OUTUBRO/2022
CARTILHA PARA ORDENADOR DE DESPESA E FISCAL DE CONTRATO/SERVIÇO
- Liquidações Prioritárias -
OUTUBRO/2022
INTRODUÇÃO
A presente Xxxxxxxx tem por objetivo listar, de forma simplificada, atribuições, normativas e conceitos a serem observados pelos ordenadores de despesa, fiscais de contrato e de serviço do Município de Porto Alegre.
De pronto, ressalta-se que tal documento não esgota todas as previsões legais existentes, apenas resume e indica os pontos principais a serem observados, não dispensando a observância fiel às legislações envolvidas, bem como ao edital e contrato firmado.
Destaca-se, ainda, que à luz da Lei Federal 14.133/2021, várias nuances jurídicas e operacionais relativas à contratação pública no Brasil sofrerão alteração no decorrer de sua aplicação, a qual ainda não foi aderida integralmente pelo Município, conforme viabiliza a referida lei.
1. CONCEITOS BÁSICOS
Edital: assemelha-se a um contrato de adesão cujas cláusulas são formuladas unilateralmente, pelo Município, e aceitas, em bloco, pelos licitantes, vinculando ambas as partes. Dessa forma, a empresa deverá manter durante toda a execução contratual as mesmas condições exigidas
no edital.
Contrato Administrativo é o instrumento por meio do qual órgãos ou entidades da Administração Pública formalizam um negócio com uma empresa para a satisfação de um interesse público, mediante a contratação de bens ou serviços.
Garantia: Em cada caso, e desde que prevista no instrumento convocatório, poderá ser exigida prestação de garantia nas contratações de obras, serviços e compras, cabendo ao contratado optar dentre as seguintes modalidades: caução em dinheiro ou em títulos da dívida pública,
Empenho: é o documento que garante que a reserva orçamentária foi realizada para a contratação. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho.
seguro garantia ou fiança bancária.
Ordenador de Despesa: é toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio. O Ordenador de Despesa Primário é o Prefeito, os Secretários, os Diretores-Gerais, o Procurador-Geral e o Presidente da Fundação de Direito Público e da Câmara Municipal de Porto Alegre, podendo se estender, via instituto da delegação, as suas competências e atribuições, por designação, mediante Portaria, a qualquer servidor, o qual será Ordenador de Despesa Secundário.
Gestor de contrato: representante da Administração, especialmente designado para exercer a coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e o desempenho dos contratos firmados pelo órgão ou entidade.
Fiscal de Contrato: representante da Administração, especialmente designado para exercer o acompanhamento da execução contratual, devendo ser o interlocutor entre a contratada e a Administração para aplicar as sanções que entender cabível para regularização das faltas e defeitos observados.
Fiscal de Serviço: representante da Administração, especialmente designado para exercer a fiscalização da execução contratual, devendo informar ao fiscal do contrato sobre eventuais vícios ou irregularidades ou baixa qualidade na entrega dos bens/serviços/obras e propor soluções cabíveis para a efetiva execução do objeto contratado.
Regularidade Fiscal e Trabalhista: desde o edital e durante toda a execução contratual a empresa deve estar com a regularidade fiscal e trabalhista em dia, comprovada por meio de certidão negativa e é dever do fiscal de contrato monitorar a validade dessas certidões. As certidões, quando regulares, podem ser emitidas pela internet, conforme links abaixo (em azul):
Certidão de Débitos Federais: indica se há empresa está em dia com as obrigações federais, incluindo o INSS, possuindo validade de até 180 dias.
Certidão Trabalhista: é um documento que atesta que a empresa está cumprindo suas obrigações legais específicas. Ela comprova que não há pendências junto à Justiça do Trabalho. Validade de até 180 dias.
Certidão do FGTS: valida se a empresa está quite com os depósitos declarados do FGTS. Validade de até 30 dias.
Além disso, há declarações que devem ser apresentadas pelas empresas, conforme segue:
➔ idoneidade;
➔ negativa de doação eleitoral;
➔ negativa quanto ao emprego de menor;
➔ negativa de conflito de interesse;
➔ conhecimento quanto às normas de contratação.
O modelo de declaração unificada pode ser visualizado no Anexo I, da presente cartilha.
2. ATRIBUIÇÕES
a) FISCAL DE CONTRATO DE OBRAS
➡Emitir a ordem de início da obra;
Analisar a documentação da empresa contratada;
➡Instruir processo de contratação visando prorrogação, repactuação e demais Termos Aditivos;
Controlar as certidões e declarações da empresa contratada;
➡Ter conhecimento dos documentos de contratação (termo de referência, projeto básico, contrato, aditivos, planilha de custo e formação de preço);
Confirmar a despesa.
Notificar a empresa contratada, quando necessário, por inexecução contratual.
Realizar eventuais ações corretivas no prazo de 30 dias.
b) FISCAL DE SERVIÇO DE OBRAS
Emitir planilha de medição;
➡Ter conhecimento dos documentos de contratação (termo de referência, projeto básico, contrato, aditivos, planilha de custo e formação de preço, ordem de início);
➡Exigir da contratada o ART ou RRT dos responsáveis técnicos, o CNO (cadastro nacional da obra) para casos de obras de construção civil, licença ambiental, se for o caso;
➡Verificar se o número e a qualificação dos trabalhadores disponibilizados pela contratada estão adequados para atender o cronograma físico-financeiro da obra;
➡Controlar a qualidade do serviço prestado, bem como determinar correções e readequações;
➡Elaborar relatórios, planilhas orçamentárias, entre outros;
c) FISCAL DE CONTRATO DE SERVIÇOS EM GERAL (inclusive CMO)
➡Ter conhecimento dos documentos de contratação (termo de referência, projeto básico, contrato, aditivos, planilha de custo e formação de preço)
Analisar a documentação da empresa contratada;
➡Anexar no processo SEI toda a documentação fornecida pela empresa contratada;
Controlar as certidões e declarações da empresa contratada;
➡Esclarecer dúvidas da empresa;
Confirmar a despesa;
Realizar eventuais ações corretivas no prazo de 30 dias.
Notificar a empresa contratada quando necessário;
➡Instruir processo de contratação visando prorrogação, repactuação e demais Termos Aditivos;
.
d) FISCAL DE SERVIÇO DE SERVIÇOS EM GERAL (inclusive CMO)
➡Zelar e fiscalizar pela correta execução dos serviços contratados;
➡Conferir se os funcionários estão desempenhando as funções para os quais foram contratados, quando for o caso;
➡Elaborar relatórios sobre as ocorrências da execução contratual, entre outros;
➡Acompanhar o cumprimento da jornada de trabalho dos terceirizados, quando for o caso;
Confirmar a execução dos serviços e reportar ao fiscal de contrato.
As atribuições dos fiscais, na íntegra, estão descritas na Ordem de Serviço nº 07/2020 e alterações.
e) ORDENADOR DE DESPESA
Ordenar o pagamento da despesa, com base na confirmação do fiscal de contrato;
Tomar ciência de eventuais ações corretivas a serem sanadas, bem como propulsionar o atendimento, no prazo de 30 (trinta) dias, pela fiscalização do contrato/empresa contratada.
Atender eventual Nota de Controle Interno, no prazo de 15 dias, quando detectado que a fiscalização do contrato/empresa contratada não estão sanando as ações corretivas indicadas pela CGM.
3. EXECUÇÃO CONTRATUAL
Na fase da execução contratual a empresa deve entregar o objeto contratado, seja por meio de serviço, obra ou bem, cabendo ao fiscal de serviço averiguar a efetiva entrega desse objeto.
No âmbito do Município, a fiscalização dos contratos é regida pela Ordem de Serviço nº 07/2020.
Para iniciar a relação entre fiscal de contrato e empresa é importante que ambos saibam seu papel, desse modo é essencial que os fiscais tenham conhecimento das cláusulas contratuais. Além disso, o fiscal de contrato pode fornecer à empresa a lista de documentos a serem apresentados mensalmente, a fim de facilitar e simplificar o fluxo de envio de informações, bem como do processo de pagamento.
● Anexo IV - Lista de Verificações (certidões, comprovantes de recolhimentos, documentação dos trabalhadores)
A execução contratual corresponde tanto à entrega do objeto, quanto ao envio de documentação obrigatória. Além disso, a ausência de atendimento do estabelecido em contrato deve ser notificado à empresa, inclusive com intenção de aplicação de sanção.
Conforme a Lei 8666/93:
Art. 87. Pela inexecução total ou parcial do contrato a Administração poderá, garantida a prévia defesa, aplicar ao contratado as seguintes sanções:
I - advertência;
II - multa, na forma prevista no instrumento convocatório ou no contrato;
III - suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração, por prazo não superior a 2 (dois) anos;
IV - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será
concedida sempre que o contratado ressarcir a Administração pelos prejuízos resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada com base no inciso anterior.
§ 1o Se a multa aplicada for superior ao valor da garantia prestada, além da perda desta, responderá o contratado pela sua diferença, que será descontada dos pagamentos eventualmente devidos pela Administração ou cobrada judicialmente.
§ 2o As sanções previstas nos incisos I, III e IV deste artigo poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, facultada a defesa prévia do interessado, no respectivo processo, no prazo de 5 (cinco) dias úteis.
E ainda, conforme a Lei 14133/21:
Art. 155. O licitante ou o contratado será responsabilizado administrativamente pelas seguintes infrações:
I - dar causa à inexecução parcial do contrato;
II - dar causa à inexecução parcial do contrato que cause grave dano à Administração, ao funcionamento dos serviços públicos ou ao interesse coletivo;
III - dar causa à inexecução total do contrato;
IV - deixar de entregar a documentação exigida para o certame;
V - não manter a proposta, salvo em decorrência de fato superveniente devidamente justificado;
VI - não celebrar o contrato ou não entregar a documentação exigida para a contratação, quando convocado dentro do prazo de validade de sua proposta;
VII - ensejar o retardamento da execução ou da entrega do objeto da licitação sem motivo justificado;
VIII - apresentar declaração ou documentação falsa exigida para o certame ou prestar declaração falsa durante a licitação ou a execução do contrato;
IX - fraudar a licitação ou praticar ato fraudulento na execução do contrato; X - comportar-se de modo inidôneo ou cometer fraude de qualquer natureza; XI - praticar atos ilícitos com vistas a frustrar os objetivos da licitação;
XII - praticar ato lesivo previsto no art. 5º da Lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013.
Art. 156. Serão aplicadas ao responsável pelas infrações administrativas previstas nesta Lei as seguintes sanções: I - advertência;
II - multa;
III - impedimento de licitar e contratar;
IV - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar.
É importante relatar à contratada qualquer inexecução contratual, mediante notificação, e ainda, indicar a aplicação de sanções, nos casos de reincidências dessas ocorrências.
4.1 NOTIFICAÇÕES
O procedimento formal para comunicar adequações e orientações à empresa é por meio de notificação, ainda por esse meio é que se sinaliza a intenção da aplicação das sanções previstas em contrato, sempre respeitando o princípio do contraditório e da ampla defesa.
É importante o acompanhamento contratual, além de tudo, para advertir, multar e por vezes até suspender a possibilidade de contratar com o Município, aplicar sanção de idoneidade e, também, realizar a rescisão contratual.
A atuação reiterada da empresa é que sinaliza a aplicação de sanção mais severa. Nenhuma normativa é objetiva quanto à escolha da sanção, tampouco quanto à dosimetria, justamente pela particularidade de cada contrato e do olhar individualizado que se deve ter em cada situação.
De todo modo, a seguir é demonstrado quadro de procedimentos a seguir para realizar a notificação ao contratado:
- Emissão de notificação à contratada e envio por e-mail ou correspondência;
- Em caso de intenção de aplicação de penalidades, a notificação deve ser publicada no DOPA, e a contagem do prazo a partir da publicação;
- Recebimento e análise do recurso da empresa;
- Emissão de decisão de deferimento ou indeferimento, pelo titular da pasta, e publicação da decisão se for aplicação de penalidade;
- Aplicação da penalidade:
- Multa: realizar o desconto na liquidação mensal, não havendo saldo, acionar a garantia contratual;
- Suspensão de Contratar ou Inidoneidade, enviar processo à DLC para inscrição no CEIS.
4. FLUXO SIMPLIFICADO DO PROCESSO DE PAGAMENTO
Órgão/entidade instrui o processo de pagamento com a documentação mensal da empresa, devendo ser aberto processo SEI para cada competência do gasto e vinculado ao processo da contratação (obrigatoriamente);
Fiscal de contrato realiza a confirmação da despesa em documento próprio do SEI denominado “Confirmação da Despesa – Serviços em Geral”, “Confirmação da Despesa
– Serviços com Cessão de Mão de Obra”, ou “Confirmação da Despesa – Obras e Serviços de Engenharia”, vide anexos II, III e IV.
Ordenador de Despesa ordena o pagamento, aprovando a liquidação no SDO;
Equipe da Divisão de Despesa Pública/CGM realiza a análise das liquidações segundo os critérios de conformidade, emitindo a Solicitação de Ação Corretiva
– SAC , na hipótese de ser detectado item com não conformidade, a ser regularizado no prazo de 30 (trinta) dias pelo órgão/entidade, e verifica a liquidação no SDO, para posterior remessa do processo à unidade financeira para de pagamento.
Observação 1: Após a emissão de 2 (duas) SACs, a equipe da DDP, responsável pela análise do gasto, emitirá Nota de Controle Interno (NCI), nos casos em que não forem atendidos os pontos de correção indicados nas SACs, com prazo de 15 (quinze) dias para atendimento pelo órgão/entidade.
Observação 2: A qualquer tempo o órgão/entidade deverá estipular glosa na liquidação, visando resguardar o Erário Público de eventual dano, e obrigatoriamente, nos casos em que o contrato esteja com o prazo da vigência contratual prestes a encerrar, em 3 (três) meses, e que haja ações corretivas pendentes.
5. FLUXO DAS LIQUIDAÇÕES PRIORITÁRIAS
6. FLUXO DA SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA
DECLARAÇÃO UNIFICADA
Eu, NOME DO REPRESENTANTE, CPF DO REPRESENTANTE, na qualidade de INDICAR
REPRESENTAÇÃO, declaro, sob as penas da lei, que a PESSOA JURÍDICA XXX, inscrita no CNPJ sob o nº XXXX, com sede na ENDEREÇO (Logradouro, nº, complemento, Cidade – Estado):
1. não foi declarada INIDÔNEA para contratar com a Administração Pública, nos termos do inciso IV, do art. 87 da Lei 8.666/93 e de suas alterações posteriores, bem como não foi suspenso e limitado o direito de licitar e contratar com qualquer ente da federação incluindo autarquias, fundações, dentre outros.
2. que não realizou doação em dinheiro, ou bem estimável em dinheiro, para partido político ou campanha eleitoral de candidato a cargo eletivo, nos termos da Lei Municipal 11.925/2015.
3. que não possui em seu quadro funcional menores de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso e/ou insalubre, e nem menores de dezesseis anos em qualquer atividade, salvo na condição de aprendiz a partir de 14 anos, nos termos da Lei n.° 9.854/99, regulamentada pelo Decreto n.° 4.358, de 05/09/2002, observando o disposto no inciso XXXIII do artigo 7° da Constituição Federal.
4. que não possui, em sua cadeia produtiva, empregados executando trabalho degradante ou forçado, observando o disposto nos incisos III e IV do artigo 1° e no inciso III do artigo 5° da Constituição Federal.
5. que não possui em seu quadro societário servidor público ativo da Administração Pública Municipal de Porto Alegre.
6. ter conhecimento e estar de pleno acordo com as normas desta contratação, bem como que comunicarei à Administração Municipal qualquer fato ou evento superveniente à entrega dos documentos de habilitação, que venha alterar a atual situação quanto à capacidade jurídica, técnica, regularidade fiscal e idoneidade financeira.
CIDADE/ESTADO, DATA
NOME DO REPRESENTANTE QUALIFICAÇÃO DO REPRESENTANTE
CONFIRMAÇÃO DE DESPESA - Serviços com Cessão de Mão de
Obra
Atesto a efetividade dos documentos abaixo citados e anexados, e confirmo que os serviços prestados no período (informar o período) foram executados conforme especificações do contrato nº (xxxxxxxxx); Nota Fiscal nº (xxxxxxxxx) e Valor de R$ (xxxxxxxxx).
1. REGULARIDADE FISCAL, DECLARAÇÕES E GUIAS
1.1.REGULARIDADE FISCAL - Documentações relativas ao período de execução do serviço:
1.1 Certidão Conjunta Tributos Federais (n° doc. SEI);
1.2 Certificado de Regularidade FGTS (n° doc. SEI);
1.3 Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (n° doc. SEI);
1.4 Certidão Negativa de Débitos Municipais (n° doc. SEI);
1.5 Certidão Negativa de Débitos Estaduais (n° doc. SEI).
1.2.DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS – Declarações e Guias
2.1 GPS - Guia da Previdência Social, com comprovante de pagto (n°s doc. SEI e doc. SEI)
2.2 GRF - Guia de Recolhimento do FGTS, com comprovante de pagto (n°s doc. SEI e doc. SEI);
2.3 GFIP/SEFIP (n° doc. SEI;
2.4 Recibo de Entrega da Declaração de Débitos e Créditos Trib. Fed. e Previdenciários – DCTFWeb (n° doc. SEI);
2.5 Documento de Arrecadação de Receitas Federais – DARF, com comprovante de pagamento (n°s doc. SEI e doc. SEI).
2. DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS – Folha de Pagamento, Contracheque e outros
3.1 Folha ponto (n° doc. SEI);
3.2 Folha de pagamento (n° doc. SEI);
3.3. Contracheque e comprovante de pagamento (n°s doc. SEI e doc. SEI);
3.4. Vale-transporte e comprovante de pagamento (n°s doc. SEI e doc. SEI);
3.5 Vale-alimentação e comprovante de pagamento (n°s doc.SEI e doc. SEI).
- Utilizar formulário do SEI -
Documento assinado eletronicamente pelo fiscal de contrato
CONFIRMAÇÃO DE DESPESA - Obras e Serviços de Engenharia
Informamos que a Nota Fiscal (n° NF) no valor de R$ (Valor) foi recebida no dia (data do recebimento) e está preenchida de acordo com a planilha de medição anexa (n° doc. SEI), a qual foi atestada pelo fiscal de serviço.
Desse modo, confirmamos os serviços medidos no período (informar o período), os quais foram executados conforme especificações do contrato nº (n° contrato).
Seguem anexas as documentações relativas ao período de medição:
1. REGULARIDADE FISCAL, DECLARAÇÕES E GUIAS 1.1.REGULARIDADE FISCAL -
1.1 Certidão Conjunta Tributos Federais (n° doc. SEI);
1.2 Certificado de Regularidade FGTS (n° doc. SEI);
1.3 Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (n° doc. SEI);
1.4 Certidão Negativa de Débitos Municipais (n° doc. SEI);
1.5 Certidão Negativa de Débitos Estaduais (n° doc. SEI).
1.2.DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS – Declarações e Guias
2.1 GPS - Guia da Previdência Social, com comprovante de pagto (n°s doc. SEI e doc. SEI)
2.2 GRF - Guia de Recolhimento do FGTS, com comprovante de pagto (n°s doc. SEI e doc. SEI);
2.3 GFIP/SEFIP (n° doc. SEI;
2.4 Recibo de Entrega da Declaração de Débitos e Créditos Trib. Fed. e Previdenciários – DCTFWeb (n° doc. SEI);
2.5 Documento de Arrecadação de Receitas Federais – DARF, com comprovante de pagamento (n°s doc. SEI e doc. SEI).
- Utilizar formulário do SEI -
Documento assinado eletronicamente pelo fiscal de contrato
CONFIRMAÇÃO DE DESPESA - Serviços em Geral
Confirmamos a despesa referente à Nota Fiscal (N° da NF), no valor de R$ (Valor) relativo a (descrição do serviço) executado em (Período/Data), sendo os serviços realizados de acordo com as especificações contratadas, contrato nº.
- Utilizar formulário do SEI -
Documento assinado eletronicamente pelo fiscal de contrato
MODELO DE NOTIFICAÇÃO
O Município, através do órgão/entidade X vem NOTIFICAR a empresa RAZÃO SOCIAL, CNPJ XXXX, da intenção de aplicação de penalidade de XXXX (descrever as intenções de sanção acordo com o contrato, no caso de multa, descrever o valor) com o Município de Porto Alegre/RS, em função de (justificar).
A notificada possui contrato firmado com o Município de Porto Alegre, através do órgão/entidade XXXX, sob o nº XXXX (informar nº do contrato), para realizar xxx (informar objeto do contrato).
Pelo exposto, o Município de Porto Alegre, por intermédio do fiscal de contrato, formalmente designado por meio da Portaria nº XXXX, delibera a intenção de aplicar a penalidade de xxx (descrever conforme contrato), conforme o(s) inciso(s) XXX do art. XXX (informar, se 87 ou 88) da Lei nº 8.666/1993.
Fica concedido o prazo de 05 (cinco) dias úteis a contar da publicação no Diário Oficial do Município de Porto Alegre - DOPA, para apresentação de defesa prévia.
O processo XXXX encontra-se à disposição dos interessados.
À
RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA CNPJ XXXX
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Fiscal de Contrato
Porto Alegre, xx de xxx de 20xx.