ORIENTAÇÕES AOS FISCAIS DE CONTRATOS DA UFPI
ORIENTAÇÕES AOS FISCAIS DE CONTRATOS DA UFPI
1. AS ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DOS FISCAIS DE CONTRATOS
De acordo com a Lei nº 8.666/93, constitui dever da Administração Pública fiscalizar os contratos administrativos celebrados com terceiros.
“Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.
§ 1º O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.
§ 2º As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.”
1.1 ATRIBUIÇÕES:
1. Ter conhecimento prévio de sua competência e atuação (art. 67 da Lei 8.666/93).
2. Possuir cópia do contrato, do edital da licitação e seus anexos, e da proposta vencedora da licitação;
3. Ter pleno conhecimento dos termos contratuais que irá fiscalizar, principalmente de suas cláusulas, assim como das condições constantes do edital e seus anexos, com vistas a identificar as obrigações in concreto tanto da administração contratante quanto da contratada.
4. Conhecer e reunir-se com o preposto da contratada (arts. 38 e 109 da Lei 8.666/93) com a finalidade de definir e estabelecer as estratégias da execução do objeto, bem como traçar metas de controle, fiscalização e acompanhamento do contrato.
5. Exigir da contratada o fiel cumprimento de todas as condições contratuais assumidas, constantes das cláusulas e demais condições do Edital da Licitação e seus anexos, planilhas, cronogramas etc.
6. Comunicar à Administração a necessidade de alterações do quantitativo do objeto ou modificação da forma de sua execução, em razão do fato superveniente ou de outro qualquer, que possa comprometer a aderência contratual e seu efetivo resultado;
7. Impedir que empresas subcontratadas venham a executar serviços e/ou efetuar a entrega de material quando não expressamente autorizadas para tal, salvo, nos casos em que haja previsão contratual.
8. Comunicar por escrito qualquer falta cometida pela empresa.
9. Zelar para que os valores a serem pagos nos contratos de prestação de serviços não ultrapassem os créditos correspondentes.
10. Proceder à obrigatória verificação na liquidação de despesa, para fins da apuração da importância correta a ser paga, e a quem deve ser pago (CNPJ), de que objeto a que se refere o pagamento foi completamente realizado, e de que as obrigações fiscais e sociais trabalhistas foram cumpridas, os recolhimentos do FGTS e INSS foram efetivamente liquidados, tendo em
vista a responsabilidade solidária e subsidiária do ordenador de despesas nas contratações de serviços que envolvam mão-de-obra terceirizada, conforme arts. 70 e 71 da Lei de Licitações e Contratos.
11. Conferir se os valores da nota fiscais estão de acordo com o valor do contrato e proceder o processo de pagamento;
12. Conferir os valores de diferença de repactuação a serem faturados pela contratada e proceder com processo de pagamento;
13. Comunicar à autoridade superior, em tempo hábil, qualquer ocorrência que requeira decisões ou providências que ultrapassarem sua competência, em face de risco ou iminência de prejuízo ao interesse público;
14. Para fiscais de contatos de concessão:
• Elaborar a tabela de mensalidades, levando em consideração o calendário acadêmico e a norma contratual;
• Emitir e encaminhar mensalmente as GRUs (xxx.xxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxx) para pagamento das mensalidades.
Assim, como se verifica, o acompanhamento da atuação do particular é de suma importância, devendo o fiscal do contrato cumprir a Lei, respeitar as normas procedimentais aplicáveis e o teor do contrato, a fim de evitar eventuais responsabilizações.
1.2 RESPONSABILIDADES:
“Art. 82. Os agentes administrativos que praticarem atos em desacordo com os preceitos desta Lei ou visando a frustrar os objetivos da licitação sujeitam-se às sanções previstas nesta Lei e nos regulamentos próprios, sem prejuízo das responsabilidades civil e criminal que seu ato ensejar.” (Lei nº 8.666/93)
O fiscal de contratos, em razão dos atos que praticar, pode ser responsabilizado nas esferas administrativa (inclusive perante os órgãos de controle externo), civil e penal.
A responsabilidade penal decorre da prática de um ilícito penal, definido expressamente como tal pela lei.
Já a responsabilidade civil é de ordem patrimonial e assenta-se na regra segundo a qual todo aquele que causa dano a outrem, em razão de ato ilícito, é obrigado a repará-lo (art. 927 do Código Civil brasileiro).
O agente ainda responde administrativamente pelos ilícitos que cometer, sujeitando-se a sanções que vão da advertência à demissão.
A responsabilização administrativa do agente público se dá, inclusive, perante os órgãos de controle externo.
2. FLUXO DE ATIVIDADES DOS FISCAIS DOS CONTRATOS
2.1 Início do Contrato:
1º Providenciar através de memorando (segue modelo em anexo) a solicitação junto ao Protocolo da UFPI a abertura de processo que tem por objetivo guardar todo o histórico
do contrato, desde a copia do edital de licitação que originou o contrato, copia do contrato, portaria de nomeação do fiscal e as documentações que forem produzidas com a execução.
2º O número do processo deverá ser informado à Gerência de Contratos, o mesmo ficará em posse do fiscal durante toda a vigência contratual, no encerramento do contrato ou em caso de substituição do fiscal o processo deverá ser encaminhado à Gerência de Contratos.
3º Encaminhar carta de apresentação como fiscal do contrato ao contratado (segue modelo em anexo), informando telefone e e-mail institucional para contato.
2.2 Procedimento de Pagamento
1º O fiscal do contrato deverá juntar a documentação necessária ao pagamento de acordo com o check list (segue modelo em anexo) e as cláusulas contratuais, acrescentar a solicitação de pagamento (segue modelo em anexo);
2º A solicitação de pagamento deverá ser assinada pelo Fiscal do Contrato e pelo Gestor do Contrato (designados por portarias PRAD). Nos Campus fora da sede o Gestor do Contrato será sempre o Coordenador Administrativo Financeiro do Campus, assim como seus eventuais substitutos;
3º O fiscal do contrato deverá providenciar a abertura do processo até o quinto dia útil do mês subseqüente a prestação do serviço, dando entrada da documentação no Protocolo da UFPI, com o despacho encaminhando o mesmo a Gerência de Contratos;
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
*** É responsabilidade do fiscal a conferência dos valores e quantidades contratuais. Caso seja identificada alguma divergência caberá ao fiscal providenciar o ajuste junto à contratada e só então dar trâmite ao processo.
*** Caso algum documento não seja entregue pelo fornecedor o fiscal relatará o fato em seu despacho e xxxx prosseguimento ao processo.
FISCAL DO CONTRATO
GERÊNCIA DE CONTRATOS
PROTOCOLO
FLUXOGRAMA DOS PROCESSOS DE PAGAMENTOS DE CONTRATOS DE MÃO-DE-OBRA EM TERESINA
DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS
DIRETORIA ADMINISTRATIVA
FLUXOGRAMA DOS PROCESSOS DE PAGAMENTOS CONTRATOS DE MÃO-DE-OBRA FORA DA SEDE
FISCAL DO CONTRATO
GESTOR DO CONTRATO
(para assinar a solicitação de pagamento, validando a fiscalização).
PROTOCOLO
GERÊNCIA DE CONTRATOS
DIRETORIA ADMINISTRATIVA
DIRETOR DO CAMPUS
DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS
2.3 Caso de descumprimento contratual
Durante a execução do contrato se o fiscal observar que o contrato não está sendo executado corretamente ou que há o descumprimento de alguma obrigação deverá proceder da seguinte maneira:
1º Encaminhar notificação (segue modelo em anexo) ao contratado, solicitando inicialmente esclarecimentos e providências e dando um prazo para resposta.
2º Caso a situação persista o fiscal deverá encaminhar memorando relatando o fato ocorrido a Gerência de Contratos, anexando cópias das notificações apresentadas.
****Lembrando que toda notificação encaminhada ao contratado deve ser anexada ao processo do contrato.
2.4 Prorrogação de Vigência Contratual
O fiscal deverá proceder da seguinte maneira:
1º Receber o processo de prorrogação;
2º Preencher a ficha de análise de prorrogação de vigência, que acompanha o processo; 3º Preencher planilha estimativa de empenho da nova vigência, que acompanha o processo;
4º Consultar o SICAF, e em caso de pendência o contratado deverá ser notificado para regularizar a pendência dentro de 5 dias;
5º Devolver o processo de prorrogação direto para a Gerência de Contratos.
2.5 Repactuação:
O fiscal deverá proceder da seguinte maneira:
1º Conferir os valores retroativos resultantes da repactuação (modelo em anexo).
ANEXOS
MODELO DE MEMORANDO PARA ABERTURA DO PROCESSO DO FISCAL
MEMO Nº /
Teresina, de de .
ASSUNTO: Acompanhamento de Contrato nº xxxxx Fornecedor xxxxxxxxxxxxx.
Senhor Xxxxx,
Solicito registro de processo administrativo e envio ao setor xxxxxxxxxxxx (colocar o nome do setor do fiscal) com o objetivo de acompanhar toda a execução do contrato nº xxxxx, fornecedor xxxxxxx.
Atenciosamente,
XXXXXXX
FISCAL DO CONTRATO Nº XXXX SIAPE: XXXXX
CARTA DE APRESENTAÇÃO AO CONTRATADO
Ofício nº xxx/xxxx
Teresina, xx de xxxx de xxxxx.
Ao senhor xxxxxxxxxx, ENDEREÇO
CEP: CIDADE
Assunto: Apresentação do Fiscal do Contrato nº xxxxx.
Prezado Senhor,
1. Em atenção ao êxito alcançado por esta empresa em se tornar vencedora do Pregão nº xx/xxxx, que culminou no Contrato xxx/xxxx-AGU, e por sua vez, assinado em xx de xxxxxx de xxxx, a Universidade Federal do Piauí em Xxxxxxxxxxxxxxxxx cumprimenta a Nome da empresa pela nova parceria que se estabelece.
2. Desta forma, para que tenhamos um relacionamento proveitoso, é imprescindível que a empresa esteja atenta às obrigações estabelecidas em contrato, principalmente nos documentos exigidos no “check list*” que segue anexo, quando da emissão de faturas, pois sem os mesmos, o nosso Setor Financeiro não poderá realizar o pagamento.
3. Informo ainda que, a fiscalização do referido contrato no Local da execução do contrato se dará por meio de fiscais xxxxxxxxxxxxx e xxxxxxxxxxxxxxxxxxx colocar o nome dos fiscais, contato : xxxxxxxxxxx, e-mail: xxxxxxxxxxx, lotados no setor xxxxxxxxxxx nomeados conforme cópia portaria em anexo.
* ANEXAR O CHECK LIST
Atenciosamente,
NOME COMPLETO DO FISCAL/ SIAPE
Fiscal do Contrato nº xxx
MODELO DE ATA DE REUNIÃO
ATA DE REUNIÃO | |||
Unidade Demandante: | |||
CONTRATO Nº: | DATA: | ||
CONTRATADO: | |||
OBJETO DO CONTRATO: | |||
MODELO CHECK LIST CONTRATOS DE MÃO-DE-OBRA
CHECK LIST | ||||
CONTRATO Nº: | UNIDADE: | |||
CONTRATADA: | CONTATO: | |||
SERVIÇOS: | ||||
FUNCIONÁRIOS Nº: | PERÍODO DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO: | |||
NOTA FISCAL Nº: | VALOR BRUTO DEVIDO: | |||
MÊS DE REFERÊNCIA: | VALOR BRUTO FATURADO: | |||
ORD. | ITENS | SIM | NÃO | |
1 | SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO | |||
2 | NOTA DE EMPENHO | |||
3 | NOTA FISCAL | |||
4 | SICAF – COMPRASNET | |||
5 | DECLARAÇÃO DA EMPRESA DE OPTANTE DO SIMPLES (SE COUBER) (ORIGINAL ASSINADA PELO REPRESENTANTE LEGAL) | |||
6 | CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS TRABALHISTAS | |||
7 | GPS (INSS) | |||
8 | GRF (FGTS) | |||
9 | PLANILHA MENSAL | |||
10 | PROTOCOLO DE ENVIO DE ARQUIVOS – CONECTIVIDADE SOCIAL | |||
11 | RELAÇÃO DOS TRABALHADORES CONSTANTES NO ARQUIVO SEFIP | |||
12 | RELATORIOS GFIP | |||
13 | FOLHA DE PAGAMENTO | |||
14 | CONTRACHEQUES | |||
15 | FOLHA DE PONTO | |||
16 | VALE TRANSPORTE | |||
17 | VALE REFEIÇÃO | |||
18 | OUTROS DOCUMENTOS (Conforme o contrato) | |||
Assinatura do Fiscal do Contrato: | ||||
MODELO CHECK LIST CONTRATOS EM GERAL
CHECK LIST | |||
CONTRATO Nº: | UNIDADE: | ||
CONTRATADA: | CONTATO: | ||
SERVIÇOS: | |||
PERÍODO DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO: | |||
NOTA FISCAL Nº: | VALOR BRUTO DEVIDO: | ||
MÊS DE REFERÊNCIA: | VALOR BRUTO FATURADO: | ||
ORD. | ITENS | SIM | NÃO |
1 | SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO | ||
2 | NOTA DE EMPENHO | ||
3 | NOTA FISCAL | ||
4 | SICAF – COMPRASNET | ||
5 | DECLARAÇÃO DA EMPRESA DE OPTANTE DO SIMPLES (SE COUBER) (ORIGINAL ASSINADA PELO REPRESENTANTE LEGAL) | ||
18 | OUTROS DOCUMENTOS (Conforme o contrato) | ||
Assinatura do Fiscal do Contrato:
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO CONTRATOS DE MÃO-DE-OBRA
PROCESSO Nº: | Nº DO CONTRATO: |
CONTRATADA: | |
CNPJ: | VALOR DO CONTRATO: |
OBJETO: | |
NOTA DE EMPENHO: | VIGÊNCIA DO CONTRATO: |
DADOS DO SOLICITANTE (FISCAL DO CONTRATO) | |
NOME: | |
TELEFONE: | E-MAIL: |
DOCUMENTAÇÃO APRESENTADA | |
NOTA FISCAL/FATURA Nº: | COMPETÊNCIA: |
VALOR DA NOTA FISCAL: | VALOR DO ÚLTIMO PAGAMENTO: |
VALOR PAGO NA VIGÊNCIA: | SALDO CONTRATUAL: |
LOCAL DE PRESTAÇÃO DO SERVIÇO: | |
ANEXO OS SEGUINTES DOCUMENTOS: SICAF Certidão da Receita Estadual Outros: Certidão do FGTS Certidão da Receita Municipal Certidão da Receita Federal Certidão do INSS | |
OBSERVAÇÕES: | |
Declaro que os valores, quantidades e documentação estão de acordo com as disposições contratuais.
(Assinatura do Fiscal do Contrato) Siape:
(Assinatura do Gestor do Contrato) Siape:
Valido a conferência realizada pelo fiscal do contrato.
ENCAMINHE-SE A GERÊNCIA DE CONTRATOS
Data: / /
Fiscal do Contrato - SIAPE nº ..........................
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO CONTRATOS DE MÃO-DE-OBRA (CAMPUS FORA DA SEDE)
PROCESSO Nº: | Nº DO CONTRATO: |
CONTRATADA: | |
CNPJ: | VALOR DO CONTRATO: |
OBJETO: | |
NOTA DE EMPENHO: | VIGÊNCIA DO CONTRATO: |
DADOS DO SOLICITANTE (FISCAL DO CONTRATO) | |
NOME: | |
TELEFONE: | E-MAIL: |
DOCUMENTAÇÃO APRESENTADA | |
NOTA FISCAL/FATURA Nº: | COMPETÊNCIA: |
VALOR DA NOTA FISCAL: | VALOR DO ÚLTIMO PAGAMENTO: |
VALOR PAGO NA VIGÊNCIA: | SALDO CONTRATUAL: |
LOCAL DE PRESTAÇÃO DO SERVIÇO: | CAMPUS: |
ANEXO OS SEGUINTES DOCUMENTOS: SICAF Certidão da Receita Estadual Outros: Certidão do FGTS Certidão da Receita Municipal Certidão da Receita Federal Certidão do INSS | |
OBSERVAÇÕES: | |
Declaro que os valores, quantidades e documentação estão de acordo com as disposições contratuais.
(Assinatura do Fiscal do Contrato) Siape:
(Assinatura do Gestor do Contrato) Siape:
Valido a conferência realizada pelo fiscal do contrato.
ENCAMINHE-SE A GERÊNCIA DE CONTRATOS
Data: / /
Diretor do Campus
SIAPE nº ..........................
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO CONTRATOS EM GERAL - TERESINA
PROCESSO Nº: | Nº DO CONTRATO: |
CONTRATADA: | |
CNPJ: | VALOR DO CONTRATO: |
OBJETO: | |
NOTA DE EMPENHO: | VIGÊNCIA DO CONTRATO: |
DADOS DO SOLICITANTE (FISCAL DO CONTRATO) | |
NOME: | |
TELEFONE: | E-MAIL: |
DOCUMENTAÇÃO APRESENTADA | |
NOTA FISCAL/FATURA Nº: | COMPETÊNCIA: |
VALOR DA NOTA FISCAL: | VALOR DO ÚLTIMO PAGAMENTO: |
VALOR PAGO NA VIGÊNCIA: | SALDO CONTRATUAL: |
LOCAL DE PRESTAÇÃO DO SERVIÇO: | |
ANEXO OS SEGUINTES DOCUMENTOS: SICAF Certidão da Receita Estadual Outros: Certidão da Receita Municipal Certidão da Receita Federal Certidão do INSS | |
OBSERVAÇÕES: | |
Declaro que os valores, quantidades e documentação estão de acordo com as disposições contratuais.
(Assinatura do Fiscal do Contrato) Siape:
(Assinatura do Gestor do Contrato) Siape:
Valido a conferência realizada pelo fiscal do contrato.
ENCAMINHE-SE A DIRETORIA ADMINISTRATIVA
Data: / /
Fiscal do Contrato - SIAPE nº ..........................
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO CONTRATOS EM GERAL (CAMPUS FORA DA SEDE)
PROCESSO Nº: | Nº DO CONTRATO: |
CONTRATADA: | |
CNPJ: | VALOR DO CONTRATO: |
OBJETO: | |
NOTA DE EMPENHO: | VIGÊNCIA DO CONTRATO: |
DADOS DO SOLICITANTE (FISCAL DO CONTRATO) | |
NOME: | |
TELEFONE: | E-MAIL: |
DOCUMENTAÇÃO APRESENTADA | |
NOTA FISCAL/FATURA Nº: | COMPETÊNCIA: |
VALOR DA NOTA FISCAL: | VALOR DO ÚLTIMO PAGAMENTO: |
VALOR PAGO NA VIGÊNCIA: | SALDO CONTRATUAL: |
LOCAL DE PRESTAÇÃO DO SERVIÇO: | CAMPUS: |
ANEXO OS SEGUINTES DOCUMENTOS: SICAF Certidão da Receita Estadual Outros: Certidão da Receita Municipal Certidão da Receita Federal | |
OBSERVAÇÕES: | |
Declaro que os valores, quantidades e documentação estão de acordo com as disposições contratuais.
(Assinatura do Fiscal do Contrato) Siape:
(Assinatura do Gestor do Contrato) Siape:
Valido a conferência realizada pelo fiscal do contrato.
ENCAMINHE-SE A DIRETORIA ADMINISTRATIVA
Data: / /
Diretor do Campus
SIAPE nº ..........................
MODELO DE TABELA DE REPACTUAÇÃO
Listagem de Empregados
Empresa:
Mês/Ano:
Contrato:
Tomador: 000010 - UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAUÍ
DIFERENÇA DE REPACTUAÇÃO2016
Nome | Admissao | Demissão | Cargo | Dias Trabalhados | Faltas | Plano de saúde/Optante | Custo por Posto / CCT 2015 | Custo por posto/ faturado /CCT 2015 | Custo por Posto/ REPACTUADO / CCT 2016 | Custo por Posto Devido/ CCT 2016 | Diferença / Repactuação CCT 2016 | |
- AGENTE DE PORTARIA | ||||||||||||
Total: 7 empregado(s) | ||||||||||||
TOTAL DE EMPREGADOS(UFPI CONTRATO 54/2013: 55 EMPREGADOS TOTAL | ||||||||||||