Cartilha da Pré-contratação de Empreendimentos Habitacionais

Versão 3.0 - Caixa Econômica Federal - 2023

## INFORMAÇÃO CONFIDENCIAL: Esta mensagem, incluindo anexos, contém informações confidenciais. O uso, divulgação, distribuição e/ou cópia não autorizados são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais cabíveis. Caso esta mensagem tenha sido encaminhada indevidamente para você ou se houver necessidade de esclarecimento adicional, favor contatar o remetente. ##

Sumário

● O que é a cartilha? 2

O que é a Pré-Contratação?

1. Entrar no portal Habitação CAIXA 3

Como conseguir acesso

Download dos formulários a serem preenchidos

Envio dos formulários para sua unidade de relacionamento Identificar a proposta

Pesquisa: procurando uma proposta Conhecendo o Painel de Acompanhamento Conhecendo o Histórico das Análises Técnicas Conhecendo o Fluxograma da Tela Inicial

2. Iniciar as análises da pré-contratação 8

Como iniciar uma análise

Solicitar a verificação de documentos Carregar arquivos

Encaminhar documentos para verificação

3. Acompanhar as análises da Pré-Contratação 19

Acompanhar a verificação dos documentos Documentos verificados

Documentos pendentes Documentos inválidos

Acompanhar solicitação de análise e análise dos documentos Análise viável

Análise com pendências Corrigindo pendências Análise não viável Análise vencida

Liberação de alçadas

Quando as análises terminam?

4. Aguardar aprovação para contratação 26

Acompanhar cadastros do empreendimento Dados da proposta

Cadastro dos participantes Cronograma

Dados do empreendimento Acompanhar finalização da Pré-Contratação

Aprovação da Pré-Contratação Liberação para contratação

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● O que é a cartilha?

Esta cartilha é um documento CAIXA criado para auxiliar você, cliente da construção civil, a encaminhar as propostas de empreendimentos na Caixa. Aqui você encontrará o passo a passo de como iniciar e acompanhar as análises técnicas da Pré-Contratação até a aprovação do empreendimento.

O que é a pré-contratação?

A Pré-Contratação é o nome dado pela CAIXA ao ambiente virtual utilizado na preparação para a contratação dos empreendimentos projetados pelos clientes da construção civil. Na Pré-Contratação, efetuaremos a inclusão de documentos, o cadastramento do projeto e dos participantes, e a solicitação das análises jurídica, de risco de crédito e de engenharia, da empresa e do empreendimento.

Neste ambiente, operam colaboradores CAIXA e a própria empresa da construção civil, permitindo trâmites mais ágeis e dando transparência a todo o processo.

Após a negociação do novo empreendimento pela empresa e a unidade de relacionamento, o colaborador CAIXA irá cadastrar a proposta no sistema com dados mínimos, sendo complementados com o andamento das análises. Esse cadastro gera um número de pré-contratação que identificará a proposta até que ela seja aprovada e liberada para contratação.

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1. Entrar no portal Habitação CAIXA

O portal habitação é a área onde o construtor poderá operacionalizar e acompanhar a Pré-Contratação de empreendimentos na CAIXA. O endereço do portal habitação é xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx.

Como conseguir acesso

Para obter acesso ao portal da Pré-Contratação, é necessário solicitar o cadastro através dos passos abaixo:

1. Download dos formulários a serem preenchidos

● FICUS_e_Usuario_Externo.zip (xxxx://xxx.XXXXX.xxx.xx/Xxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxx-xx-%00xxxxxxxxxx-xxxxx/XXXXX_x_Xxxxxxx_Xxxxxxx.xxx )

● Politica_Acesso_Computadores_CAIXA_Usuario_Externo.zip (xxxx://xxx.XXXXX.xxx.xx/Xxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxx-xx-%00xxxxxxxxxx- civil/Politica_Acesso_Computadores_CAIXA_Usuario_Externo.zip)

2. Envio dos formulários para sua unidade de relacionamento

● Xxxxx os formulários preenchidos para sua unidade de relacionamento para cadastramento.

● Você receberá uma mensagem no endereço de e-mail informado dentro de 24 horas com a senha e outras informações de como prosseguir. Orientamos aguardar o recebimento. *

● Com o recebimento da senha, o acesso do representante da empresa está liberado. O login é o e-mail informado no formulário.

*Caso a mensagem não seja recebida neste período, orientamos verificar a pasta de SPAM do serviço de e-mail antes de realizar nova solicitação.

Quem pode ter acesso?

CPFs vinculados ao CNPJ da empresa, sejam sócios ou funcionários, podem ter acesso ao portal Habitação através do formulário de cadastramento.

Há limite de cadastros de CPF por CNPJ?

Não há limite de CPFs por CNPJ. Todos os representantes que a empresa julgar necessário podem ter seu e-mail cadastrado e uma senha própria para acesso ao sistema.

Esqueci minha senha, e agora?

Você pode clicar na opção “esqueceu sua senha?” na página inicial do sistema e preencher o formulário para receber nova senha.

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Não é possível acessar o portal Habitação pelo Navegador Internet Explorer, para garantir o uso estável, utilize o Mozilla Firefox, Google Chrome ou Microsoft Edge.

Identificar a proposta

Após o login, você terá acesso à página com a lista de Pré-Contratações ativas onde o CNPJ da sua empresa conste cadastrado como construtora, incorporadora ou entidade organizadora.

● Identifique a proposta a ser iniciada e clique em “Acompanhamento”

Você receberá um e-mail informando o número da pré- contratação assim que a unidade de relacionamento cadastrar a nova proposta no sistema.

Pesquisa: procurando uma proposta

Uma vez cadastrado e vinculado ao CNPJ da sua empresa, sua proposta estará disponível na lista da página “Minhas propostas”. Porém, caso não consiga encontrar sua proposta manualmente na lista de propostas, é possível pesquisar pelo número da pré-contratação que você recebeu por e- mail.

Apenas usuários vinculados a CNPJs cadastrados como Construtora, Incorporadora e Entidade organizadora para aquele empreendimento conseguirão visualizar a proposta pelo portal. Caso esteja com problemas para visualizar sua proposta, entre em contato com seu gerente.

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Conhecendo o Painel de acompanhamento

Ao selecionar uma proposta, você será levado para o Acompanhamento de Processo. Por ele, você poderá ter acesso a tudo o que está acontecendo com a sua proposta. Seu painel é dividido em 3 partes:

1. Cadastro do empreendimento: nesta área, é possível acompanhar os cadastros que serão necessários para análise do seu empreendimento (Veja mais detalhes sobre os cadastros na página 26).

2. Análises técnicas: nesta área, é possível solicitar a verificação dos seus documentos e acompanhar as análises da sua proposta de empreendimento por meio de “Cards”. (Veja mais detalhes sobre os Análises técnicas na página 8).

3. Finalização da Pré-Contratação: nesta área, é possível acompanhar a aprovação da sua proposta e a liberação para contratação (Veja mais detalhes sobre os a finalização da Pré-Contratação na página 27).

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Conhecendo o Histórico das análises técnicas

Cada uma das análises técnicas tem um histórico registrado para o acompanhamento do andamento do processo. Ele identifica quem pediu e emitiu cada uma das análises, a data em que ocorreu e o resultado.

O botão é ativado tão logo a primeira solicitação de verificação dos documentos é feita.

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Conhecendo o fluxograma da tela inicial

A tela de acompanhamento, acima já apresentada, funciona como atalho e painel de transparência onde você encontra tudo o que precisa sobre a Pré- Contratação. Mas também é possível acessar as funcionalidades através do fluxograma na tela inicial, clicando no nome do empreendimento na lista de propostas, onde:

Botão Participantes: dá acesso à tela de participantes – onde você pode consultar os papéis de cada um dos participantes da proposta.

Botão Dados do empreendimento: dá acesso à tela de dados do empreendimento – onde há informações sobre as unidades habitacionais do empreendimento.

Botão Cronograma físico: dá acesso à tela de cronograma – onde é possível cadastrar e consultar o cronograma físico-financeiro vigente.

Botão Documentos: dá acesso à tela de upload de documentos – onde você pode carregar os documentos e consultar a validade deles.

Botão Análises Técnicas: dá acesso à tela de análises técnicas – onde você pode solicitar a validação dos documentos.

Encontrando a tela de Fluxograma

É possível chegar à tela de fluxograma clicando no nome do empreendimento a partir da página “Minhas propostas” ou da página “Acompanhamento de Processo”.

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2. Iniciar as análises da Pré-Contratação

Quando você negociou a nova proposta com a unidade de atendimento, um colaborador CAIXA encaminhou uma lista de documentos necessários para cada análise. Certo? Depois de conseguir juntá-los, conforme a orientação, é hora de encaminhá-los. Para isso, apresentamos as funcionalidades abaixo:

Como iniciar uma análise

No painel de acompanhamento, identifique o card da análise para o qual você deseja encaminhar os documentos a serem analisados.

Quantas análises serão necessárias?

O número de análises depende do produto em que se enquadra a proposta de empreendimento negociada. As análises obrigatórias para cada produto serão informadas pela sua unidade de relacionamento e devem estar relacionadas no painel de acompanhamento.

Preciso solicitar as análises em ordem?

Teoricamente, não. As análises podem acontecer em paralelo e algumas são independentes entre si. No entanto, na prática, há uma sequência sugerida que se inicia pelas análises de engenharia. Combine com a sua unidade de relacionamento o que é melhor para o seu caso.

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Solicitar a verificação de documentos

Após identificar o card com a análise a ser iniciada, é necessário carregar os documentos e encaminhá-los para que a unidade de relacionamento faça a verificação. Para isso:

Carregar arquivos

O botão “fazer upload” levará a tela de upload de documentos, onde é possível carregar os documentos separados por empreendimento e participantes.

Preciso carregar todos os documentos de uma análise em uma única vez?

Não. Os documentos podem ser carregados conforme forem providenciados. Eles serão salvos no sistema e ficarão lá até que você os encaminhe para a verificação.

Passo 1:

● Localize a análise na qual deseja enviar documentos.

● Clique em “fazer upload”.

São permitidos arquivos nos formatos: jpg, jpeg, png, pdf, tif, xls, xlsx, doc e docx. O tamanho varia de acordo com o documento. Os documentos em formato .tiff costumam ser os menores.

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Passo 2:

● Localize a categoria na qual você deseja carregar documentos (empreendimento ou participantes).

● Clique em “novo” para carregar um documento novo.

● Clique em “reutilizar” para reutilizar documentos de participantes que já tenham sido carregados no sistema em outra proposta.

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Passo 3:

● Selecione no campo “categoria”, a categoria a que pertence o documento.

● Selecione no campo “Tipo de documento”, o tipo de documento que você enviará.

Exemplo: Para enviar um documento de identificação do sócio, selecione a categoria “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” e o tipo de documento “CARTEIRA DE IDENTIDADE”

● Clique em “Próximo”.

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Passo 4:

● Selecione no campo “Emissão” a data em que seu documento foi emitido.

Caso não exista data de emissão no documento, selecione a data do dia do carregamento do arquivo.

● Clique em “Selecione o arquivo” e selecione o documento que deseja enviar do seu computador.

● No campo descrição, escreva observações sobre o documento.

● Selecione a opção” Cliente se responsabiliza pela autenticidade por meio do MO30595”.

● Clique em “Salvar”.

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Passo 5:

● Após ver a tela “Detalhes do documento”, clique em voltar para a tela “Lista de documentos”.

● Confira se seu documento está associado ao empreendimento ou ao participante corretamente.

● A partir desta lista é possível fazer o Download deste arquivo, caso necessário.

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Encaminhar documentos para verificação

O botão “encaminhar documentos” levará você à tela de solicitação de verificação de documentos. Isso significa encaminhar para a unidade de relacionamento os documentos solicitados para que ela verifique se o checklist está completo e com todos os requisitos necessários para a área técnica iniciar a análise de fato.

Passo 1:

● Localize a análise para a qual deseja encaminhar os documentos para verificação.

● Clique em “encaminhar documentos”.

Só encaminhe os documentos quando tiver certeza de que todos os documentos solicitados para aquela análise estão inseridos corretamente no sistema.

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Passo 2:

● Selecione “Confirmo que carreguei todos os documentos solicitados”.

● Clique em “Encaminhar”.

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Passo 3:

● Selecione o Participante.

● Clique em “Próximo”.

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Passo 4:

● Clique em “Solicitar nova análise técnica” para solicitar a verificação dos seus documentos.

● No campo “Responsável pela emissão do parecer”, selecione a opção “Este parecer será emitido pela unidade demandante da Pré- Contratação/empreendimento”

 Clique em “salvar”.

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Passo 5:

● Verifique na página “Análise técnica” se a sua validação foi corretamente solicitada.

● Verifique no painel de acompanhamento se o card relativo à análise que você quer solicitar mudou para “análise solicitada”.

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3. Acompanhar as análises da Pré-Contratação

Pela tela de acompanhamento de processo, é possível acompanhar o andamento de cada uma das análises e conferir o histórico dos acontecimentos. É por aqui que você deve identificar qual o próximo passo a ser feito para conseguir as aprovações necessárias.

Acompanhar a verificação dos documentos

Após conferir os documentos encaminhados, a unidade de relacionamento vai atribuir um dos resultados abaixo para a sua solicitação:

Documentos verificados

Ocorrerá quando a documentação estiver completa e pronta para a área técnica analisar. Você só precisa aguardar a análise.

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Documentos pendentes

Ocorrerá quando a documentação não estiver completa ou pronta para ser analisada pela área técnica e houver a possibilidade de você facilmente ajustar para encaminhar novamente, como no caso de um documento não assinado ou vencido.

Corrigindo pendências

Passo 1:

● Localize a análise na qual deseja corrigir as pendências documentais.

● Clique em “Visualizar e corrigir”.

● Clique em “Visualizar pendências”.

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Passo 2:

● Localize na página o campo “Pendência”. Nele, a área competente terá descrito exatamente o que deve ser corrigido para viabilizar sua análise.

● Corrija seus documentos e volte ao “painel de acompanhamento”.

Passo 3:

● Localize a análise na qual deseja corrigir as pendências documentais.

● Clique em “Visualizar e corrigir”.

● Clique em “Fazer Upload”.

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Passo 4:

● Repita os passos da etapa “Carregar arquivos” a partir da página 9 desta cartilha.

● Repita os passos da etapa “Encaminhar documentos para verificação” a partir da página 14 desta cartilha.

Documentos Inválidos

Ocorrerá quando a unidade de relacionamento identificar na verificação dos documentos que há alguma situação impeditiva para a análise. Neste caso, após resolver a situação, você poderá reiniciar o processo.

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Acompanhar solicitação de análise e análise dos documentos

Quando a unidade de relacionamento verificar que os documentos estão prontos para serem encaminhados para a área técnica, ela solicitará a análise. O acompanhamento se dá da seguinte forma:

Análise viável

A análise viável significa que com aqueles documentos analisados, naquelas condições, sob o ponto de vista daquela área técnica, o empreendimento pode ser contratado. Para isso, todas as análises obrigatórias precisam estar com um dos resultados abaixo:

Análise viável

Esse resultado indica que a proposta, nas condições apresentadas, está aprovada para esta área técnica.

Análise viável com ressalvas não impeditivas

Esse resultado indica que a análise está aprovada para as condições apresentadas e possui algumas ressalvas da área técnica que não impedem a contratação, embora precisem ser atendidas e/ou acompanhadas no decorrer do processo.

Análise viável com ressalvas (corrigir até a contratação)

Esse resultado indica que a análise está aprovada, desde que as ressalvas apontadas pela área técnica sejam atendidas até a data da assinatura do contrato. Neste caso, você pode atender as ressalvas pelo sistema fazendo upload dos documentos e encaminhando-os para a unidade de relacionamento. Este passo, no entanto, não é obrigatório para a fase de Pré- Contratação.

Viável com ressalvas (corrigir até liberar parcelas)

Esse resultado indica que a análise está aprovada, desde que as ressalvas apontadas pela área técnica sejam atendidas até a data de liberação da primeira parcela. Você pode atender as ressalvas pelo sistema fazendo upload dos documentos e encaminhando-os para a unidade de relacionamento. Este passo, no entanto, não é obrigatório para a fase de Pré- Contratação.

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Análise com pendências

Esse resultado indica que a área técnica encontrou alguma pendência a ser resolvida ou precisa de dados adicionais para continuar a análise. Para que a análise prossiga, você precisa atender às solicitações da área técnica, fazer o upload dos novos documentos e encaminhar para a validação dos documentos novamente.

Corrigindo pendências

Para corrigir pendências na etapa de análise, realize o passo a passo de correção de pendências na página 18.

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Análise não viável

Esse resultado indica que a área técnica não aprovou a contratação do empreendimento nas condições apresentadas. Você pode entrar em contato com a unidade de relacionamento para verificar se há algo que possa ser feito para viabilizar a contratação e reiniciar a análise.

Análise vencida

Cada uma das análises possui um prazo de validade definido pela área técnica juntamente com o gestor do produto na CAIXA. Não é possível contratar com uma análise obrigatória vencida. Para reiniciar, é necessário executar todos os passos novamente.

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O processo da Pré-Contratação não termina com a conclusão das análises técnicas. Os passos abaixo listados também são necessários para a contratação:

Liberação de alçadas

Após a aprovação das áreas técnicas, a proposta precisa passar pela análise de área negociais para análise e aprovação. É o que chamamos de comitê de alçadas. O número de comitês a analisarem a proposta depende do valor a ser concedido pela CAIXA, mas no mínimo 1.

Essas análises são solicitadas diretamente pela área de relacionamento e você pode acompanhar através do painel de acompanhamento enquanto aguarda a aprovação. Caso a análise seja emitida não viável, a unidade de relacionamento deverá entrar em contato para ajustes ou negociações.

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Quando as análises terminam?

Quando todas as análises obrigatórias para o produto em que se enquadra a proposta estiverem com resultado viável (ou suas variações).

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4. Aguardar aprovação para contratação

Acompanhar cadastros do empreendimento

Além das análises técnicas e negociais, o sistema deve ser alimentado com outros dados da proposta. Você pode acompanhá-los e conferi-los pela primeira coluna da tela de acompanhamento.

Cadastro da proposta

Esse campo é preenchido tão logo a Pré-Contratação é criada. Contém dados básicos como o nome do empreendimento e a unidade CAIXA vinculada que operacionalizará o processo.

Nesta tela, é importante conferir se o nome do empreendimento está correto, visto que não poderá ser alterado com facilidade e impacta na evolução da proposta.

Cadastro dos participantes

Este campo é preenchido conforme a unidade de relacionamento for cadastrando os participantes nos papéis correspondentes da proposta.

Confira se cada CNPJ está vinculado ao respectivo papel proposto e aprovado.

Cronograma

Este campo identifica o cadastramento do cronograma físico-financeiro do empreendimento.

Dados do empreendimento

Este campo refere-se ao cadastramento dos dados das unidades do empreendimento. Ele deve ser feito após a aprovação da análise de engenharia com o carregamento da planilha de unidades enviada para a análise de engenharia.

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Acompanhar finalização da Pré-Contratação

Quando todos os campos da primeira coluna da tela de acompanhamento estiverem preenchidos e todos os cards de análises técnicas estiverem com status viável, inclusive os comitês de liberação de alçadas, a proposta será validada pela unidade de relacionamento. Caso tudo esteja preenchido corretamente, o sistema aprova a Pré-Contratação.

Aprovação da Pré-Contratação

Neste campo, é possível acompanhar se a proposta está aprovada no sistema e a data em que isso ocorreu.

Liberação para contratação

Após a aprovação do sistema, a unidade de vinculação precisa liberar para a contratação para que a proposta migre para a plataforma de concessão do crédito – onde será gerada a minuta e incluída as propostas de pessoa física vinculadas ao empreendimento.

Essa liberação é feita manualmente após a unidade de vinculação executar e conferir todos os trâmites internos da etapa de Pré-Contratação.

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