Common use of Generelle krav Clause in Contracts

Generelle krav. Apotekbransjen og Sykehusapotekene bytter system fra FarmaPro til nye apoteksystemer. Systembytte innebærer bl.a. nye regionale logistikk-/ERP-systemer hos Sykehusapotekene. Leverandøren må i en overgangsfase håndtere både integrasjoner mot eksisterende FarmaPro løsninger og nye regionale ERP- systemer. Xxxxxxx har valgt følgende ERP-løsninger som erstatning for FarmaPro: Region Nord: Amesto Clockwork Region Midt: SAP S4 HANA Region Vest: SAP S4 HANA Region Sør-Øst: Anskaffelse av nytt ERP-system pågår parallelt med konkurranse om Grossistavtalen Lovisenberg sykehusapotek: Utvikler ny løsning basert på Extends retail-løsning med planlagt oppstart høsten 2019 Diakonhjemmet sykehusapotek: Utvikler ny løsning basert på Extends retail-løsning med planlagt oppstart høsten 2019 Det tas forbehold om eventuelle endringer i valg av ERP-systemer. Eventuelle systemtilpasninger for integrasjon mellom Lovisenberg Sykehusapotek AS og Diakonhjemmet Sykehusapotek AS og Leverandøren skal dekkes i sin helhet av disse kjøperne. Pris pr. kjøper skal være angitt i Bilag 17 - Prisskjema. Leverandør er kjent med at Kundenes regionale drifts- og forvaltningssentrene er sentrale aktører når det gjelder Kjøpernes IT-systemer og hvordan Kjøpernes systemer skal integreres med Leverandør. Leverandør skal derfor ved behov samarbeide med disse aktørene ifm. integrasjon, test og implementering, etter avtalesignering og fram til oppstart og gjennom hele avtaleperioden. Leverandøren skal senest 8 uker før oppstart av Grossistavtalen ha gjennomført systemtesting (ende- til-ende) av integrasjon og meldingsflyt mellom Kjøperne og Leverandør, slik at systemene er fullt ut operative ved oppstart av tjenesteleveransen, jf. Grossistavtalens punkt 3.1. Plan og gjennomføring skal skje i samarbeid mellom Leverandør og de regionale drifts- og forvaltningssentrene. Leverandør skal sikre at eventuelle bytter eller endringer av interne systemer hos Leverandøren ikke forsinker akseptanse eller leveranser i implementeringsfasen av Grossistavtalen. Likeså skal Leverandør sikre at bytte eller endring av interne systemer hos Leverandør i avtaleperioden ikke får konsekvenser for kravet til oppetid, jf. punkt 2. Leverandør skal ha en elektronisk backup-løsning for sikring av elektronisk forbindelse med Kjøperne.

Generelle krav. Apotekbransjen Leverandør skal sørge for at nye innkjøpsavtaler inngått av Sykehusinnkjøp HF for legemidler/varer som distribueres gjennom Grossistavtalen blir implementert i henhold til avtale og Sykehusapotekene bytter system fra FarmaPro til nye apoteksystemer. Systembytte innebærer bl.a. nye regionale logistikk-/ERP-systemer hos Sykehusapotekene. Leverandøren må i en overgangsfase håndtere både integrasjoner mot eksisterende FarmaPro løsninger at varebeholdningen på hoved- og nye regionale ERP- systemer. Xxxxxxx har valgt følgende ERP-løsninger som erstatning for FarmaPro: Region Nord: Amesto Clockwork Region Midt: SAP S4 HANA Region Vest: SAP S4 HANA Region Sør-Øst: Anskaffelse av nytt ERP-system pågår parallelt med konkurranse om Grossistavtalen Lovisenberg sykehusapotek: Utvikler ny løsning basert på Extends retail-løsning med planlagt oppstart høsten 2019 Diakonhjemmet sykehusapotek: Utvikler ny løsning basert på Extends retail-løsning med planlagt oppstart høsten 2019 Det tas forbehold om eventuelle endringer i valg av ERP-systemer. Eventuelle systemtilpasninger for integrasjon mellom Lovisenberg Sykehusapotek AS og Diakonhjemmet Sykehusapotek AS og Leverandøren skal dekkes i sin helhet av disse kjøperne. Pris pr. kjøper skal være angitt i Bilag 17 - Prisskjema. Leverandør er kjent med at Kundenes regionale drifts- og forvaltningssentrene er sentrale aktører når det gjelder Kjøpernes IT-systemer og hvordan Kjøpernes systemer skal integreres med Leverandørregionslager reguleres deretter. Leverandør skal derfor være leveringspliktig på alle LIS-avtalevarer. For oversikt over nåværende LIS-avtalevarer, se xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx. Det er Sykehusinnkjøp HF, divisjon legemidler (eventuelt fra andre innkjøpsorgan hos Kundene) som er ansvarlig for å informere Leverandør om nye avtaler og varer/preparater, samt hvilke Kunder avtalen gjelder for. Etter å ha mottatt nødvendig informasjon, skal Leverandør utarbeide pris- og avtalefiler som er klare ved behov samarbeide med oppstart av nye innkjøpsavtaler og sørge for at disse aktørene ifmholdes oppdatert til enhver tid. integrasjonPris- og avtalefiler skal rapporteres til Kjøperne to (2) ganger i måneden og i format som kan leses i alle apoteksystem. Kundene kan ila. avtaleperioden kreve økt rapportfrekvens. Ved oppstart av nye innkjøpsavtaler skal Leverandør utarbeide konverteringsfiler for nye og gamle avtalevarer. Konverteringsfilene brukes av Kundene til å forberede og gjennomføre endringer i sine interne logistikksystem. Grunnlag for oversiktene kommer fra Sykehusinnkjøp HF. Ved endringer som skjer fortløpende i avtalene, test som f.eks. nye varenummer, endring av varenummer, avregistrering av varer og implementering, etter avtalesignering lignende skal Leverandør utarbeide filer. Filene brukes av Kunde for å følge opp endringene i sitt logistikksystem. Grunnlag for endringene kommer fra Sykehusinnkjøp HF. Endringene skal gjøres gjeldende som en del av Leverandør/apotekenes ordinære vare- og fram til oppstart prisoppdateringer den 1. og gjennom hele avtaleperioden15. i hver måned. Leverandøren skal senest 8 uker før oppstart overvåke maksimalprisendringer på LIS-avtalevarer og rapportere dette til Sykehusinnkjøp HF, divisjon legemidler. For H-reseptlegemidler i Publikumsavdelingene skal Leverandør håndtere det økonomiske oppgjøret ved endret innkjøpspris på lagerførte varer på sykehusapotekene. Dette forutsetter at prisregulering av Grossistavtalen ha gjennomført systemtesting innkjøpspris er avtalefestet i avtale mellom legemiddelleverandør og helseforetak. Kravene meldes inn fra hver enkel Kjøper. Leverandør skal ukentlig sende LIS-restnoteringslister med kommentarer og tiltak til Kjøperne, Sykehusinnkjøp HF, divisjon legemidler og Mangelsenteret. Leverandør skal utarbeide månedlig statistikk over reklamasjon og retur av avtalevarer (ende- tiljf. Bilag 4A punkt 10), samt håndtere økonomisk oppgjør for disse. Leverandør skal foreta avregning mot legemiddelleverandørene av differansen mellom leverandørens ordinære GIP og LIS-endeGIP, se standard LIS avtale punkt 6 (vedlegg 7 a og b – Standard rammeavtalemal for Sykehusinnkjøp HF). Bilag 10B: Administrasjon av helseforetakenes innkjøpsavtaler - Kundens kravspesifikasjon Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende administrasjon av helseforetakenes innkjøpsavtaler. Oppdragsgiver har i dette dokumentet utformet kravene som skal-krav eller evalueringskrav. Dette kommer frem i kolonnen “krav kategori”. Alle Skal-krav («S») er obligatoriske minstekrav som må være oppfylt for at tilbudet skal bli vurdert. Skal-krav vil ikke bli vurdert utover om kravet er oppfylt eller ikke. Manglende oppfyllelse av integrasjon og meldingsflyt mellom Kjøperne og Leverandør, slik at systemene disse minstekravene vil medføre avvisning av tilbudet. Evalueringskrav («EV») er fullt ut operative momenter som vil bli tillagt vekt ved oppstart evalueringen av tjenesteleveransentildelingskriteriene. Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. Grossistavtalens konkurransegrunnlag punkt 3.1. Plan og gjennomføring skal skje i samarbeid mellom Leverandør og de regionale drifts- og forvaltningssentrene. Leverandør skal sikre at eventuelle bytter eller endringer av interne systemer hos Leverandøren ikke forsinker akseptanse eller leveranser i implementeringsfasen av Grossistavtalen. Likeså skal Leverandør sikre at bytte eller endring av interne systemer hos Leverandør i avtaleperioden ikke får konsekvenser for kravet til oppetid, jf. punkt 2. Leverandør skal ha en elektronisk backup-løsning for sikring av elektronisk forbindelse med Kjøperne6.2.2.

Generelle krav. Apotekbransjen og Sykehusapotekene bytter system fra FarmaPro til nye apoteksystemer. Systembytte innebærer bl.a. nye regionale logistikk-/ERPLeverandør skal levere elektronisk prisinformasjon som er nødvendig for at Kjøpernes ERP-systemer hos Sykehusapotekene. Leverandøren må i en overgangsfase håndtere både integrasjoner mot eksisterende FarmaPro løsninger og nye regionale ERP- systemer. Xxxxxxx har valgt følgende ERP-løsninger som erstatning for FarmaPro: Region Nord: Amesto Clockwork Region Midt: SAP S4 HANA Region Vest: SAP S4 HANA Region Sør-Øst: Anskaffelse av nytt ERP-system pågår parallelt med konkurranse om Grossistavtalen Lovisenberg sykehusapotek: Utvikler ny løsning basert på Extends retail-løsning med planlagt oppstart høsten 2019 Diakonhjemmet sykehusapotek: Utvikler ny løsning basert på Extends retail-løsning med planlagt oppstart høsten 2019 Det tas forbehold om eventuelle endringer i valg av ERP-systemer. Eventuelle systemtilpasninger for integrasjon mellom Lovisenberg Sykehusapotek AS og Diakonhjemmet Sykehusapotek AS og Leverandøren skal dekkes i sin helhet av disse kjøperne. Pris pr. kjøper skal være angitt oppdatert med til enhver tid gjeldende AIP. Prisinformasjonen skal, der det er behov for det, ha gyldighetsperiode (fra-til-dato) og avtalenummer. Eksempler på prisinformasjon som ønskes levert er: • Innkjøpspriser iht. Grossistavtalen • LIS-AIP per helseforetak (sykehus), jf. Bilag 10 • H-reseptpriser (publikum) • Tjenester som dekkes av HELFO (publikum) Leverandør skal kunne understøtte inngåtte spesialavtaler om farmasøytkontroll mellom sykehusapotek og sykehus/forsyningssentre for salg og distribusjon av utvalgte legemidler ut over det som er definert i Bilag 17 rundskriv vedlegg 8 - PrisskjemaIK-21-95 Bestemmelser om direktekjøp av legemidler til sykehus fra sykehusapotek til bestemte Kjøpere (helseforetak og/eller private aktører). Leverandør er kjent med at Kundenes regionale drifts- Kun Kjøpere på spesialavtalen skal kunne få tilgang på vare- og forvaltningssentrene er sentrale aktører når det gjelder Kjøpernes IT-systemer prisinformasjon og hvordan Kjøpernes systemer skal integreres med Leverandørha anledning til å handle varene på spesialavtalen. Leverandør skal derfor sørge for at kravet til trinnpris innfris i alle ledd, primært ved at det alltid finnes tilgjengelig vare til trinnpris (AIP) i grossistens prisinformasjon. Leverandør skal ved behov samarbeide produsere elektronisk prisinformasjon som inneholder AUP etter Kjøpers foretrukne prismodell. Prisinformasjonen skal der det er behov for det ha gyldighetsperiode (fra-til- dato). Eksempler på prisinformasjon med disse aktørene ifmAUP som kan ønskes levert er: • Handelsvarer/OTC, inkl. integrasjonkampanjepriser (publikum) • H-resept, test trinnpris, maksrefusjon (publikum) • Spesialrabatter Leverandør skal sørge for at historikk til legemiddel som byttes/erstattes overføres i aktuelt bestillingssystem. Leverandør skal månedlig lage oversikt over deres direktesalg til sykehus og implementeringsende eller tilgjengeliggjøre denne til Sykehusapotekenes Legemiddelstatistikk (SLS) i et format (csv, etter avtalesignering xlss eller lignende) som legger til rette for videre databehandling. Oversikten skal sendes automatisk til XXX@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx senest innen 3 dager i påfølgende måned. Dette skal sikre at sykehusene får et komplett og fram egnet datagrunnlag for å vurdere sine legemiddelkostnader. Oversikten skal leveres med det innholdet som til oppstart enhver tid defineres av SLS. Per juni 2019 inngår følgende informasjon i oversikten: • Varenummer • Varenavn • Pakningsstørrelse/enhetsstørrelse • Antall pakninger/enheter • Grossist-AUP og gjennom hele avtaleperioden. Leverandøren skal senest 8 uker før oppstart LIS-AUP • Grossist-AIP og LIS-AIP • MVA • Kundeidentifikasjonsnummer • Kundenavn • Dato for salg Utarbeidelse av Grossistavtalen ha gjennomført systemtesting (ende- til-ende) rutiner/meldingsutveksling av integrasjon og meldingsflyt prisinformasjon krever tett samarbeid mellom Kjøperne og Leverandør, slik Kjøpere og de regionale forvaltningssentrene i planleggings- og utviklingsfasen. Bilag 5B: Vare- og prisoppdateringer - Kundens kravspesifikasjon Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende vare- og prisoppdateringer. Oppdragsgiver har i dette dokumentet utformet kravene som skal-krav eller evalueringskrav. Dette kommer frem i kolonnen “krav kategori”. Alle Skal-krav («S») er obligatoriske minstekrav som må være oppfylt for at systemene tilbudet skal bli vurdert. Skal-krav vil ikke bli vurdert utover om kravet er fullt ut operative oppfylt eller ikke. Manglende oppfyllelse av disse minstekravene vil medføre avvisning av tilbudet. Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved oppstart evalueringen av tjenesteleveransentildelingskriteriene. Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. Grossistavtalens konkurransegrunnlag punkt 3.16.2.2. 5.1 Tilbyder bes beskrive sine rutiner ved mangelsituasjon på legemidler til trinnpris. Plan Det vil vektlegges at Tilbyder sikrer at det alltid finnes et generisk alternativ til trinnpris, og gjennomføring at pris settes ned på erstatningsvare ved mangelsituasjon på opprinnelig trinnprisvare. EV 5.2 Tilbyder skal skje kunne distribuere prisinformasjon for sykehusapotekproduserte varer på vegne av sykehusapotekforetakene. Prisinformasjonen oversendes fra sykehusapotekene og distribueres i henhold til distribusjonsmatrise (matrisen viser hvilke Kjøpere som skal motta hvilke priser). S 5.3 Tilbyder skal holde oversikt over hvilke varer som til enhver tid befinner seg på lister over varer som skal bestilles i hele detaljistpakninger (for hhv. sykehusleveranser, leveranser til sykehusapotekenes publikumsavdelinger og leveranser til Forsvaret). Listene oversendes Kundene etter oppdateringer, og ellers på forespørsel. Det må fremkomme i Kundenes bestillingssystem hvilke varer som skal bestilles i hele detaljistpakninger og hva denne pakningsstørrelsen er. S 5.4 Bestilling i hele detaljistpakninger er fordelaktig både for Tilbyder og Oppdragsgiver så lenge omløpshastigheter og plasskapasitet tillater det. Oversikt over varer som skal ha tvunget bestillingskvantum defineres for hhv. sykehusleveranser, leveranser til sykehusapotekenes publikumsavdelinger og leveranser til Forsvaret i samarbeid mellom Leverandør med Kundenes avtaleforvalter. Tilbyder bes beskrive hvilke muligheter som tilbys for samarbeid om lister over varer som skal ha tvunget bestillingskvantum. Det vektlegges mulighet for fleksibilitet og de regionale drifts- enkelt vedlikehold av utvalgene/listene, f.eks. egne lister for det enkelte kundenummer som er lett å oppdatere sentralt. EV 5.5 Tilbyder skal etter avtale med den enkelte Kjøper lage prisinformasjon som merker sortimentsvarer. Merkingen skal bl.a. kunne brukes til å markere det produktet som til en enhver tid er foretrukket for salg. Det skal være mulig å angi flere attributter på en vare. Eksempler på ønskede attributter er: • Preferanse: Foretrukne reseptpliktige legemidler, foretrukket H-reseptlegemiddel, kampanjevare (publikumsavd.) • Avtalesortiment: H-resept, selvvalg, planogram (publikumsavd.) • Status: Utgår fra avtale, prisreduksjon, prisoppgang, avregistrert vare S 5.6 Tilbyder bes beskrive hvordan Tilbyders interne rutiner sikrer at innholdet i prisinformasjonen kvalitetssikres og forvaltningssentrenesamsvarer med priser og avtalesortimenter i Tilbyders løsninger. Leverandør EV** 5.7 Tilbyder bes beskrive rutine for fastsettelse av veiledende utsalgspris for handelsvarer og OTC, om og i hvilken grad Tilbyders veiledende utsalgspris kan benchmarkes med Tilbyders eventuelle detaljistledd (apotekutsalg), samt hvordan endring i veiledende pris og prishistorikk kan kommuniseres til sykehusapotekenes publikumsavdelinger. EV** 5.8 Prisinformasjon skal distribueres til Kjøperne minst 2 ganger per måned. (Per i dag distribueres det vare-/prisfiler til den første og femtende hver måned.) Distribusjonen skal sikre at eventuelle bytter vare-/prisinformasjonen leses inn i korrekt rekkefølge. S 5.9 Tilbyder bes angi om det er mulighet for daglig utsending eller tilgjengeliggjøring av utvalgt eller all prisinformasjon. EV 5.10 Prisinformasjonen skal distribueres til Kjøpernes ERP-systemer på en slik måte at vare- og prisoppdatering kan skje helautomatisk. S 5.11 Tilbyder skal kunne gi Kjøper tilgang til sjekklister som grunnlag for kontroll av vare- og prisoppdatering samt til kontroll av endrede avtaler/sortimenter i egne systemer. S 5.12 Tilbyder bes beskrive hvordan Xxxxxx i samhandling med Xxxxxxxx etter utfasing av FarmaPro kan automatisere kvalitetssikringen av at vare- og prisoppdateringer og endrede avtaler/sortiment er oppdatert i kundens systemer. EV 5.13 Tilbyder skal kunne tilby leveranse av sammenstilt prisendringsinformasjon med alle endringer av interne systemer hos Leverandøren ikke forsinker akseptanse eller leveranser så snart Tilbyder har informasjonen tilgjengelig før endringene trer i implementeringsfasen av Grossistavtalenkraft. Likeså Eksempelvis kan dette være endringer på maksimalpris, trinnpris, H-reseptpris osv. S 5.14 Prisinformasjonen skal Leverandør distribueres til Sykehusapotekenes Legemiddelstatistikk (SLS) samtidig med distribusjon til Kjøperne. Distribusjonen skal sikre at bytte eller endring av interne systemer hos Leverandør i avtaleperioden ikke får konsekvenser Kjøper kan få oversikt over eventuelle prisendringer, samt gi grunnlag for kravet til oppetid, jfstatistikk. punkt 2S Formålet med Bilag 6A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende opplæring. Leverandør skal ha en elektronisk backup-løsning for sikring av elektronisk forbindelse med KjøperneBrudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

Generelle krav. Apotekbransjen Leverandør skal tilby lagerhold og Sykehusapotekene bytter system distribusjonstjenester for sykehusapotekproduserte varer der Leverandør mottar varer fra FarmaPro til nye apoteksystemer. Systembytte innebærer bl.a. nye regionale logistikk-/ERP-systemer hos Sykehusapotekene. Leverandøren må i en overgangsfase håndtere både integrasjoner mot eksisterende FarmaPro løsninger og nye regionale ERP- systemer. Xxxxxxx har valgt følgende ERP-løsninger Tilvirker etter hvert som erstatning for FarmaPro: Region Nord: Amesto Clockwork Region Midt: SAP S4 HANA Region Vest: SAP S4 HANA Region Sør-Øst: Anskaffelse av nytt ERP-system pågår parallelt med konkurranse om Grossistavtalen Lovisenberg sykehusapotek: Utvikler ny løsning basert på Extends retail-løsning med planlagt oppstart høsten 2019 Diakonhjemmet sykehusapotek: Utvikler ny løsning basert på Extends retail-løsning med planlagt oppstart høsten 2019 Det tas forbehold om eventuelle endringer i valg av ERP-systemer. Eventuelle systemtilpasninger for integrasjon mellom Lovisenberg Sykehusapotek AS og Diakonhjemmet Sykehusapotek AS og Leverandøren skal dekkes i sin helhet av disse kjøperne. Pris pr. kjøper skal være angitt i Bilag 17 - Prisskjema. Leverandør varer er kjent med at Kundenes regionale drifts- og forvaltningssentrene er sentrale aktører når det gjelder Kjøpernes IT-systemer og hvordan Kjøpernes systemer skal integreres med Leverandørferdig produsert. Leverandør skal derfor ved behov samarbeide med disse aktørene ifmhente, motta, kontrollere, lagerholde, plukke, pakke og distribuere varene til Kjøpere på ordre fra Tilvirker. integrasjonOpsjonen vil i første omgang gjelde endosepakkede legemidler produsert av sykehusapoteket i Skien (eventuelt Skiens underleverandører). Dersom opsjonen utløses av Helse Sør-Øst RHF, test og implementering, etter avtalesignering og fram til oppstart og gjennom hele avtaleperiodenskal også andre regioner kunne benytte seg av opsjonen. Tjenesten er skjematisk beskrevet i Bilag 21. Leverandøren skal ha nødvendig grossisttillatelse for drift av denne type tjeneste. En kopi av tillatelsen skal oversendes Tilvirker og Kundenes avtaleforvalter senest 8 uker før oppstart av Grossistavtalen ha gjennomført systemtesting (ende- til-ende) av integrasjon og meldingsflyt mellom Kjøperne og Leverandør, slik at systemene er fullt ut operative ved oppstart av tjenesteleveransentjenesten. Lagerhold av sykehusapotekproduserte varer er tiltenkt Leverandørens hovedlager. Leverandøren skal sikre riktig oppbevaring og transportbetingelser for sykehusapotekproduserte varer i henhold til GDP. Leverandøren skal signere en lager- og serviceavtale og en kvalitetsavtale med Tilvirker, jfsom bl.a. Grossistavtalens punkt 3.1gjenspeiler kravene som er stilt og ansvarsfordelingen mellom partene. Plan og gjennomføring Leverandøren skal skje svare ut identifiserte avvik i samarbeid henhold til tidsfrister avtalt i kvalitetsavtale mellom Leverandør og de regionale drifts- Tilvirker. Leverandøren skal omgående formidle klager på varer fra Kjøpere til Tilvirker. Tilbyder skal omgående gjennomføre årsaksanalyse og forvaltningssentrenegjennomføre korrektive tiltak dersom Tilvirker mener at klagen faller inn under forhold som Leverandør er ansvarlig for. Leverandør Leverandøren skal sikre at eventuelle bytter eller endringer ikke sette ut noen avtalte tjenester ifm. håndtering av interne systemer hos sykehusapotekproduserte varer til en tredje part uten skriftlig samtykke fra Tilvirker. Leverandøren ikke forsinker akseptanse eller leveranser i implementeringsfasen av Grossistavtalen. Likeså skal Leverandør sikre at bytte eller endring av interne systemer hos Leverandør i avtaleperioden ikke får konsekvenser på forespørsel gi autorisert personell fra Tilvirker tilgang til lager- og ekspedisjonsområder for kravet til oppetidsykehusapotekproduserte varer for kontroll, jf. punkt 2. Leverandør skal ha en elektronisk backup-løsning for sikring av elektronisk forbindelse med Kjøpernelagertellinger, karantenesituasjoner, system- og kvalitetsrevisjoner.