Contract

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INCORPORAÇÃO E DISľRAľO DA OSP

5.1 Princípios

5.1.1

Definições técnicas e documentos de referência

Realizar distrato (ou encerrar o convênio) é o ato de rescindir a Carta Acordo (LOA) e finalizar a relação contratual entre a OSP e o ChildFund Brasil. Nesse caso, como a OSP é uma pessoa jurídica independente, sua continuidade precisará se apoiar financeira e tecnicamente em outras parcerias e fontes de recursos diferentes do apadrinhamento.

Já uma incorporação (ou incorporação de convênio) requer que uma das OSPs envolvidas incorpore a operação de programas e apadrinhamento das demais, e se torne a única titular da parceria junto ao ChildFund Brasil. Consequentemente, as OSPs incorporadas precisam encerrar a Carta Acordo (LOA) com o ChildFund Brasil através de um processo de distrato e, posteriormente, precisam também firmar um Termo de Cooperação com a OSP incorporadora.

5.1.2

Independente do cenário, tanto o distrato como a incorporação são medidas pontuais que refletem os objetivos estratégicos e programáticos de um planejamento maior a longo prazo.

Prazos, calendários e emergências

Baixe a biblioteca com exemplos de Planos de Transição de Incorporação e Distrato.

Uma vez que os processos de incorporação e distrato estão previstos há no mínimo 3 anos na estratégia de país (CSP), é importante que sua operacionalização seja deflagrada com o máximo de antecedência junto às OSPs envolvidas. Essa antecedência de aproximadamente um ou dois anos assegura não só o cumprimento do Calendário Global e das autorizações determinadas pelo ChildFund Internacional, como também a construção do Plano de Transição daquelas OSPs inseridas nestes contextos de mudança e ruptura.

Apesar de todas essas etapas, existem casos emergenciais de incorporação e distrato que precisam ser operacionalizados rapidamente para evitar (ou remediar) quaisquer violações à Carta Acordo (LOA). Um exemplo seria quando determinada OSP é alvo de denúncias graves que se confirmam por meio de evidências, e se recusa a observar as determinações do contrato com o ChildFund Brasil. Nesse caso, um processo de incorporação ou distrato emergencial (sem a devida antecedência mínima de um ou dois anos) poderá ser a única solução.

Vale destacar que o caráter emergencial destes processos não desobriga o EP do cumprimento de todas as autorizações e etapas conforme o SOP e este manual. Elas podem, sim, ser agilizadas e priorizadas dentro do Calendário Global do ChildFund, mas jamais ignoradas ou descumpridas.

5.2 Processos

Nome 5.2.1 Realizar incorporação entre duas ou mais OSPs
Objetivo	Reduzir custos administrativos e unir esforços programáticos
	EP	OSP
	• a Comunica a incorporação às diretorias das OSPs (incorporada e incorporadora), famílias participantes e públicos de interesse.	• b Incorporadora e incorporada realizam os processos pré-incorporação de programas e apadrinhamento junto às famílias participantes.
Resumo do processo	OSP OSP	EP CONCLUSÃO
	• c Incorporadora e • d Incorporadora e incorporada incorporada assinam realizam os Termo de Cooperação processos para articular as administrativos, equipes, veículos, jurídicos e mobiliarios e espaços financeiros necessários à relativos à realização das incorporação atividades.	• e Realiza os • f Padrinhos são procedimentos de comunicados e incorporação recebem o novo dentro dos CRMs PDF da OSP (re-associação incorporadora. dos perfis das Arquivos das crianças e crianças são atualização do enviados para a PDF da OSP sede da OSP incorporadora) incorporadora.
Indicador	N/A
Materiais	Merger Template Ofício para OSP Termo de Distrato Termo de Cooperação
Sistema	Dynamics (Apadrinhamento Brasileiro) Salesforce (Apadrinhamento Internacional)
Ambientes	N/A
Erros que podem acontecer	• Após incorporação, a OSP incorporadora encontra dificuldades para localizar as crianças da OSP incorporada devido à falta de informações de endereço nos arquivos.
Comentários de Auditoria	A OSP incorporada deve disponibilizar todas as pastas das crianças para a OSP incorporadora. Os arquivos devem estar completos com as informações de endereço que possibilitem localizar a criança, e com todos os termos (LGPD e Uso de Imagem) devidamente assinados.

Diferente do distrato que requer a aprovação do Diretor Regional e do Diretor de Supporter Experience do ChildFund, o processo de incorporação demanda apenas a aprovação do Diretor de País e a articulação operacional com o Country Office Specialist da área de Sponsorship Services.

a.

EP comunica a incorporação às diretorias das OSPs, famílias participantes e públicos de interesse

Uma incorporação é um empreendimento planejado e comunicado às OSPs envolvidas com antecedência mínima de 90 dias. Como toda incorporação resulta no encerramento de convênio com uma das OSPs, é fundamental que as organizações e diretorias tenham tempo para assimilar a notícia e para lidar com as diversas implicações que ela impõe ao seu futuro.

b. e c.

OSP incorporadora e incorporada realizam processos pré-incorporação

Concomitante às tarefas de comunicação com as OSPs, famílias participantes e públicos de interesse, cumprem-se também os procedimentos administrativos, financeiros e jurídicos pré-incorporação que visam não só observar as leis do país e as políticas internas do ChildFund, como também assegurar um orçamento extraordinário para o custeio de todas essas obrigações e responsabilidades.

APADRINHAMENTO

			Ação		Koc"mc⭲tação
				Boas Píáticas		Kc/Paía
				- Retomar os relatórios do CVS para identificar os casos de ausência temporária (se já retornaram) e de não- participação (se já foram reengajados).
12	3 meses	Assessor de Apadrinhamento e OSPs Comitê de Incorporação	Emitir listagens das crianças (apadrinhamento brasileiro e internacional)de todas as comunidades incluindo o novo território.	- Realizar atualizações (RAM) e desligamentos (RFL) conforme critérios de elegibilidade. - Conferir se todas estão com suas pastas atualizadas, contendo M2 endereço (com especial atenção à comunidade) e termos LGPD e de Uso de Imagem assinados.	Listagens de crianças Presence Follow Up do CVS	EN/OSP
				- Disponibilizar os dados levantados pelas ferramentas de monitoramento de participação.
13	1 mês		Identificar pendências de Pedidos Especiais, Cartas e CPR.	- A idéia é evitar que a OSP incorporadora herde atrasos e problemas da OSP incorporada.	Relatórios de Nada Consta	OSP/EN

	1 mês	Assessor de Apadrinhamento e OSPs Comitê de Incorporação OSP incorporada	Pagar todos os DFCs pendentes e devolver para o ChildFund Brasil aqueles que não puderam ser pagos, listando os respectivos MCSs/ocorrências.	- Durante a aplicação do item 12, é importante identificar se existem presentes para as crianças que serão desligadas por ausência, não-participação e não-cumprimento dos critérios de elegibilidade.	Comprovante de Depósito Comprovante de saldo bancário zerado	OSP/EN
15	1 mês	Assessor de Apadrinhamento e OSP incorporadora Analista de Comunicação & Marketing	Atualizar PDF da OSP incorporadora considerando o novo território e a ampliação das prioridades de programa.	- O Roteiro de PDF bem como as orientações para atualização do PDF da OSP se encontram na página 119 desse manual.	PDF Narrativa da OSP	OSP/EN EN/EI

d.

OSP incorporadora e incorporada assinam Termo de Cooperação

O Termo de Cooperação é um documento que detalha os recursos que cada OSP precisará ceder para a realização das atividades de programas e apadrinhamento. Móveis, veículos, espaços e colaboradores são alguns exemplos dos recursos que precisam ser articulados entre as partes para que a operação na sede e nas comunidades continue fluindo dentro dos padrões e frequência planejados.

e. e f. EP realiza a incorporação dentro dos CRMS, padrinhos são comunicados e processos finais

Para realizar a incorporação dentro dos CRMs, basta alterar a hierarquia existente e “filiar” a OSP incorporada à OSP incorporadora. Dessa forma, as crianças permanecem inscritas, porém associadas à nova OSP que manteve o convênio com o ChildFund Brasil. No apadrinhamento internacional, essa tarefa é gerenciada pelo Country Office Specialist do EI e não requer uma comunicação aos padrinhos (uma vez que as crianças permanecem inscritas na mesma comunidade). Já no apadrinhamento Brasileiro, a incorporação dentro do CRM é gerenciada pelo Coordenador de Relacionamento com o Doador e envolve um Comunicado de Incorporação aos padrinhos da OSP incorporada.

			Ação		Documentação
				Boas Práticas		De/Para
18	Dia D	Country Office Specialist Coordenador de Apadrinhamento	Realizar a incorporação dentro do Dynamics e Salesforce alterando a hierarquia da OSP incorporada para debaixo da OSP incorporadora.	- Após realização dos procedimentos dentro dos CRMs, é importante emitir uma listagem de crianças para garantir que todas se encontram debaixo da OSP incorporadora.	E-mail de formalização para EI	EN/EI

19	Dia D	OSP incorporada	Enviar todos os arquivos de crianças (pastas, HDs etc.) para a sede da OSP incorporadora	- As Unidades Cooperadoras podem digitalizar ou fotocopiar as fichas de cadastro/M2 das crianças antes de enviarem as pastas com todos os documentos originais para a OSP incorporadora.	Arquivos das crianças	OSP/OSP
20	Dia D	Coordenador de Relacionamento com o Doador	Comunicar padrinhos do apadrinhamento brasileiro.	- Inserir o PDF atualizado da OSP incorporadora nessa comunicação.	Comunicação de Incorporação	EN/Padrinho

O processo de incorporação se encerra quando:

→ todas as crianças se encontram “filiadas” à OSP incorporadora dentro dos CRMs

→ a Carta Acordo da OSP incorporada se encontra rescindida ou vencida sem renovação

→ todos os arquivos originais das crianças da OSP incorporada se encontram na sede da OSP incorporadora

→ todos os padrinhos receberam o comunicado sobre a incorporação conforme necessidade

Nome 5.2.2 Realizar distrato da OSP

Objetivo

Encerrar a parceria de forma planejada ou emergencial

EP EI EP EP / EI

• a Envia requerimento de distrato e disaffiliation template para Diretor Regional e de Supporter Experience.

• b Aprova distrato e acorda todas as datas e prazos conforme Disaffiliation Calendar.

• c Comunica datas e prazos do distrato para a OSP.

• d Altera o status da OSP para Hold All Activity para evitar o ganho de novos padrinhos e substituições. Crianças sem padrinho são desligadas.

Resumo do processo

EP

OSP EP

CONCLUSÃO

• e Envia para o Country Specialist o disaffiliation template revisado.

• f realiza os processos administrativos, jurídicos e financeiros relativos ao distrato.

• g Realiza os procedimentos de distrato dentro dos CRMs (desligamentos individuais com motivo ChildFund Leaving Village)

• h OSP envia para EP o Termo de Distrato Assinado e os arquivos físicos das crianças. Padrinhos são comunicados sobre o distrato.

Indicador Materiais

N/A

Disaffiliation Template Ofício para OSP Termo de Distrato

Sistema

Dynamics (Apadrinhamento Brasileiro) Salesforce (Apadrinhamento Internacional)

Ambientes

N/A

Erros que podem acontecer

• Destruir os Termos de Uso de Imagem e de LGPD e continuar usando as informações e imagens das crianças sem o devido respaldo jurídico.

• Não resolver pendências relacionadas a cartas em aberto e DFCs não entregues.

Comentários de Auditoria

Os arquivos das crianças devem ser mantidos pelo EP por 3 anos após o distrato da OSP. Se forem descartados após este período, os Termos de Uso de Imagem e LGPD serão destruídos e, consequentemente, o ChildFund Brasil não poderá mais usar as informações e imagens dessas crianças.

a. e b.

EP envia requerimento de distrato e EI aprova datas e prazos

Em razão das festividades de final de ano, e das demandas de envio e resposta de cartões e presentes, o ChildFund Internacional não processa distratos entre os meses de Novembro a Fevereiro.

Como um distrato gera implicações importantes para o apadrinhamento, seu processo requer a aprovação do Diretor Regional e do Diretor de Supporter Experience do EI. Esses diretores analisam as informações do Disaffiliation Template enviado pelo EP e, posteriormente, incluem o referido distrato no Calendário Global (Disaffiliation Calendar) do ChildFund Internacional com o máximo de antecedência possível (pelo menos 1 ano da data pretendida para o distrato).

No Disaffiliation Template, o EP deve detalhar as razões que fundamentam a decisão para o distrato, bem como o impacto e as principais conquistas de programas que a OSP promoveu ao longo dos anos.

			Ação		Documentação
				Boas Práticas		De/Para
1	1 ano	Gerente de Programas	Preencher e traduzir o Disaffiliation Template a ser enviado para o Diretor Regional e Diretor de Supporter Experience do EI.	- A área de Programas Sociais e o Coordenador de M&E poderão contribuir com indicadores, imagens, depoimentos etc., com o objetivo de conferir profundidade e riqueza ao documento.	Disaffiliation Template	EN/EI

c. e d.

EP comunica datas e prazos do distrato para a OSP e altera seu status para 7

Hold All Activity

Após receber o Disaffiliation Template, o EI esclarece quaisquer dúvidas junto ao EP e delibera as datas conforme o Calendário Global permite. Mediante essa confirmação, o EP está respaldado para comunicar a OSP sobre o distrato e planejar com sua equipe um cronograma de encerramento de convênio. Deste momento em diante, o status da OSP (página 122) passa a ser Hold All Activity, e todas as crianças sem padrinho são desligadas.

			Ação		Documentação
				Boas Práticas		De/Para
2	1 ano	Gerente de Programas Assessor de Apadrinhamento	Comunicar à OSP sobre o distrato	- A comunicação à OSP só deve acontecer após aprovação da data de distrato pelo EI. Este respaldo evita especulações e permite que a OSP se programe com base numa realidade concreta.	Ata de Reunião	EN
3	1 ano	Coordenador de Apadrinhamento	Solicitar ao Country Office Specialist a alteração de status da OSP para Hold All Activity.	- Verificar se não existem Pedidos Especiais em aberto solicitando substituições.	E-mail de solicitação	EN/EI
4	1 ano	Área de Apadrinhamento e Relacionamento com o Doador	Desligar todas as crianças não apadrinhadas da OSP dentro dos CRMs.	- Após desligamentos, gerar uma listagem de crianças para assegurar que todas inscritas são apenas as apadrinhadas	Listagem de crianças	EN

e. e f.

EP envia Disaffiliation Template revisado para EI e OSP realiza os processos pré-distrato

A 6 meses da data oficial do distrato, o EP deve revisar o Disaffiliation Template (acrescentar ou retificar informações) e encaminhar para apreciação do Country Office Support Specialist do EI. Quando faltam 3 meses para o encerramento do convênio o checklist pré-distrato é deflagrado e uma série de ações e entregas precisam ser cumpridas por parte da OSP e do EP.

			Ação		Documentação
				Boas Práticas		De/Para
5	6 meses	Coordenador de Apadrinhamento	Revisar Disaffiliation Template e encaminhar para Country Office Support Specialist.	- Enfatizar os “sucessos” de programas e o impacto gerado pela OSP nas comunidades.	Disaffiliation Template	EN/EI
6	3 meses	Oficial de Asseguramento	Enviar Ofício para a OSP incorporada comunicando o encerramento do convênio.	- Este ofício também pode ser enviado por e-mail partindo do endereço do Diretor de País.	Termo de Distrato	EN/OSP
7	1 mês	Coordenador de Apadrinhamento	Enviar para Country Office Support Specialist uma sugestão de parágrafo para ser usado na comunicação aos padrinhos.	- Enfatizar os “sucessos” de programas e o impacto gerado pela OSP nas comunidades.	Departure Details Paragraph	EN/EI
8	1 mês	OSP	Pagar todos os DFCs pendentes e devolver para o ChildFund Brasil aqueles que não puderam ser pagos detalhando os respectivos MCSs/ocorrências	- Priorizar pagamentos em espécie ou via transferência bancária para evitar trânsito de cheques às vésperas do encerramento das contas bancárias.	Comprovante de Depósito Comprovante de saldo bancário zerado	OSP/EN
9	1 mês	OSP	Responder todas as pendências de cartas e Pedidos Especiais das crianças.	- Se a época de distrato coincidir com o envio do CRP, avaliar junto ao EI e IA se vale ou não a pena enviar esta comunicação final aos padrinhos.	Listagem de cartas pendentes	OSP/EN
10	1 mês	OSP	Realizar pagamentos e encerrar contratos com fornecedores (contabilidade, internet, telefone etc.).	- Programar os pagamentos dentro do próprio mês para zerar o saldo em conta.	N/A	N/A
11	1 mês	OSP	Devolver saldos residuais (subsídio e DFCs) para a conta do ChildFund Brasil e encerrar contas bancárias relacionadas ao convênio com o ChildFund Brasil.	- Cuidar para não encerrar a conta antes da compensação dos cheques ainda em trânsito. De preferência, realizar os pagamentos finais à vista ou através de transferências bancárias e evitar a emissão de cheques.	Extrato bancário com saldo zerado Comprovante de depósito	OSP/EN

g. e h.

EP realiza os procedimentos de distrato nos CRMs e OSP envia arquivos das crianças para o EN

O desligamento das crianças apadrinhadas e o encerramento da OSP dentro dos CRMs são os dois procedimentos que concretizam o distrato já oficializado juridicamente. No apadrinhamento internacional, esses passos finais devem ser articulados com o Country Office Support Specialist, e, no apadrinhamento brasileiro, todos os procedimentos podem ser realizados internamente pelo Coordenador de Relacionamento com o Doador.

Como as crianças são desligadas individualmente dentro dos CRMs, o Comunicado de Distrato aos padrinhos é gerado automaticamente (como aconteceria num desligamento comum), não sendo necessário realizar uma rotina paralela para este fim. É importante que a equipe de atendimento ao padrinho esteja preparada para fornecer informações adicionais aos doadores e para esclarecer quaisquer dúvidas extras que eles possam ter a respeito do processo de distrato da OSP.

			Ação		Documentação
				Boas Práticas		De/Para
12	Dia D	Área de Apadrinhamento Área de Relacionamento com o Doador	Realizar os desligamentos dentro do Dynamics e do Salesforce (desligamentos individuais com mensagem ChildFund Leaving Village)	- Após realização dos procedimentos dentro dos CRMs, é importante emitir uma listagem de crianças para garantir que todas se encontram desligadas, e que o status da OSP é closed.	E-mail de formalização para EI	EN/EI
13	Dia D	OSP	Enviar todos os arquivos de crianças (pastas, HDs etc.) para a sede do EP, com as caixas devidamente identificadas pelo tipo de documento/listagem que comportam.	- O EP deve separar todos os Termos de Uso de Imagem e LGPD das crianças, digitalizar e salvar na rede para respaldo jurídico futuro.	Arquivos das crianças	OSP/EN
14	Dia D	Coordenador de Relacionamento com o Doador	Comunicar padrinhos	- Inserir foto e narrativa de outras crianças que o padrinho possa escolher para continuar o apadrinhamento. - Sugerir substituição por crianças de uma OSP pré-determinada.	Comunicação de Distrato	EN/Padrinho

O processo de distrato se encerra quando:

→ todas as crianças apadrinhadas se encontram desligadas dentro dos CRMs

→ a Carta Acordo da OSP se encontra rescindida ou vencida sem renovação

→ todos os arquivos originais das crianças da OSP se encontram na sede do Childfund Brasil

FIM DA SESSÃO

RECURSOS DE APRENDIZAGEM

EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO

GOOGLE FORMS

ESTUDO DE CASO

PODSCATS DA BIBLIOTECA

→ todos os padrinhos receberam o comunicado sobre o distrato