TERMO DE ADESÃO AO PROGRAMA DE PREPARAÇÃO DE GESTORES FLORESTAIS E DE CONSENTIMENTO PARA TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

TERMO DE ADESÃO AO PROGRAMA DE PREPARAÇÃO DE GESTORES FLORESTAIS E DE CONSENTIMENTO PARA TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

«Nome», portador(a) do RG n. «RG» e inscrito(a) no CPF sob n. «CPF», residente e domiciliado(a) na Rua XXXXXXXXXX, XXXXXX, CEP XXXXXXXX, em «Cidade» – «Estado», oficializa perante o IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ/MF sob n. 54.396.700/0001-76, portadora da Inscrição Estadual n. 535.027.753.110, com sede na Xxx Xxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx, 0000, xxxxxx Xxxxx Xxxxxx, xx Xxxxxxxxxx - XX, XXX 00.000-000, a adesão ao Programa de Preparação de Gestores Florestais - PPGF 2025, conforme as condições a seguir estabelecidas:

DAS CONDIÇÕES GERAIS DO PROGRAMA:

1 - O programa é coordenado e oferecido gratuitamente pelo IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS, com o objetivo de ampliar e equalizar o conhecimento em questões florestais; aprofundar conceitos administrativos e financeiros para melhor entender o negócio florestal; desenvolver competências e habilidades para trabalhar com equipes e capacitar os engenheiros recém-formados, para terem melhor desempenho profissional inicial.

1.1 - Constituem pressupostos para a inscrição e participação no programa que o(a) candidato(a) não tenha nenhum vínculo profissional, bem como não esteja submetido(a) a nenhum processo seletivo durante a vigência do programa.

1.2 - Caso o(a) participante ingresse em processo seletivo ou constitua vínculo profissional durante a vigência do programa, independentemente da modalidade do vínculo jurídico, fica obrigado(a) a informar imediatamente ao IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS e desligar-se automaticamente do programa, sem que haja qualquer responsabilidade, ônus ou obrigação de ressarcimento de qualquer espécie por parte do Instituto.

1.3 - Caso haja omissão de informação pelo(a) participante, mas o IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS tome conhecimento de alguma das situações previstas no item 1.2, haverá o imediato desligamento, sem que haja qualquer responsabilidade, ônus ou obrigação de ressarcimento de qualquer espécie por parte do Instituto.

2 - O IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS não assegura, confere ou

garante ao(à) participante a empregabilidade após a conclusão do programa de capacitação.

3 - As atividades de capacitação serão ministradas gratuitamente para o(a) participante, mediante aulas teóricas e participativas, e visitas técnicas nas operações florestais, no período compreendido entre 15/01/2025 à 19/02/2025, de maneira presencial ou em sistema eletrônico/virtual, conforme decisão e deliberação exclusiva do IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS.

3.1 - O IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS reserva o direito de estabelecer unilateralmente e segundo seu exclusivo critério, sem que haja qualquer ônus ou penalidade, a alteração de datas, horários e/ou palestrantes, formato (presencial ou eletrônico/virtual), a alteração da plataforma eletrônica, ou, ainda, o cancelamento de eventuais atividades.

3.2 - O IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS responderá, apenas e somente em relação às visitas técnicas nas operações florestais, com os custos de transporte de alimentação dos participantes.

4 - O IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS fornecerá certificado de participação somente aos participantes que obtiverem frequência mínima equivalente a 95% (noventa e cinco por cento) da carga horária prevista, salvo participação em atividades ligadas a “Colação de Grau” devidamente comprovadas. Os participantes com frequência inferior ao percentual estabelecido, qualquer que seja a causa, serão automaticamente desligados do

programa de capacitação, sem que haja qualquer ônus, penalidade ou responsabilização do IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS.

5 - As aulas e atividades serão desenvolvidas considerando-se os seguintes quadros de horários:

● Manhã: 8h às 12h;

● Almoço: 12h às 14h;

● Tarde: 14h às 18h.

5.1 - Durante o mês de janeiro poderão ocorrer encontros, mediante sistema eletrônico/virtual, com previsão de 1h30m de duração, preferencialmente em horários noturnos.

6 - O IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS reserva o direito de estabelecer unilateralmente e segundo seu exclusivo critério, sem que haja qualquer ônus ou penalidade, a alteração da carga horária e/ou alteração do quadro de horário.

7 - O IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS não se responsabiliza por nenhuma circunstância ou consequência relacionada a quaisquer eventos ou atividades desenvolvidas pelo(a) participante, que sejam alheias ao programa de capacitação.

DAS RESPONSABILIDADES DO(A) PARTICIPANTE:

1 - Compete ao(à) participante:

a) frequentar e realizar as atividades previstas;

b) assumir os respectivos custos pessoais com estadia e alimentação;

c) assumir os custos de deslocamentos de sua cidade de origem e/ou moradia até o município de Piracicaba.

d) assumir os respectivos custos e responsabilidades pela obtenção e/ou disponibilização de equipamentos eletrônicos e/ou acessórios necessários, aptos ao desenvolvimento das atividades/eventos;

e) assumir os respectivos custos e responsabilidades para a implementação dos acessos na plataforma eletrônica/virtual estabelecida pelo IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS;

f) assumir a exclusiva responsabilidade pela regular conexão e permanência na plataforma eletrônica/virtual durante todas as atividades/eventos; e,

g) observar e respeitar o Código de Conduta do IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS, que é parte integrante do presente termo como ANEXO I.

2 - Fica assegurado ao(à) participante, por sua conta e risco, a prerrogativa de abandonar a qualquer momento o programa de capacitação, sem que haja responsabilidade de qualquer natureza para o IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS.

3 - Cada participante deverá fazer 1 (uma) apresentação no final do curso, referente a um projeto ou tema escolhido, conforme orientação da equipe do PPGF. Além disso, deverá participar de um trabalho em grupo denominado "desafio", consistente na idealização de estratégias no sentido de estabelecer uma solução para algum cenário relacionado ao setor florestal, com a apresentação da conclusão desta atividade no evento de encerramento do PPGF.

4 - O participante será responsável pelos respectivos custos de transporte, entre outros, qualquer que seja a natureza, em eventuais atividades alheias ao programa de capacitação.

DO CONSENTIMENTO PARA O TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS E INFORMAÇÕES:

1 - O(A) participante autoriza o IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS a obter, processar e armazenar seus dados e informações pessoais, para que possa implementar o processo seletivo do programa, bem como para o estabelecimento de análise de perfil pessoal.

1.1 - Os dados pessoais coletados dos(das) candidatos(as) e/ou participantes serão os seguintes:

1. nome completo;

2. data de nascimento;

3. endereço residencial;

4. número de telefone e contato WhatsApp;

5. endereço de e-mail pessoal;

6. documentos de identificação como RG, CPF e CNH;

7. currículo;

8. certificado de conclusão de curso ou declaração de matrícula;

9. teste de perfil comportamento e teste de personalidade;

10. sexo;

11. Local de nascimento.

2 - Os dados e informações dos candidatos não selecionados, dos participantes excluídos e dos participantes que tenham abandonado o programa durante a sua vigência serão descartados pelo IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS no prazo de até 180 (cento e oitenta) dias contados:

a) da data da finalização do processo seletivo, em relação aos candidatos não selecionados;

b) da data da exclusão, em relação aos participantes excluídos do programa; e,

c) da data do abandono, em relação aos participantes que tenham abandonado o programa.

3 - O(A) participante selecionado(a) e que tenha concluído o programa, autoriza que o IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS mantenha em seu banco de dados os seus dados e informações pessoais, pelo período de até 18 (dezoito) meses após a conclusão do programa, para fins de repasse nos termos do item 4.

4 - O(A) participante selecionado(a) e que tenha concluído o programa, autoriza o repasse de seus dados e informações pessoais às empresas do setor florestal patrocinadoras, fomentadoras e/ou participantes do Programa de Preparação de Gestores Florestais - PPGF 2024, para que utilizem em seus bancos de dados e informações profissionais, para fins de recrutamento e/ou seleção, pelo período de até 18 (dezoito) meses após o aludido repasse.

4.1 - O IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS fica desde já autorizado a compartilhar os dados pessoais do(a) participante com sua área interna de gestão de pessoas, com os setores de recrutamento e seleção, com as redes sociais de negócios e com empresas terceiras que fornecem licença de software para armazenamento e gestão de dados.

5 - O IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS fica autorizado a compartilhar os dados e informações pessoais às autoridades públicas competentes que as solicitem, nacionais ou estrangeiras, nos termos da legislação aplicável.

6 - O(A) participante autoriza o IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS a utilizar gratuitamente e por tempo indeterminado, em caráter definitivo e irrevogável, o seu retrato ou qualquer outra forma de representação de sua imagem plástica, bem como seu nome e seus depoimentos, em todo e qualquer material de apresentação e divulgação do próprio Instituto, fazendo uso de qualquer tipo de meio de transmissão de informações.

6.1 - A autorização prevista no item anterior não permite o uso do retrato, da representação da imagem plástica, do nome ou depoimentos dos participantes para fins ilícitos ou imorais, ou que impliquem objetivamente em resultados negativos à honra, ao respeito ou à reputação dos participantes.

DAS MEDIDAS DE PREVENÇÃO:

1 - Como condição para o ingresso nas dependências, o IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS, pode, à seu critério, solicitar o(a) participante que apresente resultado negativo para covid-19, mediante a realização de Teste Rápido de Antígeno (TR-Ag), ficando a exclusivo critério do IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS solicitar novos testes durante o transcorrer das atividades, cujos valores despendidos pelos(as) participantes com a realização dos testes solicitados serão reembolsados pelo IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS mediante a apresentação do resultado e da respectiva nota fiscal.

2 – Se solicitado e caso o(a) participante não apresente resultado negativo a inscrição será automaticamente cancelada, sem que haja qualquer responsabilidade, ônus ou obrigação de ressarcimento de qualquer espécie por parte do IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS.

3 - As solicitações de testes formuladas pelo IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS no curso das atividades devem ser realizadas pelo(a) participante em até 24 (vinte e quatro) horas contadas da solicitação, sob pena de desligamento do programa, sem que haja qualquer ônus, penalidade ou responsabilização do IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS.

4 - Se no curso das atividades o(a) participante apresentar resultado positivo para covid-19, em decorrência do afastamento serão consideradas as disposições previstas no item 4 do item “DAS CONDIÇÕES GERAIS DO PROGRAMA”.

Piracicaba, 12 de dezembro de 2024.

Participante: «Nome»

RG n. «RG»

CPF n. «CPF»

ANEXO I CÓDIGO DE CONDUTA

1. INTRODUÇÃO

O IPEF - INSTITUTO DE PESQUISAS E ESTUDOS FLORESTAIS, constituído na forma de associação sem finalidade econômica e que congrega pessoas jurídicas possuidoras de empreendimentos próprios e destinados à implantação e manutenção de plantações florestais, adota este Código de Conduta (“Código”), que tem por finalidade estabelecer as normas destinadas a orientar os padrões de comportamento de todos os membros da sua estrutura diretiva, bem como de suas associadas e de seus funcionários e colaboradores, além de fornecedores e representantes, sendo que a adesão integral a este Código de Conduta constitui condição indispensável para a admissão e permanência nos quadros do IPEF.

As dúvidas relacionadas a qualquer diretriz ou princípios estabelecidos neste Código poderão ser atendidas e esclarecidas junto ao Conselho de Ética do IPEF.

Definições:

Para os fins deste Código, os termos nele utilizados têm os seguintes significados:

• “Associado” inclui todos os membros do IPEF;

• “Terceiros” inclui todos os parceiros comerciais dos associados, tais como, exemplificativamente, fornecedores, representantes, consultores, agentes, prestadores de serviços e despachantes;

• “Agente Público” inclui quem exerce emprego, cargo ou função pública em qualquer agência ou órgão público, empresa pública ou controlada pelo governo, organização pública internacional, mesmo que temporariamente ou sem remuneração, parlamentares e seus funcionários, qualquer funcionário, autoridade ou empregado de um partido político e qualquer candidato a cargo público;

• “Familiares” inclui os membros da família até o segundo grau: pai, mãe, filho(a), irmão(ã), avô(ó), xxxx(a), tio(a) e sobrinho(a). Para os efeitos deste Código serão considerados também os familiares por afinidade, a saber: cônjuge, companheiro(a), genro, nora, sogro(a), padrasto, madrasta, enteado(a), cunhado(a) e namorado(a).

2. PRINCÍPIOS GERAIS

O presente Código de Conduta tem como pressupostos de atuação os seguintes princípios:

2.1. Missão - Contribuir para o desenvolvimento técnico‐científico, social e econômico do setor de base florestal, viabilizando a realização de pesquisas cooperativas entre empresas, através da integração com Universidades, Centros de Pesquisas e Sociedade.

2.2. Visão - Ser um instituto líder em pesquisa, desenvolvimento e inovação no setor de base florestal brasileiro e reconhecido internacionalmente.

2.3. Valores - Ciência, Credibilidade, Cooperação e Integração.

A rigorosa observância desses princípios, no exercício das suas atividades, assegura a credibilidade do IPEF perante os seus diversos públicos de relacionamento.

3. DIRETRIZES EM MATÉRIA DE RELACIONAMENTOS

3.1. NAS RELAÇÕES EM GERAL

Não será permitida qualquer discriminação entre pessoas com base na sua raça, religião, idade, orientação sexual, nacionalidade, convicção política, estado civil, condição física, bem como qualquer conduta que possa ser caracterizada como assédio, ofensa, intimidação ou humilhação.

3.2. NAS RELAÇÕES INTERNAS

a) O IPEF manterá relacionamento com suas associadas em conformidade com seu Estatuto Social, não sendo admitida qualquer discriminação entre as associadas por qualquer motivo ou natureza, sendo proibida qualquer atitude que constranja, inviabilize ou impeça o ingresso de interessados ao quadro associativo, em violação às regras objetivas previstas no Estatuto Social.

b) O relacionamento e conduta do IPEF com as associadas deve se basear na comunicação precisa, transparente, ética e isonômica, que lhes permitam acompanhar as atividades da associação.

c) As despesas de viagem e estadia podem ser custeadas pelo IPEF desde que direta e exclusivamente relacionadas à participação em assembleias da associação, seminários, congressos, treinamentos e eventos semelhantes, de natureza técnico-científica relacionadas ao seu objeto, bem como para prestação de assistência técnica, instalação e acompanhamento de projetos e atividades afins.

d) Os bens constitutivos da propriedade material e imaterial do IPEF serão utilizados única e exclusivamente para o atendimento de seu objeto social, sendo vedado o uso, no todo ou em parte, para fins diversos.

e) É assegurada a todas as associadas a livre e voluntária participação em todas as atividades do IPEF, sendo proibida a adoção de qualquer medida ilegal para obtenção de informações entre associadas e/ou entre associadas e o IPEF.

f) As eventuais despesas com aquisição de materiais e serviços, limitadas ao valor de 1 (um) salário mínimo nacional vigente na ocasião da sua realização, podem ser reembolsadas pelo IPEF desde que sejam reconhecidamente de seu efetivo interesse e utilidade, ressalvadas as hipóteses de reembolso devidamente estabelecidas em contratos ou demais documentos,

que obedecerão aos regimes previstos nos respectivos instrumentos. As despesas com aquisição de materiais e serviços em valores superiores a 1 (um) salário mínimo nacional somente serão reembolsadas desde que prévia e expressamente autorizadas pela Diretoria Executiva do IPEF, ressalvadas as hipóteses de reembolso devidamente estabelecidas em contratos ou demais documentos, que obedecerão aos regimes previstos nos respectivos instrumentos.

g) Os sistemas eletrônicos e recursos de informática estão à disposição dos empregados, diretos e indiretos, administradores, representantes, fornecedores ou prestadores de serviços para o bom desempenho de suas funções. Especificamente com relação ao uso da internet, seu acesso por meio dos recursos computacionais conectados à rede do IPEF destina-se exclusivamente para fins de interesse do instituto. O uso do correio eletrônico do IPEF destina-se exclusivamente para fins corporativos e relacionados às atividades do empregado (direto ou indireto), fornecedor, prestador de serviço, administrador ou representante designado pelo instituto e deverá ser utilizado de acordo com os procedimentos internos estabelecidos em documentos relacionados ao tema.

h) O IPEF não aceita, tanto internamente quanto em suas associadas e fornecedores, inclusive em subcontratados destes e parceiros de atividades, trabalho forçado, escravo ou em condição análoga, tampouco o uso de mão de obra infantil ou ainda qualquer forma de exploração sexual de crianças ou adolescentes. Se menores de idade entre 16 e 18 anos forem contratados na condição de aprendiz seguindo as leis vigentes no país, o IPEF assegura que o trabalho não impedirá os seus estudos.

3.3. NAS RELAÇÕES EXTERNAS

a) O IPEF estabelecerá e manterá relacionamento de absoluto respeito às comunidades nas quais exercer suas atividades.

b) Todas as operações contábeis e financeiras do IPEF serão devidamente registradas nos seus livros contábeis, conforme as exigências legais, e serão objeto de auditoria independente, no mínimo a cada 2 (dois) anos ou em período menor, quando aprovada pela diretoria ou em assembleia.

c) As informações contábeis e financeiras do IPEF serão disponibilizadas às associadas a qualquer tempo.

d) Nenhuma forma de pagamento ilícito ou qualquer vantagem indevida poderá ser oferecida ou recebida nas relações com Agentes Públicos.

Assim, os funcionários e colaboradores próprios e terceiros, bem como os fornecedores, prestadores de serviços, administradores e representantes do IPEF, não deverão, em hipótese alguma, prometer, oferecer, autorizar, induzir e/ou conceder ilicitamente vantagem ou qualquer coisa de valor para um Agente Público, associado, fornecedor, inclusive seus familiares, ou qualquer outra pessoa com o objetivo de influenciar decisões, ainda que favoráveis aos negócios do IPEF, ou que indevidamente visem qualquer forma de ganho ou vantagem pessoal, patrimonial ou extrapatrimonial, direta ou indireta.

Da mesma forma, nenhum empregado direto ou indireto do IPEF, seus terceiros, bem como administradores, fornecedores, prestadores de serviços e representantes do IPEF devem aceitar qualquer tipo de benefício ou vantagem indevidos que possam corromper, comprometer ou influenciar suas decisões relativas às atividades do IPEF. Todos os públicos abrangidos por este documento devem observar as leis, normas e procedimentos do IPEF relativos ao assunto “corrupção” na localidade em que atuam e devem zelar pela condução de suas atividades em conformidade com as regras vigentes, com a missão e com os valores do instituto, tomando suas decisões de maneira adequada e diligente, visando evitar-se a ocorrência ou mesmo a aparência de práticas antiéticas e imorais.

e) O relacionamento com quaisquer fornecedores ou prestadores de serviço deverá ser

conduzido de forma ética e respeitosa, sendo que a sua contratação deve ser baseada em critérios técnicos e transparentes, não sendo tolerada a aceitação de qualquer vantagem pessoal indevida por representantes do IPEF perante fornecedores ou prestadores de serviços, tais como propinas, gorjetas, viagens, ofertas de emprego a parentes, favores, entretenimentos e outros oferecidos direta ou indiretamente, exceto brindes institucionais, consistentes em materiais promocionais que apresentem o logotipo da empresa ou instituição.

e.1) Os presentes que configurem prática de cordialidade entre as partes e não caracterizem a obtenção de benefícios em quaisquer atividades podem ser ofertados ou aceitos pelos empregados diretos ou indiretos, administradores, fornecedores, prestadores de serviços e representantes do IPEF, sendo que em caso de dúvidas o Conselho de Ética do IPEF deve ser consultado.

e.2) O IPEF estabelece que os brindes e presentes, ofertados ou recebidos, devem ser restritos ao valor de R$ 100,00 (cem reais), sendo que em caso de dúvidas o Conselho de Ética do IPEF deve ser consultado.

e.3) Convites para eventos com despesas custeadas por clientes, fornecedores, órgãos governamentais e outras partes relacionadas somente podem ser aceitos quando atenderem aos legítimos propósitos do IPEF, quando existir a real oportunidade de desenvolvimento dos objetivos do instituto. Convites para entretenimentos de qualquer espécie ou ainda viagens que incluam programações de lazer diversas e/ou eventos que incluam o pagamento de despesas de acompanhantes não devem ser aceitos. Para a oferta ou o recebimento de presentes e convites é imprescindível uma análise rigorosa de cada situação, considerando-se questões como natureza da cortesia, valores envolvidos, contexto, leis locais aplicáveis e frequência.

e.4) É vedado o recebimento ou a oferta de presentes em dinheiro ou equivalentes, por qualquer motivo, a exemplo de compensações financeiras (descontos) em transações de caráter pessoal e similares. Os objetos recebidos a título de prêmio que representem distinção ou homenagem ao IPEF devem ser encaminhados à área de Comunicação Corporativa e mantidos na sede do instituto. Os empregados diretos e indiretos do IPEF, bem como seus administradores e representantes não podem aceitar, em seu nome ou no de seus familiares, presentes ou vantagens que levem ao seu comprometimento ou que não

estejam adequados às premissas expressas neste Código. Nesses casos, os presentes devem ser devolvidos ao remetente, informando-lhe qual é a conduta do IPEF com relação a essa prática.

f) O IPEF não aceita e nem apoia qualquer iniciativa relacionada a processos feitos para ocultar ou legitimar recursos financeiros ilícitos, tais como, exemplificativamente: caixa dois; formas incomuns ou padrões complexos de pagamento; transferências incomuns para/de países não relacionados à transação; sonegação fiscal; lavagem de dinheiro; e transações que envolvam locais anteriormente associados à “lavagem de dinheiro” ou à sonegação fiscal. Qualquer indício de ocorrências relacionadas aos temas acima ou outros correlacionados devem ser comunicados imediatamente para o gestor direto ou para os canais de Ouvidoria.

g) Quando em circunstâncias de suas atividades profissionais junto ao IPEF, ou mesmo em situações de sua vida privada nas quais a identificação do nome ou da marca do IPEF estejam evidenciadas, o empregado próprio ou terceiro, administrador, representante, fornecedor ou prestador de serviços deve ser criterioso com sua conduta, agindo com prudência e zelo, de maneira a não expor a risco o IPEF, sua marca, reputação e nem a própria carreira. Quer em ambiente interno ou externo, como a participação em treinamentos ou em eventos, ou mesmo em ambientes virtuais, como nas redes sociais, ou ainda em qualquer outra situação que permita a identificação do nome ou da marca do IPEF, a conduta de todos os públicos abrangidos por este Código deve ser coerente com as diretrizes descritas neste documento e com os valores do instituto, contribuindo, assim, para a construção e para o reconhecimento da boa imagem do IPEF. Com relação ao uso das mídias sociais, somente a área de Comunicação Corporativa pode falar ou postar fotos e vídeos em nome do IPEF na rede.

4. GESTÃO DAS INFORMAÇÕES

a) As informações confidenciais recebidas das associadas pelo IPEF, bem como aquelas recebidas do IPEF pelas associadas, definidas conforme expressa solicitação e mediante respectivo termo de confidencialidade, serão utilizadas especificamente para a finalidade ou projeto a que se destinam, sendo vedada a sua disseminação para terceiros ou demais associados, salvo mediante prévia autorização.

b) O IPEF e suas associadas devem assegurar e adotar as medidas necessárias para que apenas as pessoas diretamente envolvidas nos projetos de pesquisa a que se destinam as informações assumam a respectiva obrigação de confidencialidade. Os destinatários de informações confidenciais possuem responsabilidade ética e legal em resguardar as informações que estejam sob sua guarda, mesmo após o seu desligamento do IPEF ou das associadas.

c) É admitido, no âmbito do IPEF, o debate e discussão de informações de natureza ambiental, científicas, tecnológicas, de tendências econômicas e de políticas públicas relacionadas ao setor florestal, sendo vedada a troca, análise e discussões sobre informações concorrencialmente sensíveis e privilegiadas, em violação a qualquer norma ética ou jurídica, além de manter o dever de sigilo, que versem diretamente sobre o

desempenho das atividades-fim das empresas associadas, tais como, exemplificativamente, as seguintes situações relacionadas a aspectos comerciais ou operacionais destas:

I) custos; II) capacidade de produção atual ou futura e planos de expansão; III) estratégias de marketing; IV) precificação e condições atuais ou futuras de venda ou revenda de produtos, bem como concessão de descontos; V) preços e condições de aquisições em geral (produtos e matéria-prima); VI) margens de lucro; VII) metodologia de cálculos; VIII) clientes; IX) salários de funcionários; X) fornecedores e/ou termos e condições contratuais celebradas; XI) informações não públicas sobre marcas e patentes ; XII) planos de aquisições futuras; XIII) estratégias competitivas; XIV) reserva de território, de clientes ou de atividades concernentes à compra de partes, peças ou matéria-prima; XV) níveis de estoques e inventários; XVI) processos e métodos produtivos industriais; XVII) faturamento das empresas; e XVIII) quantidades vendidas ou produzidas.

d) Se, no intuito de viabilizar discussões de natureza ambiental, científicas, tecnológicas, de tendências econômicas e de políticas públicas relacionadas ao setor florestal houver a necessidade de divulgação de informações concorrenciais minimamente sensíveis, fica desde já estabelecido que será adotado pelo IPEF um mecanismo confidencial de coleta de eventuais informações sensíveis sob responsabilidade de uma empresa de auditoria externa e independente (black box). A identificação das empresas, associadas ou não, participantes e de seus dados deve ser mantida sob absoluto sigilo pela referida empresa, que deverá obrigar-se a observar a confidencialidade por meio de um Termo de Confidencialidade.

d.1) A empresa mencionada no item “d” elaborará relatório contendo as informações recebidas de cada empresa individualmente e as disponibilizará, desde que previamente autorizada, mediante agregação de dados (consolidação), anonimização para apresentação e defasagem de tempo, ou seja, somente serão disponibilizados dados históricos e não atuais, com defasagem mínima de 6 meses.

e) Tendo em vista o fato de empresas concorrentes entre si serem associadas ao IPEF, fica estabelecido que no início de cada reunião, assembleia e atividades do IPEF, realizadas ou não em sua sede, um membro do IPEF alertará a todos os participantes acerca dos temas que não podem ser objeto de discussão, ressaltado que a reunião, assembleia ou atividade será interrompida caso qualquer discussão enverede para referidos temas, bem como que tal fato será informado às autoridades de defesa da concorrência.

e.1) Fica assegurado ao participante, seja integrante do corpo diretivo do IPEF, representante de associada ou colaborador, a prerrogativa de abstenção da discussão, inclusive ausentando-se e fazendo constar em atas ou nos documentos respectivos a razão do exercício desta faculdade, caso a pretensão de abordagem do tema não seja prontamente interrompida.

e.2) Cada reunião deve ter uma agenda e pauta devem ser fechadas, distribuídas com antecedência, e sempre revistas pelo Departamento Juridico da Associação

f) As informações geradas no âmbito de programas de pesquisa em conjunto com outras associadas não se submetem à confidencialidade, de maneira que os resultados e estatísticas de pesquisas realizadas pelo IPEF deverão ser disponibilizados por meio de

seminários, simpósios, congressos e publicações científicas, organizados ou não pelo IPEF, ou, ainda, organizados conjuntamente entre o IPEF e outras instituições públicas ou particulares, ressalvado o disposto no item 4 “a”.

g) É admitido, no âmbito do IPEF, o uso de informações públicas disponíveis, como relatórios financeiros, comunicados ao mercado ou à imprensa, informações nos sítios eletrônicos das associadas ou concorrentes das associadas, não apresentado riscos aos referenciais comparativos, e que são fontes recomendadas, desde que não caracterizem ICS – Informações Concorrenciais Sensíveis.

h) Os Associados devem cumprir rigorosamente as leis concorrenciais brasileiras, especificamente, as disposições da Lei de Defesa da Concorrência (Lei nº 12.529/2011) e da Lei dos Crimes Contra a Ordem Econômica (Lei nº 8.137/1990).

5. CONFLITOS DE INTERESSE

5.1. As associadas, os diretores, os funcionários e os colaboradores do IPEF devem empregar os seus melhores esforços para evitar situações nas quais os seus interesses pessoais ou de seus respectivos cônjuges ou familiares conflitem com os interesses do IPEF.

5.2. Além de outras possíveis situações, é considerada situação conflitante com os interesses do IPEF o uso da condição, cargo ou função visando obter facilidades ou qualquer outra forma de vantagem ou favorecimento para si, membros da sua família, ou para terceiros, quer tal decisão venha a causar danos ou prejuízos ao IPEF ou não.

5.3. Sendo identificada uma situação onde se verifique a existência de um conflito de interesses próprios com os interesses do IPEF, o fato deverá ser comunicado imediatamente e formalmente ao Conselho de Ética, que deverá tomar as medidas necessárias visando salvaguardar os interesses do IPEF. Diante de uma situação de conflito de interesses, ainda que esta seja deflagrada ocasionalmente, o associado, colaborador, administrador, fornecedor, prestador de serviços ou representante do IPEF deve prontamente declarar-se conflitado e impedido de participar da discussão em curso ou mesmo votar na matéria na qual tiver conflito de interesses, devendo, inclusive, retirar-se de uma eventual reunião em que a discussão esteja ocorrendo, garantindo, assim, a adequada independência e transparência do processo.

6. APLICAÇÃO E EFETIVIDADE DAS REGRAS DO CÓDIGO DE CONDUTA

6.1. Os diretores e gestores do IPEF deverão transmitir a seus respectivos subordinados e às associadas as normas constantes deste Código de Conduta, de forma que o mesmo tenha ampla divulgação, bem como deverão zelar pela sua observância.

6.2. Dúvidas específicas a respeito de situações concretas sobre a aplicação ou interpretação das regras constantes deste Código deverão ser encaminhadas ao conhecimento do Conselho de Ética do IPEF e à Diretoria Executiva do IPEF.

6.3. Compete ao Conselho de Ética zelar pela aplicação e efetividade do Código de Conduta, nas seguintes condições:

a) avaliar e revisar continuamente as normas contidas no Código de Conduta;

b) deliberar sobre dúvidas de interpretações e submeter à Diretoria;

c) receber, analisar e promover as medidas procedimentais necessárias para apuração das denúncias de violação ao Código de Conduta.

6.4. O Conselho de Ética gozará de total independência no exercício de sua prerrogativa de zelar pelo cumprimento dos preceitos deste Código de Conduta.

6.5. Anualmente o Conselho de Ética reportará os trabalhos executados à Diretoria do IPEF.

6.6. Os casos de desvios de conduta serão encaminhados pela Ouvidoria ao Diretor Executivo do IPEF e aos membros titulares do Conselho de Ética, em até 7 (sete) dias úteis contados da data do recebimento da denúncia.

6.7. As denúncias de desvio de conduta deverão ser encaminhadas à Ouvidoria por meio dos seguintes canais de comunicação:

• E-mail: xxxxxxxxx-x@xxxx.xx;

• Intranet: preenchimento de formulário eletrônico, link Ouvidoria;

• Internet: preenchimento de formulário eletrônico no site xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx;

• Carta: Caixa Postal 530 - CEP 13.400-970 – Piracicaba - SP.

6.8. Em todos os canais de contato disponíveis o manifestante poderá se identificar, sendo que o sigilo e a confidencialidade deverão ser garantidos. Caso haja a solicitação de atendimento pessoal, deverá ser assegurado ao denunciante o oferecimento de informações em local reservado.

6.9. Para a constituição do Conselho de Ética o IPEF realizará, em assembleia, a escolha de conselheiros titulares e suplentes oriundos das associadas e do IPEF, com mandato de 4 (quatro) anos.

6.10. Não é permitida nem tolerada retaliação contra qualquer pessoa que relate de boa-fé uma preocupação sobre uma conduta ou suspeita de não conformidade com as orientações estabelecidas no presente Código de Conduta.

6.11. As funções da Ouvidoria serão exercidas por pessoa indicada pelo Conselho Deliberativo do IPEF, com mandato de 4 (quatro) anos.

7. PENALIDADES

7.1. Sem prejuízo da imediata cessação da conduta considerada indevida, a associada infratora ficará sujeita às sanções previstas no Estatuto, os dirigentes do IPEF ficarão sujeitos

às sanções de advertência, suspensão ou destituição, e os funcionários ou colaboradores do IPEF às sanções de advertência, suspensão ou dispensa motivada.

7.2. Os membros do Conselho de Ética aplicarão as sanções correspondentes ao caso concreto de acordo com os critérios de justiça e equidade, considerando:

a) a gravidade da infração;

b) a vantagem auferida ou pretendida pelo infrator;

c) a consumação ou não da infração;

d) o grau de lesão ou perigo de lesão ao IPEF, às associadas, aos colaboradores ou a terceiros;

e) os efeitos negativos produzidos no âmbito externo;

f) a presença de circunstâncias atenuantes, como a boa-fé do infrator, sua espontânea vontade de procurar imediatamente reparar ou minorar as consequências do ato lesivo que lhe for imputado e a primariedade;

g) a presença de circunstâncias atenuantes e agravantes, como a reincidência, o fato do infrator deixar de tomar as providências para cessá-lo, bem como ter agido com dolo, fraude ou má-fé.

7.3. As condições para a constituição e o funcionamento do Conselho de Ética serão definidas em regulamento próprio que será considerado parte integrante deste Código de Conduta.

7.4. As condutas e infrações que não se enquadrem no presente Código de Conduta, mas que se configurem como violação estatutária serão apuradas conforme o procedimento estabelecido no Estatuto Social, pelos respectivos órgãos competentes.

7.5. Sem prejuízo da aplicação das sanções legais e das penalidades estabelecidas no presente Código de Conduta, o infrator responderá civilmente pela reparação das perdas e danos suportados pelo IPEF como consequência da infração.

7.6. As condutas infracionais cometidas pelos funcionários ou colaboradores, de qualquer natureza ou gravidade, não abrangidas pelo presente Código de Conduta não serão submetidas ao procedimento de apuração pelo Conselho de Ética.

7.7. As infrações ao Código de Conduta cometidas pelos diretores do IPEF, que a critério do Conselho de Ética ensejarem a destituição, serão submetidas à apreciação, deliberação e julgamento pela Assembleia Geral, em observância ao disposto no artigo 59, inciso II, do Código Civil.

Art. 48: Fica instituído pelo presente Estatuto o “Regulamento Interno do Conselho de Ética”, com a finalidade de disciplinar seu modo de constituição e de funcionamento, bem como para estabelecer o contraditório e a ampla defesa relativamente à apuração e aplicações das medidas disciplinares previstas no Código de Conduta, passando a vigorar com a seguinte redação:

REGULAMENTO INTERNO DO CONSELHO DE ÉTICA

CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

1.1. Estarão sujeitas ao procedimento de averiguação pelo Conselho de Ética quaisquer questões que versem sobre infração ao Código de Conduta.

1.2. A resolução de conflitos por parte do Conselho de Ética será limitada única e exclusivamente ao julgamento e aplicação das penalidades constantes do Código de Conduta.

1.3. As reuniões do Conselho de Ética serão realizadas na sede do IPEF ou em outro local previamente indicado, observando-se o calendário de reuniões definido pelos conselheiros indicados.

1.4. Todos os documentos, requerimentos, petições e comunicações escritas deverão ser apresentados em número de cópias correspondente ao número de conselheiros.

1.5. Os prazos fixados neste Regulamento serão contados em dias úteis e começarão a correr no primeiro dia útil seguinte ao do recebimento da comunicação e incluirão o dia do vencimento. Se o vencimento cair em feriado, o prazo será prorrogado até o primeiro dia útil seguinte.

CAPÍTULO II - CONSELHO DE ÉTICA

2.1. O Conselho de Ética é o órgão colegiado responsável pela apuração e deliberação sobre as denúncias apresentadas ao IPEF, sendo constituído por representantes das associadas e do IPEF.

2.2. O Conselho de Ética reunirá sempre com o fim específico de deliberar sobre os casos designados para a pauta do dia. Encerradas as deliberações incluídas na pauta os conselheiros ficarão dispensados de suas funções, podendo ser novamente chamados em futuras convocações para deliberar sobre novas denúncias de violação ao Código de Conduta.

2.3. O Conselho de Ética será integrado por 1 (um) conselheiro presidente, cuja função será ocupada pelo Diretor Executivo do IPEF, e duas câmaras, sendo uma originária e outra recursal.

2.3.1. A Câmara Originária será composta por 3 (três) conselheiros, sendo:

• 2 (dois) conselheiros titulares oriundos das associadas;

• 1 (um) conselheiro titular oriundo do IPEF.

2.3.2. A Câmara Recursal será composta por 3 (três) conselheiros, sendo:

• 2 (dois) conselheiros titulares oriundos das associadas;

• 1 (um) conselheiro titular oriundo do IPEF.

2.3.3. Cada conselheiro titular das câmaras terá um conselheiro suplente, sendo todos eleitos em assembleia.

2.4. O conselheiro titular que estiver impedido de participar da sessão de julgamento deverá comunicar seu impedimento ao Presidente do Conselho de Ética, que comunicará aos demais integrantes da câmara, de modo que possam dar continuidade às atividades necessárias por meio de convocação de conselheiro suplente.

2.5. Caso não seja possível reunir o quórum deliberativo de 3 (três) membros a sessão deverá ser adiada e novamente marcada dentro do prazo de 15 (quinze) dias.

2.6. Um mesmo conselheiro não poderá integrar as duas câmaras.

2.7. Os conselheiros exercerão suas funções com o dever de independência, imparcialidade e confidencialidade.

2.8. O Presidente do Conselho de Ética poderá determinar a substituição do conselheiro que deixar de cumprir os prazos e as normas deste Regulamento.

2.9. Os integrantes de cada câmara designarão livremente dentre seus membros um para figurar como presidente dos trabalhos, reuniões e sessões.

CAPÍTULO III - INÍCIO DO PROCEDIMENTO DE AVERIGUAÇÃO

3.1. A denúncia deverá ser realizada conforme os canais de comunicação disponíveis, cabendo ao Conselho de Ética, por meio da Câmara Originária, verificar se os elementos apresentados reúnem suficiente consistência para início do procedimento de averiguação.

3.2. Para a denúncia ser considerada formalmente consistente os seguintes requisitos deverão ser atendidos:

3.2.1. Identificação do denunciado;

3.2.2. Relato sobre a suposta infração ou infrações ao Código de Conduta, com a eventual documentação comprobatória pertinente ou indicação de provas a serem produzidas.

3.3. Caso a denúncia seja considerada consistente o Presidente do Conselho de Ética iniciará o procedimento de averiguação mediante envio de comunicação ao denunciado, para manifestação no prazo de 15 (quinze) dias.

3.4. No caso de a denúncia vir a ser considerada inconsistente o Conselho de Ética, por seu presidente, em decisão fundamentada, determinará seu arquivamento, encerrando-se automaticamente o procedimento sem possibilidade de recurso, comunicando o resultado ao denunciante identificado.

3.5. Uma vez admitida a denúncia o Conselho de Ética não deixará de dar prosseguimento ao procedimento de averiguação pela recusa ou pela revelia de qualquer dos interessados.

CAPÍTULO IV - ARGUIÇÃO DE IMPEDIMENTO DE CONSELHEIRO

4.1. Aquele que quiser arguir o impedimento ocasional de um conselheiro por falta de independência ou por qualquer outro motivo deverá fazê-lo perante o Presidente do Conselho de Ética, dentro de 2 (dois) dias úteis, contados do momento em que tiver conhecimento dos fatos ou das circunstâncias que o levaram a deduzir tal pretensão.

4.2. A arguição de impedimento deverá ser dirigida à câmara a que pertença o membro sujeito à arguição de impedimento, designados para a análise daquele caso específico, por meio de pedido justificado e apresentação das provas pertinentes. Não será admitida a interposição de recurso contra a decisão do Conselho de Ética que determinar a substituição ou a manutenção do conselheiro cujo impedimento tiver sido arguido.

4.3. Será passível de substituição o conselheiro que:

4.3.1. Tornar-se impossibilitado para o exercício da função;

4.3.2. Desligar-se da associada ou do IPEF.

4.4. Sem prejuízo do acima disposto, a pessoa convocada para compor o Conselho de Ética será sempre encorajada a revelar espontaneamente qualquer fato que denote ou possa denotar dúvida justificada quanto a sua imparcialidade e independência.

CAPÍTULO 5 - PROVAS

5.1. O Conselho de Ética, a seu critério, poderá solicitar às partes envolvidas na questão que produzam as provas adicionais julgadas necessárias ou apropriadas, hipótese na qual será estabelecido prazo para apresentação compatível com a complexidade que essas possam demandar.

5.2. Caso o Conselho de Ética solicite ou permita a juntada de novas provas à denúncia original, será dada ciência à outra parte para, num prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, apresentar manifestação sobre os novos documentos apresentados.

5.3. Se uma parte devidamente convocada a produzir prova ou a tomar qualquer outra medida não o fizer no prazo estabelecido pelo Conselho de Ética, sem apresentar motivo justificado para tanto, este poderá proferir a decisão com base nas provas disponíveis nos autos.

5.4. Será permitido ao Conselho de Ética consultar técnicos especializados em assuntos específicos relacionados à demanda ou solicitar a produção de prova pericial, sempre que achar conveniente para melhor posicionar-se sobre a questão. No caso de solicitação de parecer técnico ou produção de prova pericial as partes envolvidas terão prazo comum de 5 (cinco) dias úteis para a apresentação de quesitos.

5.5. A entrega de material sigiloso será objeto de específica consideração pelo Conselho de Ética quanto à sua conveniência e oportunidade.

CAPÍTULO VI - SESSÃO DE JULGAMENTO

6.1. A sessão de julgamento ocorrerá preferencialmente na sede do IPEF, salvo se esta, com a concordância das partes envolvidas, decidir de forma diferente. A mudança do local designado para a sessão de julgamento deverá ser comunicada aos interessados com a necessária antecedência.

6.2. A sessão de julgamento será instalada na data designada, por intermédio da constituição do Conselho de Ética, formando-se a Câmara Originária ou a Câmara Recursal, conforme o caso, observado o quórum necessário para deliberação.

6.3. O Conselho de Ética indicará o Presidente da Sessão, com poderes para conduzir os procedimentos de acordo com o previsto neste Regulamento.

6.4. Iniciada a sessão, os representantes das partes envolvidas serão solicitados a chamar as testemunhas que entenderem convenientes. As testemunhas serão ouvidas por no máximo 15 (quinze) minutos cada, respondendo às perguntas que lhe forem formuladas pelas partes e pelo Conselho de Ética. O Presidente da Sessão deverá agir com o equilíbrio necessário para respeitar o tempo destinado à oitiva de cada testemunha e à preferência na formulação de perguntas.

6.5. Após a oitiva das testemunhas os representantes das partes envolvidas serão convidados a fazer a sustentação oral de seus argumentos por no máximo 10 (dez) minutos cada um, manifestando-se em primeiro lugar a denunciante e em seguida o denunciado.

6.6. Com exceção da prova testemunhal quaisquer outras provas somente poderão ser apresentadas durante a sessão de julgamento em circunstâncias excepcionais, a critério do Conselho de Ética em exercício, observada a existência de circunstâncias que as justifiquem. Caso seja admitida a apresentação de novas provas durante a sessão de julgamento, aquele contra o qual a prova for apresentada poderá requerer a suspensão da sessão para análise e manifestação no prazo de 5 (cinco) dias. A sessão que vier a ser suspensa deverá ser retomada a partir do ponto em que foi interrompida, devendo o Presidente da Sessão encarregar-se de designar uma nova data em um prazo não superior a 10 (dez) dias.

6.7. O depoimento pessoal e a oitiva de testemunhas poderão ser realizados por meio de videoconferência ou por outra forma que utilize como meio a tecnologia de comunicação de dados, imagem e voz.

6.8. A ausência de qualquer parte interessada não impedirá o Conselho de Ética de decidir a questão em julgamento.

6.9. Encerrada a instrução o Conselho de Ética decidirá a questão por maioria simples, sempre com base em relatos, provas e documentos constantes dos autos.

6.10. O Conselho de Ética dará conhecimento da decisão aos interessados em até 5 (cinco) dias úteis, por meio do envio de cópia, por via postal ou por outro meio qualquer de comunicação, com comprovação de recebimento, ou, ainda, entregando-a diretamente às partes, mediante recibo.

CAPÍTULO VII - DECISÃO DO CONSELHO DE ÉTICA

7.1. A decisão proferida pelo Conselho de Ética incluirá necessariamente:

7.1.1. O relatório que conterá os nome do(a) denunciado(a) e um resumo da controvérsia;

7.1.2. Os fundamentos da decisão, nos quais serão analisadas as questões de fato e de direito;

7.1.3. A decisão e os dispositivos com base nos quais os conselheiros resolveram as questões que lhes foram submetidas;

7.1.4. O prazo para o cumprimento da decisão, e, se for o caso, as condições para a comprovação do cumprimento da medida imposta;

7.1.5. A assinatura dos conselheiros e dos representantes das partes envolvidas;

7.1.6. A data e o lugar em que foi proferida.

CAPÍTULO VIII - PROCEDIMENTO RECURSAL

8.1. Poderá ser interposto recurso contra a decisão proferida pela Câmara Originária do Conselho de Ética.

8.2. O prazo para interposição de recurso será de 10 (dez) dias úteis contados a partir da data da ciência da decisão tomada pela Câmara Originária.

8.3. As razões de recurso deverão ser dirigidas ao Presidente do Conselho de Ética ou ao presidente da Câmara Originária, que promoverá a respectiva remessa a qualquer dos integrantes da Câmara Recursal.

8.4. A Câmara Recursal deverá apreciar e julgar no prazo máximo de 15 (quinze) dias úteis.

CAPÍTULO IX - EFICÁCIA DA DECISÃO DO CONSELHO DE ÉTICA

A decisão proferida pelo Conselho de Ética produz obrigações para as partes e seus sucessores, convertendo-se, no que couber, em prova escrita para a fundamentação de ações ou outras medidas legalmente admitidas.

CAPÍTULO X - CONFIDENCIALIDADE

10.1. Xxxxx acordo em contrário, ou se exigido por lei aplicável, os conselheiros manterão confidencialidade sobre os assuntos tratados. O compromisso de confidencialidade também será excluído em relação às informações de domínio público ou que já tenham sido de alguma forma divulgadas antes de serem transmitidas aos conselheiros.

10.2. O IPEF ficará responsável pela guarda dos materiais e documentos que lhes forem entregues no curso do processo pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados do arquivamento do processo.

CAPÍTULO XI - DISPOSIÇÕES FINAIS

O IPEF não responderá por qualquer fato, ato ou omissão, de qualquer natureza, relacionado aos atos tomados pelo Conselho de Ética, salvo no caso de comprovado dolo ou má-fé em relação aos atos que lhe são pertinentes.