MANUAL DE FISCALIZAÇÃO DE
MANUAL DE FISCALIZAÇÃO DE
CONTRATOS
SESPA
1-APRESENTAÇÃO E OBJETIVO
A Gestão e Fiscalização de contratos são ações importantes para que se cumpra com eficácia e eficiência a aplicação de recursos públicos. Desta maneira, a Secretaria de Estado de Saúde Pública – SESPA, apresenta o Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos, a fim de que os agentes públicos incumbidos desta importante função tenham a sua disposição um instrumento acessível e eficiente de consulta e orientação, permitindo-lhes, no exercício da atividade, orientá-los ao cumprimento dos seguintes objetivos:
i. Promover a plena execução das atividades programadas no Termo de Referência, Projeto Básico e congêneres, e a garantia da execução do objeto contratual;
ii. Atender as necessidades do órgão, no momento adequado e no prazo ajustado;
iii. Efetuar a adequação das contratações, por meio do envolvimento das áreas de competência;
iv. Observar o efetivo cumprimento das cláusulas contratuais, assegurando o adimplemento e a excelência no atendimento aos requisitos técnicos e de qualidade nas obrigações contratuais;
v. Promover o registro completo e adequado de faltas cometidas pelo fornecedor ou de vícios no serviços oriundos na entrega de material, de forma a facilmente solucionar as suas contestações quanto à inadimplência;
vi. Assegurar a correta aplicação dos recursos financeiros a cargo do órgão, garantindo estar sendo pago o que efetivamente foi recebido em obras, serviços, materiais e equipamentos;
vii. Instrumentalizar procedimentos administrativos claros e simples com burocracia reduzida, de forma a facilitar a gestão e a fiscalização de contratos.
O atendimento dos objetivos acima expressos, possui o intuito de assegurar o melhor desempenho das atividades desenvolvidas pelo fiscal e gestor de contratos do órgão, bem como promove maior garantia do cumprimento das cláusulas e condições estabelecidas pelo Estado e a Contratada.
2 - LEGISLAÇÃO APLICADA
A gestão de contratos é atividade exercida pela Administração visando do controle, ao acompanhamento e à fiscalização do fiel cumprimento das obrigações assumidas pelas partes no instrumento contratual.
Cabe ao agente público pautar-se pelos princípios de eficiência e eficácia, além dos demais princípios regedores da atuação administrativa, de forma a se observar que a execução do contrato ocorra com qualidade e em respeito à legislação vigente. Neste sentido, relacionam-se abaixo as principais leis e normas legais que os fiscais de contratos poderão consultar e se fundamentar para orientar suas atividades.
2.1- Constituição da República Federativa do Brasil de 1988.
2.2 - Lei Federal nº. 8.666, de 21 de junho de 1993:
Regulamenta o art. 37, Inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.
2.3 – Lei Federal nº 14.133, de 01 de abril de 2021;
2.4 - Lei Federal nº. 10.520, de 17 de julho de 2002:
Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, Inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada Pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.
2.5 - Lei Federal nº. 12.232, de 29 de abril de 2010:
Dispõe sobre as normas gerais para licitação pela Administração Pública de serviços de publicidade prestados por intermédio de agências de propaganda e dá outras providências.
2.6 – Lei Federal nº.4.320, de 17 de março de 1964:
Estatui normas gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.
2.7 - Lei Complementar Federal nº 101, de 04 de maio de 2000:
Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências.
2.8 - Lei Complementar Federal nº 123, de 14 de dezembro de 2006:
Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte.
2.9 – Lei Estadual nº 6.474, de 06 de agosto de 2002:
Institui, no Estado do Pará, a modalidade de licitação denominada pregão.
2.10 - Decreto Federal nº. 3.555, de 08 de agosto de 2000:
Aprova o regulamento para a modalidade de licitação denominada Pregão, para aquisição de bens e serviços comuns.
2.11 - Decreto Estadual nº. 870, de 04 de outubro de 2013:
Dispõe sobre a supervisão, fiscalização e acompanhamento da execução dos contratos, convênios e termo de cooperação, firmados pelos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado do Pará.
2.12- Decreto Federal nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013:
Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.
2.13- Decreto Estadual nº 199, de 09 de junho de 2003:
Dispõe sobre o Regulamento para a modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns.
2.14- Decreto Estadual nº 2.069, de 20 de fevereiro de 2006:
Regulamenta o pregão, na sua forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns, na Administração Pública Estadual e dá outras providências.
2.15- Decreto Estadual nº 967, de 14 de maio de 2008:
Altera o caput e § 1º do art. 4º do Decreto n° 2.069, de 20 de fevereiro de 2006, que instituiu o pregão eletrônico como modalidade de licitação a ser adotada obrigatoriamente para a aquisição de bens e serviços comuns pela Administração Pública Estadual e dá outras providências.
2.16- Decreto Estadual nº 876, de 29 de outubro de 2013:
Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei 8.666/93, no âmbito da Administração Pública Estadual.
3 - DEFINIÇÕES
Importante são as definições dos principais instrumentos utilizados na gestão e fiscalização de contratos, proporcionando um melhor embasamento teórico, os quais poderão ser auxiliadores dos gestores e fiscais, adaptando-os de acordo com a realidade da Secretaria de Saúde Pública.
3.1 - Contrato:
Considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para formação de vínculos e a estipulação de obrigações recíprocas, sejam qual for a denominação utilizada (art. 2º, da Lei 8.666/93)
Segundo a Lei 14.133/2021, no seu artigo 89, § 2º, os contratos deverão estabelecer com clareza e precisão as condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam os direitos, as obrigações e as responsabilidades das partes, em conformidade com os termos do edital de licitação e os da proposta vencedora ou com os termos do ato que autorizou a contratação direta e os da respectiva proposta.
3.2 - Fiscal do Contrato:
Representante da Administração, especialmente designado, para exercer o acompanhamento e a fiscalização da execução contratual, devendo informar a Administração sobre eventuais vícios, irregularidades ou baixa qualidade dos serviços prestados pela contratada, propor soluções e as sanções que entender cabíveis para regularização das faltas e defeitos observados.
O Decreto Estadual nº 870 de 2013, regulamenta que nos contratos, convênios e termo de cooperação firmados pelos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual deverá ser designado um fiscal a quem caberá supervisionar, fiscalizar e acompanhar a sua execução, bem como apresentar relatórios quando do término de cada etapa ou sempre que solicitado pela Administração contratante, concedente ou partícipe.
3.3 - Serviço:
Atividade ou conjunto de atividades destinadas a obter determinada utilidade, intelectual ou material, de interesse da Administração (Lei 14.133/21, art. 6º, Inciso XI).
3.4 - Obra:
Toda atividade estabelecida, por força de lei, como privativa das profissões de arquiteto e engenheiro que implica intervenção no meio ambiente por meio de um conjunto harmônico de ações que, agregadas, formam um todo que inova o espaço físico da natureza ou acarreta alteração
substancial das características originais de bem imóvel (Lei 14.133/21, art. 6º, Inciso XII).
3.5 - Compra:
Aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente, considerada imediata aquela com prazo de entrega de até 30 (trinta) dias da ordem de fornecimento (Lei 14.133/21, art. 6º, Inciso X).
3.6 - Projeto Básico:
Conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para definir e dimensionar a obra ou o serviço, ou o complexo de obras ou de serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegure a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução. (Lei 14.133/21, art. 6º, Inciso XXV).
A elaboração do Projeto Básico deverá ocorrer nas contratações realizadas em todas as modalidades de licitação, assim como nos casos de dispensa e inexigibilidade, conforme o art. 7º § 9º da Lei 8.666/93.
3.7 - Termo de Referência:
Possui a mesma jurídica do projeto básico, contudo é a termologia utilizada para os processos de pregão, constituindo o documento que contêm elementos capazes de propiciar avaliação de custo pela Administração diante de orçamento detalhado, definição de métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva (art. 9°,
§2° do Decreto nº 5.450/05).
O termo de referência deverá conter os elementos previstos no inciso XXIII do caput do art. 6º da Lei nº 14.133/21, além da especificação do produto, preferencialmente conforme catálogo eletrônico de padronização, observados os requisitos de qualidade, rendimento, compatibilidade, durabilidade e segurança; Ademais, deverá indicar os locais de entrega dos produtos e das regras para recebimentos provisório e definitivo, quando for o caso, bem como a especificação da garantia exigida e das condições de manutenção e assistência técnica, quando for o caso.
3.8 - Plano de Trabalho:
É o documento aprovado pela autoridade máxima do órgão ou entidade, ou a quem esta delegar, que consigna a necessidade de contratação dos serviços, orientando a caracterização do objeto, evidenciando as vantagens para a Administração e sua economicidade, no que couber, e definindo
diretrizes para elaboração dos projetos básicos e termos de referências (art. 6°, §3° da IN nº 02/08).
3.9 - Projeto Executivo:
Conjunto de elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, de acordo com as normas pertinentes da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT (Lei 8.666/93, art. 6°, Inciso X). O Projeto Executivo é exigido nas licitações para contratação de obras e serviços de engenharia.
3.10 - Preposto:
Representante da empresa contratada, na execução do contrato, sem ônus para Administração.
3.11 - Área Requisitante:
Unidade administrativa solicitante, usuária ou responsável pelos serviços/ produtos objeto da contratação celebrada.
3.12 - Área Responsável pelo Controle dos Contratos:
Unidade administrativa responsável pelas atividades inerentes à gestão administrativa dos contratos, sendo ela responsável pelas análises de alterações contratuais decorrentes de pedidos de reajustes, repactuações, reequilíbrios econômico-financeiros; ampliações ou reduções dos quantitativos contratados; incidentes relativos a pagamentos; correta instrução processual; controle de prazos contratuais, prorrogações; encaminhamentos das ações relativas à aplicação de penalidades, etc. É ainda o responsável pela interlocução com as diversas áreas administrativas e pelas atividades de apoio e orientação à fiscalização exercida pelo fiscal.
3.13 - Objeto do Contrato:
A descrição do objeto do contrato deverá indicar, de modo sucinto, preciso, suficiente e claro, o meio pelo qual um determinado objetivo da Administração poderá ser satisfeito, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou a realização do fornecimento.
3.14 - Registro de Ocorrências:
Documento (livro, arquivo eletrônico, caderno ou folhas) no qual serão anotadas todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato.
3.15 - Serviços contínuos ou continuados:
Serviços cuja necessidade de contratação deva estender-se por mais de um exercício financeiro e continuamente, tais como: vigilância, limpeza e conservação, copeiragem, manutenção predial, etc. São
serviços que, se interompidos, há o comprometimento da continuidade das atividades da Instituição.
3.16 - Vigência do Contrato:
Período compreendido entre a data estabelecida para o início da execução contratual, que pode coincidir com a data da assinatura, e seu término.
3.17 - Adimplemento do Contrato:
Cumprimento de todas as obrigações ajustadas pelas partes contratantes.
3.18 - Inexecução ou Inadimplência do Contrato:
Descumprimento total ou parcial de suas cláusulas e condições ajustadas, devido à ação ou omissão de qualquer das partes contratantes.
3.19 - Rescisão:
Encerramento ou cessação da eficácia do contrato antes do encerramento de seu prazo de vigência.
3.20 - Fiscalização:
É a atividade exercida de modo sistemático pelo contratante e seus representantes, objetivando a verificação do cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administrativas, em todos os seus aspectos. Constituindo a atividade de maior responsabilidade nos procedimentos de gestão contratual, em que o fiscal deverá exercer um acompanhamento zeloso e diário sobre as etapas/fases da execução contratual, tendo por finalidade verificar se a contratada vem respeitando a legislação vigente e cumprindo fielmente suas obrigações contratuais com qualidade.
3.21 - Glosa:
É a eventual observação quanto ao cancelamento, parcial ou total, de parcelas ou valores, por ilegais ou indevidos, ou seja, é o desconto referente a serviços não prestados ou não realizados nos termos ajustados, nos contratos entre o poder público e o fornecedor dos materiais ou serviços contratados. A retenção ou glosa no pagamento, sem prejuízo das sanções cabíveis, só deverá ocorrer quando o contratado não produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas.
3.22 – Apostila ou Apostilamento:
Apostila é a anotação ou registro administrativo, que pode ser:
3.22.1 - Feita no termo de contrato ou nos demais instrumentos hábeis que o substituem, normalmente no verso da última página do contrato;
3.22.2 - Juntada por meio de outro documento ao termo de contrato ou aos demais instrumentos hábeis.
A apostila pode ser utilizada nos seguintes casos:
- Variação do valor contratual decorrente de reajuste previsto no contrato;
- Compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento;
3.23 - Termo Aditivo:
São modificações nos contratos administrativos, nos casos permitidos em lei, as quais são formalizadas através de instrumento denominado Termo de Aditamento ou Termo Aditivo. Pode ser usado para efetuar acréscimos ou supressões no objeto, prorrogações, 14 repactuações, além de outras modificações admitidas em lei que possam ser caracterizadas como alterações do contrato. Os termos aditivos devem ser numerados sequencialmente (Manual de Licitações e Contratos do TCU, p.271).
3.24 - Contratante:
Pessoa jurídica integrante da Administração Pública responsável pela contratação (Lei 14.133/21, art. 6º, Inciso VII).
3.25 - Contratado:
Pessoa física ou jurídica, ou consórcio de pessoas jurídicas, signatária de contrato com a Administração (Lei 14.133/21, art. 6º, Inciso VIII).
4- DAS COMPETÊNCIAS LEGAIS DO FISCAL DE CONTRATOS
Ao Fiscal de Contratos compete zelar pelo efetivo cumprimento das obrigações contratuais assumidas e pela qualidade dos produtos fornecidos, bem como dos serviços prestados à Administração.
Constituem atribuições do Fiscal, determinas pelo Decreto Estadual 870, de 04 de outubro de 2013, no seu artigo 6º e incisos:
i. Verificar se o contrato, convênio ou termo de cooperação atende as formalidades legais, especialmente no que se refere à qualificação e identificação completa dos contratados, convenentes ou partícipes;
ii. Verificar se o cronograma físico-financeiro das obras e serviços ou a aquisição de materiais e equipamentos se desenvolvem de acordo com a respectiva Ordem de Serviço, Nota de Empenho e com o estabelecido no Instrumento firmado;
iii. Prestar, ao ordenador de despesa, informações necessárias ao cálculo de reajustamento de preços, quando previstos em normas próprias;
iv. Dar ciência ao Órgão/Entidade contratante, concedente ou partícipe sobre:
a) ocorrências que possam ensejar aplicação de penalidades ao contratado, convenente ou partícipe;
b) alterações necessárias ao projeto e suas consequências no custo previsto;
v. Atestar a conclusão das etapas ajustadas;
vi. Prestar as informações necessárias sobre o andamento das etapas ao setor do Órgão/Entidade ao qual o contrato, convênio ou termo de cooperação esteja vinculado, para que sejam efetuadas as atualizações nos diversos sistemas corporativos utilizados pelo Estado;
vii. Verificar a articulação entre as etapas, de modo que os objetivos sejam atingidos;
viii. Remeter, até o 5° (quinto) dia útil do bimestre subsequente, relatório de acompanhamento das obras ou serviços contratados ao setor do Órgão/Entidade ao qual o contrato ou convênio esteja vinculado;
ix. Certificar a execução de etapa de obras ou serviços e o recebimento de aquisições e equipamentos, mediante emissão de Atestado de Execução;
x. Receber obras e serviços, no caso de contrato, podendo, caso necessário, solicitar o acompanhamento do setor responsável.
xi. Deverá, ainda, o fiscal de contrato, de convênio ou termo de cooperação comunicar, por meio de instrumento formal, ao Controle Interno e ao Setor Jurídico, bem como ao Dirigente máximo do Órgão/Entidade quando ocorrerem irregularidades que não tenham sido sanadas tempestivamente ou a contento.
Recomenda-se ao servidor designado Fiscal de Contrato manter cópia dos seguintes documentos,
para que possa dirimir dúvidas originárias do cumprimento das obrigações assumidas pelas partes:
i. Contrato;
ii. Todos os aditivos (se existentes);
iii. Edital da licitação;
iv. Projeto básico ou termo de referência;
v. Proposta da contratada;
vi. Relação das faturas recebidas e das pagas;
vii. Correspondências entre fiscal e contratada.
viii. Projeto Executivo
4.1- DAS RESPONSABILIDADES DO FISCAL DE CONTRATOS:
Além das atribuições conferidas por Xxx, cabe ao fiscal determinadas responsabilidades para manter a eficiência do serviço a ser acompanhado e fiscalizado, dentro do que fora determinado e exigido no instrumento contratual celebrado entre as partes.
i. Ler minuciosamente o contrato, convênio ou termo de cooperação, anotando em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à sua execução;
ii. Verificar se o contrato, convênio ou termo de cooperação atende as formalidades legais, especialmente no que se refere à qualificação e identificação completa dos contratados, convenentes ou partícipes;
iii. Exigir somente o que for previsto no contrato. Qualquer alteração de condição contratual deve ser submetida ao superior hierárquico, acompanhada das justificativas pertinentes.
iv. Esclarecer dúvidas do preposto/ representante da Contratada que estiverem sob a sua alçada, encaminhando problemas que surgirem quando lhe faltar competência;
v. Notificar a contratada, sempre por escrito, com prova de recebimento da notificação (procedimento formal, com prazo, etc.). Em caso de obras e prestação de serviços de engenharia, anotar todas as ocorrências no diário de obras, tomando as providências que estejam sob sua alçada e encaminhando as que fugirem a sua competência;
xii. Receber e encaminhar as faturas, devidamente atestadas, ao setor financeiro, observando se a fatura apresentada pela contratada refere-se ao serviço que foi autorizado e efetivamente prestado no período. Em caso de dúvida, buscar, obrigatoriamente, auxílio para que efetue corretamente a atestação/medição.
a) Na hipótese de atestação dos serviços ser de servidor lotado na sede da prestação do serviço, a fatura será encaminhada juntamente com o documento de atestação, assinado pelo servidor designado para tal finalidade. Nessa hipótese, haverá gestão compartilhada do contrato (caso da terceirização de serviços de limpeza e vigilância, por exemplo).
xiii. Prestar as informações necessárias sobre o andamento das etapas ao setor do Órgão/Entidade ao qual o contrato, convênio ou termo de cooperação esteja vinculado, para que sejam efetuadas as atualizações nos diversos sistemas corporativos utilizados pelo Estado;
xvii. Elaborar ou solicitar justificativa técnica, quando couber, com vistas à alteração unilateral do contrato pela Administração;
xviii. Procurar auxílio em caso de dúvidas técnicas ou jurídicas;
4.2 – DICAS IMPORTANTES:
Importante frisar acerca da necessária conferência do adequado cumprimento das exigências da prestação das respectivas garantias contratuais, uma vez que, a partir da informação dada pelo fiscal, ao setor técnico responsável pelo controle do contrato, poderá ensejar a aplicação de penalidades.
O Fiscal do Contrato, quando da proximidade do encerramento da vigência contratual, consultará todos os setores usuários, os quais, em tempo hábil e, quando o caso, por intermédio de pesquisa de satisfação, manifestarem-se sobre a qualidade do serviço prestado, bem como de seu interesse na prorrogação da vigência contratual, quando a Lei assim o permitir.
Após essa manifestação, que deverá ser encaminhada formalmente, o Fiscal do Contrato consultará o interesse da contratada em continuar a prestar o serviço. Ao receber a resposta formal da empresa, elaborará uma nota técnica informando sobre a qualidade da prestação dos serviços e eventuais ocorrências porventura existentes, juntando a mesma ao processo que será encaminhado à área responsável pelo Controle dos Contratos para continuidade nos trâmites.
Por fim, uma dica válida ao Fiscal e usuário deste manual, é verificar a necessidade da manutenção do serviço ou fornecimento do material, uma vez que, constatada a impossibilidade na prorrogação da vigência contratual, o fiscal poderá indicar a necessidade de nova licitação para a continuidade do objeto, encaminhando o assunto à autoridade competente da área requisitante, para que esta promova a elaboração dos procedimentos pertinentes.
5- DOS PRAZOS
Recomenda-se aos setores técnicos responsáveis pelo controle dos contratos encaminharem memorando ao gestor da unidade e ao fiscal, informando sobre a proximidade do fim da vigência contratual nos seguintes prazos:
i. Contratos de prestação de serviços continuados, que possibilitem sua prorrogação: 06 meses antes do seu vencimento;
ii. Contratos de prestação de serviços continuados, que não mais serão prorrogados: 06 meses antes do seu vencimento;
Os prazos citados são necessários em função das diversas providências a serem tomadas pelo fiscal do contrato e pelo gestor da área requisitante, a exemplo de:
i. Análise de preços e condições de mercado;
ii. Pesquisa de mercado;
iii. Interesse da contratada;
iv. Elaboração e/ou adequação do Termo de Referência ou Projeto Básico;
v. Preparação de todos os documentos em tempo hábil para nova licitação, quando for o caso;
vi. No caso de encerramento do contrato, tempo e providências a serem tomadas para desmobilização da contratada.
A área responsável pelo controle dos contratos comunicará ao contratado sobre a prorrogação de contrato, nos casos de serviços continuados ou quando o contrato admitir a prorrogação de seu prazo de vigência, nos seguintes prazos:
i. Quando houver alocação de pessoas para prestação de serviço: 60 dias antes do encerramento do contrato;
ii. Nos casos de obras e serviços de engenharia: deverão ser observados os prazos definidos no cronograma físico-financeiro;
iii. Nos demais casos: 30 dias antes do encerramento do contrato.
Havendo prorrogação no contrato deverão ser observados os seguintes elementos:
i. Constar sua previsão no contrato;
ii. Houver interesse da Administração e da empresa contratada;
iii. For comprovado que o contratado mantém as condições iniciais de habilitação;
iv. For constatada em pesquisa que os preços contratados permanecem vantajosos para a Administração; v. Estiver justificada e motivada, em processo correspondente;
vi. Estiver previamente autorizada pela autoridade competente.
Havendo instauração de procedimento administrativo contra o contratado, por eventual inadimplemento, deverão ser observados os seguintes prazos:
i. 05 dias úteis contados da notificação e abertura de vistas ao processo, nos casos de advertência, multa e suspensão temporária (§2° do art. 87 da Lei nº 8.666/93).
ii. 10 dias corridos contados da notificação e abertura de vistas do processo, nos casos de declaração de inidoneidade (§3° do art. 87 da Lei nº 8.666/93).
Nos casos de aplicação da penalidade “suspensão” nas contratações originárias da licitação Pregão, de acordo com o disposto no art. 7° da Lei nº 10.520/02, ficará impedida de licitar e contratar com a Administração Pública (União, Estados, Distrito Federal e Municípios).
Quando a aplicação da penalidade “suspensão” relacionar-se às licitações pertinentes à Lei nº 8.666/93, a empresa ficará impedida de licitar e contratar com a Administração, ou seja, o órgão que aplicou a penalidade.
Em ambos os casos as sanções aplicadas pelos órgãos e entidades deverão comunicados à SESPA para que o setor competente da Secretaria promova o lançamento das penalidades no Sistema de Cadastro de Fornecedores.
6- LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO
A liquidação ocorre após a realização do fornecimento do bem, da execução da obra, da prestação do serviço ou do encerramento de cada etapa de execução do contrato.
Conforme definido no Artigo 63 da Lei n° 4.320/64, “a liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito”, devendo o Fiscal do Contrato exigir da contratada toda a documentação discriminada no contrato, em especial em relação às comprovações relativas às regularidades fiscal, trabalhista e previdenciária.
A liquidação da despesa se inicia no momento em que o Fiscal do Contrato atesta, no verso da nota fiscal/fatura, o recebimento do bem, a execução e/ou a prestação do serviço, ou etapa da obra ou serviço, após a verificação, conferência e confirmação da documentação exigida e apresentada.
7- ALTERAÇÃO CONTRATUAL
O termo aditivo visa adaptar o objeto do contrato a uma nova demanda para o interesse público. O órgão não pode alterar o objeto ou onerar a execução do contrato a pretexto de necessidades do serviço, sob pena de alterar a relação inicial, obrigando a formalização de novo contrato ou a alteração dos preços contratados (reequilíbrio econômico financeiro).
Contudo, no decorrer do andamento do contrato, pode haver modificações inicialmente pactuadas: no projeto básico (especificações técnicas, quantidade, qualidade, forma de execução dos serviços), no local onde são executados os serviços, no prazo de vigência, nos preços iniciais, na forma de pagamento.
Quaisquer modificações obrigam à alteração contratual com vistas à adequação do contrato à nova situação. Assim, ao fiscal é atribuído um poder-dever de informar o fato à Administração superior, no menor prazo possível, a fim de que também seja examinada a possibilidade jurídica do pedido, disponibilidade orçamentária e outros vetores.
7.1 - Acréscimo ou supressão de serviços:
Variações de quantidades, sem alteração dos preços unitários, mantidas as demais condições do contrato inicial. As quantidades dos serviços contratados podem ser acrescidas em decorrência de mudança das instalações físicas da contratante, como por exemplo, a mudança de prédio. Isso pode influenciar na alteração de alguns tipos de contratos de serviços como:
- Vigilância/ portaria (maior ou menor número de postos);
- Limpeza (a área a ser limpa aumenta ou diminui);
A consequência será o aumento do valor inicial atualizado do contrato em até 25%, ficando a contratada obrigada a aceitar o aditamento, nos termos do §1° do artigo 65 da Lei nº 8.666/93.
As quantidades dos serviços podem ainda:
Ser reduzidas em até 25% do valor inicial atualizado do contrato, ficando a contratada obrigada a aceitar o aditamento, conforme §1° do artigo 65 da Lei nº 8.666/93;
Ser reduzidas em percentual maior que 25%, desde que haja acordo entre os contratantes, em conformidade com o §2°, II, do artigo 65 da Lei nº 8.666/93.
7.2 - Modificação do projeto ou especificações:
Como exemplo de alteração nesta modalidade, pode-se citar, por exemplo, um contrato de alimentação no qual foi estabelecido em seu projeto básico que o fornecimento seria de refeições preparadas. Posteriormente, foi alterada verbalmente a forma para fornecimento de gêneros in natura, ou seja, alimentos crus, sem preparação.
O contrato deve ser aditado para constar essa alteração, devendo, inclusive ser demonstrado que a relação financeira inicial não ficou mais cara, ou mais barata, mantendo-se o equilíbrio econômico financeiro do contrato.
Tanto as alterações contratuais quantitativas – que modificam a dimensão do objeto – quanto as unilaterais qualitativa – que mantêm intangível o objeto, em natureza e dimensão, estão sujeitas aos limites preestabelecidos nos §§1° e ss do art. 65 da Lei nº 14.133/21, em face do respeito aos direitos do contratado, prescrito no art. 58, I da mesma Lei, do princípio da proporcionalidade e da necessidade de esses limites serem obrigatoriamente fixados em lei.
Nas hipóteses de alterações contratuais consensuais, qualitativas e excepcionais de contratos de obras e serviços, é facultado à Administração ultrapassar os limites aludidos no item anterior, observados os princípios da finalidade, da razoabilidade e da proporcionalidade, além dos direitos patrimoniais do contratante privado, desde que satisfeitos cumulativamente os seguintes pressupostos:
7.2.1 - Não acarretar para a Administração encargos contratuais superiores aos oriundos de uma eventual rescisão contratual por razões de interesse público, acrescidos aos custos de elaboração de um novo procedimento licitatório;
7.2.2 - Não possibilitar a inexecução contratual, à vista do nível de capacidade técnica e econômico-financeira do contratado;
7.2.3 - Decorrer de fatos supervenientes que impliquem em dificuldades não previstas ou imprevisíveis por ocasião da contratação inicial;
7.2.4 - Não ocasionar a transfiguração do objeto originalmente em outro de natureza e propósitos diversos;
7.2.5 - Ser necessárias à completa execução do objeto original do contrato, à otimização do cronograma de execução e à antecipação dos benefícios sociais e econômicos decorrentes;
8- EXECUÇÃO DOS CONTRATOS
O Fiscal de Contratos tem como competência zelar pela qualidade dos serviços e produtos contratados, principalmente nas ações relacionadas a:
8.1 - Aquisição de Bens:
8.1.1 - Ler atentamente o contrato e/ou edital, assim como os anexos, principalmente quanto à especificação do objeto e ao prazo de entrega do material.
8.1.2 - Juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, a que se fizer necessária.
8.1.3 - Receber a fatura de cobrança, conferindo:
8.1.3.1 - Se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas;
8.1.3.2 - Se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi fornecido;
8.1.3.3 - Se a Nota Fiscal tem validade e se está corretamente preenchida.
8.1.4 - Atestar o recebimento dos bens, observando o que dispõe o contrato.
8.1.5 - Encaminhar Nota Fiscal ao setor financeiro para pagamento.
8.1.6 - No caso de dúvida quanto ao ATESTO, busca-se obrigatoriamente auxílio junto à Diretoria de Administração Financeira/DAF, para que se efetue corretamente a atestação.
8.1.7 - Notificar por escrito, em documento formal, o atraso na entrega dos bens ou o descumprimento de quaisquer cláusulas contratuais ao setor competente, para aplicação das sanções cabíveis.
8.1.8 - Manter contato com o preposto/representante da contratada com vistas a garantir o cumprimento integral do contrato.
8.2 - Contratação de Serviços:
8.2.1 - Ler atentamente o contrato e/ou edital, assim como os anexos, principalmente quanto à especificação do objeto e ao cronograma dos serviços;
8.2.2 - Juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, a que se fizer necessária;
8.2.3 - Acompanhar a execução dos serviços, tendo como base os direcionamentos registrados no contrato, exercendo rigoroso controle sobre o cronograma de execução dos serviços;
8.2.4 - Receber a fatura de cobrança, conferindo:
- Se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas;
- Se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi efetuado;
- Se a Nota Fiscal tem a validade e se está corretamente preenchida;
- Se está acompanhada das guias de quitação do FGTS/INSS sobre a mão-de-obra empregada (no caso de serviços de vigilância, limpeza e de manutenção, serviço de engenharia, etc.), conforme determina o contrato;
8.2.5 - Atestar a prestação do serviço efetivamente realizado.
8.2.6 - Encaminhar a Nota Fiscal ao setor financeiro para pagamento.
8.2.7 - No caso de dúvidas quanto ao ATESTO, busca-se obrigatoriamente auxílio para que se efetue corretamente a atestação.
8.2.8 - Informar o descumprimento de cláusulas contratuais, mormente quanto ao prazo, com o fim de aplicação das sanções cabíveis.
8.2.9 - Manter contato regular com o preposto/representante da contratada, com vistas a permitir o fiel cumprimento do contrato.
8.3 - Contratação de Serviços de Engenharia/Obras:
8.3.1 - Ler atentamente o contrato e/ou edital, assim como os anexos, principalmente quanto à especificação do objeto, ao prazo de execução do serviço e ao cronograma físico-financeiro dos serviços a serem realizados.
8.3.2 - Estabelecer cronograma de visitação ao canteiro de obras com periodicidade entre 15 a 30 dias.
8.3.3 - Durante a visitação às obras, percorrer todas as instalações, tendo sempre em mãos cópias de todos os projetos, especificações, contrato e bloco de anotações para posterior preenchimento do diário de obras.
8.3.4 - A cada visita, a equipe de fiscalização deverá observar, além da qualidade dos serviços executados, o contingente de trabalhadores, a disponibilidade do material e equipamentos à sequência correta de etapas, o cumprimento do cronograma e a obediência às orientações anotadas no diário de obras.
8.3.5 - Juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivado, por cópia, a que se fizer necessária.
8.3.6 - Acompanhar a execução dos serviços, tendo como base os direcionamentos registrados no contrato, exercendo rigoroso controle sobre o cronograma físico-financeiro dos serviços a serem realizados.
8.3.7 - Atentar para as especificações técnicas constantes nos anexos.
8.3.8 - Receber a fatura de cobrança, conferindo:
- Se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas;
- Se o valor cobrado corresponde exatamente à medição dos serviços pactuados;
- Se a Nota Fiscal tem a validade e se está corretamente preenchida;
- Se está acompanhada das guias de quitação do FGTS/INSS sobre mão-de-obra empregada, conforme determina o contrato.
8.3.9 - Atestar a execução do serviço
8.3.10 - Encaminhar a Nota Fiscal ao setor financeiro para pagamento
8.3.11 - Acompanhar a elaboração e a entrega da obra/reforma (como construído), a fim de subsidiar futuras intervenções a título de manutenção ou reformas.
8.3.12 - O recebimento dos serviços será precedido de notificação da empresa contratada, mediante ofício. A Diretoria de Administração e Finanças providenciará o acompanhamento junto com comissão específica para avaliação dos serviços executados e conferência do cumprimento de todas as cláusulas contratuais. A existência de pendência determinará a emissão de Termo de Recebimento Provisório e o estabelecimento de prazo para sua eliminação e posterior emissão de Termo de Recebimento Definitivo para encerramento do contrato e devolução da garantia contratual.
8.3.13 - Arquivar cópia da Anotação de Responsabilidade Técnica – ART enviada pela contratada, no término do contrato.
8.3.14 - No caso de dúvidas quanto ao ATESTO, busca-se obrigatoriamente auxílio para que se efetue por escrito corretamente a atestação.
8.3.15 - Informar o descumprimento de cláusulas contratuais, mormente quanto ao prazo, a fim de se aplicarem as sanções cabíveis.
8.3.16 - Manter contato regular com o preposto/representante da contratada, com vistas a permitir o fiel cumprimento do contrato.
9- SITUAÇÕES QUE NÃO PODEM OCORRER
i. Atestar serviços não realizados;
ii. Pagamento de serviços não executados;
iii. Notas fiscais “frias” ou em desacordo com o contrato;
iv. Recebimento de material ou serviço com qualidade inferior à contratada;
v. Pagamento de obras inacabadas;
vi. Pagamento de serviços em desacordo com o Termo de Referência.
10- PROCEDIMENTOS PARA EVITAR IRREGULARIDADES
i. Planejar a execução do contrato;
ii. Estimar despesas decorrentes da execução do contrato, para subsidiar o planejamento de gastos e a execução orçamentária;
iii. Organizar o processo de pagamento;
iv. Monitorar o realizado em relação ao que estava previsto;
v. Registrar todas as ocorrências da execução;
vi. Manter formulários ou fichas de registro de ocorrência;
vii. Organizar e alimentar relatório da execução;
viii. Avaliar os resultados;
ix. Prestar contas de seu gerenciamento ao fim de cada exercício financeiro.
11- CONSIDERAÇÕES FINAIS
A realização de uma fiscalização eficiente dos contratos administrativos é fundamental para a execução satisfatória dos procedimentos de compras públicas. Planejar melhor, fiscalizar melhor é contratar melhor.
A atuação do fiscal de contratos, ao utilizar todas as ferramentas gerenciais que estejam ao seu alcance, assegura que as normas estabelecidas no instrumento contratual sejam seguidas, garantindo a conformidade com o interesse público, que é a finalidade de todos os atos administrativos, tornando a fiscalização uma ação mais dinâmica.
ANEXOS
Anexo I – Atestar Nota Fiscal/ Fatura
Contrato:
Objeto do Contrato:
Empresa:
CNPJ:
Aos dias de do ano , a fim de proceder ao ATESTO DA NOTA FISCAL a partir da verificação ESPECÍFICA, QUALITATIVA E QUANTITATIVA PERMANENTE dos materiais, objeto contratual do Contrato acima mencionado.
Após análise, conclui-se que os materiais, descritos na Nota Fiscal Nº , encontram- se de acordo com as especificações, e em condições de aceitação e atesto. Para constar, lavramos o presente TERMO em 02 (duas) vias, devidamente assinadas para que possam produzir os efeitos legais.
Em / / .
Assinatura do Fiscal Matricula nº:
Portaria nº /
Anexo II – Modelo de Termo de Recebimento
Comunicamos-lhe que o recebimento provisório do objeto relativo ao contrato nº / ocorreu em / / , conforme cópia anexa. Salientamos que o recebimento definitivo ocorrerá em prazo não superior a 90 (noventa) dias, desde que não haja pendências técnicas e/ou administrativas.
Belém, de de .
Assinatura do fiscal Matrícula N°:
Portaria: /
Anexo III – Termo de Recebimento e Aceitação
Empresa:
Processo:
Contrato:
Empenho:
Aos dias de do ano , a fim de proceder à verificação ESPECÍFICA, QUALITATIVA E QUANTITATIVA PERMANENTE dos materiais, objeto contratual do processo acima mencionado. Após análise, concluímos que os materiais, descritos na Nota Fiscal Nº , encontram-se de acordo com as especificações, e em condições de aceitação e recebimento. Para constar, lavramos o presente TERMO em 02 (duas) vias, devidamente assinadas para que possam produzir os efeitos legais.
Belém, de de .
Assinatura do fiscal Matrícula nº:
Portaria: /
Anexo IV – Atesto de Serviços
Contrato:
Objeto do Contrato:
Empresa:
CNPJ:
Aos dias de do ano , a fim de proceder ao ATESTO PRESTADOS a partir da verificação ESPECÍFICA, QUALITATIVA E QUANTITATIVA PERMANENTE do objeto contratual do Contrato acima mencionado.
Após análise, conclui-se que os serviços foram devidamente prestados de acordo com os termos estabelecidos no instrumento contratual. Para constar, lavramos o presente TERMO em 02 (duas) vias, devidamente assinadas para que possam produzir os efeitos legais.
Em / / .
Assinatura do Fiscal Matricula nº:
Portaria nº /
Anexo V – Termo de Recebimento de Serviços
Empresa:
Cnpj:
Objeto do Contrato:
Comunicamos-lhe que o serviço prestado do objeto relativo ao contrato nº / , foi satisfatório e dentro dos moldes estabelecidos na clausula que prevê o objeto do instrumento contratual.
.
Número da Fatura | Valor | Total |
R$ | R$ | |
R$ | R$ |
Belém, de de .
Assinatura do Fiscal Matrícula nº:
Portaria: /
Anexo VI – Termo de Recebimento de Material
Declaro(amos) que o(s) fornecimento(s) de , pela empresa
, por meio da Nota Fiscal Nº de
/ / , referente ao mês de / (indicar o ano), estão de acordo com as condições estabelecidas no contrato nº / . Para constar, lavramos o presente termo devidamente assinado para que possa produzir seus efeitos legais.
Belém, de de .
Assinatura do fiscal Matrícula nº:
Portaria: /
Registro de Ocorrência Nº: (setor/unidade)
Objeto do Contrato:
Empresa Contratada:
Pontos irregulares:
(Obs: Relacionar neste campo os itens que foram descumpridos pela empresa)
Prazo para cumprimento das exigências:
Estou ciente que o não cumprimento das exigências contidas neste auto ensejará a aplicação das sanções previstas na Lei n° 14.133/21, bem como nas cláusulas contratuais. Estou ciente ainda do prazo que terei para cumprir com as exigências aqui registradas.
Recebi a primeira via em / /
Hora: /
Nome do Responsável pela Empresa: RG:
CPF:
Assinatura:
Fiscal do Contrato (Carimbo e Assinatura):
Nesta data, registro que, em diligência ao local onde é prestado o serviço objeto do contrato ora fiscalizado, constatei que a empresa, embora descrito no projeto básico (ou na proposta, no contrato, dependendo da sitaução) que desempenharia a tarefa da maneira , não vem cumprindo suas obrigações contratuais, infringindo os dispositivos
(relacionar os dispositivos violados na proposta, projeto básico ou contrato).
Sendo assim, através do documento nº _ estou notificando ao preposto as irregularidades cometidas, fixando o prazo de dias para a sua correção.
Belém, de de .
Assinatura do Fiscal Matrícula Nº:
Portaria: /
Contrato Nº:
Mês/Ano:
Unidade Detentora do Contrato:
Objeto do Contrato:
Empresa Contratada:
1- Ocorrências:
(Obs: Informar aqui à ocorrência que houve no mês, podendo ser registradas também neste local as penalidades aplicadas. O cálculo das penalidades é de competência do gestor do contrato, observando o estabelecido no contrato. A Administração ao tomar ciência do relatório irá concordar ou discordar do cálculo feito, antes de enviar uma cópia do relatório à empresa).
2- Avaliação dos serviços e dos documentos que foram apresentados pela empresa:
(Obs: Informar aqui os documentos que foram avaliados, de acordo com as exigências contidas no edital. Informar também às deficiências que foram verificadas).
3- Observações/ sugestões/ reclamações:
Data: / /
Assinatura do Fiscal Matrícula Nº:
Portaria: /
Objeto:
Vigência:
Empresa Contratada:
Nome do Representante:
CNPJ:
Endereço:
Telefone:
E-mail:
Valor Total (R$):
Valor Mensal (R$):
Repactuação (1):
Belém, de de .
Assinatura do Fiscal Matrícula Nº:
Portaria: /