Relatório de Auditoria Interna
SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO RIO GRANDE DO NORTE
Relatório de Auditoria Interna
Número: 01/2020
Ação PAINT/2020: Contratação de serviços com base em riscos
Unidades Examinadas:
⮚ Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
⮚ Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (PRODES)
⮚ Diretoria de Licitações (DILIC)
⮚ Diretorias de Administração (DIAD)
Ministério da Educação
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte REITORIA
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Relatório de Auditoria 1/2020 - CONSE/AUDGE/RE/IFRN 6 de agosto de 2020
NATUREZA DA AÇÃO: | AUDITORIA |
AÇÃO PAINT/2020: PERÍODO: UNIDADES AUDITADAS: | Contratações com base em riscos 16/03/2020 a 10/07/2020 PROAD / PRODES / DILIC / DIAD |
1. INTRODUÇÃO
Prezados Gestores,
Em estrito cumprimento à Ordem de Serviço nº 10/2020 – AUDGE/RE/IFRN, de 09/03/2020, e em observância ao disposto no Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT) de competência do exercício de 2020, a Auditoria Interna vem apresentar o resultado dos exames realizados no período de 16 de março a 10 de julho de 2020, com enfoque na avaliação dos controles internos adotados nas contratações de serviços à luz da Instrução Normativa nº 05/2017 – SEGES/MPDG, de 25/05/2017.
Com a realização da presente ação de auditoria, buscou-se satisfazer os seguintes objetivos específicos:
a. Verificar a existência do Mapa de Risco nas fases das contratações;
b. Averiguar se o Mapa de Risco é atualizado em cada fase da contratação;
c. Averiguar a ocorrência de evidência suficiente de que os riscos identificados estão recebendo o tratamento saneador; e
d. Examinar a conformidade legal dos trâmites processuais relativos à contratação de serviços.
A coleta de dados para fins de obtenção de esclarecimentos a respeito da temática examinada se desenvolveu junto às Pró-Reitorias de Administração (PROAD) e de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (PRODES) e às Diretorias de Administração das unidades locais auditadas. Os trabalhos de análise documental e de relatoria ficaram a cargo dos auditores que integram o Núcleo Seridó de Auditoria Interna.
Para a consecução da ação de auditoria cujos resultados serão adiante reportados foram necessárias 1.404 horas de trabalho, sendo oportuno ressaltar que nenhum entrave foi imposto à sua realização. Os trabalhos foram efetivados em estrita observância às normas que orientam o exercício da atividade de auditoria interna governamental. As análises aqui consubstanciadas tomaram por base os regulamentos disciplinadores da matéria objeto de exame.
Cumpre ressaltar que o considerável lapso temporal decorrido desde a deflagração do exame auditorial e a emissão do presente relatório deve-se à situação de paralisação das atividades administrativas presenciais no âmbito do IFRN a partir de 17 de março do corrente ano, indeterminadamente, por força da Portaria nº 501/2020-RE/IFRN, em vista da emergência em saúde pública decretada nacionalmente, em razão da pandemia do novo Coronavírus (SARS-CoV-2), nos termos da Portaria nº 188/GM/MS, de 03/02/2020.
Tal cenário acarretou a necessidade de adaptação da dinâmica operacional dos setores institucionais para atender à nova realidade de trabalho remoto, o que, por sua vez, demandou a flexibilização e readequação, por parte desta Unidade de Auditoria Interna, dos prazos e procedimentos inicialmente estabelecidos para
fins de execução das ações previstas no PAINT/2020.
2. ARCABOUÇO NORMATIVO APLICADO AO TRABALHO:
Abaixo encontram-se sintetizados os instrumentos legais e infralegais que serviram de parâmetro para as análises empreendidas no curso dos exames auditoriais, cujos resultados estão consubstanciados no presente documento.
Lei nº 8.666/1993; Lei nº 9.784/1999; Lei nº 10.520/2002;
Decreto nº 5.450/2005;
Instrução Normativa Conjunta nº 01/2016-MP/CGU; Instrução Normativa nº 05/2017-SEGES/MPDG; Orientação Normativa nº 02/2016 – SEGES/MPDG; Resolução nº 50/2017-CONSUP/IFRN.
3. ESCOPO
O escopo da presente auditagem abarcou o exame das informações disponíveis nos processos de contratação de serviços, autuados sob regime de dedicação exclusiva de mão de obra no âmbito do IFRN, à luz das disposições contidas na I.N. nº 05/2017 – SEGES/MPDG. Para a definição da amostra de auditoria, considerou-se o critério da materialidade do valor contratado. Para tanto, foram adotados os seguintes procedimentos:
a. Consulta aos registros do SUAP relativos aos contratos de serviços de natureza continuada firmados pelo IFRN a partir do exercício de 2018 (ou seja, na vigência da I.N. nº 05/2017 – SEGES/MPDG), e em execução no momento da consulta;
b. Constatação do montante total dos contratos de serviços continuados firmados pelo Instituto no período de referência dos exames, perfazendo um valor de R$ 15.688.914,16.
c. Aplicação do percentual de 10% sobre o montante descrito na alínea b, para delimitação do valor de referência (mínimo) da amostra de auditoria, em termos absolutos (R$ 15.688.914,16 * 10% = R$ 1.568.891,41);
d. Seleção dos contratos administrativos a constar na amostra com base na materialidade do valor contratado, observando-se como limite mínimo o valor de referência disposto na alínea c (R$ 1.568.891,41). Nesta etapa, priorizaram-se os contratos de serviços continuados firmados em regime de dedicação exclusiva de mão de obra;
e. Verificação no SUAP dos processos licitatórios correlacionados aos contratos abarcados na amostra de auditoria.
O quadro 01 evidencia as informações necessárias à completa explicitação dos processos que compuseram o universo amostral considerado na presente auditagem.
Quadro 1 - Composição da amostra de auditoria
PROCESSOS AUDITADOS | CONTRATOS | VALOR | FAVORECIDOS | INÍCIO | FIM |
23093.001118.2018-04 (Pregão nº 02/2018) | 104/2019 | 623.081,04 | FORTEX CONST. E SERVIÇOS LTDA. (07.864.090/0001-08) | 29/01/2018 | 19/08/2020 |
068/2019 | 608.899,45 | FORTEX CONST. E SERVIÇOS LTDA. (07.864.090/0001-08) | 29/01/2018 | 30/06/2020 | |
23136.001250.2019-45 (Pregão nº 03/2019) | 128/2019 | 417.265,80 | PARAIBA SERV. LIMP E CONS. EIRELI (19.069.415/0001-40) | 21/02/2018 | 16/09/2020 |
Fonte: Elaborado pela Auditoria Interna com base em consulta ao SUAP emmarço/2020.
4. METODOLOGIA APLICADA AOS TRABALHOS
Os trabalhos foram realizados mediante a execução dos seguintes procedimentos e técnicas de auditoria:
a. Análise documental: exame dos processos de contratação, autuados no âmbito da Reitoria e/ou dos
campi do IFRN;
b. Exame de registros: consulta ao SUAP e aos sistemas governamentais (Xxxxx, Tesouro Gerencial), para busca de informações sobre os contratos de serviços celebrados pelo Instituto no período de referência da análise;
c. Indagação escrita: i) coleta de informações e esclarecimentos acerca da matéria sob análise, mediante remessa de solicitação de auditoria às unidades examinadas; ii) solicitação de medidas corretivas para eventuais disfunções, prontamente sanáveis, detectadas no curso dos trabalhos;
d. Checklist: aplicação de lista de checagem para verificação da conformidade legal dos trâmites processuais relativos à autuação e instrução dos processos de contratação.
5. RESULTADO DOS EXAMES
Vista a sistemática procedimental e o arcabouço normativo que respaldou o trabalho desta Auditoria Interna, apresentam-se a seguir os resultados dos exames empreendidos.
5.1. ÁREA: ORÇAMENTÁRIA
5.1.1. OBJETIVO ESTRATÉGICO RELACIONADO: OR-2
5.1.1.1. AÇÃO PAINT: CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS COM BASE EM RISCOS
5.1.1.1.1. INFORMAÇÃO Nº 01: Fragilidades quanto à instrução de processo licitatório.
Mediante análise dos documentos que constam no processo nº 23093.001118.2018-04, referente ao pregão nº 02/2018, observou-se o que segue:
a) O termo de referência possui assinatura do titular da Diretoria de Administração, na condição de agente elaborador, embora a responsabilidade pela confecção da referida peça seja, por via de regra, atribuída ao setor requisitante dos serviços (IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG, art. 29, §2º);
b) Observou-se a inserção de documentos do tipo “despacho” por meio de upload de documento externo, sem constar a assinatura do responsável pela elaboração (fls. 427-428; 695-696; 957-958);
c) Não foi detectada a presença nos autos de lista de verificação (checklist) compatível com o modelo proposto na Orientação Normativa nº 02/2016 – SEGES/MPDG.
No tocante ao descrito na alínea “a”, o auditado reconheceu a inconformidade ao apontar que a competência para a assinatura do citado documento deveria ter recaído sobre o titular da Coordenação de Manutenção e Serviços Gerais, responsável pela oficialização da demanda de serviço. Quanto ao exposto na alínea “b”, a unidade examinada argumentou que a Auditoria Interna cometera equívoco ao apontar o fato como irregular, uma vez que o SUAP permite identificar os documentos em apreço como assinados eletronicamente, mesmo que se trate de peças documentais oriundas de fontes externas.
Quanto a isso, convém ressaltar que o ato de autenticação documental, através da identificação do nome e matrícula do servidor responsável pela inserção do documento no SUAP, que é o procedimento a que se refere o auditado, é tão somente um mecanismo de conferência da autenticidade documental. Destarte, a rotina em comento não confere, por si só, qualquer espécie de identificação da autoria do documento, uma vez que não resulta em assinatura digital, diferentemente daqueles casos em que a peça é construída e assinada eletronicamente por meio do sistema, ou seja, nos casos de documentos nato-digitais. Cumpre ainda alertar que impropriedade dessa natureza já foi objeto de análise por parte desta Auditoria Interna, em sede do Relatório de Auditoria nº 03/2019 - CONSE/AUDGE/RE/IFRN, disponível para consulta no SUAP em: xxxxx://xxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx_xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxxxxxxxx/000000/.
Quanto ao descrito na alínea “c”, a unidade auditada argumentou que não teria como responder à Auditoria Interna, dada a inadequação do instrumento normativo referenciado para justificar o questionamento levantado, apontando, erroneamente, que esse instrumento se tratava da I.N. nº 02/2016 – SEGES/MPDG. Na verdade, o que fora questionado justifica-se em razão da obrigatoriedade de uso, nos processos de aquisição de materiais e serviços, de listas de verificação (checklist) específicas, propostas na Orientação Normativa nº 02/2016 – SEGES/MPDG, para fins de aperfeiçoamento dos procedimentos licitatórios, conforme pode-se verificar no item 1.4 da S.A. nº 3/2020 - CONSE/AUDGE/RE/IFRN (Processo nº 23426.000765.2020-04).
Corrobora a opinião desta Auditoria Interna o parecer emitido pela instância de assessoramento jurídico em matéria de licitações e contratos, exarado quando da análise do procedimento licitatório em epígrafe. No
documento, o referido órgão insta a unidade gerenciadora do pregão a realizar a juntada aos autos das supracitadas listas de verificação, consoante disposto no Parecer nº 00749/2018/NLC/ENALIC/PGF/AGU
– item 77 (fls. 410-422). Esta Auditoria Interna não detectou a presença dos citados documentos nos autos.
A despeito do acima exposto, constatou-se que houve conferência da conformidade documental por meio de declaração específica inserida ao processo pela autoridade administrativa do setor de licitações (fls. 395- 398), apontando o uso das minutas-padrão de documentos estabelecidas pela Advocacia Geral da União, o que, de certa forma, garante certa consistência para os trâmites processuais. Há de se levar em consideração, ademais, o uso de modelo específico de checklist, o qual, embora não compatível com o modelo proposto na ON nº 02/2016, abrange muitos aspectos contemplados neste último instrumento.
Isso posto, percebe-se que as situações apontadas decorrem de desvios procedimentais de cunho formalístico, com característica de não habitualidade e de menor potencial lesivo, alguns destes plausivelmente justificados pela unidade auditada. Nesse sentido, faz-se necessário sugerir que, nos próximos certames, submetam-se à acurada revisão os documentos produzidos pela equipe de planejamento da contratação, no intuito de sanar eventuais falhas na instrução dos processos licitatórios, uma vez que estes são regidos por regras claras que preconizam responsabilidades, rotinas e procedimentos a serem adotados em sua formalização, os quais devem ser observados em nome do resguardo da licitude e da transparência processual.
5.1.1.1.2. INFORMAÇÃO Nº 02: Inconformidades sanáveis no conteúdo dos Estudos Preliminares.
Mediante análise das peças que consubstanciam os “Estudos Preliminares” relativos aos processos licitatórios submetidos a exame auditorial observou-se o seguinte:
Quadro 2 – Relação entre Processo e Ocorrência
PROCESSO | OCORRÊNCIAS |
23136.001250.2019-45 (Pregão nº 03/2019) | a) Os estudos preliminares (fls. 11 a 19) não especificaram de forma clara quais os critérios adotados na estimativa dos preços aplicáveis aos serviços licitados, em vista da alegação de dificuldades em se estabelecer parâmetros de comparação de valores com outras unidades/órgãos; |
b) Não foi possível detectar nos autos a presença de cronograma com todas as atividades necessárias à adequação do ambiente físico da contratante para que a contratação pretendida surtisse seus efeitos, com a designação dos responsáveis pelos eventuais ajustes nos diversos setores. | |
23093.001118.2018-04 (Pregão nº 02/2018) | Em um primeiro momento, os estudos preliminares que serviram de fundamento para o certame prescindiram da apresentação das estimativas de preços ou preços referenciais que subsidiassem a contratação pretendida. |
Fonte: Elaborado pela Auditoria Interna, com base na análise documental.
Do teor do quadro acima apresentado, é possível destacar:
i) Quanto ao processo nº 23136.001250.2019-45:
Em se tratando da primeira ocorrência descrita no quadro 02 (alínea a), a unidade alegou que a dificuldade encontrada no tocante à estimativa dos preços aplicáveis ao serviço licitado decorreu da impossibilidade de comparar o Campus Apodi com as outras unidades do Instituto, dadas as suas peculiaridades estruturais. Por oportuno, salienta-se que o Campus Ipanguaçu também exerce atividades agrícolas, ensejando, assim, a possibilidade de comparação.
Esta Auditoria Interna reconhece que o estabelecimento de parâmetros comparativos de preços no tocante a serviços de limpeza e conservação pode enfrentar alguns entraves operacionais, uma vez que tais valores devem levar em conta fatores diversos, tais como a área e as características estruturais dos imóveis, a força
de trabalho demandada, dentre outros.
Ademais, é sabido que, diante da contratação de serviços em regime de dedicação exclusiva de mão de obra, em que as categorias laborais envolvidas no ajuste forem regidas por instrumentos coletivos que especifiquem direitos e obrigações recíprocas (convenção coletiva, acordo coletivo de trabalho, etc.), não faz sentido recorrer a pesquisas de preços junto a fornecedores, uma vez que os valores a serem pagos decorrem necessariamente dos pisos salariais estipulados nos instrumentos de negociação coletiva em vigor. Cumpre destacar que esse posicionamento é balizado em manifestação jurídica prolatada em sede do Parecer nº 00749/2018/NLC/ENALIC/PGF/AGU.
A despeito disso, tendo em vista que os estudos preliminares dispostos no processo em apreço apenas reportam informações genéricas, para justificar a falta de clareza no tocante às estimativas de preços ou preços referenciais aplicáveis aos serviços licitados, é necessário sugerir que, nas próximas ocasiões, haja descrição nos autos de uma breve justificativa com detalhes sobre as dificuldades enfrentadas quanto ao levantamento desses valores, inclusive apontando de forma explícita os instrumentos de negociação coletiva que serviram de lastro para a construção das planilhas de custos. Referida ação minimizará futuros questionamentos por parte de órgão de controle, bem como contribuirá para externar os motivos ensejadores das decisões de caráter administrativo presentes no processo.
No que concerne à segunda ocorrência (alínea b), a unidade examinada alegou que não houve necessidade de adequações ao seu ambiente físico, uma vez que o objeto contratado se trata de uma atividade rotineira. Contudo, aponta que foram tomadas algumas providências tendentes a subsidiar o início do novo contrato, a exemplo da reunião inicial com a contratada para orientar a execução do ajuste.
Convém ressaltar que a IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG exige a elaboração de cronograma (Anexo III, item 3.10, alínea ‘a’) com todas as atividades necessárias à adequação do ambiente laboral para que a contratação surta seus efeitos, apontando os responsáveis por esses ajustes nos diversos setores. Nesse sentido, dada a necessidade de aplicação integral das inovações trazidas pela sobredita norma, sugere-se que seja empreendida a construção do citado cronograma de atividades nos futuros certames autuados no Campus Apodi.
ii) Quanto ao processo nº 23093.001118.2018-04:
A questão da ausência de estimativa de preços ou preços referenciais em relação à contratação pretendida foi alvo de questionamento pela instância de assessoramento jurídico, que demandou a regularização dessa omissão quando da análise da conformidade processual (fls. 410-422). Quanto aos custos de mão de obra, requisitou-se a inserção nos autos de planilha demonstrativa com todas as rubricas envolvidas, conforme as convenções coletivas em vigor à época. Já no tocante aos custos dos insumos previstos, demandou-se a realização de pesquisa de mercado, bem como a apresentação de análise técnica conclusiva acerca da exequibilidade dos preços consultados.
Atenta à recomendação do órgão jurídico, a gestão do Campus Mossoró fez constar nos autos peça documental que evidencia os custos de mão de obra relativos às categorias abarcadas no ajuste, à luz dos instrumentos de negociação coletiva vigentes à época (fls. 507-512). Analogamente, disponibilizou a pesquisa de mercado, em se tratando do valor dos insumos contratados (fls. 493-505).
Em um primeiro momento, não se vislumbrou nos autos a presença da análise técnica conclusiva requisitada pelo órgão de assessoramento jurídico, o que motivou a expedição de questionamento para o auditado visando à obtenção de esclarecimentos. Examinada a manifestação decorrente do pedido e proferida a reanálise do teor do Despacho nº 197/2018 - DIAD/DG/MO/RE/IFRN (fls. 430-431), acostado ao processo licitatório em resposta ao parecer jurídico, esta Auditoria Interna concluiu que a unidade auditada atendeu a exigência de manifestação técnica, de sorte que restaram evidenciados nos autos os critérios adotados na delimitação dos preços referenciais aplicados aos insumos previstos no contrato.
5.1.1.1.3. INFORMAÇÃO Nº 03: Realização de atividades de capacitação com foco na gestão de riscos.
As unidades de Apodi, Mossoró e a Pró-Reitoria de Administração (PROAD) foram questionadas em relação à adoção de medidas tendentes a capacitar os agentes que atuam no planejamento e acompanhamento das contrações de bens e serviços, e se tais ações contemplaram os aspectos da avaliação e tratamento de riscos.
Cumpre informar que as unidades têm viabilizado capacitações para os gestores e fiscais de contratos (apesar de o Campus Apodi não ter enviado documentação probante). No tocante às ações desta natureza
realizadas em âmbito sistêmico, a PROAD enviou alguns comprovantes de realização de cursos, dentre os quais está o 15º Congresso Brasileiro de Pregoeiros , cujo teor da programação não aponta se houve abordagem sobre gestão de riscos; nos outros 03 (três) treinamentos mencionados na resposta do setor, em algum momento houve abordagem sobre gerenciamento de risco. Percebe-se uma quantidade razoável de servidores capacitados no período indicado.
Quadro 3 – Levantamento das ações de capacitação
Capacitação | Período | Processo Relacionado | Nº Capacitados CH / GR* | Valor Empregado |
2ª Semana da Contratação Pública do Rio Grande do Norte | 22 a 26 de out. de 2018 | 23421.004092.2018-89 | 42 / (7h) | 52.000,00 |
Planejamento e Gerenciamento das Contratações | 15 a 17 de maio de 2019 | 23421.001266.2019-32 | 39 / (16h) | 26.500,00 |
Elaboração de Projeto Básico, Termo Referência, Técnicas de Elaboração de Edital e Contratos Administrativos | 09 a 11 de mar. de 2020 | 23421.004310.2019-66 | 40 / (**) | 28.400,00 |
15º Congresso Brasileiro de Pregoeiros | 16 a 19 de mar. de 2020 | 23421.000385.2020-10 | 02 / (***) | 8.770,00 |
Curso de Formação e Aperfeiçoamento para Servidores públicos | 20 a 24 de jan. de 2020 | 23093.002571.2019-19 | 27 / (4h) | 2.530,91 |
Fonte: Elaboração própria.
Notas: * Número de servidores capacitados e carga horária dedicada à temática Gestão de Riscos .
** A carga horária para abordagem de Gestão de Riscos não está especificada.
*** Gestão de Riscos não foi abordada nesse evento.
Com base no que foi informado pelo setor percebe-se que há, a nível institucional, aparente preocupação em viabilizar capacitação para os servidores envolvidos em diversas etapas das contratações, o que se reflete a partir da realização de cursos e treinamentos com certa regularidade nos últimos anos. Contudo, cumpre ressaltar que as ocasiões de qualificação ainda podem ser insuficientes para a plena execução do gerenciamento de riscos nas contratações. Tal argumento se sustenta em vista da análise dos procedimentos e documentos referentes à gestão de riscos presentes nas contratações examinadas, os quais se revelaram fragilizados, ou mesmo insubsistentes, conforme será evidenciado ao longo do presente relatório.
A Diretoria de Licitações (DILIC), como forma de orientar as unidades descentralizadas do IFRN, emitiu o Memorando Circular nº 06/2019-DILIC, datado de 23 de abril de 2019, com apontamentos gerais sobre a instrução do processo de aquisição de bens e serviços, demonstrando preocupação em orientar a atuação dos dirigentes e demais agentes locais responsáveis pelas contratações nas unidades descentralizadas.
Tendo em vista os documentos apresentados pela unidade sistêmica, como também o que fora mencionado nas respostas proferidas pelos campi de Apodi e Mossoró, percebe-se que as unidades adotaram medidas de capacitação voltadas aos agentes que atuam no planejamento e acompanhamento das contratações de bens e serviços, contemplando, de tal arte, os aspectos da avaliação e tratamento dos riscos envolvidos nos contratos de serviços. A despeito disso, é conveniente alertar para a necessidade de aprofundamento em matéria de gestão de riscos nas próximas atividades dessa natureza realizadas, dedicando-se uma carga horária mais extensa para a abordagem do tema, bem como para a necessidade de construção de um calendário periódico de capacitação.
5.1.1.1.4. CONSTATAÇÃO Nº 01: Falhas no tocante à designação dos fiscais de contratos de prestação de serviços.
Em ambos os procedimentos licitatórios examinados (Processos: 23093.001118.2018-04 e 23136.001250.2019-45) não houve designação tempestiva dos agentes responsáveis pela fiscalização contratual, uma vez que as respectivas nomeações não se deram ainda na fase de planejamento das contratações, conforme preconiza a IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG (art. 21, inciso I, alínea d). Ademais, não restou especificado nos instrumentos de designação, de forma segregada, quem responderia pela fiscalização técnica e quem seria incumbido de acompanhar administrativamente a execução dos objetos pactuados.
CAUSA: Ausência de entendimento, por parte da gestão das unidades auditadas, acerca da necessidade de assegurar a tempestividade das nomeações dos fiscais de contrato, bem como no que tange à especificação, de forma segregada, dos responsáveis pelas fiscalizações técnica e administrativa.
MANIFESTAÇÃO DAS UNIDADES EXAMINADAS:
Campus Apodi: Conforme PORTARIA Nº 213/2019 - DG/AP/RE/IFRN, de 27/06/2019, o servidor R. L. O. (SIAPE 19***96), atualmente um dos fiscais do contrato, foi designado Membro da Comissão de Planejamento da Licitação de Limpeza, Asseio e Conservação deste Campus Apodi (a portaria citada se encontra anexada ao processo 23136.001250.2019-45). Na época da designação da comissão de planejamento da contratação, ele não foi nomeado como futuro fiscal do objeto do certame, devido à incerteza entre os servidores que poderiam atuar no setor da COSGEM/AP. Assim, decidiu-se não definir esses papeis no início do planejamento do certame, sendo atribuído os papeis de membro e presidente da comissão.
De igual modo, após o contrato restar celebrado, quando da designação dos fiscais, houve a categorização em fiscal técnico e administrativo dos servidores R. L. O. (SIAPE 19***96) e T. C. F. F. (SIAPE 31***36), sendo um o substituto do outro em seus eventuais afastamentos/ausências nas citadas funções. A PORTARIA Nº 317/2019 - DG/AP/RE/IFRN foi a expedida para tal fim e está disponível para consulta no link que segue:xxxxx://xxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx_xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxxxxxxxx/000000/. Por fim, esclarecemos que a fiscal T. C. F. F. (SIAPE 31***36) não fez parte da Comissão de Planejamento da Licitação porque, dada a rotatividade de servidores na Coordenação de Serviços Gerais e Manutenção (COSGEM), não sabíamos, à época, quem estaria no setor quando findo os trâmites licitatórios e contratuais.
Campus Mossoró: Considerando o Memorando nº 55/2018- DIAD/DG/MO/RE/IFRN (processo 23093.001119.2018-41), que originou a Portaria nº 103/2018-DG/MO/RE/IFRN, e nomeou o Servidor [...], como presidente da Comissão de Planejamento e Contrato, entendeu-se que ao presidente da referida comissão seria também atribuída a fiscalização dos serviços, sendo que, de fato todas as fases do processo foi presidida, coordenada e acompanhada pela comissão sob a presidência do servidor [...], a não formalidade de nomeação do presidente da comissão para exercer também a atribuição de fiscal foi um lapso no momento de requerer a emissão da portaria.
[...]
A exemplo da resposta anterior, devido à urgência da contratação, houve um lapso na solicitação de nomeação das figuras do fiscal técnico e do fiscal administrativo.
Reitoria: Os processos licitatórios no IFRN ocorrem de forma descentralizada. Assim, cada campus é responsável por seus respectivos certames. Contudo, a PROAD orienta a seguir as instruções da IN SEGES/MP nº 05/2017, de modo que após a Diretoria de Administração (DIAD) do campus receber e analisar o Documento de Oficialização da Demanda (DOD) e demais documentos correlatos; constatadas a necessidade da contratação e a correta instrução processual; bem como a indicação da equipe cuja competência técnica atenda ao objeto pleiteado, o processo é encaminhado à Diretoria-Geral para emissão da Portaria, indicando os(as) servidor(as) que constituirão a Equipe de Planejamento da Contratação.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:
A indicação do responsável pela fiscalização do contrato nº 128/2019 (resultante do processo nº 23136.001250.2019-45) somente ocorreu em vias do início da execução contratual, embora o agente incumbido da função, na condição de fiscal titular (SIAPE: 19***96), tenha tomado parte nos trabalhos de planejamento da contratação, conforme se depreende do teor da Portaria nº 213/2019 - DG/AP/RE/IFRN, de 27/06/2019 (fl. 10). Diversamente, o fiscal substituto formalmente designado não integrou a equipe de planejamento.
A manifestação do Campus Apodi foi no sentido de que a decisão de não designar previamente os fiscais se deu em virtude de incertezas quanto à formação do quadro de pessoal do setor de manutenção e serviços gerais, de sorte que não se vislumbrava à época do planejamento da contratação quem poderia atuar na fiscalização da prestação do serviço contratado. A posteriori, dois agentes foram designados para a função, na condição de titular e substituto, ambos com atribuições de acompanhar a execução do contrato, tanto do ponto de vista técnico quanto administrativo, consoante Portaria nº 317/2019 - DG/AP/RE/IFRN, de 16/09/2019.
De forma análoga, em se tratando do Contrato nº 68/2019 (resultante do processo 23093.001118.2018-04),
a nomeação dos fiscais não se deu no estágio de planejamento da contratação, embora um dos agentes (SIAPE: 11***38), ao qual foi atribuído o encargo (fiscal titular), tenha presidido a comissão responsável pelos trabalhos de planejamento, por força da Portaria nº 103/2018 – DG/MO/RE/IFRN, de 09/05/2018 (fls. 85-90). Ressalta-se que o mesmo não ocorreu em relação ao outro agente, designado como fiscal substituto (SIAPE: 13***38).
No caso desse último contrato, a ausência de nomeação prévia dos fiscais fora objeto de questionamento da instância de assessoramento jurídico em matéria de licitações e contratos, que apontou tal inconformidade ao examinar o processo licitatório, conforme Parecer nº 00749/2018/NLC/ENALIC/PGF/AGU (fls. 410- 422). Manifestando-se acerca do teor do parecer jurídico, a gestão do Campus Mossoró argumentou que a nomeação dos correspondentes fiscais ocorreria após a homologação do pregão (fl. 430).
Ocorre que o ato somente se consumou após a data estipulada para o início da execução do objeto pactuado, de acordo com a Portaria nº 172/2019 – DG/MO/RE/IFRN, de 05/08/2019 (fl. 1828). Ademais, o documento apenas designa de forma genérica os fiscais do ajuste, sem especificar quem seria incumbido de acompanhar, por um lado, os aspectos técnicos e, por outro, os aspectos administrativos inerentes à contratação, embora a segregação das funções técnica e administrativa em matéria de fiscalização contratual seja uma medida fortemente encorajada em sede da IN nº 05/2017 - SEGES/MPDG. A norma define as duas espécies fiscalizatórias nos seguintes termos:
Fiscalização Técnica: é o acompanhamento com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os indicadores de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento conforme o resultado, podendo ser auxiliado pela fiscalização de que trata o inciso V deste artigo;
Fiscalização Administrativa : é o acompanhamento dos aspectos administrativos da execução dos serviços nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto às providências tempestivas nos casos de inadimplemento; [...] (IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG, art. 40)
Nas casuísticas em apreço, constatou-se que não houve segregação de responsabilidades quanto à fiscalização técnica e administrativa. Em ambos os contratos se pressupõe que os fiscais designados devem aferir a regularidade da execução do objeto, dos pontos de vista técnico e administrativo. Os responsáveis pelo acompanhamento contratual, na condição de fiscais titulares, são ocupantes da função de coordenador de manutenção e serviços gerais, contando com auxiliares formalmente indicados para substituí-los em suas ausências.
Isso posto, ressalta-se que a Controladoria Geral da União (CGU), em recente auditoria, identificou impropriedades quanto à gestão contratual desenvolvida no Campus Natal-Central, conforme relatório de avaliação emitido em 2018 (relatório nº 201802087). Dentre as fragilidades apontadas no documento tem- se que, no contrato examinado à época (contrato 132/2015-PROAD/IFRN), ambas as espécies fiscalizatórias – técnica e administrativa –, embora de naturezas distintas, foram atribuídas a um único agente, o Coordenador de Manutenção e Serviços Gerais. A mesma ocorrência se sucedeu nos casos apreciados por esta Auditoria Interna.
Ante os aspectos acima relatados, restou inconteste o fato de que o Instituto incorreu em falhas no tocante à designação dos fiscais de contratos. Corrobora tal posicionamento a ausência de formalização tempestiva da escolha dos agentes incumbidos da fiscalização contratual, uma vez que tal ato não ocorreu no estágio de planejamento da contratação, em inobservância ao disposto na IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG. No caso do contrato nº 68/2019, ainda há o agravante da indicação do fiscal quando já decorrido um mês do início da vigência contratual. Ademais, ainda corrobora a opinião desta Auditoria Interna a ausência de segregação dos papéis de fiscais técnico e administrativo, o que vem de encontro às disposições da citada norma, que encoraja fortemente a escolha entre agentes diversos para o desempenho das citadas funções.
Cumpre enfatizar que as unidades sistêmicas – PROAD / DILIC – foram questionadas a respeito de sua atuação frente às unidades locais do Instituto, no tocante à definição de responsabilidades em matéria de planejamento das contratações. Pelo teor da manifestação proferida (despacho nº 27/2020 - PROAD/RE/IFRN) infere-se que a área sistêmica, possivelmente, apresenta uma atuação incipiente nesta seara, tanto em termos operacionais quanto no que concerne à orientação procedimental. Destarte, aponta- se a necessidade de que a Pró-Reitoria de Administração atue mais proativamente, em parceria com a Diretoria de Licitações, no intuito de aprimorar os controles internos e promover a conformidade legal das rotinas inerentes ao planejamento das contratações.
Para as unidades locais, faz-se oportuno recomendar que atuem no sentido de designar previamente os fiscais de contrato, assegurando-lhes o necessário engajamento em todas as etapas do planejamento da contratação, com amparo no item 4 do anexo III da IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG. Note que essa opção se reveste de caráter estratégico, tendo em vista a possibilidade de uso da expertise dos fiscais, pressupondo que esses últimos detenham conhecimento suficiente em matéria de fiscalização de contratos de terceirização, de sorte que, integrando-se aos trabalhos de planejamento, possam contribuir para o bom andamento das contratações firmadas pelo Instituto.
Por fim, é imperioso recomendar que se promova a atribuição de responsabilidades quanto ao desempenho das fiscalizações técnica e administrativa, observando-se o requisito de seleção de agentes diversos para as citadas funções nos contratos celebrados pelos campi do IFRN, o que pode contribuir sobremaneira para a eficiência do acompanhamento da execução dos serviços prestados.
Cabe à Direção-Geral dos campi Apodi e Mossoró:
Recomendação nº 01: Providenciar a designação formal dos fiscais de contrato de serviços ainda na fase de planejamento da contratação, assegurando-lhes o total e irrestrito engajamento em todas as etapas que envolvam a caracterização do objeto a ser contratado, com amparo no item 4 do anexo III da IN nº 05/2017
– SEGES/MPDG.
Cabe à PROAD:
Recomendação nº 02: Demandar a designação dos agentes responsáveis pela fiscalização contratual de natureza técnica e administrativa ainda na fase de planejamento da contratação, promovendo o devido acompanhamento das referidas designações junto aos campi.
5.1.1.1.5. CONSTATAÇÃO Nº 02: Inexistência de metodologia específica para a gestão de riscos nas contratações de serviços.
Mediante aplicação de solicitação de auditoria, as unidades de Apodi e Mossoró foram questionadas a respeito da metodologia utilizada na identificação dos riscos nas contratações de serviços, bem como sobre os critérios adotados para classificá-los quanto ao impacto e probabilidade de ocorrência. Ademais, questionou-se acerca da existência de fluxos, rotinas e tomadas de decisão sobre o gerenciamento de riscos nessas unidades do IFRN, como também de termos escritos relativos às discussões e deliberações havidas nesse sentido.
A seu turno, as unidades sistêmicas – PROAD e PRODES – foram interpeladas sobre a existência de metodologia de mapeamento e classificação de riscos para aplicação nos processos de contratação de bens e serviços, bem como acerca da existência de documentos que comprovem a implantação e operacionalização da Política de Gestão de Riscos (PGR), instituída a partir da Resolução nº 50/2017- CONSUP/IFRN. A partir da análise das manifestações e documentos enviados, esta Auditoria Interna constatou que o IFRN não dispõe de uma metodologia específica de gerenciamento de riscos nas contratações de serviço, tampouco de uma PGR que surta os efeitos mínimos desejáveis.
CAUSA: Ausência de orientação sistêmica acerca dos procedimentos e rotinas a serem aplicados no gerenciamento dos riscos relacionados às contratações de serviços, decorrente da inaplicabilidade prática da PGR, instituída por meio da Resolução nº 50/2017 – CONSUP/IFRN.
MANIFESTAÇÃO DAS UNIDADES EXAMINADAS:
Campus Apodi: a) A metodologia utilizada para identificar os riscos apontados no Mapa de Riscos foi observar processos licitatórios realizados em outras unidades, para servir de base, e adequar a realidade do nosso Campus. Com o advento dos processos eletrônicos, os campi e a Reitoria ganharam muito mais do que a economia de papel (o que por si só já uma grande vitória em favor da sustentabilidade ambiental), mas também permitiu-se a possibilidade de consultar licitações de outros campi do IFRN no SUAP além de pregões de outros órgãos (no Comprasnet). Como o serviço de limpeza é comum a praticamente todos os órgãos, boa parte dos riscos identificados poderiam ser aplicados a todos eles. Além disso, como o Mapa de Riscos foi construído com a participação de todos os membros da comissão, inclusive daqueles que atuam no setor objeto da contratação – COSGEM/AP, a experiência tácita dos servidores da COSGEM/AP também foi um fator determinante para a identificação dos principais riscos presentes nesse tipo de objeto contratado.
Quanto aos critérios utilizados para classificar os riscos quanto ao impacto ou probabilidade de
ocorrência, a Comissão de Planejamento da Licitação analisou cada risco individualmente e chegou ao parecer que consta no Mapa de Riscos. O principal critério utilizado para tal classificação foi a natureza do próprio risco. A título de exemplo tomemos o risco “Preços estimados incorretamente”. Entendemos que a probabilidade desse risco se concretizar era baixa (embora, caso se concretizasse, seu impacto seria alto) porque fizemos um levantamento da área real do Campus com auxílio da Engenharia e pesquisamos os preços dos materiais no Painel de Preços. Sendo assim, esse risco seria baixo porque adotamos todas as medidas cabíveis para nos assegurarmos que os preços que estimamos estavam de acordo com a realidade de mercado a época.
b) Não existem fluxos e rotinas sobre o gerenciamento de riscos de forma bem definida em nossa unidade, pelas dificuldades e razões apresentadas no item anterior a este. Contudo, à medida que vai se dando a execução contratual são feitas reuniões periódicas entre os fiscais do contrato e o Coordenador da COFINC/AP, no propósito de avaliar quais as melhores decisões a serem tomadas nas situações que surgem rotineiramente em cada contrato. Prova disso são os tempos atuais de pandemia por causa do Covid-19: o Coordenador da COFINC/AP enviou diversos e-mails aos fiscais contendo orientações gerais de como proceder com a fiscalização dos contratos, especialmente os de mão de obra residente em face dessa nova realidade, sempre primando no ateste/pagamento das notas fiscais somente do valor devido, tomando-se por base o Instrumento de Medição de Resultados – IMR, em respeito ao princípio da economicidade insculpido na Constituição Federal vigente. Todas as discussões e deliberações tem sido feitas, em tempos normais, de forma presencial; e em tempos de pandemia, via Microsoft Teams (remotamente).
Por fim, repise-se a importância da criação de um setor sistêmico de contratos dentro de PROAD, na Reitoria. Tal setor serviria para dar suporte aos campi na matéria de Contratos, bem como poderia pensar e padronizar os fluxos e rotinas sobre gerenciamento de riscos e demais questões contratuais.
Campus Mossoró: a) De forma sucinta, podemos dizer que o fazemos com fundamentos nos seguintes termos: a) com base nas obrigações/idoneidade que a contratada cumpriu até o momento da efetivação dos contrato; b) Na capacidade e efetividade das ações preventiva e de contingência dos diferente setores envolvidos com o contrato; c) credito na efetividades dos instrumentos para controle e acompanhamento das atividades inerentes ao contrato. Vale destacar que estamos ainda em fase de aprendizado/adaptabilidade frente as mudanças implementadas pela IN 05/2017.
b) Não.
PROAD: Não há uma metodologia de mapeamento e classificação de riscos para as contratações. O gerenciamento de riscos consiste na aplicação de princípios e processos para o estabelecimento do contexto, identificação e avaliação de riscos, planejamento, implementação e controle das respostas aos riscos. Ou seja, o mapeamento e a classificação são definidos considerando os impactos causados caso as hipóteses de riscos se concretizem, diante disso, são formuladas alternativas de resposta aos eventos.
PRODES: [...] esta Pró-Reitoria informa que a implantação e operacionalização da Política de Gestão de Riscos do IFRN deu-se através do Projeto Estratégico Metodologia de Gestão de Riscos, nos termos da Resolução nº 50/2017-CONSUP/IFRN, de 18 de agosto de 2018. Para acessá-lo, clique em: xxxxx://xxxx.xxxx.xxx.xx/xxxx_xxxxxxxxxxx/xxx/0/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/0/. De acordo com o referido projeto, no 1º semestre de 2020 dar-se-á a Avaliação da Maturidade em Gestão de Riscos no Instituto. Assim, note-se, as designações do Comitê de Gestão Estratégica (CGEST), do Comitê Gerencial (CGER) e do Núcleo de Gestão de Riscos (NGRIS), estão previstas para a 2ª etapa, no próximo semestre. Na Análise de Ambiente / Fixação dos Objetivos, quando atuarão juntamente com a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (Prodes), para tanto, a Prodes está capacitando seus servidores. Por fim, cabe destacar que, a Prodes, com equipe bem reduzida em vários períodos, compõe a Comissão para elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI (Portaria nº 772/2018 - RE, de 15 de maio de 2018), bem como da Comissão responsável pelos Comitês de Gerenciamento Estratégico (Portaria nº 1.016/2019 - RE, de 18 de julho de 2019), que teve como atribuições, além de implantar o PDI no IFRN, para citar, “construir os instrumentos para acompanhamento do PDI 2019-2026 (Farol de Desempenho, Painel de Desempenho, Plano de Atividades, Elaboração de Projetos Estratégicos, Gestão de Projetos Estratégicos, Mapeamento de Processos, Gestão de Riscos, dentre outros instrumentos)”.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:
Da análise das manifestações proferidas pelo Campus Apodi, observou-se que a unidade, por meio de diversos elementos argumentativos, empreendeu esforços no sentido de justificar o que fora indagado. Em sua resposta, ressaltou o fato de que a elaboração do Mapa de Riscos deu-se a partir da observância de processos de mesma natureza instruídos no âmbito de outras unidades do IFRN, contando com a colaboração da Coordenação de Serviços Gerais e Manutenção – COSGEM/AP.
Por sua vez, o Campus Mossoró listou alguns elementos observados no momento da contratação, os quais, por si só, não podem ser considerados como uma metodologia clara e objetiva de gestão de riscos, conforme fora indagado. A unidade alegou que, para elaboração do Mapa de Riscos, observou questões relacionadas à idoneidade da contratada, capacidade das equipes nas ações preventivas e de contingência, dentre outros elementos. Ressaltou também que está em fase de aprimoramento dessa demanda.
Quando questionada, a PROAD corroborou com o que fora mencionado pelas unidades e acrescentou que não existe nenhuma metodologia capaz de instruir as equipes dos campi no que se refere ao mapeamento e classificação dos riscos nas contratações. Ainda informou que o gerenciamento de riscos é feito com base na “aplicação de princípios e processos para estabelecimento do contexto”. Ademais, acrescentou que as alternativas de respostas aos eventos são formuladas com base nos impactos detectados.
Dessa forma, observou-se que, em ambos os casos examinados, a gestão de riscos nas contratações, materializada na construção dos Mapas de Riscos, não seguiu padrão previamente estabelecido, como também não foi baseada em uma metodologia clara e objetiva definida sistemicamente. Ou seja, não houve comprovação da adoção de uma metodologia de gerenciamento dos riscos envolvidos nas contratações de serviço, o que configura descumprimento dos ditames da IN nº 05/2017 - SEGES/MPDG por parte do IFRN, cuja vigência se deu após 120 dias da data de sua publicação (26/05/2017), ou seja, no mês de outubro de 2017.
Percebe-se, então, que já transcorreu um lapso temporal considerável desde a entrada em vigor do citado normativo, sem que a entidade tenha colocado em prática as regras por ele estatuídas. Cumpre ressaltar que não basta apenas instituir uma política formal de gestão de riscos, como de fato o fez o Instituto através da Resolução nº 50/2017 - CONSUP/IFRN, sendo necessário assegurar a aplicabilidade desta política por meio do estabelecimento de procedimentos de detecção, avaliação e tratamento desses riscos nos processos de trabalho institucionais, dentre os quais encontram-se as rotinas inerentes às contratações de bens e serviços.
Assim, sem dispor de uma metodologia sistemicamente estabelecida, os agentes públicos responsáveis pelas contratações nas unidades descentralizadas estabeleceram uma forma de desenho do mapa de risco (peça essencial no gerenciamento do risco), cuja elaboração não segue parâmetros estabelecidos a nível sistêmico. Na verdade, os mapas de riscos presentes nos processos licitatórios auditados, quais sejam: pregões nº 02/2018 (fls. 111 a 120) e 03/2019 (fls. 184 e 185), dizem pouco sobre riscos. Vejamos alguns pontos observados:
a. Inicialmente os riscos estabelecidos foram listados de forma genérica e sem embasamento metodológico (não ficou claro qual o parâmetro adotado na identificação do risco);
b. Não houve qualquer tipo de demonstração do tratamento dos riscos imputados aos contratos;
c. Não houve a confrontação das variáveis de probabilidade e impacto para determinar quais riscos deveriam receber tratamento prioritário;
d. Em alguns casos, os riscos imputados não se compatibilizam com a fase processual com a qual foi relacionada;
e. Houve casos em que as soluções preventivas e/ou de contingência não são compatíveis com o risco apontado.
Destarte, diante dos elementos apresentados na análise, restou claro que inexistiu gestão de risco nas presentes contratações, sendo que os documentos apresentados como instrumentos tendentes a gerir os riscos tratam-se de elementos meramente formais, até mesmo figurativos, que não retratam a realidade dos riscos incidentes nas contratações. Tal argumento torna-se evidente pela observância do conteúdo do Mapa de Riscos, que se mostra genérico e com soluções pouco plausíveis. Além disso, não houve atualização paulatina do referido instrumento no transcurso do processo de contratação, conforme estabelece a I.N. nº 05/2017 – SEGES/MPDG (art. 26, §1º), como será evidenciado mais adiante.
Quando indagados sobre a existência de fluxos e rotinas capazes de embasar a tomada de decisões no que concerne à gestão de riscos, o Campus Apodi apontou a inexistência de tais elementos, bem como que as decisões são tomadas em conjunto pelos profissionais que atuam no acompanhamento da execução contratual. Pela resposta, percebe-se que não há rotinas formalizadas na unidade e que o auditado ressalta a importância de existir um setor sistêmico (na Reitoria) responsável pela gestão dos contratos. Situação similar foi encontrada no Campus Mossoró, onde não foram detectados fluxos e rotinas de gerenciamento de riscos nos contratos administrativos avaliados no curso da auditoria, tampouco mecanismos de formalização das discussões e deliberações havidas visando ao adequado tratamento dos riscos contratuais. A resposta negativa do setor confirma o que fora inicialmente percebido.
Em ambas as unidades observou-se que, por inexistir uma metodologia sistêmica de gestão de riscos, também não devem existir fluxos e rotinas em nível local que embasem a tomada de decisões no tocante à identificação e ao tratamento dos riscos nas contratações. Tal situação contribui para o enfraquecimento dos controles internos relativos à matéria contratual, além de denotar a inobservância aos ditames da normatização vigente, com especial destaque para os artigos 25 a 27 da IN nº 05/2017 - SEGES/MPDG, que preveem expressamente a necessidade de implantação da PGR no cotidiano dos órgãos e entidades públicos federais, além das diretrizes dispostas no artigo 14 da IN Conjunta nº 01/2016- MP/CGU.
Por outro lado, o fato de, comprovadamente, inexistir uma metodologia para o gerenciamento dos riscos é nítida consequência da ausência de uma PGR implantada no IFRN, embora esta tenha sido institucionalizada a partir da Resolução nº 50/2017-CONSUP/IFRN, de 18/08/2017. A norma apresenta no seu artigo 2º elementos conceituais, a respeito dos quais cumpre citar os seguintes:
V – Risco: Possibilidade de ocorrência de um evento que tenha impacto no atingimento dos objetivos da organização; [...]
VIII – Gestão de Riscos: arquitetura (princípios, objetivos, estrutura, competências e processos) necessária para se gerenciar riscos eficazmente; [...]
IX – Gerenciamento de risco: Processo para identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações e fornecer segurança razoável ao alcance dos objetivos organizacionais.
Além dos termos conceituais, a Resolução ocupa-se de estabelecer parâmetros para a implantação da PGR. No art. 6º, estabelece que a operacionalização da gestão de riscos deverá ser descrita pela metodologia de gestão de riscos, e cita as etapas mínimas que devem estar presentes na sua composição. Ainda, segundo a Resolução, “a metodologia da Gestão de Xxxxxx deverá contemplar critérios predefinidos de avaliação, de forma a permitir a comparabilidade entre os riscos.” Além disso, a norma estabelece competências para os agentes responsáveis por cada um dos comitês por ela previstos.
Em seu artigo 7º é prevista a forma de estruturação da gestão de riscos no IFRN, que é composta pelo Comitê de Gestão Estratégica (GGEST), pelo Comitê Gerencial (CGER) e pelo Núcleo de Gestão de Riscos (NGRIS). Conforme dispõe o art. 8º, inciso VI, a competência para aprovar a metodologia de gestão de riscos e suas atualizações é do Comitê de Gestão Estratégica. A referida aprovação deveria ter ocorrido até 18/08/2018, ou seja, a norma concedeu um prazo de 01 (um) ano para a tomada de providências a respeito da matéria, contudo, em consulta aos documentos institucionais não foram encontrados elementos probantes capazes de atestar a existência da referida metodologia, fato que fora corroborado com as respostas das unidades auditadas.
Percebe-se que o Instituto não agiu proativamente no sentido de providenciar a efetiva implantação da PGR, deixando de cumprir os normativos dos órgãos superiores. Dessa forma, a Resolução nº 50/2017- CONSUP/IFRN não parece ter surtido o efeito prático desejado, de modo que a Instituição segue com uma PGR formalizada, porém não implementada. Ao ser indagada pela Auditoria Interna a respeito, a Pró- Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (PRODES), esclareceu que se encontra em andamento um projeto estratégico que visa à implantação de uma metodologia própria de gerenciamento de riscos no Instituto, cujo período de execução previsto é de janeiro de 2020 a dezembro de 2026.
O setor enviou um link que direciona para uma sessão específica do SUAP que alberga as informações sobre o referido projeto e o seu documento-base. Foi possível observar que o IFRN definiu diretrizes gerais para a implantação de uma metodologia de gestão de riscos, designou responsabilidades, definiu prazos e estimou recursos a serem empregados na consecução da atividade. Convém ressaltar que o documento intitulado Metodologia de Gestão de Riscos, de autoria da PRODES, é dividido em resumo, justificativa, objetivo geral, escopo do projeto, plano de aplicação e cronograma. Contudo, o documento é frágil, uma vez que não citou nenhuma metodologia e não estabeleceu parâmetro a ser seguido quanto ao gerenciamento de riscos.
Ainda sobre o teor do documento, as etapas iniciais do cronograma de atividades descrito na peça (avaliação da maturidade em gestão de Xxxxxx e levantamento das boas práticas de governança), as quais deveriam ter sido iniciadas no primeiro semestre de 2020, não tiveram a sua execução comprovada pela unidade sistêmica, tampouco foram apresentadas justificativas para a eventual inexecução das medidas correlatas. O setor alegou que está capacitando servidores para conduzir os trabalhos de implantação da metodologia de gestão de riscos, apesar de não ter enviado comprovação das capacitações realizadas. Isso posto, é oportuno apontar a necessidade de revisar o cronograma de atividades a fim de colocá-lo em
prática, tendo em vista que não é possível afirmar que a Instituição tem se esforçado suficientemente para concretizar a sua PGR, em conformidade com o projeto formulado para esse fim e com os normativos vigentes.
Assim sendo, apesar de a PGR institucional estabelecer todos os elementos necessários à sua implantação, delimitando competências e prevendo a criação de instâncias próprias para a realização deste mister, ficou claro que a Instituição ainda não cumpriu o que fora normatizado. Observa-se ainda que a resolução instituidora da Política surtiu um efeito mínimo, revestindo-se de caráter meramente formalístico. Em razão disso, resulta preocupante o retardo nas atividades de registro das boas práticas de governança e de avaliação da maturidade em gestão de riscos, bem como a possível ausência de ações de capacitação direcionadas aos servidores que atuarão como facilitadores junto aos campi, visando concretizar a gestão de riscos.
Isso posto, diante do que foi analisado e dando cumprimento ao estabelecido pelo Tribunal de Contas da União, segundo o qual “o papel fundamental da auditoria interna na gestão de riscos é fornecer asseguração aos órgãos de governança e à Alta Administração de que os processos de gestão de riscos operam de maneira eficaz e os maiores riscos do negócio são gerenciados adequadamente em todos os níveis da organização" (TCU, 2018, p. 57), a Auditoria Interna analisou os elementos relativos à gestão de riscos nas contratações e a partir das investigações inferiu que o IFRN não dispõe de uma PGR que surta os efeitos mínimos desejáveis.
Detectaram-se somente iniciativas formais e minimamente instrumentalizadas, diante das quais pouco efeito pode ser esperado. Pelo exposto, em vista da insubsistência dos elementos probatórios carreados aos autos processuais, urge recomendar a elaboração de novo plano de trabalho com o fito de efetivar os dispositivos enumerados na PGR do Instituto, no qual conste todos os elementos necessários à implantação da Política em questão.
Destaca-se, por oportuno, que o TCU dispõe de vasto material sobre gestão de riscos (acessível em: xxxxx://xxxxxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx-xx-xxxxxx-xx-xxxxxx.xxx) que pode ser utilizado, dada a vacância de procedimento padrão a respeito em âmbito institucional. A utilização, ainda que de forma temporária e paliativa, dos referidos materiais, sem prejuízo da aplicação de outros instrumentos orientativos, poderão contribuir para a superação de falhas como as descritas ao longo desta sessão. Sugere-se, ademais, a observância do Referencial Básico de Gestão de Riscos , do Tribunal de Contas da União, enquanto não sobrevier metodologia própria de gerenciamento de riscos.
Cabe à PRODES:
Recomendação: Apresentar novo plano operacional com estratégias de implantação da Política de Gestão de Riscos, no qual deverá conter, ao menos, os procedimentos/atividades correlacionadas, o cronograma de implementação e os agentes/setores atuantes em cada fase do processo.
5.1.1.1.6. CONSTATAÇÃO Nº 03: Ausência de atualização paulatina do mapa de riscos e inconsistências em seu conteúdo.
As unidades de Apodi e Mossoró, responsáveis pelos processos licitatórios referentes aos pregões 03/2019 e 02/2018, respectivamente, foram indagadas em relação aos mapas de riscos apresentados nos autos processuais. Os referidos documentos contemplaram todas as fases da contratação de uma só vez e não foram submetidos à atualização paulatina, conforme preconiza a IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG. Por outro lado, alguns riscos apontados como próprios da fase de planejamento não se referem ao momento, mas a outros estágios do processo de contratação, especificamente à gestão/acompanhamento da execução do objeto, provocando inconsistências nas ações de registro e controle dos riscos incidentes na contratação.
CAUSA: Ausência de entendimento, por parte das equipes de planejamento da contratação, acerca da adequada formalização do Mapa de Riscos, bem como no que concerne à necessidade de atualização constante e paulatina das informações aí dispostas.
MANIFESTAÇÃO DAS UNIDADES EXAMINADAS:
Campus Apodi: Tendo em vista a necessidade urgente para realização desse pregão, a equipe que trabalhou na formatação do mesmo, teve muitas dificuldades, haja vista a recente entrada em vigor da IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG, que trouxe muitas alterações e novidades para os processos de contratações e serviços, a equipe procurou fazer o melhor e dentro da legalidade, mas, infelizmente, por falta de um conhecimento maior, cometeu algumas falhas, e uma delas foi na elaboração do mapa de risco que foi
elaborado de uma só vez.
[...] Quanto aos critérios utilizados para classificar os riscos quanto ao impacto ou probabilidade de ocorrência, a Comissão de Planejamento da Licitação analisou cada risco individualmente e chegou ao parecer que consta no Mapa de Riscos. O principal critério utilizado para tal classificação foi a natureza do próprio risco. [...]
Campus Mossoró: A exemplo da resposta anterior, informamos que o mapa de riscos elaborado na época, apresentou algumas divergências, sendo necessário uma nova revisão pela Coordenação de Contratos e pela Fiscalização do Contrato.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:
No processo licitatório do pregão nº 03/2019 (Campus Apodi), consta um mapa de risco (fls. 184 e 185) no qual são listados 11 (onze) possíveis eventos relativos às fases de planejamento da contratação, seleção do fornecedor e gestão do contrato. Nos autos processuais do pregão eletrônico nº 02/2018, (Campus Mossoró), há um mapa de riscos (fls. 111-120) em que são listados 16 (dezesseis) possíveis eventos de risco, distribuídos em todas as fases da contratação. A partir da análise dos referidos documentos foi possível observar alguns pontos relevantes, que serão analisados a seguir.
No caso do Campus Apodi, presume-se que a equipe supôs a ocorrência de alguns riscos e os distribuiu por cada um dos estágios da contratação, sendo 04 para o planejamento, 02 para a seleção do fornecedor e 05 para a gestão do contrato, apesar de que um dos riscos da fase de planejamento cabe à fase de execução
– Risco 04.
O mesmo ocorreu no Campus Mossoró, sendo que no planejamento da contratação foram apontados 03 riscos; na seleção de fornecedores, 07 riscos; e na fase de gestão do contrato, 07 riscos. Contudo, alguns eventos críticos apontados pela unidade como próprios da fase de planejamento, não se referem ao momento, mas a outros estágios do processo de contratação, mais especificamente à gestão/acompanhamento da execução do objeto, sendo esse o caso do disposto nas fls. 111-112 (riscos 01 e 02). Ademais, as ações de contingência ou de prevenção aos riscos não se adequaram ao estágio cujos respectivos riscos foram correlacionados. Tal fato ocorreu em praticamente todos os eventos apontados como incidentes sobre o planejamento da contratação (fls. 111-113).
Observou-se que em ambas as unidades não foi possível detectar quais foram os critérios utilizados para a escolha daqueles riscos, em detrimento à opção por outros. Outrossim, também não foi possível observar a ocorrência da atualização paulatina dos Mapas de Riscos no desenrolar das fases da contratação, bem como não foram apresentadas evidências suficientes de que os riscos identificados receberam o tratamento saneador (IN nº 05/2017, art. 25, III-IV).
Com relação a esse último aspecto, a exceção ficou por conta da fase de gestão contratual. Quanto a essa fase, pelo menos um dos riscos a ela associados parece estar recebendo o tratamento adequado, aquele que diz respeito ao descumprimento das obrigações sociais e trabalhistas por parte da contratada, que requer a operacionalização da Conta Depósito – Vinculada como uma das formas de tratamento, algo que foi prontamente comprovado pelas unidades.
Em relação aos critérios de classificação dos riscos, o Campus Apodi afirmou que o “critério utilizado para tal classificação foi a natureza do próprio risco”. Entretanto, não ficou claro qual, dentre os riscos apontados pela unidade, receberá por parte da equipe gestora tratamento prioritário, com vistas a reduzir a incerteza de sua ocorrência ou a mitigar os seus efeitos, caso ocorra.
Em ambas as unidades, o critério utilizado reveste-se de tal subjetividade que um possível resultado advindo das soluções propostas se torna improvável. Na elaboração do Mapa de Riscos, as equipes de planejamento da contratação estabeleceram uma gradação (baixa, média e alta) para os itens "probabilidade" e "impacto", porém não evidenciaram a relação entre ambos (probabilidade x impacto). Tal relacionamento resultaria em uma classificação objetiva dos riscos apontados, dado que, consoante estabelece a Referencial Básico de Gestão de Risco , do TCU (acessível em: xxxxx://xxxxxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx-xx-xxxxxx-xx-xxxxxx.xxx),
o nível do risco é expresso pela combinação da probabilidade de ocorrência do evento e das consequências resultantes no caso de materialização do evento, ou seja, do impacto sobre o atingimento dos objetivos.
Tendo em vista a falta de critério para a escolha dos elementos apontados no Mapa de Riscos, como também a ausência da classificação dos riscos imputados aos contratos, o referido instrumento apresenta sérios problemas, carecendo de aplicabilidade prática, uma vez que parece revestir-se apenas de caráter
formalístico. É importante salientar que, posteriormente ao início da ação de auditoria, o Campus Apodi instruiu processo com o propósito de promover a atualização do Mapa de Risco presente no processo de contratação objeto de análise, dando continuidade aos mesmos procedimentos apresentados no âmbito do certame licitatório.
Em razão do que fora observado nos processos de contratação de serviços implementados nos campi Apodi e Mossoró, dada a inocorrência de atualização paulatina do Mapa de Riscos e as inconsistências detectadas em seu conteúdo, é recomendável que as unidades passem a utilizar os instrumentais e subsídios orientativos sobre gestão de riscos elaborados pelo Tribunal de Contas da União, enquanto não sobrevier metodologia própria de avaliação de riscos a nível institucional.
Cabe à Direção-Geral dos campi Apodi e Mossoró:
Recomendação nº 01: No âmbito dos contratos de prestação de serviço, elaborar Mapa de Riscos que acoberte todas as fases da contratação pretendida, utilizando-se, preferencialmente, os critérios adotados pelo TCU em sede do Referencial Básico de Gestão de Riscos , enquanto não sobrevier metodologia institucional própria para esse fim.
Cabe à PROAD:
Recomendação nº 02: Promover estudo de viabilidade da operacionalização do Mapa de Riscos junto ao Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP), com vistas a implantar ferramenta informatizada de registro, análise e avaliação dos riscos incidentes nas contratações de serviço, de modo a favorecer o controle tempestivo e adequado desses eventos críticos.
5.1.1.1.7. CONSTATAÇÃO Nº 04: Inaplicabilidade do Instrumento de Medição de Resultados (IMR).
Após questionamentos à unidade de Mossoró, verificou-se a inaplicabilidade do Instrumento de Medição de Resultados (IMR) no âmbito do contrato nº 68/2019. Buscando esclarecimentos acerca da questão, indagou-se à PROAD/DILIC acerca da existência de rotinas formalmente estabelecidas no tocante à medição do desempenho da execução contratual, que contemplasse orientações quanto ao uso do IMR, constatando-se a atuação incipiente da unidade sistêmica a esse respeito.
CAUSA: Ausência de rotinas e procedimentos formalizados a nível sistêmico no âmbito do IFRN, que possibilitem a mensuração do desempenho da execução dos contratos administrativos.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE EXAMINADA:
Campus Mossoró: Até o momento não faço uso do mesmo, tendo em vista que esperava-se um documento padrão para todos os contratos para esse tipo de serviço. Logo fazemos uso de outros instrumentos como: cobrança e acompanhamento da entrega de materiais, juste na qualidade dos mesmo, tendo vista a compatibilidade com o serviço a ser realizado, a qualidade dos serviços prestados pelos colaboradores em tempo hábil com as necessidades institucionais. Vale destacar se faz necessário que se realize de forma conjunta com a Administração, Gestor de Contratos e fiscal e contratada a estruturação e formalização deste documentos, para que não restem dúvidas quanto as penalidades e percentuais a serem aplicados. Afirmo que não tenho segurança quantos aos percentuais a serem aplicados proposto no modelo constante no Anexo V-B, da IN 05/2017, considerando que os mesmo encontram-se especificados dentro de margens (“X até 1-100% do valor da OS”). Logo se faz necessário uma maior clareza de como devemos de fato aplicar tais percentuais, dado a especificidade de cada serviço. Há que se deixar claro que é uma ferramenta de controle e transparência de grande valia, desde que devidamente estruturada e acordada no conjunto da partes envolvidas, e que diante da perspectiva da renovação do contrato 68/2019, ele será aplicado em conjunto os demais elementos já existentes. Vale destacar que o mesmo não deve ser um documento só para consta como formalidade, mas que deve ser efetivo no controle da qualidade dos serviços e aplicações de penalidades.
Reitoria: Não há rotinas internas formalmente estabelecidas para uso do Instrumento de Medição de Resultados (IMR). Como as contratações no IFRN são realizadas de forma descentralizada, os campi são orientados, dependendo do modelo de gestão do contrato, a adotar o IMR de acordo com os parâmetros estabelecidos na IN SEGES/MP nº 05/2017 e suas alterações posteriores, segundo o qual a remuneração a ser paga à contratada deve estar vinculada a indicadores, metas, resultados ou ao atendimento de níveis de serviço, permitindo mensurar a qualidade e eficiência dos serviços contatados, admitindo-se o pagamento por hora trabalhada ou por posto de serviço.
Na oportunidade, acentuamos que a PROAD recomenda aos campi a adoção de governança baseada no
referencial básico disponibilizado pelo TCU e nas normativas do MPDG, especialmente as Instruções Normativas 1/2016, 05/2017 e 1/2018. Ademais, indicou uma Comissão para elaboração do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos do IFRN (Processo 23421.001250.2020-63) no intuito de padronizar os procedimentos, sem prejuízo da observância aos preceitos legais correlatos ao assunto.
Por fim, ressaltamos que a PROAD defende a criação de um setor sistêmico que contemple a gestão de licitações, compras e contratos, com objetivo de uniformizar e organizar o gerenciamento e a execução de todas as fases dos certames licitatórios, de modo a possibilitar a maximização dos resultados institucionais e o uso racional dos recursos públicos.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:
Em oportuna manifestação, o Campus Mossoró afirmou categoricamente não fazer uso do Instrumento de Medição de Resultados, alegando que tal conduta se justificava em razão da espera por um documento padrão, formulado sistemicamente e que abarque todos os procedimentos e rotinas pertinentes a essa específica demanda no âmbito dos contratos de serviços. Elucidou, todavia, que se utiliza de outros instrumentos, como o de cobrança e acompanhamento de materiais.
Esta Auditoria Interna reconhece as dificuldades apontadas pela unidade examinada no tocante ao uso do IMR, contudo chama a atenção para a necessidade de que se estabeleçam mecanismos formais de aferição da qualidade dos serviços prestados ao Instituto, haja vista o dever de observância aos normativos que disciplinam a matéria.
A esse respeito, cabe ressaltar que o Anexo I da I.N. nº 05/2017-SEGES/MPDG rege que o IMR é o mecanismo que define, em bases compreensíveis, tangíveis, objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento. A referida norma também preconiza o seguinte:
Art. 47. A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:
I - os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada; [...]
Convém ainda asseverar que o próprio Termo de Referência que balizou o Pregão nº 02/2018, procedimento licitatório que resultou no contrato nº 68/2019, aponta textualmente a necessidade de adoção de instrumentos dessa natureza, quando dispõe nos seguintes termos:
8.11.7 - A fiscalização técnica dos contratos avaliará constantemente a execução do objeto e utilizará o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), se adotado, ou outro instrumento substituto para aferição da qualidade da prestação dos serviços, devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos.
Esta Auditoria Interna questionou a PROAD acerca da existência de rotinas internas formalmente estabelecidas no tocante à medição do desempenho na execução contratual, que contemple orientações quanto ao uso do IMR. Em resposta, o órgão sistêmico declarou que não há rotina interna para atender a essa finalidade. Informou, ainda, que foi constituída, através do processo nº 23421.001250.2020-63, comissão para elaboração de um manual de gestão e fiscalização de contratos, no intuito de padronizar os procedimentos e sistematizar as rotinas de acompanhamento da execução contratual.
É pertinente ressaltar que no processo de contratação, o IMR foi apontado como instrumento saneador em quatro possíveis riscos envolvidos no ajuste, como ação de contingência; ainda assim não está sendo elaborado pela unidade. O uso do referido instrumento, reitera-se, é preconizado no termo de referência (fl. 1089), que descreve de forma simplificada a metodologia a ser utilizada em sua elaboração, porém sem discriminar os percentuais a serem aplicados no dimensionamento do impacto de falhas incorridas na execução contratual sobre os pagamentos devidos à contratada, inviabilizando o uso da referida ferramenta.
Nesse aspecto, fica claro que a equipe de planejamento não observou o que fora estabelecido na I.N. nº 05/2017 (Anexo V-B), quando da elaboração do instrumento editalício. A referida norma ainda estabelece que o IMR, ou seu eventual substituto, quando utilizado, deve ser operacionalizado, preferencialmente, por meio de ferramentas informatizadas para verificação dos resultados, quanto à qualidade e quantidade, obtidos na execução dos contratos.
Isso posto, torna-se imperiosa a adoção de ferramentas de certificação do desempenho contratual. Resta
ainda imprescindível a definição de rotinas e a padronização de procedimentos para assegurar a efetiva aferição da qualidade nos serviços contratados pelo Instituto, como parte de um esforço de direcionamento sistêmico e de melhoria dos controles relacionados ao gerenciamento e fiscalização dos contratos, visando sobretudo a eficiência administrativa.
Cabe à Direção-Geral do Campus Mossoró:
Recomendação nº 01: Implementar medidas de controle do desempenho da execução dos contratos de serviço, condicionando a realização dos pagamentos contratuais a serem efetuados pelo Instituto aos resultados alcançados pela prestadora dos serviços, conforme previsto na IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG.
Cabe à PROAD:
Recomendação nº 02: Estabelecer rotinas e procedimentos-padrão visando mensurar o desempenho na execução dos serviços contratados pelo IFRN, preconizando, como suporte à consecução deste fim, o uso preferencial do Instrumento de Medição de Resultados, conforme modelo disposto no Anexo V-B da IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG.
6. CONCLUSÃO
O objetivo da ação de auditoria cujos resultados são divulgados neste documento consistiu em avaliar os controles internos adotados nas contratações de serviços, à luz da Instrução Normativa nº 05/2017 – SEGES/MPDG, de 25/05/2017. Buscando atender ao propósito geral que norteou a realização do exame, foram estabelecidos alguns objetivos específicos, os quais se encontram elencados na Introdução deste relatório. Com base nos resultados alcançados na auditagem e com o fito de responder a tais objetivos, apresentam-se abaixo algumas considerações, a título de conclusão.
No que diz respeito ao Mapa de Riscos, a despeito da presença desse documento nos processos de contratação, verificou-se que a forma de elaboração do instrumento contribui para que o mapa se configure como elemento meramente formalístico e inapto para o acompanhamento e controle dos riscos incidentes nos contratos de serviço. Destarte, resulta importante rever o modo de operacionalizar esse instrumento, com vistas a torná-lo apto a contribuir efetivamente para a melhoria do desempenho da execução contratual.
No que se refere ao tratamento dos riscos, não foi apresentada evidência suficiente que aponte a existência de uma rotina sistemática de prevenção e tratamento de eventos críticos que geram impacto negativo no processo de contratação. A exceção ficou por conta da operacionalização da Xxxxx Xxxxxxxx – Vinculada, em resposta a eventual situação de descumprimento, por parte das contratadas, das obrigações sociais e trabalhistas que lhes são impostas pela legislação, algo que foi prontamente comprovado pelas unidades examinadas.
Ademais, em se tratando dos aspectos formalísticos relacionados aos processos de contratação examinados, observou-se a ausência de tempestividade na designação dos fiscais de contrato. Em ambos os procedimentos licitatórios auditados tais agentes não foram designados na fase de planejamento, conforme preconiza a IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG, com o agravante referente à nomeação dos fiscais quando já em andamento a execução do contrato, fato ocorrido em uma das unidades. Detectou-se ainda, no caso do contrato nº 68/2019, decorrente do pregão nº 02/2018, a ausência de procedimento de medição de desempenho da execução contratual, refletida na inaplicabilidade do IMR, ou de ferramenta congênere, contrariando, além das disposições normativas, as regras previstas no instrumento editalício.
Questionada a respeito da existência de rotinas internas formalmente estabelecidas no tocante à medição do desempenho na execução contratual, que contemple orientações quanto ao uso do IMR, a PROAD declarou não existir rotina interna para atender a essa finalidade. Isso posto, é imperioso que se adotem medidas de aferição do desempenho dos contratos de serviço celebrados no Instituto, e que isso se dê por meio de um direcionamento único, a nível sistêmico, com vistas à promoção da eficiência no gerenciamento e fiscalização dos contratos.
Por fim, cumpre ainda enfatizar a necessidade de efetivação da PGR institucional, estabelecida pela Resolução nº 50/2017-CONSUP/IFRN, que carece ainda de uma metodologia própria de aplicação, o que acaba por impactar o andamento dos processos de trabalho, dentre os quais o relativo às contratações de serviço, que, conforme se depreende a partir das evidências coletadas, não contam ainda com medidas efetivas de identificação e tratamento de riscos. A despeito da existência de um plano de implantação da PGR, os resultados dos exames apontaram o descumprimento do cronograma de atividades do plano,
Quadro Sinótico das Recomendações
Serviço Público Federal - Ministério da Educação – IFRN – Auditoria Interna
Ação PAINT/2019: Contratações de serviços com base em riscos (item 02)
Período de Execução: 16/03 a 10/07/2020
Unidade Auditada: PROAD / PRODES / DILIC / DIADs
Equipe Executora: Auditoria Interna – Núcleo Seridó
CONSTATAÇÃO | DESCRIÇÃO DA RECOMENDAÇÃO | DESTINATÁRIOS |
Falhas no tocante à designação dos fiscais de contratos de prestação de serviços. | Providenciar a designação formal dos fiscais de contrato de serviços ainda na fase de planejamento da contratação, assegurando-lhes o total e irrestrito engajamento em todas as etapas que envolvam a caracterização do objeto a ser contratado, com amparo no item 4 do anexo III da IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG. | Direção-Geral dos campi Apodi e Mossoró |
Demandar a designação dos agentes responsáveis pela fiscalização contratual de natureza técnica e administrativa ainda na fase de planejamento da contratação, promovendo o devido acompanhamento das referidas designações junto aos campi. | Pró-Reitoria de Administração | |
Inexistência de metodologia específica para a gestão de riscos nas contratações de serviços. | Apresentar novo plano operacional com estratégias de implantação da Política de Gestão de Riscos, no qual deverá conter, ao menos, os procedimentos/atividades correlacionadas, o cronograma de implementação e os agentes/setores atuantes em cada fase do processo. | Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional |
Ausência de atualização paulatina do mapa de riscos e inconsistências em seu conteúdo. | No âmbito dos contratos de prestação de serviço, elaborar Mapa de Riscos que acoberte todas as fases da contratação pretendida, utilizando-se, preferencialmente, os critérios adotados pelo TCU em sede do Referencial Básico de Gestão de Riscos, enquanto não sobrevier metodologia institucional própria para esse fim. | Direção-Geral dos campi Apodi e Mossoró |
CONSTATAÇÃO | DESCRIÇÃO DA RECOMENDAÇÃO | DESTINATÁRIOS |
Ausência de atualização paulatina do mapa de riscos e inconsistências em seu conteúdo. | Promover estudo de viabilidade da operacionalização do Mapa de Riscos junto ao Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP), com vistas a implantar ferramenta informatizada de registro, análise e avaliação dos riscos incidentes nas contratações de serviço, de modo a favorecer o controle tempestivo e adequado desses eventos críticos. | Pró-Reitoria de Administração |
Inaplicabilidade do Instrumento de Medição de Resultados (IMR). | Implementar medidas de controle do desempenho da execução dos contratos de serviço, condicionando a realização dos pagamentos contratuais a serem efetuados pelo Instituto aos resultados alcançados pela prestadora dos serviços, conforme previsto na IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG. | Direção-Geral do Campus Mossoró |
Estabelecer rotinas e procedimentos-padrão visando mensurar o desempenho na execução dos serviços contratados pelo IFRN, preconizando, como suporte à consecução deste fim, o uso preferencial do Instrumento de Medição de Resultados, conforme modelo disposto no Anexo V-B da IN nº 05/2017 – SEGES/MPDG. | Pró-Reitoria de Administração |