PRAZO DE GUARDA DOCUMENTOS
1.DOCUMENTOS DO DEPARTAMENTO PESSOAL | |||
TEMPO DE GUARDA | INFORMAÇÕES | DOCUMENTO | ARMAZENAMENTO |
Permanente | Livro de Inspeção do Trabalho | Livro de Inspeção do Trabalho | Físico |
30 anos | Contrato de trabalho | Contrato de trabalho | Físico |
Folhas de Pagamento (Mensal), de Autônomos e de Pró- Labore | Folha de pagamento, Extrato Mensal e Relatório de Líquidos | Digital | |
Guias de Recolhimento do F.G.T.S e Informações a Previdência Social - GFIP/ Protocolo de Envio de Arquivos da Conectividade Social / SEFIP (Mensal) | GRF (GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social) | Digital | |
Guias de Recolhimento Rescisório do FGTS | GRRF – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS | Digital | |
PRONTUARIOS DOS FUNCIONÁRIOS | Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho | Físico | |
PRONTUÁRIOS DE SÓCIOS | Prontuários de Sócios | Físico |
30 anos (após o desligamento do trabalhador) | MEDICINA E SEGURANÇA DO TRABALHO | CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho | Físico |
PPRA, PCMSO e LTCAT | Físico | ||
PPP (Perfil profissiográfico previdenciário) | Físico | ||
Atestado de Saúde Ocupacional | Físico |
10 anos | Guias de DARF - CPRB – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta | DARF - CPRB-Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta | e-CAC |
Guias de INSS - GPS (Mensal) | GPS (Guia da previdência Social) – INSS | e-CAC | |
XXXX | XXXX (xxxxxx xxxxxxxxx) | Digital |
7 anos | CAGED | CAGED | Digital |
CARTÃO/ FOLHA DE PONTO | Cartões de Ponto - Livros ou Fichas | Físico | |
Comprovantes de depositos bancários salário | Relação dos depósitos bancários de salários | Digital | |
Guias de DARF – IRRF (Mensal) | DARF - IRRF 0561 | e-CAC | |
Sindical dos Empregados | Sindical dos Empregados (Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa) | Digital | |
Sindical Patronal | Sindical Patronal (Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa) | Digital | |
Vale Refeição (Recibo de Compra e de Entrega ao funcionário) - Xxxxxx Xxxxxxx/Vale Refeição/Vale Alimentação | Vale Refeição (Recibo de Compra e de Entrega ao funcionário) | Digital | |
Vale Transporte | Vale Transporte (Recibo de Compra e de Entrega ao funcionário) | Digital | |
7 anos (após o desligamento do trabalhador) | PRONTUARIOS DOS FUNCIONÁRIOS | Acordo de compensação de horas | Físico |
Acordo de prorrogação de horas | Físico | ||
Aviso prévio – comunicado | Físico | ||
Autorização de descontos não previstos em lei | Físico | ||
Carta com Pedidos de Demissão | Físico | ||
Comprovante de envio da cópia GPS ao sindicato | Digital | ||
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte | Digital | ||
Recibo de pagamento de salário e férias | Físico | ||
Salário-familía – documentos relacionados ao benefício | Físico | ||
Xxxxxx Xxxxxxxxxx – Comunicado de Dispensa | Físico | ||
Uniformes (Recibo de Compra e de Entrega ao funcionário) | Digital |
2. DOCUMENTOS CONTÁBEIS | |||
TEMPO DE GUARDA | INFORMAÇÕES | DOCUMENTO | ARMAZENAMENTO |
Permanente | Livros Contábeis encadernados | Livros Contábeis encadernados, Diário, Razão e LALUR | Físico |
10 anos | Imobilizado - Notas Fiscais | Imobilizado - Notas Fiscais | Físico |
10 anos | Xxxxxxxx | Xxxxxxxx | Digital |
7 anos (ou pelo prazo de duração do contrato) - dos dois o maior | Contratos de Leasing | Contratos de Leasing | Digital |
Contratos de Locação | Contrato de Locação | Digital | |
Contratos de Prestação de Serviços, de terceiros, Autonomos, Terceirizados e Cooperativas. | Contratos de Prestação de Serviços, de terceiros, Autonomos, Terceirizados e Cooperativas. | Físico | |
Documentos Contábeis | Documentos Contábeis | Físico |
3. DOCUMENTOS FISCAIS | |||
TEMPO DE GUARDA | INFORMAÇÕES | DOCUMENTO | ARMAZENAMENTO |
Permanente | ECD | ECD - Escrituração Contábil Digital | Receitanetbx |
Livros Fiscais - Empresas Prestadoras de Serviços. | Livros Fiscais – Empresas Prestadoras de Serviços. Mod.: 57 | Físico | |
10 anos | Arquivos XML Notas Fiscais Entrada | Arquivos XML Notas Fiscais Entrada | Digital |
Arquivos XML Notas Fiscais Saída | Arquivos XML Notas Fiscais Saída | Digital | |
DARF ‘S | DARF - COFINS Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): CÓDIGOS: 2172, 5442, 5856 e 7987 | e-CAC | |
DARF - CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Liquido) - CÓDIGOS: 2372, 2484, 6012 e 6773. | e-CAC | ||
DARF - IRPJ (IMPOSTO DE RENDA DA PESSOA JURÍDICA) - CÓDIGOS: 2089, 2430, 2456, 3373 e 5993 | e-CAC | ||
DARF - PIS (Programa de Integração Social) - CÓDIGOS: 4674, 5434, 6912, 8109 e 8301 | e-CAC | ||
DARF - RETENÇÃO NA FONTE - CÓDIGOS: 1708 - IRRF Serviços; 3208 - IRRF Aluguel; 0588 - IRRF Autonomos; 5952 - CSRF Serviços; 8045; 3280; 6561 | e-CAC | ||
DAS | DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) | e-CAC | |
Guias de I.N.S.S -Retenção referente Serviços Tomados. | GPS (Guia da previdência Social) – INSS Retenção Serviços Tomados | Digital | |
Guias de I.S.S - Retidos. | Guias de I.S.S - Retidos. | Digital | |
Livros Fiscais - Empresas Comerciais | Livro de Entrada de Mercadorias, Saída de Mercadorias, Registro de Ocorrências, Inventários | Físico | |
Obrigações Acessórias | DCTF´S - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais | e-CAC | |
DEFIS - Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais | e-CAC | ||
DeSTDA - Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação / STDA | Digital | ||
DIMOB - Declaração de Informações s/ Atividades Imobiliárias | Digital | ||
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte | e-CAC | ||
DMED - Declarações de Serviços Médicos | Digital | ||
ECF - Escrituração Contábil Fiscal | Receitanetbx | ||
EFD (Escrituração Fiscal Digital) Contribuições | Receitanetbx | ||
EFD (Escrituração Fiscal Digital) ICMS/IPI | Receitanetbx | ||
FCONT - Controle Fiscal Contábil de Transição | Receitanetbx | ||
GIA - Guia de Informação e Apuração do ICMS | Digital | ||
PER/DCOMP - Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação | Digital | ||
7 anos | Guias de I.S.S (Mensal) - Empresas de Serviços | GUIAS DE ISS - Empresas Prestadoras de Serviços | Digital |
Guias de Recolhimento do ICMS (GARE) (Mensal) - Empresas Comerciais. | GUIAS DE ICMS - Empresas Comerciais | Digital | |
Taxas Municipais (TFE, TFA, IPTU) | Taxas Municipais (TFE, TFA, IPTU) | Digital | |
4. DOCUMENTOS LEGALIZAÇÃO (SOCIETÁRIOS) | |||
TEMPO DE GUARDA | INFORMAÇÕES | DOCUMENTO | ARMAZENAMENTO |
Permanente | Alvarás de Funcionamento | Alvarás de Funcionamento | Físico |
Atas de Reunião | Atas de Reunião | Físico | |
Certificado Conselho de Classe | Certificado Conselho de Classe | Físico | |
Contrato Social e Alterações | Contrato Social e Alterações | Físico | |
Notas: | |||
I - Os documentos elencados sob a nomenclatura "Digital" podem ser substituídos pelos arquivos digitais, possibilitando assim, a digitalização dos arquivos físicos atuais e posterior descarte. ORIENTAMOS: Guardar os documentos fisicos por um período de 7 anos e a conferência dos arquivos digitais, antes do descarte; | |||
II - Os documentos elencados sob a nomenclatura "e-CAC" ou "Receitanetbx" podem ser recuperados/extraídos do sítio da Receita Federal, através de Certificado Digital. ORIENTAMOS: A guarda dos documentos fisicos por um período de 7 anos, até que o levantamento das pendências possíveis possam ser solucionadas. | |||
III - Deve ser observada a existência de processos, autos de infração, e ações judiciais ou trabalhistas, para os quais é recomendável o prazo de guarda dos documentos até a decisão administrativa ou judicial correspondente definitiva. Para os documentos exigidos por mais de um órgão fiscalizador, deve-se observar o maior prazo existente na legislação. | |||