Sistema di Protocollo. Il sistema informatico per il protocollo è utilizzato dall’Ufficio Protocollo per la protocollazione della posta in ingresso e in uscita. Al sistema si accede in VPN. Tutte le raccomandate e le offerte economiche consegnate a mano vengono protocollate. Mentre le altre categorie di posta vengono prima smistate ai destinatari e poi, su richiesta, protocollate. I documenti caricati sui sistemi informativi utilizzati da Puglia Sviluppo non transitano dal protocollo. Anche le PEC non vengono protocollate tutte, prima sono lette dal destinatario e poi, se necessario, è quest’ultimo che provvede a protocollare personalmente, se è un responsabile di commessa, o a chiederne la protocollazione. Il maggior numero di protocollazioni riguarda la posta in uscita. L’operazione di protocollazione consiste nell’inserire manualmente a sistema l’oggetto dell’invio, il mittente e destinatario, la data. Dopodiché il sistema assegna automaticamente un numero di protocollo. Il sistema dispone di una funzionalità di ricerca dei protocolli utilizzata per verificare, in un secondo momento, la reale ricezione e protocollazione di documenti di interesse (ad esempio per verificare se un beneficiario ha effettivamente inviato un documento). La necessità di effettuare questa verifica sussiste anche per le PEC. A fine giornata, l’operatrice dell’Ufficio Protocollo deve ogni giorno scaricare dal sistema un file pdf contenente l’elenco dei documenti protocollati e inviarlo all’ente certificatore. La generazione e consegna di questo elenco determina che le informazioni relative ai documenti protocollati in giornata non possano essere più modificate.
