Sistema di controllo di gestione e flussi finanziari. L’art. 6, comma 2°, lett. c) del Decreto dispone che i modelli prevedano “modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati”. La disposizione trova la sua ratio nella constatazione che la maggior parte dei reati di cui al Decreto possono essere realizzati tramite le risorse finanziarie delle società (es.: costituzione di fondi extra-contabili per la realizzazione di atti di corruzione). Le Linee Guida di Confindustria raccomandano l’adozione di meccanismi di procedimentalizzazione delle decisioni che, rendendo documentate e verificabili le varie fasi del processo decisionale, impediscano la gestione impropria delle risorse finanziarie dell’ente. Sempre sulla base dei principi indicati nelle Linee Guida, il sistema di controllo relativo ai processi amministrativi ed, in particolare, al processo di gestione delle risorse finanziarie si basa sulla segregazione dei ruoli nelle fasi chiave del processo, segregazione che sia adeguatamente formalizzata e per la quale sia prevista una buona tracciabilità degli atti e dei livelli autorizzativi da associarsi alle operazioni. In particolare, gli elementi specifici di controllo sono così di seguito rappresentati: ◼ esistenza di attori diversi operanti nelle differenti fasi/attività del processo; ◼ richiesta della disposizione di pagamento per assolvere l’obbligazione debitamente formalizzata; ◼ controllo sull’effettuazione del pagamento; ◼ riconciliazioni a consuntivo; ◼ esistenza di livelli autorizzativi per la richiesta di pagamento e per la disposizione, che siano articolati in funzione della natura dell’operazione (ordinaria/straordinaria) e dell’importo; ◼ esistenza di un flusso informativo sistematico che garantisca il costante allineamento fra procure, deleghe operative e profili autorizzativi residenti nei sistemi informativi; ◼ effettuazione sistematica delle riconciliazioni dei conti infragruppo e dei rapporti intrattenuti con gli istituti di credito, con le risultanze contabili; ◼ tracciabilità degli atti e delle singole fasi del processo a cui si deve porre specifica attenzione riguardo l’esaurimento della circolazione dei documenti che hanno già originato un pagamento.
