Macroprocesso: Suprimentos e Contratações
Universidade Federal Rural do Semi-Árido
Macroprocesso: Suprimentos e Contratações
Processo: Gestão Contratual – Formalização do contrato
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Versão: 1.0 Data: 08/04/2019
1. INFORMAÇÕES DO PROCESSO
1 | Macroprocesso | Aquisições e Contratações |
2 | Processo | Contratação de serviços e obras – Formalização do contrato |
3 | Entrada(s) | Processo homologado após encerramento do certame licitatório |
4 | Saída(s) | Contrato emitido |
5 | Sistemas | SIPAC, SIAFI |
6 | Indicadores | |
7 | Normatização | Instrução Normativa nº 05/2017, Lei nº 8.666/93 e suas alterações posteriores. |
2. OBJETIVO DO PROCESSO
Descrever como são realizadas as atividades relacionadas à formalização de contratos para execução de serviços e obras no âmbito da UFERSA.
3. DEFINIÇÕES E SIGLAS
a) DICONT: Divisão de Contratos;
b) D.O.U.: Diário Oficial da União;
c) DILICIT: Divisão de Licitação;
d) DIMAT: Divisão de Materiais;
e) PROAD: Pró-Reitoria de Administração;
f) PROPLAN: Pró-Reitoria de Planejamento;
g) SEP: Solicitação de Esclarecimento e Providências;
h) SIPAC: Sistema de Patrimônio, Administração e Contratos.
4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
# | ATIVIDADE | ATOR | REGRA DE NEGÓCIO |
1 | RECEBER processo da DILICIT | DICONT | Concluída a fase de licitação a Divisão de Licitação (DILICIT) entregará o processo à DICONT para providências de formalização do contrato. |
2 | CONSULTAR regularidade da empresa | DICONT | O servidor da DICONT deverá realizar consulta de regularidade fiscal, trabalhista, bem como a Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica do TCU e ao CADIN, de modo a verificar se as condições de habilitação previstas em |
edital ainda estão mantidas antes da contratação. 1- Consulta consolidada de Pessoa Jurídica do TCU - xxxxx://xxxxxxxxx- xxx.xxxx.xxx.xxx.xx/ 2. Consulta SICAF - xxxxx://xxx0.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx- web/index.jsf Caso a empresa não se regularize deverá ser aberto processo sancionador contra a mesma. PROCESSO: APLICAÇÃO DE SANÇÕES (Defesa e Julgamento) xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx so-de-aquisicoes-e-suprimentos/ | |||
2.1 | NOTIFICAR a empresa da irregularidade | DICONT | Se a empresa estiver em condição irregular deverá ser notificada a se regularizar no prazo de 05 (cinco) dias úteis a contar da ciência da notificação, caso não regularize o servidor da DICONT deverá relatar o caso ao Pró- Reitor de Administração via memorando eletrônico, para que o mesmo tome ciência e decida sobre o caso. O envio da comunicação poderá ser por e-mail ou ofício via correios, desde que fique comprovado o recebimento por parte da empresa. |
2.1.1 | INFORMAR à PROAD | DICONT | Caso persista a condição de irregularidade por parte da empresa, o servidor da DICONT deverá relatar o caso ao Pró-Reitor de Administração via memorando eletrônico, para que o mesmo tome ciência da situação, e adote as medidas cabíveis (para convocação do 2º colocado, e aplicação das penalidades). |
3 | VERIFICAR necessidade de abertura de outros processos | DICONT | Recebido o processo o servidor analisará a necessidade de abrir outros processos, a depender da quantidade de contratos que o pregão irá gerar, pois na existência de mais de um contrato, a partir do 2º contrato deverá ser aberto um novo processo no SIPAC. |
4 | DEFINIR cronograma de desembolso | DICONT | O servidor da DICONT deverá cadastrar os dados financeiros do contrato para definição do cronograma de desembolso. A sequência a ser seguida deverá ser: SIPAC > MÓDULO COMPRAS > DEFINIR CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO > ENTRA > SELECIONA SUBELEMENTO> NÚMERO DE PARCELAS > DISTRIBUIR. |
4.1 | EMITIR resumo de empenho | DICONT | O resumo para empenho deverá ser emitido no SIPAC, no módulo de Compras. Conforme sequencia a seguir: ACESSO AO SIPAC > MÓDULO COMPRAS > EMITIR CRONOGRAMA > ENTRA > EMITE CRONOGRAMA. |
4.2 | TRAMITAR resumo de empenho | DICONT | Após cadastro do resumo, este deverá ser tramitado via SIPAC, conforme sequência que segue: SIPAC > MÓDULO COMPRAS > TRAMITAR RESUMO PARA EMPENHO > ENTRA > TRAMITA. |
5 | SOLICITAR emissão de empenho | REPRESENTANTE DA UFERSA | A solicitação deverá ser feita mediante envio de Memorando Eletrônico enviado ao Pró-Reitor de Planejamento com os seguintes dados: a) Objeto; b) Valor do contrato; c) Valor a ser empenhado para o exercício; d) Dados da dotação orçamentária informada pela PROPLAN para a licitação; e) Número do resumo para empenho gerado no SIPAC. |
6 | RECEBER solicitação de empenho | PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO | O Pró-Reitor de Planejamento receberá o memorando de solicitação e analisará o pedido. |
7 | AUTORIZAR emissão de empenho | PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO | O Pró-Reitor de Planejamento autorizará a emissão do empenho via memorando eletrônico. |
8 | RECEBER autorização para empenho | DICAF | O servidor da DICAF receberá memorando com autorização para empenho emitida pelo Pró-Reitor de Planejamento. |
9 | EMITIR empenho | DICAF | O empenho é emitido no SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira e deve ser assinado pelo Diretor da DICAF e pelo Ordenador de Despesa (Reitor) |
10 | ENVIAR nota de empenho | DICAF | Enviar duas vias da Nota de Empenho emitida e devidamente assinada para a DICONT para emissão do contrato. |
11 | RECEBER nota de xxxxxxx | DICONT | A nota de empenho impressa é recebida pelo servidor da DICONT em duas vias, que deverá anexar 01 via ao processo e outra será entregue ao responsável pela contratada. |
12 | VERIFICAR atendimento do Decreto nº 9.450/18 | DICONT | |
12.1 | SOLICITAR apresentação da documentação | DICONT | Em caso positivo, deverá ser solicitado à contratada, antes da emissão do contrato, que apresente a relação de empregados em cumprimento às disposições contidas no citado instrumento legal. |
13 | VERIFICAR tipo de contrato | DICONT | O servidor deverá verificar se trata-se de um contrato para prestação de serviço com dedicação exclusiva de mão-de-obra (terceirização), para que seja providenciada a documentação específica. |
13.1 | REALIZAR abertura de conta vinculada | DICONT | A DICONT deverá providenciar a abertura da conta vinculada nos termos da IN 05/2017 recolhendo os documentos que forem importantes (ANEXOS 2 a 5 deste manual). "A assinatura do contrato de prestação de serviços entre o órgão ou entidade contratante e a empresa vencedora do certame será precedida dos seguintes atos: 5.1. solicitação do órgão ou entidade contratante, mediante oficio, de abertura da Conta Depósito Vinculada - bloqueada para movimentação, conforme disposto nos itens 1, 2 e 3 deste Anexo; 5.2. assinatura, pela empresa a ser contratada, no ato da regularização da Conta-Depósito Vinculada - bloqueada para movimentação, de termo de autorização que permita ao órgão ou entidade contratante ter acesso aos saldos e aos extratos, e que vincule a movimentação dos valores depositados mediante autorização do órgão contratante, conforme o Anexo XII-A deste Anexo.” |
14 | EMITIR contrato | DICONT | O servidor da DICONT atualizará a minuta do contrato com os dados do contratado, informações da proposta vencedora e da nota de empenho emitida, emitirá o contrato em 03 vias sendo: a) 00 xxx xx XXXXXX (xxxxxxx aos autos do processo); b) 01 via da contratada; c) 01 via a ser mantida no arquivo de Contratos emitidos da Divisão de Contratos - DICONT da UFERSA. |
15 | COLETAR as assinaturas no contrato | DICONT | Após emissão do contrato este seguirá para assinatura pela Autoridade Competente¹ e pelo responsável legal da contratada. Caso a contratada tenha sede em Mossoró/RN, o responsável legal será convocado para assinar o contrato por telefone, e-mail ou ofício. No caso de contratada com sede fora de Mossoró/RN, o contrato é enviado por ofício via correios para assinatura e posterior devolução. ¹ Autoridade Competente – Consultar portaria de delegação de competências vigente. |
16 | SOLICITAR indicação de gestores | DICONT | O servidor da DICONT solicitará por meio de memorando eletrônico à Unidade Requisitante a indicação dos gestores do contrato. |
17 | INDICAR nome dos gestores | UNIDADE REQUISITANTE | A unidade requisitante informará em resposta ao memorando da DICONT, o nome do gestor titular e suplente que serão responsáveis por acompanhar toda a execução contratual. |
18 | SOLICITAR emissão de portaria | DICONT | O servidor da DICONT encaminhará memorando eletrônico ao Pró-Reitor de Administração solicitando emissão de Portaria com nomeação dos gestores, titular e suplente, do contrato. |
19 | EMITIR portaria de fiscalização | PROAD | A secretaria da PROAD emitirá Portaria com os nomes indicados pela unidade requisitante a ser assinada pelo Pró-Reitor de Administração, publicará na página da PROAD e enviará uma cópia para o gestor do contrato para que o mesmo tome ciência da sua nomeação. |
20 | REALIZAR reunião inicial do contrato | DICONT | Conforme Art. 45. da IN Nº 05/2017, "Após a assinatura do contrato, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, o órgão ou entidade deverá promover reunião inicial para apresentação do plano de fiscalização, que conterá informações acerca das |
obrigações contratuais, dos mecanismos de fiscalização, das estratégias para execução do objeto, do plano complementar de execução da contratada, quando houver, do método de aferição dos resultados e das sanções aplicáveis, dentre outros." A reunião deve ser realizada com a presença gestor, o fiscal ou equipe responsável pela fiscalização do contrato, o preposto da empresa e, se for o caso, o servidor ou a equipe de Planejamento da Contratação, podendo ser convocado o Pró-Reitor de Administração ou seu adjunto para participarem da reunião. Toda a reunião deve ser registrada em ata, cujo original, assinado por todos os presentes, deverá ser anexado ao processo correspondente ao seu contrato (Anexo 1) | |||
21 | PUBLICAR contrato na imprensa oficial (D.O.U) | DICONT | Em atendimento ao princípio da publicidade e ao disposto no Parágrafo Único do Art. 61 da Lei 8.666/93, todos os contratos devem ser publicados até o 5º dia útil do mês subsequente ao da data da assinatura na imprensa oficial, como condição indispensável à sua eficácia. |
22 | CADASTRAR contrato no SIPAC | DICONT | Após publicação do contrato no D.O.U. o contrato deverá ser cadastrado no SIPAC para acompanhamento de saldo, prazo de vigência. Sequência SIPAC para cadastro de contrato: SIPAC > MÓDULO CONTRATOS > ABA GERAL> CADASTRAR/EDITAR CONTRATO (DESPESA) > CONTRATO EXISTENTE > PERMITE ACRÉSCIMO > NOME DA CONTRATADA > MODALIDADE DA LICITAÇÃO > Nº PROCESSO > CADASTRA DADOS DO CONTRATO. |
23 | AGUARDAR apresentação da garantia | DICONT | Havendo previsão de garantia de execução contratual a contratada deverá apresentar garantia no prazo previsto no contrato. Caso a garantia não seja apresentada no prazo definido pelo contrato a DICONT notificará a contratada para apresentação da mesma, bem como justificativa pelo atraso. Na ocorrência de não apresentação da garantia a |
PROAD deverá ser notificada por meio de memorando eletrônico, onde o servidor da DICONT relatará a ocorrência, enviando cópia da SEP, e de demais documentos comprobatórios para abertura de processo sancionatório. | |||
24 | ENTREGAR documentos ao gestor do contrato | DICONT | A DICONT encaminhará por e-mail toda a documentação para o gestor do contrato para que ele possa tomar ciência dos termos contratuais e para que possa realizar uma fiscalização eficiente. Serão encaminhados no mínimo cópia digital dos seguintes documentos: a) contrato; b) empenho; c) publicação no D.O.U.; d) portaria de fiscalização; e) manual de fiscalização; f) planilhas da proposta vencedora. |
25 | INICIAR processo de fiscalização | GESTOR DO CONTRATO | O gestor do contrato deverá seguir as orientações contidas no respectivo subprocesso, a depender da natureza do contrato: a) Fiscalização de contrato de serviços terceirizados; b) Fiscalização de contratos de obras; c) Fiscalização de contratos diversos. |
5. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES (LISTA DE ANEXOS)
a) ANEXO 1 – Formulário de Ata de reunião;
b) ANEXO 2 – Modelo de solicitação de abertura de conta vinculada para movimentação exclusiva pela UFERSA (ANEXO XII-A DA IN 05/2017);
c) Anexo 3 – Modelo de ofício de comunicação à contratada para comparecimento ao banco (ANEXO XII-A DA IN 05/2017);
d) ANEXO 4 – Modelo de autorização para movimentação de conta vinculada (ANEXO XII-A DA IN 05/2017);
e) ANEXO 5 – Modelo de autorização para emissão de senhas e chaves de acesso (Anexo XII-A da IN 05/2017).
6. CONTROLE DE VERSÕES
Data | Autor | Descrição |
08/04/2019 | Anakléa Mélo S da C Costa | Entrega do Mapeamento TO BE |
06/02/2019 | Anakléa Mélo S da C Costa | Validação do processo em reunião com a equipe da Divisão de Contratos – DICONT: Xxxxx Xxxxx X Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx, Xxx Xxxxx Xxxxx, |
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx. | ||
7. RESPONSABILIDADES
Gerente do Processo | Telefone do setor | |
Assistente Administrativo da DICONT | - | |
Dono do Processo | Telefone do setor | |
Diretor da Divisão de Contratos – DICONT | Ramal 3317.1045 |
8. ANEXOS
ANEXO 1
UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO SEMI-ÁRIDO - UFERSA
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO – PROAD ou CAMPUS XXXX
FORMULÁRIO ATA DE REUNIÃO
Unidade Demandante: | |
CONTRATO Nº: | DATA: |
CONTRATADO: | |
OBJETO DO CONTRATO: | |
PAUTA DA REUNIÃO: | |
NOME DO GESTOR DO CONTRATO: | ASSINATURA: |
NOME DO REPRESENTANTE: | ASSINATURA: |
MODELO DE SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE CONTA VINCULADA PARA MOVIMENTAÇÃO EXCLUSIVA PELA UFERSA (ANEXO XII-A DA IN 05/2017)
Ofício nº / - UFERSA
de de 20 .
A Sua Senhoria o(a) Senhor(a) (nome)
(cargo/Gerente) (Endereço com CEP)
Senhor(a) Gerente,
Reporto-me ao Termo de Cooperação Técnica nº / , firmado com essa Instituição, para solicitar que, excepcionalmente, promova o cadastramento de conta-depósito vinculada - bloqueada para movimentação –, em nome do Prestador de Serviços a seguir indicado, destinada a receber recursos retidos de rubricas constantes na planilha de custos e formação de preços do Contrato nº
/ , firmado por esta UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO SEMI-ÁRIDO – UFERSA:
CNPJ:
Razão Social:
Nome Personalizado: Endereço: Representante Legal: CPF do Representante Legal:
Atenciosamente,
Assinatura do Ordenador de Despesas da UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO SEMI-ÁRIDO
– UFERSA ou do servidor previamente designado pelo ordenador
MODELO DE COMUNICAÇÃO À CONTRATADA PARA COMPARECIMENTO AO BANCO (ANEXO XII-A DA IN 05/2017)
Oficio nº /20 -
Local, de de 20
Ao (A) Senhor(a)
(nome do Proprietário da empresa contratada pela Administração Pública Federal) (endereço da empresa com CEP)
Senhor (a) Sócio-Proprietário,
1. Informo que solicitei a abertura da conta-depósito vinculada-bloqueada para movimentação, pertencente ao CNPJ sob nº , na Agência nº , da INSTITUIÇÃO FINANCEIRA , em seu nome, aberta para receber recursos retidos de rubricas constantes da planilha de custos e formação de preços do Contrato nº / , firmado entre essa empresa e esta UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO SEMI-ÁRIDO – UFERSA.
2. Na oportunidade, solicito comparecer, em no máximo 20 (vinte) dias corridos, a contar do recebimento deste Ofício, à referida agência para fornecer a documentação indicada no ato convocatório de licitação, de acordo com as normas do Banco Central, bem como assinar os documentos indicados pela Instituição Financeira e autorizar, em caráter irrevogável e irretratável, o acesso irrestrito desta UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO SEMI-ÁRIDO – UFERSA aos saldos da referida conta - depósito, aos extratos e a movimentações financeiras, inclusive de aplicações financeiras e solicitar quaisquer movimentações financeiras da referida conta-depósito vinculada - bloqueada para movimentação.
3. Informo que o descumprimento do prazo indicado no parágrafo anterior poderá ensejar aplicação das sanções previstas na Cláusula do mencionado contrato.
Atenciosamente,
Assinatura do Ordenador de Despesas da UFERSA ou do servidor previamente designado pelo
ordenador
MODELO DE AUTORIZAÇÃO PARA MOVIMENTAÇÃO DE CONTA VINCULADA (ANEXO XII-A DA IN 05/2017)
A U T O R I Z A Ç Ã O
À Agência da Instituição Financeira
(endereço da agência)
Senhor (a) Gerente,
Autorizo, em caráter irrevogável e irretratável, que a ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL solicite a essa agência bancária, na forma indicada por essa agência, qualquer tipo de movimentação financeira na conta-depósito vinculada - bloqueada para movimentação nº - bloqueada para movimentação, de minha titularidade, aberta para receber recursos retidos de rubricas constantes da planilha de custos e formação de preços do Contrato nº / , firmado com a ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL, bem como tenha acesso irrestrito aos saldos da referida conta-depósito vinculada - bloqueada para movimentação, extratos e movimentações financeiras, inclusive de aplicações financeiras.
Atenciosamente,
(local e data)
Assinatura do titular da conta-depósito vinculada - bloqueada para movimentação
MODELO DE AUTORIZAÇÃO PARA EMISSÃO DE SENHAS E CHAVES DE ACESSO
(Anexo XII-A da IN 05/2017)
Oficio nº /20 -
, de de 20
Xx (A) Senhor(a) Gerente (nome do gerente)
(endereço da agência com CEP) Senhor (a) Gerente,
Solicito providenciar a geração de chaves e senhas iniciais de acesso aos aplicativos dos sistemas de autoatendimento dessa Instituição Financeira para os servidores a seguir indicados:
CPF | Nome | Documento/Poderes |
Atenciosamente,
Assinatura do Ordenador de Despesas da UFERSA ou do servidor previamente designado pelo ordenador