Common use of Styringsdokumenter Clause in Contracts

Styringsdokumenter. I tillegg til de juridiske rammene i lovgivning og selskapsavtale for MOVAR er det utarbeidet dokumenter som regulerer styring av MOVAR på ulike nivåer. IKS-loven og selskapsavtalen går foran disse dokumentene som er utarbeidet som verktøy for gjennomsiktlighet og forutsigbarhet i eierskapet av det interkommunale selskapet. • Eieravtale • Retningslinjer for valgkomiteen • Styreinstruks • Strategiplan • Instruks for daglig leder • Internkontroll • Etiske retningslinjer og regler for varsling • Fullmaktsreglement Selskapets styringsdokumenter bør være harmonisert med eierkommunenes eierstrategier. Det er uheldig om kommunene ”eier ulikt”, jf. figur 2: Strategisk eierstyring. Eventuelt forvaltningskontroll i MOVAR etter kommuneloven (kml) § 80 bør derfor inkludere alle deltakerkommunene. Eieravtale Regulerer forhold mellom eierne som ikke er nedtegnet i selskapsavtalen. R (K skal orienteres) R R (K skal orienteres) Styreinstruks Regulerer styrets arbeidsmåte og form, samt styrets myndighet og styrets forhold til daglig leder. S (R bør orienteres) S S (R bør orienteres) Instruks for daglig leder Regulerer daglig leders oppgaver og myndighet i forhold til styret, samt direktørs oppgaver og ansvar knyttet til daglig drift i selskapet. S (DL skal involveres) S S (DL skal involveres) Internkontroll Angir selskapets og lederansvar i forhold til lovpålagt HMS arbeid. Regulerer vernearbeidet i selskapet. DL (S bør orienteres) DL DL Etiske retningslinjer Angir hva som etter selskapets forhold må anses å være uetisk. Regulerer atferd som etter selskapets forhold ikke anses å ha integ- ritet og dårlig forståelse av godt skjønn. S DL S Varslings- regler Lovpålagt rutine for hva som er varsling, hvordan varsling skal skje og hvordan en varslersak i MOVAR skal behandles. DL (S bør orienteres) DL DL (S bør orienteres) Driftsavtaler Angir hva som etter selskapets forhold er driftsmessige spørsmål og hvordan drifts- messige spørsmål i skjæringspunktet mellom kommunene og MOVAR håndteres. ADM (S bør påse at det gjøres) ADM ADM K=Kommunenstyrene i deltakerkommunene, R=Representantskapet, S=Styret, DL=Daglig leder i MOVAR ADM= Administrasjonen i kommunene og administrasjonen ved daglig leder i MOVAR

Styringsdokumenter. IKA Finnmark IKS er organisert som et interkommunalt selskap etter IKS - loven. Loven og forskriftene til IKS -loven, samt selskapsavtalen er de øverste formelle rammene for IKA Finnmark IKS. For tjenestene IKA Finnmark IKS leverer gjelder arkivloven2 og annen relevant lovgivning. I tillegg til de juridiske rammene i lovgivning og selskapsavtale for MOVAR IKA Finnmark IKS er det utarbeidet dokumenter som regulerer styring av MOVAR IKA Finnmark IKS på ulike nivåer. IKS-IKS - loven og selskapsavtalen går foran disse dokumentene som er utarbeidet som verktøy for å oppnå gjennomsiktlighet og forutsigbarhet i eierskapet av det interkommunale selskapet. 1 Se lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 nr. 6. (IKS - loven) § 4, 3.ledd 2 Se lov om arkiv av 4. desember 1992 nr. 126 Styringsdokumentene for IKA Finnmark IKS er følgende: • Eieravtale • Retningslinjer for valgkomiteen • Styreinstruks • Strategiplan • Instruks for daglig leder • Internkontroll • Etiske retningslinjer og regler for varsling • Fullmaktsreglement Selskapets styringsdokumenter bør være harmonisert med eierkommunenes eierstrategier. Det er uheldig om kommunene ”eier ulikt”, jf. figur 2: Strategisk eierstyring. Eventuelt forvaltningskontroll i MOVAR etter kommuneloven (kml) § 80 bør derfor inkludere alle deltakerkommunene. Eieravtale Regulerer forhold mellom eierne som ikke er nedtegnet i selskapsavtalen. R (K skal orienteres) R R (K skal orienteres) Styreinstruks Regulerer styrets arbeidsmåte og form, samt styrets myndighet og styrets forhold til daglig leder. R S (R bør orienteres) S S (R bør orienteres) Instruks for daglig leder Regulerer daglig leders oppgaver og myndighet i forhold til styret, samt direktørs daglig leders oppgaver og ansvar knyttet til daglig drift i selskapet. S (DL skal involveres) S S (DL skal involveres) Internkontroll Angir selskapets og lederansvar i forhold til lovpålagt HMS arbeid. Regulerer vernearbeidet i selskapet. DL (S bør orienteres) DL DL Etiske retningslinjer Angir hva som etter selskapets forhold må anses å være uetisk. Regulerer atferd som etter selskapets forhold ikke anses å ha integ- ritet integritet og dårlig forståelse av godt skjønn. S DL S Varslings- regler Varslingsregler Lovpålagt rutine for hva som er varsling, hvordan varsling skal skje og hvordan en varslersak i MOVAR IKA Finnmark IKS skal behandles. DL (S bør orienteres) DL DL (S bør orienteres) Driftsavtaler Angir hva som etter selskapets forhold er driftsmessige spørsmål og hvordan drifts- messige driftsmessige spørsmål i skjæringspunktet mellom kommunene og MOVAR IKA Finnmark IKS håndteres. ADM (S bør påse at det gjøres) ADM ADM K=Kommunenstyrene i deltakerkommunene, deltakerkommunene R=Representantskapet, Representantskapet S=Styret, Styret DL=Daglig leder i MOVAR ADM= IKA Finnmark IKS Adm.= Administrasjonen i kommunene og administrasjonen ved daglig leder i MOVARIKA Finnmark IKS 4. Styringsorganer i selskapet Kommunestyrene/fylkestinget i deltakerkommunene er de reelle eierne av IKA Finnmark IKS. For den enkelte folkevalgte vil eierrollen utøves som medlem av kommunestyret, ikke som ”enkeltpolitiker”. Kommunestyret utøver derfor eierskapet i IKA Finnmark IKS som et kollegialt organ. Kommunestyret velger kommunens deltakere til representantskapet. Gjennom deltakelse i representantskapet forvalter kommunen sitt eierskap i IKA Finnmark IKS. Kommunene kan instruere sine deltakere i representantskapet. Det bør derfor etablere gode rutiner for informasjonsutveksling mellom representantskapsdeltakere og kommuner som eier. Eieravtalen relaterer seg til IKA Finnmark IKS og det er både i selskapets og kommunenes interesse at forståelsen og anvendelsen av eierrollen er omforent. Eierne velger styret i selskapet gjennom flertallsvedtak i representantskapet. Styret er øverste forvalter i selskapet og har driftsansvar innenfor rammene av selskapsavtalen, eieravtalen, formålet og andre vedtak og retningslinjer truffet av representantskapet. 4.1. Organer etter loven