OBJETO
TERMO DE REFERÊNCIA – SERVIÇOS DE CONSULTORIA
OBJETO
Contratação de prestação de serviços de consultoria especializada para implantação de Business Process Outsourcing – BPO no Banco do Brasil, com a criação de um Centro de Excelência em BPO – CoE, conforme condições e exigências estabelecidas deste documento.
IMPORTANTE
O cronograma estipulado deverá ser cumprido rigorosamente pelos fornecedores. Eventuais modificações nos prazos poderão ocorrer a critério do Banco do Brasil.
Etapa | Data |
Publicação | 15/01/2021 |
Recebimento de dúvidas | 19/01/2021 |
Esclarecimento de dúvidas | 21/01/2021 |
Recebimento da Resposta | 26/01/2021 |
As dúvidas decorrentes da interpretação desta RFP deverão ser encaminhadas ao endereço eletrônico xxxxx.xxxxxxxx.xx@xx.xxx.xx.
Ressalte-se que esta consulta não constitui compromisso de contrato de venda de quaisquer bens ou serviços entre, sob o título: RFP – Consultoria BPO – DÚVIDA. As mensagens deverão conter a identificação da empresa, o nome do responsável e telefone para contato. Os esclarecimentos às dúvidas serão divulgados por esta mesma via.
A resposta do fornecedor a esta consulta, por meio de Proposta Comercial, deve ser encaminhada em meio digital para o endereço eletrônico citado acima, sob o título: RFP – Consultoria BPO – RESPOSTA, juntamente com a planilha de Precificação e qualquer documentação adicional julgada necessária.
A Proposta Comercial deverá apresentar preços com base/formato da tabela apresentada no item 10.1.5.
Apreciaríamos ainda, a apresentação, caso haja, de sugestões de qualquer natureza, inclusive com indicação de cenários alternativos que possam vir a configurar melhoria e/ou vantajosidade ao Banco do Brasil.
TERMO DE REFERÊNCIA
1. OBJETO
1.1. Contratação de prestação de consultoria especializada para implantação de Business Process Outsourcing – BPO, com a criação de um Centro de Excelência em BPO – CoE, conforme condições e exigências estabelecidas deste documento.
2. DESCRIÇÃO / CONDIÇÕES PARA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO
2.1. A PROPONENTE deverá, a partir das melhores práticas de mercado e sempre orientada por casos de sucesso na indústria financeira mundial, fornecer consultoria para o estabelecimento de: (i) políticas de governança,
(ii) definição dos critérios de escolha de processos passíveis de terceirização e (iii) definição de metodologias para escolha de soluções de BPO.
2.2. O serviço deverá ser executado em fases, com o objetivo de apoiar o Banco do Brasil na habilitação na jornada Business Process Outsourcing BPO, nas ações necessárias à definição dos critérios para a escolha de Processos passíveis de BPO, sugerindo os melhores métodos, parcerias, fornecedores, soluções, software e ferramentas.
2.3. Nas etapas deverão ser realizados pontos de controle mensal com o time técnico do PROPONENTE para avaliação das atividades, ajustando-as conforme entendimento entre as partes, conforme formalização em atas de reunião.
2.4. Para tanto, a PROPONENTE deverá:
2.4.1. Comprovar possuir expertise e experiência nas principais soluções de BPO atualmente existentes no mercado e que poderão ser utilizadas pelo Banco do Brasil.
2.4.2. Realizar na prestação dos serviços um diagnóstico inicial dos processos, sugerindo melhorias (bem como ferramentas, software e processos) para implantação e estruturação do processo de BPO.
2.4.3. Apresentar, sempre que cabíveis, sugestões de qualquer natureza, inclusive sugestão de cenários alternativos, que possam vir a configurar melhoria, segurança e/ou vantajosidade ao Banco do Brasil.
2.4.4. Direcionar e construir em conjunto com BANCO, o modelo mais adequado, considerando as operações atuais, aspirações da liderança, complexidade de construção e potenciais parcerias.
2.4.5. Realizar levantamento de níveis de especializações existentes e necessárias das equipes, considerando os custos e nível de serviços.
2.4.6. Estruturar modelo econômico atrativo para o parceiro e que o incentive a gerar resultado e investir em melhorias.
2.4.7. Utilizar um conjunto pré-selecionado de tecnologias para potencializar efetividade no ambiente de serviços compartilhados e terceirização.
2.4.8. Definir mecanismos de controle do parceiro suportados por um modelo de governança claro e efetivo.
2.4.9. Migrar processos com foco em atingir objetivos de negócios, de forma eficiente e com riscos controlados.
2.4.10. Aumentar rentabilidade através do controle de custos e, potencialmente, crescimento / retenção de clientes por melhorar serviços prestados.
2.4.11. Desenvolver os primeiros pilotos junto ao BANCO para criar capacitação de executar iniciativas de forma similar e autônoma, estruturando o CoE.
2.5. Prazos
2.5.1. Início das fases: em até 5 (cinco) dias úteis após a reunião inicial de análise do respectivo processo, a ser realizada em data acordada entre PROPONENTE e BANCO.
2.5.2. Deverá ser apresentado na proposta o prazo para conclusão das fases.
2.5.3. A critério do Banco e de acordo com a necessidade o prazo para conclusão poderá ser prorrogado por até 30 (trinta) dias úteis.
2.5.4. O pagamento deverá ser realizado após as entregas e aceito do BANCO – prazo do aceite: 05 (cinco) uteis.
2.6. Regulamentação
2.6.1. Todas as ações realizadas e soluções apresentadas para a automação dos processos pela PROPONENTE deverão atender obrigatoriamente a Resolução do Banco Central do Brasil Nº 4.658:2018, a Lei Federal de acesso à informação 12.527:2011, ao Marco Civil da Internet - Lei 12.965:2014, a lei de proteção de dados pessoais 13.709:2018 e a Norma Complementar nº 14/IN01/DSIC/GSIPR do Departamento de Segurança da Informação e Comunicações do Governo Federal.
2.6.2. O foro da contratação será nacional, e a legislação brasileira prevalecerá sobre qualquer outra, independente da origem da PROPONENTE, de acordo com os termos do art. 11 da Lei 12.965/2014 e da norma complementar nº 14/IN01/DSIC/GSIPR.
3. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DO OBJETO
3.1. A PROPONENTE apoiará na definição conjunta de estratégias, do planejamento de implementação do BPO e da estruturação do Centro de Excelência em BPO, orientados aos negócios do Banco do Brasil, permitindo a adoção das melhores práticas.
3.2. Não está prevista a aquisição de qualquer ferramenta, software ou hardware pelo BANCO, somente eventual utilização como serviço durante a vigência do contrato.
3.3. Outra ferramenta, diferente de solução de propriedade do BANCO, software ou hardware que seja recomendado pela PROPONENTE para o Banco do Brasil, deverá ser suportado pela PROPONENTE ou por seus subcontratados.
3.4. Responsabilidades da PROPONENTE:
3.4.1. A coordenação e integração entre os times e processos.
3.4.2. Acompanhamento informativo junto ao BANCO para alinhamento e controle da evolução das atividades (relatório mensal e reuniões semanais).
3.4.3. Cláusula de desempenho:
3.4.3.1. Os indicadores de desempenho para os entregáveis, serão avaliados conforme o item 4 do anexo I.
3.4.3.2. A cláusula de desempenho poderá servir de instrumento hábil para a rescisão do contrato.
3.4.3.3. Local de trabalho:
3.4.3.4. O CONTRATANTE poderá providenciar acesso remoto à rede interna do Banco, credenciais ou qualquer outro item que seja necessário para executar o trabalho de forma remota em virtude do período de crise causado pelo COVID-19 e contingências que demandem comportamento similar.
4. REQUISITOS DE QUALIFICAÇÃO DA PROPONENTE
4.1. O Banco do Brasil estabeleceu alguns critérios de qualificação com o objetivo de selecionar empresas com sólida experiência na automação de processos de negócio e implantação de modelos de transformação contemplando as melhores práticas da indústria bancária.
4.2. A PROPONENTE deverá apresentar – no caso de contratação, e se possível, respondendo esta consulta, todos os casos de sucesso comprovados em projetos de:
4.2.1. Gestão, construção e implementações de solução de BPO em empresas do setor financeiro de porte semelhantes ao Banco do Brasil.
4.2.2. Estruturação de Centro de Excelência em BPO.
4.2.3. Definição e automação de processos de negócio no setor financeiro utilizando soluções de BPO.
4.3. Os casos de sucesso podem ser no Brasil e no exterior.
4.4. A PROPONENTE deverá demonstrar todos os itens descritos acima, mesmo que em casos e clientes diferentes, por meio de contratos de serviços e/ou atestados fornecidos pelos clientes.
4.5. Para todos os casos é importante enfatizar qual era o desafio inicial e quais foram os ganhos atingidos (eficiência operacional, redução de custos, time to market, etc.) após a execução do projeto.
4.6. Capacidade Técnica
4.6.1. A PROPONENTE deverá comprovar experiência e capacidade técnica do seu time, no caso de contratação, e se possível, respondendo esta consulta, através das opções:
4.6.1.1. Apresentação de certificações relacionadas ao objeto desta contratação que atestem a qualificação dos profissionais que atenderão ao Banco do Brasil.
4.6.1.2. Currículo dos profissionais que serão alocados no projeto, focado na experiência de aplicação dos temas relacionados nesta contratação;
4.6.1.3. Outras certificações ou premiações relacionadas aos temas deste projeto que a PROPONENTE possui.
5. CONDIÇÕES DE ACEITE
5.1. Baseado no Relatório de Diagnóstico conforme item 3.1 do NMSE constante do ANEXO I, a etapa será considerada concluída após o aceite dos representantes do BANCO DO BRASIL S.A. que acompanharam os trabalhos durante a Etapa.
5.2. O aceite do CONTRATANTE será fornecido no Relatório de Diagnóstico disponibilizado pela PROPONENTE, conforme item 3.1 do NMSE constante do ANEXO I.
6. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
6.1. O pagamento dos serviços será feito ao término das entregas, com a conclusão e entrega do respectivo relatório previsto no item 3.1 do NMSE constante do ANEXO I.
6.1.1. Após a emissão do aceite do relatório poderá ser autorizado o pagamento até o quinto dia útil do mês subsequente ao aceite.
6.2. O valor total do serviço realizado já deverá incluir todos os encargos, taxas e impostos, bem como despesas com viagens, transporte, estadia e alimentação dos profissionais da empresa PROPONENTE, não cabendo nenhuma cobrança adicional.
7. MULTA
7.1. O CONTRATANTE poderá aplicar à PROPONENTE multa por inexecução total ou parcial do contrato correspondente a até 5% (cinco por cento) do valor contratado para os serviços descritos no objeto do contrato.
7.2. Em caso de reincidência, o valor da multa estipulada no item anterior desta clausula será elevado em 1% (um por cento) a cada reincidência, até o limite de 20% (vinte por cento) do valor contratado.
8. NÍVEL MÍNIMO DE SERVIÇO EXIGIDO
8.1. Vide anexo I.
9. ASPECTOS DE SEGURANÇA
9.1. Os empregados, sócios, diretores e mandatários da empresa proponente, deverão manter total sigilo e confidencialidade dos serviços prestados ao Banco do Brasil no que se refere a não divulgação, por qualquer forma, de toda ou parte das informações ou documentos a ele relativos, e aos quais venha a ter acesso, em decorrência da prestação dos serviços executados.
9.2. A empresa também deverá respeitar as imposições relativas ao sigilo bancário.
9.3. O Banco analisará a liberação dos acessos a dependências, equipamentos e sistemas que forem necessários à prestação dos serviços, a fim de que os serviços sejam executados e mantidos em conformidade com os termos dessa especificação.
9.4. Para tanto, a empresa PROPONENTE deverá disponibilizar previamente as informações para acesso aos ambientes, atendendo normas e políticas de segurança adotadas pelo Banco do Brasil, conforme a necessidade.
9.5. Confidencialidade da Informação:
9.5.1. Ambas as partes concordarão em manter a confidencialidade de toda a informação a respeito dos negócios, ideias, produtos, clientes ou serviços da outra parte, que podem ser consideradas como “informação confidencial”.
10. APRESENTAÇÃO DA PROPOSTA E PRECIFICAÇÃO
10.1. A proposta deverá conter, no mínimo:
10.1.1. Prazo de validade de três meses.
10.1.2. Informar o prazo necessário para conclusão da consultoria.
10.1.3. O valor total da consultoria deverá ser discriminado na proposta considerando todas as despesas com tributos, passagens, hospedagens, alimentação etc.
10.1.4. Deverá constar, obrigatoriamente, data de apresentação, número do CNPJ da empresa e a referência a esta requisição de proposta.
10.1.5. Os serviços devem ser precificados e apresentados segundo modelo de tabela apresentado todas as fases necessárias para atingimento do objetivo da consultoria – como, por exemplo: estratégia, diagnostico, transições, estruturação dos CoE.
Etapa | Prazo estimado | Quantidade Estimada de consultores | Perfil Profissional / Especialidade dos consultores | Valor Total Estimado da (R$) |
Fase I | ||||
I.1 Atividade: | ||||
I.2 Atividade: | ||||
I.3 Atividade: | ||||
(.....) | ||||
I.x Atividade: | ||||
Fase II | ||||
II.1 Atividade: | ||||
II.2 Atividade: | ||||
II.3 Atividade: |
(.....) | ||||
II.x Atividade: | ||||
TOTAL |
10.1.6. Importante também constar da proposta comercial a forma como a PROPONENTE pretende abordar a execução dos serviços. Apreciaríamos ainda a apresentação de sugestões de qualquer natureza, inclusive com indicação de cenários alternativos que possam vir a configurar melhoria e/ou vantajosidade ao Banco do Brasil.
ANEXO I – NÍVEIS MÍNIMOS DE SERVIÇO EXIGIDOS (NMSE)
1. Introdução
1.1. Este documento disciplina contratação de serviços de consultoria especializada para implantação de Business Process Outsourcing – BPO no Banco do Brasil, com a criação de um Centro de Excelência em BPO – CoE. A PROPONENTE deverá recomendando ações e apoiando o BANCO DO BRASIL S.A. na habilitação na jornada Business Process Outsourcing BPO, nas ações necessárias à definição dos critérios para a escolha de Processos passíveis de BPO, sugerindo os melhores métodos, parcerias, fornecedores, soluções, software e ferramentas, de acordo com as especificações constantes neste documento.
1.2. A PROPONENTE ficará desobrigada do cumprimento dos níveis de serviço enquanto a prestação de serviços estiver prejudicada em função de impedimento ou retardo decorrente de responsabilidade do CONTRATANTE.
2. Níveis Mínimos de Serviço Exigidos
2.1. O serviço contratado será executado por entregas e o nível de qualidade a ser acompanhado será medido conforme os seguintes critérios:
Entregáveis previstos com a consultoria | Prazo previsto | Critérios |
Entrega deverá acontecer até o final da quantidades de semanas prevista. | ||
*tabela será definida conforme atividades apresentadas pelo PROPONETE.
3. Indicadores de Níveis de Serviço
3.1. Planilha de Metas
INDICADOR | META |
Entregáveis da tabela | Até o último dia útil da semana prevista. |
3.2. Métricas de apuração e Descrição de Indicadores
3.2.1. ER = DEE - DPE
ER = Entrega da atividade: representa o tempo máximo tolerado pelo CONTRATANTE para a entrega das atividades previstas.
DEE = Data efetiva da entrega
DPE = Data programada da entrega
4. Aplicação de Descontos
4.1. Descontos por quebra de indicador:
INDICADOR | PERCENTUAL DE DESCONTO |
Entrega das fases | 10 % do valor a ser pago pela etapa. |
4.2. Regras de aplicação de descontos:
4.3. O BANCO será rigoroso no acompanhamento e conferência das entregas previstas, considerando o cronograma de conclusão das atividades.
4.4. Pela constatação da ocorrência de atraso na entrega do relatório, conforme item 3.1 acima, deste NMSE, serão aplicados os seguintes descontos adicionais à PROPONENTE:
4.5. A mora diária sobre o valor a ser pago pela etapa de 1% (um por cento), por impontualidade no cumprimento das obrigações pactuadas,
exceto se motivada, comprovadamente, por caso fortuito ou motivo de força maior, devidamente justificado pelo CONTRATADO e aceito pela CONTRATANTE.
4.6. Os somatórios dos valores resultantes dos descontos por não cumprimento do NMSE aplicados não poderão ultrapassar 20% do valor total dos serviços da etapa.