Convenzione Quadro tra AgID e Fondazione Ugo Bordoni del 16.10.2015 ACCORDO ESECUTIVO N. 01/2017
Convenzione Quadro tra AgID e Fondazione Xxx Xxxxxxx del 16.10.2015 ACCORDO ESECUTIVO N. 01/2017
Collaborazione per lo svolgimento degli appalti pre-commerciali nell’ambito dell’Accordo AgID-MIUR.
Titolo dell’accordo
Collaborazione tra AgID e FUB sulle iniziative relative al progetto “Accordo di collaborazione con il MIUR - CdC 1.02.14.09”, per la realizzazione delle attività di pianificazione ed attuazione connesse allo sviluppo di servizi o prodotti innovativi in grado di soddisfare una domanda espressa dalle pubbliche amministrazioni.
Obiettivi
Sommario
3. Organizzazione del lavoro e monitoraggio 3
4. Luoghi di svolgimento delle attività 3
6. Trasferte e partecipazione a convegni 5
7. Modalità di rimborso e di rendicontazione 5
ALLEGATO A: SINTESI DELL’ACCORDO AGID-MIUR 6
ALLEGATO B: ATTIVITA’ DI DETTAGLIO 8
ALLEGATO C: LINEE GUIDA PER LA REDAZIONE DEL PIANO DELLE ATTIVITA’ 12
Premessa
In data 16 ottobre 2015 l’Agenzia per l’Italia Digitale (di seguito AgID) e la Fondazione Xxx Xxxxxxx (di seguito FUB) hanno stipulato una Convenzione Quadro che regola e pianifica le attività di collaborazione tra l’AgID e la FUB.
Il presente Accordo Esecutivo è stipulato ai sensi dell’art. 3 della Convenzione Quadro.
In data 28 aprile 2015 è stato stipulato, tra il Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca (di seguito MIUR) e l’AgID, un Accordo di Collaborazione (di seguito Accordo AgID- MIUR) per la pianificazione e l’attuazione delle attività connesse allo sviluppo di servizi o prodotti innovativi in grado di soddisfare una domanda espressa dalle pubbliche amministrazioni per mezzo strumenti di procurement innovativo “demand-driven”, tra cui l’appalto pre-commerciale (di seguito PCP, acronimo di Pre-Commercial Procurement). Ulteriori dettagli sui contenuti dell’Accordo AgID-MIUR sono riportati nell’Allegato A del presente Accordo Esecutivo 01/2017.
L’AgID può coinvolgere soggetti terzi nella conduzione delle attività previste dall’Accordo AgID-MIUR e ha interesse, tra l’altro, a definire e sistematizzare procedure e strumenti utili alla gestione dell’intero ciclo di vita di un PCP, nonché a rendere misurabili le singole attività che lo compongono anche al fine di ottimizzare i processi e migliorare le stime in fase di pianificazione.
La FUB, in qualità di ente in grado di coniugare servizi di interesse pubblico con attività di ricerca e innovazione nel settore ICT, può offrire ad AgID un contributo di coordinamento tecnico/scientifico, soprattutto nella fase istruttoria amministrativa del procedimento utile alla realizzazione dei bandi di gara PCP.
Tutto ciò premesso, il presente Accordo Esecutivo disciplina le modalità con cui l’AgID e la FUB intendono collaborare per l’esecuzione delle seguenti attività previste dall’Accordo AgID-MIUR.
1. Oggetto
Il presente Accordo specifica e disciplina le modalità di collaborazione tra l’AgID e la FUB per la realizzazione di attività di studio e di sperimentazione applicata alla conduzione di appalti di innovazione nella forma del PCP.
Le attività oggetto del presente Accordo sono elencate nel seguito:
▪ sistematizzazione e ottimizzazione delle procedure e degli strumenti per la conduzione di appalti pre-commerciali;
▪ produzione di schemi di riferimento della documentazione tecnica per la realizzazione di appalti pre-commerciali;
▪ supporto alla valutazione di offerte in risposta ad appalti pre-commerciali;
▪ attività di diffusione dei risultati ottenuti.
Le attività sopra elencate sono più dettagliatamente descritte nell’Allegato B al presente Accordo Esecutivo 1/2017.
La FUB contribuisce con compiti di prevalente natura tecnico/scientifica, con lo scopo ultimo di coadiuvare AgID e MIUR nella conduzione e nella promozione e degli appalti pre- commerciali.
2. Durata
Il presente Accordo Esecutivo produrrà effetti dalla data di sottoscrizione e avrà termine il 31 marzo 2018. Il termine può essere prorogato tramite atto sottoscritto dalle Parti, comunque non oltre il termine di durata della Convenzione di cui all’art. 7 della stessa.
3. Organizzazione del lavoro e monitoraggio
Ai sensi dell’art. 3 comma 4 della Convenzione Quadro, le Parti individuano ciascuno un
Referente del presente Accordo Esecutivo.
Ciascuna parte si impegna a comunicare in forma scritta il nominativo del Referente entro 10 giorni dalla sottoscrizione del presente Accordo Esecutivo.
I suddetti Referenti hanno, per tutta la durata del presente Accordo Esecutivo, i seguenti compiti:
▪ produrre il Piano delle attività, in coerenza con le Linee Guida per la redazione del Piano delle Attività di cui all’Allegato C del presente Accordo Esecutivo;
▪ verificare periodicamente lo stato di avanzamento delle attività per la trasmissione del medesimo al Comitato di Indirizzo e Verifica (CIVE), costituito ai sensi dell’art. 5 della Convenzione Quadro;
▪ redigere e proporre eventuali variazioni al programma di attività, anche mediante l’adozione di atti aggiuntivi agli Accordi Esecutivi ai sensi dell’art.3 comma 3 della Convenzione Quadro.
4. Luoghi di svolgimento delle attività
Il personale FUB impegnato nelle attività AgID è assegnato in relazione alle esigenze del progetto e potrà svolgere l’attività sia presso la sede AgID, sia presso la sede FUB, o, previo accordo tra le Parti stabilito nel Piano delle Attività, – per brevi periodi – presso le pubbliche amministrazioni coinvolte negli appalti pre-commerciali.
Al fine di favorire lo svolgimento delle attività previste dal presente Accordo, l’AgID e la FUB mettono a disposizione postazioni di lavoro e telefoni presso i propri locali, nonché caselle di posta elettronica.
5. Contributi
Ai sensi dell’art. 4 comma 4 della Convenzione Quadro, e in considerazione del valore complessivo delle attività regolamentate dal presente Accordo esecutivo, la FUB contribuisce al progetto comune con un impegno economico pari al 50% dei costi delle proprie risorse umane impegnate nelle attività.
L’AgID contribuisce al parziale ristoro dei costi del predetto personale della FUB, nella misura del rimanente 50% e comunque fino ad un importo massimo di € 162.993,72.
La tabella seguente riporta la stima dell’impiego di personale FUB da impegnarsi nelle attività previste dal presente Accordo, con l’indicazione degli specifici profili professionali utilizzati.
Nel presente Accordo esecutivo si fa riferimento ai costi del personale calcolati sul Bilancio 2015 (ultimo bilancio approvato) della Fondazione Bordoni. Gli importi inseriti nel presente Accordo, non eccedono il 10% rispetto a quelli indicati nell’Allegato 1, Tabella A della Convenzione quadro del 16/10/2015.
Profili professionali | Costo del lavoro giorno/persona | Costo giornaliero, inclusivo costi di struttura* | Quantità di giorni stimati | Xxxxx Xxxxxxx per profilo professionale | Contributo Xxxxxxx FUB | Contributo Xxxxxxx XxXX |
Group Leader | 473,53 | 615,59 | 40 | € 24.623,60 | € 12.311,80 | € 12.311,80 |
Senior Researcher | 401,29 | 521,68 | 138 | € 71.991,84 | € 35.995,92 | € 35.995,92 |
Researcher | 320,8 | 417,04 | 550 | € 229.372,00 | € 114.686,00 | € 114.686,00 |
€ 325.987,44 | € 162.993,72 | € 162.993,72 |
* Ai sensi di quanto specificato nell’Allegato 1 della Convenzione Quadro il Costo giornaliero è calcolato applicando al labor cost delle risorse umane della FUB un overhead omnicomprensivo pari al 30% a parziale copertura dell’incidenza delle spese generali.
Xxxxx restando il contributo massimo al cofinanziamento, i Referenti dell’Accordo hanno la facoltà di rimodulare gli impegni del personale, anche con eventuali spostamenti di impegno tra i diversi profili professionali.
Inoltre Xxxx si impegna a ristorare alla FUB le spese di trasferta di cui al successivo articolo 6, sostenute dal predetto personale FUB, fino ad un massimo complessivo di € 5.000.
Resta inteso che il personale della FUB, anche durante la conduzione di attività eventualmente svolte presso la sede di AgID, è sottoposto alla normativa vigente della FUB, coerente con il CCNL di riferimento e il contratto integrativo in essere.
6. Trasferte e partecipazione a convegni
Nella eventualità che, per esigenze legate alle attività progettuali oggetto del presente accordo, sia necessario impegnare le risorse umane FUB in trasferte sul territorio nazionale o all’estero, i costi delle missioni, gli eventuali costi di iscrizione a Convegni o Conferenze Scientifiche e le indennità di trasferta, erogate secondo la normativa adottata dalla Fondazione Xxx Xxxxxxx, saranno interamente rimborsate dall’AGID.
7. Modalità di rimborso e di rendicontazione
La FUB emette ogni sei mesi e comunque entro 30 giorni dal termine del presente Accordo nota di debito cui, ai sensi dell’art.4 comma 2 della Convenzione Quadro, si allega:
▪ relazioni delle attività svolte
▪ rendicontazione indicante il tempo-persona impegnato nelle attività progettuali
▪ documentazione giustificativa delle eventuali trasferte effettuate.
AgID rimborserà i costi di personale e le eventuali spese di trasferta sostenuti da FUB secondo le modalità e i tempi previsti dalle normative vigenti.
8. Proprietà intellettuale
Fermo restando quanto disposto all’art. 6 della Convenzione Quadro AgID-FUB riguardo la tutela dei diritti di proprietà intellettuale, la gestione dei diritti sui risultati tiene conto dei diritti e delle esclusive di Xxxxx.
9. Altre disposizioni
Per quanto non espressamente previsto nel presente Accordo, vale quanto alla Convenzione Quadro.
Roma, 10 febbraio 2017
Agenzia per l’Italia Digitale x.xx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Direttore Generale
Fondazione Xxx Xxxxxxx x.xx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Presidente
ALLEGATO A: SINTESI DELL’ACCORDO AGID-MIUR
Con la sottoscrizione dell’Accordo AgID-MIUR del 28 aprile 2015, i due enti hanno instaurato un rapporto di collaborazione finalizzato a:
a) Promuovere e sperimentare l’utilizzo dell’appalto pre-commerciale quale strumento per l’esecuzione di attività di ricerca e sviluppo;
b) Promuovere e sperimentare l’utilizzo di strumenti di procurement innovativo “demand driven”, tra cui l’appalto pre-commerciale, al fine di sostenere l’innovazione dell’offerta di mercato, mantenere e incrementare la presenza sul territorio nazionale di significative competenze di ricerca e innovazione industriale;
c) Promuovere la modernizzazione dei servizi realizzati dalla Pubblica Amministrazione, attraverso l’adozione di soluzioni innovative;
d) Nell’ambito degli obiettivi sopra citati, portare a completamento la procedura avviata con l’Avviso Pubblico per la rilevazione di fabbisogni di innovazione all’interno del settore pubblico nelle Regioni Convergenza, adottato con D.D. 437 del 13 marzo 2013.
Con la sottoscrizione dell’Accordo AgID-MIUR, l’Agenzia di impegna a svolgere attività di assistenza tecnico giuridica finalizzata al celere ed efficace svolgimento degli appalti pre- commerciali per il completamento della citata procedura avviata con l’Avviso Pubblico, di cui al suddetto punto d).
L’Accordo AgID-MIUR prevede, in particolare, l’esecuzione di appalti pre-commerciali per il soddisfacimento di 30 manifestazioni di interesse. Ciascuna manifestazione d’interesse individua uno specifico problema e un relativo bisogno di innovazione.
Le manifestazioni di interesse sono state proposte da Amministrazioni pubbliche collocate nelle regioni convergenza (Calabria, Campania, Puglia e Sicilia). Ciascuna manifestazione di interesse è stata proposta da una amministrazione o da un gruppo di amministrazioni che hanno espresso un bisogno comune. Le amministrazioni proponenti sono anche denominate, nel seguito, “Beneficiari”. Il numero complessivo di soggetti Beneficiari è circa 70.
Ciascuna manifestazione di interesse è descritta in un documento, di dimensione che va da un minimo di 10 a un massimo 40 pagine, che individua il bisogno di innovazione. Una scheda di sintesi, della dimensione di una pagina, descrive ciascuna manifestazione di interesse.
Le 30 manifestazioni di interesse e i relativi bisogni di innovazione saranno soddisfatti mediante l’espletamento di appalti pubblici, nella forma dell’appalto pre-commerciale. Le procedure di appalto pre-commerciale sono realizzate in coerenza con le raccomandazioni contenute nella Comunicazione della Commissione Europea n. 799 del 14.12.2007, recante: “Appalti pre-commerciali: promuovere l’innovazione per garantire servizi pubblici sostenibili e di elevata qualità in Europa”. Ciascun appalto, nel caso in oggetto, sarà organizzato in due stadi (fasi) o al massimo in tre stadi (o fasi).
Le 30 manifestazioni di interesse saranno oggetto di consultazione del mercato. L’esito della consultazione di mercato potrà, caso per caso, confermare o meno l’applicabilità della procedura di appalto pre-commerciale ai fini del soddisfacimento del bisogno di innovazione. Al termine delle consultazioni di mercato, pertanto, sarà individuato il numero di manifestazioni di interesse che può essere oggetto di appalto pre-commerciale.
Le manifestazioni d’interesse per le quali la consultazione avrà avuto esito positivo potranno essere raggruppate in “cluster”, sulla base di criteri di omogeneità e similarità, in modo che ogni cluster possa essere oggetto di un unico appalto, eventualmente suddiviso in lotti. Il numero stimato di appalti risultanti è presumibilmente pari a 15, e, in ogni caso, non superiore a 30.
ALLEGATO B: ATTIVITA’ DI DETTAGLIO
In riferimento a quanto specificato nel Piano di Dettaglio delle Attività dell’Accordo AgID- MIUR (Allegato 3), il presente Accordo si concentra, principalmente, sulle attività “A.2 – Strumenti per il PCP” e “A.3 – Preparazione documentazione di gara”, così come descritto nelle tabelle a seguire che specificano le tipologie di attività, le modalità di svolgimento e i risultati attesi.
• A.2 – Strumenti per il PCP, attività finalizzate alla sistematizzazione delle procedure e degli strumenti utili alla conduzione di appalti pre-commerciali.
Modalità di svolgimento e risultati attesi | |
a) Definizione di modi e criteri di individuazione degli esperti – A.2.1.1 | FUB, in collaborazione con AgID redige – a partire dalla prima gara utile - un elaborato che propone criteri e procedure generali e riutilizzabili dalla stazione appaltante. Ciò al fine di individuare gli esperti di dominio per la preparazione dei bandi, le Commissioni tecniche, i comitati di valutazione. Tale elaborato sarà implementato durante lo svolgimento di ciascuno degli appalti pre- commerciali. |
L’attività si conclude, al termine della collaborazione, con la condivisione del suddetto elaborato. | |
b) Definizione Schema Capitolato tecnico – A.2.2.3 | Per ciascuna gara d’appalto, FUB e XxXX collaborano alla formulazione del capitolato tecnico e dei criteri tecnici di valutazione delle offerte. |
Nell’ottica di ottimizzare e sistematizzare la scrittura dei capitolati tecnici FUB e AgID si impegnano nell’individuazione e adozione di uno schema modulare e riutilizzabile. | |
Tale schema sarà verificato e continuamente migliorato sulla base dei risultati e dell’esperienza acquisita nella conduzione di ciascuna gara d’appalto. | |
L’attività si conclude al termine della collaborazione, con la condivisione del suddetto |
schema di capitolato tecnico. | |
c) Linee guida per la promozione appalti pre-commerciali | Durante tutta la durata dell’Accordo AgID-MIUR, AgID condurrà attività finalizzate alla formalizzazione di linee guida per la promozione e conduzione degli appalti innovativi e pre- commerciali, ai sensi del DL 179 art.19 comma 8. FUB fornirà contributi alla stesura di suddette linee guida per quanto concerne le attività oggetto del presente Accordo. |
• A.3 – Preparazione documentazione di gara, attività utili alla realizzazione delle singole iniziative di gara che si concludono con la pubblicazione del bando di gara in Gazzetta ufficiale.
Modalità di svolgimento e risultati attesi | |
d) Analisi dello Stato dell’Arte - A | A partire dalle schede di manifestazioni fornite da |
3.2.0 1 | AgID, FUB effettua una ricognizione sullo Stato |
dell’Arte in merito all’oggetto dell’appalto pre- | |
commerciale. La ricognizione ha l’obiettivo di | |
indentificare “tutte” le informazioni di dominio | |
pubblico disponibili sia nel settore industriale, sia | |
nella comunità scientifica. | |
Lo studio dovrà pertanto considerare almeno: | |
• Prodotti esistenti • Nuovi prodotti in via di sviluppo • Letteratura scientifica • Eventuali brevetti | |
L’attività si conclude con la consegna ad AgID di un | |
elaborato redatto da FUB che sintetizza l’attività di | |
analisi dello Stato dell’Arte per ogni singola gara. | |
e) Definizione del challenge brief - A 3.2.1 | A partire dalle schede di manifestazioni di interesse individuate da XxXX, dal documento di Analisi dello Stato dell’Arte e dagli esiti della consultazione di mercato effettuata da XxXX, FUB redige un elaborato che descrive il challenge brief, composto da una |
1 Attività non esplicitamente ricompresa nel piano di attività. Essa è però ordinariamente prevista come fase propedeutica al PCP e nelle linee guida EAFIP
descrizione dei casi d’uso e delle sfide di ricerca. L’attività si conclude con la consegna della challenge brief all’AgID per ogni singola gara. | |
f) Individuazione ed ingaggio di eventuali esperti di dominio necessari per la stesura del capitolato tecnico - A 3.2.4 | Sulla base dell’esperienza maturata nell’ambito delle attività utili alla redazione del documento di Analisi dello Stato dell’Arte, e dell’elaborato che propone una lista di criteri e procedure al fine di individuare gli esperti di dominio, FUB supporta AgID nell’individuazione degli esperti eventualmente necessari alla stesura del capitolato tecnico. |
g) Definizione del capitolato tecnico - A 3.2.5 | FUB – sulla base dello schema modulare di capitolato tecnico elaborato - coadiuva AgID nella stesura del capitolato tecnico di ciascuna gara d’appalto, anche coordinando le eventuali attività condotte dagli esperti di dominio ingaggiati da XxXX. |
• A.4 – Valutazione delle offerte ed esecuzione di gara, attività utili alla conduzione delle singole iniziative di gara che si avviano dopo la pubblicazione del bando di gara in Gazzetta ufficiale e si concludono con la formalizzazione dei risultati dell’appalto.
Modalità di svolgimento e risultati attesi | |||
h) Risposta alle chiarimento | richieste | di | Successivamente alla pubblicazione del bando, gli operatori economici interessati richiedono chiarimenti su specifici aspetti dell’appalto. FUB coadiuva AgID nell’esame delle richieste di chiarimento inerenti il capitolato tecnico, nella individuazione di esperti eventualmente necessari alla formulazione della risposta. |
L’attività si conclude con la trasmissione della risposta da parte di FUB ad AgID. | |||
• A.6 – Diffusione dei risultati, attività utili a massimizzare la consapevolezza del mercato e delle amministrazioni, nonché la partecipazione degli operatori di mercato agli appalti pre-commerciali
Tipologie di attività | Modalità di svolgimento e risultati attesi |
i) Dissemination | Per ciascun bando di gara e sulla base delle risultanze ottenute dalle attività alle lettere d) ed e), FUB e AgID valutano l’opportunità di procedere con azioni finalizzate alla diffusione dei risultati ottenuti e le relative modalità di attuazione. In tal senso saranno individuati i canali di comunicazione ritenuti più idonei (es. conferenze e/o riviste scientifiche internazionali, siti di comunicazione di riferimento della PA, riviste specializzate, ecc.). L’opera di diffusione dei risultati dovrà essere pianificata anche al fine di aumentare il numero di partecipanti al bando di gara. FUB e AgID, con il coinvolgimento del MIUR, valutano l’opportunità di organizzare, coinvolgendo gli altri partner istituzionali e gli attori che hanno preso parte al bando di gara, uno o più eventi rivolti alla comunità scientifica e industriale finalizzati a presentare i risultati del lavoro svolto. Gli eventi hanno l’obiettivo di consolidare l’interesse sul tema oggetto del PCP e favorire le possibilità di esperire gare d’appalto commerciali. FUB ed XxXX promuovono i risultati dell’iniziativa sui canali di comunicazione ritenuti più idonei (siti di comunicazione di riferimento della PA, riviste specializzate, ecc.) |
Le attività descritte alle lettere a), b), e c) sono condotte durante tutta la durata del presente Accordo Esecutivo.
Le attività descritte alle lettere d), e), f), g) e h) sono ricorrenti, con ciò intendendo che esse saranno erogate più volte, ciascuna in relazione ad un diverso appalto.
ALLEGATO C: LINEE GUIDA PER LA REDAZIONE DEL PIANO DELLE ATTIVITA’
Nella redazione del Piano delle attività le Parti terranno in conto quanto segue:
▪ Dell’autonomia della FUB che sarà libera di adottare la struttura organizzativa, i processi e le modalità di svolgimento del lavoro che reputa più funzionali alla conduzione delle attività.
▪ Dell’obiettivo di “conduzione delle attività con modalità atte a favorirne l’efficientamento”. Pertanto la FUB si impegna a condurre le attività in modo pianificato e sistematico favorendone la misurabilità dell’efficacia e dell’efficienza.
▪ Dell’obiettivo di “conduzione delle attività con modalità atte a favorirne la replicabilità”. Relativamente a ciascun bando di gara la FUB applicherà, ogni qual volta possibile, le stesse modalità di svolgimento del lavoro, proponendo ad AgID migliorie nella organizzazione delle attività. In tal senso FUB s’impegna ad applicare ogni misura volta a ottimizzare la struttura organizzativa e a sistematizzare i processi di utili alla conduzione delle attività, con l’obiettivo di ridurre nel tempo il costo di esecuzione delle stesse.
Inoltre il Piano delle attività individua le attività da realizzare, anche in relazione a ciascuna iniziativa di gara e in coerenza con il Piano esecutivo dell’Accordo AgID-MIUR. In relazione a ciascuna attività, il Piano potrà individuare:
▪ I deliverable attesi, specificandone la tipologia (es. necessario/opzionale), nonché la modalità di verifica e condivisione.
▪ Una stima delle risorse professionali necessarie per l’esecuzione delle specifiche attività.
▪ Un valore di riferimento per i tempi e le risorse necessarie per il completamento delle singole attività in carico a FUB. Tali valori saranno inizialmente stimati in collaborazione tra XxXX e FUB, ma saranno verificati ed eventualmente aggiornati sulla base dell’esperienze maturate durante la conduzione dei singoli PCP.
Il Piano delle attività definisce inoltre le modalità con cui l’esecuzione di ciascuna attività viene programmata, monitorata e controllata in modo sistematico.
Coerentemente, FUB s’impegna a individuare e utilizzare strumenti che favoriscano, gradualmente, la parziale automazione dei processi inerenti le attività.
I metodi, le procedure e gli strumenti utilizzati per la conduzione delle attività sono condivisi con l’AgID. L’AgID potrà, a proprio onere e ove non sussistano ostacoli dettati da diritti di terzi, applicare al proprio interno tali metodi, procedure e strumenti.
Nella redazione del Piano si terrà inoltre conto dei seguenti documenti e linee guida:
- Piano esecutivo dell’Accordo MIUR-Agid, versione 3.5
- Comunicazione della Commissione Europea 799/2007 “Appalti pre-commerciali: promuovere l’innovazione per garantire servizi pubblici sostenibili e di elevata qualità”
- Progetto EAFIP “European assistance for innovation procurement”: Eafip toolkit module 1 e module 2