ETHOS
ETHOS
INSTITUTO
POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS
Apresentamos nesta política orientações institu cionais para a contratação de serviços de terceirxs (Compras),tanto para serviços como para produtos.
Esta política tem por objetivo construir, repactuar
atualizado em junho de 2017
O processo de compras deverá obedecer a princípios rígidos de equidade e transparência, devendo preva lecer valores éticos e de integridade, a garantia dos direitos humanos,inclusive os das crianças e adoles- centes,eo cumprimentodasobrigações legais.
g. Sempre que possível, privilegiar fornecedores locais, micro e pequenas empresas e empreendimentos da economia solidária como forma de apoio ao desenvolvimento econômico sustentável;
h. Sempre que possível, priorizar empresas que possuam certificações socioambientais, tais como FSC, Lide, Seflor etc.
e qualificar o conjunto de procedimentos adminis- li. CRITÉRIO DE SELEÇÃO DOS FORNECEDORES
trativos e financeiros institucionais, bem como am- pliar sua transparência e facilitar seu cumprimento.
O cumprimento das orientações a seguir é funda mental a partir desta data, sob risco da não libe ração de recursos institucionais para pagamento dos serviços, em caso de descumprimento.
1. CONDUTA DO CONTRATANTE
É obrigação do contratante (solicitante da compra):
A relação com os fornecedores, quando estabele- cida, será orientada pela Carta de Princípios.
O Instituto Ethos contribuirá com a formação de seus fornecedores no que tange à gestão empre sarial socialmente responsável e de atendimento a critérios de sustentabilidade.
O Instituto Ethos definiu como política de contratação a escolha de seus fornecedores por meio de con corrência. Também é nosso compromisso que todas as políticas e normas de procedimentos sejam orien tadas pelas seguintes diretrizes:
a. É imperativo aos colaboradores envolvidos em processo de compras ou contratação assegurar-se de que os fornecedores ou prestadores de serviço do Instituto Ethos cumpram a legislação, mediante todos os mecanismos de consultas pertinentes. Com relação ao cumprimento das obrigações legais, o Instituto Ethos exige dos seus fornecedores as seguintes certidões, sendo que a responsabilidade por verificá-las é da pessoa que está conduzindo o processo de contratação.
1 - Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e a Dívida Ativa da União 2 - Débitos Tributários na Dívida Ativa Estadual
3 - Certidão de Tributos Mobiliários (PMSP)
4 - Certidão de Regularidade FGTS (site da CEF)
5- Caso seja optante pelo Simples Nacional, encaminhar a opção
b. Assegurar-se de que os fornecedores ou prestadores não constem no Cadastro de Empregadores Por
a. Fazer sempre três cotações,exceto nos casos em que a dispensa de cotação se aplicar ( vide critérios no item "Dispensa de Cotação"). Os concorrentes devem receber exatamente a mesma solicitação (mesmo e-mail);
b. Ao final do processo, todxs os concorrentes devem receber retorno sobre sua finalização, mesmo quando a resposta for a opção por outro concorrente;
e. Os envolvidos direta ou indiretamente no processo de compra ou contratação não podem receber quaisquer vantagens ou benefícios pessoais provenientes de empresas fornecedoras ou participantes de processo de compra ou contratação do Instituto Ethos;
d. A confidencialidade das informações técnicas e comerciais dos processos de compra ou contratação deve ser assegurada, restringindo a divulgação de dados dos proprietárixs apenas para uso interno;
e. Não é permitida a contratação de fornecedores que tenham parentesco de primeiro grau com fun cionárixs ou conselheirxs.
f. Não é permitida a contratação de ex-funcionárixs até seis meses após o término do Contrato de Tra balho, seja como profissional autônomo, seja como pessoa jurídica. Essa medida visa impedir a confi guração de relação trabalhista entre as partes;
taria540, de 15de outubro de 200 4, denominada "Lista Suja" do Trabalho Escravo, nem no Cadastro de Empresas lnidôneas e Suspensas (CEIS), da Controladoria-Geral da União. Informar a fornecedores ou prestadores de serviço de que estes deverão assinar contratos, quando aplicável, com cláusulas es pecíficas contra relações de trabalho escravo, infantil e outras formas de trabalho degradante sob sua responsabilidade. É desejável a observação dos critérios relacionados ao trabalho decente também na relação das empresas com sua cadeia de valor.
O critério primordial para escolha do fornecedor será o menor preço. Em casos excepcionais em que um fornecedor mais caro esteja sendo contratado, deverá ser explicitada justificativa com os outros critérios (menor impacto ambiental, prazo, qualidade, prestadores de serviço local ou da economia solidária, con forme item "g" da Conduta do Contratante).
Obs.: O pagamento de profissionais autônomos (RPA) acarreta a incidência de impostos,tanto para o Ethos como para o fornecedor, que terá o valor dos impostos retidos na fonte descontado do pagamento. Além disso, pagamentos frequentes de profissionais autônomos configuram vínculo empregatício. Por essas razões, é imperativo consultar a área financeira para averiguar a possibilidade de fazer o pagamento por meio de RPA e para calcular o custo real do serviço.
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Ili. DISPENSA DE COTAÇÃO
Não haverá exigência de concorrência com três cotações nos casos de compras e contratações: para valores inferiores a RS 500,00; quando já houver um contrato guarda-chuva; nos casos de compras e contratações emergenciais; e nos casos de especialidade. Esses casos excepcionais são explicitados a seguir.
a. Valores inferiores a RS soo,oo
Compras e contratações de valores inferiores a RS 500,00 são dispensados de concorrência desde que os pagamentos não se refiram a parcelas de um mesmo serviço.
V. FLUXO DE OPERAÇÃO
Este deve ser o fluxo a ser seguido para compras e contratações não dispensados de concorrência:
a. Obter o número mínimo de três cotações (exceções: contrato guarda-chuva, especialidade, emergência e valores menores de RS 500,00};
b_ Solicitar certidões para o escolhido;
e. Preencher e imprimir a solicitação de pagamentos com as três cotações anexadas;
d. Obter aprovação da solicitação de pagamento, conforme alçadas e cumulativamente:
b. Contrato guarda-chuva:
Para prestadores de serviços recorrentes, não será necessário realizar concorrência a cada contratação ou compra. Nesses casos, cada área é responsável pela elaboração do contrato guarda-chuva institu
AUTORIZANTE
VALORES
cional, a ser renovado a cada 12 meses, com exceção de contratos com prazo pré-definido superior a um ano (ex.: aluguel). O processo para o estabelecimento do contrato guarda-chuva também requer três cotações. Para saber a lista atualizada dos fornecedores que possuem contrato guarda-chuva, entre em contato com a área financeira e/ou a administrativa. Caso não haja contrato guarda-chuva para o
Coordenadorx até R$ 5.000,00
1 Gerente / Diretorx de R$ 5.000,01 a R$ 10,000,00
serviço procurado, contatar a área financeira e/ou a administrativa para análise da necessidade de ela boração de contrato que será responsabilidade da área demandante.
e_ Especialidade
Xxxxxxx ser contratados fornecedores com a justificativa de especialidade nas seguintes situações:
1) Para aquisição de materiais, equipamentos ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca;
2) Para contratação de profissional ou empresa com notória especialização, ou seja, aqueles cujo con
2 Diretorxs Presidentx
de R$ 10.000,01 a R$ 50.000,00
a partir de R$ 50.000,01
ceito no campo de sua especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos, experiências, pu blicações, organização, aparelhamento, equipe técnica ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho é essencial e indiscutivelmente o mais adequado à plena satisfação do objeto do contrato.
3) Para contratação de profissional de qualquer setor artístico, desde que consagrado pela crítica es pecializada ou pela opinião pública;
d. Emergência
Caracteriza emergência a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou com prometer o trabalho e que não pôde ser previstaantecipadamente. Nos casos de emergência, serão ne cessárias a explicitação detalhada da razão pela qual a situação está sendo caracterizada como tal, no próprio formulário de contratação, e uma segunda aprovação, do Gerente Financeiro.
e. Fazer o contrato, caso necessário, e obter as assinaturas;
f. Enviar para o Contas a Pagar a solicitação de pagamentos aprovada, as três cotações, o contrato ori ginal (se houver), a nota fiscal e o boleto e preencher o formulário de entrega do documento. No caso de pagamentos parcelados, entregar a solicitação de compras original, o contrato original (se houver) e a nota fiscal com a indicação da data de pagamento de cada parcela. Atenção: tirar cópias da solicitação de pagamento original em número equivalente ao número de parcelas e entregar uma cópia com cada solicitação de pagamento das parcelas subsequentes. Isso evita a necessidade de colher todas as assinaturas novamente;
g. Salvar na rede (lnstitucional\Financeiro\Contas a Pagar\Fornecedores\Certidões Fornecedores) as certidões dos fornecedores. Verificar se o fornecedor já tem uma pasta e somente atualizar as certidões
-assim, não serão criadas várias pastas de um mesmo fornecedor;
h. Na finalização dos pagamentos parcelados, o funcionário responsável por Contas a Pagar deve veri ficar com o coordenador do projeto se o serviço foi finalizado ou se o produto foi entregue.