenti ambulatori veterinari	10	4	1
Vigilanza sanitaria nelle scuole	10	1	1
Vigilanza su macellazioni	10	4	3
Vigilanza su macello	10	4	3
Vigilanza su manipolazione carni	10	4	3
Vigilanza su trasporto carni	10	4	3
Vigili del Fuoco	9	4	8
Vincolo idrogeologico	6	9	1
Violazioni a codice della strada	9	2	1
Visite medico legali dipendenti comunali	3	9	1
Visto su registri contratti (adempimento fiscale)	4	7	1

Volo acrobatico	7	7	1
Volontari in servizio presso il comune	3	15	1
Volontariato sociale, pianificazione e accordi	7	8	1
Volture licenze commercio ambulante	8	4	3
Volture licenze commercio fisso	8	4	2
Volture permessi edilizi	6	3	1
Zanzare, controllo e prevenzione	10	4	4
Zone pedonali	6	7	2
Zooprofilassi veterinaria	10	4	1

Manuale di gestione protocollo e archivio

Principali competenze e procedimenti svolti dagli uffici comunali

Allegato n. 6

AREA: SINDACO E GIUNTA MUNICIPALE SERVIZIO: STAFF DI SEGRETERIA
UNITA' OPERATIVA	COMPETENZE
STAFF DI SEGRETERIA	Rapporti esterni con organizzazioni politiche, sociali, economiche e culturali, organi di informazione Promozione, organizzazione e coordinamento operativo delle manifestazioni ufficiali dell'A.C. compresi i gemellaggi e la cooperazione internazionale Cerimoniale e rappresentanza istituzionale Trattazione di pratiche di tipo politico Attività di segreteria e di supporto al Sindaco e agli Assessori Gestione delle Consulte Territoriali (convocazioni, organizzazione e divulgazione - pubblicità) Cura e gestione di rapporti con Enti sovracomunali (es. Nuovo Circondario Imolese, Solaris Srl, Asp Circondario Imolese) Collaborazione con uffici comunali per riproduzione e diffusione bilancio economico e sociale Pubblicazioni ex D. Lgs. 33/2013 relative all'U.O. Concessione patrocinio istituzionale
	TIPOLOGIA DEL PROCEDIMENTO		TEMPO XXX	RESPONSABILE PROCEDIMENTO
Staff di segreteria		Prenotazione sala consiliare per riunioni e incontri istituzionali ove vi sia sempre la presenza del Sindaco o di un assessore.	1 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Staff di segreteria		Concessione patrocinio istituzionale	30 gg (di cui 15 per rispondere in merito alla concessione)	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Staff di segreteria		Convocazione consulte territoriali	5 gg.	Dirigente Area Servizi Amministrativi

AREA: SINDACO E GIUNTA MUNICIPALE SERVIZIO: POLIZIA MUNICIPALE
SERVIZIO	COMPETENZE
POLIZIA MUNICIPALE	Gestione procedure di contenzioso Funzioni di segreteria comando Attività di ricerca e sviluppo Controllo del territorio mediante specializzazioni di sicurezza stradale, sicurezza dei quartieri, tutela del consumatore Attestazioni di idoneità alloggi Controlli di natura edile e commerciale Pubblicazioni ex D. Lgs. 33/2013 relative al Servizio Educazione stradale nelle scuole
	TIPOLOGIA DEL PROCEDIMENTO		TEMPO MAX	RESPONSABILE PROCEDIMENTO
Polizia Municipale		Accertamento violazioni codice della strada	90 gg al trasgressore e 150 gg al proprietario	Comandante
Polizia Municipale		Accertamento violazioni amministrative	90 gg.	Comandante
Polizia Municipale		Incidenti stradali	30 gg.	Comandante
Polizia Municipale		Rimozioni veicoli e rottamazione	180 gg.	Comandante
Polizia Municipale		Emissioni ruoli per violazioni amministrative	entro il biennio successivo	Comandante
Polizia Municipale		Furti vandalismi al patrimonio comunale	senza ritardo	Comandante
Polizia Municipale		Querele	90 gg	Comandante

AREA: SERVIZI AMMINISTRATIVI SERVIZIO: AFFARI GENERALI
UNITA' OPERATIVA	COMPETENZE
SEGRETERIA AFFARI ISTITUZIONALI	Attività di supporto tecnico, operativo e gestionale per le attività deliberative degli organi istituzionali (Consiglio, Giunta, Conferenza Capigruppo, Commissione Statuto e Regolamenti…) Gestione del trattamento economico degli amministratori Supporto alle attività del segretario generale Attività di consulenza giuridica in favore dell'Ente o dei suoi Organi istituzionali e direzionali Diffusione di leggi e documentazione di interesse generale per l'Ente Rapporti con associazioni/organismi cui aderisce l'Ente Pubblicazione incarichi Pubblicazioni ex D. Lgs. 33/2013 relative all'U.O. Attività connessa al funzionamento della Commissione Intercomunale ERP Istruttoria di regolamenti di natura istituzionale Collaborazione in supporto all'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio in materia di protocollazione e archivi (corrente e di deposito)
	TIPOLOGIA DEL PROCEDIMENTO		TEMPO MAX	RESPONSABILE PROCEDIMENTO
Segreteria Affari Istituzionali		Richiesta visione delibere/determine giacenti presso l’ufficio	immediato	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Segreteria Affari Istituzionali		Rilascio copie autentiche delibere/ determine	7 gg.	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Segreteria Affari Istituzionali		Richiesta rilascio attestazioni per Assessori	2 gg.	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Segreteria Affari Istituzionali		Richiesta rilascio attestazioni per Consiglieri	2 gg.	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Segreteria Affari Istituzionali		Prenotazione sala segreteria per riunioni e incontri	1 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi

AREA: SERVIZI AMMINISTRATIVI SERVIZIO: AFFARI GENERALI
UNITA' OPERATIVA	COMPETENZE
STATO CIVILE, LEVA E POLIZIA MORTUARIA	Tenuta dei registri e atti di stato civile e adempimenti connessi Adempimenti comunali connessi agli obblighi di leva e al servizio civile Polizia mortuaria: autorizzazioni al trasporto di cadaveri e resti mortali Polizia mortuaria: autorizzazioni alla cremazione di cadaveri e resti mortali Polizia mortuaria: autorizzazione alla dispersione di ceneri Polizia mortuaria: autorizzazione affido ceneri Pubblicazioni ex D. Lgs. 33/2013 relative all'U.O.
		TIPOLOGIA DEL PROCEDIMENTO	TEMPO MAX	RESPONSABILE PROCEDIMENTO
Stato civile…		Dichiarazioni e variazioni di cittadinanza	30 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Riconoscimento cittadinanza iuris sanguinis discendenti di ceppo italiano	180 gg.	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Giuramento cittadinanza italiana e trascrizione decreto di conferimento	15 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Dichiarazioni di nascita: iscrizioni	immediato	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Trasmissione atto di nascita a Comune di residenza	5 gg.	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Trascrizioni atti di nascita	10 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Trascrizione provvedimento cambiamento o aggiunta cognome/nome	15 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Dichiarazioni di riconoscimento pre e post-natale	10 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Adozione: trascrizione decreti di adozione	30 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco

Stato civile…		Processo Verbale pubblicazioni di matrimonio	20 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Trascrizione pubblicazioni di matrimonio da altri Comuni o dall'estero	5 gg.	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Rilascio certificato di eseguita pubblicazione ai nubendi	12-15 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Celebrazione matrimonio civile	concordato con l'ufficio	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Trascrizione matrimonio concordatario	1 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Trascrizione matrimoni altri Comuni	20 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Trascrizione matrimoni dall'estero	60 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Dichiarazioni di riconciliazione	15 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Sentenze di scioglimento o cessazione effetti civili di matrimonio: annotazioni e comunicazione ai Comuni di eventuale trascrizione dell'atto	30 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Riconoscimento della rispondenza al nostro ordinamento delle sentenze straniere di divorzio e trascrizione nei registri di matrimonio	60 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Rilascio libretto internazionale della famiglia	immediato	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Dichiarazione di decesso: iscrizione atto di morte e rilascio permesso di seppellimento	immediato	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Trascrizione atti di decesso residenti avvenuti in altri Comuni o all'estero	10 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco

Stato civile…		Annotazioni sui registri di stato civile e proposta annotazione altri Comuni	60 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Rilascio certificazione di stato civile	immediato	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Proposta rettifica d'ufficio	15 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Comunicazione degli atti anagrafe, leva, elettorale	8 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Evasione richieste postali	15 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Comunicazioni mensili AUSL ed Ufficio Tumori	15 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Statistica di stato civile mensile Prefettura	15 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Iscrizione Lista di Leva	al 31/12	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Certificati esito di leva ed iscrizione ruoli matricolari	30 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Registrazione congedi militari	30 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Iscrizioni e cancellazione ruoli matricolari	40 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Autorizzazione orari trasporti funebri	3 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Rilascio orari funerali	immediato	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco

Stato civile…		Autorizzazione trasporto cadavere Cimiteri	immediato	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		autorizzazione trasporto resti mortali	2 gg.	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Autorizzazione alla cremazione di cadavere o resti mortali	1 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Richiesta affidamento delle ceneri: rilascio autorizzazione	8 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Richiesta dispersione ceneri: rilascio autorizzazione	8 gg	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco
Stato civile…		Regolamento raccolta cadaveri su chiamata autorità Giudiziaria: compilazione calendario di turnazione ed aggiornamento	7 gg.	Dipendenti a tempo indeterminato incaricati dal Sindaco

AREA: SERVIZI AMMINISTRATIVI SERVIZIO: AFFARI GENERALI
UNITA' OPERATIVA	COMPETENZE
SERVIZI ANAGRAFICI, ELETTORALI, STATISTICA E CENSIMENTI	Certificazione anagrafica Rilascio carte d'identità cartacee ed elettroniche Supporto al cittadino per autocertificazioni e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà Richieste di cambio di abitazione e di nuova residenza Rilascio attestazioni ai cittadini comunitari Tenuta e aggiornamento registri della popolazione residente e adempimenti connessi (AIRE compreso) Funzioni in materia ecografica e topografica con aggiornamento stradario comunale Tenuta liste elettorali e adempimenti connessi Gestione procedure elettorali Adempimenti connessi alla gestione dell'Albo dei Giudici Popolari Adempimenti relativi alla gestione degli Albi dei Presidenti di seggio e degli Scrutatori Realizzazione serie storiche sui dati demografici Previsioni di crescita nel territorio Rilevazioni periodiche per ISTAT Censimento generale della popolazione Pubblicazioni ex D. Lgs. 33/2013 relative all'U.O.
	TIPOLOGIA DEL PROCEDIMENTO		TEMPO XXX	RESPONSABILE PROCEDIMENTO
Servizi anagrafici	Certificazione anagrafica	Rilascio certificati	immediato	funzionari delegati dal Sindaco
		Rilascio certificazione pregressa con ricerca d'archivio	45 gg
		Istruzione pratiche per passaporti e lasciapassare	immediato
	Rilascio carte d'identità cartacee ed elettroniche	Emissione carte d'identità cartacee e proroghe	immediato	funzionari delegati dal Sindaco
		Emissione carte d'identità elettroniche e proroghe	immediato
	Supporto all'U.O. Sportello cittadino per autocertificazioni e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà	Autocertificazioni e autenticazione	immediato	funzionari delegati dal Sindaco
		Dichiarazioni sostitutive di atto notorio	immediato
		Copie autentiche	immediato
	Richieste di cambio di abitazione e di nuova residenza	Richiesta cambio di indirizzo all'interno del Comune	immediato	funzionari delegati dal Sindaco
		Richiesta residenza da altro Comune o dall'estero	immediato
		richiesta adempimenti per Motorizzazione Civile contestuali alle pratiche di immigrazione e di cambio di indirizzo	immediato

segue: Servizi anagrafici	Richieste di cambio di abitazione e di nuova residenza - segue	richiesta assegnazione numeri civici	immediato	funzionari delegati dal Sindaco
		richiesta iscrizione allo schedario popolazione temporanea di cittadini italiani e stranieri;	4 mesi (tempi della legge speciale)
		richiesta iscrizione allo schedario popolazione temporanea di cittadini comunitari (per lavori stagionali)	immediato
		dichiarazione di dimora abituale di cittadini extracomunitari	immediato
	Rilascio attestazioni ai cittadini comunitari	Richiesta di attestazione di iscrizione anagrafica	immediato	funzionari delegati dal Sindaco
		Richiesta di attestazione di soggiorno permanente corredata da documentazione di legge	immediato
		Rilascio di attestazione di iscrizione anagrafica	2 gg
		Rilascio di attestazione di soggiorno permanente	30 gg (tempi della legge speciale)
	Tenuta e aggiornamento registri della popolazione residente e adempimenti connessi (AIRE compreso)	Pratiche di cambio di indirizzo all'interno del Comune	2 gg	funzionari delegati dal Sindaco
		Pratiche di immigrazione da altro Comune o dall'estero	2 gg
		Richiesta accertamenti alla Polizia Municipale	immediato
		Risposta accertamenti	20 giorni (tempi della legge speciale)
		Richiesta cancellazione anagrafica ad altri Comuni	2 gg
		Pratica di emigrazione in altro Comune	2 gg
		Pratiche di iscrizione all'anagrafe temporanea di cittadini italiani e stranieri e di cittadini comunitari	4 mesi (tempi della legge speciale) + 30 gg
		Iscrizioni d'ufficio	90 gg
	Tenuta e aggiornamento registri della popolazione residente e adempimenti connessi (AIRE compreso) - segue	Iscrizioni per variazioni di stato civile in anagrafe	2 gg	funzionari delegati dal Sindaco
		Pratiche AIRE	2 gg
		Pratiche di pensione	30 gg
		Pratiche di cancellazione per irreperibilità	termine minimo 1 anno e non ha termine massimo (tempi della legge speciale)

segue: Servizi anagrafici	Tenuta e aggiornamento registri della popolazione residente e adempimenti connessi (AIRE compreso) - segue	Pratiche di cancellazione per mancato rinnovo dichiarazione di dimora abituale	ha termini minimi ma non termini massimi (tempi della legge speciale)	funzionari delegati dal Sindaco
		Aggiornamento permessi di soggiorno di cittadini extracomunitari	immediato
		Rilascio informazioni a pubbliche amministrazioni	max 30 gg - se desunte da atti pregressi 45 gg
		Invito a cittadini extracomunitari a rinnovare dichiarazione dimora abituale a seguito scadenza permesso di soggiorno	60 gg
		Elenchi e comunicazioni periodiche alla Questura	tempi legge speciale
		Elenchi e comunicazioni periodiche alla Prefettura	tempi legge speciale
		Attribuzione, modifica, controllo telematico codici fiscali tramite SIATEL	30 gg
		Inserimento e modifica nominativi, controllo telematico nell'INA	30 gg
		Aggiornamento SAIA	tempi legge speciale
	Tenuta e aggiornamento registri della popolazione residente e adempimenti connessi (AIRE compreso) - segue	Verifica dati anagrafici per Equitalia Polis	30 gg	funzionari delegati dal Sindaco
		Statistiche demografiche mensili tramite sistema telematico ISTATEL	30 gg (tempi della legge speciale)
		Statistiche demografiche annuali tramite sistema telematico MODEM ISTAT	entro 4 mesi (tempi della legge speciale)
		Pratiche schedario popolazione temporanea	tempi legge speciale
		Elenchi e comunicazioni variazioni anagrafiche a AUSL	max 30 gg
		Verifiche anagrafiche per forze dell'ordine	immediato/30 gg
		Gestione posta da evadere	30 gg
	Funzioni in materia ecografica e topografica con aggiornamento stradario comunale	Gestione toponomastica e intitolazione nuove vie	90 gg	funzionari delegati dal Sindaco
		Gestione stradario e attribuzione numeri civici	30/60 gg

segue: Servizi anagrafici	Tenuta liste elettorali e adempimenti connessi	Iscrizioni, cancellazioni, variazioni alle liste elettorali, generali e sezionali ordinarie	gennaio, aprile, giugno, luglio, ottobre e dicembre (tempi della legge speciale)	funzionari delegati dal Sindaco
		Gestione comunicazioni anagrafiche da iscrivere all'elettorale	immediato
		Rilascio certificazione elettorale	immediato e/o tempi della legge speciale
		Revisione liste elettorali	gennaio, aprile, giugno, luglio, ottobre e dicembre (tempi della legge speciale)
		Tenuta e aggiornamento archivio fascicoli	gennaio, aprile, giugno, luglio, ottobre e dicembre (tempi della legge speciale)
		Verbali ufficiale elettorale e commissione elettorale comunale	gennaio, aprile, giugno, luglio, ottobre e dicembre (tempi della legge speciale)
		Gestione tessere elettorali	gennaio, aprile, giugno, luglio, ottobre e dicembre (tempi della legge speciale)
		Gestione tagliandi elettorali	gennaio, aprile, giugno, luglio, ottobre e dicembre (tempi della legge speciale)
		Elaborazione statistiche elettorali	tempi di legge (scadenze fissate dalla Prefettura)
		Rilascio duplicati tessere elettorali e tagliandi	immediato o qualche gg
		Rilascio copie liste elettorali	30 gg
		liquidazione rimborso spese viaggio commissione elettorale circondariale	30 gg
	Gestione procedure elettorali	Autorizzazione al lavoro straordinario del personale comunale (per elezioni)	tempi legge speciale	funzionari delegati dal Sindaco
		Assunzione persona a tempo determinato	tempi legge speciale

segue: Servizi anagrafici	Gestione procedure elettorali - segue	compilazione e spedizione telegrammi e fax di cancellazione dalle liste elettorali	tempi legge speciale	funzionari delegati dal Sindaco
		Compilazione e spedizione cartoline avviso per cittadini iscritti all'AIRE	tempi legge speciale
		Adempimenti connessi con esercizio diritto di voto da parte di cittadini italiani residenti in Paesi Europei	tempi legge speciale
		Adempimenti connessi con esercizio diritto di voto da parte di cittadini dell'Unione Europea	tempi legge speciale
		Gestione liste aggiunte Trento, Bolzano e Valle d'Aosta	tempi legge speciale
		Cancellazione dalle liste iscritti che non compiranno 18 anni il giorno delle elezioni	tempi legge speciale
		Tessere elettorali stampate nelle revisioni straordinarie e controllo notifiche delle stesse	tempi legge speciale
		Rilascio duplicati tessere elettorali e tagliandi	immediato
		Iscrizioni nelle liste elettorali al trentesimo giorno	tempi legge speciale
		Registrazione, sottoscrizione liste e certificazione elettorale	tempi legge speciale
		Informazioni, controllo ed esame liste per consultazioni	tempi legge speciale
		Preparazione propaganda elettorale	tempi legge speciale
		Preparazione riunione interpartitica	tempi legge speciale
		Allestimento tabelloni di propaganda elettorale	tempi legge speciale
		Xxxxxxxx manifesti elettorali	tempi legge speciale
		Nomina scrutatori	tempi legge speciale
		Gestione rinunce e sostituzione scrutatori	tempi legge speciale
		Scelta e nomina presidenti di seggio	tempi legge speciale
		Cancellazioni al 15^ giorno	tempi legge speciale
		Preparazione copie liste per i seggi e verbale relativo	tempi legge speciale
		Preparazione estratti di lista da affiggere ai seggi	tempi legge speciale
		Organizzazione trasporto disabili ai seggi	tempi legge speciale
		Autorizzazioni al voto per elettori ricoverati in casa di cura	tempi legge speciale
		Preparazione e allestimento seggi e sopralluoghi	tempi legge speciale
		Preparazione ed effettuazione incontro con presidenti di seggio	tempi legge speciale

segue: Servizi anagrafici	Gestione procedure elettorali - segue	Preparazione materiale per i seggi	tempi legge speciale	funzionari delegati dal Sindaco
		Caricamento dati preparatori gestione elezioni	tempi legge speciale
		Assistenza ai seggi	tempi legge speciale
		Raccolta ed elaborazione dati	tempi legge speciale
		Raccolta plichi e inoltro agli Enti competenti	tempi legge speciale
		Pagamento onorari ai componenti seggi	tempi legge speciale
		Liquidazione ore straordinarie a tutto il personale comunale	tempi legge speciale
		Liquidazione allestimento tabelloni e seggi elettorali	tempi legge speciale
		Liquidazione spese varie	tempi legge speciale
		Raccolta dati per rendicontazione	tempi legge speciale
	Adempimenti connessi alla gestione dell'albo dei Giudici Popolari	Iscrizioni e cancellazioni negli albi dei Giudici Popolari	biennale, entro il 31 agosto (tempi della legge speciale)	funzionari delegati dal Sindaco
	Adempimenti relativi alla gestione degli Albi dei Presidenti di seggio e degli Scrutatori	Iscrizioni e cancellazioni negli albi dei Presidenti di seggio e degli Scrutatori	annuale, entro gennaio (tempi della legge speciale)	funzionari delegati dal Sindaco
	Statistica e censimenti	Formazione campione ISTAT Forze lavoro	365 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi
		Assistenza rilevatori indagine continua Forze lavoro	10 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi
		Elaborazione dati statistici	30 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi
		Formazione campioni richiesti da altri Enti	30 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi
		Formazione campione ISTAT Multiscopo	40 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi
		Indagine annuale multiscopo	40 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi

AREA: SERVIZI AMMINISTRATIVI SERVIZIO: BIBLIOTECHE
UNITA' OPERATIVA	COMPETENZE
BIBLIOTECHE	Organizzazione e gestione biblioteche comunali Organizzazione di iniziative di promozione della lettura e attività di laboratorio Gestione iter del libro, periodici e multimedia (eventuale ordine, acquisto, catalogazione e etichettatura) Programmazione e gestione rapporti con gli utenti (prestito locale e interbibliotecario, fotocopiatura, evasione richieste di informazioni via telefono, Rapporti con scuole pubbliche e private, centri giovanili e ludoteca per visite guidate, letture animate, progetti comuni… Gestione gruppo lettori volontari progetto NatiPerLeggere Gestione rapporti con altri enti (Nuovo Circondario Imolese, Provincia, Regione, altre biblioteche) e associazioni culturali, pediatri Gestione della zona bibliotecaria dell'imolese Organizzazione eventi culturali, di iniziative di promozione della lettura e attività di laboratorio nelle biblioteche Gestione servizio accesso a Internet per il cittadino Adempimenti degli OLP Operatori Locali Progetto per Servizio civile nazionale e regionale Collaborazione con U.O. Attività Economiche e produttive / cultura e turismo, con U.O. Staff di segreteria e U.O. Comunicazione e sport per attività di promozione Gestione rapporti con Gruppo volontari alfabetizzazione informatica Pubblicazioni ex D. Lgs. 33/2013 relative all'U.O. Gestione e consultazione dell'archivio storico
	TIPOLOGIA DEL PROCEDIMENTO		TEMPO MAX	RESPONSABILE PROCEDIMENTO
Biblioteche		Prestito locale e registrazione nuovi utenti	immediato	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Biblioteche		Registrazione nuovi utenti	immediato	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Biblioteche		Stampa tessera	immediato	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Biblioteche		Catalogazione novità librarie e multimediali	3 gg. se prenotate; 8 gg. se non prenotate	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Biblioteche		Evasione richieste bibliografiche ricevute per e-mail, fax, telefono, posta	7 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Biblioteche		Evasione richieste di proroga ricevute per e-mail	3 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Biblioteche		Risposte a quesiti su documenti da riacquistare	7 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi
Biblioteche		Controllo documenti risultanti a prestito ad utenti che ritengono di aver restituito	10 gg	Dirigente Area Servizi Amministrativi