TERMO DE REFERÊNCIA
TERMO DE REFERÊNCIA
1 DO OBJETO
Contratação de empresa para fornecimento de um sistema integrado para gestão eletrônica e arquivística das informações e processos legislativos (SIGAD), denominado Sistema Integrado de Processo Legislativo, na modalidade de licenciamento perpétuo, incluindo serviços de Implantação (incluindo migração de dados, modelagem de processos e integrações com sistemas legados), Garantia e Suporte Técnico, Operação Assistida, Treinamento e demais Serviços Técnicos Especializados, conforme especificações constantes neste Termo de Referência.
2 JUSTIFICATIVA
Versa o presente expediente sobre Contratação de empresa para fornecimento de um sistema integrado para gestão eletrônica e arquivística das informações e processos legislativos (SIGAD).
Essa demanda teve origem em março de 2019, quando a Alta Administração da ALRS manifestou interesse pela implantação do processo legislativo em meio eletrônico, com a eliminação do uso do papel na produção documental da área fim, a exemplo do que já ocorre desde 2016 na área meio com os processos administrativos (através da implantação do sistema SEI). Também em 2019, foi realizado um planejamento estratégico para a Casa, sendo o Projeto 5 destinado a descrever os objetivos e fases necessárias para a Implantação do Processo Legislativo Eletrônico - PL sem papel.
Importante contextualizar que o atual sistema utilizado para registro e controle de tramitação das matérias sujeitas à deliberação e fiscalização do Poder Legislativo – denominado Sistema PRO - é mantido pela Companhia de Processamento de Dados do RS - PROCERGS. Embora os dados sejam cadastrados e gerenciados nesse sistema, o mesmo não oportuniza que os originais necessários ao processo legislativo sejam gerados e armazenados de maneira eletrônica, ou seja, os usuários precisam apresentar suas proposições de modo convencional, em papel impresso, com assinatura manuscrita. Além dessa limitação, a obsolescência tecnológica do sistema PRO, desenvolvido no início dos anos 2000, resultou não só na incompatibilidades do seu editor de textos com as versões modernas dos navegadores, como tem trazido problemas de operação e
interrupções frequentes em seu funcionamento, além da impossibilidade de incorporação de novas funcionalidades à atual plataforma.
Com base nesse cenário, o Departamento de Tecnologia da Informação e a Superintendência Legislativa promoveram, ainda em 2019, estudos no sentido de viabilizar a demanda apresentada, ou seja, implantar o uso do Processo Legislativo Sem Papel na ALRS. Inicialmente, pensou-se em dois cenários possíveis: realizar as melhorias no sistema PRO, junto à Procergs, para torna-lo totalmente aderente às necessidades do processo eletrônico e compatível com soluções de tecnologia mais atuais, ou desenvolver e manter um sistema para apoio ao processo legislativo eletrônico internamente, através da contratação de uma fábrica de software, com gestão das equipes de TI e Legislativa da ALRS.
Em junho de 2019, o Senhor Presidente e demais membros da Alta Administração, após assistirem à apresentação sobre os cenários possíveis e seus resultados, optaram por desenvolver um novo sistema com uma contratação específica para esse fim. Além das questões relacionadas a prazo e valores, um dos principais motivadores de tal decisão foi a independência que seria propiciada à ALRS através da gestão interna do sistema que suporta as atividades da área fim da Casa.
Nesse ponto, é importante destacar que o sistema PRO é o único sistema de uso exclusivo da ALRS que não está hospedado no ambiente interno de TI da Casa e que não é mantido pelo Departamento de Tecnologia da Informação. Assim, a opção de desenvolver um sistema novo iria ao encontro do desejo antigo, manifestado por várias gestões desta Casa Legislativa, de finalmente poder ter o principal sistema que atende a área fim hospedado e fazendo uso dos recursos de sua infraestrutura de TI.
Dessa forma, mediante a decisão tomada pela Administração, algumas ações no sentido de realizar a contratação pretendida e deflagrar a implantação do Processo Legislativo Eletrônico foram tomadas ainda em 2019. Entretanto, o advento da pandemia em 2020 acabou prejudicando e paralisando essas ações. Algumas iniciativas foram retomadas em 2020, mas não surtiram efeitos significativos, ficando o projeto paralisado.
Em 2021, novamente esse assunto tornou-se objeto de discussão e constatou-se, após passados quase dois anos da decisão inicialmente tomada, que havia outro cenário a ser considerado: adquirir no modelo de licenciamento perpétuo um sistema pronto, já utilizado por outras Casas Legislativas para a tramitação e armazenamento do processo legislativo em meio eletrônico.
Percebe-se que houve e ainda há um movimento de inovação e mudança em outros órgãos legislativos, talvez impulsionados pelos desafios de continuarem exercendo suas atividades mesmo com o distanciamento e isolamento impostos pela pandemia. Essa realidade aumentou a procura no mercado por sistemas que viabilizem o uso, o acesso facilitado e o armazenamento seguro das informações em formato eletrônico. Há uma necessidade eminente em não fazer mais uso do papel e automatizar os processos de trabalho. Ao analisar outros órgãos públicos constatou-se que uma parte realizou ou está realizando processos licitatórios para aquisição de sistemas do tipo SIGAD (sistema de gestão arquivística de documentos) para aplicação nos fluxos de trabalho e gestão dos documentos da área legislativa e que existem no mercado fornecedores com soluções prontas, capazes de atender a esses certames.
A opção da aquisição, quando comparada ao desenvolvimento, traz benefícios no sentido de menor tempo de execução do projeto, já que o sistema está pronto e necessita somente que sejam executadas tarefas relacionadas à implantação. Há também a economia financeira, já que o sistema não precisa ser desenvolvido a partir do ponto zero, sendo que a aquisição da licença reflete em menor investimento porque as empresas fornecedoras desse tipo de solução conseguem pulverizar seus custos de produção entre os vários clientes. Há ainda a vantagem de a ALRS poder ter acesso a novas funcionalidades do sistema que tenham sido pensadas e desenvolvidas por outras Casas Legislativas, ou seja, há o benefício em se fazer parte de uma comunidade de usuários do sistema, a qual vivencia o processo legislativo.
Outra questão que foi amplamente discutida em 2019 e que é premissa para o projeto é a conformidade com o e-ARQ Brasil, definido pela Resolução do CONARQ nº 25 de 27 de abril de 2007, atualizado recentemente em 2020, a qual estipula requisitos que um sistema que produza e armazene documentos eletrônicos deve atender de maneira a garantir que estes documentos permaneçam autênticos e acessíveis por todo o tempo previsto para sua guarda. Ao desenvolver uma solução, a ALRS teria que definir em tempo de projeto quais os requisitos que deveriam ser atendidos pelo sistema. Ao adquirir um sistema pronto e aderente à essa legislação, novamente essas questões já foram avaliadas e pensadas pelas demais Casas Legislativas e estão prontas para uso, podendo sofrer pequenas parametrizações conforme necessidades da ALRS.
Há de se salientar que foi feita uma busca no portal de software livre do governo federal, não sendo constatado nenhum software que poderia atender ao necessário para a demanda descrita pela ALRS. O Interlegis, um programa do Senado Federal,
disponibiliza um sistema para informatizar o processo legislativo, voltado, principalmente, para câmaras de vereadores. O sistema, até o momento, não atende aos requisitos estabelecidos pelo e-ARQ Brasil, o que impediria preliminarmente a sua adoção, entre outros fatores também relevantes.
Entende-se que a opção de aquisição, da forma como está sendo definida nesse Termo de Referência mantém ainda os motivadores iniciais pensados em 2019, já que prevê que a licença seja perpétua e em nome da ALRS e que o sistema fique hospedado na sua infraestrutura própria de TI, e traz ainda, como grande diferencial, o rápido tempo de implantação. Nesse contexto, é importante salientar que a obsolescência do sistema PRO só se agrava com o passar do tempo, sendo esse sistema fundamental para que a ALRS consiga exercer a sua prerrogativa de legislar. Essa questão reforça a importância de um projeto cuja implantação seja célere e que seja conduzido por empresa que tenha a capacidade, conhecimento e qualificação necessários para tal.
Por fim, destaca-se que juntamente com a Aquisição e Implantação do sistema estão sendo contratados os Serviços de Garantia e Suporte, Serviços de Operação Assistida, Serviços de Treinamento e Serviços Técnicos Especializados pelo período de 12 meses, a contar após o prazo de Implantação.
O Serviço de Garantia e Suporte possibilita que sejam realizadas possíveis manutenções preventivas e corretivas do sistema através da abertura de chamados na Central de Atendimento e garante à ALRS o acesso às atualizações e novas versões do sistema que forem lançadas no período pelo fabricante.
O Serviço de Operação Assistida objetiva minimizar possíveis impactos da etapa de Implantação, visando a estabilidade da solução implantada, agilidade no atendimento de possíveis correções em funcionalidades implantadas e a assistência aos usuários na operação da solução, complementando por um período os serviços estabelecidos para a Central de Atendimento.
O serviço de Treinamento possibilita que sejam realizados treinamentos para uso e administração do sistema para os usuários e equipes técnicas da ALRS, além da confecção de material didático e vídeo aulas que ficarão disponíveis na plataforma interna de treinamento. Está sendo estipulada uma quantidade mínima e máxima de treinamentos que podem ser demandados ao longo dos primeiros 12 meses. Esse quantitativo foi definido tomando como base os setores existentes na ALRS e uma estimativa de quantos usuários em cada um desses setores precisará ser treinado, além disso, considerou-se que a implantação do sistema se dará ao final de 2022 e que em
2023 haverá uma troca de Legislatura, situação que provavelmente exigirá que novamente uma grande quantidade de usuários precise ser treinada. Para os anos seguintes, estima-se que haja uma redução na demanda do serviço, já que a maioria dos usuários estará treinada e poderão atuar como multiplicadores de conhecimento, por essa razão a quantidade de treinamentos máxima foi reduzida para as prorrogações.
Os Serviços Técnicos Especializados compreendem uma quantidade de horas técnicas que podem ser demandadas ao longo dos 12 meses para o desenvolvimento de novas customizações e adaptações do sistema, as quais podem se tornar necessárias após o período de implantação, visando tender a necessidades específicas da ALRS. Como exemplo prático, pode-se citar que atualmente a área Legislativa conta com o apoio de 07 sistemas para a execução de suas rotinas diárias de trabalho, na implantação estão sendo previstas as integrações fundamentais para o sucesso do projeto, as quais envolvem rotinas com 4 destes 7 sistemas. Entretanto, pode-se ao longo da vigência contratual vislumbrar outras oportunidades de integração e novas funcionalidades do sistema adquirido que possam otimizar o trabalho da equipe técnica legislativa, as quais se tornarão exequíveis através desse serviço.
3 TIPO DE LICITAÇÃO, MODALIDADE E CRITÉRIO DE JULGAMENTO
Fornecimento global por menor preço.
A modalidade a ser empregada está a critério da Central de Compras e Contratos/DCAP.
4 ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS
4.1 Sistema Integrado de Processo Legislativo
O Sistema Integrado de Processo Legislativo deverá:
a) Atender ao controle das funções da área legislativa contemplando as fases de abertura de processos e documentos, tramitação eletrônica e arquivamento, todos podendo ser assinados digitalmente, de acordo com os requisitos previstos na Lei Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020;
b) Ser totalmente aderente às especificações técnicas constantes no Anexo I – Especificações Técnicas do Sistema Integrado de Processo Legislativo;
c) Demonstrar durante a realização da Prova de Conceito, que está 90% aderente aos requisitos classificados como obrigatórios (O) no Anexo II – Requisitos Funcionais do Sistema Integrado de Processo Legislativo;
d) Ao final da etapa de Implantação, atender a totalidade dos requisitos classificados como obrigatórios (O) no Anexo II – Requisitos Funcionais do Sistema Integrado de Processo Legislativo;
e) Demonstrar durante a realização da Prova de Conceito, que está 50% aderente aos requisitos classificados como altamente desejáveis (AD) no Anexo II – Requisitos Funcionais do Sistema Integrado de Processo Legislativo;
f) Possibilitar que sejam implementados, durante a vigência contratual, os demais requisitos classificados como altamente desejáveis (AD) no Anexo II – Requisitos Funcionais do Sistema Integrado de Processo Legislativo, quando demandado pela Contratante e sem custo adicional;
f.1) A formalização para implementação de determinado requisito se dará através do cadastro de uma Ordem de Serviço, seguindo o mesmo rito estabelecido no Item “5.6.1 Ordens de |Serviço” do presente Termo de Referência, mas sem a incidência de custos para a execução do serviço;
g) Ter os dados, documentos, informações e processos migrados, conforme descrito no item 5.2.1;
h) Ter os principais fluxos legislativos modelados e automatizados, conforme descrito no item 5.2.2;
i) Ser totalmente integrável aos sistemas legados descritos no item 5.2.3.
5 CONDIÇÕES DE ENTREGA DO OBJETO/PRESTAÇÃO DO SERVIÇO
5.1 Fornecimento das Licenças e Cronograma de Implantação
Esta etapa contempla:
• o fornecimento das licenças de aquisição em nome da Contratante;
• a respectiva instalação dos produtos licenciados na infraestrutura da Contratante;
• o fornecimento de um cronograma detalhado de Implantação, que deverá observar o prazo máximo de Implantação previsto neste Termo de Referência.
A Contratada deverá entregar, em nome da Contratante, as licenças de aquisição do Sistema Integrado de Processo Legislativo, que atendam às funcionalidades constantes neste Termo de Referência, incluindo as licenças de todos os seus módulos e dos softwares adicionais necessários à operacionalização da solução ofertada, excluindo as licenças do sistema operacional e banco de dados que serão fornecidas pela Contratante, nos seguintes termos:
• Deve ser previsto o licenciamento adequado para o uso nos ambientes existentes na Contratante de produção e homologação, de forma definitiva e devendo comportar número ilimitado de acessos simultâneos para inclusão, pesquisa e consulta destinada ao público interno e externo, além dos ambientes temporários de testes, treinamento ou qualquer outro que se fizer necessário;
• Caso o licenciamento seja associado a características de hardware como, por exemplo, a quantidade de CPU´s, deverão ser fornecidas as licenças adequadas para o hardware definido, entendido como adequado para o sistema em tela;
• Todas as licenças de aquisição devem ser corporativas e perpétuas, caracterizando cessão de direitos patrimoniais à Contratante, em atendimento ao disposto no caput do artigo 111 da Lei n. 8.666/1993, sendo que os direitos intelectuais e de propriedade permanecem na titularidade dos respectivos fabricantes;
• A Contratante não exigirá a transferência de propriedade dos códigos-fonte do Sistema Integrado de Processo Legislativo;
• A Contratada deverá assegurar à Contratante acesso irrestrito aos arquivos e à base de dados do Sistema Integrado de Processo Legislativo, cujas informações serão de propriedade exclusiva da Contratante;
• A Contratada deverá dar garantias de que o código fonte estará seguro em um ambiente tal que, na eventualidade de ocorrência negativa e impactante com a Contratada, haverá uma salvaguarda da continuidade quanto a utilização do seu software.
A Contratada deverá entregar cronograma detalhando o Serviço de Implantação, com descrição das etapas e suas respectivas atividades, bem como, previsão dos prazos para a conclusão de cada uma das etapas:
• O cronograma deve contemplar no mínimo as etapas descritas no Item “5.2 Serviço de Implantação” descrito neste Termo de Referência;
• O prazo total para conclusão da Implantação não deve ultrapassar o prazo máximo estipulado no Item “5.2.4 Prazo e Aceite da Implantação” deste Termo de Referência;
• O cronograma será utilizado pela Contratada para acompanhamento e fiscalização da execução do projeto.
5.1.1 Prazo
As licenças em nome da Contratante e o Cronograma de Implantação deverão ser entregues e o Sistema deverá estar instalado e funcional na infraestrutura da Contratante em até 15 dias a partir da emissão da Ordem de Fornecimento por parte da Contratante.
5.2 Serviço de Implantação
Esta etapa corresponde a todos os serviços necessários ao pleno funcionamento e utilização da solução pela Contratada.
São responsabilidades da Contratante durante esta etapa do Projeto:
a) Disponibilizar a infraestrutura do ambiente de produção e homologação;
b) Realizar todas as atividades de sua responsabilidade na migração de dados e integração dos sistemas;
c) Aprovar a entrada em produção.
São responsabilidades da Contratada durante esta etapa do Projeto:
a) Auxiliar no preparo do ambiente produtivo para a entrada em produção do sistema;
b) Realizar todas as atividades de sua responsabilidade na migração de dados e integração com os sistemas legados;
c) Realizar a modelagem dos principais fluxos legislativos e automatizá-los no sistema;
d) Elaborar planos de contingência para caso de alguma falha grave percebida nos primeiros dias de operação do sistema;
e) Auxiliar a estabelecer os procedimentos e critérios de monitoramento necessários para o ambiente de produção;
f) Realizar a transferência de conhecimento para a equipe técnica da Contratante.
Para execução dos serviços que compreendem a etapa de Implantação deverá ser alocada equipe que atenda às qualificações técnicas descritas no item “13” deste Termo de Referência, que trata das “Qualificações e Competências Profissionais da Equipe Técnica”.
5.2.1 Migração de Dados
Faz parte da etapa de Implantação e envolve a transferência dos dados do(s) sistema(s) legado(s) da Contratante que serão desativados em virtude da implantação da nova solução para a base de dados do Sistema Integrado de Processo Legislativo.
A migração não pode causar qualquer perda de dados existentes nos sistemas legados e que façam parte do escopo da migração e deve garantir a consistência e segurança dos dados na solução implantada.
A Contratada deverá:
• Extração de dados: apoiar a Contratante na captura de todos os dados dos bancos de dados e outras fontes do(s) sistema(s) existente(s);
• Validação dos dados: realizar o processo de limpeza dos dados (detecção e correção de dados incorretos, incompletos, corrompidos ou duplicados), enriquecimento dos dados (compreende a atualização dos dados com novos atributos, complementares aos existentes até então), validação lógica e física dos dados e a adequação dos mesmos ao formato de dados utilizado pelo Sistema Integrado de Processo Legislativo;
• Carga de dados: realizar a inserção dos dados extraídos e validados na nova base de dados a ser utilizada pelo Sistema Integrado de Processo Legislativo.
Para fins de referência, a migração compreenderá a transferência de um mínimo de 359 tabelas do banco de dados, ocupando um total de 22.150 Mb, e arquivos formato texto, no tamanho total estimado de 540 Mb.
5.2.2 Modelagem dos Principais Fluxos Legislativos
Para a implantação, deverão ser mapeados e configurados os fluxos dos principais processos legislativos, de acordo com a notação BPMN, devendo os mesmos serem configurados e automatizados no Sistema Integrado de Processo Legislativo.
Na implantação, deverão ser mapeados, configurados e automatizados no Sistema Integrado de Processo Legislativo os seguintes fluxos de processos da Área Legislativa:
1. Proposta de Emenda à Constituição Estadual;
2. Projeto de Lei Complementar;
3. Projeto de Lei Ordinária;
4. Projeto de Lei do Plano Plurianual – PPA;
5. Projeto de Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO;
6. Projeto de Lei Orçamentária – LOA;
7. Projeto de Decreto Legislativo;
8. Projeto de Resolução;
9. Resoluções de Mesa;
10. Emenda;
11. Recurso;
12. Requerimento;
13. Mensagem Retificativa;
14. Afastamentos do Governador ou do Vice por até 15 dias;
15. Autorização do afastamento do Governador ou do Vice por mais de 15 dias;
16. Concessão de Licença ao Governador ou ao Vice;
17. Renúncia do Governador ou do Vice;
18. Convênios ICMS e outros convênios;
19. Termos Aditivos;
20. Indicações do Governador;
21. Sustação de Atos do Poder Executivo;
22. Prestação de Contas do Governador (Balanço Geral do Estado) e Tomada de Contas pela CFPFC;
23. Relatórios de execução orçamentária;
24. Relatórios do PPA;
25. Relatório de atividades do Poder Executivo e sobre os planos de Governo;
26. Relatório da previsão orçamentária para o exercício subsequente;
27. Matérias encaminhadas pelo TCE (relatórios, instruções, parecer prévio, prestação de contas e outras matérias);
28. Outras matérias relacionadas à atividade de fiscalização e controle da AL/RS;
29. Redação Final;
30. Veto Parcial;
31. Veto Total.
Para cada fluxo de processo deverá ser fornecida documentação da visão funcional, permitindo aos usuários descrever por completo o fluxo do processo, responsáveis, prazos e toda a documentação produzida.
Será estabelecido para cada tipo de fluxo todas as rotas possíveis, contemplando no mínimo: atividade atual, parecer da tramitação, próxima atividade e os setores responsáveis de cada atividade estabelecida, prazo para conclusão de cada atividade e documentos produzidos.
Ao final da modelagem dos fluxos dos processos, a Contratada deverá fornecer documentação detalhada e consistente o suficiente para:
a) permitir a discussão e compreensão do fluxo do processo de negócio, podendo ser usado para ensinar e treinar novos usuários;
b) auxiliar na definição de atividades, tendo em vista atingirem aos objetivos da Contratante;
c) servir como base para melhoria contínua (análise eficiência e de eficácia);
d) simular alternativas ou novos modelos;
e) atuar como elemento fundamental na especificação dos fluxos de processos que deverão suportar o negócio.
Todos os fluxos de processos modelados deverão ser incluídos e automatizados no Sistema Integrado de Processo Legislativo pela Contratada.
5.2.3 Integração de Sistemas
Faz parte da etapa de Implantação e compreende a troca de informações de forma automática e transparente entre o Sistema Integrado de Processo Legislativo e os demais sistemas legados da Contratante utilizados para suporte ao processo legislativo.
Para as integrações, os dados deverão ser disponibilizados utilizando implementações de web services de padrão de mercado, no mínimo: SOAP, JSON, XML, WSDL, UDDI
– e REST. As atualizações em ambos os sistemas (legado(s) e Sistema Integrado de Processo Legislativo) devem ser refletidas em tempo real.
Os sistemas legados que serão considerados para integração são:
A) Sistema de Controle Parlamentar – Informações referentes a:
o Partidos
o Bancadas
o Cargos de partido, bancada e Mesa
o Feriados
o Legislaturas
o Mesa Diretora
o Grande Expediente
o Deputados
▪ Nome Parlamentar
▪ Nome Completo (disponível no Sistema RHE para buscar)
▪ Data de Nascimento (Disponível base RHE)
▪ Local (lotação) (disponível na base do SCP)
▪ Mandatos
▪ Partido
▪ Cargo partido, bancada e Mesa Diretora
B) M505 – Comissões Parlamentares – Informações referentes a:
o Tipo de Comissão
o Nome da Comissão
o Sigla
o Secretário
o E-mail
o Data inicial
o Data Final
C) Sistema de Votação – Informações referentes a:
O COD_TIPO_SESSAO
o DESCRICAO (do tipo de sessão) (se não tiver na base do Votação, inclui)
o DTH_INICIO_REUNIAO
o HORA_INICIO_REUNIAO
o COD_LOCAL_REUNIAO
o DTH_ORDEM_DIA_SESSAO
o NRO_ORDEM_DIA_SESSAO
o SIGLA_TIPO_PROPOSICAO
o NRO_PROPOSICAO
o ANO_PROPOSICAO
o EMENTA
o TURNO
o NOME_PROPONENTE (se não tiver na base do Votação, inclui)
o NRO_DESTAQUE
o NRO_EMENDA
o COD_TIPO_EMENDA (define se é Emenda ou Substitutivo)
o NRO_PROPOSICAO_REQUERIMENTO
o SIGLA_TIPO_PROPOSICAO_REQUERIMENTO
o NRO_MATERIA
o IND_PREFERENCIA
o SIGLA_COMISSAO
o NOME_RELATOR
o COD_PARECER_RELATOR
o COD_PARECER
o COD_TIPO_PARECER
o COD_TIPO_PARECER_RELATOR
o DESCRICAO (tipo parecer/parecer do relator)
o RESULTADOS DAS VOTAÇÕES
D) Sistema de Transcrições Automáticas: Informações referentes a:
o NOME DA COMISSÃO
o TIPO DA COMISSÃO
o CARGO NA COMISSÃO
o NOME DO DEPUTADO
o SIGLA DA COMISSÃO
o COD_PRPONENTE (PRO)
5.2.4 Prazo e Aceite da Implantação
A etapa de Implantação, incluindo as tarefas de Migração dos Dados, Mapeamento e Automatização dos Principais Fluxos de Processos Legislativos e Integração com
Sistemas Legados, deve ocorrer em até 120 dias após a emissão da Ordem de Fornecimento por parte da Contratante.
A etapa de Implantação será considerada como concluída mediante emissão por parte da Contratante do Aceite Definitivo do Serviço de Implantação.
É condição para emissão do Aceite Definitivo do Serviço de Implantação, além do funcionamento perfeito do Sistema, a apresentação por parte da Contratada e aprovação por parte da Contratante da documentação que comprove a qualificação técnica do profissional responsável pela prestação do Serviço de Operação Assistida, conforme item “13” deste Termo de Referência, que trata das “Qualificações e Competências Profissionais da Equipe Técnica”.
5.3 Serviço de Garantia e Suporte Técnico
O serviço de Garantia e Suporte Técnico terá duração de 12 meses, contados a partir do Aceite Definitivo do Serviço de Implantação, e deverá compreender no mínimo os seguintes requisitos:
• Manutenções corretivas decorrentes de erros ou falhas de funcionamento e manutenções preventivas, necessárias ao perfeito funcionamento do sistema;
• Serviços técnicos especializados de suporte, compreendendo o atendimento de chamados para resolução de problemas, elaboração de diagnósticos e implementação de melhorias no ambiente computacional em aspectos que envolvam o uso da licença do sistema;
• Esclarecimento de dúvidas sobre configuração, funcionamento e utilização do sistema;
• Garantia à utilização de versões/releases mais atualizadas do Sistema Integrado de Processo Legislativo implantado na Contratante;
• Garantia ao fornecimento de solução mais atual, comercializada pela Contratada, após avaliação e anuência da Contratante.
As atualizações de versões deverão ser comunicadas com no mínimo 05 (cinco) dias de antecedência e ser executadas fora do horário de funcionamento da Contratante.
A Contratada deverá encaminhar documento oficial relacionando as novas funcionalidades incluídas na nova versão instalada em até 02 (dois) dias após a atualização.
5.3.1 Central de Atendimento
A Contratada deverá disponibilizar uma Central de Atendimento para a abertura de chamados, via chamada telefônica, e-mail ou sítio na Internet, devendo o atendimento dos chamados ocorrer no horário de 08h às 19h, de segunda à sexta, não havendo limite de quantidade de chamados.
Excepcionalmente, a Contratante poderá demandar que o atendimento da Central se estenda em horário distinto ao acima estipulado. Essa necessidade será comunicada à Contratada, com no mínimo, 02hs de antecedência.
Todos chamados e atendimentos deverão ser tratados em língua portuguesa do Brasil.
Os atendimentos poderão ser realizados remotamente (via Internet, telefone ou e-mail) ou presencialmente, através do Serviço de Operação Assistida (enquanto estiver contratado).
Toda e qualquer despesa decorrente dos serviços de garantia e suporte (remoto ou on- site) será de responsabilidade da Contratada, não restando ônus para a Contratante.
Quanto aos prazos para atendimento dos chamados, dentro do período de funcionamento da Central de Atendimento, deve-se observar o seu grau de severidade:
• ALTA: Esse nível de severidade é aplicado quando há a indisponibilidade total ou parcial no uso do Sistema, que impossibilite o fluxo normal do trabalho:
Início de atendimento: Imediato
Solução de Contorno: Máximo de até 30 minutos
Solução Definitiva: Máximo de até 04 (quatro) horas
• MÉDIA: Esse nível de severidade é aplicado quando há falha ou erro no uso de alguma funcionalidade do Sistema, estando ainda disponível:
Início de atendimento: Máximo de até 30 minutos Solução de Contorno: Máximo de até 01 (uma) hora Solução Definitiva: Máximo de até 08 (oito) horas
• BAIXA: Esse nível de severidade é aplicado para problemas que não afetem o desempenho e disponibilidade do sistema:
Prazo de Solução Definitiva: Máximo de até 48 (quarenta e oito) horas
A contagem do prazo de solução definitiva de cada chamado será a partir da abertura do chamado na Central de Atendimento disponibilizada pela Contratada e o fechamento do referido chamado apenas poderá ocorrer com o aceite definitivo da Contratante.
Caso a Contratante não confirme a solução definitiva do problema, o chamado permanecerá aberto até que seja efetivamente solucionado pela Contratada. Neste caso, a Contratante indicará as pendências relativas ao chamado aberto.
Para os chamados não atendidos no prazo especificado serão aplicados os seguintes descontos:
Severidade | Desconto por hora corrida de atraso |
Severidade Alta | 2,5% |
Severidade Média | 0,5% |
Severidade Baixa | 0,1% |
• Os descontos serão aplicados sobre o faturamento mensal do item 3 da proposta de preços - “Serviço de Garantia e Suporte Técnico”;
• Somente serão aplicados descontos nos casos em que comprovadamente o atraso se deu por responsabilidade da Contratada;
• A aplicação do somatório dos descontos fica limitada a 30% do valor do mês do cometimento das faltas e eventual saldo devedor será descontado na fatura do mês subsequente.
5.4 Serviço de Operação Assistida
O serviço de Operação Assistida terá duração de até 12 meses, contados a partir do Aceite Definitivo do Serviço de Implantação, e objetiva minimizar possíveis impactos da Implantação, visando a estabilidade da solução implantada, agilidade no atendimento de possíveis correções em funcionalidades implantadas e a assistência aos usuários na operação da solução, complementando os serviços estabelecidos para a Central de Atendimento.
A Operação Assistida deve compreender, no mínimo, as seguintes tarefas:
a) Assistência aos usuários na operação do Sistema;
b) Assistência às equipes técnicas da Superintendência Legislativa na realização das tarefas de operação e gestão do Sistema;
c) Apoio para a aplicação de solução de contorno e correção, de forma a cumprir os tempos de atendimento estabelecidos para o Serviço de Suporte e Garantia, de todo e qualquer chamado que seja aberto na Central de Atendimento;
d) Orientação complementar de capacitação de usuário (s), nos casos em que a Contratante identificar a necessidade;
e) Acompanhamento das sessões plenárias e reuniões de comissões.
Para execução do Serviço de Operação Assistida deverá ser alocado profissional que atenda às qualificações técnicas descritas no item “13.3”, que trata das Qualificações e Competências Profissionais da Equipe Técnica”.
O serviço de Operação Assistida deve ser executado nas dependências da Contratante e estar disponível de segunda a sexta-feira, em horário de expediente.
5.5 Serviço de Treinamento
O Serviço de Treinamento deverá ser utilizado para a passagem de conhecimento aos usuários da Contratante na operação e administração do sistema.
Os treinamentos classificam-se em “Básicos” (para Operação do Sistema) e “Especializados” (para a administração do sistema).
Para o período dos primeiros 12 meses de contrato, contados a partir da emissão do Aceite Definitivo do Serviço de Implantação:
• Devem ser realizados 10 treinamentos básicos e 2 treinamentos especializados no uso do sistema;
• Poderão ser demandados, a critério da Contratante, até 10 treinamentos básicos e 02 treinamentos especializados adicionais.
Nos períodos seguintes, no caso de prorrogação contratual, poderão ser demandados, a critério da Contratante, até 05 treinamentos básicos e 01 treinamento especializado no período de 12 meses.
Os treinamentos ocorrerão em horário comercial e de forma remota.
É de responsabilidade da Contratada a disponibilização da plataforma para a realização dos treinamentos e a produção do material didático a ser utilizado (inclusive vídeo aulas), o qual deverá ser submetido à aprovação da Contratante.
Os treinamentos e todos os materiais deverão ser em língua portuguesa.
O Serviço de Treinamento será solicitado mediante abertura de chamado junto à Central de Atendimento da Contratada.
Os treinamentos deverão ser realizados em até 15 (quinze) dias, contados da abertura do chamado, ou em prazo distinto, desde que acordado entre as partes.
5.5.1 Treinamento Básico na Operação do Sistema
Com carga horária mínima de 4 (quatro) horas cada treinamento e até 15 alunos por turma.
Deverá abordar as informações necessárias às atividades básicas do Sistema, com foco preferencial nos usuários que utilizarão o sistema para protocolizar, tramitar e consultar processos eletrônicos.
5.5.2 Treinamento Especializado na Administração do Sistema
Com carga horária mínima de 8 (oito) horas para cada treinamento e até 10 alunos por turma.
Deverá abordar o repasse de conhecimento especializado na parametrização, administração, gestão e suporte do Sistema.
Ao término dos treinamentos os participantes deverão receber certificado de participação, contendo no mínimo o nome do aluno, o nome do treinamento e carga horária.
5.6 Serviços Técnicos Especializados
Consiste no montante de até 1.000 (mil) horas de serviços técnicos especializados, distintos dos serviços de Garantia e Suporte Técnico, que podem ser utilizados pelo período de 12 meses, sendo esse período computado a partir da emissão do Aceite Definitivo do Serviço de Implantação.
Os Serviços Técnicos Especializados deverão ser utilizados, sob demanda, para fins de modelagem e desenvolvimento de adaptações, customizações e evoluções do Sistema para atendimento às necessidades negociais específicas da Contratante, compreendendo oportunidades de ampliação ao seu uso.
A prestação dos Serviços Técnicos Especializados será requisitada por solicitação formal do Departamento de Tecnologia da Informação da Contratante, por meio de Ordem de Serviço (OS), mensuradas em Horas de Serviço Técnico.
O quantitativo de Horas Técnicas é estimativo e não constitui compromisso de demanda por parte da Contratante, a qual possui o direito de demandar, livremente, a quantidade que julgar necessária (não há demanda mínima).
Embora a medição do esforço da Ordem de Serviço seja feita em Horas Técnicas, a remuneração será sempre vinculada a resultados, na forma de entregáveis específicos e a níveis de serviço.
Em nenhuma hipótese, a Contratada será remunerada pelo número de horas empenhadas em determinado escopo, projeto ou atividade. A remuneração será feita, exclusivamente, pela dimensão do projeto em Horas Técnicas, conforme aprovado pela Contratante anteriormente ao início da execução da Ordem de Serviço correspondente.
Os artefatos a serem entregues serão especificados em cada Ordem de Serviço aberta, cabendo à Contratada mensurar o esforço para cada um deles, de forma a compor a estimativa global de horas técnicas da Ordem de Serviço.
Os profissionais designados para a execução dos serviços técnicos deverão ser comprovadamente capacitados para a utilização e/ou operação das ferramentas e/ou equipamentos necessários para o curso de suas atividades.
5.6.1 Ordens de Serviço
A contratação dos serviços técnicos especializados será por meio de registro da ORDEM DE SERVIÇO (OS) na ferramenta de registro de demandas já utilizada pela Contratante, não havendo compromisso por parte da Contratante de uma quantidade mínima mensal/anual de Ordens de Serviço ou de Horas Técnicas a serem executadas.
No momento da abertura da Ordem de Serviço, a Contratante deverá explicitar as seguintes informações, no mínimo: A identificação dos serviços a serem contratados; Definição de tarefas, etapas e artefatos entregáveis que irão compor o escopo da Ordem de Serviço; Restrições de prazo, escopo e custo, quando houver.
A Contratada deverá complementar a Ordem de Serviço com o Plano de Execução do Projeto que deverá conter, no mínimo, as seguintes informações: Cronograma inicial; Quantificação do número de Horas Técnicas estimadas; Estimativa de Prazos; Lista de entregáveis, com a quantificação do número de Horas Técnicas para cada um deles;
Profissionais envolvidos (equipe) na execução da Ordem de Serviço; outras informações julgadas necessárias.
O prazo de início, para a anexação do Plano de Execução do Projeto por parte da Contratada é de até 03 dias úteis após a abertura da Ordem de Serviço, ou em prazo distinto, dependendo da demanda de serviço no momento, desde que acordado entre as partes e justificado pela Contratada.
A previsão de conclusão dos serviços executados em cada Ordem de Serviço será proporcional à complexidade da atividade e ao seu número de horas, devendo constar no Plano de Execução do Projeto e devendo ser autorizado pela Contratada.
A Contratada só poderá iniciar a execução dos serviços após a aprovação do Plano de Execução do Projeto pela Contratante.
Os quantitativos apontados na Ordem de Serviço são estimados. Caso ocorram alterações das necessidades previstas e/ou mudanças no cenário tecnológico será configurado mudança de escopo de trabalho o que pode levar, após análise de impacto, a ajustes dos quantitativos de horas estimadas inicialmente.
As Ordens de Serviço somente serão consideradas aceitas quando o serviço solicitado for entregue sem pendências.
Somente serão pagas as Horas Técnicas efetivamente realizadas juntamente com os respectivos entregáveis a elas associadas, após validação e aceite por parte da Contratante.
Para os casos injustificados de descumprimento dos prazos de início e término dos serviços definidos em cada Ordem de Serviço será aplicado desconto de 0,33%, ao dia corrido de atraso, sobre o valor da respectiva Ordem de Serviço, limitado a 30% do valor da respectiva Ordem de Serviço.
5.7 Prazos do Projeto
Item 5.1 | A disponibilização da licença do Sistema no ambiente da Contratante e o fornecimento do Cronograma de Implantação deverá ocorrer em até 15 (quinze) dias, contados a partir da Ordem de Fornecimento. |
Item 5.2 | A Implantação do Sistema (incluindo migração dos dados, modelagem de fluxos e integrações) dar-se-á em até 120 (cento e vinte) dias, contados a partir da Ordem de Fornecimento. O Serviço de Implantação será considerado finalizado através da emissão do Aceite Definitivo do Serviço de Implantação, sendo condição para a emissão do aceite definitivo, além do perfeito funcionamento do Sistema, a apresentação e aprovação da documentação que comprove a qualificação técnica do profissional responsável pelo Serviço de Operação Assistida. |
Item 5.3 | O Serviço de Garantia e Suporte Técnico será iniciado após a finalização da etapa de Implantação e será executado pelo período de 12 (doze) meses, a contar do aceite definitivo do serviço de Implantação, com abertura ilimitada de chamados, podendo o serviço ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos até o limite legal de 60 meses. |
Item 5.4 | O Serviço de Operação Assistida será iniciado após a finalização da etapa de Implantação e será executado pelo período de até 12 (doze) meses, a contar do aceite definitivo do serviço de Implantação, sem possibilidade de prorrogação. |
Item 5.5 | O Serviço de Treinamento será iniciado após a finalização da etapa de Implantação e será executado pelo período de 12 (doze) meses, a contar do aceite definitivo do serviço de Implantação, podendo o quantitativo previsto de treinamentos sob demanda ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos até o limite legal de 60 meses. Os Treinamentos deverão ser realizados em até 15 (quinze) dias, contados da abertura do chamado. |
Item 5.6 | Os Serviços Técnicos Especializados consistem no montante de até 1.000 (mil) horas técnicas, que podem ser demandadas em um |
período de até 12 (doze) meses, a contar do aceite definitivo do Serviço de Implantação, podendo o serviço ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos até o limite legal de 60 meses. |
5.8 Cronograma Macro do Projeto
Item | Meses | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
SISTEMA INTEGRADO DE PROCESSO LEGISLATIVO | |||||||||||||||||
5.1 5.2 | Fornecimento de Licenças, Cronograma e Implantação do Sistema | ||||||||||||||||
5.3 | Serviço de Garantia e Suporte Técnico | ||||||||||||||||
5.4 | Serviço de Operação Assistida | ||||||||||||||||
5.5 | Serviço de Treinamento | ||||||||||||||||
5.6 | Serviços Técnicos Especializados | ||||||||||||||||
6 VALORES ESTIMADOS (ORÇAMENTOS)
Conforme cotações obtidas pela área de compras da Contratante.
7 CRITÉRIO DE ACEITABILIDADE DE PREÇOS
A ser definido pela Administração. Sugere-se a adoção do menor valor global.
Os valores dos serviços constantes na tabela de valores da proposta de preços devem, também, respeitar os valores máximos estabelecidos conforme modelo de proposta de valores:
DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS | ||||
Item | Qtde | Unidade | Valor Unitário | Valor Total |
1 - Licença perpétua do Sistema Integrado de Processo Legislativo | 1 | Licença | R$ 590.000,00 | R$ 590.000,00 |
2 - Serviço de Implantação do Sistema 2.1 Migração dos Dados e Integrações com Sistemas Legados 2.2 Modelagem de Processos e automatização no Sistema | 1 31 | Serviço Serviço | R$ 185.000,00 R$ 2.650,00 | R$ 185.000,00 R$ 82.150,00 |
3 - Serviço de Garantia e Suporte Técnico | 12 | Mês | R$ 53.000,00 | R$ 636.000,00 |
4 – Serviço de Operação Assistida | 12 | Mês | R$ 25.000,00 | R$ 300.000,00 |
5 – Serviço de Treinamento 5.1 Treinamento Básico 5.2 Treinamento Especializado 5.3 Treinamento Básico (sob demanda) 5.4 Treinamento Especializado (sob demanda) | 10 02 10 02 | Turma Turma Turma Turma | R$ 4.000,00 R$ 5.000,00 R$ 4.000,00 R$ 5.000,00 | R$ 40.000,00 R$ 10.000,00 R$ 40.000,00 R$ 10.000,00 |
6 – Serviços Técnicos Especializados | 1000 | Hora | R$ 250,00 | R$ 250.000,00 |
VALOR TOTAL: | R$ 2.143.150,00 | |||
8 ACEITABILIDADE DA PROPOSTA
Conforme exemplo do Anexo III, a PROPOSTA DE PREÇOS deverá conter, obrigatoriamente, os requisitos descritos neste item, sob pena de desclassificação:
• Dados da licitante: nome, endereço e CNPJ;
• Descrição do serviço ofertado;
• Preço global, em moeda corrente nacional (Real);
• Assinatura da licitante ou representante credenciado.
A cotação apresentada e levada em consideração para efeito de julgamento será de exclusiva e total responsabilidade da licitante, não lhe cabendo o direito de pleitear qualquer alteração.
O prazo de validade para os preços e demais condições da proposta será de, no mínimo, 60 (sessenta) dias.
Os esclarecimentos deverão ser feitos antes da apresentação da proposta, não se admitindo durante a execução do contrato que a Empresa Adjudicada alegue desconhecimento ou dificuldade de compreensão quanto ao objeto do presente edital.
9 DO JULGAMENTO DAS PROPOSTAS
A classificação quanto às propostas será apurada pelo critério de menor preço global.
10 EXIGÊNCIAS DE HABILITAÇÃO
A etapa de habilitação ocorrerá após a etapa de lances e terá caráter eliminatório.
10.1 Qualificação Técnica da Empresa
A licitante melhor classificada na etapa de lances deverá apresentar:
a) Comprovação de que a Licitante é a fabricante do Sistema ofertado ou subsidiária brasileira do fabricante ou, ainda, que está credenciada pelo fabricante/subsidiária a comercializar licenças, bem como prestar serviços de implantação e suporte do software ofertado no Brasil, bem como autorizada a conceder o direito de utilização e modificação do código-fonte da parte personalizada dos softwares ofertados, seja por parametrização, customização ou qualquer outra forma de modificação. A Comprovação da Propriedade dos Softwares se dará através da apresentação do Registro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) ou Certidão da Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação, Software e Internet (ASSESPRO) ou ainda Declaração de Titularidade dos Softwares pela própria Licitante, comprovando que os softwares apresentados na licitação são de sua propriedade;
b) Atestado(s) de capacidade técnica fornecido(s) por pessoa(s) jurídica(s) de direito público ou privado, comprovando a prestação satisfatória, por parte da Licitante, de Serviços de Implantação, Suporte e Garantia em relação ao Sistema de Processo Legislativo Eletrônico ofertado, em ambiente com as características e quantidades de parlamentares e de processos legislativos eletrônicos/ano compatíveis com pelo menos 50% do cenário da Contratante.
Cada atestado deverá conter os seguintes dados e informações:
• Detalhamento do tipo de fornecimento/serviço prestado, com indicação do período em que ocorreu, quantitativos a ele referentes, número do contrato;
• Razão social, CNPJ, endereço, telefone e e-mail (se houver) da pessoa jurídica que emitiu o atestado;
• Data de emissão do atestado;
• Identificação do responsável pela emissão do atestado (nome, cargo, assinatura);
• Endereço eletrônico do sistema publicado na web;
• Quantidade de Parlamentares da Casa Legislativa;
• Quantidade de processos legislativos eletrônicos / ano, considerando apenas os seguintes tipos: Projeto de Lei Complementar, Projeto de Lei, Projeto de Decreto Legislativo e Projeto de Resolução.
• A informação de que o sistema implantado contemplou a gestão eletrônica e arquivística das informações e processos para a área legislativa, com atendimento de requisitos do e-Arq Brasil, nos mesmos termos do objeto descrito neste Termo de Referência.
b.1) Para comprovação dos quantitativos de Parlamentares da Casa Legislativa e de processos legislativos produzidos por ano não será permitido o somatório de atestados.
b.2) Para comprovação da quantidade de Parlamentares da Casa Legislativa, será exigido a quantitativo mínimo de 24 parlamentares, de forma a contemplar todas as Assembleias Legislativas e maiores Câmaras de Vereadores do Brasil e de forma a não exigir quantidade superior a 50% da quantidade de parlamentares da Assembleia Legislativa do Rio Grande do Sul.
b.3) Para comprovação da quantidade de processos legislativos produzidos por ano será exigido pelo menos 50% da média dos processos legislativos produzidos pela Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul na atual legislatura (anos de 2019 a 2021).
b.4) Para a comprovação da quantidade de processos legislativos produzidos por ano devem ser considerados apenas os seguintes tipos fundamentais e de maior
complexidade: Projeto de Lei Complementar, Projeto de Lei, Projeto de Decreto Legislativo e Projeto de Resolução.
Relação de Proposições Cadastradas ALRS 2019 a 20121:
2019 | 2020 | 2021 | |
Projeto de Lei Complementar | 34 | 21 | 19 |
Projeto de Lei | 517 | 273 | 466 |
Projeto de Decreto Legislativo | 3 | 16 | 15 |
Projeto de Resolução | 38 | 11 | 16 |
Total de Proposições | 592 | 321 | 516 |
Média a ser observada | 238 | ||
c) Xxxxxxxx(s) de capacidade técnica fornecido(s) por pessoa(s) jurídica(s) de direito público ou privado, comprovando a prestação satisfatória, por parte da Licitante, de Serviços de Modelagem de Fluxos de Processos com Implantação e Automatização dos fluxos modelados no Sistema ofertado. O serviço prestado deve ser consistente com o descrito no item 5.2.2 do presente Termo de Referência em relação à entrega de documentação e uso do padrão BPMN de modelagem em uma quantidade de fluxos compatível com pelo menos 50% da quantidade especificada no referido item. Cada atestado deverá conter os seguintes dados e informações:
• Detalhamento do tipo de fornecimento/serviço prestado, com indicação do período em que ocorreu, quantitativos a ele referentes, número do contrato;
• Razão social, CNPJ, endereço, telefone e e-mail (se houver) da pessoa jurídica que emitiu o atestado;
• Data de emissão do atestado;
• Identificação do responsável pela emissão do atestado (nome, cargo, assinatura);
• Quantidade de fluxos modelados, padrão utilizado e descrição da documentação entregue.
Os atestados poderão ser objeto de diligência a fim de esclarecer quaisquer dúvidas quanto ao seu conteúdo, ou sanar omissões, a critério da Contratante, havendo a possibilidade de solicitação dos respectivos contratos que lhes deram origem, bem como a visitação aos referidos locais.
11 PROVA DE CONCEITO
A prova de conceito – POC - será aplicada após a etapa de habilitação e terá caráter eliminatório.
A Prova de Conceito consiste na apresentação do Sistema em pleno funcionamento, permitindo a averiguação prática das funcionalidades e características, devendo ser acompanhada por uma Equipe Técnica de Avaliação da Contratante.
Os requisitos a serem avaliados na POC são aqueles descritos no Anexo II – Requisitos Funcionais do Sistema Integrado de Processo Legislativo deste Termo de Referência.
Será reprovada Licitante que não conseguir demonstrar o atendimento do percentual mínimo dos requisitos exigidos na POC.
A ordem de avaliação da POC será a ordem de classificação das Licitantes qualificadas, ou seja, a primeira colocada no certame terá seu Sistema avaliado e, caso não seja aprovada, esta será eliminada do processo licitatório, passando a avaliação da Comissão à segunda colocada. Esse processo se repetirá até que uma das licitantes seja considerada habilitada pelas equipes técnicas que julgarão a POC.
Eventuais questionamentos prévios acerca da execução da Prova de Conceito poderão ser feitos pelas Licitantes, oportunamente, nos prazos pertinentes ao pedido de esclarecimentos e impugnações, depois de publicado o edital de licitação.
11.1 Equipe Técnica de Avaliação da Contratante
A equipe responsável pela Avaliação Técnica será composta por membros indicados pela Contratante.
Caberá à Equipe Técnica de Avaliação:
• Coordenar a execução de todas as atividades relativas à Prova de Conceito – PoC e realizar questionamentos quanto ao piloto/amostra apresentado, podendo realizar diligências;
• Emitir ao pregoeiro o Relatório de Julgamento da Prova de Conceito - PoC, devidamente justificado, para continuidade do procedimento licitatório.
11.2 Procedimentos da POC
A Licitante melhor classificada, denominada LICITANTE EM AVALIAÇAO, terá um prazo de até 02 (dois) dias úteis, a contar do primeiro dia útil seguinte a convocação pelo pregoeiro, para preparar um piloto/amostra do produto na nuvem ou em infraestrutura própria, deixando-o em plenas condições operacionais de avaliação para a POC.
Para a realização da Prova de Conceito, a LICITANTE EM AVALIAÇÃO deverá fornecer os insumos necessários à análise do piloto/amostra da solução e preparar o ambiente com a solução devidamente instalada, configurada e parametrizada, de forma que seja possível demonstrar os itens exigidos na POC.
As realizações das demonstrações da POC deverão ocorrer a partir do terceiro dia útil, a contar do primeiro dia útil seguinte à convocação pelo pregoeiro, devendo a LICITANTE EM AVALIAÇÃO se apresentar à Equipe Técnica de Avaliação do piloto/amostra nas datas e horários da convocação.
Se a LICITANTE provisoriamente classificada em primeiro lugar não comparecer à sessão da Prova de Conceito, será desclassificada e será convocada a segunda colocada e assim sucessivamente.
Poderão participar da Prova de Conceito até 03 (três) representantes credenciados da LICITANTE EM AVALIAÇAO, até 01 (um) representante credenciado de cada uma das demais LICITANTES, os membros da Equipe Técnica de Avaliação e da equipe de licitação da Contratante.
Antes de começar a POC, a Contratante poderá verificar a conformidade dos softwares instalados no ambiente para não haver quaisquer dúvidas quanto à integridade, conformidade e confiabilidade do processo, podendo a LICITANTE EM AVALIAÇÃO
ser reprovada, automaticamente, se verificada alguma irregularidade, até mesmo antes de iniciar a POC.
Durante a Prova de Conceito, somente a Equipe Técnica de Avaliação e o Pregoeiro poderão se manifestar com questionamentos pertinentes a verificação e quanto ao cumprimento dos requisitos licitatórios, respectivamente, sendo a eles facultado realizar diligências para aferir o cumprimento dos requisitos, não sendo permitida, durante eventual diligencia, qualquer alteração no produto criado para a Prova de Conceito, salvo para parametrização e alterações feitas através da interface do sistema, com o conhecimento de toda a equipe da POC.
A LICITANTE EM AVALIAÇÃO deverá apresentar profissionais especialistas no produto para apresentar o piloto/amostra, bem como exaurir eventuais questionamentos da Equipe Técnica de Avaliação.
Se, durante o período de demonstração, a Equipe Técnica de Avaliação constatar a impossibilidade de a LICITANTE atender integralmente às exigências da POC, esta será desclassificada, independentemente de restarem itens a serem demonstrados e avaliados, e a próxima colocada será convocada.
Concluída a Prova de Conceito, a Equipe Técnica de Avaliação declarará encerrada a sessão, iniciando-se o prazo para elaboração e entrega ao pregoeiro do Relatório de julgamento da prova de conceito.
Aprovada a LICITANTE EM AVALIAÇÃO, com consequente emissão do Relatório de julgamento da prova de conceito, o pregoeiro a declarará como vencedora, prosseguindo com os demais trâmites licitatórios legais.
Desclassificada a LICITANTE em avaliação, a próxima colocada será convocada para a etapa de habilitação e posterior participação da Prova de Conceito.
Despesas para participação das etapas do certame, inclusive para realização da Prova de Conceito - PoC, serão de inteira responsabilidade das Licitantes. O fornecedor que for
reprovado na Prova de Conceito -PoC, ou em outra etapa do certame, não terá direito a qualquer indenização.
11.3 Prazos
A LICITANTE EM AVALIAÇÃO terá um prazo de até 02 (dois) dias úteis para preparar todo o ambiente necessário para a execução da POC, a contar do primeiro dia útil seguinte à convocação pelo pregoeiro.
As realizações das demonstrações da POC deverão ocorrer a partir do terceiro dia útil, a contar do primeiro dia útil seguinte à convocação pelo pregoeiro.
A LICITANTE EM AVALIAÇÃO terá até 05 (cinco) dias úteis para comprovar o atendimento aos requisitos selecionados pela Contratante, podendo esse prazo ser prorrogado a critério da Equipe Técnica de Avaliação.
A Equipe Técnica de Avaliação divulgará o resultado em até 02 (dois) dias úteis após a conclusão da fase de demonstração. Este período poderá ser prorrogado mediante justificativa.
11.4 Critérios de Avaliação
Será considerada aprovada a LICITANTE EM AVALIAÇAO que demonstrar atendimento a, no mínimo, 90% (noventa por cento) dos requisitos Obrigatórios (O) constantes do Anexo II – Requisitos Funcionais do Sistema Integrado de Processo Legislativo e 50% (cinquenta por cento) dos itens Altamente Desejáveis (‘AD’) descritos na Tabela de Anexo II – Requisitos Funcionais do Sistema Integrado de Processo Legislativo.
A POC possui a função de avaliar o grau de aderência do Sistema em relação às especificações pretendidas. Os requisitos classificados como “Obrigatórios” são àqueles considerados essenciais para as funcionalidades do Sistema. Ao exigir que em tempo de POC demonstre-se uma porcentagem de 90% de atendimento desses requisitos, pretende- se garantir o equilíbrio entre os fatores abaixo:
• Redução do risco de não cumprimento do prazo de implantação, já que o sistema estará aderente em quase sua totalidade em tempo de POC;
• Aumento da Competitividade, já que permite que um Sistema que não atenda a totalidade dos requisitos, mas que esteja bastante aderente, também possa participar do certame, obtendo ainda um prazo para que os demais requisitos faltantes sejam providenciados até a efetiva Implantação do sistema.
12 EXIGÊNCIAS PARA ASSINATURA DO CONTRATO
Na assinatura do contrato, para fins de execução do objeto contratado, a Contratante exigirá da Contratada documentação que comprove a qualificação dos profissionais responsáveis pela Implantação do Sistema e Modelagem dos Fluxos, conforme itens
13.1 e 13.2, respectivamente.
13 QUALIFICAÇÕES E COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS DA EQUIPE TÉCNICA
Considerando a relevância e criticidade da solução contratada, a Contratante exigirá da Contratada a alocação de uma equipe técnica, formada, no mínimo, pelos seguintes profissionais:
13.1 Profissional responsável pela Implantação do Sistema:
Este profissional será responsável pela implantação do Sistema e deverá apresentar para fins de comprovação os seguintes documentos:
a) Diploma de conclusão de curso de graduação ou pós-graduação na área de Tecnologia da Informação;
b) Curriculum vitae, o qual deverá conter nas descrições das experiências, além das informações técnicas exigidas, outras informações necessárias e suficientes para a avaliação das experiências referenciadas pela CONTRATANTE. Deverão ser informados para cada experiência:
• Identificação da pessoa jurídica para a qual se refere a experiência;
• Período de vigência do contrato;
13.2 Profissional responsável pela Modelagem dos Fluxos de Processos:
Este profissional será o responsável pela modelagem dos fluxos dos processos legislativos e sua automatização no sistema, e deverá apresentar para fins de comprovação os seguintes documentos:
a) Diploma de conclusão de curso de graduação ou pós-graduação em Administração de Empresas ou Tecnologia da Informação ou área correlata;
b) Documento que comprove experiência profissional de, pelo menos, 01 (um) ano em Modelagem de Processos;
c) Curriculum vitae, o qual deverá constar nas descrições das experiências, além das informações técnicas exigidas, outras informações necessárias e suficientes para a avaliação das experiências referenciadas pela Contratante. Deverão ser informados para cada experiência:
• Identificação da pessoa jurídica para a qual se refere a experiência;
• Período de vigência do contrato;
13.3 Profissional responsável pela Operação Assistida:
Este profissional será o responsável pelo Serviço de Operação Assistida, e deverá apresentar para fins de comprovação os seguintes documentos:
a) Diploma de conclusão de curso de graduação ou pós-graduação em Administração de Empresas ou Tecnologia da Informação ou área correlata;
b) Atestado do fabricante do Sistema de que possui treinamento avançado e experiência na operação e parametrização do Sistema ofertado.
Todos os profissionais deverão ter vínculo profissional com a Contratada. Para comprovação do vínculo do profissional serão considerados:
a) Carteira de trabalho e previdência social (CTPS);
b) Ficha de registro de empregado (RE), devidamente registrada;
c) Contrato vigente de prestação de serviços entre a empresa e a pessoa física do profissional;
d) Estatuto ou contrato social do prestador de serviços (no caso de sócio da empresa).
14 OBRIGAÇÕES ENTRE AS PARTES E SUBCONTRATAÇÃO
14.1 Obrigações da Contratada
a) Não utilizar quaisquer informações às quais tenha acesso, em virtude deste Contrato, em benefício próprio ou em trabalhos de qualquer natureza, nem divulgá-las sem autorização por escrito da Contratante;
b) Cumprir o objeto da contratação, realizando a prestação de serviço dentro das condições, prazos, preços e demais disposições contidas neste instrumento;
c) Comunicar antecipadamente a data e horário da realização de serviço de atualização e/ou manutenção do sistema, sendo esta em horário extraordinário ou em horário de expediente da Contratante, se for acordado por ambas as partes;
d) Dar plena e total garantia quanto à qualidade dos serviços realizados, responsabilizando-se quanto a qualquer problema que possa surgir;
e) Cumprir todas as leis e posturas federais, estaduais e municipais pertinentes e responsabilizar-se por todos os prejuízos decorrentes de infrações a que houver dado causa;
f) Assumir, com exclusividade, todos os impostos e taxas que forem devidos em decorrência do objeto da contratação e quaisquer outras despesas que se fizerem necessárias ao cumprimento do objeto pactuado, inclusive quanto ao transporte, despesas com pessoal, apresentando os respectivos comprovantes quando solicitado pela Contratante;
g) Não subcontratar, total ou parcialmente, o objeto da contratação;
h) Manter-se, durante a contratação, em compatibilidade com todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na Licitação;
i) Comunicar à Contratante qualquer alteração às condições em se encontrava no momento da contratação, como endereço, telefone, responsável pela empresa, e outros que julgar necessários;
j) Fiscalizar o perfeito cumprimento dos serviços contratados à que se obrigou, cabendo-lhe, integralmente, os ônus decorrentes;
k) Indenizar terceiros e/ou ao Órgão/Entidade, mesmo em caso de ausência ou omissão de fiscalização de sua parte, pelos danos ou prejuízos causados por sua
culpa ou xxxx, devendo a Contratada adotar todas as medidas preventivas, com fiel observância às exigências das autoridades competentes e às disposições legais vigentes;
l) Disponibilizar na sua integralidade, sempre que solicitados durante a execução do contrato e sem qualquer custo adicional, todos os documentos e processos em formato digital, bem como o banco de dados gerado pelo Sistema à Contratante;
14.2 Obrigações da Contratante
a) Designar um servidor, ao qual caberá a responsabilidade de acompanhar, fiscalizar e avaliar a execução da prestação de serviço, conforme legislação vigente;
b) Fornecer à Contratada todos os elementos e dados necessários à perfeita execução do objeto deste Termo de Referência, inclusive permitindo o acesso de empregados, prepostos ou representantes da Contratada em suas dependências, desde que observadas às normas de segurança;
c) Rejeitar, no todo ou em parte, os produtos entregues em desacordo com as obrigações assumidas pela Contratada;
d) Notificar, formal e tempestivamente, a Contratada sobre as irregularidades observadas no cumprimento do contrato;
e) Efetuar o pagamento à Contratada, pelos serviços descritos neste Termo de Referência.
15 VIGÊNCIA CONTRATUAL E PREVISÃO DE REAJUSTE
A vigência deste Contrato terá início com a assinatura das partes e perdurará:
a) por 120 (cento e vinte) dias, a contar do envio da Ordem de Fornecimento pela Contratada, no que se referir à Implantação do Sistema Integrado de Processo Legislativo;
b) por 12 (doze) meses, a contar do Aceite Definitivo da Implantação, no que disser respeito ao Serviços de Garantia e Suporte Técnico, Operação Assistida, Treinamento e Serviços Técnicos Especializados.
Em relação ao Serviço de Garantia e Suporte Técnico, Serviço de Treinamento e Serviços Técnicos Especializados, este Contrato poderá ser prorrogado, por termo aditivo, por iguais e sucessivos períodos, ou por períodos inferiores, desde que justificado, até o limite global de 60 (sessenta) meses, de acordo com a Lei Federal n.º 8.666/93.
A eficácia deste Contrato está condicionada à publicação de sua respectiva súmula no Diário Oficial da Assembleia Legislativa do RS.
O valor relativo aos serviços que podem ser prorrogados poderá ser reajustado depois do transcurso de 1 (um) ano da vigência de contrato, de acordo com a variação do IPCA/IBGE, ou outro índice que venha a substituí-lo, tomando por substrato os valores do mês da apresentação da proposta.
16 PENALIDADES
Ressalvados os casos fortuitos ou de força maior, devidamente comprovados e reconhecidos como tais pela Contratante, a inobservância do disposto no Contrato, implicará nas penalidades previstas no artigo 87 da Lei n.º 8666/1993, sendo que, na hipótese de multa, os valores equivalerão ao estabelecido em seguida:
a) Multa pela recusa da licitante adjudicatária em assinar o contrato, ou pela não apresentação dos documentos exigidos no item 12 deste Termo de Referência, após transcorrido o 5º (quinto) dia útil subsequente à convocação para assinatura do aludido instrumento, sem a formalização de qualquer justificativa, configura desistência e sujeitará a adjudicatária ao pagamento de multa correspondente a 30% (trinta por cento) do valor total do objeto;
b) Multa pelo descumprimento injustificado do prazo de Fornecimento das Licenças do sistema no ambiente da Contratante e Cronograma detalhado de Implantação, de 0,5% (zero vírgula cinco por cento) do valor do respectivo item, ao dia corrido, limitado ao período de 5 dias de atraso, quando poderá ser configurada desistência e sujeitará a adjudicatária ao pagamento de multa correspondente a 30% (trinta por cento) do valor total do objeto;
c) Multa pelo descumprimento injustificado do prazo de entrega do Serviço de Implantação de 1% por dia corrido de atraso, sobre o valor do respectivo item, limitado ao período de 30 dias de atraso, quando será configurada desistência e sujeitará a adjudicatária ao pagamento de multa correspondente a 30% (trinta por cento) do valor total do objeto;
d) Multa pelo descumprimento injustificado do prazo de entrega dos Serviços de Treinamento de 0,5% (zero vírgula cinco por cento) do valor do respectivo item, ao dia corrido, limitado a 30% do valor do item;
e) Nos casos de descumprimento de cláusula contratual ou norma de legislação pertinente, ou nos casos de inexecução parcial, execução imperfeita ou em desacordo com as especificações e negligência na execução dos serviços de garantia e suporte, operação assistida, treinamento e serviços técnicos especializados, haverá incidência de multa na ordem de 5% (cinco por cento), calculada sobre o valor total do objeto;
f) Multa de 30% (trinta por cento) do valor total do objeto, em caso de inexecução total da obrigação assumida.
17 DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
A fim de que se possa concretizar uma contratação é necessária a previsão dos recursos orçamentários que assegurarão o seu pagamento (arts. 7º e 14 da Lei Federal n.º 8.666/93). Para tal, o processo deve ser encaminhado ao Departamento de Orçamento e Finanças da AL-RS, que indicará a dotação orçamentária de acordo com o escopo em questão.
18 FORMA DE COBRANÇA E PAGAMENTO
O pagamento será realizado de acordo com o seguinte:
ITEM | Forma de Pagamento | Autorização para Pagamento |
1 - Licença perpétua do Sistema Integrado | Parcelado | a) 30% do valor total do item será pago |
de Processo Legislativo | quando instaladas todas as licenças | |
necessárias para o funcionamento do | ||
Sistema Integrado de Processo | ||
Legislativo no ambiente da Contratante e | ||
desde que seja fornecida documentação | ||
de cessão dessas licenças em nome da | ||
Contratante; |
b) 70% do valor total do item será pago após a finalização do serviço de Implantação do Sistema. | ||
2 - Serviço de Implantação do Sistema | Único | Após a finalização da prestação do serviço e emissão do Aceite por parte da Contratante. |
3 - Serviço de Garantia e Suporte Técnico | Mensal | Após início da prestação do serviço |
4 – Serviço de Operação Assistida | Mensal | Após início da prestação do serviço |
5 – Serviço de Treinamento | Sob Demanda | Após a prestação do serviço |
6 – Serviços Técnicos Especializados | Sob Demanda | Após a prestação do serviço |
19 GESTÃO
Serão gestores (as) do contrato o(a) Coordenador(a) da Divisão de Sistemas e Portais do Departamento de Tecnologia da Informação da Contratante e o(a) Diretor (a) do Departamento de Assessoramento Legislativo.
20 DISPOSIÇÕES GERAIS
Os interessados poderão esclarecer suas dúvidas através do Departamento de Patrimônio, Compras e Contratos da Assembleia Legislativa, das 8h30min às 18h, pelo fone (00) 0000-0000 ou através do e-mail xxxxxxx@xx.xx.xxx.xx.
21 ANEXOS
Anexo I | Especificações Técnicas do Sistema Integrado de Processo Legislativo |
Anexo II | Requisitos Funcionais do Sistema Integrado de Processo Legislativo |
Anexo III | Modelo de Proposta |