CONSULTA PÚBLICA nº 001/2021 - SMPOG

CONSULTA PÚBLICA nº 001/2021 - SMPOG

RESPOSTAS AOS QUESTIONAMENTOS E SUGESTÕES DAS EMPRESAS PARTICIPANTES

Questão 1: Considerando a possibilidade da execução total ou parcial das fases/serviços demandados - item 3.6 do Termo de Referência “A contratante poderá solicitar a execução de todas as fases/serviços ou selecioná-los, de acordo com as características da demanda” sugerimos:

Deixar claro que para atender ao item 18 - qualificação técnica (página 19) do Termo de Referência que os atestados poderão ser desmembrados de forma a cobrir especificamente as fases/serviços os quais as empresas optarem por realizar.

Se não for possível a alteração recomendada anteriormente, que para o item 18.1.2 seja exigido atestado, especificamente, das empresas que optarem pela execução da fase 6 do Termo de Referência.

Resposta: O termo de referência publicado não faculta aos licitantes optar por realizarem frações do objeto. É admitida a formação de consórcios.

Questão 2: Retirar do edital a implementação de TI. Deixar apenas a definição dos processos e das orientações para a implementação. A equipe de TI da PBH faria a implementação dos processos no portal (ou haveria uma contratação à parte).

Resposta: A sugestão não será acatada, pois o objetivo da PBH nesta contratação é a execução de todo o objeto, de ponta-a-ponta. Considerando a natureza da contratação pretendida, não seria producente dissociar modelagem da possibilidade de automatização de processos utilizando-se da capacidade e expertise de uma mesma contratada.

Questão 3: Está faltando uma tabela de pontuação das licitantes.

Resposta: O critério de julgamento pretendido será o de menor preço e com a avaliação de atestados e demais documentações para fins de habilitação, não cabendo tabela de pontuação

Questão 4: Qual é o valor atual de uma UST? Como o contrato é de mais de 12 meses, poderemos ter reajuste, correto?

Resposta: O valor de uma UST será objeto de disputa entre os licitantes e deve ser calculado de forma a atender os itens 3.8 e 4 do Termo de Referência. Conforme legislação pertinente, pode haver reajuste após 12 meses do início da vigência do contrato.

Questão 5: O anexo 4, com o perfil dos profissionais, não está disponibilizado no site da PBH. É recomendável que os profissionais tenham formação em universidades federais, pós-graduação etc.

Resposta: A referência ao “anexo 4” foi erro material. O perfil dos profissionais foi descrito no item 8.4 do termo de referência.

Questão 6: Estamos entendendo que podemos formar consórcio, correto? Se entrarmos na licitação formando um consórcio com uma segunda empresa, após a licitação é possível inserir uma terceira empresa no consórcio?

Resposta: Sim, a possibilidade de consórcio está contemplada, desde que se concretize com os participantes indicados na carta de intenção de consórcio apresentada no ato da licitação.

Questão 7: Uma vez que as funcionalidades de software de cada processo estarão inseridas no portal da prefeitura, seria melhor que o atendimento para sanar indisponibilidades dos processos seja atendida pela mesma equipe que já dá suporte ao portal, e não pela contratada nesta licitação.

Resposta: A automatização dos processos não é implementada no Portal da Prefeitura, mas sim na solução denominada BH Digital (plataforma Sydle One), conforme edital. Portanto, o suporte e indisponibilidade dos processos implementados pela CONTRATADA no BH Digital são de responsabilidade da mesma.

Questão 8: A experiência ou vinculação de profissional à empresa de consultoria deve poder ser comprovada também através do nome do profissional no contrato social da empresa de consultoria, pois desta forma, os sócios das empresas (que são os mais experientes) também ficam habilitados a trabalhar.

Resposta: A sugestão será acatada e a alteração feita.

Questão 9: A comprovação de vínculo dos profissionais com a consultoria deve ser apresentada apenas após se vencer a licitação, pois em alguns casos existem profissionais freelancers que celebram contratos com empresas apenas quando existe demanda de serviços.

Resposta: Correto. Ver item 8.1 do Termo de Referência.

Questão 10: As multas dos itens 16.1.3.2 e 16.1.3.3 da página 18 devem ser excluídas, pois trazem risco de nenhuma empresa se interessar pela licitação.

Resposta: Todas as sanções administrativas previstas no termo de referência estão de acordo com o art. 7º do Decreto Municipal nº 15.113/2013. Portanto, não é possível realizar alterações.

Questão 11: Caso seja possível dividir a licitação de forma que o desenvolvimento de software deixe de fazer parte do escopo, o item 18.1.2 da página 20 deve ser eliminado.

Resposta: A sugestão não será acatada, pois o objetivo da PBH nesta contratação é a execução de todo o objeto, de ponta-a-ponta. Considerando a natureza da contratação pretendida, não seria producente dissociar modelagem da possibilidade de automatização de processos utilizando-se da capacidade e expertise de uma mesma contratada.

Questão 12: Sobre processos mencionados nos serviços S2, S6 e S19 do catálogo de serviços: Afinal, quais serão os processos a serem mapeados e redesenhados? Eles já estão definidos? Se sim, quais são eles?

Resposta: O modelo proposto de contratação estabelece previsão de esforço traduzido em UST para pacotes de trabalho que podem ser acionados em conjunto ou individualmente, visando a atender partes ou um todo do ciclo de melhorias de processos de diferentes complexidades sem necessitar delimitar a priori quais serão esses processos. Trata-se de um modelo que vem sendo adotado amplamente em diversas contratações em âmbito nacional.

Questão 13: Algumas das etapas estão com prazos incoerentes, como por exemplo o item 23 (que contempla inclusive a elaboração do plano de implantação dos processos), com duração de apenas 2 dias. Existem outras etapas com prazos incoerentes.

Resposta: Considerando que foi apontado de forma explícita apenas o item S23 - Transição do Processo, esclarecemos que trata-se da implantação do processo, que já está em funcionamento e homologado, para o ambiente de produção ou outros ambientes demandados durante a execução do serviço. O Plano de Implantação é o documento que contém informações sobre a formalização desta implantação. Com base nas nossas experiências com o atual fornecedor do projeto BH Digital, o prazo de 2 dias é suficiente para a implantação em produção de uma solução que já funciona em ambiente de homologação, seja em uma ferramenta como o BH Digital ou em qualquer outra solução.

Questão 14: Sobre o item 18.1.2, tal exigência restringe a participação de empresas no processo licitatório, limitando-a apenas ao fabricante da solução e/ou seus parceiros/representantes.

É de conhecimento do mercado de Automação de Processos que o domínio de implantação e serviços em soluções BPMS (Business Process Management System) com uso da notação BPMN 2.0 pode ser plenamente executado em qualquer solução. Ou seja, as empresas com comprovada experiência no setor (em diferentes soluções BPMS) podem implantar sem dificuldades a solução já utilizada pela Prefeitura (BH Digital baseado no Sydle).

Dessa forma, entendemos que a exigência contida no item 18.1.2 deve ser alterada, exigindo que a licitante comprove experiência em sistemas BPMS com uso da notação BPMN (sem limitar a experiência ao Sydle One), sendo essa experiência válida para atendimento do item 18.1.2 do Termo de Referência.

Resposta: Esclarecemos que um dos principais objetivos da contratação seria promover a automação de serviços e processos na plataforma já existente na PBH. Desta forma, não justificaria que a contratação desse margem para que fornecedores que não sejam especialistas na plataforma Sydle One pudessem participar da concorrência, pois o BH Digital está todo fundamentado na plataforma proprietária Sydle One, assim como ocorre no mercado de plataformas de processos e ERPs.

Questão 15: Encaminhamos, a título de sugestão, que seja incluída no TR uma tabela de previsibilidade de requisições ao longo dos 24 meses da vigência da Ata de Registro de Preço, além de uma estimativa de demandas a serem solicitadas pela Prefeitura. Viabilizando um melhor planejamento de alocação e manutenção das equipes, além de orçamentação otimizada dos valores das USTs.

Resposta: O acionamento dos serviços ocorrerá conforme demanda da contratante, durante a vigência contratual. A expectativa de contratação é do total do montante a ser licitado.

Questão 16: Sugestão: 3.6. A contratante irá disponibilizar uma equipe de profissionais formada pelo Product Owner, Scrum Master e Scrum Team, dedicados para execução de todas as fases/serviços.

Resposta: Entendemos que, no documento, onde está escrito “contratante”,a empresa refere-se à “contratada”. O termo de referência estabelece um conjunto de profissionais mínimo e que deve ser adotada forma de trabalho baseada em metodologia ágil, cabendo à contratada o cumprimento de todas obrigações definidas em edital, alocando equipe com profissionais e perfis adequados

Questão 17: Sugestão: Com base no item anterior, a precificação dos serviços pode ser estruturada com um modelo baseado no perfil dos profissionais/equipe de acordo com o volume de profissionais envolvidos.

Resposta: Os serviços previstos no Termo de Referência objeto da Consulta Pública estão dimensionados em Unidade de Serviço Técnico (UST), amplamente utilizada pela iniciativa privada e também na administração

pública, conforme disposto no item 3.7 do documento. A quantidade de UST por serviço está relacionada no item 3.8 do Termo de Referência.

Questão 18: Sugestão: Editar um acordo de nível de serviço que considere suporte “8x5”.

Resposta: O suporte considera, sim, este formato para uma grande quantidade de casos. Porém, há serviços da PBH que têm atendimento (ou atuação) 24 horas (24x7) e, para estes casos, tem que ser garantida a disponibilidade do sistema para os chamados de servidade alta.

Conforme item 11.1 do TR:

Os serviços objeto da presente contratação se dará por meio presencial, in loco, nas instalações da Prefeitura de Belo Horizonte, no horário comercial, de segunda a sexta-feira, de 8h às 19h, nos respectivos endereços dos órgãos ou entidades contemplados pelos serviços, no município de Belo Horizonte, exceto em situações específicas, ou de trabalho remoto, acordadas entre as partes.

Ou seja, os trabalhos ocorrerão no horário comercial. Apenas os acordos de nível de serviço (SLA) referentes a chamados de severidade alta, no qual a aplicação estará indisponível, são contados em horas corridas considerando a necessidade da disponibilidade do serviço. O SLA referente a dúvidas será alterado para horas úteis..

Questão 19: Sugestão de redação para o item 8.4.1:

8.4.1. Gerente de projetos

Experiência comprovada de, no mínimo, 3 (três) anos, em elaboração de metodologias de gestão de projetos alinhados ao PMI – Project Management Institute. Esta experiência poderá ser comprovada com a apresentação de Certificado de PMP – Project Management Professional. Ou, experiência comprovada de, no mínimo 3 (três) anos, em atuação como liderança de gestão em projetos alinhados à Metodologia Ágil, como Scrum Master ou Agile Master.

Resposta: A sugestão será considerada na avaliação final do Termo de Referência.

Questão 20: Sugestão de redação para o item 11.1:

11.1. Buscando maior eficiência financeira, os serviços que necessitem essencialmente de serem presenciais serão realizados nas dependências da PBH e o restante podendo ser remoto.

Resposta: O trabalho remoto poderá ocorrer em situações específicas, desde que acordadas entre as partes, conforme disposto no item 11.1.

Questão 21: Como será estabelecido um Plano de Ação com prazos para serviços da fase 6 sem que antes sejam conhecidos o escopo e tamanho desses serviços?

Resposta: Se os serviços da fase 6 forem contratados sem o acionamento dos serviços de levantamento de processo, isto significa que o levantamento de processos já existe e deverá ser automatizado, sendo, então, o escopo do serviço conhecido.

Questão 22: O serviço S18 poderá ser contratado de maneira avulsa sem que anteriormente tenha sido executado serviços de levantamento e mapeamento do subprocesso alvo de automatização?

Resposta: O levantamento e mapeamento do processo poderá ter sido realizado através de alguma outra forma, que não pela contratação do serviço através deste contrato, como por exemplo, pela própria mão- de-obra da PBH.

Questão 23: Os serviços S19 a S23 e S28 a S30 poderão ser contratados de maneira avulsa, ou seja, sem que os respectivos serviços de especificação sejam contratados (S18 e S27)? Se sim, o levantamento da necessidade com o cliente, a documentação, e a validação será executada juntamente com o próprio serviço contratado?

Resposta: Eles poderão ser contratados de maneira avulsa quando o levantamento for feito por equipe própria da PBH, por exemplo. Mas o S18 e o S27 não poderão ser feitos juntamente com os S19 a S23 e S28 a S30, respectivamente. Se for necessário fazer o levantamento pela CONTRATADA, os serviços S18 e S27 deverão ser contratados.

Questão 24: A execução de serviços de desenvolvimento pode variar conforme a complexidade das regras e natureza do processo e durante a etapa de Especificação de um subprocesso ou melhoria ser constatado que os prazos pré-estabelecidos para cada serviço serão insuficientes para a entrega dos serviços de implementação. Um exemplo disso seria um processo de execução bath que contém regras e integrações complexas não diferenciadas no cálculo do serviço S19. Nesse caso, como será tratada a construção do cronograma, uma vez que o atraso da entrega é um fato antes mesmo do início do desenvolvimento?

Resposta: Vamos analisar o questionamento e considerar a possibilidade de adequações no Termo de Referência.

Questão 25: O desenvolvimento no modelo clássico tem como restrição primária o escopo que será desenvolvido em cascata e as alterações desse escopo são tratadas como “solicitações de mudança” alterando o escopo inicial do projeto, gerando novos parâmetros de prazo e custo. Já as metodologias ágeis são utilizadas quando o escopo não é bem definido ou em situações em que pode haver mudanças frequentes conforme necessidade do negócio ou desejo do cliente, nesse caso a restrição primária é o tempo ou a quantidade de ciclos (sprints) para realização da entrega. Nesse cenário, o cliente tem a possibilidade de alterar o escopo dentro da restrição de tempo imposta ao projeto. Como a CONTRATANTE e a CONTRATADA farão a gestão de metodologia ágil e a contabilização para faturamento do serviço uma vez que não são estabelecidas restrições primárias nem de escopo e nem de prazo?

Resposta: Vamos analisar o questionamento e considerar a possibilidade de adequações no Termo de Referência.

Questão 26: Conforme previsto nesse tópico, o escopo, requisitos, arquitetura previstos nos documentos estabelecidos aprovados a partir dos serviços S18 e S27 poderão sofrer mudanças de maneira indiscriminado enquanto as fases de desenvolvimento compreendido por serviços como S19, S20, S21 e S22, S28 e S29?

Resposta: Vamos analisar o questionamento e considerar a possibilidade de adequações no Termo de Referência.

Questão 27: Conforme previsto no item 4.12, somente serão contabilizados os itens presentes ao final da homologação, portanto todo o esforço despendido para realizar as diversas alterações em um mesmo elemento ou até mesmo o esforço gasto para implementar um elemento posteriormente removido por desejo do cliente não seriam contabilizadas para fins de pagamento?

Resposta: Vamos analisar o questionamento e considerar a possibilidade de adequações no Termo de Referência.

Questão 28: Sugerimos utilizar uma metodologia de timebox com tempo definido para realização de alterações sobre a especificação inicial definida pelo serviço S18 de maneira que tempo de disponibilização da equipe para desenvolver o subprocesso seja definido, trazendo assim um parâmetro objetivo e previsibilidade para cronograma e custo.

Resposta: Vamos analisar o questionamento e considerar a possibilidade de adequações no Termo de Referência.

Questão 29: Outra possibilidade seria realizar a contagem para fins de faturamento dos serviços S19 e S28 a partir da modelagem inicial prevista na especificação e contabilizar a cada ciclo de validação com o cliente as mudanças solicitadas como uma nova execução do serviço. Dessa maneira, subprocessos com poucas alterações teriam pequenos desvios de custo, já processos com alto nível de alterações teriam maiores desvios no custo.

Resposta: Vamos analisar o questionamento e considerar a possibilidade de adequações no Termo de Referência.

Questão 30: O aceite dos serviços de implementação e testes será concedido na etapa de homologação, ou seja, o aceite será a premissa de que a entrega está livre de erros e pode ser implantada em ambiente de produção e consequentemente inicia-se a contagem do prazo de garantia?

Resposta: A implementação, testes (com exceção dos testes de performance) e homologação fazem parte do serviço S19. O aceite do serviço S19 somente será dado quando o mesmo tiver sido homologado, livre de erros. O aceite da implantação em produção será dado através da execução do serviço S23, obviamente após o aceite do serviço S19.

Questão 31: Considerando que o serviço de redesenho considera a unidade “subprocesso” e a automatização se dá no mesmo nível do redesenho, sugerimos a alteração da unidade do serviço S18 para subprocesso.

Além disso, considerando que existem subprocessos de tamanho e complexidades distintas, a unidade de medida desse serviço deveria, assim como a automação, levar em consideração a quantidade de elementos e integração para definir o seu tamanho, sobretudo pela previsão do desenvolvimento e homologação de protótipo nessa etapa; A utilização de uma medida fixa para tamanho e complexidades distintas de processo pode elevar o custo de UST do projeto.

Resposta: O serviço S18 inclui definições, tais como requisitos não funcionais e definições de arquitetura que são as mesmas para todos os subprocessos e qualquer outra unidade que se queira utilizar para este serviço. Assim, mudar a unidade sugere um pagamento em duplicidade para as entregas deste serviço.

Questão 32: Sobre o serviço S19: Na automatização de um processo são implementados outros elementos como: notificações ou alertas e regras de permissionamentos. Como esse esforço será contabilizado?

Resposta: As regras de negócio, que incluem envio de notificações, alertas, regras de permissionamento, entre outros, fazem parte do desenvolvimento do processo e o seu esforço não é contabilizado à parte.

Questão 33: Sobre o serviço S19: No tópico “f” da descrição do serviço, isso significa, além de parametrizar os papéis do processo com as regras de usuários e/ou grupos habilitados a executar o papel, realizar todos os cadastros de usuários e grupos e suas correlações na plataforma?

Resposta: Não. O processo deve ser estruturado para funcionar com os adequados permissionamentos. O cadastro de usuários e grupos e suas correlações é de responsabilidade da contratante, mais especificamente o dono do processo.

Questão 34: Sobre o serviço S19: Os tópicos “j” e “k” não tratam de automação de processo, mas sim de carga de dados. Esse serviço comumente é tratado de maneira separada, pois requer uma unidade de fornecimento específica. Como será a contabilização dessas tarefas considerando a unidade de fornecimento deste serviço?

Resposta: Entendemos o esforço que foi questionado e vamos considerar a possibilidade de inclusão de novo serviço no catálogo para esta atividade.

Questão 35: Sobre o serviço S19: Dentre os produtos a serem entregues por este serviço temos “c”,

porém a atividade de desenvolvimento de relatórios está prevista nos serviços S20 e S21. Resposta: Concordamos com a observação e a entrega será retirada.

Questão 36: Sobre o serviço S19: A implementação de uma integração no processo geralmente consome esforço e principalmente um prazo maior para o seu desenvolvimento se comparado a outros elementos da automatização de processos. Como se dará a contabilização de um processo composto exclusivamente por tarefas de integrações, como por exemplo processos bath de carga de dados originados de outros sistemas?

Resposta: A integração é uma das unidades do serviço S10 e, portanto, todas as integrações serão contabilizadas. No entanto, vamos analisar e considerar a possibilidade de adequações no Catálogo de Serviços, no que diz respeito às integrações.

Questão 37: Os serviços S20 e S21 possuem uma estimativa de USTs e prazo muito pequenos para desenvolvimento, teste e homologação do serviço.

Resposta: Iremos analisar e considerar a possibilidade de adequações no Catálogo de Serviços.

Questão 38: Sobre o serviço S24: Qual é o tipo de material a ser disponibilizado para o treinamento? O total de USTs previstos para o serviço devem ser suficientes para arcar com as horas de desenvolvimento de materiais, o treinamento propriamente dito e todos os custos relativos ao local para o treinamento?

Resposta: Está explicitado na descrição do serviço que o local é de responsabilidade da contratante. Portanto, o questionamento relativo aos custos com o local não se aplica.

Sobre adequações no total das UST’s no que diz respeito à elaboração do material, vamos analisar e

considerar a possibilidade de adequações no Catálogo de Serviços.

Questão 39: Sobre o serviço S27: A contabilização do serviço se dará por “cada processo que sofrerá os ajustes e melhorias” ou por “cada uma das melhorias em algum ponto do processo”?

Resposta: A unidade é “por processo que sofrerá os ajustes e melhorias”, ou seja, independentemente da quantidade de melhorias no mesmo processo, o pagamento é de acordo com a quantidade de UST definidas para o serviço.

Vale ressaltar que o serviço S27 diz respeito à elaboração das melhorias do processo. Para a implementação, que é o serviço S28, a unidade de medida considera os elementos do processo que serão impactados.

Questão 40: Sobre o serviço S28: A descrição do serviço considera implementações de ajustes e melhorias em integrações, relatórios, componentes e formulários. Nesse contexto, o que significa o termo “componentes”? Caso exista alteração em um “componente” como será contabilizado o serviço uma vez que na unidade de fornecimento não existe esse item?

Resposta: Componentes envolvem todas as estruturas que fazem parte da construção de um processo, tais como classes, gateways, atividades, eventos, entre outros.

Serão feitas todas as implementações necessárias em qualquer item do processo. O pagamento será feito conforme as unidades especificadas: por atividades, eventos, integrações e relatórios impactados ou criados na melhoria. No caso de novos relatórios, eles serão solicitados pelos serviços S20 e S21.

Questão 41: Sobre o serviço S28: A descrição deste serviço cita a criação de novos relatórios, item previsto também nos serviços S19 e S20. Qual será o critério para a contratação de cada um dos serviços uma vez que possuem estimativas diferentes?

Resposta: Novos relatórios serão contratados pelos serviços S19 ou S20.

Questão 42: Sobre o serviço S29: A estimativa de USTs para realização do serviço comparada a outros serviços é insuficiente, visto que além da criação do template e metadados será necessário realizar testes, homologar e implantar o novo tipo documental nos ambientes necessários.

Resposta: Entendemos que um cadastro de template não envolve complexidade. No entanto, vamos analisar e considerar a possibilidade de adequação no Catálogo de Serviços.

Questão 43: O serviço S30 possui escopo similar ao serviço S28, em quais situações se dará a contração de cada um desses serviços?

Resposta: O serviço S30 trata da alocação de um profissional para fazer todos os ajustes necessários que forem demandados pela contratante, em qualquer processo ou em qualquer implementação na ferramenta.

Questão 44: Sobre os serviços X00, X00, X00 X X00: Todos esses serviços contêm na sua descrição etapa de homologação com o cliente. O tempo reservado para essa tarefa será definido exclusivamente pela CONTRATADA uma vez que é inerente à prestação do seu serviço ficando às áreas clientes submetidas a essa limitação de tempo? Comumente as áreas clientes solicitam mais tempo e prazo para realizarem a homologação de serviços de automação. Como esse tempo adicional solicitado pelo cliente será contabilizado para fins de prazo e faturamento?

Resposta: Vamos analisar o questionamento e considerar a possibilidade de adequações no Termo de Referência.

Questão 45: Como será efetuada a contratação de serviço para desenvolvimento low code que não necessariamente possui a modelagem de um processo? Por exemplo: cadastros de próprios municipais, ocorrências do COP e outras entidades necessárias para o funcionamento de soluções e processos no BH Digital?

Resposta: Por meio do serviço S30.

Questão 46: Como será efetuada a contratação de serviço de levantamento, especificação e

configurações de serviços automatizados no modelo de atendimento “ad-hoc”?

Resposta: Entendemos que o as configurações poderão ser feitas pela CONTRATADA através do serviço S30. Entretanto, consideraremos a possibilidade de readequação do catálogo de serviços.

Questão 47: Como serão contratados serviços de melhorias e ajustes em funcionalidades como tramitação de processos “ad-hoc”, gestão de documentos oficiais, unidades organizacionais ou outras funcionalidades existentes no BH Digital e que não representam um processo automatizado?

Resposta: Por meio do serviço S30.

Belo Horizonte, 03 de dezembro de 2021

Xxxx Xxxxxx Xxxxxx

Secretário Municipal Adjunto de Planejamento, Orçamento e Gestão